Treinamento SEED

Processo proposto Relembrando a descrição do processo mostrado durante o treinamento

Um colaborador solicita a compra de materiais;

Seu gerente aprova a solicitação da compra;

O Administrativo realiza 3 cotações;

O Solicitante avalia as cotações e escolhe um fornecedor;

O Administrativo faz a compra;

O Financeiro efetua o pagamento;

O Solicitante recebe o material;

Documentação do processo Na primeira etapa do curso, fizemos o desenho e a documentação do processo de compras

proposto. Lembre-se que todos os passos aqui descritos serão feitos na aba “Modelagem” do

sistema, então, após o login, acesse essa aba:

Figura 1 Acesso à modelagem de processos

Grupo de processos

Crie um novo grupo de processos. Clique na aba “Grupo de processos”, na seção à esquerda da

tela e depois no botão de adição. Dê a ele o nome “Suprimentos”.

Figura 2 Criação de grupo de processo

Processo

Crie um novo processo. Clique na aba “Processos”, na seção à esquerda da tela e depois no

botão de adição. Dê a ele o nome de “Compras” e selecione o grupo “Suprimentos”.

Figura 3 Criação do processo

Para vermos a documentação do processo antes de sua automatização, clique na aba “Versão

do processo” e marque que a documentação será pública.

Figura 4 Marcando documentação como pública

Diagrama do processo

O sistema automaticamente cria uma raia e um papel chamados “Solicitante”. O papel será

importante para a automatização que será feita mais adiante. Crie duas novas raias de nomes

“Gerente” e “Administrativo”, deixando a opção de “Papel executor” na opção “Nenhum papel

associado”, como na figura 6.

Figura 5 Criar nova raia

Figura 6 Propriedades da nova raia

Figura 7 Raias criadas

Coloque um evento inicial simples na raia Solicitante. Você pode clicar no botão de eventos

iniciais na barra de ferramentas e depois em um espaço em branco da raia ou clicar com o

botão direito em um espaço em branco da raia e selecionar o evento do menu que será

exibido.

Figura 8 Evento inicial criado

Desenhe os demais elementos do processo. Para inserir novos elementos, selecione o

elemento de origem, clique na seta ao lado direito do elemento, arraste até o local onde

deseja inserir o novo elemento e selecione o tipo de novo elemento que deseja inserir do

menu que será exibido.

No final, seu diagrama deve semelhante a esse:

Figura 9 Processo final

Para o sub processo “Realizar compra”, escolha o tipo de atividade “Sub processo embutido”.

Uma janela será exibida. Como não há itens na lista (ainda não foi criado nenhum sub processo

embutido para o nosso processo) clique no botão de adição e preencha os dados:

Figura 10 Criar novo sub processo embutido

Figura 11 Dados do sub processo

Para inserir o evento de erro intermediário na borda do sub processo “Realizar Compra”,

clique com o botão direito no sub processo e escolha a opção de evento de erro intermediário:

Figura 12 Inserir evento de erro na borda

O evento de erro de borda não possui uma seta de conexão, então para conectá-lo ao evento

de mensagem, primeiro crie o evento de mensagem (como criou o evento inicial desse

processo), depois escolha o elemento de conexão na barra de ferramentas, clique no evento

de borda e depois no evento de mensagem.

Figura 13 Conexão na barra de ferramentas

Clique no botão “+” do sub processo, insira as raias e faça o desenho, de forma que fique

semelhante ao abaixo. No momento de criação das raias, deixe o campo de papel executor

com o valor “Nenhum papel associado”. Para renomear a raia “Raia 1” que já será criada junto

ao sub processo, pressione o botão “F2” ou clique com o botão direito na raia e escolha a

opção “Renomear” do menu.

Figura 14 Sub processo "Realizar compra"

Documentação das atividades

Após o desenho, pode-se documentar o processo e cada uma das suas atividades. Para isso,

clique duas vezes na atividade, clique no botão de edição na aba “Propriedades”, localizada à

direita da tela e finalmente na aba “Documentação” da janela que será exibida:

Figura 15 Documentar atividade

Acrescente os textos abaixo nas documentações das atividades:

- Atividade “Solicitar compra de materiais”

O colaborador indica a quantidade de itens que deseja comprar e

sua descrição e informa, opcionalmente, a data desejada de

recebimento dos itens. Após realizar o pedido, o colaborador

pode acompanhar o processo de cotação e compra do pedido.

- Atividade “Aprovar solicitação”

O gerente analisa os itens a serem comprados indicados pelo

colaborador, podendo aprovar ou não o pedido. Caso seja

aprovado, o pedido segue para o Administrativo que realizará a

cotação. Caso contrário, o gerente deverá obrigatoriamente

justificar a negativa e o pedido retorna ao solicitante que

poderá refazer o pedido, ou cancelá-lo.

- Atividade “Realizar cotação”

O administrativo, a partir do pedido já aprovado pelo gerente,

realiza três cotações dos itens, que será analisada

posteriormente pelo solicitante. Ele deverá indicar o fornecedor

selecionado e o valor total previsto para a compra.

- Atividade “Refazer solicitação ou cancelar”

Uma vez que o gerente não aprovou a solicitação de compra, o

colaborador pode refazê-la ou cancelá-la, indicando novamente a

quantidade de itens que deseja comprar e sua descrição.

- Atividade “Selecionar fornecedor”

O solicitante, a partir da lista de três fornecedores cotados

pelo administrativo, escolhe apenas uma opção, que seguirá para

a efetiva compra.

- Atividade “Receber material”

Após realizada a compra pelo administrativo, e passado o tempo

da previsão de entrega, o solicitante deverá confirmar o

recebimento do material, para que o processo seja finalizado.

- Atividade “Efetuar compra”

O executor deve contactar o fornecedor e fechar a compra de

acordo com o valor enviado na cotação anteriormente, informando

a data prevista para a entrega.

Caso haja algum problema, como o valor não poder mais ser

cumprido, a compra não deve ser realizada.

- Atividade “Efetuar pagamento”

O executor deve realizar o pagamento do material de acordo com o

valor para o fornecedor.

Uma vez que todas as atividades e processos estiverem documentadas, a mesma pode ser

visualizada no módulo “Processos”.

Figura 16 Documentação no módulo "Processos"

Automação do processo Agora que o processo já foi definido e documentado, vamos começar a automação do mesmo.

Controle de usuários

O primeiro passo será criar as funções e os grupos de usuários. Isso será feito no módulo

Usuários:

Figura 17 Acesso ao módulo de usuários

Crie os grupos de usuários necessários. Para simplificar, iremos criar um para cada papel do

processo, mas não é necessário que seja assim. Clique na aba “Grupos” localizada à esquerda

da tela e no botão de adicionar para incluir um novo grupo. Crie os grupos Administrativo,

Colaborador, Financeiro e Gerente.

Figura 18 Criação de grupos

Se desejar, você pode criar novas funções e associá-las com os grupos. As funções são

normalmente equivalentes aos cargos das pessoas nas empresas, enquanto que os grupos tem

a ver com a função das pessoas nos processos. Para simplificar, vamos utilizar a função já

existente (Administrador de Processos) e associar todos os grupos a ela, marcando-os como

obrigatórios. Isso fará com que seu usuário seja incluído em todos esses grupos e possa

desempenhar todos os papéis no nosso processo. Clique na aba “Funções” e então na função

“Administrador de Processos”. Associe todos os grupos e marque-os como obrigatórios:

Figura 19 Editando uma função

Papéis

Vamos criar agora os papéis que fazem parte do nosso processo. Serão quatro papéis, de

acordo com a tabela abaixo:

Nome Grupos e Usuários Nível de autorização

Administrativo Administrativo Gerenciar os seeds

Financeiro Financeiro Ver os seeds

Gerente Gerente Ver os seeds

Solicitante Colaborador Ver os seeds

Para adicionar um papel, clique na aba “Papéis” que fica à direita da tela (dentro da aba

“Processo”) e então no botão de adição. Para esse processo de exemplo, vamos utilizar apenas

grupos predefinidos. Para o papel de solicitante, marcaremos também a opção “Restringir o

papel automaticamente a apenas um participante”. Dessa forma apenas o usuário que abriu a

instância de processo poderá executar as atividades desse papel.

Figura 20 Criação de papéis

Depois que os papéis foram criados, configure as raias de forma que cada raia tenha um papel

executor. Para configurar o papel executor das raias, clique com o botão direito no nome da

raia e escolha a opção “Propriedades” e então clique no botão de edição na aba

“Propriedades”, localizada à direita da tela. Escolha o papel cujo nome é o mesmo da raia. Essa

configuração fará com que todas as atividades humanas tenham o mesmo papel executor da

raia na qual estão inseridas.

Figura 21 Configurando papel na atividade

Tipos de atributos

O próximo passo é inserir os campos no nosso processo. Sem eles os processos serão apenas

caixas e não será possível tomar as decisões necessárias no fluxo. Primeiro, vamos definir dois

tipos de atributos para as tabelas que existirão no nosso processo: A tabela de materiais e a

tabela com a lista de fornecedores a serem escolhidos, cujos nomes serão “Lista de materiais”

e “Lista de cotações”, respectivamente.

Para isso, clique na aba “Tipos de atributos” à esquerda da tela e então no botão de adição. Na

tela apresentada, preencha o nome do atributo e escolha o tipo de dado “atributo composto”.

Clique em salvar para habilitar as demais abas da janela.

Figura 22 Inserção de tipo de atributo

Na aba “Avançado”, escolha “tabela” como componente visual de entrada e saída. Na aba

“Atributos”, clique no botão de adição para inserir dois atributos de acordo com a tabela

abaixo:

Tipo de atributo Rótulo Identificador Somente Leitura Obrigatório

número inteiro Quantidade quantidade Não Sim

texto Descrição descrição Não Sim

Figura 23 Inserção de atributos

Insira também um tipo de atributo para a lista de fornecedores, de acordo com a tabela

abaixo:

Tipo de atributo Rótulo Identificador Somente Leitura Obrigatório

texto Fornecedor fornecedor Sim Não

dinheiro Valor total valorTotal Sim Não

sim ou não Escolhido? escolhido Não Sim

Agora podemos adicionar os atributos do processo. Para isso clique na aba “Atributos”,

localizada à direita da tela, dentro da aba “Processo” e então no botão de adição. Insira os

atributos de acordo com a tabela abaixo:

Tipo de atributo Rótulo Identificador

Lista de materiais Lista de Materiais listaDeMateriais

data Data desejada dataDesejada

sim ou não Aprovado? aprovado

texto longo Justificativa da reprovação justificativaDaReprovacao

sim ou não Cancelar solicitação? cancelarSolicitacao

data e hora Previsão de entrega previsaoDeEntrega

texto Fornecedor escolhido Fornecedor Escolhido

dinheiro Valor da compra valorDaCompra

Lista de cotações Lista de cotações listaDeCotacoes

sim ou não Compra realizada? compraRealizada

O próximo passo é colocar os atributos em cada atividade para que sejam preenchidos ou

visualizados na execução das mesmas. Para isso, clique duas vezes na atividade, na aba de

atributos à direita da tela e então no botão de adição. Deixe a opção “Utilizar atributo do

processo” marcada e escolham os atributos na lista, para cada atividade.

Figura 24 Inserir atributo do processo na atividade

Atividade Atributo Somente leitura Obrigatório

Solicitar compra de materiais

Lista de materiais Não Não

Data desejada Não Não

Aprovar solicitação Lista de materiais Sim Não

Data desejada Sim Não

Aprovado? Não Sim

Justificativa da reprovação Não Não

Refazer solicitação ou cancelar

Justificativa da reprovação Não Não

Lista de materiais Não Não

Data desejada Não Não

Cancelar solicitação? Não Sim

Realizar a cotação Lista de materiais Sim Não

Selecionar fornecedor Lista de cotações Não Não

Efetuar compra Fornecedor escolhido Sim Não

Valor da compra Sim Não

Previsão de entrega Não Sim

Compra realizada? Não Sim

Efetuar pagamento Fornecedor escolhido Sim Não

Valor da compra Sim Não

Para a atividade “Realizar cotação”, vamos criar atributos específicos da atividade, pois ela

será executada três vezes para cada instância e isso evitará que uma atividade interfira na

outra. As instruções são as mesmas para a inserção dos atributos do processo, mas ao invés de

deixar marcada a opção “Utilizar atributo do processo”, marque “Criar atributo para essa

atividade”. Crie os dois atributos necessários de acordo com a tabela abaixo:

Tipo de atributo Rótulo Identificador Somente Leitura Obrigatório

texto Fornecedor fornecedor Não Sim

dinheiro Valor total valorTotal Não Sim

Validações e manipulações

Vamos preencher as validações das atividades em que não basta indicar que um campo é ou

não obrigatório e os scripts que irão manipular os dados dos processos.

Aprovar solicitação

Precisamos inserir a validação para que o executor não reprove o pedido sem fornecer uma

justificativa. Clique duas vezes na atividade e na aba “Propriedades”, clique no botão de

edição. Acesse a aba “Validação” da janela que será exibida e insira o código abaixo.

Figura 25 Inserção de validação

validacao = true;

if (!aprovado && (justificativaDaReprovacao == null ||

justificativaDaReprovacao == "")) {

Utils.addErrorMessage("Você deve fornecer uma justificativa

se reprovar a compra.");

validacao = false;

}

return validacao;

Realizar a cotação

Podemos realizar várias cotações para um mesmo produto, por isso essa atividade é múltipla.

Nesse processo de compras, assumimos que sempre teremos três cotações e que a cotação

será feita para todos os produtos solicitados. Para incluir a multiplicidade na atividade, clique

duas vezes na atividade, em seguida no botão editar. Na aba “Multiplicidade”, selecione a

opção “múltiplas instancias”, o tipo de sincronização deve ser “Todas” (para aguardar que

todas as cotações sejam realizadas antes de prosseguir com a compra) e o número de

instancias da atividade deve ser 3.

Figura 26 Inserção de multiplicidade da atividade

Se a compra não for realizada por algum motivo, o fluxo volta a essa atividade. Se isso

acontecer, temos que limpar nossa lista de cotações feita anteriormente para que novas

possam ser realizadas. Clique duas vezes na atividade e então no botão de adição da aba

“Atribuições de entrada” à direita da tela. Coloque o script abaixo.

Figura 27 Inserção de atribuição de entrada

listaDeCotacoes.clear();

Na atribuição de saída temos que colocar os valores inseridos na lista de cotações. Para isso,

siga as instruções para a atribuição de entrada, mas utilizando a aba “Atribuições de saída” e

insera o seguinte script:

listaDeCotacoes.add(["fornecedor": fornecedor, "valorTotal":

valorTotal]);

Selecionar fornecedor

É preciso garantir que apenas um fornecedor seja escolhido nessa atividade. Para isso, insira o

seguinte script na validação:

escolhido = false;

validacao = true;

foreach(cotacao : listaDeCotacoes) {

if (cotacao.escolhido) {

if (escolhido && validacao) {

Utils.addErrorMessage("Apenas um fornecedor deve ser

escolhido.");

validacao = false;

} else if (!escolhido) {

escolhido = true;

}

}

}

return validacao;

Uma vez selecionado, os dados do fornecedor e o valor da compra devem ser copiados para os

atributos criados no processo para isso. Então, na atribuição de saída dessa atividade, insira o

script:

foreach(cotacao : listaDeCotacoes) {

if (cotacao.escolhido) {

fornecedorEscolhido = cotacao.fornecedor;

valorDaCompra = cotacao.valorTotal;

}

}

Aguarda previsão de entrega

Para esse evento de tempo intermediário, o processo irá esperar a previsão de entrega

preenchida em uma atividade do sub processo “Realizar compra”. Clique no botão de edição

da aba “Propriedades”, à direita da tela e insira o script:

return previsaoDeEntrega;

Envio de e-mail para compra bem sucedida

No fluxo em que a compra não dá erro, configure o evento de envio de mensagem, clicando no

botão de edição da aba “Propriedades”. Siga os valores da tabela abaixo.

Figura 28 Edição de propriedades de evento de mensagem

Campo Conteúdo

De: return "treinamento@sydle.com";

Para: return seed.requestor.email;

Assunto: return "Compra " + seed.id + " realizada";

Mensagem: return "Olá, " + seed.requestor.name + " sua

solicitação de compra número " + seed.id + " foi

realizada. A previsão para a entrega dos materiais é

no dia " + Utils.formatDate(previsaoDeEntrega) + ".";

Para a mensagem quando a compra não for realizada, mudam apenas os campos assunto e

mensagem:

Campo Conteúdo

De: return "treinamento@sydle.com";

Para: return seed.requestor.email;

Assunto: return "Compra " + seed.id + " não realizada";

Mensagem: return "Olá, " + seed.requestor.name + ". A

solicitação de compra número " + seed.id + " não foi

realizada e uma nova cotação será providenciada.";

Decisões

Todas as atividades tem seus atributos e as devidas validações, então o passo final é inserir as

condições de decisão nos gateways do processo. Marque o caminho feliz (o mais comum)

como padrão e insira a condição no outro caminho. Clique duas vezes na bola do fluxo que

deseja configurar.

Aprovar solicitação

Insira a seguinte condição no fluxo de reprovação:

aprovado == false

Figura 29 Fluxo de reprovação

Cancelamento do pedido

Insira a seguinte condição no fluxo de cancelamento do pedido:

cancelarSolicitacao == true

Figura 30 Fluxo de cancelamento do pedido

Compra não realizada

Insira a seguinte condição no fluxo de compra não realizada, do sub processo “Realizar

compra”:

compraRealizada == false

Figura 31 Fluxo de compra não realizada

Agora o processo já pode ser executado! Lembre-se, para que todos os usuários vejam o

processo, publique-o, senão apenas os que estiverem na equipe de teste poderão vê-lo.

Indicador e meta Agora que o processo está funcionando, adicione o indicador e crie a meta, para realizar a

gestão do nosso processo.

Indicador

Para incluir um indicador, clique no botão de adição na aba “Indicadores” localizado à direita

da tela. Preencha os dados conforme a figura abaixo. Se preferir configure um intervalo de

atualização menor para conseguir visualizar melhor a atualização dos valores. Abaixo da figura

segue o código da expressão de cálculo. O indicador irá calcular o tempo que o processo está

ou ficou parado na atividade de reprovação.

Figura 32 Inserção de indicador

prazo = 0.0;

endDate = currentDate;

if(aprovarSolicitacao != null){

if(aprovarSolicitacao.endDate != null) {

endDate = aprovarSolicitacao.endDate;

} else {

endDate = currentDate;

}

prazo = Utils.secondsDiff(endDate,

aprovarSolicitacao.creationDate )/3600.0;

}

return prazo;

Na aba “Faixas” insira os valores de cada um dos estados do indicador. Segue abaixo sugestões

de valores.

Estado Nome Valor inicial Valor final

OK Esperado 12

Alerta Próximo ao limite 12 16

Erro Passou o prazo 16

Na aba papéis, insira os papéis do processo que poderão ver o indicador.

Meta

Nossa meta será referente ao orçamento da empresa e utilizará os valores das compras dos

processos finalizados. Clique na aba de “Metas” localizada à esquerda da tela e então no botão

de adição. Insira os dados conforme figura abaixo e o código a seguir.

Figura 33 Inserção de meta

despesaTotal = 0.0;

foreach(seed : Utils.getSeeds("CLOSED", beginDate, endDate,

["compras"])){

despesaTotal += seed.valorDaCompra;

}

return despesaTotal;

Não se esqueça de habilitar a prévia para que você consiga ver o resultado mais facilmente.

Coloque um intervalo menor (em minutos) para que o cálculo da meta seja feito e seja possível

verificar o resultado.

Insira as faixas como foi feito nos indicadores. Segue abaixo sugestões de valores.

Estado Nome Valor inicial Valor final

OK OK 500

Alerta Alerta 500 1000

Erro Passou da meta 1000

Defina a equipe de testes que poderá visualizar a meta e também os grupos de usuários nas

respectivas abas. Para visualizar a meta, insira um gadget do tipo “Medidor de metas” no

Dashboard.

Dashboard O dashboard é o módulo em que se tem uma visão gerencial das instâncias de processos. Há 5

tipos de gadgets. Eles podem ser adicionados, clicando na seta no botão “Novo gadget” e

escolhendo o tipo desejado.

Figura 34 Inserir um novo gadget

Dependendo da opção escolhida, a configuração do gadget será diferente.

Gráfico de Pizza

Nesse gráfico de pizza vamos ver a divisão de processos abertos entre os estados de

indicadores. Dê o nome de “Indicadores de compras abertas” para ele e clique no botão

“próximo”. Escolha o filtro “Estado do seed” e no mesmo a opção “Aberto”.

Figura 35 Configuração de filtros

Como agrupador, escolha a opção “Estado do indicador” e nos agregadores, a opção

“Quantidade de seeds”.

Figura 36 Escolha de agrupadores

Figura 37 Escolha de agregadores

O gadget será exibido no seu dashboard. Ao clicar em uma das fatias você poderá ver quais

instâncias fazem parte da mesma na aba “Seeds”.

Figura 38 Gráfico de pizza

Tabela de seeds

A tabela de seeds tem a configuração muito semelhante à configuração do gráfico de pizza. A

única diferença é a possibilidade de escolher mais de um opção para agregadores e

agrupadores. Cada uma das opções resultará em uma coluna da tabela.

Figura 39 Agrupadores

Figura 40 Agregadores

A tabela será exibida no seu dashboard. Clicando duas vezes em uma linha te levará ao módulo

“Seeds” onde serão listados as instâncias que compõem aquela linha.

Figura 41 Tabela de seeds

Medidor de metas

A meta é o gadget mais simples de ser configurado pois possui apenas uma tela de

configuração. Dê o nome de “Orçamento” e escolha a meta que cadastramos anteriormente,

escolhendo exibir a prévia, já que o resultado consolidado demorará de acordo com a

configuração feita.

Figura 42 Configuração de medidor de metas

O medidor será exibido no seu dashboard. A linha tracejada indica o valor configurado e as

diferentes cores, as faixas.

Figura 43 Medidor de meta