Gerenciamento de Custos. Faculdade 7 de Setembro – Sistemas de Informação -Gerenciamento de...

Gerenciamento de Custos

2Faculdade 7 de Setembro – Sistemas de Informação -Gerenciamento de Projetos – Ciro Coelho

Introdução

O gerenciamento de custos do projeto inclui os processos envolvidos em planejamento, estimativa, orçamentação e controle de

custos, de modo que seja possível terminar o projeto dentro do orçamento aprovado.


Processos

7.1 Estimativa de Custos Desenvolvimento de uma estimativa dos custos dos recursos

necessários para terminar as atividades do projeto

7.2 Orçamentação Agregação dos custos estimados de atividades individuais ou

pacotes de trabalho para estabelecer uma linha de base dos custos

7.3 Controle de Custos Controle dos fatores que criam as variações de custos e controle

das mudanças no orçamento do projeto


Processos

Planejamento 7.1 Estimativa de Custos

7.2 Orçamentação

Monitoramento e Controle 7.3 Controle de Custos


Introdução

Cada processo ocorre pelo menos uma vez em todos os projetos e também em uma ou mais fases do projeto, se ele estiver dividido em fases

Cada processo pode envolver esforço de uma ou mais pessoas, ou grupo de pessoas, dependendo das necessidades do projeto

Apesar de serem apresentados como elementos distintos, os processos podem, na prática, se sobrepor e interagir de acordo com a necessidade do projeto


Introdução

O Gerenciamento de Custos do Projeto trata principalmente do custo dos recursos necessários para terminar as atividades do cronograma, porém, também deve considerar o efeito das decisões do projeto sobre o custo de utilização, manutenção e suporte do produto, serviço ou resultado do projeto

O Gerenciamento de Custos do Projeto considera as necessidades de informação das partes interessadas no projeto


7.1 Estimativa de custos

Envolve o desenvolvimento de uma aproximação dos custos dos recursos

necessários para terminar cada atividade do cronograma. O avaliador considera também

as possíveis causas de variação das estimativas de custos, inclusive os riscos



7.1.1 Entradas 7.1.1.1 Fatores ambientais da empresa

Os fatores ambientais da empresa que podem ser considerados incluem as condições do mercado (disponibilidade do mercado) e banco de dados comerciais (custos de recursos e habilidades, materiais e equipamentos)

7.1.1.2 Ativos de processos organizacionais As políticas, os procedimentos e as diretrizes existentes, formais ou

informais, relacionados ao planejamento dos custos A base de conhecimento de lições aprendidas contém as informações

históricas relativas às listas de atividades usadas por projetos semelhantes anteriores, que podem ser consideradas na estimativa de custos



7.1.1 Entradas 7.1.1.2 Ativos de processos organizacionais

As políticas de estimativa de custos, quando existentes, definem os limites de operação do projeto

Os modelos de estimativa de custos são utilizados como padrões a serem seguidos pela equipe

Os arquivos de Projeto são registros de desempenho de projetos anteriores

O conhecimento da equipe do projeto são informações de membros da equipe acerca de trabalhos anteriores



7.1.1 Entradas 7.1.1.3 Declaração do escopo do projeto

Fornece importantes informações sobre os requisitos de projeto

considerados durante a estimativa de custos

Inclui restrições, premissas e requisitos

Fornece também a lista de entregas e os critérios de aceitação para

o projeto e seus produtos, serviços e resultados



7.1.1 Entradas 7.1.1.4 Estrutura analítica do projeto

Fornece a relação entre todos os componentes e entregas do projeto

7.1.1.5 Dicionário da EAP Fornece uma identificação das entregas e a descrição do trabalho em

cada componente da EAP necessário para produzir cada entrega

7.1.1.6 Plano de gerenciamento do projeto Fornece o plano geral para execução, monitoramento e controle do

projeto, e inclui planos auxiliares que fornecem diretrizes e orientações para planejamento e controle do gerenciamento de custos



7.1.1 Entradas

7.1.1.6 Plano de gerenciamento do projeto

Inclui plano de gerenciamento do cronograma, plano de

gerenciamento de pessoal e registro de riscos



7.1.2 Ferramentas e Técnicas 7.1.2.1 Estimativa análoga

Usa o custo real dos projetos anteriores semelhantes como base para estimar os custos do projeto atual

7.1.2.2 Determinar os valores de custo de recursos Utiliza valores de custo unitário, como custo de funcionário/hora e o

custo do material a granel por metro cúbico, para cada recurso a fim de estimar os custos das atividades do cronograma

7.1.2.3 Estimativa ‘Bottom-up’ Estima-se os custos de pacotes de trabalho individual ou de atividades

do cronograma individual com o nível mais baixo de detalhes



7.1.2 Ferramentas e Técnicas 7.1.2.4 Estimativa paramétrica

Utiliza uma relação estatística entre dados históricos e outras variáveis para calcular um estimativa de custos para um recurso de uma atividade do cronograma

7.1.2.5 Software de gerenciamento de projetos Softwares que auxiliam na análise e simplificação do uso de algumas

técnicas de estimativa de custos 7.1.2.6 Análise de proposta de fornecedor

Nos casos em que os projetos foram obtidos através de processos competitivos, a equipe do projeto talvez precise realizar um trabalho adicional de estimativa de custos para examinar o preço de entregas individuais e obter um custo que dê suporte ao custo final total do projeto



7.1.2 Ferramentas e Técnicas 7.1.2.7 Análise das reservas

São custos estimados que devem ser usados a critério do gerente de

projetos para lidar com eventos antecipados, mas não garantidos

7.1.2.8 Custo da qualidade É utilizado para preparar estimativa de custos da atividade do

cronograma



7.1.3 Saídas 7.1.3.1 Estimativas de custo da atividade

Avaliação quantitativa dos custos prováveis dos recursos necessários para terminar as atividades do cronograma, podendo ser apresentado na forma sumarizada ou detalhada

7.1.3.2 Detalhes que dão suporte à estimativa de custos da atividade O documento de apoio deve fornecer uma imagem clara, profissional e

completa do que originou a estimativa de custos Incluem a descrição do escopo do trabalho do projeto da atividade do

cronograma, documentação da base para a estimativa, documentos sobre quaisquer premissas feitas ou restrições e indicação do intervalo de estimativas possíveis



7.1.3 Saídas 7.1.3.3 Mudanças solicitadas

São processadas para revisão e destinação pelo processo Controle Integrado de Mudanças

7.1.3.4 Plano de gerenciamento de custos (atualizações) Se a solicitação de mudanças aprovadas resultarem do processo

estimativa de custos, o plano de gerenciamento de custos do plano de gerenciamento do projeto será atualizado se as mudanças aprovadas afetarem o gerenciamento dos custos


7.2 Orçamentação

Envolve a agregação dos custos estimados de atividades do cronograma individuais ou

pacotes de trabalho para estabelecer uma linha de base dos custos totais para medição

do desempenho do projeto


7.2 Orçamentação

7.2.1 Entradas 7.2.1.1 Declaração do escopo do projeto

As restrições de recursos financeiros do projeto refletem na

declaração do escopo do projeto e podem ser causadas por

autorizações anuais de financiamento pela organização do

comprador ou por outras entidades como agências governamentais

7.2.1.2 Estrutura analítica do projeto Fornece a relação entre todos os componentes e entregas do projeto

7.2.1.3 Dicionário da EAP Fornece uma identificação das entregas e a descrição do trabalho

em cada componente da EAP necessário para produzir cada entrega


7.2 Orçamentação

7.2.1 Entradas 7.2.1.4 Estimativas de custo da atividade

As estimativas de custos de cada atividade do cronograma dentro de um pacote de trabalho são agregadas para que seja obtida uma estimativa de custos para cada pacote de trabalho

7.2.1.5 Detalhes que dão suporte à estimativa de custos da atividade O documento de apoio deve fornecer uma imagem clara, profissional

e completa do que originou a estimativa de custos Incluem a descrição do escopo do trabalho do projeto da atividade

do cronograma, documentação da base para a estimativa, documentos sobre quaisquer premissas feitas ou restrições e indicação do intervalo de estimativas possíveis


7.2 Orçamentação

7.2.1 Entradas 7.2.1.6 Cronograma do projeto

São as datas de início e término planejadas para atividades do cronograma, marcos, pacotes de trabalho, pacotes de planejamento e contas de controle do projeto

7.2.1.7 Calendários de recursos Um calendário de recurso composto do projeto documenta os dias

trabalhados e os dias não trabalhados que determinam as datas nas quais um recurso específico, uma pessoa ou material, pode estar ativo ou ocioso


7.2 Orçamentação

7.2.1 Entradas 7.2.1.8 Contrato

Informações do contrato relacionadas a quais produtos, serviços ou resultados, foram comprados e seus custos

7.2.1.9 Plano de gerenciamento de custos O componente plano de gerenciamento de custos do plano de

gerenciamento do projeto e outros planos auxiliares são considerados durante a orçamentação


7.2 Orçamentação

7.2.2 Ferramentas e Técnicas 7.2.2.1 Agregação de custos

As estimativas de custos dos pacotes de trabalho são agregadas para os níveis mais altos de componentes da EAP, como contas de controle, e para todo o projeto

7.2.2.2 Análise das reservas Estabelecem as reservas para contingências, como a reserva para

contingência de gerenciamento, que são provisões para mudanças não planejadas, mas potencialmente necessárias


7.2 Orçamentação

7.2.2 Ferramentas e Técnicas 7.2.2.3 Estimativa paramétrica

Envolve o uso de características do projeto (parâmetros) em um modelo matemático para prever os custos totais do projeto

7.2.2.4 Reconciliação dos limites de financiamento Grandes variações nos gastos periódicos de recursos financeiros

são geralmente indesejáveis para as operações da organização. Portanto, os gastos de recursos financeiros são reconciliados com os limites de financiamento definidos pelo cliente ou pela organização executora no desembolso de fundos para o projeto


7.2 Orçamentação

7.2.3 Saídas 7.2.3.1 Linha de base dos custos

É um orçamento dividido em fases, usado como base em relação à qual será medido, monitorado e controlado o desempenho de custos geral no projeto

7.2.3.2 Necessidade de financiamento do projeto A necessidade de financiamento, total e periódica, é derivada da

linha de base dos custos e pode se definir que ela tenha um excesso, geralmente uma margem, para prever um inicio mais acelerado ou estouro nos custos


7.2 Orçamentação

7.2.3 Saídas 7.2.3.3 Plano de gerenciamento de custos (atualizações)

Se a solicitação de mudanças aprovadas resultarem do processo de orçamentação, o plano de gerenciamento de custos do plano de gerenciamento do projeto será atualizado se as mudanças aprovadas afetarem o gerenciamento dos custos

7.2.3.4 Mudanças solicitadas São mudanças que podem ser geradas no processo de

orçamentação, que afetam o plano de gerenciamento de custos ou outros componentes do plano de gerenciamento de projeto


7.3 Controle de custos

Inclui: Controlar os fatores que criam mudanças na linha de base dos

custos Garantir o acordo sobre as mudanças solicitadas Monitorar as mudanças reais Garantir o limite do financiamento autorizado para o projeto Monitorar o desempenho dos custos Registrar todas as mudanças adequadas aos custos Evitar que mudanças incorretas, inadequadas ou não aprovadas

sejam incluídas nos custos ou na utilização de recursos Informar as partes interessadas sobre as mudanças aprovadas Manter os estouros nos custos dentro dos limites aceitáveis



7.3.1 Entradas 7.3.1.1 Linha de base dos custos

É um orçamento dividido em fases, usado como base em relação à qual será medido, monitorado e controlado o desempenho de custos geral no projeto

7.3.1.2 Necessidade de financiamento do projeto A necessidade de financiamento, total e periódica, é derivada da

linha de base dos custos e pode se definir que ela tenha um excesso, geralmente uma margem, para prever um inicio mais acelerado ou estouro nos custos

7.3.1.3 Relatórios de desempenho Fornecem informações sobre desempenho de custos e de recursos

como resultado do progresso do trabalho real



7.3.1 Entradas 7.3.1.4 Informações sobre o desempenho do trabalho

Informações relativas ao andamento e aos custos das atividades do projeto

Incluem entregas terminadas e não terminadas, custos autorizados incorridos, estimativa de términos e percentual fisicamente terminado das atividades

7.3.1.5 Solicitações de mudanças aprovadas Incluem modificações nas cláusulas relativas a custos do contrato,

no escopo do projeto, na linha de base dos custos ou no plano de gerenciamento de custos



7.3.1 Entradas 7.3.1.6 Plano de gerenciamento do projeto

O plano de gerenciamento do projeto, o plano de gerenciamento de custos e outros planos auxiliares são considerados durante a execução do processo controle de custos



7.3.2 Ferramentas e Técnicas 7.3.2.1 Sistema de controle de mudanças nos custos

Define os procedimentos através dos quais é possível realizar mudanças na linha de base dos custos

7.3.2.2 Análise de medição de desempenho Técnicas que ajudam a avaliar a extensão das variações que

invariavelmente irão ocorrer A técnica do valor agregado (TVA) compara o valor cumulativo do

custo orçado do trabalho realizado (agregado) no valor de orçamento alocado original com o custo orçado do trabalho agendado (planejado) e com o custo real do trabalho realizado (real)



7.3.2 Ferramentas e Técnicas 7.3.2.3 Previsão

Inclui a realização de estimativas ou prognósticos de condições

futuras do projeto com base nas informações e no conhecimento

disponíveis no momento da previsão

7.3.2.4 Análise de desempenho do projeto São reuniões realizadas para avaliar a atividade do cronograma, o

pacote de trabalho ou a situação e o progresso da conta de custos

São utilizadas juntamente com algumas técnicas de relatório de

desempenho



7.3.2 Ferramentas e Técnicas 7.3.2.5 Software de gerenciamento de projetos

Ajudam a monitorar o valor planejado em relação ao custo real e prever os efeitos de mudanças e avaliações

7.3.2.6 Gerenciamento das variações O plano de gerenciamento de custos descreve como as variações de

custos são gerenciadas A quantidade de variação tende a diminuir conforme mais trabalho é

realizado



7.3.3 Saídas 7.3.3.1 Estimativas de custos (atualizações)

São modificações nas informações de custos usadas para gerenciar o projeto

As partes interessadas são notificadas conforme necessário 7.3.3.2 Linha de base dos custos (atualizações)

As atualizações de orçamento são mudanças feitas em uma linha de base dos custos aprovada. A revisão da linha de base dos custos varia de acordo com o nível de mudanças nos custos

7.3.3.3 Medições de desempenho Os valores calculados de VC, VP, IDC e IDP de componentes da

EAP, em particular os pacotes de trabalho e as contas de controle, são documentados e comunicados às partes interessadas



7.3.3 Saídas 7.3.3.4 Previsão de término

Um valor de ENT e EPT calculados ou um valor de ENT e EPT relatados pela organização executora são documentados e comunicados às partes interessadas

7.3.3.5 Mudanças solicitadas As mudanças solicitadas são processadas para revisão e destinação

pelo controle integrado de mudanças As mudanças identificadas podem exigir um aumento ou uma

diminuição do orçamento 7.3.3.6 Ações corretivas recomendadas

Qualquer coisa realizada para que o desempenho futuro esperado do projeto fique de acordo com o plano de gerenciamento do projeto



7.3.3 Saídas 7.3.3.7 Ativos de processos organizacionais (atualizações)

As lições aprendidas são documentadas de modo que possam se tornar parte dos bancos de dados históricos tanto para o projeto quanto para a organização executora

7.3.3.8 Plano de gerenciamento do projeto (atualizações) Os documentos da estimativa de custos da atividade do cronograma,

do pacote de trabalho ou do pacote de planejamento, além da linha de base dos custos, do plano de gerenciamento de custos e do orçamento do projeto, são componentes do plano de gerenciamento do projeto

Todas as solicitações de mudanças aprovadas que afetam esses documentos são incorporadas como atualizações desses documentos


Referências

Capítulo 7 do PMBOK Guide: Um Guia do Conjunto de Conhecimentos em Gerenciamento de Projetos (Guia PMBOK®), 3a. edição, 2004, Project Management Institute.

http://www.pmi.org (Versão Inglês) http://www.pmimg.org.br (Versão Português).

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