FACULDADE 7 DE SETEMBROCURSO DE GRADUAÇÃO EM ADMINISTRAÇÃO

DANIEL DA SILVA GOMES

PROCESSO DE COMPRAS E DE GESTÃO DE ESTOQUE COM A IMPLANTAÇÃO DO SISTEMA TOTVS NÚCLEOS EM UMA INSTITUIÇÃO DE

ENSINO PRIVADA NA CIDADE DE FORTALEZA

FORTALEZA - 2013

DANIEL DA SILVA GOMES

PROCESSO DE COMPRAS E DE GESTÃO DE ESTOQUE COM A IMPLANTAÇÃO DO SISTEMA TOTVS NÚCLEOS EM UMA INSTITUIÇÃO DE

ENSINO PRIVADA NA CIDADE DE FORTALEZA

Projeto de pesquisa apresentada à Faculdade 7 de Setembro, como requisito parcial para obtenção do título de Bacharel em Administração.

Orientador: Prof. Jean Mari Felizardo, Dr.

FORTALEZA - 2013

RESUMOEsta pesquisa tem como objetivo apresentar as melhorias no processo de compras e gestão de estoques com a implantação do sistema TOTVS Núcleos em uma Instituição de ensino provada na cidade de Fortaleza, visto que a importância de uma gestão de compras e estoques está cada vez mais aumentando, com isso, as empresas cada vez mais tem adquirido novas fontes de tecnologia para o auxílio da gestão, com o objetivo de integração dos setores envolvidos no processo e obter informações para a tomada de decisões. Para isso, realizou-se uma abordagem técnica sobre os processos de compras e gestão de estoques, mostrando a importância de cada um dos processos e a funcionalidade de uma boa gestão de estoques, além de uma entrevista estruturada e observação assistemática. Esta pesquisa do tipo exploratória-descritiva de natureza qualitativa e uma análise de dados do tipo análise de conteúdo. Com base no que foi apresentado na revisão de literatura e com os resultados da obtidos na coleta de dados, foi apresentado as melhorias no processo de compras e na gestão de estoques após a implantação do sistema TOTVs Núcleos em uma Instituição de ensino privada na cidade de Fortaleza.

PALAVRAS-CHAVE: Processo de compras, Gestão de estoques, Sistema de gerenciamento de estoques.

ABSTRACTThis research aims to present the improvements in procurement and inventory management with the deployment of the TOTVS cores on a proven educational institution in the city of Fortaleza, since the importance of purchasing and inventory management are increasingly aumentanto with this, companies have increasingly acquired new sources of technology to aid management, aiming at integration of the sectors involved in the process and information for decision making. For this, we carried out a technical approach on procurement processes and inventory management, showing the importance of each of the processes and functionality of a good inventory management, plus a structured interview and systematic observation. This research-type exploratory and descriptive qualitative data analysis and the type of content analysis. Based on what was presented in the literature review and the results obtained in the data collection, was presented the improvements in procurement and inventory management system after deployment totvs Nuclei in a private educational institution in the city of Fortaleza.

KEYWORDS: Purchasing process, Inventory management, inventory management system.

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1 INTRODUÇÃO

O processo de compras de qualquer tipo de material é de suma importância

para qualquer empresa, pois a partir dela que são comprados os insumos de

consumo interno e de produção. Resende; Sousa e Vieira (2013) afirmam que, a

função compras está em processo de transformação, e suas práticas e estratégias

contribuem para as decisões de suprimento, mas nem todas as empresas percebem

ou utilizam esse potencial de contribuição.

Garcia (2013) afirma que a gestão compras representa um fator decisivo nas

atividades de uma empresa, pois, dependendo de como é administrada podem gerar

redução de custo e melhorias nos lucros. A gestão de compras assume papel

estratégico nos negócios, principalmente financeiros, tirando a visão de que era uma

atividade burocrática, um aumento de despesa e não um centro de lucro.

Para Braga (2013) a importância que o setor vem conquistando nas empresas

diz respeito ao nível hierárquico do responsável pela área. No Brasil, 84% das

grandes empresas industriais escolhem executivos de elevado nível à gestão desta

área, confirmando que cada vez mais os profissionais de compras ocupam altos

cargos nas empresas.

Braga (2013) ainda cita que, os altos cargos dos executivo de compras e

suprimentos, melhoram o status do setor e aumenta a chance do mesmo influenciar

na elaboração de estratégias e de importantes tomadas de decisões.

A partir do processo de compra, há um outro processo que é o de estocar

esse material, esse processo é muito importante pois evita, por exemplo, que a

produção de uma empresa fique sem insumo para produção, ou evite que esses

itens possam deteriorar devido ao mal acondicionamento.

Ballou (2006, p. 273) afima que “gerenciar é mais fácil quando se tem a

segurança dos estoques. É muito mais fácil defender-se de críticas pela manutenção

de estoques em excesso do que ser apanhado, uma vez que seja, com estoque

esgotado”.

Ballou (2009) também cita que a armazenagem de mercadoria para prever o

futuro, exige da empresa um certo investimento da empresa. O autor ainda cita que

o ideal seria uma sincronia entre os pedidos de vendas e o estoque para que não

houvesse estoque de mercadoria.

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Segundo Ballou (2009, p. 204), “o controle de estoque é a parte vital do

composto logístico, pois estes podem absorver de 25 a 40% dos custos totais,

representando uma porção substancial do capital da empresa”.

Dias (1996) cita que a principal meta de uma empresa é maximizar os lucros

sobre os investimentos em equipamentos e fábrica. Para que esse capital não fique

inativo, o capital poderá ser investido em estoque e que esse investimento seja um

“lubrificante” necessário para um bom atendimento e vendas. O autor ainda cita que

a gestão de estoques tem a função justamente de maximizar esse “lubrificante” com

o feedback de vendas não concluídas e adequar o planejamento da produção.

Com os níveis de importância da gestão de compras e estoques cada vez

mais aumentando, tem levado as empresas a aderirem a novas tecnologias para o

auxílio da gestão dos seus. O objetivo principal é integrar todos os setores

envolvidos no processo e obter informações confiáveis para uma tomada de

decisão.

Ramos e Oliveira (2013) citam que nos anos 80, a tecnologia não ajudava

para essa integração, pois nas empresas existiam vários sistemas desenvolvidos

internamente para atender cada tipo de atividade de setores diferentes. A

informação ficava dividida e causava problema de confiabilidade. Os autores

completam, afirmando que nos últimos anos tem ocorrido no Brasil uma revolução

na área de gestão empresarial. Todas as grandes empresas utilizam um enterprise

resource planning (ERP) e recentemente também há uma procura das pequenas e

médias empresas para a implementação dessa ferramenta.

Visto a importância de um setor de compras e uma gestão de estoques

auxiliados por um sistema de informações, a Instituição de ensino privada na cidade

de Fortaleza, passa por dificuldades no processo de gestão de compras e estoques.

Na Instituição de ensino privada na cidade de Fortaleza, as compras de

materiais em geral são feitas mensalmente. Atualmente, o controle de estoque é

feito por planilhas onde os almoxarifes informam ao setor de compras a demanda de

compras e o comprador analisa e atualiza essa planilha.

Nesse caso, há muitas falhas no processo, pois o setor de compras não sabe

realmente quanto em estoque de um material existe, muitas vezes acontece de um

almoxarife pedir material que há em estoque, mas não sabe a quantidade que existe

no seu almoxarifado e nem a quantidade. Ocorre também de produtos acabarem

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antes do período de compras, pois o setor de compras não consegue ter uma

margem de segurança, pois o processo usado atualmente não permite que o

comprador ou almoxarife saiba quando o produto está próximo a acabar.

Com base no exposto, tem-se a problemática da pesquisa: de que maneira os

processos de compras e gestão de estoques melhoraram com a implantação do

sistema TOTVS núcleos em uma Instituição de ensino privada na cidade de

Fortaleza?

Para obter as respostas do problema de pesquisa, o objetivo geral é:

comparar se os processos de compras e de gestão de estoques se aperfeiçoaram

com a implantação do sistema TOTVS núcleos na Instituição de ensino privada da

cidade de Fortaleza.

A partir do objetivo geral, tem-se os seguintes objetivos específicos: identificar

o processo de compras; identificar o processo de gestão de estoques; descrever o

processo de compras e gestão de estoques antes e após a implantação do sistema

TOTVS núcleos na Instituição de ensino; apontar as melhorias no processo de

compras e gestão de estoques após a implantação do sistema TOTVS núcleos na

Instituição de ensino privada da cidade de Fortaleza.

O estudo está dividido em cinco seções. A primeira contextualiza a área que

será explorada, justifica temática escolhida e mostra os objetivos do estudo de caso.

A segunda expõe a revisão de literatura, o que há no meio científico sobre o tema

abordado: gestão de compras e de estoques voltados a um sistema de

gerenciamento. A terceira seção apresenta os métodos utilizados no estudo. A

quarta é a de análise dos resultados obtidos na pesquisa de campo. Na quinta, será

apresentada as considerações finais da pesquisa. Em seguida, as referências e

apêndices utilizadas para a pesquisa.

2 REVISÃO DE LITERATURA

A revisão de literatura visa mostrar o que há de literatura sobre o processo de

compras, gestão de estoques e os modelos de sistemas que facilitam os processos

de gerenciamento nessas áreas, para um melhor controle logístico e mostrar a

importância destes processos na gestão logística.

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2.1 PROCESSO DE COMPRAS

Martins e Alt (2006, p. 82) citam que “hoje a função de compras é vista como

parte integrante da cadeia de suprimentos (supply chain)”.

A gestão de compras, assume um papel fundamental nas empresas,

estratégico e financeiro, segundo Martins e Alt (2006, p. 81), “o valor total gasto nas

compras de insumos para produção, seja do produto ou do serviço final, varia de

50% a 80% do total das receitas brutas”.

Ballou (2006, p. 357) fala que “isso significa que reduções de custos

relativamente baixas conquistadas no processo de aquisição de materiais podem ter

um impacto bem maior sobre os lucros [...]”. Isso se da o nome de alavancagem.

Francischini e Gurgel (2002, p. 19) classifica as compras das empresas

quanto a necessidade de suprimento: “compras constantes e habituais; compras

programadas; compras de investimentos; compras de emergência; compras

sofisticadas”.

Para Pozo (2002, p. 138),

a visão moderna de compras está relacionada com o sistema logístico empresarial, como atividades envolvidas em ações estreitamente homogêneas, e essas atividades estão voltadas para a finalidade comum de operação lucrativa que é manter uma posição competitiva de mercado. A área de compras não é um fim em si próprio, mas uma atividade de apoio fundamental ao processo produtivo, suprindo-o todas as necessidades de materiais. Além dessa atuação primordial, compras também é um excelente e substancial sistema de redução de custos de uma empresa, por meio de negociações de preços, na busca de materiais alternativos e de incessante desenvolvimento de novos fornecedores.

Pozo (2002) cita que o setor de compras está voltado também a observar as

necessidades completas como: novos fornecedores, preços, ordens de compra,

acompanhamento dos pedidos, verificação notas fiscais, e relacionamento com

fornecedores e vendedores.

Francischini e Gurgel (2002) afirmam que as compras podem ser

centralizadas ou não; o tipo de empresa é quem define se as compras serão

centralizadas. Os autores ainda afirmam que as vantagens da centralização do

processo de compras são sempre questionados, mas a centralização das compras

apresentam reduções positivas nos preços, apesar de que certo tipo de compras é

mais aconselhável ser feita por setores específicos.

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Francischini e Gurgel (2002, p. 20) apresentam as vantagens das compras

centralizadas:

(a) visão global quanto à organização do serviço; (b) poder de negociação para melhoria dos níveis de preços obtidos dos fornecedores; (c) influência no mercado em virtude do nível de relacionamento com os fornecedores; (d) análise do mercado com eficácia em virtude da especialização do pessoal que trabalha no serviço de compras; (e) controle financeiro dos compromissos assumidos pelas compras associadas a um controle de estoques e economia de escala na aquisição centralizada, baixando os custos.

Também, Francischini e Gurgel (2002, p. 20-21) apresentam as vantagens

das compras descentralizadas:

(a) adequação da compra em razão do conhecimento dos problemas específicos da área em que o comprador exerce sua atividade; (b) menor estoque e com a variedade mais adequada, por causas peculiares regionais de qualidade, quantidade, variedade; (c) coordenação em virtude do relacionamento direto com o fornecedor, levando a unidade operacional a atuar de acordo com as necessidades regionais; (d) flexibilidade, proporcionada pelo menor tempo de tramitação das ordens, provando menores faltas.

O processo de compra está representado na Figura 1, mostra como funciona

as compras centralizadas em um setor de compras. O responsável pelo estoque

envia a requisição de compras ao setor de compras, que faz as cotações com os

fornecedores, após os preços serem analisados, é tomada a decisão em que

fornecedor irá realizar a compra, e é enviada a ordem de compra, emitida a nota

fiscal e o produto será enviado ao almoxarifado, onde será conferido e armazenado

até o uso. Isso é um ciclo que ocorre a cada vez que um produto acaba.

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Figura 1 – Processo de compraFonte: Francischini e Gurgel, 2002, p. 21.

2.1.1 Ações de Suprimentos

Esse tópico tem o objetivo de resumir cada uma das atividades de

suprimento, conhecer o envolvimento dessas atividades com o sistema logístico e

fluxo de informação.

2.1.1.1 Solicitação de Compras

Essa solicitação pode ser pedida por vários setores, dependendo do tipo de

material. Pozo (2002, p. 151) afirma que “quando se tratar de material necessário ao

processo de fabricação será originado no almoxarifado (matéria-prima, material de

manutenção e material auxiliar)”.

Todas os pedidos de compras deverão ser aprovados antes de qualquer

emissão de ordem de compra para fornecedores.

Francischini e Gurgel (2002, p. 22), citam que toda solicitação de compras,

devem atender a uma séria de passos:

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(a) discriminação perfeita do material solicitado, com citação de normas técnicas e procedimentos de recebimento; (b) explicação detalhada referente à aplicação a ser dada ao material; (c) posição atual do estoque, consumo mensal e data em que o material será necessário na empresa; (d) data e preço da última compra; (e) assinatura de quem toma as decisões.

2.1.1.2 Coleta de Preços

Pozo (2002, p. 151) fala que “a cotação é o documento de registro de

pesquisa de preços que fazemos em função de ter recebido a solicitação de compra

dos fornecedores que temos aprovado para esse material específico”. Nessa etapa

que o setor de compras analisa os preços, prazo de entrega, condições de

pagamento, descontos e tipo de produto.

Francischini e Gurgel (2002) afirmam que as cotações devem ser assinadas

pelos fornecedores para que fiquem registradas. Também citam que existem dois

tipos de consultas, rápida ou formal, e mostram as suas diferenças.

Apesar de não aparentar, existe uma grande diferença entre a consulta rápida e a consulta formal. A consulta formal possibilita à empresa muito mais garantias de cumprimento das condições oferecidas. O comprador poderá dispensar outros fornecedores que participam da concorrência, pois terá força para exigir o cumprimento das condições apresentadas (FRANCISCHINI; GURGEL, 2002, p. 24).

No caso de consultas rápidas, Francischini e Gurgel (2002) afirmam que,

usa-se um impresso da empresa compradora, manda o impresso para as empresas

fornecedoras, que informam todas as informações necessárias para a compra.

2.1.1.3 Análise de Preços

Tendo a coleta de preços encerrada, o setor de compras analisa os preços e

os produtos enviados pelos fornecedores. Pozo (2002, p. 151) afirma que,

são levados em consideração todos os dados na convergência do melhor valor agregado para a empresa e para a tomada de decisão de qual ou de quais fornecedores irá ou irão fornecer, estabelecendo-se todas as condições necessárias à empresa.

Martins e Alt (2006, p. 83) afirmam que existem várias formas utilizadas para

uma empresa avaliar os fornecedores, e enfatizam alguns aspectos:

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(a) custo – verificar se os custos estão compatíveis com o mercado; (b) qualidade – analisar se os produtos estão dentro das conformidades técnicas; (c) inovação – o fornecedor inovativo cria uma alavancagem muito importante no cliente, embora o mais comum seja a necessidade de atender a solicitação de inovações; (d) flexibilidade – é a capacidade que tanto o cliente quando o fornecedor tem para se adaptarem as novas solicitações do mercado.

2.1.1.4 Pedido de Compras

A ordem de compra é um documento muito importante, pois a partir dele,

todos os processos da compra ficarão amarrados com o fornecedor, as ordens

deverão ser analisadas com cuidado para qua não haja erros.

Pozo (2002, p. 151) cita que,

o pedido de compras é o contrato formal entre a empresa e o fornecedor classificado na análise de preços, deverá representar todas as condições estabelecidas na negociações pré-pedido após a análise de preços e que deverá fazer parte integrante do pedido.

O fornecedor deve obedecer todas as observações do pedido de compras,

que deve constar preço unitário e total, condições de pagamento, prazo de entrega,

especificações técnicas, embalagens e transporte.

2.1.1.5 Acompanhamendo do Pedido

Conhecido também como follow-up, segundo Pozo (2002, p. 152), “é o

procedimento para manter sob controle todos os pedidos em carteira, em que uma

pessoa especialmente designada para essa função faz um relato da vida inteira do

pedido”.

Esse acompanhamento é de suma importância, pois o setor de compras pode

programar com o solicitante do pedido, o tempo que esse material chegará, uma

produção de uma empresa pode fabricar sem preocupações, sabendo a posição

desse material.

É notório a importância de uma boa gestão de compras, pois é o topo da

cadeia de suprimentos. Onde se negociam prazos, fidelização de bons fornecedores

e principalmente, redução de custos.

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2.2 GESTÃO DE ESTOQUES

A gestão de estoques, originou-se na função de compras em empresas que

entendem a importância de integrar o fluxo de materiais e suas funções, tanto para

consumo, quanto pelo fornecimento aos clientes. A gestão de estoques, além de

indicar a quantidade de materiais em estoque, visa diminuir gastos com material

estocado.

Francischini e Gurgel (2002, p. 147), citam que a “função controle é definida

como um fluxo de informações que permite comparar o resultado real de

determinada atividade com seu resultado planejado”.

Para Hong (2001, p. 29), “no momento de sua criação, a gestão de estoques

era vista como um meio de reduzir os custos totais associados com a aquisição e a

gestão de materiais.”

E Hong (2001, p. 29) continua, “quando a gestão de estoque não é colocada

como um conceito integrado, esses diferentes estágios são gerenciados geralmente

por departamentos diferentes”.

2.2.1 Objetivos da Gestão de Estoques

O objetivo principal é otimizar os valores agregados ao estoque de uma

empresa. Para Hong (2001, p. 29), “a própria definição de gestão de estoques

evidencia seus objetivos, que são, essencialmente, planejar o estoque, as

quantidades de materiais que entram e saem [...]”.

Hong (2001, p. 29) cita que,

esses objetivos têm as funções básicas de calcular o estoque mínimo, fazer o cálculo do lote de suprimento, calcular o estoque máximo, manter a ficha de estoque atualizada, emitir solicitação de compra quando atingir ponto de ressuprimento, receber material de fornecedor, identificar o material e armazená-lo, conservar o material em condições adequadas, entregar o material mediante a requisição, atualizar a ficha de estoque e guardar a documentação de movimentação de material, organizar o almoxarifado e manter sua organização.

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2.2.2 Custos Associados a Estoque

Francischini e Gurgel (2002) afirmam que uma das maiores preocupações de

uma gestão de estoques, é saber quais custos que estão relacionados ao estoque.

Hong (2001) explica os três tipos de custos associados ao estoque, o de

pedir, o de manter o estoque, e o custo de falta de estoque.

2.2.2.1 Custos de Pedir

O custos de pedir está associado aos custos administrativos do processo que

envolve o setor de compras, passando pelo administrativo, contábil até o

recebimento do material. Para Francischini e Gurgel (2002), esse custo está ligado

ao poder de barganha e negociação do comprador, que tentará o menor preço

possível para a aquisição de materiais.

O custo de pedir inclui os custos fixos administrativos associados ao processo de aquisição das quantidades requeridas para reposição do estoque – custo de preencher o pedido de compras, processar o serviço burocrático, na contabilidade e no almoxarifado, e de receber o pedido e verificação contra a nota e a quantidade física. Os custos de pedir são definidos em termos monetários por período (HONG, 2001, p. 29).

Francischini e Gurgel (2002), citam que, embora a responsabilidade desse

custo não seja do setor de compras, o custo de pedir implicará no valor do estoque,

quanto maior o preço pago, maior o valor do estoque.

2.2.2.2 Custos de Manter o Estoque

Os custos de manter o estoque estão associados ao período que essa

mercadoria ficará parada em estoque. Hong (2001, p. 29) cita que,

estão associados a todos os custos necessários para manter certa quantidade de mercadorias por um período. São geralmente definidos em termos monetários por unidade, por período. Os custos de manter incluem componentes como custos de armazenagem, custo de seguro, custo deterioração e obsolecência e custo de oportunidade de empregar dinheiro em estoque.

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Francischini e Gurgel (2002) falam que o gestor de compras é responsável

diretamente por manter esse custo menor possível, por se tratar de materiais que

geram lucros.

Francischini e Gurgel (2002, p. 163) citam que “programas de melhoria de

produtividade baseados em just-in-time têm como objetivo principal manter esse

custo próximo a zero”.

2.2.2.3 Custos de Falta de Estoque

Ballou (2009, p. 212) afirma que,

o custo de falta de estoque, que estão vinculados ao aumento da demanda e a empresa não consegue acompanhar esse aumento das vendas, nesse caso incluem-se custos de vendas perdidas que ocorre quando o cliente cancela o pedido e o custo de atrasos que nesse caso acarreta custos diretamente na empresa.

Francischini e Gurgel (2002) complementam que esse tipo de custo, geram

grandes prejuízos, pois envolve a própria imagem negativa da empresa, caso um

produto esteja em falta. Afirmam também que o problema principal é mensurar os

custos com precisão, pois envolvem estimativas, rateios e valores intangíveis

(viagens, transtornos, auditorias).

Inserido no custo de falta de estoque, existem outros dois custos, o primeiro

são os custos de vendas perdidas que são os custos que ocorrem quando os

clientes cancelam o pedido caso o mesmo esteja em falta. Ballou (2009, p. 212)

afirma que “este custo pode ser estimado como o lucro perdido na venda agregado

de qualquer perda de lucro futuro, devido ao efeito negativo que essa falta possa ter

na boa vontade do cliente”.

O segundo são os custos de atrasos que para Ballou (2009, p. 213), “os

custos de atrasos são de medida mais fácil, pois resultam em gastos diretos a

empresa, quando o cliente atrasa sua compra até que o estoque tenha sido reposto,

certos custos adicionais acontecem no atendimento deste pedido”.

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2.2.3 Pontos de Reposição

Hong (2001) explica que o ponto de reposição é o processo que indica o

momento de fazer um novo pedido de compra. Para garantir que a empresa não

sofra com efeitos ocasionados pelo tempo de ressuprimento e da demanda diária,

estoques de segurança devem ser acrescentados ao ponto de reposição.

Para Francischini e Gurgel (2002) esse ponto de reposição é o período de

percepção entre a falta do item até a compra para o consumo.

Conhecido também como estoque mínimo, e tem o objetivo de otimizar os

investimentos em estoque. Hong (2001, p. 43) cita que,

quando o estoque cai a um nível conhecido como ponto de reposição, um pedido de compra ou ressuprimento é disparado em uma quantidade fixa conhecida como lote econômico de compra ou de reposição. Ela é incorporada ao estoque quando da entrega ao final do lead time, ou tempo de ressuprimento.

Francischini e Gurgel (2002, p. 151) explicam que existem procedimentos

para não haver falhas no tempo de reposição:

constatar a necessidade de reposição pelo almoxarifado; informar a área de compras a necessidade de reposição; contatar os fornecedores para obter propostas; emitir pedido de compra; cumprir o prazo de entrega; transporte; desembaraços alfandegários, quando necessários (FRANCISCHINI; GURGEL, 2002, p. 151).

2.2.4 Modelo de Lote Econômico (LEC)

Corrêa e Dias citado por Brito (2012), explicam a importância do LEC, que

permite determinar a melhor quantidade que minimiza os custos totais de estocagem

de pedido para um item do estoque; considerando-se os custos de pedir e os custos

de manter os materiais; sendo que os custos de pedir são os fixos, e os custos de

manter são as variáveis por unidade da manutenção de um item de estoque por um

determinado período, segundo a oportunidade de outros investimentos. Custo total é

igual ao custo de pedir somado com custo de manter. Segundo Corrêa e Dias citado

por Brito (2012, p. 23) assinalam que,

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apesar de amplamente utilizado, críticas ao modelo do LEC dizem respeito aos pressupostos incluídos, aos custos reais de estoques e ao uso do modelo como instrumento prescritivo: quanto aos pressupostos assumidos no modelo, para mantê-lo relativamente simples, assume-se que as variáveis são fixas, facilmente identificáveis e mensuráveis; quanto ao custo do pedido ou da preparação, quanto maior for este, maior a tendência de se comprar maiores lotes em menor frequência; quanto aos custos de manutenção dos estoques, à medida que eles aumentam, maior é a tendência em comprar mais vezes, em quantidades menores.

2.2.5 Estoque Médio

Francischini e Gurgel (2002) afirmam que é um parâmetro que resume

entradas e saídas de produtos de um determinado estoque. O estoque médio é

calculado pela soma dos estoques inicial e final no período a analisar, dividida por

dois.

Segundo Dias (1996, p. 61) “o estoque médio é o nível médio de estoque em

torno do qual as operações de compra e consumo se realizaram”.

2.2.6 Estoque de Segurança

Para Garcia; Lacerda e Arozo (2001, p. 36),

o estoque de segurança determina a quantidade mínima que deve existir no estoque, destinada a cobrir eventuais atrasos no suprimento e objetivando a garantia do funcionamento eficiente do processo produtivo, sem o risco de faltas.

Garcia; Lacerda e Arozo (2001, p. 36) apontam algumas causas que podem

ocasionar estas faltas: “oscilações no consumo; atraso no tempo de reposição;

variação na quantidade, quando o controle de quantidade rejeita um lote, por

exemplo; diferenças de inventário”.

Garcia; Lacerda e Arozo (2001) destacam ainda, que o estoque de segurança

é importante para o adequado estabelecimento do ponto de pedido. O estoque de

segurança poderia ser tão alto que jamais haveria de falta de material. Entretanto, se

a quantidade de material representada como margem de segurança tende a não ser

utilizada, e torna-se uma parte permanente do estoque, a armazenagem e os outros

custos são elevados.

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2.2.7 Sistemas de Gerenciamento de Estoques

Neste capítulo será apresentado a importância e os benefícios de um sistema

de gerenciamento de estoques na gestão de compras e estoques.

2.2.7.1 Flexible Manufacturing System (FMS)

No FMS, Almeida e Lucena (2012) cita que os computadores comandam as

operações das máquinas de produção e, inclusive, comandam a troca de

ferramentas das operações de manuseio de materiais, ferramentas, acessórios e

estoques. Pode-se incluir no software módulos de monitoração do controle

estatístico da qualidade. Normalmente, é aplicado em fábricas com grande

diversidade de peças de produtos finais montados em lotes.

Almeida e Lucena (2012) destacam as vantagens do FMS, tais como:

permite maior produtividade das máquinas, que passam a ter utilização de 80% a 90% do tempo disponível; possibilita maior atenção aos consumidores em função da flexibilidade proporcionada; diminui os tempos de fabricação; em função do aumento da flexibilidade, permite aumentar a variedade dos produtos ofertados.

2.2.7.2 Material Requirement Planing (MRP)

Almeida e Lucena (2012) citam que o MRP é um sistema completo para emitir

ordens de fabricação, de compras, controlar estoques e administrar a carteira de

pedidos dos clientes.

Opera em base semanal, impondo, com isso, uma previsão de vendas no mesmo prazo, de modo a permitir a geração de novas ordens de produção para a fábrica. O sistema pode operar com diversas fórmulas para cálculo dos lotes de compras, fabricação e montagem, operando ainda com diversos estoques de material em processo, como estoque de matérias-primas, partes, submontagens e produtos acabados (ALMEIDA; LUCENA, 2012).

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Para Almeida e Lucena (2012),

a maior vantagem do MRP consiste em utilizar programas de computadores complexos, levando-se em consideração todos os fatores relevantes para conseguir o melhor cumprimento de prazos de entrega, com estoques baixos, mesmo que a fábrica tenha muitos produtos em quantidade, de uma semana para outra.

Almeida e Lucena (2012) ainda citam que o ponto fundamental para o correto

funcionamento do sistema é as informações serem inseridas corretamente, sem

essa disciplina, a memória do MRP acumulará erros nos saldos em estoques e nas

quantidades necessárias.

A partir de uma projeção de vendas de um determinado produto, o plano de

produção informa a quantidade de matéria-prima que será utilizada nesse produto, o

MRP consultará no estoque os itens que há disponíveis, os que não tiverem

disponíveis deverão ser fabricados e/ou comprados. O MRP emitirá as ordens, tanto

de fabricação quanto de compras como apresentado na Figura 2.

Figura 2 – Material requirement planing (MRP)Fonte: Martins e Alt, 2006, p. 119.

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2.2.7.3 Optimezed Production Technology (OPT)

Almeida e Lucena (2012) explicam que “o sistema OPT foi desenvolvido com

uma abordagem diferente dos sistemas anteriores, enfatizando a racionalidade do

fluxo de materiais pelos diversos postos de trabalho de uma fábrica”. Almeida e

Lucena (2012) ainda falam que nesse sistema, as ordens de fabricação são vistas

como filas de espera nos diversos postos de trabalho na fábrica. O conjunto de

postos de trabalho forma uma rede de filas de espera.

Para Almeida e Lucena (2012),

o sistema OPT usa um conjunto de coeficientes gerenciais para ajudar a determinar o lote ótimo para cada componente ou submontagem a ser processado em cada posto de trabalho. Muita ênfase é dedicada aos pontos de gargalo da produção.

2.2.7.4 Enterprise Resource Planning (ERP)

Ramos e Oliveira (2013, p. 1) citam

os sistemas ERP (enterprise resource planning), ou sistemas integrados de gestão empresarial, surgiram com a promessa de solucionar estes problemas ao incorporar em um único sistema funcionalidades que suportam as atividades dos diversos processos de negócio das empresas.

Ou seja, englobam várias funcionalidades de diversas áreas em um só

programa, facilitando o processo de gerenciamento e de tomada de decisões.

Portanto, o gerenciamento de estoques é muito importânte para as empresas,

pois é uma forma de controle de toda a mercadoria que existe no estoque, sabe-se o

valor agregado a cada item, pode-se fazer um planejamento mais apurado.

Ferramentas como MRP, ERP, OTP, FMS, são primordiais para esse

acompanhamento.

3 MÉTODO

Segundo Cervo e Bervian (2005, p. 63), “a pesquisa é uma atividade voltada

para a solução de problemas teóricos ou práticos com o emprego de processos

científicos”.

19

Esta pesquisa procura obter informações sobre a problemática apresentada

por meio de pesquisa de campo, juntamente com a revisão de literatura

apresentada, que permitirá estabelecer, segundo Marconi e Lakatos (2003, p. 186),

“as técnicas que serão empregadas na coleta de dados e na determinação da

amostra, que deverá ser representativa e suficiente para apoiar conclusões”.

3.1 CARACTERIZAÇÃO E ESTRATÉGIA DA PESQUISA

Esta pesquisa é de natureza exploratória-descritiva, porque o tema precisa

ser explorado a fundo e descrito na realidade organizacional.

Vergara (1998, p. 45) cita que “a investigação exploratória é realizada em

área na qual há pouco conhecimento acumulado e sistematizado. Por sua natureza

de sondagem, não comporta hipótese, que poderão surgir durante ou no final da

pesquisa”.

Vergara (1998, p. 45) também fala sobre a pesquisa descritiva: “[...] não tem

compromisso de explicar os fenômenos que descreve, embora sirva de base para tal

explicação. Pesquisa de opinião insere-se nessa classificação”.

A pesquisa visa a obtenção de conhecimento e compreensão sobre o

problema desta pesquisa, através de dados apresentados no referencial teórico

pesquisados em bibliografias sobre o tema. Para Marconi e Lakatos (2009, p. 57) “a

pesquisa bibliográfica tem a função de colocar o pesquisador em contato direto com

tudo o que foi escrito, dito ou filmado sobre determinado assunto [...]”.

Nesta pesquisa, o método empregado foi a qualitativa, que segundo Strauss e

Corbin (2008, p. 23) citam que “o termo pesquisa qualitativa queremos dizer

qualquer tipo de pesquisa que produza resultados não alcançados através de

procedimentos estatísticos ou de outros meios de quantificação”. Oliveira (2002, p.

116) cita que “a abordagem qualitativa difere do quantitativo pelo fato de não

empregar dados estatísticos como centro do processo de análise de um problema”.

20

3.2 ESTUDO DE CASO

Marconi e Lakatos (2010) cita que a pesquisa de campo é usada para obter

informações e conhecimentos sobre um determinado problema para o qual se

procura resposta, ou queira comprovar algo ou desvendar algum novo fenômeno.

Para Oliveira (2002, p. 117), “o estudo de caso ou pesquisa tem por objetivo

estabelecer uma série de compreensões no sentido de descobrir respostas para as

indagações e questões [...]”.

A opção de escolher o estudo de caso foi pela dificuldade de informações

obtidas pelo setor de compras no estoque da Instituição de ensino e falta de

informações na gestão de compras. A empresa foi escolhida pela facilidade de

informações para o estudo de caso.

Para Marconi e Lakatos (2003, p. 163), “a amostra é uma parcela

convenientemente selecionada do universo (população); é um subconjunto do

universo.”

A amostra da população entrevistada é não probabilística. Vergara (1998, p.

48), cita que “no caso da pesquisa seria por acessibilidade, onde não existe

qualquer procedimento estatístico, seleciona os entrevistados pela acessibilidade a

eles”.

Com base no problema de pesquisa levantado, serão usados os seguintes

critérios: funcionários que conhecem o funcionamento do fluxo de compras e gestão

de estoques e que tenham conhecimento em operar o sistema de gestão de

estoques da Instituição de ensino. Foram entrevistados três almoxarifes e o gestor

da área de compras da Instituição com autorização prévia da empresa (Apêndice B,

p. 38).

3.3 INSTRUMENTO E TÉCNICA DE COLETA DE DADOS

Neste capítulo será apresentado as técnicas de coleta de dados e instrumento

para colher informações e dados para a pesquisa.

Em relação a elaboração do instrumento de pesquisa, serão feitas entrevistas

do tipo não estruturada, de perguntas abertas e informais. Vergara (1998, p. 53) cita

21

“a importância de focar no assunto, não deixando que mude o contexto da

entrevista, com a finalidade de obter os resultados para a solução do problema”.

Também foi usado o método de observação assistemática (Apêndice C, p. 39)

que segundo Marconi e Lakatos (2009, p. 77) “[...] consiste em recolher e registrar

fatos da realidade sem que o pesquisador utilize meios técnicos especiais ou precisa

fazer perguntas diretas”

Foram feitas perguntas sobre a utilização do sistema para os entrevistados,

com o objetivo de obter sugestões e críticas sobre o problema estudado (Apêndice

A, p. 37).

Antes de aplicar o questionário, é preciso aplicar o teste para analisar se as

perguntas estão coerentes, bem formuladas e com linguagem apropriada.

Para Marconi e Lakatos (2003, p. 165), “questionários podem não funcionar;

as perguntas serem subjetivas, mal formuladas, ambíguas, de linguagem

inacessível; reagirem os respondentes ou se mostrarem equívocos; a amostra ser

inviável”.

O pré-teste em forma de entrevista, foi aplicado com colaboradores do setor

de compras no dia 22 de março de 2013.

A entrevista será feita pessoalmente com os almoxarifes das sedes e o gestor

da área. Com base na coleta de respostas, serão processados os dados obtidos,

que resultará na resposta no estudo de caso. O questionário será dividido em 10

questões, sendo:

1ª. parte – pergunta sobre a empresa (questões 1 e 2);

2ª. parte – perguntas sobre gestão de compras (questões 3 a 9);

3ª. parte – perguntas sobre gestão de estoques (questões 10 a 16);

4ª. parte – perguntas sobre sistemas de gerenciamento (questões 17 e 18).

3.4 MÉTODO DE COLETA E PROCESSAMENTO DOS DADOS

No subcapítulo será apresentado os métodos utilizados para a coleta,

tabulação e tratamento dos dados que serão utilizados na pesquisa de campo.

Para Oliveira (2002, p. 182), “a fase prática da pesquisa, inicia-se com a

aplicação dos instrumentos elaborados e das técnicas selecionadas, a fim de se

22

efetuar a coleta dos dados previstos, e sua execução obedece a várias

características”.

A entrevista será do tipo não estruturada que segundo Marconi e Lakatos

(2010, p. 180) “o entrevistador tem liberdade para desenvolver cada situação em

qualquer direção que considere adequada”. A entrevista não estruturada foi aplicada

no dia 10 de abril de 2013 diretamente com os colaboradores selecionados e

devidamente informados, antes do início da entrevista foi solicitada a leitura e

preenchimento do Termo de Consentimento Livre e Esclarecido (TCLE) (Apêndice

D, p. 40).

Também será usada a observação participante que segundo Martins e Lintz

(2010, p. 32) “a observação participante é uma modalidade especial de observação

na qual o pesquisador não é apenas um observador passívo, o pesquisador pode

assumir uma variedade de funções e pode, de fato, participar dos eventos que estão

sendo estudados”. A observação participante será utilizada pois o pesquisador tem

acesso privativo da área pesquisada (Apêndice C, p. 38).

Marconi e Lakatos (2010, p. 173), diz que “a observação é uma técnica de

coleta de dados para conseguir informações e utilizar na obtenção de determinados

aspectos da realidade”.

Após a entrevista, as questões foram analisadas e conferidas para que

nenhuma pergunta tenha deixado de ser respondida.

3.4.2 Tabulação dos Dados

A tabulação será transcrita de forma manual, pois a coleta de dados será uma

investigação simples, segundo Marconi e Lakatos (2009, p. 141), a tabulação

manual são “técnicas adequadas, ela pode ser rápida, exata e menos dispendiosa.

Geralmente é aplicada a procedimentos em que ao número de casos ou jogos de

categoria sejam pequenos”.

A tabulação será feita por meio do Microsoft Office Word, serão organizadas

de forma que facilitem a compreensão e interpretação, a fim de que, as respostas

sejam expostas de forma clara.

Oliveira (2002, p. 183) cita,

23

que na medida em que ocorre a coleta de dados, realizada de acordo com os procedimentos indicados anteriormente, eles são elaborados e classificados de forma sistemática. Antes da análise e interpretação, os dados devem seguir as seguintes fases: seleção, codificação e tabulação.

Após a tabulação dos dados, iniciará a parte de análise e interpretação dos

dados. Gil (1996, p. 168) afirma que,

a análise tem como objetivo organizar e sumariar os dados de tal forma que possibilitem o fornecimento de respostas ao problema proposto para investigação. Já a interpretação tem como objetivo a procura do sentido mais amplo das respostas, o que é feito mediante sua ligação a outros conhecimentos anteriormente obtidos.

O tratamento dos dados foram realizados por meio de análise de conteúdo

que segundo Ander-Egg citado por Marconi e Lakatos (2009, p. 116) “é a técnica

mais difundida para investigar o conteúdo das comunicações de massas, mediante a

classificação, em categorias, dos elementos da comunicação”. No caso desta

pesquisa, investigar o conteúdo das literaturas científicas e das entrevistas não-

estruturadas.

Desta forma, no Quadro 1, apresenta os processos metodológicos de

investigação descritos nesta seção, para a realização desta pesquisa.

24

Caracterização da Pesquisa Organização da Pesquisa

Metodologia qualitativa Objetivo empírico

instituição de ensino privada na cidade de Fortaleza

Tipo de pesquisa

exploratória-descritiva

Quantidade de caso Único

Método estudo de caso Unidade de análise organizacional

Instrumentos de coleta

observação assistemática e entrevista não estruturada

Unidade de observação

setor de compras e de estoques de uma Instituição de ensino privada na cidade de Fortaleza

Análise de dados análise de conteúdo Enfoque da

observaçãoprocesso de compras e gestão de estoques 

Perspectiva temporal

corte transversal, período de março a maio de 2013

Critério de seleção do caso

amostra não-probabilística intencional; facilidade de acesso do pesquisador

Quadro 1 – Resumo das características e organização da pesquisaFonte: elaborado pelo autor.

4 RESULTADOS DA PESQUISA

Nesta seção será exposta os resultados da pesquisa, conforme entrevista

feita com o gestor e almoxarifes da Instituição de ensino privada na cidade de

Fortaleza e da observação dos processos no dia a dia.

4.1 OBJETO DO ESTUDO - INSTITUIÇÃO DE ENSINO PRIVADA NA CIDADE DE

FORTALEZA

A Instituição de ensino privada localizada na cidade de Fortaleza, atua na

área educacional a quase 80 anos, visa o trabalho conjunto da família e da escola.

Tem a missão de educar de forma criativa, buscando promover o diálogo e

formar pessoas independentes e construtores de uma sociedade justa.

Visando o futuro de ser, cada vez mais, uma Instituição de ensino

reconhecida pelo ensino forte aliado à formação para a vida e à vivência da ética,

25

em favor da liberdade de expressão e da defesa da cidadania, respeitando os

princípios de formar cidadãos críticos, interativos, criativos.

4.2 PROCESSO DE COMPRAS NA INSTITUIÇÃO DE ENSINO PRIVADA NA

CIDADE DE FORTALEZA

Com base na observação e nas entrevistas, nos tópicos a seguir será

analisado o processo de compras antes e após a implantação do sistema TOTVS

Núcleos.

4.2.1 Processo de Compras Antes e Após a Implantação do Sistema TOTVS Núcleos

Antes da implantação do sistema TOTVS Núcleos, as compras eram

descentralizadas, ou seja, além do comprador, qualquer supervisor ou coordenador

das sedes (1), tinha autonomia para fazer compras de qualquer material, que no

caso da Instituição de ensino não é vantagem pois há um setor de compras que

trabalha com cotações de preços para identificar o melhor fornecedor e atender a

necessidade (2) conforme Pozo (2002) cita na revisão de literatura. Além disso, após

entrada do material no almoxarifado, era enviado ao setor solicitante e os custos

desse material não era rateado com o setor.

Figura 3 – Processo de compras antes da implantação do sistema TOTVS NúcleosFonte: elaborado pelo autor.

Não havia uma análise de preços citado na revisão de literatura por Pozo

(2002) e Martins e Alt (2006), os supervisores da Instituição compravam diversos

itens da mesma marca e modelo mas com preços totalmente diferentes, às vezes

até com 200% de diferença entre produtos. Além disso, os almoxarifes faziam um

levantamento manual de que materiais precisariam ser comprados, “alimentavam”

26

uma planilha e enviava ao setor de compras. A previsão de compras partia do que o

almoxarife achava necessário para suprir a determinada da sede.

Após a implantação do sistema TOTVS Núcleos, as compras foram

centralizadas no setor de compras que Francischini e Gurgel (2002) mostram na

revisão de literatura as vantagens da compra centralizada, onde é mais fácil

controlar e comparar os preços praticados pelos fornecedores. O sistema informa os

fornecedores das últimas compras e comparativos de preços e quantidade

comprada, informa também a margem de crescimento no preço de cada item, sendo

mais fácil questionar o fornecedor por qual motivo o produto subiu de preço ou não e

barganhar um desconto maior. “O sistema identifica o estoque mínimo envia ordem

de compras, materiais não cadastradas ou não comuns os setores requisitantes

comunica diretamente ao comprador” (Respondente 1). Além disso, a solicitação de

compra, que partia dos setores diretamente ao setor de compras, agora o processo

se dará da seguinte forma:

Figura 4 – Processo de compras após da implantação do sistema TOTVS NúcleosFonte: elaborado pelo autor.

O supervisor ou coordenador de cada área tem autonomia de solicitar

qualquer material ao almoxarifado (1), o sistema analisa se há material em estoque

(2), caso o material tenha em estoque, o material sera enviado ao solicitante (3),

conforme Figura 4, defendido por Almeida e Lucena (2012) e o custo será rateado

com o setor (4).

Caso o material não tenha em estoque, o sistema acusará (2) e enviara uma

mensagem ao comprador (3), o comprador receberá a mensagem e enviará a

cotação a fornecedores (4), após recebido os preços, o sistema analisará o

27

vencedor da cotação (5) como propõe Francischini e Gurgel (2002), o comprador

enviará a direção da Instituição a cotação que aprovará a compra (6), a partir daí,

será enviada uma ordem de compra ao fornecedor vencedor (7), o processo encerra

quando a mercadoria chega e é inserida no sistema danto entrada no estoque (8),

sinalizando ao solicitante que o material está disponível no almoxarifado (9).

Figura 5 – Processo de compras após da implantação do sistema TOTVS NúcleosFonte: elaborado pelo autor.

Com a inclusão do processo de compras via sistema, houve redução mensal

de custos que chegam a 50% dependendo do tipo de material, além do maior

controle e total ciência da compra pela direção da Instituição.

4.3 GESTÃO DE ESTOQUES NA INSTITUIÇÃO DE ENSINO PRIVADA NA CIDADE

DE FORTALEZA

Com base na observação e nas entrevistas, nos tópicos a seguir será

analisado a gestão de estoques antes e após a implantação do sistema TOTVS

Núcleos.

28

4.3.1 Gestão de Estoques Antes e Após a Implantação do Sistema TOTVS Núcleos

Após o processo de compras (1), os almoxarifes recebiam (2) os produtos e

organizavam nas prateleiras por tipo de produto (químico, papelaria, limpeza,

elétrico e hidráulico), mas não era feito nenhuma contagem desse material em

comparação com o que já havia no estoque, também não havia nenhum controle

eficaz de produtos e quantidade que eram enviados para os setores, somente

requisições de solicitação de material (3), conforme Figura 6.

Figura 6 – Gestão de estoques antes da implantação do sistema TOTVS NúcleosFonte: elaborado pelo autor.

Com isso não havia como controlar que setor consome mais e que tipo de

material tem mais saída.

O estoque de segurança era falho, muitas vezes haviam surpresas com

algum material em falta, produtos que às vezes vinha de outro estado brasileiro.

Além da perda de tempo de fazer inventário que muitas vezes era

desnecessário, pois não era inserido em nenhum sistema, havia muita

desorganização e aumento dos custos de estoque, principalmente perda,

depreciação e estrago vencimento de fabricação.

Após a implantação do sistema TOTVS Núcleos, “existe transparência e

certeza nas informações que são claras e fidedignas, maior organização e

planejamento nesta área” (Respondente 2).

Os processos ficaram menos complexos de administrar, o sistema fornece

consultas rápidas ao estoque, identificando se o item há ou não disponibilidade,

informa a quantidade e em que localização cada item se encontra nos almoxarifados

como defende Hong (2001).

29

Fluxograma 1 – Gestão de estoques após da implantação do sistema TOTVS NúcleosFonte: elaborado pelo autor.

O controle de saída de transferência de almoxarifado de materiais ficou mais

“amarrado”, o sistema permite saber para onde o produto foi destinado, a partir daí,

lançar o determinado produto no centro de custos de cada setor ou sede e o custo

desse item será lançado nas despesas do destinatário conforme o Fluxograma 5 e

como propõe Almeida e Lucena (2012). Também, eliminou processos manuais como

requisições de autorização de retirada de material, em cada setor há uma pessoa

autorizada para enviar solicitação de materiais, anteriormente, esse processo era

feito por requisições, após a implantação do sistema TOTVS a ordem é passada do

setor solicitante ao almoxarifado via sistema, que identifica a disponibilidade do

mesmo, se positivo, o item é enviado ao setor, se negativo, é enviado uma

solicitação de compra ao setor de compras, conforme Figura 2 apresentada na

revisão de literatura (p. 17).

30

4.4 MELHORIA DOS PROCESSOS DE COMPRAS E DE ESTOQUES COM A

IMPLANTAÇÃO DO SISTEMA TOTVS NÚCLEOS

A partir do que foi relatado nas entrevistas e na observação assistemática nas

seções supracitadas acima, foi observado diversas melhorias nos processos de

compras e de estoques com a implantação do sistema TOTVS Núcleos que serão

apresentadas nesta seção.

4.4.1 Melhoria na Gestão de Compras

O sistema TOTVS Núcleos tem contribuído bastante com a melhoria dos

processos, pois a partir dele, as compras da Instituição foram centralizadas no setor

de compras, passando por todo os processos de compra já citados na revisão de

literatura na (Figura 1, p. 8).

O sistema identifica a necessidade de uma compra, qual setor ou Sede

solicitou essa compra, identifica qual foi a última compra deste item, fornecedores

que melhor atende para a determinada compra, comparação de preços, indica

também o valor pago na última compra, a variação no preço do item, facilitando o

processo de negociação com os fornecedores conforme propõe Francischine e

Gurgel (2002).

Com a agilidade do processo, melhorou o follow-up das mercadorias como

defende Pozo (2002), facilitando o planejamento dos setores ou Sedes solicitantes

de material. Além disso, houve economia de tempo, mais informações sobre a área

e organização na gestão de compras.

4.4.2 Melhoria na Gestão de Estoques

Com a implantação do sistema TOTVS Núcleos, ficou mais fácil gerenciar o

estoque da Instituição, saber em tempo real e com mais segurança que tipo e

quantidade de produtos existem em estoque, podendo assim reduzir os custos e

redimensionar os espaços nos almoxarifados, afirmativas essas que estão nos

objetivos principais da gestão de estoques defendido por Hong (2001).

31

Melhoria do controle de estoque por filial e consolidado com atualização dos

saldos on-line, controle de estoque mínimo, máximo e ponto de pedido por produto

com a possibilidade ainda de um controle de sistema para barrar e avisar quando o

estoque atingir o limite definido por parametrização, rastreabilidade do produto por

desde sua entrada no estoque até sua movimentação de saída.

Além disso, identifica que tipo de produto está sendo mais consumido e que

setor da Instituição é responsável por esse aumento na demanda, além da

organização, onde o gestor da área fica mais seguro em colher e dar uma

informação e a velocidade da informação.

Foi observado a redução dos custos, principalmente o de pedir, onde os

produtos eram comprados de forma descentralizada com valores mais caros do que

os obtidos pelo setor de compras, nisso impactando no valor do estoque defendido

por Francischini e Gurgel (2002).

Também, o sistema TOTVS Núcleos informa o quando o estoque está no

ponto de reposição (nova compra), através de parametrização do estoque de

segurança como propõe Garcia; Lacerda e Arozo (2001), evitando o custo de falta

de estoque citado por Ballou (2009).

Assim, foi visto que houve melhorias nos processos de compras e gestão de

estoques, possibilitando uma melhor gestão e mais segura devido as informações

que o sistema TOTVS Núcleos dá para o setor de compras.

5 CONSIDERAÇÕES FINAIS

O artigo cientifico apresentou o caso de uma Instituição de ensino privado na

cidade de Fortaleza, por meio do estudo do problema de pesquisa, foram

identificados diversos gargalos no processo de compra e gestão de estoque antes

da implantação do sistema TOTVS Núcleos, e apresentou o processo de compra e a

gestao do estoque após a implantação do sistema TOTVS Núcleos, com o objetivo

de apontar melhorias e a vantagens do sistema para a Instituição.

Primeiramente, destaca-se o processo de compras que no Brasil, 84% das

grandes empresas escolhem funcionários de nível elevado para ocupar o setor de

compras. Uma boa gestão de compras representa um fator decisivo nas atividades

32

da empresa, pois a parir dela podem-se gerar reduções de custos e melhoria nos

lucros.

Atualmente é visto como parte integrante da cadeia de suprimentos e assume

um papel fundamental nas empresas em relação a parte estratégica e financeira,

reduzindo custos dos materiais comprados que podem ter um impacto maior sobre

os lucros. Também faz-se necessário incluir a parceria, fortalecimento e a

cordialidade entre as partes, além disso, analisa os preços e prazos do mercado,

acompanha pedidos.

Tudo isso é feito inicialmente pelo setor de compras com os fornecedores

visando a melhor aquisição na tentativa de minimizar os custos.

Evidenciou também que as compras tanto centralizada quanto

descentralizada apresentam vantagens e desvantagens. Portanto, ass empresa

devem analisar qual é a mais viável no momento para executar. No caso da

Instituição de Ensino, ficou evidenciado que a centralizada é a melhor opção, pois

existe um setor específico para a função compras.

Além do processo de compras, há a gestão de estoques, como elemento

importante para uma gestão bem feita e os benefícios que ela trás a empresa

quando está integrada ao setor de compras. A gestão de estoques, além de indicar a

quantidade de materiais em estoque, visa diminuir gastos com material estocado,

com o objetivo principal de otimizar os valores agregados ao estoque de uma

empresa, calcula o estoque mínimo, médio e máximo, emitir solicitação de

ressuprimento, entrada e saída de material, conservação e organização do

almoxarifado. Uma boa gestão de estoques absorvem custos totais apresentando

valores substanciais a empresa.

A importância de uma gestão de compras e estoques está cada vez mais

aumentando, com isso, as empresas cada vez mais tem adquirido novas fontes de

tecnologia para o auxilio da gestão, com o objetivo de integração dos setores

envolvidos no processo e obter informações para a tomada de decisão.

Nas décadas passadas, as tecnologias não colaboravam para essa

integração visto que existiam diversos sistemas em paralelo. Haviam diversas

informações, que muitas vezes eram divergentes, daí a necessidade da criação de

um enterprise resource planning (ERP) que a principal função é a integração de

33

todos esses sistemas em um só, onde todos os setores inserem a informação que é

compartilhada com todos outros setores.

Após a exposição do processo de compras, gestão de estoques e sistema de

gerenciamento de estoque, foi apresentado como cada um funciona antes e após da

implantação do sistema TOTVS Núcleos na Instituição de ensino.

No caso da gestão de compras, antes da implantação do sistema era do tipo

descentralizada, todos os coordenadores e supervisores tinham autonomia de

compra, muitas vezes fora do período e com preços bem mais altos que os

comprados pelo setor de compras e após a implantação passou a ser centralizada

no setor de compras. Antes da implantação, as solicitações de compra, transferência

ou retirada de material do almoxarifado eram feitas manualmente por meio de

requisições, onde não havia controle algum para onde o material era enviado e nem

o custo desse item ia para o setor, após a implantação esses processos foram

automatizados, qualquer solicitação de compra é feito via sistema.

Além disso, houve uma melhoria considerável na gestão de estoque, onde é

identificado com mais velocidade e precisão a quantidade de itens que há em cada

almoxarifado, indicando se está próximo ou não do ponto de ressuprimento.

Portanto, visto as melhorias que o processo de compras e gestão de estoque

sofreram com a implantação do sistema TOTVS Núcleos na Instituição de ensino

privada na cidade de Fortaleza, podemos apontar outras melhorias que poderiam

ser utilizados nos próximos anos, principalmente na gestão de custos por setor da

Instituição, ou seja, cada setor teria uma cota anual para gastos. Com isso, a alta

direção da Instituição teria uma projeção de gastos dos anos seguintes e com isso

poderiam utilizar essas reduções de custos para investimentos, melhoria nos prédios

e aquisição de outros bens.

No caso da Instituição de ensino, a implantação do sistema TOTVS Núcleos

só gerou melhorias, pois além da organização dos processos, do maior controle, das

informações mais claras e objetivas para uma tomada de decisão, os funcionários

que estão operando a ferramenta, obtiveram melhorias no desempenho dos seus

afazeres, poder de decisão maior e a otimização do tempo que hoje está cada vez

mais raro nas empresas.

34

REFERÊNCIAS

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35

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MARTINS, Gilberto de Andrade; LINTZ, Alexandre. Guia para elaboração de monografias e trabalhos de conclusão de curso. 2. ed. São Paulo: Atlas, 2010.

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STRAUS, Anselm; CORBIN Juliet. Pesquisa qualitativa: técnicas e procedimentos para o desenvolvimento de teoria fundamentada. 2. ed. Porto Alegre: Artmed, 2008.

36

VERGARA, Sylvia Constant. Projeto e relatórios de pesquisa em administração. 2. ed. São Paulo: Atlas, 1998.

37

APÊNDICES

Apêndice A – Instrumento de Pesquisa – Entrevista

PROCESSOS DE COMPRAS E DE GESTÃO DE ESTOQUE COM A IMPLANTAÇÃO DO SISTEMA

TOTVS NÚCLEOS EM UMA INSTITUIÇÃO DE ENSINOPROJETO DE PESQUISA

Curso de Graduação em Administração

1 – Qual setor de atuação?

2 – Quanto tempo de empresa?

3 – Qual a importância de uma gestão de compras na Instituição?

4 – Na Instituição, as compras são centralizadas ou descentralizadas? Por quê?

5 – Quais as vantagens da centralização das compras em comparação as compras descentralizadas?

6 – Como funcionava o processo de compras na Instituição antes da implantação do sistema?

7 – Como funciona o processo de compra após a implantação do sistema?

8 – Com a implantação do sistema, ocorreram melhorias no processo de compras? Cite exemplos.

9 – Com a implantação do sistema de gerenciamento influenciou na diminuição dos custos?

10 – Qual a importância da gestão de estoques na Instituição?

11 – Qual a importância de um estoque de segurança?

12 – Como funcionava a gestão de estoques na Instituição antes da implantação do sistema?

13 – Como funciona a gestão de estoques na Instituição após a implantação do sistema?

14 – Como é controlado o ponto de reposição de materiais na Instituição?

15 – Com a implantação do sistema, ocorreram melhorias na gestão de estoques? Cite exemplos.

16 – Com a implantação do sistema de gestão de estoques influenciou na diminuição dos custos associados ao estoque?

17 – Quais melhorias que um ERP trás a uma gestão de estoques e compras?

18 – Quais benefícios que o TOTVS Núcleos tem com relação: produtividade, planejamento, agilidade, otimização de tempo e interação com outros pacotes TOTVS?

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Apêndice B – Carta de Autorização de Participação da Instituição de Ensino Privada na Cidade de Fortaleza, Estudo de Caso

Fortaleza, 20 de Março de 2013.

Eu, DANIEL DA SILVA GOMES, aluno de graduação na Faculdade 7 de

Setembro, sob orientação do professor Dr. Jean Mari Felizardo, solicito permissão

para obter voluntariamente de sua empresa informações que serão utilizadas, após

tratamento, na forma de estudo de caso a ser inserido na pesquisa em andamento

sobre "Processo de compras e gestão de estoques com a implantação do sistema

núcleos".

As informações declaradas nesta pesquisa serão mantidas em sigilo, como

também o anonimato da empresa e do respondente.

No aguardo do aceite, agradecemos a atenção dispensada.

Daniel da Silva GomesPesquisador

Prof. Dr. Jean Mari FelizardoOrientador da Pesquisa

Carlos Eduardo PontesSupervisor Administrativo

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Apêndice C – Instrumento de Pesquisa – Observação Assistemática

1. Gestão de Compras

2. Gestão de Estoques

3. ERP de Gestão de Compras e Estoques

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Apêndice D – Termo de Consentimento Livre e Esclarecido

TERMO DE CONSENTIMENTO LIVRE E ESCLARECIDO

Eu, Daniel da Silva Gomes, graduando em Administração pela Faculdade 7

de Setembro (FA7), gostaria de lhe convidar para participar de uma pesquisa onde o

objetivo é descrever os processos de gestão de estoques antes e após a

implantação do sistema TOTVS Núcleos e apontar as melhorias dos processos de

compras e gestão de estoques após essa implantação.

A pesquisa envolve uma entreveista, sendo o tempo estipulado entre 5 a 10

minutos. Este procedimento incorre apenas no risco do desconforto em responder as

perguntas da entrevista.

Dou-lhe o direito de não participar, aceitar ou sair da pesquisa a qualquer

momento. Dúvidas e informações também podem ser solicitadas ao próprio

pesquisador a qualquer momento, por meio do telefone (85) 8885-2210. Vale

ressaltar que, não haverá ônus ou qualquer despesa de sua parte em participar da

pesquisa.

Os dados serão analisados e divulgados, mantendo-se o anonimato dos

participantes, ou seja, seu nome não será divulgado em hipótese alguma.

Diante do exposto, eu, ___________________________________________,

RG ________________________, declaro que fui devidamente informado, entendi a

proposta e aceito participar voluntariamente da pesquisa.

Fortaleza, ____ de __________________ de 20_____.

Assinatura