Alessandro Almeida | www.alessandroalmeida.com 12/03/2014

1° Semestre de 2014

SIN-NA7

Basta somente identificar a necessidade (independente de onde ela surgiu), priorizar e iniciar o projeto?

Basta somente identificar a necessidade (independente de onde ela surgiu), priorizar e iniciar o projeto?

Não! Ainda falta uma etapa muito importante...

Resposta para a pergunta...

O que podemos esperar deste projeto?

Em aulas anteriores, falamos sobre analisar o retorno do projeto, após o seu encerramento

Mas a empresa só consegue analisar o retorno do projeto quando avaliou previamente o resultado esperado

Através da avaliação é possível determinar se o projeto é viável

Tomada de decisão: Faz sentido realizar o projeto?

Você pode analisar a viabilidade através da criação do Business Case

Business Case

Ferramenta que permite avaliar, de forma estruturada, os benefícios de determinada iniciativa, apoiando a tomada de decisão sobre a realização ou não

O Business Case provoca a reflexão dos benefícios em diversos pilares... Financeiro (por exemplo: ROI e VPL)

Estratégico

Imagem

Melhoria operacional

Etc. Há diversos exemplos e templates disponíveis

na Internet

Reflexão...

Como o projeto ainda não começou, quem é o responsável pela Análise de Viabilidade?

Se eu, Gerente de Projeto, vou atuar somente quando estiver tudo aprovado, por que preciso saber deste negócio?

A gestão do projeto é um fator crítico

para a empresa obter o retorno

esperado!

Os projetos resultantes das análises de viabilidade irão compor um portfólio...

Projetos semelhantes podem fazer parte de um programa...

Vish... Até agora tava fácil...

Esforço temporário empreendido para criar um produto, serviço ou resultado único.

PMBoK, 4ª edição

Grupo de projetos relacionados gerenciados de modo coordenado para a obtenção de benefícios e controle que não estariam disponíveis se eles fossem gerenciados individualmente

The Standard for Program Management, Third Edition

Conjunto de projetos ou programas agrupados para facilitar o gerenciamento, a fim de atender aos objetivos estratégicos de negócios

Os projetos ou programas do portfólio podem não ser necessariamente interdependentes ou diretamente relacionados The Standard for Portfolio Management, Third

Edition

Planejamento Estratégico

Objetivo A Objetivo B Objetivo C

Portfólio

Projeto Projeto Programa

Projeto

Projeto

A aplicação destes conceitos potencializam a governança dos projetos...

Melhor gestão (equipe, riscos, recursos, etc.)

+ Transparência

+ Controle

+ Probabilidade de sucesso

Porque o seu projeto não é a única coisa acontecendo na empresa...

Seu projeto não é a única coisa acontecendo na empresa

Os projetos concorrem com as atividades do dia a dia (rotina ou operação)

Como sua empresa se organiza para conciliar os projetos com a operação?

Hierarquia em que cada funcionário possui um superior bem definido

Os funcionários são agrupados por especialidade Produção

Engenharia

Marketing Em um projeto, cada departamento fará o

seu trabalho de modo independente dos outros departamentos

Presidente

Diretor de Produção

Gerente de Engenharia

Gerente de Produção

Gerente de Controle da Qualidade

Diretor de RH

Gerente de Gestão de

Pessoas

Gerente de Departamento

Pessoal

Gerente de Treinamentos

Diretor Financeiro

Gerente da Contabilidade

Gerente de Planejamento

Estratégico

Gerente da Tesouraria

Presidente

Diretor de Produção

Gerente de Engenharia

Gerente de Produção

Gerente de Controle da Qualidade

Diretor de RH

Gerente de Gestão de

Pessoas

Gerente de Departamento

Pessoal

Gerente de Treinamentos

Diretor Financeiro

Gerente da Contabilidade

Gerente de Planejamento

Estratégico

Gerente da Tesouraria

Coordenação do Projeto

Equipe do Projeto

Cada projeto é tratado como uma “microempresa”

Um Gerente de Projeto em tempo integral tem autoridade total sobre a equipe

Equipe dedicada ao projeto

Executivos (RH, Marketing, etc.)

Gerente do Projeto

Membro da equipe

Membro da equipe

Membro da equipe

Gerente do Projeto

Membro da equipe

Membro da equipe

Membro da equipe

Gerente do Projeto

Membro da equipe

Membro da equipe

Membro da equipe

Combinação de características das organizações funcionais e por projetos

Há três tipos de organizações matriciais:

Matricial fraca

Matricial balanceada

Matricial forte

Mantêm muitas das características de uma organização funcional

O papel do gerente de projetos é mais parecido com a de um facilitador do que com o de um gerente de projetos propriamente dito

Presidente

Diretor de Produção

Gerente de Engenharia

Gerente de Produção

Gerente de Controle da Qualidade

Diretor de RH

Gerente de Gestão de

Pessoas

Gerente de Departamento

Pessoal

Gerente de Treinamentos

Diretor Financeiro

Gerente da Contabilidade

Gerente de Planejamento

Estratégico

Gerente da Tesouraria

Presidente

Diretor de Produção

Gerente de Engenharia

Gerente de Produção

Gerente de Controle da Qualidade

Diretor de RH

Gerente de Gestão de

Pessoas

Gerente de Departamento

Pessoal

Gerente de Treinamentos

Diretor Financeiro

Gerente da Contabilidade

Gerente de Planejamento

Estratégico

Gerente da Tesouraria

Coordenação do Projeto

Equipe do Projeto

Reconhece a necessidade de um Gerente de Projetos, embora ele não possua autoridade total sobre o projeto e seu orçamento

Presidente

Diretor de Produção

Gerente de Engenharia

Gerente de Produção

Gerente de Controle da Qualidade

Diretor de RH

Gerente de Gestão de

Pessoas

Gerente de Departamento

Pessoal

Gerente de Treinamentos

Diretor Financeiro

Gerente da Contabilidade

Gerente de Planejamento

Estratégico

Gerente da Tesouraria

Presidente

Diretor de Produção

Gerente de Engenharia

Gerente de Produção

Gerente do Projeto

Diretor de RH

Gerente de Gestão de

Pessoas

Gerente de Departamento

Pessoal

Gerente de Treinamentos

Diretor Financeiro

Gerente da Contabilidade

Gerente de Planejamento

Estratégico

Gerente da Tesouraria

Equipe do Projeto

Pode ter Gerentes de Projetos em período integral, com autoridade considerável e equipe alocada em período integral

Presidente

Diretor de Produção

Gerente de Engenharia

Gerente de Produção

Gerente de Controle da Qualidade

Diretor de RH

Gerente de Gestão de

Pessoas

Gerente de Departamento

Pessoal

Gerente de Treinamentos

Diretor Financeiro

Gerente da Contabilidade

Gerente de Planejamento

Estratégico

Gerente da Tesouraria

Diretor de Projetos

Gerente de Projeto

Gerente de Projeto

Gerente de Projeto

Presidente

Diretor de Produção

Gerente de Engenharia

Gerente de Produção

Gerente de Controle da Qualidade

Diretor de RH

Gerente de Gestão de

Pessoas

Gerente de Departamento

Pessoal

Gerente de Treinamentos

Diretor Financeiro

Gerente da Contabilidade

Gerente de Planejamento

Estratégico

Gerente da Tesouraria

Diretor de Projetos

Gerente de Projeto

Gerente de Projeto

Gerente de Projeto

Equipe do Projeto

ESTRUTURA DA ORGANIZAÇÃO

FUNCIONAL

MATRICIAL

PROJETIZADA

CARACTERÍSTICAS DO PROJETO Matricial Fraca

Matricial Balanceada

Matricial Forte

Autoridade do gerente de projetos Pouca ou nenhuma

Limitada Baixa a

moderada Moderada

a alta Alta a quase

total

Disponibilidade de recursos Pouca ou nenhuma

Limitada Baixa a

moderada Moderada

a alta Alta a quase

total

Quem controla o orçamento do projeto? Gerente

funcional Gerente

funcional Misto

Gerente de projetos

Gerente de projetos

Papel do gerente de projetos Tempo parcial

Tempo parcial

Tempo integral

Tempo integral

Tempo integral

Equipe administrativa de gerenciamento de projetos

Tempo parcial

Tempo parcial

Tempo parcial

Tempo integral

Tempo integral

ESTRUTURA DA ORGANIZAÇÃO

FUNCIONAL

MATRICIAL

PROJETIZADA

CARACTERÍSTICAS DO PROJETO Matricial Fraca

Matricial Balanceada

Matricial Forte

Autoridade do gerente de projetos Pouca ou nenhuma

Limitada Baixa a

moderada Moderada

a alta Alta a quase

total

Disponibilidade de recursos Pouca ou nenhuma

Limitada Baixa a

moderada Moderada

a alta Alta a quase

total

Quem controla o orçamento do projeto? Gerente

funcional Gerente

funcional Misto

Gerente de projetos

Gerente de projetos

Papel do gerente de projetos Tempo parcial

Tempo parcial

Tempo integral

Tempo integral

Tempo integral

Equipe administrativa de gerenciamento de projetos

Tempo parcial

Tempo parcial

Tempo parcial

Tempo integral

Tempo integral

ESTRUTURA DA ORGANIZAÇÃO

FUNCIONAL

MATRICIAL

PROJETIZADA

CARACTERÍSTICAS DO PROJETO Matricial Fraca

Matricial Balanceada

Matricial Forte

Autoridade do gerente de projetos Pouca ou nenhuma

Limitada Baixa a

moderada Moderada

a alta Alta a quase

total

Disponibilidade de recursos Pouca ou nenhuma

Limitada Baixa a

moderada Moderada

a alta Alta a quase

total

Quem controla o orçamento do projeto? Gerente

funcional Gerente

funcional Misto

Gerente de projetos

Gerente de projetos

Papel do gerente de projetos Tempo parcial

Tempo parcial

Tempo integral

Tempo integral

Tempo integral

Equipe administrativa de gerenciamento de projetos

Tempo parcial

Tempo parcial

Tempo parcial

Tempo integral

Tempo integral

ESTRUTURA DA ORGANIZAÇÃO

FUNCIONAL

MATRICIAL

PROJETIZADA

CARACTERÍSTICAS DO PROJETO Matricial Fraca

Matricial Balanceada

Matricial Forte

Autoridade do gerente de projetos Pouca ou nenhuma

Limitada Baixa a

moderada Moderada

a alta Alta a quase

total

Disponibilidade de recursos Pouca ou nenhuma

Limitada Baixa a

moderada Moderada

a alta Alta a quase

total

Quem controla o orçamento do projeto? Gerente

funcional Gerente

funcional Misto

Gerente de projetos

Gerente de projetos

Papel do gerente de projetos Tempo parcial

Tempo parcial

Tempo integral

Tempo integral

Tempo integral

Equipe administrativa de gerenciamento de projetos

Tempo parcial

Tempo parcial

Tempo parcial

Tempo integral

Tempo integral

ESTRUTURA DA ORGANIZAÇÃO

FUNCIONAL

MATRICIAL

PROJETIZADA

CARACTERÍSTICAS DO PROJETO Matricial Fraca

Matricial Balanceada

Matricial Forte

Autoridade do gerente de projetos Pouca ou nenhuma

Limitada Baixa a

moderada Moderada

a alta Alta a quase

total

Disponibilidade de recursos Pouca ou nenhuma

Limitada Baixa a

moderada Moderada

a alta Alta a quase

total

Quem controla o orçamento do projeto? Gerente

funcional Gerente

funcional Misto

Gerente de projetos

Gerente de projetos

Papel do gerente de projetos Tempo parcial

Tempo parcial

Tempo integral

Tempo integral

Tempo integral

Equipe administrativa de gerenciamento de projetos

Tempo parcial

Tempo parcial

Tempo parcial

Tempo integral

Tempo integral

ESTRUTURA DA ORGANIZAÇÃO

FUNCIONAL

MATRICIAL

PROJETIZADA

CARACTERÍSTICAS DO PROJETO Matricial Fraca

Matricial Balanceada

Matricial Forte

Autoridade do gerente de projetos Pouca ou nenhuma

Limitada Baixa a

moderada Moderada

a alta Alta a quase

total

Disponibilidade de recursos Pouca ou nenhuma

Limitada Baixa a

moderada Moderada

a alta Alta a quase

total

Quem controla o orçamento do projeto? Gerente

funcional Gerente

funcional Misto

Gerente de projetos

Gerente de projetos

Papel do gerente de projetos Tempo parcial

Tempo parcial

Tempo integral

Tempo integral

Tempo integral

Equipe administrativa de gerenciamento de projetos

Tempo parcial

Tempo parcial

Tempo parcial

Tempo integral

Tempo integral

VANTAGENS DESVANTAGENS

ESTRUTURA FUNCIONAL

- Ausência de duplicação de atividades - Excelência funcional

- Compartimentação - Resposta lenta - Falta de foco no cliente

ESTRUTURA POR PROJETOS

- Controle dos recursos - Sensibilidade aos clientes

- Ineficiência de custos - Baixo nível de transferência de conhecimento entre projetos

ESTRUTURA MATRICIAL

- Utilização eficiente dos recursos - Experiência funcional disponível para todos os projetos - Maior aprendizado e transferência de conhecimento - Melhor comunicação - Foco no cliente

- Dualidade de relações hierárquicas - Necessidade de equilíbrio de poder

VANTAGENS DESVANTAGENS

ESTRUTURA FUNCIONAL

- Ausência de duplicação de atividades - Excelência funcional

- Compartimentação - Resposta lenta - Falta de foco no cliente

ESTRUTURA POR PROJETOS

- Controle dos recursos - Sensibilidade aos clientes

- Ineficiência de custos - Baixo nível de transferência de conhecimento entre projetos

ESTRUTURA MATRICIAL

- Utilização eficiente dos recursos - Experiência funcional disponível para todos os projetos - Maior aprendizado e transferência de conhecimento - Melhor comunicação - Foco no cliente

- Dualidade de relações hierárquicas - Necessidade de equilíbrio de poder

VANTAGENS DESVANTAGENS

ESTRUTURA FUNCIONAL

- Ausência de duplicação de atividades - Excelência funcional

- Compartimentação - Resposta lenta - Falta de foco no cliente

ESTRUTURA POR PROJETOS

- Controle dos recursos - Sensibilidade aos clientes

- Ineficiência de custos - Baixo nível de transferência de conhecimento entre projetos

ESTRUTURA MATRICIAL

- Utilização eficiente dos recursos - Experiência funcional disponível para todos os projetos - Maior aprendizado e transferência de conhecimento - Melhor comunicação - Foco no cliente

- Dualidade de relações hierárquicas - Necessidade de equilíbrio de poder

VANTAGENS DESVANTAGENS

ESTRUTURA FUNCIONAL

- Ausência de duplicação de atividades - Excelência funcional

- Compartimentação - Resposta lenta - Falta de foco no cliente

ESTRUTURA POR PROJETOS

- Controle dos recursos - Sensibilidade aos clientes

- Ineficiência de custos - Baixo nível de transferência de conhecimento entre projetos

ESTRUTURA MATRICIAL

- Utilização eficiente dos recursos - Experiência funcional disponível para todos os projetos - Maior aprendizado e transferência de conhecimento - Melhor comunicação - Foco no cliente

- Dualidade de relações hierárquicas - Necessidade de equilíbrio de poder

Depende da situação...

Há momentos em que um projeto especial pode requerer uma equipe exclusiva

Mas também haverá situações onde um problema na operação pode requerer dedicação total de todas as equipes funcionais

A empresa precisa ser dinâmica, pois pode ser necessário navegar em cada estrutura apresentada, de acordo com a situação

A estrutura organizacional impacta diretamente no resultado do projeto!

Aprenda a conhecê-la!

alessandro.almeida@uol.com.br www.alessandroalmeida.com/unifieo.htm www.slideshare.net/alessandroalmeida