Apostila de Planilha Eletrônica

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APOSTILA DE PLANILHA ELETRÔNICA Desenvolvida pelo Prof. Fernando Trindade, Especialista em “Informática em Educação” pela Universidade Federal de Lavras – UFLA. Professor do Instituto Federal Fluminense campus Cabo-Frio – RJ 2012

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APOSTILA DE PLANILHA ELETRÔNICA

Desenvolvida pelo Prof. Fernando Trindade, Especialista em “Informática em Educação” pela Universidade Federal de Lavras – UFLA.

Professor do Instituto Federal Fluminense campus Cabo-Frio – RJ

2012

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APRESENTAÇÃO

A planilha eletrônica é uma ferramenta muito utilizada em várias áreas do mercado de trabalho. Ela serve para organização financeira empresarial, cálculos simples e complexos e, até, para fins domésticos. O conhecimento de seu uso é fundamental para quem quer criar um diferencial no mercado de trabalho.

A planilha é composta por espaços editáveis chamados células. Cada célula recebe a nomeação de acordo com a coluna e com a linha ao qual pertence, nessa ordem. Abaixo, segue uma figura que demonstra a nomenclatura de algumas células:

A nomenclatura de cada célula é importante para se elaborar cálculos fáceis e rápidos, como veremos mais a frente.

Para executar qualquer cálculo na planilha eletrônica, deve-se antes de qualquer expressão colocar o sinal de igual (=). Segue abaixo uma tabela com símbolos e seus significados:

Operadores Aritméticos Função+ Soma* Multiplicação- Subtração/ Divisão^ Exponenciação% Porcentagem

Operadores Lógicos Função= Igual> Maior que< Menor que

>= Maior ou igual a<= Menor ou igual a<> Diferente de

Exemplo: para executar uma simples soma entre 2 e 5 na planilha eletrônica, utilizamos a expressão =2+5. Se a soma for entre células, podemos especificar o nome delas. Exemplo: =A1+C3. Isso vale para qualquer operador aritmético. Os operadores lógicos funcionam em funções lógicas, comparando

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diferentes células ou valores. Veremos a utilização desses operadores mais a frente.

Obs.: As regras de utilização de () (parênteses), [] (colchetes) ou {} (chaves), seguem a mesma regra da matemática que conhecemos. Se quisermos que uma soma seja executada antes de uma multiplicação, por exemplo, devemos colocá-la entre parênteses. Exemplo: =(2+3)*6 será igual a 30, diferentemente de =2+3*6, que será igual a 20. A mesma regra aplica-se nas prioridades de operação (adição, subtração, multiplicação e divisão).

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REFERÊNCIA RELATIVA X REFERÊNCIA ABSOLUTA

Quando queremos evidenciar uma célula em um cálculo qualquer, ou até em uma função, devemos evidenciar a coluna que ela pertence e a linha que ela pertence (como já visto anteriormente). Nesse caso, temos células como A5, B9, etc. Quando invocamos a célula dessa forma, estamos chamando a célula através de sua referência relativa, ou seja, se eu tiver em uma determinada célula, uma expressão do tipo =A1+B1, ao ser copiada para outra célula, por ser uma referência relativa, essa função irá ser alterada de acordo com a nova célula. Exemplo:

No exemplo acima, temos A1 com o valor 3, B1 com o valor 7 e C1 com a equação =A1+B1. Se a célula C1 for copiada para a célula E3, por exemplo, vamos ver o que acontece:

Quando copiamos a célula C1 para E3, a sua fórmula muda, isso porque utilizamos a referência relativa, ou seja, a referência será relativa à célula onde ela estiver. Como saber qual será a nova expressão? Simples! É só somar o deslocamento de coluna e de linha que a célula sofreu. No exemplo acima, na célula C1 temos a expressão =A1+B1. Essa célula foi copiada para a célula E3, ou seja, da célula C1 para a célula E3 temos o deslocamento de duas colunas e duas linhas. A expressão =A1+B1 sofrerá o mesmo deslocamento. A1 vira C3 (duas linhas e duas colunas depois) e B1 vira D3 (duas linhas e duas colunas depois).

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FUNÇÕES DA PLANILHA ELETRÔNICA

As funções da planilha eletrônica servem para auxiliar em cálculos complexos ou envolvendo bastantes elementos. As mais utilizadas, como as funções SOMA, MULT, MÉDIA, MÁXIMO e MÍNIMO utilizam em sua composição os : (dois pontos) ou ; (ponto-e-vírgula). Abaixo, segue um exemplo sobre a diferença desses dois símbolos:

Supondo a planilha abaixo:

Na célula D1 (que não está sendo mostrada na figura acima), temos o seguinte cálculo: =SOMA(A1:C1) e na célula D2, =SOMA(A1;C1). A diferença entre essas funções é que, na SOMA(A1:C1), está sendo considerada a célula B1 na soma, pois os : inclui no cálculo as células do intervalo de dados da função (A1 e C1) mais àquelas que estão entre elas, nesse caso, a B1. Ao utilizarmos o ; estamos incluindo no cálculo somente as funções que foram determinadas no intervalo de dados (A1 e C1), excluindo qualquer célula que não foi determinada nesse intervalo. Para somar todas as células mostradas na figura acima, a função seria: =SOMA(A1:C2). Em outras palavras, o : significa até e o ; significa e.

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Listadas abaixo, encontramos as funções mais usadas, para que servem e como defini-las:

1. FUNÇÃO SOMA

A função SOMA, como seu nome diz, é utilizada para executar a soma das células que estão em seu intervalo de dados. O intervalo de dados são as células determinadas entre os parênteses que vem logo após a função SOMA. A sintaxe da função SOMA é:

=SOMA(intervalo de dados)

O intervalo de dados é composto pelas células envolvidas no cálculo separadas por : ou ; (de acordo com a necessidade do usuário).

2. FUNÇÃO MULT

A função MULT é utilizada para cálculo da multiplicação entre as células determinadas em seu intervalo de dados. A sua sintaxe não é muito diferente da função SOMA. Basta apenas trocar o nome da função SOMA pela função MULT:

=MULT(intervalo de dados)

3. FUNÇÃO MÉDIA

A função MÉDIA é utilizada para o cálculo da média aritmética. Ele soma os valores contidos nas células do intervalo de dados e divide pela quantidade de valores. A sua sintaxe também não é muito diferente da função SOMA e MULT. Basta apenas trocar o nome da função SOMA ou MULT pela função MÉDIA:

=MÉDIA(intervalo de dados)

4. FUNÇÃO MÁXIMO

A função MÁXIMO retorna o maior valor presente nas células contidas no intervalo de dados. Sua sintaxe é:

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=MÁXIMO(intervalo de dados)

5. FUNÇÃO MÍNIMO

A função MÍNIMO retorna o menor valor presente nas células contidas no intervalo de dados. Sua sintaxe é:

=MÍNIMO(intervalo de dados)

6. FUNÇÃO MOD

A função MOD retorna o valor do resto de uma divisão. Ela divide um número pelo outro (dentro dos seus parâmetros) e, quando o resto se torna menor que o divisor, ela encerra a divisão e retorna esse resto. É muito utilizada para definir a divisibilidade de um número por outro. Sua sintaxe é:

=MOD(dividendo;divisor)

Exemplo: ao executarmos =MOD(3;2), obteremos o resulta 1, pois 3 será dividido por 2 até sobrar o resto 1, que é menor do que 2.

7. FUNÇÃO SE

A função SE é uma função um pouco diferente das funções vistas acima. Ela é uma função lógica, isso significa que ela possui somente dois valores: VERDADEIRO ou FALSO.

A função SE é muito utilizada nas planilhas eletrônicas, pois ela executa uma determinada ação dependendo se alguma condição for obtida e outra ação se essa condição não for obtida. A sintaxe da função SE é:

=SE(teste lógico;valor se verdadeiro; valor se falso)

O teste lógico é a condição que será testada na função SE. Se essa condição for satisfeita (se ela for verdadeira), a função SE se encarregará de executar o que está definido no valor se verdadeiro. Se a condição definida no teste lógico não for satisfeita (se ela for falsa), a função SE se encarregará de executar o que está definido no valor se falso. Vamos a um exemplo:

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Supondo essa parte de uma planilha eletrônica, onde temos uma coluna com nomes de alunos, uma coluna com duas avaliações (1ª avaliação e 2ª avaliação), uma coluna que executa a média dessas avaliações e uma coluna com o conceito final do aluno, determinando se ele está aprovado ou reprovado. Na coluna média, para extrair a média do aluno Fernando, por exemplo, foi executado o comando =MÉDIA(B2:C2), onde B2 encontra-se sua nota da 1ª avaliação e C2 encontra-se a da 2ª avaliação. Note que, nesse caso, não haveria diferença em utilizar =MÉDIA(B2:C2) ou =MÉDIA(B2;C2). Na coluna de conceito final, utilizamos uma função SE para definir se o aluno foi aprovado ou não, de acordo com a sua média. Se o aluno obteve a média maior ou igual a 6, seu conceito final seria APROVADO. Caso contrário, se sua média fosse abaixo de 6, seu conceito final seria REPROVADO. A função SE para executar o conceito final do aluno Fernando seria assim:

=SE(D2>=6;”APROVADO”;”REPROVADO”)

A planilha eletrônica avalia a função SE da seguinte forma: se o valor que estiver na célula D2 for maior ou igual a 6 (teste lógico), a planilha eletrônica escreverá a expressão APROVADO. Se a célula D2 for menor do que 6, a planilha eletrônica escreverá a expressão REPROVADO. A planilha escreverá APROVADO ou REPROVADO na célula onde estiver a função SE exemplificada acima.

Obs.: Nas partes valor se verdadeiro e valor se falso, se quisermos que a planilha escreva alguma informação, a colocamos entre aspas duplas (“). Se quisermos que a planilha realize algum cálculo, basta colocarmos o cálculo sem o sinal de igual e sem as aspas.

8. FUNÇÃO SE ENCADEADO

A função SE ENCADEADO nada mais é do que uma função SE dentro de outra função SE. Isso acontece quando temos além do que 2 opções e, sendo assim, necessitamos de duas ou mais funções SE. Imagine que temos a seguinte situação: o aluno em uma universidade tem o conceito de aprovado no fim do semestre, se sua nota for maior ou igual a 6; conceito de recuperação se sua nota for menor do que 6, mas maior ou igual a 4 e reprovado se sua nota for menor do que 4. Nessa situação, temos 3 opções, ao invés de 2.

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Aprovado – média maior ou igual a 6 Recuperação – média menor do que 6 e maior ou igual a 4 Reprovado – média menor do que 4

Para essa situação, uma única função SE não nos é suficiente. Temos que utilizar o SE ENCADEADO. Vamos retomar o exemplo utilizado para explicar a função SE, só que agora, para explicar a função SE ENCADEADO. Para definir o conceito final do aluno Fernando, usando essas três opções, a função SE ficaria da seguinte forma:

=SE(D2>=6;”APROVADO”;SE(D2>=4;”RECUPERAÇÃO”;”REPROVADO”)

Obs1.: As funções SE que estiverem dentro de outras funções SE estarão SEMPRE dentro do valor se falso (depois do segundo ponto-e-vírgula da função SE). Por elas se localizarem no valor se falso, não necessitamos de contradizer o teste lógico anterior. No exemplo acima, o primeiro teste lógico nos diz que D2>=6 o aluno estaria APROVADO. Se D2 não fosse maior do que 6, só nos restariam 2 opções: ou o aluno estaria de RECUPERAÇÃO ou REPROVADO. Na segunda função SE, colocamos o teste lógico como sendo D2>=4 somente. Não precisamos dizer que D2 tem que ser menor do que 6, pois a segunda função SE está localizada no valor se falso (contradizendo o teste lógico) da primeira função SE. No final, não precisamos definir mais nenhum teste lógico, pois se o aluno não está APROVADO nem está de RECUPERAÇÃO, o aluno só pode estar REPROVADO.

Obs2.: Para saber o número de funções SE que serão utilizadas, é só avaliar o número de opções menos 1. Exemplo: temos 3 opções (APROVADO, RECUPERAÇÃO e REPROVADO). Nesse caso, utilizaremos 2 funções SE.

1. FUNÇÕES E/OU

As funções E e OU são funções lógicas que são usadas com muita freqüência, em conjunto com a função SE. As funções E e OU modificam o teste lógico da função SE, executando o valor se verdadeiro caso todas as condições sejam verdadeiras (FUNÇÂO E) ou se pelo menos uma delas for verdadeira (FUNÇÃO OU). As suas sintaxes são mostradas a seguir:

=E(condição1;condição2;...)

=OU(condição1;condição2;...)

As funções E e OU são mais facilmente assimiladas por aqueles que tem o conhecimento da tabela verdade, mostrada a seguir:

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Tabela Verdade E

A B A^B

V V V

F V F

F F F

V F F

Tabela Verdade OU

A B AvB

V V V

V F V

F V V

F F F

Podemos concluir das tabelas verdades o que foi dito anteriormente: na função E teremos um caso verdadeiro se todas as opções forem verdadeiras e na função OU teremos um caso verdadeiro se pelo menos uma das opções forem verdadeiras. Vamos supor a seguinte situação: uma empresa deseja determinar em sua planilha, uma avaliação de seu primeiro e segundo semestres. De acordo com seus ganhos e prejuízos, a planilha deve determinar se a empresa obteve Lucro ou Prejuízo. As regras são: se a empresa obteve um lucro acima ou igual a R$50 mil ou uma despesa menor do que R$9 mil, a empresa obteve Lucro. Do contrário, obteve Prejuízo. A figura mostra a planilha, depois de desenvolvida:

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Como realizar a função que vai determinar a Avaliação Final do 1º Semestre e a Avaliação Final do 2º Semestre? Primeiro, vamos avaliar o Total de Ganhos e o Total de Perdas. Para se fazer o Total de Ganhos, é só somarmos as células B2 e B3. A fórmula a ser usada seria =SOMA(B2:B3). Para se fazer o Total de Perdas, é só somarmos as células B5, B6 e B7. A fórmula a ser usada seria =SOMA(B5:B7). Agora o que realmente nos interessa para esse tópico: como fazer a Avaliação Final do 1º Semestre e a Avaliação Final do 2º Semestre? Lembrando das regras, Lucro se, no 1º semestre, o Total de Ganhos for maior ou igual a R$50 mil ou o Total de Perdas for menor ou igual a R$9 mil. Do contrário, teríamos Prejuízo. Vamos analisar por partes. Primeiro, vamos fazer a condição para se obter lucro. Se isto é relacionado ao 1º semestre, teremos que avaliar as células B8 e C8 juntas (referindo-se ao Total de Ganhos de Jan-Jun) e as células B9 e C9 juntas (referindo-se ao Total de Perdas de Jan-Jun). Montando essa condição com a função OU, temos o seguinte:

=OU(B8+C8>=50000;B9+C9<=9000)

Essa função OU faz a condição de Lucro, sendo o Total de Ganhos do 1º semestre maior ou igual a R$50 mil ou o Total de Perdas menor ou igual a R$9 mil. Essa função sozinha não irá dar resultado. É preciso incluí-la no teste lógico de uma função SE que faça a distinção entre Lucro e Prejuízo. Fazendo essa função SE, ela ficaria assim:

=SE(=OU(B8+C8>=50000;B9+C9<=9000);”Lucro”;”Prejuízo”)

Simples, não? Para se fazer a Avaliação Final do 2º Semestre, é só alterar as células! Ao invés de B8+C8, usa-se D8+E8. Ao invés de B9+C9, usa-se D9+E9.

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LISTA DE EXERCÍCIOS

EXERCÍCIOS EXCEL

1. Elaborar a planilha abaixo, fazendo-se o que se pede:

Empresa Nacional S/A

Código Produto Jan Fev Mar Total 1º Trim. Máximo Mínimo Média1 Porca 4.500,00 5.040,00 5.696,00 2 Parafuso 6.250,00 7.000,00 7.910,00 3 Arruela 3.300,00 3.696,00 4.176,00 4 Prego 8.000,00 8.690,00 10.125,00 5 Alicate 4.557,00 5.104,00 5.676,00 6 Martelo 3.260,00 3.640,00 4.113,00

TotaisCódigo Produto Abr Mai Jun Total 2º Trim. Máximo Mínimo Média

1 Porca 6.265,00 6.954,00 7.858,00 2 Parafuso 8.701,00 9.658,00 10.197,00 3 Arruela 4.569,00 5.099,00 5.769,00 4 Prego 12.341,00 12.365,00 13.969,00 5 Alicate 6.344,00 7.042,00 7.957,00 6 Martelo 4.525,00 5.022,00 5.671,00

TotaisTotal do Semestre

FÓRMULAS:1ª Tabela:Total 1º Trimestre: soma das vendas dos meses de Jan / Fev / Mar.Máximo: calcular o maior valor entre os meses de Jan / Fev / Mar.Mínimo: calcular o menor valor entre os meses de Jan / Fev / Mar.Média: calcular a média dos valores entre os meses de Jan / Fev / Mar.

2ª Tabela:Total 2º Trimestre: soma das vendas dos meses de Abr / Mai / Jun.Máximo: calcular o maior valor entre os meses de Abr / Mai / Jun.Mínimo: calcular o menor valor entre os meses de Abr / Mai / Jun.Média: calcular a média dos valores entre os meses de Abr / Mai / Jun.

Totais: soma das colunas de cada mês (1ª e 2ª tabela).

Total do Semestre: soma dos totais de cada trimestre.

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2. Elaborar a planilha abaixo, fazendo-se o que se pede:

CONTAS A PAGARJANEIRO FEVEREIRO MARÇO ABRIL MAIO JUNHO

SALÁRIO R$ 500,00 R$ 750,00 R$ 800,00 R$ 700,00 R$ 654,00 R$ 700,00

CONTASÁGUA R$ 10,00 R$ 15,00 R$ 15,00 R$ 12,00 R$ 12,00 R$ 11,00 LUZ R$ 50,00 R$ 60,00 R$ 54,00 R$ 55,00 R$ 54,00 R$ 56,00

ESCOLA R$ 300,00 R$ 250,00 R$ 300,00 R$ 300,00 R$ 200,00 R$ 200,00 IPTU R$ 40,00 R$ 40,00 R$ 40,00 R$ 40,00 R$ 40,00 R$ 40,00 IPVA R$ 10,00 R$ 15,00 R$ 14,00 R$ 15,00 R$ 20,00 R$ 31,00

SHOPPING R$ 120,00 R$ 150,00 R$ 130,00 R$ 200,00 R$ 150,00 R$ 190,00 COMBUSTÍVEL R$ 50,00 R$ 60,00 R$ 65,00 R$ 70,00 R$ 65,00 R$ 85,00

ACADEMIA R$ 145,00 R$ 145,00 R$ 145,00 R$ 145,00 R$ 100,00 R$ 145,00 TOTAL DE CONTASSALDO

FÓRMULAS:Total de Contas: soma das contas de cada mês.Saldo: Salário menos Total de Contas.

3. Elaborar as planilhas abaixo, fazendo-se o que se pede:

Araras Informática - Hardware e SoftwareRua São Francisco de Assis, 123 – Resende - RJ

Nº NOME Salário Bruto

INSS Gratificação

INSS R$ Gratificação R$ Salário Líquido

1 Eduardo R$ 853,00 10,00% 9,00%2 Maria R$ 951,00 9,99% 8,00%3 Helena R$ 456,00 8,64% 6,00%4 Gabriela R$ 500,00 8,50% 6,00%5 Edson R$ 850,00 8,99% 7,00%6 Elisangela R$ 459,00 6,25% 5,00%7 Regina R$ 478,00 7,12% 5,00%8 Paulo R$ 658,00 5,99% 4,00%

FÓRMULASINSS R$: multiplicar Salário Bruto por INSS.

Gratificação R$: multiplicar Salário Bruto por Gratificação.Salário Líquido: Salário Bruto mais Gratificação R$ menos INSS R$.

Formatar os números para que eles apareçam de acordo com a planilha dada.

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4. Elaborar as planilhas abaixo, fazendo-se o que se pede:

Valor do Dólar R$ 2,94Papelaria Papel BrancoProdutos Qtde Preço Unit. Total R$ Total US$

Caneta Azul 500 R$ 0,15 Caneta

Vermelha750 R$ 0,15

Caderno 250 R$ 10,00 Régua 310 R$ 0,50 Lápis 500 R$ 0,10

Papel Sulfite 1500 R$ 2,50 Tinta Nanquim 190 R$ 6,00

FÓRMULAS:Total R$: multiplicar Qtde por Preço UnitárioTotal US$: dividir Total R$ por Valor do Dólar – usar $ nas fórmulasAlterar as colunas de acordo com a necessidade.

5. Elaborar a planilha abaixo, fazendo-se o que se pede:

Projeção para o ano de 2010Receita bruta Jan-Mar Abr-Jun Jul-Set Out-Dez Total do Ano

140.000,00 185.000,00 204.100,00 240.000,00

Despesa Líquida

Jan-Mar Abr-Jun Jul-Set Out-Dez Total do Ano

Salários 20.000,00 26.000,00 33.800,00 43.940,00Juros 20.000,00 15.600,00 20.280,00 26.364,00

Aluguel 12.000,00 20.930,00 27.209,00 35.371,70Propaganda 16.100,00 28.870,00 33.631,00 43.720,30Suprimentos 19.900,00 39.000,00 50.700,00 65.910,00

Diversos 25.000,00 32.500,00 42.250,00 54.925,00Total do Trim.Receita líquida

SituaçãoValor Acumulado do ano de despesas

FÓRMULAS:Total do Ano Receita Bruta: Soma das receitas anuais.Total do Ano Despesa Líquida: Soma das despesas anuais.

Total do Trimestre: Soma das despesas trimestrais.Receita Líquida: Receita Bruta menos Total do Trimestre.

Valor Acumulado do ano de despesas: Soma do Total do Ano de DespesasSituação:

Se Receita Líquida for menor que R$ 1.000,00, "Prejuízo Total";

Page 15: Apostila de Planilha Eletrônica

Se Receita Líquida for menor que R$ 5.000,00, "Lucro Médio";

Se Receita Líquida for maior que R$ 5.000,00, "Lucro Total'.