CARTILHA
DO
SPED FISCAL
Fevereiro de 2011
Introdução
A Smallsoft® disponibiliza aos usuários que necessitam gerar o SPED EFD,
uma ferramenta de fácil utilização para gerar corretamente o arquivo, no
entanto a responsabilidade da veracidade dos dados apresentados é de inteira
responsabilidade do usuário. Disponibilizamos as ferramentas o resultado
depende do seu trabalho.
Este documento é destinado a esclarecer as principais dúvidas dos técnicos,
usuários e operadores do sistema Small Commerce. E tem o objetivo esclarecer
duvidas sobre o SPED-EFD e também alertar para as principais causas de erros
na geração do arquivo.
SPED
Abreviação de Sistema Público de Escrituração Digital
SPED Fiscal - EFD
Abreviação de Escrituração Fiscal Digital
1) O que é o Sped Fiscal?
R: É a Escrituração Fiscal Digital (EFD), parte integrante do Sped (Sistema
Público de Escrituração Digital), instituída pelo Conselho Nacional de Política
Fazendária através do Convênio ICMS 143, de 15 de dezembro de 2006 (DOU
de 20/12/06)
2) O sistema da Smallsoft atende (gera o
arquivo) Sped Fiscal?
R: Sim. Basta escriturar corretamente todos os documentos fiscais recebidos ou
emitidos pela empresa e depois gerar o arquivo no menu: Estoque; Arquivos;
SPED Fiscal.
3) O arquivo vai ser gerado pelo contribuinte
ou pela contabilidade?
R: Quem deve assinar digitalmente o arquivo digital da EFD é o contribuinte.
4) Para gerar corretamente o Sped Fiscal, o
que o usuário tem que fazer?
R: Para gerar corretamente o arquivo digital da EFD o usuário tem que
alimentar o sistema com todas as informações de entradas e saídas de notas
fiscais, inclusive as referentes a energia elétrica, telefonia, fretes, serviços
prestados por terceiros, etc.
5) Quais os documentos devem ser
escriturados?
Todos os documentos fiscais recebidos ou emitidos, a qualquer título, devem
ser escriturados, exceto as NF exclusivamente de serviços emitidos em modelos
de documentos não autorizados pela SEFAZ.
Modelos que devem ser escriturados:
01 - Nota Fiscal
1B - Nota Fiscal Avulsa
02 - Nota Fiscal de Venda a Consumidor
2D - Cupom Fiscal emitido por ECF
2E - Bilhete de Passagem emitido por ECF
04 - Nota Fiscal de Produtor
06 - Nota Fiscal/Conta de Energia Elétrica
07 - Nota Fiscal de Serviço de Transporte
08 - Conhecimento de Transporte Rodoviário de Cargas
8B - Conhecimento de Transporte de Cargas Avulso
09 - Conhecimento de Transporte Aquaviário de Cargas
10 - Conhecimento Aéreo
11 - Conhecimento de Transporte Ferroviário de Cargas
13 - Bilhete de Passagem Rodoviário
14 - Bilhete de Passagem Aquaviário
15 - Bilhete de Passagem e Nota de Bagagem
17 - Despacho de Transporte
16 - Bilhete de Passagem Ferroviário
18 - Resumo de Movimento Diário
20 - Ordem de Coleta de Cargas
21 - Nota Fiscal de Serviço de Comunicação
22 - Nota Fiscal de Serviço de Telecomunicação
23 - GNRE
24 - Autorização de Carregamento e Transporte
25 - Manifesto de Carga
26 - Conhecimento de Transporte Multimodal de Cargas
27 - Nota Fiscal de Transporte Ferroviário de Cargas
28 - Nota Fiscal/Conta de Fornecimento de Gás Canalizado
29 - Nota Fiscal/Conta de Fornecimento de Água Canalizada
30 - Bilhete/Recibo do Passageiro
55 - Nota Fiscal Eletrônica
57 - Conhecimento de Transporte Eletrônico – CT-e
6) Quais os requisitos para gerar o arquivo
digital da EFD?
R: Internet no computador que vai transmitir o arquivo; Small Commerce 2011
instalado e atualizado; Módulo Small Sped Fiscal instalado e atualizado;
Validador Sped Fiscal instalado e atualizado; Certificado Digital A1 ou A3 para
assinar o arquivo;
Fornecer corretamente todas as informações pertinentes ao Sped no sistema;
7) Qual o custo do módulo adicional Small
Sped Fiscal para o usuário final?
R: A partir da versão 2011.0.0.14 o módulo gerador do SPED Fiscal e fornecido
gratuitamente como parte integrante do sistema Small Commerce.
8) Como gerar o arquivo?
A partir de sua base de dados, a empresa deverá gerar um arquivo digital de
acordo com leiaute estabelecido em Ato COTEPE, informando todos os
documentos fiscais e outras informações de interesse dos fiscos federal e
estadual, referentes ao período de apuração dos impostos ICMS e IPI. Este
arquivo deverá ser submetido à importação e validação pelo Programa
Validador e Assinador (PVA) fornecido pelo SPED.
9) Programa Validador e Assinador
Como pré-requisito para a instalação do PVA é necessária a instalação da
máquina virtual do Java. Após a importação, o arquivo poderá ser visualizado
pelo próprio Programa Validador, com possibilidades de pesquisas de registros
ou relatórios do sistema.
Outras funcionalidades do programa: digitação, alteração, assinatura digital da
EFD, transmissão do arquivo, exclusão de arquivos, geração de cópia de
segurança e sua restauração.
10) Gerei o arquivo e o validador apresentou
dezenas de erros?
Não se assuste se ao validar o arquivo gerado o validador apresentar dezenas,
centenas ou ate milhares de erros. Corrigindo o primeiro erro que aparecer
você estará eliminando outros do mesmo tipo. Por exemplo: Unidade de medida
do produto estava inválida. Para cada item vendido o sistema apresentava uma
mensagem de erro. Resultado mais de 200 erros na validação. Corrigindo o
cadastro do produto estará corrigindo todos.
OBS: Note que a responsabilidade de corrigir os erros é do usuário a
Smallsoft® não pode de forma alguma alterar os dados do cliente, desta forma
não adianta nos mandar a base de dados para correção. O que podemos fazer
e apontar os erros e auxiliá-lo na correção através do nosso serviço de suporte
técnico.
11) É complicado Gerar Sped Fiscal?
Não. A operação do módulo gerador e bem fácil e intuitiva. No entanto é
necessário observar a validade das informações digitadas no sistema, a menor
inconsistência não vai ser aceita. Um relatório de erros será apresentado na
tela. As informações inconsistentes devem ser editadas revisadas e corrigidas
até que o arquivo seja validado. É importante também observar que o
contribuinte deverá fornecer a totalidade das informações, pois o sistema não
tem como saber se informações foram omitidas.
12) Qual é a maior dificuldade para gerar o
Sped Fiscal?
R: A maior dificuldade para o usuário é manter as informações reais, coerentes
e integras. Quanto aos programas para gerar os arquivos, a Smallsoft garante
um sistema fácil e seguro. Com a NF-e aconteceu a mesma coisa muitos
pensavam que o processo seria complicado e muito técnico, no entanto, a Small
conseguir criar um sistema extremamente simples e prático para o usuário.
13) Apresentação do arquivo
Em regra, a periodicidade de apresentação é mensal.
14) Qual o prazo para entrega da EFD?
No estado de SC, o art. 33 do anexo 11 do RICMS/SC estabelece:
"O arquivo EFD deve ser transmitido ao SPED até o 20° (vigésimo) dia do mês
subseqüente ao da apuração do imposto.
15) Empresas Obrigatórias a gerar o Sped
Conforme disposto na cláusula terceira do Convênio ICMS n° 143/06, a EFD é
de uso obrigatório para os contribuintes do ICMS e/ou do IPI. Em resumo,
todos os estabelecimentos que contribuem do ICMS e IPI serão obrigados a
cumprir essa determinação, mas como o universo é muito amplo, a Receita
Federal publicou o Protocolo IMCS n° 77 do Conselho Nacional de Política
Fazendária (CONFAZ), de 18 de setembro de 2008, restringindo essa
obrigatoriedade inicialmente para aproximadamente 26 mil empresas do país, a
partir de janeiro de 2009. Para 2010 são obrigadas a todas as empresas
contribuintes de IMCS, exceto as optantes do Simples Nacional.
16) Certificado digital
O certificado digital é um documento eletrônico, que vai garantir a
autenticidade e a integridade na comunicação entre pessoas jurídicas e a
Receita Federal do Brasil (RFB).
17) Como adquirir um certificado digital?
O certificado digital pode ser adquirido no site dos correios. Para obter o
certificado o responsável pela empresa devera comparecer pessoalmente para
assinar em uma agencia credenciada com os seus documentos e os
documentos da empresa.
DICAS PARA EVITAR ERROS NA VALIDAÇÃO
DO ARQUIVO
1) Mantenha o seu cadastro de produtos atualizado e com as
informações corretas.
Unidades de medida aceitas no sistema:
M - metro
KG - Quilograma
M2 - Metro quadrado
M3 - Metro cúbico
L - Litro
T - Tonelada
BIS - Bisnaga
CX - Caixa
KIT - KIT
PAR - Pares
PCT - Pacote
PT - Pote
RL - Rolo
UN - Unidade
FR - Frasco
TB - Tubo
MG - Miligramas
MM - Milimetros
CM - Centimetro
PC - Peça
OBS: O Sistema não aceita unidade de medida inválida. Se sua empresa
necessita utilizar outra unidade não relacionada comunique nosso serviço de
suporte técnico.
NCM
É a Nomenclatura Comum do Mercosul, adotada desde 1995 pelo Uruguai,
Paraguai, Brasil e Argentina e que toma por base o SH (Sistema Harmonizado).
Este sistema de nomenclatura foi criado a fim de melhorar e facilitar o
crescimento do comércio internacional, facilitando também a criação e
comparação das estatísticas. O SH facilita os tramites comerciais internacionais,
a elaboração das tarifas de fretes e estatísticas no que tange aos diferentes
meios de transporte de mercadorias e de outras informações extremamente
relevantes no comércio internacional.
Para gerar o SPED o campo NCM do cadastro de produtos devera estar
preenchido com 8 dígitos.
Tributação
Observe o relacionamento da tabela de ICM com cadastro de produtos. Se o
CST for 000 indica que o produto e nacional e é tributado integralmente
portanto a tabela de ICM não poderá ter base de calculo reduzida ou alíquota
zerada.
CST
Código da Situação Tributária - Este campo e composto de 3 dígitos na forma ABC. O primeiro dígito indica a origem da mercadoria, com base na tabela A, e os últimos, a tributação de ICMS, com base na tabela B.
Tabela A 0 - Nacional 1 - Estrangeira - Importação direta 2 - Estrangeira - Adquirida no mercado interno Tabela B 00 - Tributada integralmente 10 - Tributada e com cobrança de ICMS por substituição tributária 20 - Com redução de base de cálculo 30 - Isenta e não tributada de ICMS por substituição tributária 40 - Isenta 41 - Não tributada 50 - Suspensão 51 - Diferimento 60 - ICMS Cobrado anteriormente por substituição tributária
70 - Com red. de base de calculo e cob. do ICMS por subs. tributária 90 - Outras Exemplo de CST: 000 - Nacional, tributada integralmente 040 - Nacional, isenta
2) Emita suas notas fiscais de venda e cadastre suas notas fiscais de entrada corretamente
Use o CFOP Certo para cada operação. Na dúvida peça ajuda ao seu contador.
Emitir NF, NF-e ou cupom fiscal para todas as vendas. Nas notas fiscais de
compra preencha corretamente a data de entrada e emissão da NF. Preste
bastante atenção ao modelo da NF. Exemplo: NF de energia elétrica 06,
telefone 22, frete 08. Todos os documentos fiscais de entrada devem se
informados na NF de compra.
CFOP
Código Fiscal de Operações e de Prestações das Entradas de Mercadorias e
Bens e da Aquisição de Serviços ou sob a sigla CFOP é um código do sistema
tributarista brasileiro, determinado pelo governo. É indicado nas emissões de
notas fiscais, declarações, guias e escrituração de livros. É utilizado em uma
operação fiscal e define se a nota emitida recolhe ou não impostos, movimento
de estoque e financeiro.
O CFOP, é composto por quatro dígitos, onde o primeiro, no caso o prefixo,
determina a natureza da operação, ou seja, se é entrada ou saída de
mercadorias. Por sua vez o sufixo determina o código de Situação Tributária.
1 - Entrada de Mercadoria ou Aquisição de Serviços de dentro do Estado.
2 - Entrada de Mercadoria ou Aquisição de Serviços de fora do Estado.
3 - Entrada de Mercadoria ou Aquisição de Serviços do Exterior.
5 - Saída de Mercadoria ou Prestação de Serviços para dentro do Estado.
6 - Saída de Mercadoria ou Prestação de Serviços para fora do Estado.
7 - Saída de Mercadoria ou Prestação de Serviços para o Exterior.
3) Clientes e fornecedores
Preencha todas as informações no cadastro principalmente: CNPJ, IE.
Preencha também corretamente o município. OBS: O Sistema não aceita CNPJ,
IE e município inválido.
Glosário
NFE - Nota Fiscal Eletrônica
DANFE - Documento Auxiliar da Nota Fiscal Eletrônica
ENCAT - Encontro Nacional dos Administradores e Coordenadores Tributários
Estaduais
SPED - Sistema Público de Escrituração Digital
SEFAZ – Secretaria da Fazenda
CNPJ - Cadastro Nacional de Pessoas Jurídicas
CPF - Cadastro de Pessoas Físicas
ICP Brasil - Infraestrutura de Chaves Públicas Brasileira
XML - Extended Markup Language
RFB - Receita Federal Brasileira
PED - Processamento Eletrônico de Dados
AIDF - Autorização para Impressão de Documentos Fiscais
B2B - (Business to Business) relacionamentos eletrônicos entre empresas
SPED - Sistema Público de Escrituração Digital
EFD - Escrituração Fiscal Digital
CST - Código da Situação Tributária
IAT - Indicador de Arredondamento ou Truncamento
IPPT - Indicador de Produção Própria ou de Terceiro
NCM - Nomenclatura do sistema harmonizado de descrição e de Codificação de
Mercadorias
TIP - Tabela do IPI
Fale conosco
Vendas
Fone: 0800.645.2008
E-mail: [email protected]
Administrativo
Fone: (0xx49) 3444.4244
E-mail: [email protected]
Financeiro
Fone: (0xx49) 3444.4244
E-mail: [email protected]
Suporte
Fone: (0xx49) 3444.7325
E-mail: [email protected]
Endereço
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