[VOCÊ SA] organizacao_tempo

8/3/2019 [VOCÊ SA] organizacao_tempo

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V I V A C O M#IIiI

ORGANIZA~AO

ID E IA S P A R A V O C E G E R E N C I A R

S E U T E M P O E S U A V ID A

rii~~Triade do Tem po

VIVA SEU TEMPO COM SABEQORIA

www.triadedotempo.com.br

vocesa

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87%d o s e x ec u tiv o s

b r a s ile ir o s

S O F R E M D E

E S T R E S S E

e m s u a v id a

voce

Se Ch.aplin estivesse vivo e~enao charnaria os dias de h.Ojede

tempos modernos, mas strn de tempos malucos. A vida se

transformou em urn Tsunami de urqencias, problemas e

atividades em que poucos conseguem manter seu ritrno em equilibrio. 0

estresse ja e tao comum nos dias de hoje, que se alquern falar que nao

esta estressado para voce, automaticamente vlra a ideia de desemprego

ou de alguma heranca nao planejada. 0 estresse e a doenca da vida

rnoderna. Uma pesquisa recente aponta que 87% dos executivos

brasileiros sofrem de estresse em sua vida. Talvez voce esteja dentro

desse percentual ou seja urn dos felizardos do grupo dos 13% que

aproveitarn seu tempo com astucia,

Usar seu tempo com sabedoria e aproveita-lo para 0 que e

importante para voce, reduzir suas urqencias e evitar ao maximo qasta-lo

com as clreunstanclas.

Um dos grandes fatores que .Ievam as pessoas a terem muitas

urqencias au circunstancias e a falta de orqanizacao. Em nossos

treinamentos desenvolvemas urn perfil de produtividade pessoal, feito a

partir de pesquisas com base em cinco cornpetencias basicas que uma

pessoa predsa ter para ser mais produtiva no seculo XXI. Uma das

cornpetencias que tern sernpre urn indice medic baixo, na casa dos

35%, e aOrqanizacao,

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Quer saber qual.e 0seu perfil de orqanizacao? Realize 0 teste

abaixo, selecionando a opcao que mais descreve voce:

Minha mesa esta Iimpa e organizada, sem pilhas de papeisou revistas. .

NUNCA I AS VEZES I SEMPRE

Levo menos de 5 minutes para localizar informa¢Qes

(papers, arqulves. etc) que precise em meu cornputader,meu arnoiente (arrnaries, mesas; gavetas;etc.}, 8'genda ourevistas.

Consign ler todas as revistas e newsletters que recebo, earmazeno esse conhecimento para ser reaproveitado.

Tenho urna forma de dividir rnlnha papelada porassuntos,deforma orqarrlzada em pastas earquivos cateqorizados eetiquetados.

Raramente perco minhas coisas

As pessoas me aeharn uma pessoa organizada

Vori~·s6consegue trabalhar em urna mesa limpa e

organ.rzaqa?

Orqanizo eoilstantemente minhas gavetas do eserit6rio e

do meu arrnario de roupas para manter sempre a ordem.

Some os valores conforme suas respostas, utilizando a seguinte escala:

NUNCA 1 ; As VEZES 2; SEMPRE 3 e veja seu resultado:

ATE 10PONTOS

Voceesta rnuite desleixado com

sua orqanizacaol Talvezesreja

perdendo tempo precioso do seudis, e nem percei;laisso. Ccmece:

a adotar pequenos .habltos de

Qrganjz89ao para ser mais

produtivo, antes que a bagunga

tome conta da SUa vida.

ATE 18 PONTOS

Vece tern.0 pertil meoie de uma

pessoa 130m urn nlvei basi'l;);ode

orqanizacao. Ha tendencies paraser urna pessoa totalmente

orpanizada urn die, mas airrda

precisa de algumas dieas par(3

rnelhorar sua orqanizacaoe

qanhar mais tempo.

voce C O ~ E M P < D

ACIMA DE 19 PONTOS

Parabensl Voqe e uma pessoa

tipicarnente orqanizadal

Bastante detalhistaesistematica. Deve perder rnuito

pouco tempo localizando colsas.

Continue assirn e veja se essa

materia pede trazer ainda rnais

die-aspara rnelhorar sua

performance.

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Pense um pOUGO sobre seus habitos

diaries. Quantas vezes nao passou horas

procurando aquele papelzinho com 0 telefoneimportante que voce anotou mas nao se lernbra

aonde colocou? Ou tentando localizar urna

revista por canter uma materia interessante que

voce precisa utilizar para urna aprasentacao? Ou

ainda, quantas vezes nao utilizou a recurso

"localizar" do Windows para procurar um arquivo

que nao selembra mais aonde deixou? Talvez

voce de alguns suspiros quando olha para sua

mesa e peroebe que parece um atelier de um

artista plastico. Alguma coisa parece familiar? Ecornurn voce passar a dia localizando

informacoss e nern perceber.

Se voce for curiosa para computar todos

os minutos gastos d'iariamente nessas

atividades de "busca e apreensao", vai perceber

O r qa n lz a ca o Co rn p le taM in ha ab orc la ge m p ara b rg an iz a~ au

e d iv id id a em tres n ive is comp l emen t a re s :

f s ico, IM ico e co nhe c imen t o , . .

que gasta em media 30 rninutos procurando par

coisas que d'everiam ser facilmente localizadas.

Nossas pesquisas apontam que umexecutivo

com nfvel moderado de organizacao, gasta ate 3

horas por semana ou 12 horas par rnes devido a

deficiencia de orqanlzacao.

Para piorar urn pouco a sltuacao, vamos

acrescentar a volume de conteudo que 0

profisslonal do ssculo XXI precisa entrentar, Sao

Fontes de informacoes que aparecem de todo 0

lugar: da propria empresa, Internet, e-mail,

mercado, TV, revistas, jornais, etc. 0 volumeabsurdo de informacoss se transformou em um

dos piores inimigos da produtividade nos dias

atuais. Esse problema nao pode ser

negligendado,. ele precise ser urgentemente

tratado. Que tal cornecar organizando a sua

bagunga?

F i s I C Oo n ive i f i s l c oe 6 rnals extsrno e visNel de-tones ...Ele se.

r~fere q toda b a g u n g a q u 8 . pode ser to¢a:da, . QGmo ssuspapels, · agE; ! nd i a ,ar!T)arios, g a ve la s , p _a ,s .ta ~ ,m e s a , ate,

1 I 1 G l C O

o nlvel 1991GOeon tsmp la . a ·drgantZq·~b. do se u

computader..arqulvos. pastas, links, ele.

C O N H E C . I M E N T O

@ ul t imo nrve l e 0d:e.Donhe¢iinent6, 0 m&is.abs l r 'a to, mas,0 rnals fUr.!,da,mentaldetodes. Er e tratadas celsas q l l E 1 '

vocesal5e e preclsa .armazenai, classiftoar e recuperar, D oc~nheGirheri.to q u e fol ,ad ' t l u : i r idQ e n~0 P C t g e .ser perdido.

Apesar detae impertante, antes .d a metoctdlOgiada Trlade prop,Qf esse conceits, ele·nao.era abordadQ nosIreinamentosconvencionais de~dminjstraC:8.o,de tempo ou produtlvidada.aperras em eursos.sobre gestao doconhecimento paraempresas.

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P r e c i s a acha r a lg u m a c o is a ?

Q u e t a l u r n m a p a ?

Quando vocsesta no carro perdido, a que

voce usar para localizar urn endereco? Urn mapa?E se voce tlvesse urn mapa para localizar as

inforrnacoes que precisa? 0 mapa que proponhointegra todo 0 tipo de informacao que voce usae eaplicavel em todos as niveis de orqanlzacao,

Esse mapa e chama do de TaxonomiaPessoal®. De acordo com 0 dicionario Houaiss,

taxonomia e uma ciencia de classificacao, que lidacom a descrlcao, identiflcacao e classificacao dosorganisrnos, irrdividualmente ou em grupo.

o conceito da taxonornia pessoaJ e muitosimples mas nao simplista:ele estabelece uma

forma de classificar todos as tipos de intorrnacaoque voce possui em urna hierarquia em todos asniveis. Ela torna automatico a procssso de localizer

e recupsrar suas inforrnacoes, pais cria uma

Concorl '"erna

lerc,,!ro5el<ir

, . . , s " " .'" ~ .~ . M USIC AS

M ar",,,,,,,,.SP

, , , , , 1 o , , ,

: f ' C O M P £ T I O O R A

C O ~ E M P < Docewww. voce com mel s t e m po. com ..Ib r

orqanizacao uniforme, tacil de lernbrar e

rnernorizar.

Sem uma classiflcacao organizada,quando e necessaria localizar algurn documento,par exernplo, voce pode passar horas

vasculhando suas gavetas, armarios e pastas.Com a taxonornia, na proxima vez em que precisarde uma proposta que escreveu a urn cliente, voce

podera acessar diretarnente suas categorias -- deurna forma muito rnais rapidae eficaz do queocorreria caso tivesse que localiza-la no meio detodos as seus arquivos.

Abaixo voce tern um exemplo de uma

Taxonomia PessoaJ de uma gerente de Marketing.A taxonomia pessoal dela e composta par 6categorias principais, subdividas em diversas

categorias.

A~ P E S S O A L

D o c u m e n t C H .

@ GERENTf MAII.K~TING




• Evite criar muitas categorias principais, tentando naoultrapassar 10 cateqorias

-Algumas dicaspara voce

elaborar a sua

taxonomia

pessoal:

• As categorias principals devem ser distintas uma daoutra, caso contra rio podem causar confusao na hora

de classificar a informacao

• Utilize nomes 6bvios e de facil rnernorizacao

• Evite ultrapassar 4 sub-nfveis na hierarquia

Gosto de utilizar 0 model a grafico de

Mapas Mentais para desenvolver a taxonomia

pessoal, pais ele facilita a vtsuanzacao e e um

model a de facil rnemorlzacao. Mas voce pode

utilizar qualquer estrutura, desda que seja

funcional para voce. Minha suqestao e que assim

que estiver pronta, voce a imprima

imedlatame.nte e deixe-a sempre proxima de

voce, para ajudar na sua rnernorizacao e poder

revisar constantemente suas categorias.

IO r g a n iz a n d o a s u a p a p e l a d a

Esse conceito pode ser utilizado dentro de

sua casa, de sua empresa, de seu departamento.

Desenvolvi uma taxonornia para 0 departamento

de engenharia de uma empress de construcao

civil. Eles simplesmente nao conseguiam

localizar a montanha de papelada dos prajetos

em execucao e arquivados. A taxonomia do

departamento ficou com 8 categorias principais e

ajudou a compor a taxonomia da equips e a

reduzir em apraximadamente 25%) 0 tempo de

arquivamentoe recuperacao dos prajetos.

Sabe a que e pior do que 0 diluvio de e-mails que recebemos e

enviamos diariamente? Uma enxurrada de e-mails impressos e espalhados

pela mesa. Pode parecer cena de filme de acao americana, mas e um habito

cada vez mais comum dos trabalhadores do conhecimento. Alguns ate ja

enviam um e-mail com mensagens do tipo: "Antes deimprimir, pense em sua

responsabiHdade com 0meio ambiente". Mas a problema nao para por all Se

essa fosse a unica fonte de papelada seria 6timo. Ainda temos de lidar com

papeis soltos, paqinas impressas, anotacoes, post it, agendas, cadernos,

revistas e jornais, etc .. E tanta papelada que organizar tudo isso se torna um

verdadeiro desafio diario.





Posso garantir que e posslvel veneer essa jarnada. Ja passel de 1h a 12haras aalada de clientes

ajudanda a organizar suas informacoes, de desordens simples a verdadeiros casas de calamidade

pessoaL Vou resurnir alguns passos basicos para ajuda-lo nesse desafio:

1 . .P l a n e ]e a

apn caca o da

t axonom ia

p e ssoa l n o seu

am b ie n te f[sic o

2. Pastas ,

Arqu ivos e Sacos

Plast icos

3. D ando u rn

de stin e a

pape l ada

voce

Corn sua taxenornia definida, 0proximo passo e pensar onde fioarao alocadasfisicarnente suas categorias principals. Analiseseu amb.iente atual e especifique a

localizapac dos seus itens. Vamos, super que, adona da Taxonomia Pessoal que

usarnos de exernplo, tenha em seu escrltorio doisarmarios etres gavetas.Ela poderiaaloear sua taxono mia daseguinte forma:

AR ,M AR IO 1

GerenteMarketing

ARMARI02

Arq\..Iiv9 Plan 05 - Gerente Mkt- .PESSOAL

FACULDADE

NoexemRlo, urnarmario foi dedicado para a categoria de Gerente ~eMarketing e outro para Arquivo. A prime ira gavels de sua mesa ficou para

PlaneJamento 200!.) que faz parte da categoria Gerente de Marketing que e a maisutilizada por ela no memento, outra para assuntos pessoais e outra para docurnentosda faculdade.

Nem lodas as cateqorias se encaixarn no escritorio, outras ficaraoexctuslvarnente ern casa, outras fiearao divididas por cateqerias entre casa e

eseritorio. A regra e: a que rnais utilizar, .mais proximo deve fica r de voce.

Dentro das suas cateqorias principals existem sub-oateqorias que iraoarmazenarsua papelada. Para orqanizar esse ambientee necessarioque voce util .ize

pastas, arquivos suspensos, 'sacos plasticos ou qualquereutro acessorio de papelaria.que ajude Voce a aqrupar seus dccumentos, Essas pastas devern ser rotuladas com 0

nome dacategoria -esa existirem Sa~OS plastlcos dentro das pasta,cS,faya a r r res rnopara cada.um, Se quiser, voce pode utilizar um esquema de cores, seo fizer nae fa§:a

urncarnaval no sew e~crit6rio, utilize cores conforme as c a t e q o r t a s da sua taxonomia.

Agora que seuarnbiente esta preparado, ~. hera dedar um destino a suapapelada. Existem tres solucoes.posstvels para sua papelada: -

LIXO ~Se nab servirpra nadajogue fora. Naojunte papelada a loa.S6 guarde 0 que precisar recuperar no futuro. Seu tempo de

guardar ca rtinhas de amor ja passou ..

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GUARDAR . Se deve ser armazenado, classifique em que

cateqoria a suapapelada dave ficar earquive-a, Sa qulser, faga um"link" no seu forrnulario de inforrnacoes, conforrne falaremos rnaisadiante para Iccalizar0papel nofuturo.

AGIR ~S.8 ti neoessarto tamar alguma acao com aquele papel,

imediatamente erie urna tareta au compromisso com data e hora

marcadas para fazer a<;:80.0 papel pendente hoje, vim a urgenciade a r n a n h a ,

Se tiver duvidas do que deve ser armazenado au pode ser jogado fora, a tabela abaixo traz aperfodo para as documentos mais comuns, ja de acordo com a novo c6digo civil:

Impasto de Renda, IPTU, IPVA, contas de agua, luz, telefone e gas

Contratos de segufq (induindo Segura Saude)

Plano de Saude

Contrato de aluguE!.1

Pagamento de condominio

Pre'stagao da casa

Mensalidades escolares

5 anos

1ano

5 anos

3 anos

5 anos

5 anos

5anos

Fonte: IDEC (lnstituto de Def'esa do Consumido-r)

I Baqunca D ig it a l : O r g a n iz a n d o s e u n fv e l 1 6 g ic o

Uma das grandes vantagens de se viver no

seculc XX! sao as facilidades da tecno!ogia. Voceconsegue se imaginar sem urn editor de textos, e terde vo!tar a velha maquina de escrever? Meu filho de

6 anas ficou tao impressionado quando eu mostrsiuma rnaquina de escrever quee!e fa!ou: "Pai! Para

de brincadeira, lsso nao pode ser verdade.".Felizmente e verdade, a mundo evoluiu, mas agrande promessa da tecno!ogia de tamar a homem

mais produtivo nem sempre e verdadeira.


Boa parte do tempo de traba!ho atualmente

e feito em frente a urn computador, logo esseambiente precisa ser tao orgahizado e praticoquanta seu ambients fisico. Presenciei rnuitas

cenas de pessoas de braces cruzados para acornputador, esperando a "localizacao" de arquivos

ou e-rnalle que foram perdidos. A orqanizacao!6gica deve seguir os rnesrnos conceitos daorqanizacao fisica, mas seguem duas dicas

basicas:




1. U tiliz e um a pa sta

c en tra liz a da p a ra

se u s d o cume nto s

2. A pl,iq ue a

T ax on om ia P e sso al

n o S eu C omp uta do r

S e voce espalhar seus arquivos entre diversas pastas fioara rnuito

complicadae lenta a localizacao desses arquivos, A partir do Windows 96, aMicrosoft suqere uma p a s t a padrao charrrada "Meus Documentos", n a qua ldeveriam ficar lcoalizadas todas as suas outrassub pastas. A recornendaeao eyaJida~ c o r n p e n sa.

A partir dap:asta t'::'ehtralM e us D o eu rn en to s, e rie sl.JBpastas conforme5I ,Ja laXon@mia tJjEs;soale m,Q'v8seJ.l:~arquivQspara as pa s t a s Qorres[i)nndentes.

O u tra ,d iG a impmtante, $ u tll lz a r r re r rr e s Ifan@os,edesC;f,itivGs·ata, . s e u s a r q u j vO ' s ,

com 0 po,r exern p I0: rei a1_ve·n das _1 S8me?tre. do e ao in Ves de'relatoriovendas1.d QQ, pois dessa forma v ® G _ e ppd e saber a que-$ sem precisar

ab r i r 0 a,rql.livq.

D ic a s c o m s e u e -m a i l

Em uma pesquisa recente, concluiu-se que as pessoas gastam em media quatrohoras par dla lendo e enviando e-mails. Gerenciar e classificar seus a-mails daforma correta e essencial, veja a'igumas dicas:

D efin a ho ra rlo p ara

s eu s a -m a ils

P ro o e ss e s eu s

e-ma i l s

Evite floar conectado a dia todo noseue-mall, isso so a faraperderseu

foco e atencao. Recomendo que voce estipule horarios durante seu dla para sededicar ao seu a-mail.

U r n pessirne habito e deixar'sua Caixa de.e-rnails lotada iie.mensa'g,ens,.A tonna ctirtela e tel' s e rn p re . s ua ~eajxa V'azia au apenascom e-malla quedependem .d e terceiros (a.goes delegadas). Quando voce estiver .d,etlican.do

t e m p o para v e r se us e-rnails v o c . e d ev e pre ee ssa r su a c aix e de entrada, quecon slsteern dar urn tim para tudo que vO 'Q ' f ; r r e cebeu :

LIXEIRA - easo o e-rnail nao sejauWele deve ser a'pagado

imediatamente .

RESP:ONDE.R - Se VQCe come,You a ler a e~- l " )1a i l , responda na

mesma nora. Deixar para fazer lsso depois val consumlr rn~is

'tempo; pois' v o c e tera ,d e reler e repensar a pesRns_ta.S e for urnaRengenp i " ' l , erie urna tare-fa p,ara fazer depois ..Assirn que a e-mailfor r e s p o n d i d o apag l , l I e -Q . S e . precisarfuturarnente, v o c e pede

lecaliza-lo nos iteQs enviados au aquardar a resposta doaeslinatad6.' - -, . . ,

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AG,IR - Pa rnesrna f o rma l;Juevoce fe z com sua papela-da, i aq : a

com 's8ue-tnail. Se el'e 'exigir utnaa"Q8cdprlor.ize e execute, N§.o

deixe e-rnails sern acao.

ARMAZENAR~ Sea e-mail contern umaihfbrmat:ao importante 0

rnesrno deve. setarrnazettado. Voce pode mover p'ara uma pasfa

conforrne sua Taxonotnia Pessoal all crlar uma infbrtnaQao coms eu e -m a il.

I G e re n c ia n d o a q u e v o c e s a b e q u e sahe lEstamos na era do profissional do conhecimento, valorizado nao apenas pelo seu currlculo mas

principa Imente por suas competsn cias e conhecimentos, informa gao com ega a ser simbolo de poder.

Gosto de definir conhecimento como experiencia de vida e capacidaoe de discernlrnertto que

transformam dados ern intormacoes, necessidades em acao coin base em inforrnacoes anteriores,Pensando sob essa perspectiva, de que formaentao controlar e gerenciar esse conhedmento pessoal?

Podemos ate afirmar que 0 verdadeiro diferencial competitive de urn profissional para outre ssta na suacapacidade de gerenciar seu conhecimento.

Nas empresas a qestao do corihecimento ssta cornecandoa ter grande destaque, mas esse conceitopreci.sa ser aplicado para voce tarnbernl Podemos definir gestao do conhecimento como: "tecnicas etecnolog.ias que tem por finalidade criar condicoes para identificar, capturar, taxonornlzar, recuperare

compartilhar conhecimento".

Para resurnir a explicacao, veja como fazer urn a apl icacao pratica desse con ce ito:

1. e rie su a base de

conhec imen t o

Quanta conteudo de valor vo ce tern contato diariamente esimplesmente quando precisa reutilizar n~o encontra? Voce deve crier um

procedimento para arrnazenar esseconhec.imento. PQr exernplo, sempre quepreciso desenvolver uma palestra au artigo sabre prooutlvidade euprocuro emrniriha base de conhectmento iriformac;;6es com palavras chave como "stress,

.

pesquisas au prodLitividade"e autornatlcamente uma serie de nottcias.e-rnails,

artigos, textos e videos que ernalqurn momenta eu tivecontato san recuperados

para que possa utllizar sepreeisar. .

Essa base esta no Triad Software, um programa desenvolvido paraprodutividade pessoal (voce pode balxar umaversao de demonstracaonoendereco: www.triadedotempo.com.br). Voce tambern pode utilizar umapasta dividida par cateqorias, armazenando seus textos au inforrnacoes, caso

eles sejam apenas referencias voce pede oriar urn indice que contenhainforrnacoes decomoloca lizar esse item.

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www.vocecommoistempo.com ..or

http://www.vocecommoistempo.com/

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2 . C r ie um i n d i c ep ara se u

c onhec imen t o

Muitas vezes seu cenheeimento foi aoquirido atraves de livros, revtstas, videosou @utraso p , ' r ; : o , e s que simplesmente nao pbdem ser recortsdas.e armazenadas,

mas precisam ser lecalizaeas da rnesma forma. Nesse case 1J0ee precisa eriarum fildice!'lue indique 0 local aonde es-sa_ihfq,rm<a9_8eQder~ set eneontrada.Voce ppde fazer tssc atraves do Triad Software' ou crlando um dGCUm~Rtono

Word, com umEl_'tabelasi milqr ac -exemplo abaixe, indic~ndQ o que e e aonde

locallzar:

Il~ll[rrocariza,i§'oll~~I~II~~~j

Duas Vidas N/D DVD: Duas PessOal Filma que mostra que Reflexao :

Walt Disney Vidas Walt precisamos aproveitar Lldsranca

Disney melhor a vida hoje pessoal ;para nao se rnotivacaoarrepender depois.

Sernmario Escri!6rio Folh.eto Pessoal Curso que preciso Plano deEmpreendedorismo Gavela Impresso fazer sobre empresa neg6cios,

Psssoal dinheiro.

Pasta empresaCursos

Espero queestas dicas possam ajudar na sua orqaruzacao pessoal ou pelo menos levantar urnabandeira verrne!ha para sua necessidade urgente de se organizar. Se precisar de mais tnforrnacoes ou ajuda

consults 0 capitulo sobre Organiza<;ao no livro A Triade do Tempo - Editora Campus. Tarnbern existernalguns sites na Internet especializados no assunto, como: www.organizesuavida.com.br.www.myorganizedlife.com. Boa Sorte!

Christian Barbosae um dos maioresespecialistas emgerenciamentode tempo e produtividadepessoal e empresarial do Pais ..Gonferencista, empreendedor. socio da Blue Eagle, empresa de

tecnologia web. Socio da Triade do Tempo - empresa de treinamento, consultorla e prooutos

espeoiahzada em produtlvidada.

Master Practtionerem Pro9ramagao Neurolinguistica. Facilitador do programa deempree.hdedores

do Sebrae/Onu - Empretec. Autor do livro A Triade do Tempo - A Evolw;:ao da Produlividade Pessoal.

pelaEditora.Carnpus e dollvro exclusivo para mulhsres: Voce, Dona do Seu Tempo - Editora Gente.

Sua rnetodologia e teorias sobre produtivldads ganhararn grande destaque e importancia nacional e

internacional devido movacces e solucoes diferenciadas.

Ch r is t ia n B a rb o sa

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