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Gestão Administrativa e Material de Stocks Técnicas de Apoio à Gestão Nuno Seixas 04-05-2009

Manual de Gestão Administrativa e Material de Stocks – Nuno Seixas 2

Gestão de Stocks Gestão Administrativa e Material de

Stocks


Introdução

Gestão de Stocks:

Benefícios Principais

* Optimiza o investimento nas suas existências ao minimizar os custos relacionados com transporte, encomendas e custos por falta de produtos.

* Mantém exactos e actuais os registos em inventário permanente.

* Contribui para o aumento das margens de comercialização e para a satisfação dos clientes ao reduzir tarefas de expediente, custos e falta de informação de gestão.

* Facilita a análise da oferta e da procura para uma eficiente e rentável execução do plano director da empresa.

* Ordens de transferência inter-armazéns são processadas rápida e eficientemente, com uma completa visibilidade das existências em trânsito.

* Mantém na Contabilidade Geral a contabilização do custo das vendas por grupos de produtos, armazém.

* Disponibiliza consultas rápidas à situação das existências.


Características Principais

* Possibilita a definição pelo utilizador de tipos de transacções de stocks para o controlo do impacto nos custos, forma de contabilização e impacto na quantidade existente.

* Mantém informação da quantidade física existente por empresa e armazém.

* Custeio de stocks para a Contabilidade Geral ao custo padrão corrente, custo padrão inicial, custo médio ou último custo actual

* Fornece processamento completo do inventário físico para determinar as quantidades existentes por contagem actual.

* Permite ciclos múltiplos de contagem de existências, técnicas como:

-Classificação ABC, selecção aleatória de produtos ou um ciclo pré- definido e plano de contagem regular.

* Suporta informação completa do produto ao nível de quantidade, preço, custo, vendas, encomendas e reservas.

* Permite encomendar numa determinada unidade de medida, controlar as existências noutra e vender ainda noutra. Como por exemplo comprar em contentores, controlar os stocks em embalagens e vender em unidades, metros e quilos.


Características Adicionais

* Possibilita uma análise ampla dos produtos usando códigos de grupos de produtos, assim como uma completa análise estatística em ambos os aspectos, financeiros e físicos dos stocks.

* Possibilita a informação de base requerida para os stocks relacionados com a distribuição.

* Oferece um conjunto completo de mapas e consultas.

* Permite gestão de stocks de produtos com procura independente, através dos métodos de revisão contínua e periódica disponibilizando mapas de ponto de encomenda e de revisão periódica.

* Disponibiliza a classificação ABC dos produtos segundo critérios definidos pelo utilizador.

O sistema de Gestão de Stocks

Neste fluxo processual, a aplicação de Gestão de Stocks, permite:

• A consulta, pelo armazém, dos artigos requisitados e ainda não integralmente fornecidos;


• A agregação dos artigos não fornecidos por serviço e, após consulta automática do material existente em armazém, a emissão das Guias de Entrega;

• A consulta de saídas de materiais do armazém, por serviço, por direcção / departamento, por artigo, ou entre datas;

• A satisfação parcial dos pedidos dos serviços, não se perdendo a noção dos pedidos não satisfeitos;

• A entrada, em armazém, de artigos referentes a uma Requisição Oficial;

• A consulta de entradas de artigos em armazém, por artigo, por data, por fornecedor;

• O registo de notas de devolução interna e a sua consulta, por data, por serviço ou por artigo;

• A actualização imediata de existências, quando da entrada ou da saída de materiais do armazém;

• A actualização imediata do valor das existências e do custo médio unitário dos bens em armazém;


• A valorização de todos os artigos fornecidos aos serviços;

• A consulta dos pedidos do armazém, dirigidos à secção de compras, com respectiva situação, data de requisição ao fornecedor e tempo necessário para entrega, por artigo;

• A consulta de requisições, por diferentes formas: de um artigo, entre datas, requisições não satisfeitas ou requisições dirigidas a um fornecedor;

• A verificação da evolução da "conta corrente" de um artigo, apresentando sequencialmente os diversos movimentos de entrada e saída;

• A definição de existências iniciais ou resultado de uma inventariação intermitente;

• A lista de existências reportadas, para confronto com o inventário físico dos materiais;

• A consulta de artigos com existências abaixo do ponto de encomenda (PE), distinguindo os artigos que já foram objecto de encomenda daqueles que ainda o não foram;

• O cálculo das compras a efectuar (quantidade), com base no comportamento observado do consumo durante um período anterior;


• A gestão de um classificador de artigos, por grupo e subgrupo, permitindo-se ainda a consulta por código do artigo ou por ordem alfabética;

• A localização física em armazém de cada artigo;

• A definição de artigos indispensáveis, para os quais não pode existir ruptura de stocks.

Entidades Intervenientes

Para uniformizar e simplificar a descrição do sistema de informação de gestão de stocks cito as entidades intervenientes num processo de aquisição de um bem, de um modo único e genérico, se bem que na realidade os nomes possam variar consoante a nomenclatura usada em cada organismo.

Serviço – Entidade pertencente a um Organismo e que consome bens.

Fornecedor – Entidade designada para fornecer, ou já fornecedora, de um bem.

Firma – Entidade passível de consulta para fornecimento e que pode vir a ser Fornecedor.

Economato – Serviço que gere o material em armazém e a sua entrega aos outros Serviços de um Organismo.


Compras – Serviço que efectua e gere o processo de aquisição de um bem.

Armazém – Serviço ou espaço onde são depositados, de um modo provisório, os bens adquiridos pelo Organismo.

Com estes intervenientes definidos, as várias fases que integram o fornecimento, de um bem a um Serviço, podem descrever-se do seguinte modo:

1. Quando um serviço necessita de um bem pede-o à secção de Economato através de uma Requisição interna.

2. O Economato verifica a existência do bem em armazém.

3. Se houver no Armazém o bem pretendido este é entregue ao Serviço acompanhado de uma Guia de entrega.

4. Se não houver no Armazém, dá-se início a um processo de aquisição através de um pedido à secção de Compras.

5. A secção de Compras efectua o processo de consulta ao mercado e é tomada uma decisão de aquisição de um bem a uma dada Firma, a qual é formalizada por uma Requisição oficial ou Nota de encomenda.

6. O Fornecedor, após a recepção da Requisição oficial ou Nota de encomenda, entrega o bem ao Organismo. A entrega, dependendo do


tipo de bem, pode ser no Armazém ou no Serviço. No entanto, quem acusa a recepção do bem é o Economato através da recepção da Guia de remessa/Factura do Fornecedor.

7. Após entendimento de boa recepção do bem, este é passível de pagamento.

Domínios da Gestão de Stocks

O Sistema de Gestão de Stocks tem como objectivo primordial gerir três domínios importantes:

- Gestão Administrativa de Stocks – identifica-se na prática com a gestão de Aprovisionamento, e centra-se na requisição externa. Gere todo o processo de contratação e requisição de bens e serviços.

- Gestão de Materiais – preocupa-se essencialmente com as entradas, saídas, e disposição dos materiais no armazém.

- Gestão Económica de Stocks - decidir acerca dos artigos a adquirir, assim como, das suas quantidades.


Gestão Administrativa de Stocks

GESTÃO ADMINISTRATIVA DE STOCKS

O conhecimento das existências, em quantidade e em valor, responde a várias necessidades da empresa, servindo para alimentar a contabilidade, gerir a tesouraria e gerir os reaprovisionamentos.

É indispensável o conhecimento do preço unitário dos artigos para os poder integrar no cálculo dos preços de custo dos produtos finais ou em curso. È portanto necessário que os stocks e os seus movimentos sejam correctamente valorizados.

Em termos de gestão dos stocks, o inventário permanente permite informar as quantidades e os preços unitários, bem como o valor dos consumos anuais, parâmetros de base para definir o período económico de encomenda. Por outro lado, os preços unitários informados servem de referência aos compradores permitindo determinar os preços de facturação dos artigos cedidos a outros serviços da empresa ou vendidos ao exterior. Em resumo, o conhecimento global do stock só se obtém quando se fala em unidades monetárias e não apenas em quantidades – donde a necessidade de dispor de dados quantificados e valorizados sobre stocks: os consumos, as entradas e os stocks detidos.

Os movimentos do stock devem estar concebidos de forma a assegurar o inventário contabilístico permanente, apoiado no registo validado das entradas e saídas de modo a permitir conhecer no curso do exercício, as existências em quantidade e em valor.


Assim a Gestão Administrativa de Stocks tem como objectivos:

- Registar, atempadamente, as entradas e saídas dos bens;

-Conhecer as quantidades dos diversos bens, existentes em armazém;

- Planear a entrega das encomendas dos clientes;

-Manter actualizadas as previsões de recepção de encomendas dos fornecedores;

-Analisar desvios entre as quantidades existentes e as que deveriam existir.

Desenvolve-se a 2 Níveis:

-No Armazém

-No Departamento Administrativo

NO ARMAZÉM

Preenchendo guias de entrada e de saída e fichas de armazém:

-A guia de entrada é preenchida em quadruplicado para distribuir pelos seguintes serviços:

-Gestão de stocks;

-Contabilidade;

-Compras;

-Armazém.

A guia de saída é preenchida em quadruplicado destinada a:

-Serviço requisitante;

-Gestão de stocks;


-Contabilidade;

-Armazém.

Alguns cuidados:

„ As fichas de armazém (uma para cada artigo existente em armazém) registam-se as quantidades entradas, as saídas e os stocks;

„ Conferir periodicamente, as quantidades referidas nas fichas e as existências reais em armazém.


No Departamento Administrativo:

-Controlar os stocks, comparando as existências reais com os saldos das fichas;

-Analisar os desvios verificados nas fichas;

-Comparar as existências e as previsões de novas entradas com as próximas saídas, com o objectivo de desencadear uma próxima compra.

“O SEU OBJECTIVO É CONTROLAR AS EXISTÊNCIAS”

O Serviço Administrativo deve a cada momento:

-O QUE EXISTE em stock – através da identificação dos artigos, por exemplo, utilizando códigos de barras;

-QUANTO EXISTE em stock (análise ABC) – assegurar o controlo permanente do armazém, através de:

-Armazém: registo de entradas e saídas e elaboração de fichas de stocks;

-Gestão administrativa: verificação de desvios, controlar e comparar stocks.

-Em que local (ONDE) está – facilidade de localização e arrumação, utilizando um código

TIPOS DE MOVIMENTOS MAIS CORRENTEMENTE UTILIZADOS

Os materiais dentro da empresa estão sujeitos aos mais diversos tipos de movimentos. Destes, os mais utilizados são os seguintes:

Entradas de compras – produtos provenientes de fornecedores que provocam o aumento das existências


Saídas para utilização interna – produtos requisitados para uso na própria empresa e que originam a redução das existências

Expedição – movimento de saída para o exterior que conduz à redução das existências

Transferências – movimentos entre armazéns ou entre locais de armazenagem, que não conduzem ao aumento em termos globais do inventário

Devoluções de fabricação – ou mais genericamente devoluções de utilização, compreendem movimento de entrada em stock proveniente de saídas de stock não utilizadas

Devoluções a fornecedores – movimento de saída resultante da não-aceitação de materiais provenientes de compras, mas cuja não conformidade só foi detectada após o movimento de Entrada da Compra.

A Gestão Administrativa dos Stocks controla os fluxos de informação e fiabiliza os dados recolhidos, ao mais baixo custo, através:

-Da gestão eficiente do processo de recepção

-Do registo correcto e funcional das movimentações

-Do controlo do inventário permanente

-Da gestão eficiente do processo do reaprovisionamento

-Do controlo contabilístico dos stocks.

-Gestão eficiente do processo de recepção

RECEPÇÃO

Operação de recepção tem por fim tomar conta dos artigos que são entregues ao armazém.


A recepção verifica-se segundo duas perspectivas: Quantitativa e Qualitativa.

RECEPÇÃO QUANTITATIVA

Tem por fim verificar se as quantidades recebidas correspondem às quantidades registadas na guia que o deve acompanhar.

As operações devem efectuar-se no momento da entrega, ou tão próximo deste quanto possível.

A verificação pode efectuar-se conforme o produto que se trata, por "contagem" (unidades), por "pesagem" (peso), por "medição" (volume ou capacidade).

Para o efeito, o recepcionista necessita de dispor do instrumento de medida que melhor se adeqúe a cada caso. A "contagem", "pesagem" ou "medição" pode ser exaustiva, verificando a totalidade recebida, ou por AMOSTRAGEM, quando por qualquer razão não seja exequível a verificação exaustiva.

RECEPÇÃO QUALITATIVA

Feita a recepção quantitativa, torna-se necessário verificar se as matérias recebidas estão qualitativamente conforme as especificações da encomenda. É a função da recepção qualitativa.

Geralmente, esta recepção efectua-se também à chegada ao armazém de destino, mas pode também ser feita junto do fornecedor.

A recepção qualitativa deve ser feita por pessoal tecnicamente preparado, dispondo do equipamento de verificação necessário (calibração, aparelhos de ensaio, balança de precisão, laboratório, etc.)

Tal como a recepção quantitativa, pode ser feita sobre a totalidade da mercadoria recebida, ou apenas sobre parte desta – AMOSTRA – devendo esta ser determinada de forma a oferecer segurança de que é verdadeiramente significativa do todo (universo).


– A IMPORTÂNCIA ESTRATÉGICA DOS STOCKS

Não é raro que o montante de compras atinja 50% do volume de vendas da empresa. Podemos afirmar que uma redução das encomendas, de somente 2%, ligada a uma sã gestão de stocks, conduz a uma economia de 1% sobre as vendas.

Por outro lado a introdução das novas orientações estratégicas à gestão empresarial conduziram à segmentação da intervenção das empresas no ciclo total de obtenção dos produtos, originando um aumento das aquisições de produtos semi-acabados e serviços, de modo a permitir a concentração dos activos das empresas no núcleo duro do negócio, a fim de ganhar competitividade.

A gestão dos stocks e das compras são factores de relevância na gestão actual das empresas. Mas a gestão de stocks não constitui uma célula isolada na empresa. Em resumo, a gestão de stocks, para além de uma organização própria que responda ao conjunto de economias possíveis de realizar, encontra-se, no seio da empresa, como um órgão integrado numa organização global que, caso não esteja suficientemente desenvolvida, bloqueia a sua acção e a concretização dos seus objectivos.

-NOÇÃO DE STOCK

É o conjunto de unidades de cada artigo que constitui determinada reserva aguardando satisfazer uma futura necessidade de consumo.

Por exemplo: 100 litros de água destilada, 2500 caixas de lápis, 30 kilogramas de açucar, etc

Por exemplo:

- Para o gestor de stocks o consumo de 3 kg de arroz, verifica-se quando estes saem, do armazém.


- Para o cozinheiro, o consumo dos 3 kg de arroz verifica-se quando ele confecciona uma refeição.

- Para o cliente do restaurante, o consumo do arroz, verifica-se quando ele ingere uma refeição confeccionada com arroz.

O conjunto de todos os artigos, constitui o STOCK GLOBAL da empresa.

Por exemplo:

- 120 caixas de dossiers

- 1250 caixas de lápis

- 450 caixas de borrachas

- 986 caixas de canetas

-etc

Consumo

Refere-se à saída de unidades de um artigo de armazém ou à sua utilização final.

Verifica-se quando algumas ou todas as unidades de um artigo saem do armazém. Ou verifica-se quando satisfaz a necessidade que o levou a sair do armazém.

Nomenclatura – designação e codificação

Antes de descrever os tipos de stock que existem em armazém, convém fazer a identificação dos artigos existentes em stock, ou seja conhecer um por um os artigos existentes em armazém. Os elementos que identificam os artigos em armazém designam-se por nomenclatura, ou seja, um conjunto de termos que definem com precisão os artigos


consumidos pela empresa, convenientemente registados e ordenados segundo critérios adequados. Portanto, a nomenclatura engloba a designação e a codificação.

Designação

Serve para identificar o produto através de uma descrição convencionada no âmbito da linguagem falado a escrita. Essa descrição deve ser desenvolvida a partir do geral para o particular, isto é, começando pela caracterização mais global para a mais específica do artigo ou produto.

Por exemplo: Parafuso de aço cabeça sextavada, de

10 mm.

Codificação

O Código constitui uma simplificação complementar da designação e tem por finalidade, através de símbolos (numérico, alfabético, etc), identificar de forma abreviada cada artigo.

O Código também se deve desenvolver do geral para o particular, por forma a que os últimos elementos sejam aqueles que identificam e precisam o artigo.

Ao primeiro conjunto de símbolos que estabelece a primeira divisão ou família designa-se classe e a sua articulação constitui a primeira fase da codificação, que assim toma o nome de classificação, tendo por objectivo aproximar artigos semelhantes e separar os distintos. Actualmente, a leitura óptica facilitou bastante este trabalho. Assim, o código de barras (standard do fabricante ou criado por equipamento próprio) evita a digitalização do código e a sua leitura interpretativa.


-TIPOS DE STOCKS

Numa empresa industrial podemos encontrar, basicamente, quatro tipos de stocks:

Stock de segurança ou de protecção – parte do stock global destinado a tentar prevenir rupturas de material, provenientes de:

- Eventuais excessos de consumo em relação aos previstos;

- Aumentos de prazo de entrega em relação aos que tinham sido acordados;

- Rejeições de material na sua recepção;

- Falta de material por deterioração, roubos, etc.

Stock afectado – parte do stock global que se encontra destinado a fins específicos.

Exemplo – quando um artigo, embora constitua consumo de vários serviços, é fundamental para o consumo de um deles e está a escassear, por vezes reserva-se parte do seu quantitativo retirando-a do stock normal onde fisicamente se encontra.

Stock global – toda a existência física de determinado artigo num dado momento, que é igual à soma dos stocks: normal, de segurança e afectado.

Stock máximo – valor máximo atingido pelo stock normal.

Stock mínimo – valor mínimo atingido pelo stock normal. Este stock é calculado para determinados materiais, que se destinam a garantir a existência de uma quantidade mínima.

Stock médio – valor médio das existências em determinado período de tempo.


Stock em trânsito – aquele que entra no armazém por um período de tempo limitado.

Stock de recuperados – constituído por artigos que foram devolvidos ao armazém, por não se encontrarem em boas condições de utilização e, entretanto, tornados aptos para a utilização.

Relativamente ao processo de produtivo os stocks podem classificar-se:

1. Produtos de comercialização – produtos adquiridos aos fornecedores destinados à venda.

2. Produtos de consumo – produtos adquiridos aos fornecedores para consumo interno da organização.

3. Matérias-primas ou componentes – artigos que se incorporam no produto final.

4. Materiais auxiliares – materiais que se destinam à fabricação mas que não se incorporam na produção.

5. Materiais de conservação, peças e acessórios.

6. Ferramentas.

7. Embalagens.

8. Produtos finais (produtos acabados).

As funções dos stocks:

Imaginemos que temos um reservatório de água que alguém está encarregado de encher – o fornecedor – e destinado a abastecer o consumo de água de certa família – o utilizador. Se este consumo fosse constante, o responsável pelo funcionamento do reservatório – o gestor


– não teria mais do que dar ordem ao fornecedor para que procedesse a um abastecimento de uma certa quantidade de água com uma cadência igual à do consumo, isto é, para um consumo de 1500litros/semana, ele forneceria todas as semanas 1500 litros.

No entanto, os consumos só excepcionalmente são que são regulares. O gestor é obrigado a estudar, em função do consumo, qual o nível ou stock de água mais conveniente que deve manter no reservatório, ou seja, que quantidades de água deve mandar abastecer e em que períodos de tempo.

Objectivo – não ter água de mais, o que seria um desperdício (sobredimensionamento do stock), nem de menos, o que ocasionaria faltas de água (ruptura do stock).

A função deste stock de água no reservatório (armazém) é a de constituir um amortecedor entre o consumo (ou as vendas) e os fornecimentos.

Os stocks desempenham o papel de amortecedores entre as compras e as vendas, entre as compras e a produção, nas diferentes fases da produção, e também entre a produção e as vendas.

O stock é útil porque nos defende da escassez, procurando providenciar as faltas que poderão ocorrer nos diferentes ritmos de necessidade de compra e produção, nas fases de produção, de consumo ou vendas.

Pode ser vantajoso constituir stocks com uma finalidade especulativa, isto é, comprar quando os preços estão mais baixos para revender ou utilizar quando os preços subirem.

-Evita compras frequentes de pequenas quantidades, o que é incómodo, oneroso e até, por vezes, impossível de efectuar dada a eventual indisponibilidade do fornecedor para tais entregas.


- A compra em grandes quantidades pode proporcionar reduções de preço compensadoras do custo de armazém agora acrescido.

A utilidade dos stocks tem como contrapartida os seus custos, que se subdividem em custo de compra e custo de armazenagem. Estes custos são importantes e o seu somatório corresponde ao custo total de aprovisionamento.

A Problemática da Gestão de Stocks – Produção

Quatro tipos de Stocks:

- Stocks necessários à fabricação: matérias-primas, protótipos, peças intermédias fabricadas pela empresa, etc;

- As peças de substituição para o parque de máquinas, ferramentas especiais, ferramentas e materiais consumíveis, produtos para a manutenção dos edifícios;

- Stocks dos produtos em curso de fabricação, isto é, os stocks entre as diferentes fases do processo produtivo (entre postos de trabalho);

- Os stocks de produtos acabados.

Os stocks são uma necessidade e ao mesmo tempo um pesado constrangimento financeiro.

Podemos ter stocks:

Involuntários – Devido a erros nas previsões da procura, produção acima da necessária, produção por lotes e utilização aleatória dos meios de produção.

Deliberados – Devido à produção antecipada por meio de um prazo que decorre entre a encomenda e a produção, produção


antecipada para nivelamento das flutuações da procura, stocks necessários para compensar as regularidades na gestão da fabricação, do controlo e dos transportes.

Se considerarmos o investimento que representam os stocks concluímos que é fundamental para uma empresa procurar reduzi-los o mais possível.

Por outro lado, esta redução terá que ser feita com cuidado para não criar roturas e atrasos nas entregas ao cliente, a redução de stocks está sempre associada a uma redução de prazos de produção ou a redução dos stocks está sempre associada a uma redução de prazos de entrega.

Em conclusão

PORQUE EXISTEM STOCKS NA EMPRESA?

São diversas as razões que estão na base da existência de stocks. Passamos a enumerar aquelas que nos parecem mais importantes:

- Fluxo das entradas e fluxo das saídas com diferentes ritmos

- Erros de previsão

- Produção por lotes

- Produzir mais do que é necessário

- Prazos de fornecimento e pouca habilidade na negociação dos prazos acordados

- Deficiências de qualidade

- Sistemas fabris não balanceados (diferenças de cadências entre os equipamentos) originando stocks entre as operações.

- E ainda, muitas vezes ligados ao processo do fabrico


-Produção antecipada para reduzir o prazo de satisfação dos clientes

-Produção antecipada para regular as oscilações da procura e para compensar irregularidades da fabricação (avarias, paragens, etc.)

-Mudanças de fabrico.

Para reduzir o stock é necessário reduzir o ciclo de produção, mas para isso é fundamental:

-Reduzir a dimensão dos lotes

-Fiabilizar o equipamento

-Eliminar as não conformidades

-Reduzir o tempo de mudança de série.

Os efeitos mais importantes que resultam da existência de stock são:

-Os custos ligados à sua existência

-As ineficiências que não são evidenciadas devido à sua existência.

CUSTOS ASSOCIADOS AO STOCK

Os stocks suportam, para além do custo de ruptura, duas espécies de custo: custo de passagem de encomendas para a constituição e reabastecimento a que vai somar-se o preço de compra artigos e custo de posse inerente à sua existência e que vai agravar os preços de saída de armazém.


-Custo de Passagem

O custo de passagem, que corresponde a 1% - 2% do montante total das encomendas, compreende todos os gastos devidos ao procedimento de compra, como remunerações e encargos com os agentes do aprovisionamento, estudos de mercado, despesas com negociações, redacção das encomendas, controlo dos prazos, relance aos fornecedores, controlo das entregas e conferência das facturas.

-Custo de Posse

O custo de posse do stock compreende duas categorias de despesas: o interesse financeiro dos capitais imobilizados que se situa entre 10 e 15% e os gastos de armazenagem que podem atingir 5 a 10% do valor imobilizado.

Os gastos de armazenagem são constituídos pelo custo de funcionamento dos armazéns (remunerações e encargos, iluminação e força motriz, manutenção dos locais e dos equipamentos), a amortização ou aluguer dos locais, a amortização dos equipamentos, seguros, perdas por deterioração e roubo, custo de obsolescência.

-Custo de Ruptura

A ruptura pode verificar-se nas duas actividades de produção:

- Fabricação: falta de materiais para dar continuidade ao processo produtivo

- Manutenção: falta de uma peça que origina paragem de fabrico e cuja produção não pode ser recuperada.

No primeiro caso (fabricação) podemos considerar duas espécies de ruptura:


- Ruptura potencial: detectada antes do lançamento em fabricação, origina custos de urgência e custos comerciais

- Ruptura real: detectada só após o lançamento em fabricação, obriga a outra natureza de custos, seja o custo de posse de stock de produtos em curso, o custo associado ao não cumprimento de prazos (perda da venda do produto/custo de oportunidade).

Por outro lado, o custo da ruptura em manutenção é devido à falta de uma peça de substituição o que dá origem a um conjunto de consequências financeiras que depende da peça e da máquina, da taxa de utilização da máquina e das possibilidades de reparação.

O custo de ruptura tem em conta o tempo suplementar t entre o tempo de reparação t1 com a peça existindo no stock e o tempo t2 para arrancar a instalação quando a peça não existe no stock.

Durante este tempo (t2 – t1), o custo da ruptura integra, para além do custo de posse dos produtos em curso de fabrico e do suplemento de desperdícios, a perda de produção rendível expressa em margem bruta :

Ph – Produção horária; PV – Preço de venda; Cv – Custos Variáveis

Em conclusão, para obter uma boa gestão de stocks é preciso minimizar os três factores de custo: custo de passagem das encomendas, custo dá posse do stock e custo de ruptura. Gerir um stock compreende a procura de uma solução optimizada em termos, físicos, administrativos e económicos.

Organização Documental em Suporte Digital

A organização de um bom arquivo informático na gestão de stocks permite, não só inventariar, mas também contabilizar, controlar e

Custo de Ruptura = Ph (t2 – t1) (PV – Cv)


gerir. Através dele, os serviços requisitantes passam a automatizar e normalizar as requisições internas de bens de consumo ao serviço de armazém. O requerente pode consultar as suas requisições e saber o seu grau de satisfação.

Há uma melhoria drástica do desempenho do serviço de armazém, pois a requisição interna em papel deixa de existir e a informação registada pelo serviço requisitante passa a estar disponível, automaticamente, no sistema de gestão de stocks.

Toda a gestão económica e física dos stocks (artigos cuja previsão é serem consumidos pelos serviços) é efectuada neste suporte.

Ao usar este suporte através de um software, o serviço de armazém gere as entradas, saídas e existências dos artigos em armazém, tendo em conta:

• A recepção das requisições internas de artigos dos serviços;

• A emissão das guias de entrega dos artigos aos serviços;

• O controlo das entregas, com imputação de custos aos serviços;

• A recepção dos artigos através de nota de encomenda efectuada ao fornecedor;

• O controlo das encomendas aos fornecedores e o seu grau de satisfação;

• A conta corrente dos artigos;

• As existências dos artigos e sua valorização;

• A previsão dos consumos;

• A lista de compras a efectuar;

• O nível de stock, para evitar rupturas;


• A referenciação física dos artigos no armazém;

• A classificação económica e patrimonial dos artigos de stock;

• A análise ABC.

Exemplo de Software Informático:

CARACTERIZAÇÃO DO SOFTWARE

O “Mac” é uma aplicação de apoio à actividade de gestão da manutenção, tendo como objectivo o planeamento, programação e gestão desta actividade, assim como das suas interligações com a gestão de recursos humanos, stocks, compras e subcontratação.

O “Mac” apresenta-se como um conjunto de módulos interdependentes, podendo funcionar em monoposto ou rede.

MÓDULOS

Equipamentos Gestão de Pedidos de Intervenção / Ordens de Trabalho / Contratos Lubrificação Inspecção / Manutenção Condicionada Preventiva Sistemática Gestão de Stocks Compras Estatística / Custos / Histórico


O software está disponível na versão original em Português, ou numa versão “Multilingue” em que todos os termos utilizados no software, são traduzidos através de um ficheiro existente de “Dicionário” para vários idiomas.

O “Mac” é uma aplicação de 32 bits, desenvolvida em ambiente Windows. Está disponível nas seguintes versões: “File-Server” no “Visual FoxPro” da Microsoft, utilizando a base da dados nativa desta linguagem de programação; “Cliente / Servidor” utilizando a base de dados “SQL Server” da Microsoft;

Sistemas Operativos (Multiposto);

Windows 95 / Windows 98 / Windows 2000 / Windows NT / Windows XP;

Interfaces com outros sistemas: SAP;

BAAN;

Interfaces com sistemas de Gestão de Stocks e Compras já existentes na Empresa.

Parametrização do Sistema (agrupamentos de Equipamentos) por: Sector· (estrutura arborescente a 4 níveis);

Sv. Responsável (estrutura arborescente a 4 níveis);

Código de Localização (estrutura arborescente até 10 níveis);


Módulo de Gestão de Stocks \ Compras


Gestão de Stocks com Pluri-Armazém

Consulta de Artigos de Stock (Equipamento - Sistema / Designação / Part Number e Estrutura arborescente de Famílias)

Ficha técnica de Artigo com:

Especificação de Compra do Artigo.

Informações de Compras / Requisições Efectuadas

Equipamentos / Sistema onde se encontra o Artigo.

Consumos dos Últimos anos. / Distribuição mensal do consumo.

Cálculo dos parâmetros de gestão do Artigo.

Reservas de Artigos / Gestão de Reservas

Análise de “Monos”

Análises ABC por valores de consumo / Stock médio e Stock momentâneo

Previsões de Consumos de Artigos face ao Planeamento da Manutenção.

Alertas de existências de Artigos por Sector de Manutenção

COMPRAS

Pedidos de Compras / Recepções de Compras

Propostas de Compras de Artigos

Contratos de Compras de Artigos de Stock

Gestão de Compras

Gestão de Consultas / Mapas Comparativos de Propostas


Notas de Encomenda

Análises de Fornecedores.

Análises Estatísticas a ficheiros de Compras


Gestão Material de Stocks

Gestão Física de Stocks

A gestão física de stocks preocupa-se, por um lado, com a organização do espaço físico ocupado em armazém e por outro com a conservação e movimentações necessárias desde a recepção dos materiais, até à sua entrega aos utilizadores internos ou clientes externos.

Compreende a definição:

- Do layout de implantação dos armazéns

- Do plano de arrumação dos materiais

- Dos meios de movimentação associados

- Do plano de conservação dos materiais

O Armazém:

Local onde se guardam os artigos que formam o stock da empresa.

O armazém deverá ter as dimensões adequadas para colocar os produtos à disposição do empresário, para que, sempre que seja necessário, seja fácil aceder a diferentes tipos de artigos.

Operações da gestão de stocks

- Armazenagem

- A gestão de entradas e saídas

- Os inventários


Armazenagem

Os stocks são colocados num armazém a fim de os arrumar no período entre a sua recepção e a sua disponibilização. Para esta gestão temos dois tipos de organização:

- Gestão mono-armazém: todos os produtos são armazenados e geridos num único armazém.

- Gestão multi-armazém: com o objectivo de minimizar as movimentações, repartem-se os stocks por vários locais de armazenagem (cada armazém agrupa um tipo de stock: produtos acabados, matérias-primas, etc.)

-Gestão das entradas e saídas, a cada momento de entrada ou saída deve corresponder sempre uma transacção. A situação ideal é a informática, pois a qualquer momento sabemos qual o ponto de situação dos nossos stocks.

A relação entre as quantidades realmente em stock e as quantidades indicadas pela gestão de stocks depende do rigor com que são feitos os movimentos.

Os elementos fundamentais da política de armazenagem resultam de três análises:

- A segmentação dos artigos em stock por classes de produtos;

- A possibilidade de recolher as informações necessárias e o seu custo;

- A natureza do processo e do sistema logístico.

A segmentação dos artigos em stock

-Possuindo as empresas dezenas, centenas ou milhares de artigos em stock, não podem gerir cada um deles individualmente.


-As encomendas poderão em determinados casos, ser agrupadas por famílias de artigos tendo em conta:

- O fornecedor;

- A natureza do artigo;

- Valor dos artigos em stock (valor do consumo durante um período)

No valor dos Artigos em Stock dividem-se os artigos em stock, em três classes:

A classe A: 75 a 85% do consumo; 15 a 25% dos artigos.

A classe B: 10 a 20% do consumo; 25 a 35% dos artigos.

A classe C: 5 a 10% do consumo; 50 a 60% dos artigos.

Esta classificação é uma variação da Lei de Pareto, chamada dos 80/20 (20% dos artigos em stock representam 80% do valor e vice-versa). Estas três classes A, B e C deverão, como é evidente, ser geridas separadamente.

Os produtos A:

São geridos de uma forma precisa, geralmente através de um inventário permanente, pois o seu impacto sobre os custos é determinante.


Os produtos B:

São geridos de acordo com sistemas mistos, combinando as vantagens dos métodos que utilizam a quantidade económica ou a periodicidade fixa, com as vantagens de um inventário intermitente.

Os produtos C:

São geridos por um inventário intermitente e/ou de periodicidade fixa e/ou quantidades fixas de reaprovisionamento.

O sistema deverá ser o mais simples e o menos oneroso possível, pois geralmente os produtos C têm um elevado stock mínimo de segurança elevado.

Esta segmentação com base num critério de valor não coloca em evidência o aspecto estratégico de certas peças em stock, particularmente nos casos em que fazem parte de nomenclaturas complexas e em que são indispensáveis à montagem de peças, subconjuntos e conjuntos de produtos. Estas peças estratégicas deverão ser geridas como os artigos da classe A.

A gestão por fichas

As fichas deverão ser completas, ou seja reunir toda a informação possível e serão agrupadas num só local.

Serão actualizadas por um grupo independente dos armazéns.

Este grupo será o implementador da política de stocks e aos armazéns caberá apenas a sua execução.

Sistemas informatizados

O computador pode:

- Gerir todos os movimentos feitos nas fichas;


- Calcular

- A quantidade económica

- O ponto de encomenda

A partir de dados históricos ou previsionais e utilizando as fórmulas estatísticas que lhe fornecemos.

- Efectuar análises do stock, como por exemplo, a análise ABC quantidades saídas de um artigo x custo = valor saído durante o período

- Desencadear encomendas de reaprovisionamento (em função do programado) aos fornecedores, e efectuar uma escolha entre os vários fornecedores em função dos seus desempenhos.

- Preparar os documentos (pedidos de compra, encomendas de compra)

- Elaborar todos os tipos de estatísticas

- Permitir a integração de várias tarefas. Por exemplo:

- Confrontar e controlar as remessas recebidas com as encomendas que foram feitas;

- Pagar aos fornecedores;

- Efectuar as previsões de tesouraria relativamente às despesas.

Inventários

A todo o momento o gestor deve conhecer a posição actualizada dos stocks para cada referência, em quantidade e por local.

Para verificar a qualidade do estado dos stocks (diferença entre o stock real e o registo informático do stock), é necessário efectuar inventários e evidentemente actualizar o registo informático.


Um inventário consiste numa operação de contagem física dos artigos nas prateleiras do armazém.

Tipos de inventários:

-inventário permanente;

-inventário intermitente;

-inventário rotativo

Inventário permanente:

Consiste em manter permanentemente actualizadas as quantidades de cada artigo em stock através das transacções.

Inventário intermitente:

É efectuado uma vez por ano e no final do ano contabilístico. Efectua-se para todos os artigos da empresa o que implica uma apreciável carga de trabalho que pode perturbar a sua actividade.

Inventário rotativo:


Consiste em examinar o stock por grupos de artigos e verificar a sua exactidão em termos de quantidades e localização desses artigos.

A frequência de realização deste inventário é diferente consoante o tipo/importância do artigo.

Para encomendar, temos que saber onde. Ou então, quais os fornecedores em que podemos encomendar um determinado tipo de produto. Para isso é necessário constituir uma base de dados de fornecedores. Quais os elementos que consideramos importantes registar numa base de dados de fornecedores?

O nome do fornecedor;

A morada;

O contacto telefónico;

O tipo de produto;

O prazo de entrega;

O prazo de pagamento;

O transporte que utiliza;

A Informática e o Aprovisionamento

A utilização da informática no aprovisionamento permite que a tomada da decisão seja pronta e eficaz, tanto nas compras, ao tratar dos dados sobre o mercado fornecedor, variedade de artigos e dos seus preços, etc., como na gestão dos stocks, na prevenção das rupturas, na vigilância dos prazos de entrega, etc.

As principais aplicações de informática nas compras são, sobretudo, a existência de um ficheiro de artigos e de um ficheiro de fornecedores, a gestão das encomendas aos fornecedores e a gestão das encomendas das fábricas.


Ficheiro de artigos:

Um ficheiro de artigos deve poder registar, a todo o momento, a totalidade de artigos existente em stock e, para cada um deles:

- Nome do artigo

- Nomenclatura

- Formas comerciais do produto

- Propriedades

- Acondicionamento

- Utilização na empresa

- Produtos de substituição

- Fornecedores possíveis

- Encomendas passadas

Ficheiro de fornecedores:

Deve conter:

- Nome do fornecedor

- O seu código

- Números de telefone e de fax

- Nome do empregado a contactar

- Principais produtos que fornece

- Contactos anteriores

- Informações diversas: encomendas realizadas, solidez financeira, etc.


Para que os ficheiros possam estar actualizados, torna-se necessário:

No ficheiro de artigos

Acrescentar uma nova referência

Modificar as características que definem um produto ( a designação, o preço, … )

Retirar um artigo que deixou de ser consumido/vendido

Solicitar ou responder à procura de qualquer artigo

Listar todos os artigos triados sob qualquer critério

No ficheiro de fornecedores

Juntar ou suprimir um fornecedor de determinado artigo

Introduzir ou alterar o preço do artigo apresentado por qualquer fornecedor

Introduzir outras informações relevantes

A gestão das encomendas aos fornecedores:

Decorre desde o envio da nota de encomenda até ao pagamento ao fornecedor, de acordo com os seguintes passos:

- Envio da nota de encomenda

- Confirmação da recepção da nota de encomenda

- Anulação eventual da nota de encomenda

- Vigilância do prazo de entrega

- Entrada do artigo em armazém

- Recepção e verificação da factura


- Emissão da ordem de pagamento

Também será conveniente a verificação do volume de negócios do fornecedor, assim como do seu cumprimento dos prazos de entrega e ainda da qualidade dos artigos.

A gestão das encomendas das fábricas:

Vai desde a recepção da encomenda até à colocação à disposição do requisitante, o que decorre nas fases seguintes:

- Recepção da encomenda

- Saída desta de armazém

- Emissão da nota de saída de armazém

Existem um número enorme de aplicações possíveis da informática no que respeita à gestão de stocks.

Cálculo da quantidade económica da encomenda:

Através de um programa informático é possível proceder à determinação da quantidade económica da encomenda. Torna-se necessário analisar os resultados obtidos em função das circunstâncias em que se encontra o stock em estudo. Isto é, há que encarar esse valor como imprescindível para a gestão.

Periodicidade económica da encomenda:

É simples de calcular, utilizando o computador, este período que é aquele em que se consome a quantidade económica de encomenda, recorrendo a uma fórmula informatizada.


Stock activo:

É a parte do stock normal, constituída por artigos que, ocupando um determinado espaço, em armazém, se destinam à satisfação imediata das necessidades correntes dos utilizadores.

Estes podem ser facilmente determinados pelos registos de entrada, saída e saldos dos stocks.

Previsão dos consumos:

São morosas de efectuar em gestão manual pelas grandes quantidades de valores utilizados, tornam-se relativamente simples quando se utiliza a informática, recorrendo a uma aplicação própria

Vigilância do nível de stock:

Tem por finalidade acompanhar a evolução dos stocks de modo a evitar rupturas, mantendo o nível destas tão reduzidas quanto possível. Para esse efeito é necessário:

- Conhecer as existências em armazém,

- O número de unidades do stock que foram encomendadas e ainda não recebidas,

- O valor do stock de segurança

O Custo Total de Aprovisionamento

O custo total de aprovisionamento (CTA) inclui todos os encargos de adquirir, encomendar e possuir os stocks, ou seja, custos de:


- Aquisição (ou compra)

- Efectivação da encomenda (ou realização da encomenda)

- Posse dos stocks (ou armazenagem)

Custo de compra (C1):

Inclui

▪ A preparação das requisições;

▪ A selecção de fornecedores;

▪ A negociação;

▪ Os transportes;

O custo de compra (C1) é igual ao número de unidades compradas por ano (N) vezes o preço médio unitário do artigo em causa (p), o qual resultará de um a média de todos os preços praticados durante o ano.

C1 = N x p

Exemplo:

Se forem comprados 1000Kg de uma dada matéria prima durante o ano N e se o preço médio por quilo for, nesse período de tempo, de 80€, então

C1 = N x p

C1 = 1000 x 80

C1 = 80.000€


Para minimização deste custo, o gestor de stocks deve procurar satisfazer três condições de redução de p (uma vez que as urgências do consumo/produção determina N):

- Reduzir tanto quanto possível as compras de urgência, porque estas contribuem para a subida dos preços – a prioridade principal passa a ser a rapidez da entrega da encomenda e não o preço.

- Tentar evitar prazos de pagamento longos porque conduzem a preços de encomenda mais elevados.

- Organizar as compras de modo a centralizá-las, porque aumenta o poder negocial da empresa.

Custo de realização da encomenda (C2):

É igual ao custo de realização de uma encomenda (E) vezes o número de encomendas efectuadas durante um ano.

C2 = E x n.º encomendas

O valor E obtém-se somando todos os gastos efectuados directamente e indirectamente com a realização das encomendas e dividindo-os pelo número anual de encomendas:

- Encargos salariais, relativos ao tempo de trabalho prestado na execução da encomenda, incluindo subsídios recebidos, pagamentos à segurança social, etc.

Nem sempre é fácil determinar com exactidão os tempos que os empregados atribuíram à tarefa das compras e não a outras.

-Encargos com material utilizado na realização das encomendas (papel, esferográficas, impressos das notas de encomenda, clipes, borrachas, etc);


- Amortizações das instalações e equipamentos do sector das compras;

- Custos indirectos relacionados com a encomenda, como os de aquecimento, iluminação, telefonem, fax, e-mails, selos, etc, que só aproximadamente e por cálculos indirectos poderão ser afectados às compras.

O somatório destes custos dá-nos o custo total anual das encomendas, o qual dividido pelo número de encomendas realizadas no mesmo período de tempo é igual ao custo de realização de uma encomenda (E). Se considerarmos que frequentemente numa encomenda (nota de encomenda) existe mais do que um artigo pedido, então deverá ser considerado o número anual de artigos encomendados em vez do número anual de pedidos.

Custo de armazenagem (C3):

Envolve a taxa de posse dos stocks e o valor do stock médio.

A taxa de posse dos stocks é constituída por:

a) As despesas relativas aos armazéns;

b) Juros do capital imobilizado em stocks;

c) Desvalorização do stock.


Sistemas de Codificação dos Armazéns:

EDI (Electronic Data Interchange)

EDI significa troca estruturada de dados através de uma rede de dados qualquer e pode ser definida como o movimento electrónico de documentos standard de negócio entre ou dentro de empresas. A EDI utiliza um formato de dados estruturados de recolha automática que permite que os dados sejam transformados sem serem reintroduzidos. Este método é seguro, visto a transmissão de dados ser feita por algoritmos de codificação ou por assinatura digital. Este sistema está intimamente ligado com a troca de informações entre parceiros comerciais. Num hipermercado, é possível a logística usufruir da EDI, ligando a sua base de dados directamente à do fornecedor. Esta é uma forma de satisfazer as necessidades a nível dos stocks. A EDI funciona sem interacção humana e de uma forma rápida, visto que está ligada ao sistema informático da cadeia, interligando e interagindo com as áreas do hipermercado, tais como as caixas registadoras, os produtos nas prateleiras e no armazém, entre outros. A informação é transmitida ao mesmo tempo que o processo é realizado.

As grandes vantagens da utilização da EDI, em cadeias de hipermercados,são:

-A grande diminuição dos stocks nos armazéns. Como a compra de novo stock ao fornecedor é feita na altura da requisição, visto sair logo a nota de encomenda, o tempo de reabastecimento diminui significativamente, implicando uma diminuição dos stocks armazenados e dos próprios armazéns;

-Contribui para operações do tipo just in time no hipermercado. Toda a informação é transmitida ao mesmo tempo que o processo é realizado;


-Diminuição de erros no processamento dos documentos, visto que é tudo informatizado;

-Diminuição do lead-time, visto que o tempo que decorre desde o processamento de uma encomenda até à sua colocação na prateleira para venda diminui.

Código de Barras

Numa monografia, Yanina (s.d.) dá informação detalhada sobre códigos de barras. O documento inclui uma breve introdução sobre a estrutura, aplicação e vantagens dos códigos de barras. Segue-se a definição de código de barras e dos termos símbolo e simbologia a ele associados. Esta é uma ferramenta que serve para armazenar informação e dados que podem ser nele reunidos de forma rápida e com grande precisão. Nas secções seguintes são descritas as vantagens e benefícios dos códigos de barras: impressão a custos baixos, percentagem reduzida de erros, rapidez na recuperação de dados, equipamentos de leitura e impressão flexíveis, fáceis de ligar e instalar; melhor controlo de entradas e saídas, introdução de novas categorias e precisão de informação. São enunciadas as aplicações desta ferramenta e algumas actividades que exemplificam como um código de barras melhora a produtividade e rentabilidade de um negócio, quer se trate de fabricação, transporte, venda a retalho e muitas outras actividades. É definida a simbologia no código de barras, sua importância e caracterizados os vários tipos existentes. Explica-se o porquê dos diferentes tipos de simbologia e os factores que lhes estão associados. As simbologias são de uma (1D) e duas dimensões (2D). Na simbologia de uma dimensão existem dois sistemas de codificação: o UPC (Universal Product Code) e o EAN (European Article Numbering). Dentro


desta dimensão encontram-se o EAN 13 e 8, os códigos 39 e 128, intercalado 2 em 5, codabar e posnet. A simbologia da segunda dimensão é um complemento da simbologia da primeira dimensão e tem como exemplos os códigos PDF417 e MaxiCode. Na secção sobre a leitura dos códigos de barra é explicado o procedimento e apresentados três sistemas de a realizar: entrada de dados pelo teclado, leitores portáteis com ou sem memória e leitores de radiofrequência. É explicada a necessidade de uma compatibilidade entre os leitores e os programas para computador, de modo que se possa ter acesso à informação contida no código de barras. Existem diversos tipos de leitores, descritos na monografia quanto ao seu modo de uso e realçando as suas vantagens e desvantagens. Leitores tipo lápis, de ranhura ou slot, do tipo CCD e CCD de aproximação; de laser de aproximação e do tipo pistola, fixo e fixo omnidireccional, autónomos e de códigos de barras de 2D. A última secção apresenta uma visão do futuro onde o código de barras poderá ter o seu papel diminuído pela generalização do uso dos sistemas electrónicos, dos quais são abordadas algumas vantagens e aplicações.

Identificação por Rádio Frequência (RFID)

A RFID (Radio Frequency Identification) utiliza etiquetas eléctrónicas ou de RFID que emitem um Código Electrónico do Produto (EPC, Eletronic Product Code)(Sudré, 2005). Esta tecnologia tem vindo a ser usada cada vez mais em diversos ramos, mas o que a torna realmente interessante é o facto de ser cada vez mais apontada como uma substituição do código de barras, permitindo um maior controlo logístico numa cadeia de hipermercados. As vantagens das etiquetas electrónicas são, por exemplo: codificação em ambientes hostis; codificação de produtos em que o código de


barras não é eficiente; colocação no interior do produto; colocação em superfícies posteriormente pintadas ou com outro tipo de acabamento; leitura sem contacto; leitura sem abertura da embalagem; baixo tempo de resposta; e captação da informação com a etiqueta em movimento. Entre as utilizações correntes desta tecnologia contam-se o controlo de segurança das saídas de estabelecimentos e nas «vias verdes». Para além da utilização pelas cadeias de hipermercados para identificar os produtos na recepção, as etiquetas electrónicas permitem, também: o controlo das existências em tempo real; a determinação e identificação dos pontos de perdas de mercadoria; e o controlo das paletes. Uma das grandes desvantagens das etiquetas electrónicas é o seu custo elevado em relação às de código de barras (Dâmaso, 2005 e Sudré, 2005). Há ainda o problema das faixas de frequência para leitura das etiquetas, estarem a ser definidas para cada região, o que é uma dificuldade no comércio internacional; não se detectar a passagem de mercadoria cuja informação não foi lida; o efeito da exposição humana às ondas de rádio; e a utilização em produtos metálicos ou com componentes metálicos


Valorimetria das Existências

CRITÉRIOS VALORIMÉTRICOS

1. Critérios de Valorimetria

Disponibilidades

As disponibilidades em moeda estrangeira são expressas no

balanço do final do exercício ao câmbio em vigor nessa data.

Existências

As existências serão valorizadas ao custo de aquisição ou ao custo

de produção.

Custo de aquisição de um bem - soma do respectivo preço

de compra com os gastos suportados directa ou

indirectamente para o colocar no seu estado actual e no

local de armazenagem.

Custo de produção de um bem - a soma dos custos das

matérias-primas e outros materiais directos consumidos, da

mão-de-obra directa, dos custos industriais variáveis e dos

custos industriais fixos necessariamente suportados para o

produzir e colocar no estado em que se encontra e no local

de armazenagem.


Nota: Os custos de distribuição, de administrações

gerais e os financeiros não são incorporáveis no custo de

produção.

Se o custo de aquisição ou de produção for superior ao preço de

mercado, será este o utilizado, também nos casos em que haja

obsolescência, deterioração física parcial, quebra de preços, bem como

outros factores análogos, deverá ser utilizado o preço de mercado.

Relativamente aos subprodutos, desperdícios, resíduos e refugos

serão valorizados pelo valor realizável líquido, se a empresa não

conseguir aplicar outro critério mais adequado.

Definições:

Preço de mercado – Diz respeito ao custo de reposição ou ao valor

realizável líquido, conforme se trate de bens adquiridos para a produção

ou de bens para venda.

Custo de reposição de um bem - valor que a empresa teria de

suportar para o substituir nas mesmas condições, qualidade, quantidade

e locais de aquisição e utilização.

Valor realizável líquido de um bem - preço de venda esperado

deduzido dos necessários custos previsíveis de acabamento e venda.

Como métodos de custeio das saídas adoptam-se os seguintes:


a) Custo específico;

b) Custo médio ponderado;

c) FIFO;

d) LIFO;

e) Custo padrão.

As existências poderão ser valorizadas ao custo padrão se este for

apurado de acordo com os princípios técnicos e contabilísticos

adequados; de contrário, deverá haver um ajustamento que considere os

desvios verificados.

Situações especiais:

Quando, nas explorações agrícolas, pecuárias e silvícolas, a

determinação do custo de produção acarretar encargos

excessivos, o critério a adoptar para a valorização das existências

produzidas será o do valor realizável líquido deduzido da margem

normal de lucro.

Nota: O mesmo critério, na falta de outro mais adequado, será

também aplicável aos bens adquiridos sujeitos a crescimento

natural, mas deverá ser rejeitado nos casos dos bens comprados

que se mantenham no seu estado original.


Nas indústrias extractivas, o critério a adoptar para a valorização

das existências extraídas será o do custo de produção se não

acarretar encargos excessivos ou, em caso contrário, o valor

realizável líquido deduzido da margem normal de lucro.

Nas indústrias piscatórias, o critério a adoptar para a valorização

das existências capturadas será o custo de produção se não

acarretar encargos excessivos ou, em caso contrário, o valor

realizável líquido deduzido da margem normal de lucro.

As mercadorias existentes em estabelecimentos de venda a

retalho, quando em grande variedade, podem ser valorizadas aos

respectivos preços ilíquidos de venda praticados pela empresa, à

data do balanço, deduzidos das margens de lucro englobadas

naqueles preços, exactas ou com suficiente aproximação.

Apenas para este efeito e dentro das mesmas condições,

consideram-se também como estabelecimentos de venda a

retalho aqueles em que, predominantemente, se vendam a

revendedores pequenas quantidades de cada espécie de

mercadoria em cada transacção.

Nas actividades de carácter plurianuais, designadamente

construção de edifícios, estradas, barragens, pontes e navios, os

produtos e trabalhos em curso podem ser valorizados, no fim do

exercício, pelo método da percentagem de acabamento ou,


alternativamente, mediante a manutenção dos respectivos custos

até ao acabamento.

Nota: As matérias-primas e de consumo podem ser consideradas no activo, por uma quantidade e um valor fixos, desde que simultaneamente se satisfaçam as seguintes condições:

a) Sejam frequentemente renovadas;

b) Representem um valor global de reduzida importância para

a empresa;

c) Não haja variação sensível na sua quantidade, no seu valor

e na sua composição.

AASSPPEECCTTOOSS GGEERRAAIISS DDOO CCÓÓDDIIGGOO DDOO IIRRCC

Os critérios valorimétricos previstos no artigo 25º do Código do IRC

são sensivelmente idênticos aos preconizados pelo POC.

Assim, “os valores das existências a considerar nos proveitos e

custos a ter em conta na determinação do resultado do exercício são os

que resultam da aplicação dos critérios que utilizam:

Custos efectivos da aquisição ou produção;

Custos padrões apurados de acordo com os princípios e técnicas

contabilísticas adequadas;

Preços de venda deduzidos da margem normal de lucro;

Valorimetrias especiais para as existências tidas como básicas

ou normais.”


Vimos que o custo de aquisição engloba não só o preço de compra

mas também os gastos adicionais de compra. o custo de produção

engloba o custo das matérias primas e outras matérias consumidas, da

mão de obra directa, dos custos fixos e variáveis. Os custos fixos

poderão ser imputados ao custo de produção tendo em conta a

capacidade normal dos meios de produção (sistema de imputação

racional).

Não é permitido quer pelo POC quer pelo CIRC a utilização do

sistema de “Custeio Variável”

No que se refere á utilização dos custos padrões o Fisco permite-

os, desde que apurados de acordo com os princípios técnicos e

contabilísticos adequados. Contudo, sempre que a utilização de custos

padrões conduza a desvios significativos, poderá a DGI efectuar as

correcções adequadas tendo em conta o montante das vendas e das

existências finais e grau de rotação das existências.

A utilização de valorimetria a preços de venda deduzidos da

margem normal de lucro, só será aceite nos sectores de actividade em

que o cálculo do custo de aquisição ou de produção se torne

“excessivamente oneroso” ou “não possa ser apurado com razoável

rigor”. Contudo, nos casos em que a margem normal de lucro não seja


facilmente determinável, a dedução ao preço de venda não pode ser

superior a 20%.

Nas empresas industriais, não sujeitas a inventário permanente, em

relação ao exercício de 2000 e seguintes, e porque se torna

excessivamente oneroso o cálculo de custos de produção, propomos,

como critérios valorimétricos:

- para matérias primas e mercadorias, o custo de aquisição;

- para produtos acabados, o preço de venda deduzido de

20%;

- para produtos e trabalhos em curso, a percentagem de

acabamento de produto multiplicado por 80% do preço de venda.

Imobilizações

O activo imobilizado deve ser valorizado ao custo de aquisição ou

ao custo de produção, devendo estes serem determinados de acordo

com as definições adaptadas para as existências..

Quando os respectivos elementos tiverem uma vida útil limitada,

ficam sujeitos a uma amortização sistemática durante esse período.

No caso dos investimentos financeiros representados por partes de capital em empresas filiais e associadas serão registados de acordo com um dos seguintes critérios:


a) Pelo seu valor contabilístico (custo de aquisição), sem

quaisquer alterações;

b) Pelo método da equivalência patrimonial, sendo as

participações inicialmente contabilizadas pelo custo de aquisição, o qual

deve ser acrescido ou reduzido:

b1) Do valor correspondente à proporção nos resultados

líquidos da empresa filial ou associada;

b2) Do valor correspondente à proporção noutras

variações nos capitais próprios da empresa filial ou

associada.

Os registos contabilísticos das situações referidas na alínea b) terão as seguintes contrapartidas:

a) Os lucros e os prejuízos imputáveis à participação na

empresa filial ou na associada serão contabilizados, respectivamente,

como ganhos financeiros e como perdas financeiras;

b) Os valores imputáveis à participação noutras variações dos

capitais próprios da empresa filial ou associada serão contabilizados na

conta 553 «Ajustamentos de partes de capital em filiais e associadas

Outras variações nos capitais próprios».

Se no exercício seguinte se verificar que os lucros imputados

excederam os lucros atribuídos, a empresa participante deve levar a


diferença à conta 552 «Ajustamentos de partes de capital em filiais e

associadas - Lucros não atribuídos».

Quando as partes de capital em empresas filiais e associadas e os

restantes investimentos financeiros, qualquer deles tiver, à data do

balanço, um valor de mercado ou de recuperação inferior ao registado

na contabilidade, este deverá ser objecto da correspondente redução,

por intermédio da rubrica apropriada da conta 49 «Provisões para

investimentos financeiros», que nestes casos terá contrapartida na

rubrica apropriada da conta 554 «Ajustamentos de partes de capital em

filiais e associadas - Depreciações» e 684 «Custos e perdas financeiros

- Perdas para aplicações financeiras», respectivamente.

A valorização de qualquer elemento do Activo do Balanço de uma empresa tem reflexos naturais ao nível dos seus Resultados pelo que os critérios de valorização dos stocks têm de ser ponderados com toda a prudência.

Os critérios de valorização correntemente utilizados são os seguintes:

1 – Custo médio ponderado

A utilização deste critério faz distribuir por todos os artigos em stock com o mesmo código, as alterações de custo resultantes de novas entradas. Obtendo-se assim uma Valorização ao mesmo custo de todos os artigos desse código.

Custo Médio ponderado = Valor do Stock + Valor da Entrada

Qte. Em Stock + Qte. Entrada


2- Custo standard

É fixado um valor standard para cada artigo de stock. Todos os movimentos se processam com base no valor estabelecido para o período de referência (normalmente 1 ano). Os desvios, entre os valores reais e o standard fixado, vão a contas de desvios e são regularizados no final do exercício.

3 – LIFO – Last in First Out

Este critério assume que o último lote que entrou será o primeiro a sair. Os artigos iguais são valorizados de acordo com o lote que esteve na origem da sua entrada. As saídas são valorizadas em função do lote movimentado na ordem inversa da sua entrada (último a entrar - primeiro a sair). Este critério conduz a uma tendência de inflacionamento do custo dos produtos produzidos, uma vez que se utilizam sempre os lotes mais recentes existentes em stock. Em contrapartida as existências são tendencialmente subavaliadas, uma vez que se mantém os lotes mais antigos que integram o stock.

4 – FIFO – First in First Out

É exactamente o inverso do anterior, provocando efeitos contrários aos apontados. As existências têm tendência a ser sobreavaliadas e as imputações aos produtos conduzem tendencialmente à sua subvalorização.

5 – NIFO – Next in First Out

Segue a mesma lógica do LIFO, considerando que as saídas se efectuam ao valor de mercado. Este critério afecta sobretudo a valorização dos produtos onde são imputados os artigos movimentados.


Bibliografia:

Zermati, P. (1996). A Gestão de Stocks. Lisboa: Editorial Presença

Lysons, C. K. e Wahnon, R. (1990). Aprovisionamento na Empresa. Lisboa: Presença

www.lusodata.pt

www.pmelink.pt

www.quidgest.pt

www.airc.pt

www.logisformacao.pt

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