BIREME 37 anos na cooperação técnica em informação científica técnica em saúde no Brasil, América Latina e Caribe

X Reunião da Rede Brasileira de Informação em Ciências da Saúde e II Reunião de Coordenação Nacional da Biblioteca Virtual em Saúde

Natal (RN), 17 de Outubro de 2004

Gestão de ambientes aprendizes BIREME/OPAS/OMS

A instituição BIREME

• A Missão da BIREME é contribuir ao desenvolvimento da saúde fortalecendo e ampliando o fluxo de informação em ciências da Saúde.

• BIREME é um Centro Especializado da OPAS, estabelecido no Brasil desde 1967, em colaboração com Ministério da Saúde, Ministério da Educação,Secretaria da Saúde do Estado de São Paulo eUniversidade Federal de São Paulo

DiretorBIREME

PMI – Projetos, Marketing e Inovação

GAP – Avaliação e Pesquisa.

SCI – Serviços Cooperativos de Informação

GA – Gestão Administrativa

IKM OPAS

Sub-Diretor OPAS

Diretor OPAS

AFI – Administração de Fontes de Informação

MTI – Metodologias e Tecnologias de Informação

BIREME/OPAS/OMS - Gerências

ITI – Infra-estrutura de Tecnologias de Informação

BIREME/OPAS/OMS - Coordenações

EVE – Eventos/Viagens

DAC – Desenvolvimento de acesso às coleções

CCS – Comunicação científica em saúde

PPE – Publicação de periódicos eletrônicos

HP – BIREME e BVS

PMO – Escritório de Projetos

Supervisões

UR - Unidade de Redes

UTC – Unidade de textos completos

DGI – Desenho Gráfico e Interfaces

Evolução da GIC na BIREME - 37 anos

• A BIREME se desenvolveu em diferentes modelos de gestão de informação e conhecimento. O modelo atual é a BVS lançada no CRICS 4 em 1998 com a Declaração de São José Rumo à Biblioteca Virtual.

• A nova gestão da OPAS criou uma àrea específica de Gestão de Informação e Conhecimento (IKM), da qual depende a BIREME. Esta nova área visa promover e fortalecer o caráter de organização aprendiz da OPAS.

• O Diretor da BIREME inicia um processo de reestruturação voltado a Gestão do Conhecimento, em Julho de 2003.

Data do Projeto: 01/09/03

Instância: Gerência de Gestão Administrativa

Nome do Projeto: GAA - Gestão de Ambientes Aprendizes

Clientes:

Objetivo:

• Todo o quadro funcional da BIREME (incluindo Diretor, Gerentes e Coordenadores)

• PAHO Diretoria e suas unidades Adm e IKM, PWR’s e Centros

• Signatários do Convênio de Manutenção da BIREME

• Parceiros de Projetos

• Transformar a BIREME em organização aprendiz baseada em conhecimento para consolidar sua posição como provedora de informação em saúde para a América Latina e Caribe.

em 01/09/03 nasce o projeto de gestão de informação e conhecimento como parte integral do fortalecimento da governança da BIREME

o novoo desafioas dúvidasas felizes coincidências…

Processo GAA BIRQuestionário e diagnóstico

• Conduzido no início de Maio 2004– junto a todo o pessoal da BIREME, a respeito das percepções

de todos quanto a presença ou não das práticas reconhecidas de gestão de conhecimento. O diagnóstico teve como base a metodologia e questionário da empresa TerraForum.

Processo GAA & TerraForum – Questionário das percepções

Processo GiC BIR

Estratégia & Alta Administração Média Desvio padrão

1. Nível de consenso sobre 'core competences' 3.4  0.9 

2. Mapa dos conhecimento relevantes 2.9  1.0 

3. Dimensão 'conhecimento' explícita 3.2  1.1 

4. Identificação sistemática de 'Gaps' de conhecimento 2.7  1.0 

5. Identificação de ativos intangíveis 2.8  1.0 

6. Ações pró-ativas de proteção de capital intelectual 2.7  1.2 

7. Macroestratégia comunicada 3.2  1.0 

8. Estabelecimento de metas desafiadoras 3.6  0.9 

9. Alta administração compartilha conhecimento 3.1  1.1 

10. Cargos altos com pessoas colaborativas 3.0  1.1 

Alternativas de Resposta:(5) - Concordo totalmente (4) - Concordo(3) - Concordo parcialmente

(2) - Discordo(1) - Discordo totalmente

Processo GAA BIRCondução participativa do diagnóstico

• a BIREME decidiu por um processo participativo de avaliação das fortalezas, debilidades e recomendações para o aperfeiçoamento das práticas de gestão de conhecimento na BIREME.

• o diagnóstico final foi fortalecido e validado por todo o pessoal da BIREME, que através da socialização e discussão dos resultados prévios, se reuniu em grupos de trabalho e comunidades de práticas, conduzidas por um grupo de facilitadores.

• o diagnóstico foi divulgado previamente ao sênior staff da BIREME, no dia 18 de Junho 2004.

Grupo Dimensão GC Facilitadores

1 Estratégia e alta administração Renato Murasaki e Maria Regina Chiquetto

2 Sistemas de informação e comunicação Verônica Abdala e Andréa Gonçalves

3 Cultura organizacional Regina Castro e Odila Duru

4 Organização e processos de trabalho Silvia de Valentin e Elenice de Castro

5 Políticas e práticas para administração de recursos humanos

Rosane Tahrun e Vinícius Antonio

6 Mensuração de resultados Nadia Hommerding e Júlio Takayama

7 Aprendizado com o ambiente Marcelo D’Agostino e Márcia Barretto

Grupo de Apoio à Coordenação: Adalberto Tardelli, Márcio Galvão, Márcio Stocco, Jobar Farias e Sandra Silva.Assessoria: José Cláudio C. TerraCoordenação: Abel Laerte Packer

Grupo de facilitadores e as dimensões GC

Processo GIC BIRO objetivo e a metodologia de trabalho

• o lançamento de um fórum de discussão já com as comunidades de prática e grupos de trabalho, seus facilitadores e participantes. O objetivo foi o aquecimento e a maior familiarização dos participantes quanto às dimensões da gestão do conhecimento.

• início: 08/07/04 (ambienteaprendiz.bvs.br/forum)

• os facilitadores (02 por grupo), com domínio do conceito da dimensão GC determinada, estimularam a participação de todos com idéias, comentários, sugestões de novos textos etc de forma que pudessem gerar um documento síntese do conhecimento compartilhado do conceito. Esta ação facilitou os trabalhos de conclusão das avaliações e recomendações de todo o pessoal da BIREME.

Todos os níveis hierárquicos participaram, efetuando seus cadastros e disponibilizando suas fotos!

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Processo GAA BIRObjetivo e metodologia de trabalho

• uma reunião externa de um dia inteiro com todo o pessoal, no dia 21 de Julho/04, onde já sedimentados os conceitos sobre as dimensões GC e práticas gerenciais, os colaboradores divididos nos 7 grupos trabalharam sobre as fortalezas, debilidades e recomendações para o aperfeiçoamento das dimensões e práticas de gestão de conhecimento na BIREME.

• Os grupos contaram com os dois facilitadores de início, além do coordenador geral e grupo de apoio.

• Cada um dos grupos fez uma apresentação sobre as principais fdr em cada dimensão na GC BIREME.

Processo GAA BIRCoPs – Comunidades de Práticas

• As 7 comunidades de práticas continuaram em operação até o dia 20 de Agosto 2004.

• O acesso ficou então liberado para todo o pessoal, de modo que todos pudessem opinar e dar recomendações a respeito de todas as dimensões e práticas gerenciais da BIREME.

• Foi elaborado um documento com os resultados finais do diagnóstico participativo, em 30 de Setembro.

• GT – artigo científico sobre a experiência na BIREME.

• Até o final de Outubro será divulgado o plano de ação para o cumprimento das ações gerenciais que fortaleceram as práticas de GC na BIREME.

Macro-Etapas do Projeto GAA na BIREME

Conduçãoparticipativa do dignóstico(facilitadores /CoP´s)

Seminário3 manhãs GCWorkshops comespecialistaspara “refresh”

Pesquisa InternaPercepção dos colaboradoresqto. as práticas reconhecidas de GC na BIREME

Documento deConsenso:5+ fortalezas5+ debilidades5+ recomendações

Compromisso de todos - continuidade do trabalho

Plano de ação:5+ fortalezas5+ debilidades5+ recomendaçõesDemais apontadas pelos 7 grupos

A instância de apoio ao processoPortal BIR – Gestão de Ambientes Aprendizes

• O processo de GAA na BIREME conta com um site na BVS chamado Portal de Gestão de Ambientes Aprendizes.

• Tem como função registrar a experiência, conhecimento e metodologias adotadas, adaptadas e desenvolvidas pela BIREME.

• Estamos elaborando uma metodologia de Gestão de Ambientes que será transferida aos nossos parceiros.

• Lançamento na BVS no próximo ano.

Processo GAA BIR Eventos de apoio

• realização de seminários periódicos para a socialização dos conceitos sobre Gestão de Conhecimento com diferentes visões sobre o tema:

– Prof. Dr. José Cláudio Cyrineu Terra

– Prof. Dr. Arthur Hippólyto de Moura

– Prof. Dr. Rógerio Costa

– entre outros

Seminário: 3 manhãs GCSobre as dicas e recomendações dos profissionais

• “Procurar o balanceamento entre a gestão do si e a gestão do trabalho.”

• “Gestão do conhecimento nas organizações é responsabilidade de todos.”

• “A inter-dependência dos atores, local e linguagem comum é a essência do coletivo.”

Arthur Hippólyto de Moura

Processo GAA BIRMensagem Final

• Conhecimento organizacional é fruto das interações entre as pessoas.

• O fator humano é chave para o todo o projeto de GAA.

• Ferramentas de TI como importante suporte à GAA.

• Papel das organizações: estimular, promover, encorajar e guiar as pessoas a compartilhar seu conhecimento intrínseco.

• GIC é um processo dinâmico que só tem utilidade se a informação for usada para impactar no comportamento dos colaboradores, mudança da cultura e aumento da eficiência.

Agradecimentos

BIREME• Diretor • Todas as instâncias (gerências e cordenações)• Todos os colaboradores• Toda a rede de parceiros da BVS

Obrigada!

Equipe BIREME/OPS/OMSwww.bireme.br(11) 5576-9800