Gestão da Informação e Conhecimento na BIREME · TerraForum – Questionário das percepções....

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7/12/04 Gerência Gestão Administrativa BIREME/OPAS/OMS Gestão da Informação e Conhecimento na BIREME

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Gestão da Informação eConhecimento na

BIREME

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BIREME – 37 anos

• a BIREME se desenvolveu em diferentes modelos degestão de informação e conhecimento. O modelo atual éa BVS lançada no CRICS 4 em 1998 com a Declaraçãode São José Rumo à Biblioteca Virtual

• a nova gestão da OPS criou uma àrea específica deGestão de Informação e Conhecimento (IKM)

• o Diretor da BIREME inicia um processo dereestruturação em Julho de 2003

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BIREME/OPAS/OMSdiretor

adm itieve

gestão

gestão administrativa de BIREME

Relação com outras Gerências

reunião mensal com Coordenadores

avaliação mensal dos SPADs

desenv de RH – trabalho em equipeG PMAC – BPB, PTS, IPS, mobilização de recursos ecomunicação interna

serviços da Adm

gestão de processos – gestão de conhecimento

eventos – FI-BVS, fr, [ICML 9]-especial, etc.

infra-estrutura e conectividade – satisfação

ambiente de trabalho – respeito mútuo,solidariedade, tratamento educado – etiqueta, ...modelo econômico: gestão financeira,contabilidade, fluxo de caixa

Linhas de ação

gc

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• Todo o quadro funcional da BIREME(incluindo Diretor, Gerentes eCoordenadores), PAHO Diretoria e suasunidades Adm e IKM, PWR’s e Centros,Signatários do Convênio de Manutenção daBIREME e Parceiros de Projetos

• Promover a BIREME como organizaçãobaseada em Conhecimento.

Clientes:

Objetivo:

Gestão do ConhecimentoNome do Projeto:

Gerência de Gestão AdministrativaInstância:

01/09/03Data do Projeto:

em 01/09/03 nasce o projeto degestão de conhecimento como parteintegral do fortalecimento dagovernança da BIREME

o novoo desafioas dúvidasas felizes coincidências…

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Processo GiCTerraForum – Questionário das percepções

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Processo GiCQuestionário e diagnóstico

• Conduzido no início de Maio 2004– junto a todo o pessoal da BIREME, a respeito das

percepções de todos quanto a presença ou não daspráticas reconhecidas de gestão de conhecimento. Odiagnóstico teve como base a metodologia equestionário da empresa TerraForum.

• o diagnóstico foi divulgado previamente ao sênior staffda BIREME, no último dia 18 de Junho 2004.

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Processo GiCCondução participativa do diagnóstico• a BIREME decide por um processo participativo de

avaliação das fortalezas, debilidades e recomendaçõespara o aperfeiçoamento das práticas de gestão deconhecimento na BIREME.

• o diagnóstico final será fortalecido e validado por todo opessoal da BIREME, que através da socialização ediscussão dos resultados prévios, se reunirá em gruposde trabalho e comunidades de práticas, conduzidas porum grupo de facilitadores.

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Processo GiCGrupo de facilitadores e as dimensões GC

Marcelo D’Agostino eMárcia Barretto

Aprendizado com o ambiente7

Nadia Hommerding eJúlio Takayama

Mensuração de resultados6

Rosane Tahrun e ViníciusAntonio

Políticas e práticas para administração de recursoshumanos

5

Silvia de Valentin e Elenice deCastro

Organização e processos de trabalho4

Regina Castro e Odila DuruCultura organizacional3

Verônica Abdala e AndréaGonçalves

Sistemas de informação e comunicação2

Renato Murasaki e MariaRegina Chiquetto

Estratégia e alta administração1

FacilitadoresDimensão GCGrupo

Grupo de Apoio à Coordenação: Adalberto Tardelli, Márcio Galvão, Márcio Stocco, JobarFarias e Sandra Silva.Assessoria: José Cláudio C. TerraCoordenação: Abel Laerte Packer

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Processo GiCEventos de apoio

• realização de seminários periódicos para a socialização dosconceitos sobre Gestão de Conhecimento com diferentes visõessobre o tema:

– Prof. Dr. José Cláudio Cyrineu Terra– Prof. Dr. Arthur Hippólyto de Moura– Prof. Dr. Rógerio Costa– outros

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Processo GiCO objetivo e a metodologia de trabalho

• o lançamento de um fórum de discussão já com as comunidades deprática e grupos de trabalho, seus facilitadores e participantes. Oobjetivo é o aquecimento e a maior familiarização dosparticipantes quanto às dimensões da gestão do conhecimento.

• início: 08/07/04

• os facilitadores (02 por grupo), que terão domínio do conceito dadimensão GC determinada, deverão estimular a participação detodos seja com idéias, comentários, sugestões de novos textos etcde forma que possam gerar um documento síntese doconhecimento compartilhado do conceito. Esta ação facilitará ostrabalhos de conclusão das avaliações e recomendações de todo opessoal da BIREME.

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Processo GiCObjetivo e metodologia de trabalho

• uma reunião externa de um dia inteiro com todo o pessoal, no dia21 de Julho/04, onde já sedimentados os conceitos sobre asdimensões GC e práticas gerenciais, os colaboradores divididosnos 7 grupos trabalharão sobre as fortalezas, debilidades erecomendações para o aperfeiçoamento das dimensões epráticas de gestão de conhecimento na BIREME. Os gruposcontarão com os dois facilitadores de início, além do coordenadorgeral e grupo de apoio.

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Processo GiC BIR

1.1 3.0 Cargos altos com pessoas colaborativas10.

1.1 3.1 Alta administração compartilha conhecimento9.

0.9 3.6 Estabelecimento de metas desafiadoras8.

1.0 3.2 Macroestratégia comunicada7.

1.2 2.7 Ações pró-ativas de proteção de capital intelectual6.

1.0 2.8 Identificação de ativos intangíveis5.

1.0 2.7 Identificação sistemática de 'Gaps' de conhecimento4.1.1 3.2 Dimensão 'conhecimento' explícita3.1.0 2.9 Mapa dos conhecimento relevantes2.

0.9 3.4 Nível de consenso sobre 'core competences'1.

Desviopadrão

MédiaEstratégia & Alta Administração

Alternativas de Resposta:(5) - Concordo totalmente(4) – Concordo(3) - Concordo parcialmente

(2) – Discordo(1) - Discordo totalmente

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Processo GiCObjetivo e metodologia de trabalho

10

9

8

7

6

5

4

3

2

1

RecomendaçõesDebilidadesFortalezas

Principais

Dimensão: Estratégia e Alta AdministraçãoExemplo

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Processo GiCCoPs e resultado final• as 7 comunidades de práticas estarão em operação até o dia 20 de

Agosto, entretanto, com acesso liberado para todo o pessoal, demodo que todos tenham a oportunidade de opinar e darrecomendações a respeito de todas as dimensões e práticasgerenciais da BIREME.

• elaboração de um documento com os resultados do diagnóstico até30 de Agosto.

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A instância de apoio ao processoPortal BIR – Gestão de Ambientes Aprendizes

• O projeto de Gestão de Informação e Conhecimento na BIREMEcontará com um site na BVS chamado Portal de Gestão deAmbientes Aprendizes que terá como função registrar a experiência,conhecimento e metodologias adotadas, adaptadas edesenvolvidas pela BIREME com vistas a transformar-se até o finaldo ano em site formal da BVS para a gestão de ambientesaprendizes (www.ambienteaprendiz.bvs.br).

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Processo GiCDomínio de conhecimento do portal AA 1. Teoria e práticas de gestão de informação e conhecimento (GiC) 2. Teoria da informação 3. Epistemologia 4. Teoria e práticas de redes 5. Capital intelectual (inclui competência, contratação e avaliação de RH) 6. Aprendizagem (inclui treinamento e desenvolvimento) 7. Capital social (inclui clima organizacional) 8. Processos e fluxos de trabalho 9. Infra-estrutura e tecnologias10. Publicação e comunicação (inclui portal corporativo)11. Comunidades virtuais e de prática12. Cultura organizacional13. Governança e estrutura funcional14. Desenvolvimento social, cultural e de lazer15. Gestão de fontes de informação (BVS)16. Inovação e empreendedorismo17. Padrões18. Tomada de decisão19. Datamining e interfaces

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Processo GiCAtividades imediatas em 08/07/04• envio de mensagens aos 7 grupos

– cadastro no fórum (perfil e foto)– familiarização

• envio de mensagem a todos os facilitadores– 02 encontros antes do dia 21/07/04– programação da reunião externa

• Comitê GiC BIREME– nomeação de 02 representantes por Gerência– sentido de urgência e apropriação do processo GiC, por todos

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BIREME/OPAS/OMSSeminário 3 manhãs GCSobre as dicas e recomendações dosprofissionais

• “Leia detalhadamente o diagnóstico.”• “Faça uma auto-reflexão. Reavalie as suas respostas ao

questionário(http://www2.terraforum.com.br/quest/bireme/login.php)”

• “Escreva para aprender. Escrever é um ato deexpressão individual.”

José Claudio Cyrineu Terra

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Seminário 3 manhãs GCSobre as recomendações e dicas

• “Procurar o balanceamento da gestão do si e a gestãodo trabalho.”

• “Gestão do conhecimento nas organizações éresponsabilidade de todos.”

• “A inter-dependência dos atores, local e linguagemcomum é a essência do coletivo.”

Arthur Hippólyto de Moura

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Seminário 3 manhãs GCSobre as recomendações e dicas

• “A idéia de conhecimento se esparrama no nosso corpo,se esparrama nas nossas relações”.

• “Reconhecer o outro: um exercício de vida. Uma relaçãode conhecimento, de troca”.

• “O coletivo determina o fluxo de adoção de umainovação".

• “O coletivo inteligente é resultado da confiança mútuadistribuida e disseminada entre os indivíduos.”

Rogério Costa

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Agradecimentos

• Diretor da BIREME• Todas as Gerências e portanto todos os colaboradores• Em particular à GA, PMI e Coordenação DMB

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Obrigada!