CARTILHA

DO

SPED FISCAL

Fevereiro de 2011

Introdução

A Smallsoft® disponibiliza aos usuários que necessitam gerar o SPED EFD,

uma ferramenta de fácil utilização para gerar corretamente o arquivo, no

entanto a responsabilidade da veracidade dos dados apresentados é de inteira

responsabilidade do usuário. Disponibilizamos as ferramentas o resultado

depende do seu trabalho.

Este documento é destinado a esclarecer as principais dúvidas dos técnicos,

usuários e operadores do sistema Small Commerce. E tem o objetivo esclarecer

duvidas sobre o SPED-EFD e também alertar para as principais causas de erros

na geração do arquivo.

SPED

Abreviação de Sistema Público de Escrituração Digital

SPED Fiscal - EFD

Abreviação de Escrituração Fiscal Digital

1) O que é o Sped Fiscal?

R: É a Escrituração Fiscal Digital (EFD), parte integrante do Sped (Sistema

Público de Escrituração Digital), instituída pelo Conselho Nacional de Política

Fazendária através do Convênio ICMS 143, de 15 de dezembro de 2006 (DOU

de 20/12/06)

2) O sistema da Smallsoft atende (gera o

arquivo) Sped Fiscal?

R: Sim. Basta escriturar corretamente todos os documentos fiscais recebidos ou

emitidos pela empresa e depois gerar o arquivo no menu: Estoque; Arquivos;

SPED Fiscal.

3) O arquivo vai ser gerado pelo contribuinte

ou pela contabilidade?

R: Quem deve assinar digitalmente o arquivo digital da EFD é o contribuinte.

4) Para gerar corretamente o Sped Fiscal, o

que o usuário tem que fazer?

R: Para gerar corretamente o arquivo digital da EFD o usuário tem que

alimentar o sistema com todas as informações de entradas e saídas de notas

fiscais, inclusive as referentes a energia elétrica, telefonia, fretes, serviços

prestados por terceiros, etc.

5) Quais os documentos devem ser

escriturados?

Todos os documentos fiscais recebidos ou emitidos, a qualquer título, devem

ser escriturados, exceto as NF exclusivamente de serviços emitidos em modelos

de documentos não autorizados pela SEFAZ.

Modelos que devem ser escriturados:

01 - Nota Fiscal

1B - Nota Fiscal Avulsa

02 - Nota Fiscal de Venda a Consumidor

2D - Cupom Fiscal emitido por ECF

2E - Bilhete de Passagem emitido por ECF

04 - Nota Fiscal de Produtor

06 - Nota Fiscal/Conta de Energia Elétrica

07 - Nota Fiscal de Serviço de Transporte

08 - Conhecimento de Transporte Rodoviário de Cargas

8B - Conhecimento de Transporte de Cargas Avulso

09 - Conhecimento de Transporte Aquaviário de Cargas

10 - Conhecimento Aéreo

11 - Conhecimento de Transporte Ferroviário de Cargas

13 - Bilhete de Passagem Rodoviário

14 - Bilhete de Passagem Aquaviário

15 - Bilhete de Passagem e Nota de Bagagem

17 - Despacho de Transporte

16 - Bilhete de Passagem Ferroviário

18 - Resumo de Movimento Diário

20 - Ordem de Coleta de Cargas

21 - Nota Fiscal de Serviço de Comunicação

22 - Nota Fiscal de Serviço de Telecomunicação

23 - GNRE

24 - Autorização de Carregamento e Transporte

25 - Manifesto de Carga

26 - Conhecimento de Transporte Multimodal de Cargas

27 - Nota Fiscal de Transporte Ferroviário de Cargas

28 - Nota Fiscal/Conta de Fornecimento de Gás Canalizado

29 - Nota Fiscal/Conta de Fornecimento de Água Canalizada

30 - Bilhete/Recibo do Passageiro

55 - Nota Fiscal Eletrônica

57 - Conhecimento de Transporte Eletrônico – CT-e

6) Quais os requisitos para gerar o arquivo

digital da EFD?

R: Internet no computador que vai transmitir o arquivo; Small Commerce 2011

instalado e atualizado; Módulo Small Sped Fiscal instalado e atualizado;

Validador Sped Fiscal instalado e atualizado; Certificado Digital A1 ou A3 para

assinar o arquivo;

Fornecer corretamente todas as informações pertinentes ao Sped no sistema;

7) Qual o custo do módulo adicional Small

Sped Fiscal para o usuário final?

R: A partir da versão 2011.0.0.14 o módulo gerador do SPED Fiscal e fornecido

gratuitamente como parte integrante do sistema Small Commerce.

8) Como gerar o arquivo?

A partir de sua base de dados, a empresa deverá gerar um arquivo digital de

acordo com leiaute estabelecido em Ato COTEPE, informando todos os

documentos fiscais e outras informações de interesse dos fiscos federal e

estadual, referentes ao período de apuração dos impostos ICMS e IPI. Este

arquivo deverá ser submetido à importação e validação pelo Programa

Validador e Assinador (PVA) fornecido pelo SPED.

9) Programa Validador e Assinador

Como pré-requisito para a instalação do PVA é necessária a instalação da

máquina virtual do Java. Após a importação, o arquivo poderá ser visualizado

pelo próprio Programa Validador, com possibilidades de pesquisas de registros

ou relatórios do sistema.

Outras funcionalidades do programa: digitação, alteração, assinatura digital da

EFD, transmissão do arquivo, exclusão de arquivos, geração de cópia de

segurança e sua restauração.

10) Gerei o arquivo e o validador apresentou

dezenas de erros?

Não se assuste se ao validar o arquivo gerado o validador apresentar dezenas,

centenas ou ate milhares de erros. Corrigindo o primeiro erro que aparecer

você estará eliminando outros do mesmo tipo. Por exemplo: Unidade de medida

do produto estava inválida. Para cada item vendido o sistema apresentava uma

mensagem de erro. Resultado mais de 200 erros na validação. Corrigindo o

cadastro do produto estará corrigindo todos.

OBS: Note que a responsabilidade de corrigir os erros é do usuário a

Smallsoft® não pode de forma alguma alterar os dados do cliente, desta forma

não adianta nos mandar a base de dados para correção. O que podemos fazer

e apontar os erros e auxiliá-lo na correção através do nosso serviço de suporte

técnico.

11) É complicado Gerar Sped Fiscal?

Não. A operação do módulo gerador e bem fácil e intuitiva. No entanto é

necessário observar a validade das informações digitadas no sistema, a menor

inconsistência não vai ser aceita. Um relatório de erros será apresentado na

tela. As informações inconsistentes devem ser editadas revisadas e corrigidas

até que o arquivo seja validado. É importante também observar que o

contribuinte deverá fornecer a totalidade das informações, pois o sistema não

tem como saber se informações foram omitidas.

12) Qual é a maior dificuldade para gerar o

Sped Fiscal?

R: A maior dificuldade para o usuário é manter as informações reais, coerentes

e integras. Quanto aos programas para gerar os arquivos, a Smallsoft garante

um sistema fácil e seguro. Com a NF-e aconteceu a mesma coisa muitos

pensavam que o processo seria complicado e muito técnico, no entanto, a Small

conseguir criar um sistema extremamente simples e prático para o usuário.

13) Apresentação do arquivo

Em regra, a periodicidade de apresentação é mensal.

14) Qual o prazo para entrega da EFD?

No estado de SC, o art. 33 do anexo 11 do RICMS/SC estabelece:

"O arquivo EFD deve ser transmitido ao SPED até o 20° (vigésimo) dia do mês

subseqüente ao da apuração do imposto.

15) Empresas Obrigatórias a gerar o Sped

Conforme disposto na cláusula terceira do Convênio ICMS n° 143/06, a EFD é

de uso obrigatório para os contribuintes do ICMS e/ou do IPI. Em resumo,

todos os estabelecimentos que contribuem do ICMS e IPI serão obrigados a

cumprir essa determinação, mas como o universo é muito amplo, a Receita

Federal publicou o Protocolo IMCS n° 77 do Conselho Nacional de Política

Fazendária (CONFAZ), de 18 de setembro de 2008, restringindo essa

obrigatoriedade inicialmente para aproximadamente 26 mil empresas do país, a

partir de janeiro de 2009. Para 2010 são obrigadas a todas as empresas

contribuintes de IMCS, exceto as optantes do Simples Nacional.

16) Certificado digital

O certificado digital é um documento eletrônico, que vai garantir a

autenticidade e a integridade na comunicação entre pessoas jurídicas e a

Receita Federal do Brasil (RFB).

17) Como adquirir um certificado digital?

O certificado digital pode ser adquirido no site dos correios. Para obter o

certificado o responsável pela empresa devera comparecer pessoalmente para

assinar em uma agencia credenciada com os seus documentos e os

documentos da empresa.

DICAS PARA EVITAR ERROS NA VALIDAÇÃO

DO ARQUIVO

1) Mantenha o seu cadastro de produtos atualizado e com as

informações corretas.

Unidades de medida aceitas no sistema:

M - metro

KG - Quilograma

M2 - Metro quadrado

M3 - Metro cúbico

L - Litro

T - Tonelada

BIS - Bisnaga

CX - Caixa

KIT - KIT

PAR - Pares

PCT - Pacote

PT - Pote

RL - Rolo

UN - Unidade

FR - Frasco

TB - Tubo

MG - Miligramas

MM - Milimetros

CM - Centimetro

PC - Peça

OBS: O Sistema não aceita unidade de medida inválida. Se sua empresa

necessita utilizar outra unidade não relacionada comunique nosso serviço de

suporte técnico.

NCM

É a Nomenclatura Comum do Mercosul, adotada desde 1995 pelo Uruguai,

Paraguai, Brasil e Argentina e que toma por base o SH (Sistema Harmonizado).

Este sistema de nomenclatura foi criado a fim de melhorar e facilitar o

crescimento do comércio internacional, facilitando também a criação e

comparação das estatísticas. O SH facilita os tramites comerciais internacionais,

a elaboração das tarifas de fretes e estatísticas no que tange aos diferentes

meios de transporte de mercadorias e de outras informações extremamente

relevantes no comércio internacional.

Para gerar o SPED o campo NCM do cadastro de produtos devera estar

preenchido com 8 dígitos.

Tributação

Observe o relacionamento da tabela de ICM com cadastro de produtos. Se o

CST for 000 indica que o produto e nacional e é tributado integralmente

portanto a tabela de ICM não poderá ter base de calculo reduzida ou alíquota

zerada.

CST

Código da Situação Tributária - Este campo e composto de 3 dígitos na forma ABC. O primeiro dígito indica a origem da mercadoria, com base na tabela A, e os últimos, a tributação de ICMS, com base na tabela B.

Tabela A 0 - Nacional 1 - Estrangeira - Importação direta 2 - Estrangeira - Adquirida no mercado interno Tabela B 00 - Tributada integralmente 10 - Tributada e com cobrança de ICMS por substituição tributária 20 - Com redução de base de cálculo 30 - Isenta e não tributada de ICMS por substituição tributária 40 - Isenta 41 - Não tributada 50 - Suspensão 51 - Diferimento 60 - ICMS Cobrado anteriormente por substituição tributária

70 - Com red. de base de calculo e cob. do ICMS por subs. tributária 90 - Outras Exemplo de CST: 000 - Nacional, tributada integralmente 040 - Nacional, isenta

2) Emita suas notas fiscais de venda e cadastre suas notas fiscais de entrada corretamente

Use o CFOP Certo para cada operação. Na dúvida peça ajuda ao seu contador.

Emitir NF, NF-e ou cupom fiscal para todas as vendas. Nas notas fiscais de

compra preencha corretamente a data de entrada e emissão da NF. Preste

bastante atenção ao modelo da NF. Exemplo: NF de energia elétrica 06,

telefone 22, frete 08. Todos os documentos fiscais de entrada devem se

informados na NF de compra.

CFOP

Código Fiscal de Operações e de Prestações das Entradas de Mercadorias e

Bens e da Aquisição de Serviços ou sob a sigla CFOP é um código do sistema

tributarista brasileiro, determinado pelo governo. É indicado nas emissões de

notas fiscais, declarações, guias e escrituração de livros. É utilizado em uma

operação fiscal e define se a nota emitida recolhe ou não impostos, movimento

de estoque e financeiro.

O CFOP, é composto por quatro dígitos, onde o primeiro, no caso o prefixo,

determina a natureza da operação, ou seja, se é entrada ou saída de

mercadorias. Por sua vez o sufixo determina o código de Situação Tributária.

1 - Entrada de Mercadoria ou Aquisição de Serviços de dentro do Estado.

2 - Entrada de Mercadoria ou Aquisição de Serviços de fora do Estado.

3 - Entrada de Mercadoria ou Aquisição de Serviços do Exterior.

5 - Saída de Mercadoria ou Prestação de Serviços para dentro do Estado.

6 - Saída de Mercadoria ou Prestação de Serviços para fora do Estado.

7 - Saída de Mercadoria ou Prestação de Serviços para o Exterior.

3) Clientes e fornecedores

Preencha todas as informações no cadastro principalmente: CNPJ, IE.

Preencha também corretamente o município. OBS: O Sistema não aceita CNPJ,

IE e município inválido.

Glosário

NFE - Nota Fiscal Eletrônica

DANFE - Documento Auxiliar da Nota Fiscal Eletrônica

ENCAT - Encontro Nacional dos Administradores e Coordenadores Tributários

Estaduais

SPED - Sistema Público de Escrituração Digital

SEFAZ – Secretaria da Fazenda

CNPJ - Cadastro Nacional de Pessoas Jurídicas

CPF - Cadastro de Pessoas Físicas

ICP Brasil - Infraestrutura de Chaves Públicas Brasileira

XML - Extended Markup Language

RFB - Receita Federal Brasileira

PED - Processamento Eletrônico de Dados

AIDF - Autorização para Impressão de Documentos Fiscais

B2B - (Business to Business) relacionamentos eletrônicos entre empresas

SPED - Sistema Público de Escrituração Digital

EFD - Escrituração Fiscal Digital

CST - Código da Situação Tributária

IAT - Indicador de Arredondamento ou Truncamento

IPPT - Indicador de Produção Própria ou de Terceiro

NCM - Nomenclatura do sistema harmonizado de descrição e de Codificação de

Mercadorias

TIP - Tabela do IPI

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