Guía para Gerentes de Proyectos
GERÊNCIA DE PROJETOS NA OPS
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O CICLO DE PROJETO
Enfoque Lógico
DESENHO
AVALIAÇÃO EXECUÇÃO
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O CLICLO DO PROJETO/AVALIAÇÃO
Situação Desejada
Avaliação Avaliação
expost
Execução Seguiment
o
Desenho Avaliação ex-ante
SituaçãoAtual
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Os projetos não se relacionam com as prioridades nacionais:
Sobrecustos /custos inadequadosCalendários não realistasNão se atingem os objetivosFalta de objetivos clarosFalta de indicadores de desempenhoFalta de supostos sólidos
PROBLEMAS FREQÜENTES
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Definições insuficientes acerca de papéis ede responsabilidades
Pouca participação dos níveis operativos no desenho do projeto Projetos que são intermináveis e commuitas extensões
Problemas freqüentes (Cont.)
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Gerência orientada a resultados
Método científico
Enfoque de sistemas
Acordos contratuais
Gerência participativa
ENFOQUE LÓGICO PARA A GESTÃO DE PROJETOS
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Objetivos:Claros e acordadosBoa relação entre causa e efeito
IndicadoresAlcançáveisQuantidade, qualidade e tempo (QQT)
Relação com fatores externosSupostos conhecidos
ENFOQUE LÓGICO (Cont.)
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Identifica a responsabilidade gerencial de:
Produzir resultados
Objetivos superiores (efeito/impacto)
Determinar a fatibilidade do projeto
Melhora o desenho, execução e avaliação
ENFOQUE LÓGICO (Cont.)
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Inclui os requisitos para uma boa
gerência
de projetos
Estabelece as bases para executar e
avaliar
É um processo contínuo de aprendizagem
Reduz tempo e esforço a longo prazo
ENFOQUE LÓGICO (Cont.)
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O QUE É UM OBJETIVO?
É um resultado específico que desejamos
Expressa uma intenção descrita como uma
mudança proposta
É observável e mesurável
ETAPA ANALÍTICA
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Utilizar verbos fortes para descrever objetivos OBJETIVOS
DÉBIL
Coordenar Participar Contribuir Assistir Apoiar Melhorar Integrar FomentarColaborar Aumentar Organizar Aconselhar
Harmonizar
FORTE
Estabelecer OrganizarInstalar ErradicarFazer DirigirRealizarReduzir do X ao Y Aumentar do X ao Y
ETAPA ANALÍTICA
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ÁRVORE DE OBJETIVOS
Baixa incidência de doenças imunopreveníveis
Cobertura de serviços de saúde adequada
Cobertura de imunização adequada
Cadeia de frio operacional
Pessoal de saúde treinado
Comunidade bem informada Vacinas
disponíveis
Menos Crianças deficientes
Baixa Morbi-mortalidade infantil
ETAPA ANALÍTICA
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Preparar rascunho da Análise de Situação Reunir-se com contrapartes nacionaisAnálise dos ProblemasAnálise dos interessadosAtualização da Análise de Situação Preparar rascunho da Estratégia de IntervençãoReunir-se com contrapartes nacionaisAtualizar a Estratégia de Intervenção
RESUMO: ETAPA ANALÍTICA
ETAPA ANALÍTICA
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Objetivos do ProjetoIndicadores e AcontecimentosMeios de VerificaçãoSupostos
ETAPA DO PLANEJAMENTO
ETAPA DE PLANEJAMENTO
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HIERARQUIA DE OBJETIVOS DE PROJETOSHIERARQUIA DE OBJETIVOS DE PROJETOS
FIM- POR QUÊ?FIM- POR QUÊ? Razão do projeto. Objetivo superior para o qual contribui. Exemplo: Mudanças na Situação Nacional na Saúde.
PROPPROPÓÓSITO - POR QUSITO - POR QUÊÊ?? O impacto (efeito imediato) do Projeto. Exemplo: Mudanças nas Capacidades Nacionais.
RESULTADOS ESPERADOS – O QURESULTADOS ESPERADOS – O QUÊÊ?? Resultados (produtos) específicos produzidos pelo projeto. Responsabilidade Gerencial. Listagem de 10 da OPS.
ATIVIDADES - COMO?ATIVIDADES - COMO? Ações e recursos que o projeto deve executar para produzir o resultado. Responsabilidade Gerencial.
ETAPA DE PLANEJAMENTO
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A LÓGICA DE UM PROJETO:UM CONJUNTO DE HIPÓTESES
VINCULADAS
A FIM DE........
SERÁ NECESSÁRIO...
A FIM DE........
SERÁ NECESSÁRIO...
SIM....
ENTÃO....
SIM....
ENTÃO....
FIM
PROPÓSITO
RESULTADOSESPERADOS
ATIVIDADES
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- FIMForam eliminadas doenças produzidas por água
contaminada- PROPÓSITO A população rural adotou práticas higiênicas- PRODUTOS
1. Trabalhadores da saúde capacitados2. A comunidade informada sobre técnicas de tratamento de água
- ATIVIDADES 1.1 Desenvolver o currículo1.2 Realizar cursos para os trabalhadores da saúde sobre tratamento de água2.1 Disseminar técnicas de tratamento de água.2.2 Realizar oficinas com a comunidade
ETAPA DE PLANEJAMENTO
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INDICADORES
NOS AJUDAM A DETERMINAR COMORECONHECER O SUCESSO
OBRIGAM-NOS A ESCLARECER O QUEQUEREMOS DIZER NOS OBJETIVOS
SUBMINISTRAM UMA BASE MESURÁVEL PARA A AVALIAÇÃO
ETAPA DE PLANEJAMENTO
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OBJETIVO INDICADOR
MELHOROU A GESTÃO DOSSERVIÇOS DE SAÚDE
1. O TEMPO DE ESPERA DOS PACIENTES SE REDUZIU EM 50% PARA FINS DE 2000 NO HOSPITAL CENTRAL.2. A SATISFAÇÃO DOS USUÁRIOS AUMENTOU EM 50%
INDICADOR
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TRÊS ATRIBUTOS DE UM BOM INDICADOR
PRÁTICO
INDEPENDENTE
ESPECÍFICO
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PRÁTICO
MEDE O QUE É IMPORTANTE EM UM PROJETO: Objetivo: Foram construídas melhores casas Indicador mau: Casas vermelhas e brancas Indicador melhor: 500 casas de 3 dormitórios
MEDE MUDANÇAS ATRIBUÍVEIS AO PROJETO: Objetivo: Melhorou a administração
do serviço de taxas Indicador mau: Aumento das taxas coletadas
É CUSTO-EFETIVO: Implica em coleta e análise de dados
simples
INDICADORES
ETAPA DE PLANEJAMENTO
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INDEPENDENTE
NÃO UTILIZAR OBJETIVOS DE UM NÍVEL COMO INDICADOR PARA MEDIR RESULTADOS DE OUTRO
OBJETIVO INDICADORES
NOVA POLÍTICA DERECURSOS HUMANOSADOTADA NO PAÍS.
1. CONTRATAÇÃO DE UM CONSULTOR EXTERNO2. DISSEMINAÇÃO DA BIBLIOGRAFIA3. CONGRESSO NACIONALPARA VALIDAR A POLÍTICA
MELHORES INDICADORES?
INDICADORES
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ESPECÍFICO
QUE QUANTIDADE?
DE QUE QUALIDADE?
PARA QUANDO? (TEMPO)
ONDE? (ÀS VEZES)
INDICADORES
LEMBRE-SE: QQT
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Estabelecem o nível de desempenho
necessário para atingir o objetivo
Especificam os elementos
necessários para determinar se o
fim, o propósito e os resultados
esperados foram atingidos
INDICADORES
ETAPA DE PLANEJAMENTO
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Mostrar, em relação aos objetivos: Quantidade Quanto?
Qualidade De que nível? Tempo Quando? Enfatizar as características importantes dos objetivos a serem alcançados
Estabelecer a linha base para o monitoramento
e a
avaliação Número de indicadores: o mínimo necessário para esclarecer o objetivo
INDICADORES (cont.)
ETAPA DE PLANEJAMENTO
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ACONTECIMENTOS (Indicadores Intermediários)
Indicador:80% da população rural na província de Sta Clara com acesso à água potável em dois anos
Linha base a partir da árvore do problema: No início do projeto apenas 50% da população tem acesso à água potável.
Acontecimentos: - 60% após o primeiro ano - 80% após o segundo ano
ETAPA DE PLANEJAMENTO
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HIERARQUIADE OBJETIVOS
INDICADORES E ACONTECIMENTOS
MEIOS DE VERIFICAÇÃO
ENUNCIADODOOBJETIVO
ESCLARECIMENTODO OBJETIVO
- QUANTIDADEQUANTIDADE- QUALIDADE- QUALIDADE- TEMPO- TEMPO
FONTES E TIPO DE EVIDÊNCIA NECESSÁRIA PARA VERIFICAR O INDICADOR
MEIOS DE VERIFICAÇÃO
Os indicadores nos ajudam a refinar e esclarecer o que desejamos dizer no objetivo A utilidade do indicador depende da disponibilidade e validez dos dados
ETAPA DE PLANEJAMENTO
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OS SUPOSTOS SOBRE FATORES
EXTERNOS TAMBÉM DEVEM SER
EXPLÍCITOS
SUPOSTOS
ETAPA DE PLANEJAMENTO
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IDÉIAS-CHAVE:Os supostos devem incluir as
condições/fatores externos ao projeto
Um bom desenho de projeto deve incluir todas as condições necessárias e
suficientes para alcançar os objetivos do projeto.
SUPOSTOS
ETAPA DE PLANEJAMENTO
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SUPOSTOSSÃO AS CONDIÇÕES QUE DEVEM EXISTIR PARA O SUCESSO DO
PROJETO, MAS QUE ESTÃO FORA DO CONTROLE DO PROJETO
OBJETIVO:AUMENTO DA PRO-DUÇÃO DE ARROZ
1. Plantar sementes de alta qualidade2. Aplicar fertilizante
SUPOSTO:24 CM. DE CHUVAANTES DE 30 JUNHO
UMA CONDIÇÃOCRÍTICA SOBRE AQUAL O GERENTEDO PROJETO TEM POUCO CONTROLE
ETAPA DE PLANEJAMENTO
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MANEJAR OS SUPOSTOS CRÍTICOSNão fazer nada: riscos e benefíciosMudar o desenho do projeto: acrescentar outroResultado esperado e/ou atividadesAcrescentar um novo projetoAbandonar o projeto: Implicações?Vigiar os supostos e utilizar as influências
TOMAR UMA DECISÃO
ETAPA DE PLANEJAMENTO
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A IMPORTÂNCIA DE ESCLARECER OS SUPOSTOS
Melhor comunicação entre os interessados
Identifica o que está além do controle do gerente do projeto
Subministra uma opinião compartilhada sobre a probabilidade de sucesso do projeto
ETAPA DE PLANEJAMENTO
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ORÇAMENTO
Revisar e atualizar o custo das atividades
Atualizar o projeto
Ver os Resultados Esperados
Revisar designações do pessoal
ETAPA DE PLANEJAMENTO
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RESUMO: PASSOS NA ETAPA DE PLANEJAMENTO
Selecionar quatro níveis da árvore de objetivos
Revisar causa e efeito entre os níveis Estabelecer a linha de base dos
dados Definir indicadores e ocorrências Identificar meios de verificação
ETAPA DE PLANEJAMENTO
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RESUMO: PASSOS NA ETAPA DE PLANEJAMENTO (Cont.)
Analisar supostos e identificar os críticosOrçamentar fundos regulares e extraorçamentáriosOrçamentar os recursos humanosRevisar custos diretos e indiretosRevisar as fontes de financiamento Desenvolver um projeto de gestão
ETAPA DE PLANEJAMENTO
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FATORES PARA O SUCESSO NA EXECUÇÃO DE PROJETOS
DIREÇÃO
CONTROLE
COMUNICAÇÃO
ETAPA DE EXECUÇÃO
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FATOR CRÍTICO: DIREÇÃO
- Liderança- Projeto de trabalho (ver processos)- Ambiente de trabalho produtivo- Orientação para resultados - Conclusão de tarefas- Delegar autoridade e responsabilidades- Organização- Motivação
ETAPA DE EXECUÇÃO
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- Avanço do trabalho - Custos- Entorno do projeto- Calendários, datas de limites - Supostos do projeto- Produtividade- Informação para a tomada de decisão- Avaliações
ETAPA DE EXECUÇÃO
FATOR CRÍTICO: CONTROLE
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A: Contrapartes nacionais Gerência Equipe do Projeto Instituições Financeiras/DoadoresSobre: Progresso Conquistas Problemas e alternativas de solução Via: Relatórios formais Mecanismos não formais
ETAPA DE ExECUÇÃO
FATOR CRÍTICO: COMUNICAÇÕES
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RESPONSABILIDADES DO GERENTEGerenciar todos os recursosProduzir os resultados esperados (RE)Vigiar que os RE contribuam com o propósito e o fim Vigiar os supostosAdvertir a alta gerência quando atingir os RE é incerto, quando há ameaças e os supostos sofrem mudançasRecomendar ações corretivasDesenvolver os membros de suas equipes
ETAPA DE EXECUÇÃO
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SEMESTRE PRIMEIRO SEGUNDO TERCEIRO QUARTO TOTAL
RE 01
ACT 01
Tarefa 01
Tarefa 02
ACT 02
Tarefa 01
Tarefa 02
$ 45,000
$ 20,000
$ 9,500
$ 10,500
$ 25,000
$ 12,000$
13,000
$ 5,000 $ 3,000 $ 1,500
$ 1,500 $ 6,000 $ 3,000
$ 4,000 $ 3,000 $ 5,000
$ 6,000 $ 2,000 $ 2,000
$ 3,000
Projetos Complexos:ORÇAMENTO OPERATIVO
ETAPA DE EXECUÇÃO
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SEGUIMENTO
Comparar insumos e resultados
esperados (avaliação do processo)
Registrar o progresso do trabalho
Explicar discrepâncias
Analisar o estado de progresso
Facilitar a avaliação
Relatórios PTS.01, BPB.18
ETAPA DE EXECUÇÃO
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SEGUIMENTO (Cont.)Seguimento de:
- Execução de tarefas e atividades- Conquista dos resultados esperados
Conhecer o entorno do projeto (supostos)Impacto dos RE sobre o propósitoInformar os níveis superiores acerca de:
- Problemas no projeto - Problemas no entorno (supostos) - Sugestões para resolver os problemas
ETAPA DE EXECUÇÃO
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ÂMBITOS DE RESPONSABILIDADE
FIM
PROPÓSITO
RESULTADO
ATIVIDADES
Responsabilidade dosproprietários do projeto
Responsabilidade dogerente do projeto
* No entanto, o gerente do projeto deveria comprometer-se com o propósito e o fim.
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