_documentação_comercial
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V - Documentação Comercial e Administrativa
A – Documentação Comercial1- Fases do Contrato de Compra e Venda
Encomenda / Entrega / Liquidação / Pagamento
2- Documentação da Compra e Venda Nota de Encomenda / Guia de Remessa / Factura, NC e ND / Recibo
3- Documentação Bancária Cheque / Letra / Livrança
B – Documentação Administrativa1- Documentação dos CTT
Vale Postal
2- Documentação do Processamento de SaláriosProcessamento / Recibos Salariais
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Contrato de Compra e VendaCaracterização e Fases
• Noção:
“O Contrato de compra e venda é o acto pelo qual um dos contraentes – Vendedor – transmite a propriedade de um bem ou de um direito a outro contraente – Comprador – mediante um preço previamente acordado”.
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• Caracterização:
• O contrato de compra e venda é portanto um contrato que se diz bilateral ou oneroso, porque:- O vendedor obriga-se a entregar uma “coisa” ou algo e,- O comprador entrega o preço (dinheiro) dessa “coisa” recebida.
• O contrato de compra e venda pode ser de natureza civil ou comercial.
• Este contrato pode ser precedido por um outro, o contrato de promessa de compra e venda, em que os futuros contraentes se comprometem a realizar uma compra e venda nas condições que definirem.
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Fases do Contrato de Compra e Venda
• No contrato de compra e venda consideram-se as seguintes fases:
EncomendaEntrega
LiquidaçãoPagamento
• Em todas estas fases existem vários documentos que representam as relações da empresa com o exterior, nessa fase, e que permitem cumprir a sua obrigatoriedade legal.
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• A maioria das empresas imprime documentos próprios em cada fase, que têm de cumprir as normas legais em vigor.
• Antes de se efectuar a encomenda é necessário definir o que se vai comprar e em que condições.
• Ou seja:
-há que fazer a escolha da mercadoria, quer em qualidade quer em quantidade, e
-há que fixar as condições do contrato de compra e venda como a época e o local da entrega, o preço, a forma de pagamento, entre outras.
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Encomenda – Nota de Encomenda
• Na fase de encomenda o comprador COMUNICA ao vendedor a quantidade, qualidade e preço das mercadorias que pretende adquirir e combina as condições de pagamento e entrega.
• Para isso faz uma NOTA de ENCOMENDA.
• A Nota de Encomenda, além do número, da data, das identificações e assinatura do comprador, tem que especificar a quantidade e a qualidade da mercadoria pretendida e, desde logo, definir as condições de entrega e pagamento.
• É preenchida em duplicado, sendo o original para o vendedor e o duplicado para o comprador.
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Entrega – Guia de Remessa
• A fase da entrega é aquela em que o vendedor ENVIA as mercadorias, dentro do prazo e para o local acordados.
• A GUIA de REMESSA – com ou sem talão de recepção – é o documento que, nesta fase, acompanha sempre a mercadoria durante o envio.
• Tem de conter, além das identificações, data, número e valores da mercadoria e do IVA, a designação e as quantidades dos bens e os seus códigos, local de carga, data e hora de início do transporte e ainda a tipografia onde foi impressa.
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• Serve para o comprador proceder à conferência dos artigos recebidos.
• É preenchida em triplicado. O original vai para o comprador, uma cópia destina-se a uma eventual fiscalização durante o transporte e outra fica com o vendedor.
• O talão destacável – talão de recepção – é devolvido ao vendedor devidamente assinado pelo comprador e faz prova da recepção da encomenda.
• Nos casos em que não há talão de recepção, é preenchida em quadruplicado e outra das cópias faz a sua função: é assinada pelo comprador após a recepção e devolvida ao vendedor.
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Exercício nº 1
• Considera os factos abaixo indicados:
1º- No dia 28 de Março pp. a Lazer, Lda. encomendou à Sovideo, S.A., através da Nota de Encomenda nº 1403, um videohall nas seguintes condições:
Entrega – loja do comprador.
Pagamento – a 90 dias.
Preço de catálogo – 6000,00€
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2º- No dia 2 de Abril, a Sovideo, S.A. enviou o videohall no valor de 6000,00€, Refª nº 3002, acompanhado da Guia de Remessa nº 4156. A mercadoria foi carregada no armazém do vendedor pelas 10 horas.Nota: O videohall está sujeito a IVA á taxa normal.
a) Como se denominam as fases do contrato de compra e venda em que ocorreram os factos acima descritos?b) Caracteriza cada uma dessas fases. c) Preenche os documentos referidos de acordo com os dados que se seguem e diz quem os emitiu.
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Dados das empresas intervenientes:
– Lazer - Sociedade de tempos Livres, Lda.Rua do Norte, nº 1002800-258 AlmadaTel. 212 755 678Contribuinte nº 500 164 723Capital Social : EUR 7500
– Sovídeo – Sociedade Produtora de Vídeo, S.A.Rua de Sampaio, nº 2001800-132 LisboaTel. 217 768 219Contribuinte nº 500 716 343Capital Social: EUR 50 000
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Liquidação – Factura, NC e ND
• Na fase de liquidação o vendedor INDICA ao comprador o montante da transacção em dívida, explicitando concretamente os seguintes valores:
– Das mercadorias;– Dos descontos e abatimentos concedidos;– Das despesas efectuadas por sua conta;– Do IVA.
• Para isso, emite a FACTURA que é o documento mais importante do contrato de compra e venda. É este o comprovativo oficial da compra.
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• A Factura tem que ser emitida até ao 5º dia útil após a realização da operação, por isso, pode ou não acompanhar a mercadoria.
• É preenchida em duplicado, sendo o original para o comprador e a cópia para o fornecedor.
• É o documento de base do registo contabilístico por parte dos dois intervenientes no contrato.
• Pode acompanhar a mercadoria, caso em que é preenchida em triplicado para que a outra cópia, enviada ao comprador, seja assinada e devolvida após a recepção da mercadoria. Neste caso não é necessário emitir Guia de Remessa.
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• A Factura, como os demais documentos, tem de conter a numeração, a data de emissão, os NIF e a identificação detalhada dos dois intervenientes.
• Além disso, tem que descrever as mercadorias em qualidade e quantidade, detalhar por códigos o seu valor unitário e global, indicar as taxas de IVA a que cada uma está sujeita, o valor com IVA incluído, o IVA total da factura e os eventuais descontos e despesas e o total da factura.
• Tem ainda que conter a assinatura do vendedor, referir a data de entrega das mercadorias e a guia de remessa que as acompanhou, quais as condições de pagamento, o local, data e hora da carga e identificar a tipografia que a imprimiu.
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Exercício nº 2• O assistente comercial da Infor, S.A., recebeu no
dia 2 de Março último uma encomenda de artigos de informática, do cliente seguinte:
– Waremática, Lda.Rua da Muralha, nº 1014900-252 ValençaTel. 251 473 624Contribuinte nº 500 222 333Capital Social : EUR 15.000
• A Infor, S.A. tem sede na Rua da Buraca, nº 110, 1400-235 Lisboa. O seu NIF é o 500 816 423 e o seu Capital Social é de EUR 250 000.
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• Da encomenda constavam os seguintes artigos:
– 20 caixas de CD a 20,00€/cada– 10 caixas de papel contínuo liso a 10,00€/cada– 20 caixas de papel listado 2 vias a 27,50€/cada
• Os artigos estão sujeitos a IVA à taxa normal
• Estes artigos têm respectivamente os códigos de fornecedor C101, P204 e P302.
• O pagamento deverá ser efectuado até 8 dias após a entrega das mercadorias no armazém do comprador.
• O vendedor concede um desconto comercial de 3%+2% à Waremática, Lda.
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Tarefas a realizar:
a) Preenche a Nota de Encomenda que a Infor, S.A. recebeu.
b) Preenche a Guia de Remessa que acompanhou a mercadoria 15 dias após a encomenda.
c) Em que fase do contrato de compra e venda é emitida a factura? Caracteriza essa fase.
d) Preenche a factura nº 1001 dentro do prazo legal.
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Nota de Crédito (NC) e de Débito (ND)
• Ainda na fase de liquidação, pode ser necessário fazer CORRECÇÕES à factura emitida.
• Estas correcções ocorrem frequentemente quando o comprador verifica que a mercadoria recebida não está conforme a sua nota de encomenda.
• Neste caso o comprador pode reclamar e devolver a mercadoria, no prazo de 8 dias a contar da data da sua recepção.
• Este facto, entre outros descritos a seguir, dão origem a uma correcção à factura que é feita através das NC e ND.
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• A NOTA DE DÉBITO é o documento que CORRIGE POSITIVAMENTE o valor da factura, isto é, aumenta o seu valor.
• É emitida pelo vendedor quando errou um cálculo ou por lapso não mencionou alguma despesa por conta do comprador.
• As causas mais comuns para a sua emissão, são:– Despesas de transporte por conta do comprador
não incluídas,– Valor das embalagens não debitado,– Diferença para menos, na factura, nos preços ou
nos cálculos,– Inclusão de descontos indevidos.
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• A NOTA DE CRÉDITO é o documento que RECTIFICA NEGATIVAMENTE o valor da factura, isto é, diminui o seu valor.
• Também é emitida pelo vendedor e as causas mais comuns são:– Devolução de mercadorias pelo comprador de ou
embalagens indevidamente debitadas,
– Não inclusão na factura dos descontos acordados ou inclusão por um valor inferior,
– Diferença para mais, na factura, nos preços ou nos cálculos.
• A ND e NC são documentos muito semelhantes, quer no que respeita ao traçado, quer no que respeita aos elementos que devem conter.
![Page 21: _documentação_comercial](https://reader034.fdocumentos.tips/reader034/viewer/2022042714/5571f9e1497959916990aa67/html5/thumbnails/21.jpg)
• A ND e a NC são emitidas em duplicado ou em triplicado se houver correcções a fazer ao IVA da factura. Esta é a situação mais comum, em que o comprador tem que devolver a nota devidamente assinada para o vendedor confirmar que essas correcções ao IVA foram efectuadas.
• Como todos os documentos, estas notas têm de conter a identificação dos interveniente, os NIF, a data e a numeração.
• Nelas tem que constar ainda a identificação da factura a que se refere a correcção e a descrição da rectificação, o valor dessa correcção, valor e taxa do IVA, o valor total da nota, a assinatura do vendedor e a identificação da tipografia que as imprimiu.
![Page 22: _documentação_comercial](https://reader034.fdocumentos.tips/reader034/viewer/2022042714/5571f9e1497959916990aa67/html5/thumbnails/22.jpg)
Exercício nº 3
• Considera que, relativamente à compra e venda descrita no exercício 2, o vendedor não devia ter concedido o desconto comercial que constava da factura.
1- Como deve ser feita essa correcção? Diz que documento deve ser emitido, quem o deve emitir e preenche-o com o nº 101, dois dias após a data da factura.
2- Se, na mesma operação, o comprador reclamasse o desconto de 7% que afinal tinha sido o acordado, que documento seria emitido para fazer essa correcção? Quem o emitia? Com o nº 102, preenche esse documento dois dias após a data da factura.
![Page 23: _documentação_comercial](https://reader034.fdocumentos.tips/reader034/viewer/2022042714/5571f9e1497959916990aa67/html5/thumbnails/23.jpg)
Pagamento - Recibo
• A fase de pagamento, que encerra o contrato de compra e venda, consiste na ENTREGA do valor em divida pelo comprador ao vendedor.
• Nesta fase, o RECIBO é o documento passado pelo vendedor (que é quem recebe o valor) para dar quitação ao comprador.
• Como nos outros documentos, o recibo além das identificações do vendedor e do cliente, do número e data de emissão, tem de conter o valor em algarismos e por extenso, a referência à transacção a que dá quitação e a assinatura do vendedor.
![Page 24: _documentação_comercial](https://reader034.fdocumentos.tips/reader034/viewer/2022042714/5571f9e1497959916990aa67/html5/thumbnails/24.jpg)
Documentação Bancária
Títulos de Crédito – Conceito
“O Título de Crédito é o documento que representa um crédito – uma dívida a receber – que uma pessoa – o credor – tem sobre outra – o devedor”
Os títulos de crédito mais comuns no mercado são os cheques, as letras e as livranças que vamos estudar em pormenor (documentos bancários).
Mas, há muitos outros exemplos de títulos de crédito como as acções e obrigações, os títulos do tesouro, os vales de correio e até os bilhetes para espectáculos ou viagens.
![Page 25: _documentação_comercial](https://reader034.fdocumentos.tips/reader034/viewer/2022042714/5571f9e1497959916990aa67/html5/thumbnails/25.jpg)
Características dos Títulos de Crédito
• Literalidade - O título vale pelo que nele está escrito.• Autonomia - O portador tem o direito inerente ao
título, independentemente de obrigações anteriores.• Transmissibilidade - Os títulos são transmissíveis e o
recebimento é possível antes da data de vencimento.
Classificação
• Os Títulos de Crédito classificam-se segundo vários critérios conforme o quadro seguinte :- Quanto à natureza- Quanto à forma de transmissão- Quanto ao prazo de vencimento- Quanto à espécie de bens
![Page 26: _documentação_comercial](https://reader034.fdocumentos.tips/reader034/viewer/2022042714/5571f9e1497959916990aa67/html5/thumbnails/26.jpg)
Critério Classificação Explicação
NaturezaPúblicos
Emitidos pelo Estado ou ente público (ex. Títulos do tesouro)
Particulares Emitidos por particulares (ex.Letra)
Transmissão
NominativosIndicam nome do credor originário (ex. cheques nominativos)
À ordemTransmissão por endosso (uma ordem para pagar a 3º - ex. Letra)
Ao portadorNão indicam o credor (ex. acções, obrigações.)
VencimentoÀ vista
Pagos no momento (ex. Cheque, Vale)
A prazo Pagos após um prazo (ex. Letra)
Espécie de bens
Representativos de:
Moeda Pagos em moeda (ex. Cheque)
MercadoriasDireito a receber mercadorias (ex. Conhecimento de embarque)
Participações de Capital
Concedem poderes especiais (ex. acções)
ServiçosPagos em serviços (ex. Bilhete de cinema ou comboio)
![Page 27: _documentação_comercial](https://reader034.fdocumentos.tips/reader034/viewer/2022042714/5571f9e1497959916990aa67/html5/thumbnails/27.jpg)
O Cheque•O cheque representa uma ordem de pagamento à vista, de uma certa quantia, que é dada pelo depositante – sacador – ao seu banco – sacado ou depositário – a seu favor ou a favor de um terceiro – beneficiário.
•O cheque é um documento de pagamento vulgar e normalizado (semelhante em todos os bancos).
•É pago logo ou debitado em conta (do beneficiário).
•Os cheques, quanto à emissão, podem ser:
- Nominativos – contém o nome do beneficiário- Ao portador – é pago a quem o apresentar- Cruzados – só é pago a um banqueiro (ou seu cliente).
![Page 28: _documentação_comercial](https://reader034.fdocumentos.tips/reader034/viewer/2022042714/5571f9e1497959916990aa67/html5/thumbnails/28.jpg)
• O cheque cruzado pode ser geral, pago a qualquer banco, ou especial se entre as linhas se indicar o nome do banqueiro a que tem que ser pago. Se se indicar “para crédito em conta” só é liquidado por transferência entre contas.
• O cheque pode ser transmitido por endosso, isto é, o beneficiário original transmite o seu direito a um terceiro, identificado ou não.
• Não é permitido o endosso nos cheques emitidos “não à ordem”.
• O endosso deve ser escrito no verso do próprio cheque e consiste na autorização de pagamento ao beneficiário designado – endosso completo – ou ao portador – em branco - com a assinatura e identificação (BI) do beneficiário original.
![Page 29: _documentação_comercial](https://reader034.fdocumentos.tips/reader034/viewer/2022042714/5571f9e1497959916990aa67/html5/thumbnails/29.jpg)
• Existem ainda os cheques visados que garantem ao seu beneficiário a existência de provisão. Essa garantia é dada pelo banco sacado que inscreve no cheque “visado” ou “bom para pagamento”.
• Também existem os “traveller’s cheques” ou cheques de viagem que só são pagos pelos correspondentes bancários do banco emissor no estrangeiro e são pessoais e intransmissíveis.
• O cheque tem de conter a indicação do banco sacado, o código da conta e o nome do seu titular seguido do montante em algarismos, do local de emissão e data. Depois há um espaço para a(s) assinatura(s) do sacador, outro para a nomeação do beneficiário e para o valor em extenso (válido em caso de divergência) e, no fim, para o número da conta, do cheque e da zona interbancária.
![Page 30: _documentação_comercial](https://reader034.fdocumentos.tips/reader034/viewer/2022042714/5571f9e1497959916990aa67/html5/thumbnails/30.jpg)
A Letra• A letra é um título de crédito á ordem, pelo qual
uma pessoa – Sacador (credor) – ordena a outra – Sacado (devedor) – que lhe pague a si ou a um terceiro – tomador (beneficiário) – um certo valor, em determinada data.
• Apesar de sujeita a várias formalidades a letra tem uso corrente pois é prática comum proceder-se ao desconto bancário antes da data do vencimento.
• O desconto bancário é então o acto em que o beneficiário recebe o valor da letra antes da data do vencimento, menos os encargos de desconto, ficando depois o sacado obrigado a pagá-la ao banco que fez o desconto, isto é, que a pagou.
![Page 31: _documentação_comercial](https://reader034.fdocumentos.tips/reader034/viewer/2022042714/5571f9e1497959916990aa67/html5/thumbnails/31.jpg)
•Os principais intervenientes na letra são:
–Sacador – pessoa que saca a letra, ou seja, o credor que dá a ordem de pagamento
–Sacado – é quem aceita a ordem de pagamento, isto é, devedor que se responsabiliza por ele.
–Tomador – pessoa a quem o sacador transmite os direitos da letra (é o banco no caso do desconto).
–Portador – é que apresenta a letra a pagamento. Pode ser o sacador, o tomador ou um endossado.
–Endossado – é a quem o sacador ou endossante transmitiu a letra por meio de endosso.
•Os elementos que a letra deve conter, são os que se encontram em legenda à letra exemplificativa.
![Page 32: _documentação_comercial](https://reader034.fdocumentos.tips/reader034/viewer/2022042714/5571f9e1497959916990aa67/html5/thumbnails/32.jpg)
• O aceite é o acto pelo qual o sacado se obriga a pagar a letra, ou seja, assina-a aceitando o saque.
• O aceite é completo quando se escreve a palavra “aceite” ou “aceito” antes da assinatura e data. Se é apenas assinado pelo sacado diz-se incompleto.
• O endosso é semelhante ao do cheque, completo ou em branco, consoante tenha ou não o nome do endossado (beneficiário)
• O sacado, se na data do vencimento não a puder pagar, pode proceder à reforma da letra, ou seja, à sua substituição total ou parcial, por outra de valor respectivamente equivalente ou inferior (se pagar uma parte), mas a vencer em data posterior, e se o sacador concordar com a reforma.
![Page 33: _documentação_comercial](https://reader034.fdocumentos.tips/reader034/viewer/2022042714/5571f9e1497959916990aa67/html5/thumbnails/33.jpg)
A Livrança
![Page 34: _documentação_comercial](https://reader034.fdocumentos.tips/reader034/viewer/2022042714/5571f9e1497959916990aa67/html5/thumbnails/34.jpg)
Vale de Correio (CTT)
• O vale postal serve para transferir dinheiro no território nacional, sendo uma opção rápida e económica.
• É entregue ao destinatário no dia útil seguinte ao da sua emissão.
• Limite de Emissão: 2.500,00 euros / vale.
• Prazo de Validade e Prescrição: Os vales são válidos por 1 mês, a partir da data de emissão, podendo ser objecto de revalidação até ao máximo de 1 ano.
![Page 35: _documentação_comercial](https://reader034.fdocumentos.tips/reader034/viewer/2022042714/5571f9e1497959916990aa67/html5/thumbnails/35.jpg)
• Modalidade de Pagamento: Os vales podem ser levantados em qualquer Estação ou Posto de Correios, depositados em instituições bancárias ou serem endossados (só podendo existir um endosso em cada vale emitido).
• Personalização: O espaço "Correspondência" permite a inscrição de pequenas mensagens para o destinatário.
• Serviços Especiais: Podem ser solicitados os seguintes serviços espaciais: Pagamento ao Domicílio, Aviso de Pagamento, Registo, Aviso de Recepção e Posta Restante
![Page 36: _documentação_comercial](https://reader034.fdocumentos.tips/reader034/viewer/2022042714/5571f9e1497959916990aa67/html5/thumbnails/36.jpg)
• Também existem os Vales Internacionais que permitem efectuar transferências de dinheiro entre Portugal e cerca de 30 países em todo o mundo com os quais existem acordos bilaterais e que respeitam um conjunto de normas estabelecidas.
• As condições e os limites de emissão destes vales estão sujeitas a normas mais restritas e rigorosas por se tratar de envio de divisas para o exterior.
• Os limites máximos unitários de emissão diferem consoante o país conforme está definido.
• Os prazos de validade são semelhantes aos dos vales nacionais, mas é naturalmente mais alargado o prazo de entrega do montante ao destinatário.
![Page 37: _documentação_comercial](https://reader034.fdocumentos.tips/reader034/viewer/2022042714/5571f9e1497959916990aa67/html5/thumbnails/37.jpg)
Registo e Aviso de RecepçãoCorreio Registado• Trata-se de uma entrega personalizada na morada do
destinatário, em que é recolhida a assinatura de quem recebe no domicílio.
Aviso de recepção• Confirmação, ao expedidor, da entrega de
correspondência ou encomendas, através de documento comprovativo.
• Qualquer destes casos é identificado no subscrito.
• O aviso de recepção é muito importante e por vezes obrigatório quando se pretende ter uma confirmação da recepção de determinada correspondência.