GASGRUPO ADMINISTRATIVO SETORIAL

Responsável pelo grupo: Zicleia Schmidt Chevalier

O GAS está vinculado diretamente à Diretoria Geral, conforme o Decreto nº 777/07 – Art 22 que estabelece as atribuições previstas nos art-41 e 50 da Lei nº 8.485 de 1987.

LEI 8485/87 – ART 41 E 50

Define a execução das atividades concernentes ao sistema de administração geral, compreendendo a prestação de serviços meios necessários ao funcionamento regular da Secretaria.

É DE COMPETÊNCIA DO GAS

• I - Aquisição de materiais e a contratação de serviços necessários ao funcionamento administrativo das Unidades Administrativas da SESA, (Secretaria de Estado da Saúde).

• II - A manutenção geral das instalações da SESA não ligados diretamente a prestação dos serviços de saúde.

• III- Transporte de funcionários, bem como, a aquisição, a guarda, a manutenção e a alienação de veículos.

• IV- A zeladoria, compreendendo os serviços de portaria, limpeza, conservação, vigilância e copa das instalações do prédio Central.

• V- Controle das atividades de recebimento e expedição de documentos que tramitam na Instituição.

•VI- A programação e a coordenação dos serviços de telefonia.

•VII - A coordenação dos serviços de reprografia.

•VIII - O controle e a operacionalização dos contratos de aquisição de passagens aéreas e terrestres, bem como o transportes de usuários do SUS em TFD

APASÁREA DE PASSAGENS

Responsável pela área: Elizabete Nunes

É função deste setor atender as solicitações de passagens aéreas para servidores, conselheiros e instrutores, independente da fonte de recurso.

DAS SOLICITAÇÕES Para efetuar o pagamento, devem

obedecer aos seguintes trâmites e orientações:

• Por meio de formulário próprio de pedido de passagem (anexo) com o preenchimento obrigatório dos campos;

1. Número do pedido/ano, telefone do responsável pela solicitação para contato;

2.Nome completo do servidor/passageiro, n° do RG e Cargo/Função, o trecho solicitado (nome da cidade de partida e de chegada) com data e horário de vôo pretendido;

3. A finalidade da viagem (síntese), bem como, a autorização da Chefia imediata e Superintendente/Diretor (assinatura e carimbo).

4. Anexar cópia da programação do evento.

5. O formulário padrão de solicitação de passagens, deverá estar acompanhado do formulário de justificativa (modelo em anexo) devidamente preenchido pelo solicitante.

A Central de Passagens não

dará prosseguimento ao pedido sem as

devidas autorizações.

DA LIBERAÇÃO

• Considerando que a maior parte dos eventos são programados antecipadamente e visando a redução de custos, os pedidos deverão ser encaminhados à Central de Passagens no prazo de até 15 (quinze) dias antes da data de partida.

• Somente em casos excepcionais serão liberados pedidos fora desse prazo, com antecedência mínima de 24H00 (vinte e quatro) horas.

DA COMPRA

• Os pedidos de passagens passarão pelo processo de cotação de preços, visando a busca da melhor oferta em compatibilidade com a data e horário do pedido. Nas hipóteses de divergência e/ou inexistência do vôo solicitado ao cotado, a Central de Passagens fará contato telefônico com o responsável pelo pedido para adequação.

• Após a cotação de preços e a confirmação de data/horário ser realizada pela Central de Passagens, todos os pedidos serão encaminhados à Diretoria Geral para ciência, análise e aprovação.

DAS ALTERAÇÕES

• As alterações que se fizerem necessárias (cancelamento ou data/horário) após a entrega do pedido na Central de Passagens e, com o mínimo de 24 (vinte e quatro) horas de antecedência ao vôo, deverão ser solicitadas com memorando de encaminhamento do formulário de alteração de viagem (modelo em anexo) devidamente preenchido.

•As mesmas estarão sujeitas ( no caso de alteração de data e horário) à aprovação da Diretoria Geral.Qualquer alteração em relação à data e horário de viagens, bem como, os custos decorrentes da mesma visando a interesses particulares, serão de responsabilidade do usuário.

DA PRESTAÇÃO DE CONTAS E PRAZOS

• O prazo máximo para a prestação de contas das passagens são 02 (dois) dias úteis, após o retorno à origem, conforme o Decreto n° 3498 de 23/08/04.

DO PALESTRANTE

• Salientamos que a Unidade responsável pela solicitação das passagens dos Palestrantes, Conselheiros, bem como, pela prestação de contas, a qual deverá ser identificada e certificada com a assinatura, carimbo e data do responsável pela Unidade.

 

ASAU

ÁREA DE SERVIÇOS AUXILIARES

Responsável pela área: Décio Barreto Junior

É a área que controla todo o fluxo de:

• Telefonia;• Reprografia;• Energia elétrica;• Água e esgoto;• Protocolo;• Manutenção do Nível Central.

TELEFONIA

MÓVEL E FIXA

TELEFONIA FIXA:

• Toda e qualquer modificação no sistema de telefonia faz-se necessário a solicitação por meio de memorando para viabilização e autorização da execução.

• Todas as ligações acima de 15 minutos deverão ser justificadas.

• As ligações consideradas particulares deverão ser recolhidas via GR a SEFA.

TELEFONIA MÓVEL:

Efetuar controle rígido evitando ultrapassar o limite determinado pela Casa Civil, devendo o excesso ser recolhido independente a serviço ou não.

DAS FATURAS TELEFÔNICAS

• Conferência com o mapa de controle de ligações;

• Certifico e visto da Chefia identificado e com carimbo;

• Devolução em 05 (cinco) dias;• Ressarcimento através de GRPR,

código 5339.

CONFORME A RESOLUÇÃO DA SEAP:

NÃO É PERMITIDO LIGAÇÕES PARA:

• Auxílio a Lista,

• Telegrama,

• Utilização do 0300

REPROGRAFIA

• É o setor responsável em reproduzir todos os documentos;

• Anexar justificativa quando a quantidade de cópias ultrapassar o limite mensal de cotas pré estabelecidas para cada Unidade;

• A SEAP não esta liberando para nenhuma Secretaria, aumento de cotas.

• Contrato geral dos equipamentos é da SEAP com número determinado de máquinas para a SESA e definição de cota de cópias mensais;

• Os relatórios mensais de leitura de cópias são enviados as Unidades para conferência, atesto e posterior devolução no prazo máximo de 5 dias úteis, para que possamos autorizar o pagamento da Nota Fiscal-Geral;

ENERGIA ELÉTRICA

• Conferir e controlar os consumos através de planilhas de controle;

• Verificar e justificar os gastos excessivos;

• Certificar as faturas e as devoluções dentro do prazo estimado;

• Orientar o consumo consciente.

ÁGUA E ESGOTO

• Conferir e controlar os consumos através de planilhas de controle;

• Verificar e justificar os gastos excessivos;

• Certificar as faturas e as devoluções dentro do prazo estimado;

• Orientar o consumo consciente.

PROTOCOLO

• É o Setor onde controla todos os documentos devidamente cadastrados.

• SEAP ( Secretaria de Administração e Previdência) é a administradora,controladora e fiscalizadora de todo o sistema;

•Os procedimentos gerais de utilização dos serviços do protocolo visa a uniformização dos documentos ligados a processos, correspondências e demais documentações, gerando um Cadastramento de Documentação, onde recebem o número de protocolo “etiqueta” bem como:

• Controlar a produção e movimentação do fluxo da massa documental, conforme Resolução nº00707/07 de 10/04/07 da Secretaria de Estado da Administração – SEAP, que estabelece normas e define a utilização do Sistema Integrado de Documentos – AAX, com o objetivo do efetivo controle informatizado de documentos protocolados, emitidos e recebidos.

• Visando desta forma uma maior agilização na tramitação dos processos,estaremos descentralizando o Sistema AAX para todas as Unidades, ficando o nível Central com o recebimento e a distribuição da documentação.

ATRA

ÁREA DE TRANSPORTES Responsável pela área:

Edmilson Jacinto Correia

É a área que controla toda a frota, a manutenção, alienação, documentação, quilometragem, consumo de combustível e sinistros de todos os veículos.

• A frota da SESA possui hoje 1.092 ( um mil e noventa e dois ) veículos em todo o estado do Paraná.

Em casos de:

•Manutenção;

•Acidentes;

•Perda total;

•Multas;

•Alienação do veículo;

SMV

SISTEMA DE MANUTENÇÃO DE VEÍCULOS

Conforme decreto 1311/99, no seu artigo 15 ( quinze) estabelece que qualquer despesa referente a consertos e ou recuperação, incluindo mão de obra e material do veículo, não poderá ultrapassar a 70% do valor venal do veículo, devendo cada Unidade, analisar com acompanhamento mensal das despesas já efetuadas, verificando o custo benefício.

• Ao solicitar a SMV, o usuário deverá especificar detalhadamente os serviços a serem executados, preenchendo cada campo da solicitação via WEB.

• Após a aprovação da SMV, o condutor deverá conduzir o veículo a oficina Polo, para realização dos serviços, acompanhando em loco a execução prestada.

• .Etiquetas nas Unidades: Tivemos muitos problemas pela utilização incorreta das mesmas;

• Descentralização:• . Será procedida com urgência quando das

reuniões das macro regiões:• Será necessário: Cada Unidade informar por

memorando, o nome completo e RG do(s) funcionário(s) que serão responsáveis;

• .Será liberado uma SENHA para entrar no sistema;

• Senha/Cadastramento: Através desta senha o funcionário terá acesso a efetuar o cadastramento do processo já na Unidade;

• Este processo chegando ao Protocolo Geral da SESA, será somente efetuado o encaminhamento ao destino.