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BPM Day Serra Gaúcha 2013
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Implantação do Escritório de Processos e Iniciativas BPM na Universidade de Passo Fundo
UPF
José Luís de FreitasExecutivo Administrativo e Financeiro [email protected]
Kely DorigoniEscritório de Processos [email protected]
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Estrutura FuncionalFUPF
Conselho Diretor
UPF(Reitor)
VRADM
Gestão Executiva
TI
Escritório de Processos
RH CONTAB FINANC ADM COMPRAS PATRIMÔNIO ORÇAMENTO
VREAC, VRPPG, VRGRAD
UPF Idiomas Integrado UPF
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Processos
Pessoas
Tecnologia
Implantação do Escritório de Processos
Dez / 2011 Criação do Escritório de Processos - Reitoria
Fev / 2012 Estruturação do Escritório de Processos
Fev / 2013 Reestruturação da Equipe
Ago / 2013 Transferência para DTI
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Metodologia de Gerenciamento de Processos de Negócio UPF
Ferramentas de Apoio
- Orquestra BPM – Cryo- BizAgi Modeler- OpenProj
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Apresentação dos Cases
Case 1 – Automação e Integração de Processos com o ERP
Case 2 – Melhoria e Documentação de Processos
Case 3 – Análise de Processos: Gargalos Solucionados pelo ERP
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Escopo: Reestruturação do Processo de Planejamento Orçamentário Institucional.
Case 1: Planejamento Orçamentário InstitucionalAutomação e Integração do Processo com ERP
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Diagnóstico
- Falta de planejamento e cumprimento de prazos;- Falta de ferramenta adequada às necessidades;- Falta de conhecimento sobre gestão orçamentária;- Gerenciamento precário de solicitações de
suplementações;- Utilização de “verdinhos”.
Case 1: Planejamento Orçamentário InstitucionalAutomação e Integração do Processo com ERP
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Case 1: Planejamento Orçamentário InstitucionalO “Verdinho”
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Desafios
- Cumprimento de prazos;- Cultura do planejamento de necessidades;- Cultura do papel (“verdinho”).
Case 1: Planejamento Orçamentário InstitucionalAutomação e Integração do Processo com ERP
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Processos
- Planejamento Orçamentário Institucional- Ajustes e Suplementações Orçamentárias
Case 1: Planejamento Orçamentário InstitucionalAutomação e Integração do Processo com ERP
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Melhorias Implementadas
- Definição do Processo e Regras de Negócio;- Definição dos responsáveis de cada centro de custo.
Case 1: Planejamento Orçamentário InstitucionalAutomação e Integração do Processo com ERP
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Melhorias Implementadas
- Reestruturação do software de orçamento e integração com automação;
- Orçamento distribuído em 12 meses.
Case 1: Planejamento Orçamentário InstitucionalAutomação e Integração do Processo com ERP
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Outras Melhorias Implementadas
- Definição de períodos controlados automaticamente a partir de um cronograma;
- Inserção automática dos valores de suplementações aprovadas.
Case 1: Planejamento Orçamentário InstitucionalAutomação e Integração do Processo com ERP
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Case 1: Planejamento Orçamentário InstitucionalAutomação e Integração do Processo com ERP
Melhorias Implementadas
- Gerenciamento do total de suplementações solicitadas.
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Escopo: Processos que envolvem a disponibilização do recurso financeiro pela Prefeitura Municipal de Passo Fundo e a necessidade de aquisição de equipamentos do UPF Parque.
Case 2: Aquisição de Equipamentos UPF ParqueMelhoria e Documentação de Processos
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Diagnóstico
- Problemas de comunicação interna;- Falta de conhecimento dos envolvidos em relação ao
processo;- Muitos handoffs desnecessários;- Não cumprimento de prazos e falta de informações.
Case 2: Aquisição de Equipamentos UPF ParqueMelhoria e Documentação de Processos
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Desafio
- Atender aos prazos cumprindo todos os requisitos e alinhando o envolvimento de uma instituição de ensino superior de grande porte e um órgão público.
Case 2: Aquisição de Equipamentos UPF ParqueMelhoria e Documentação de Processos
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Processos
- Aquisição de Equipamentos do UPF Parque- Orçamento de Equipamentos- Licitação Modalidade Pregão
Melhorias Implementadas
- Definição dos processos, padronização da documentação e checklist de informações;
- Eliminação de áreas com envolvimento desnecessário;- Diminuição do tempo e adequação do orçamento;- Diminuição do ruído na comunicação com aproximação
das áreas envolvidas.
Case 2: Aquisição de Equipamentos UPF ParqueMelhoria e Documentação de Processos
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Case 2: Aquisição de Equipamentos UPF ParqueMelhoria e Documentação de Processos
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Escopo: Identificar gargalos e dificuldades nos processos de pagamento de contas em espécie, cheques ou qualquer outro meio não informatizado.
Case 3: Conferência e Pagamento de ContasAnálises de Processos: Gargalos Solucionados pelo ERP
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Diagnóstico
- O processo operacional de conferência de dados e efetivação de pagamentos é maduro e de baixa variação, no entanto, não existem ferramentas suficientes e adequadas de apoio.
Case 3: Conferência e Pagamento de ContasAnálises de Processos: Gargalos Solucionados pelo ERP
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Entregas para Seção de Desenv. de Sistemas
- 10 processos mapeados de conferência e pagamento de contas;
- Identificados os principais problemas e necessidades de sistemas de cada processo;
- Priorização e detalhamento das demandas de desenvolvimento de sistemas e manutenções evolutivas.
Case 3: Conferência e Pagamento de ContasAnálises de Processos: Gargalos Solucionados pelo ERP
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PROCESSO MAPEADONECESSIDADE DETALHADAPARECER JURÍDICOLAYOUT BANCO
Case 3: Conferência e Pagamento de ContasAnálises de Processos: Gargalos Solucionados pelo ERP
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Alguns Números
Fev / 2012 Dez / 2013
Número de Projetos: 13
Processos Mapeados: 110
Processos Redesenhados: 30
Aproximadamente 50 áreas envolvidas
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Desafios do Escritório de Processos UPF
- Amadurecer e viabilizar melhorias na relação de trabalho entre a área de Desenvolvimento de Sistemas e o Escritório de Processos;
- Evoluir e garantir a implementação das auditorias internas de processos;
- Definição de indicadores por processos;
- Eliminar a Cultura do “Verdinho”!!!