Saiba tudosobre o eSocial

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Introdução

Com a criação do Sistema Público de Escrituração Digital (Sped), o Governo propiciou

maior controle e agilidade na fiscalização das informações contábeis e fiscais das

empresas por meio de compartilhamento de arquivos eletrônicos, disponibilizados aos

níveis de Governos: Federal, Estadual e Municipal, ao mesmo tempo em que promove

uniformidade e racionalização no cumprimento das diversas obrigações acessórias por

parte das empresas para com o Fisco.

Assim, o Sped é o instrumento que unifica as atividades de recepção, validação,

armazenamento e autenticação de livros e documentos que integram a escrituração

contábil e fiscal dos empresários e das pessoas jurídicas, inclusive imunes ou

isentas, mediante fluxo único, computadorizado, de informações, e é composto pela

Escrituração Contábil Digital (Sped-Contábil), Escrituração Fiscal Digital (Sped Fiscal),

Nota Fiscal Eletrônica (NF-e) - Ambiente Nacional e a EFD-Contribuições.

Agora começa a ser implementado o eSocial, que constituirá a maior e mais complexa

parte do Sped.

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O que é eSocial?

O eSocial é um projeto do Governo Federal que tem por objetivo desenvolver um

sistema de coleta das informações descritas no seu objeto, armazenando-as no

Ambiente Nacional do eSocial. Isso possibilitará aos órgãos participantes do projeto

a efetiva utilização desses dados para fins trabalhistas, previdenciários e de apuração

de tributos e do FGTS. O eSocial faz parte do Sistema Público de Escrituração Digital

(SPED), lançado em 2007.

Em um primeiro momento, o eSocial será obrigatório para empresas com faturamento

superior a R$ 78 milhões. Em uma segunda fase, outros níveis de empresas deverão se

adequar, como as participantes do Simples, Microempreendedores Individuais (MEI) e,

por fim, Empregadores Domésticos.

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O eSocial vai mudar a forma como todas as empresas do Brasil lidam com as obrigações

tributárias, previdenciárias e trabalhistas. Quando estiver em pleno funcionamento, o

sistema unificará o envio dos dados sobre trabalhadores para o Governo Federal e

permitirá que as empresas prestem as informações uma única vez.

A transmissão será por meio eletrônico, evitando papelada. Assim não será preciso,

por exemplo, tratar de múltiplos envios de informações ao INSS, ao Ministério do

Trabalho, ou ao Fisco.

O eSocial abrange todas as informações tributárias, previdenciárias e trabalhistas

prestadas a:

• Previdência Social

• Caixa Econômica Federal

• Receita Federal

• Ministério do Trabalho e Emprego

Principais mudançaspara as empresas:

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Cronograma para aimplantação do eSocial

A publicação da Resolução nº 1 de 24 de junho de 2015 define o cronograma da

obrigatoriedade para utilização do eSocial, escalonando as empresas da seguinte forma:

Para as empresas que tiveram faturamento igual ou maior a R$ 78 milhões no ano de

2014, será a partir do mês de setembro de 2016. A exceção ocorre para as informações

relativas ao ambiente de trabalho. Neste caso, as empresas serão obrigadas somente a

partir da competência janeiro de 2017 a utilizar o eSocial para transmitir informações

sobre monitoramento da saúde do trabalhador e condições do ambiente de trabalho,

bem como comunicação de acidente de trabalho.

Para as demais empresas, será a partir do mês de janeiro de 2017. A exceção ocorre

para as informações relativas ao ambiente de trabalho. Neste caso, as empresas serão

obrigadas somente a partir da competência julho de 2017 a utilizar o eSocial para

transmitir informações sobre monitoramento da saúde do trabalhador e condições do

ambiente de trabalho, bem como comunicação de acidente de trabalho.

As empresas já contam com a nova versão do Manual de Orientação do eSocial, da

Resolução nº 002/2015 de 7 de julho de 2015, com as publicações de layouts, manuais,

tabelas e regras para começar a tomar as providências. Quem não atender aos critérios

estará sujeito a multas e penalidades. O maior desafio está em adaptar os processos,

treinar pessoas e ter ferramentas que suportem toda a operação dentro do compliance

legal em que está calcado o eSocial.

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Necessidade de adequação das empresas

O eSocial não altera nenhuma legislação, mas sim

muda a forma de envio e apresentação dos dados

aos agentes do governo. Se hoje a empresa

só se preocupa sobre fiscalização quando um

fiscal da Receita Federal ou do Ministério do

Trabalho pede para ver os registros

dos trabalhadores, com o eSocial

a fiscalização poderá ser

automática.

A empresa que não se

adequar ao eSocial poderá

sofrer as punições já

previstas nas legislações

tributárias, previdenciárias

e trabalhistas.

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Classificação dasinformações para o eSocial

As informações do eSocial são classificadas em três tipos:

• Eventos Iniciais/Tabelas/Cadastramento inicial: primeiro grupo a ser transmitido

ao Ambiente Nacional do eSocial. Estes eventos identificam o empregador/

contribuinte, contendo dados básicos de sua classificação tributária e estrutura

administrativa.

• Eventos não periódicos: não têm data prefixada para ocorrer. Dependem de

acontecimentos entre empresa e trabalhador, que influenciem no reconhecimento

e cumprimento dos deveres trabalhistas, previdenciários e tributários.

• Eventos periódicos: ocorrem com periodicidade previamente definida, baseada nas

informações da folha de pagamento.

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A ADP acompanha o processo do eSocial desde o início do projeto, através de uma

empresa parceira que participa da fase piloto. Essa participação ativa deu à ADP a

correta dimensão do tempo e da quantidade de detalhes que uma empresa precisa se

ater para se adequar ao eSocial.

Os próximos anos trarão muitas mudanças para os departamentos de RH, que antes

davam maior enfoque à gestão da folha de pagamento e do ponto e frequência dos

colaboradores.

Com a chegada do eSocial, será necessário o levantamento atualizado de outras

informações como, por exemplo, Grau de Exposição a Risco, Condição de Acidente de

Trabalho, Comunicação de Acidente de Trabalho (CAT), Monitoração Biológica, Controle

de Equipamentos de Proteção Individual (EPI), além de diversos Dados de Autônomos.

Haverá uma complexidade do processo de folha de pagamento, com a necessidade de

submissão de eventos periódicos e não periódicos ao eSocial.

Preparação das empresaspara o eSocial

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Quem cuida das adequaçõesao eSocial nas empresas

A adequação ao eSocial envolve diversas áreas de uma empresa, entre elas: Recursos

Humanos, Tecnologia, Contábil, Logística, Folha de Pagamento, Medicina do Trabalho

e Financeiro. Por isso, é importante que a própria direção da empresa entenda o

impacto da mudança e incentive a criação de um grupo de trabalho que envolva os

responsáveis das diversas áreas. Será necessário realizar treinamentos e revisar rotinas

de trabalho, bem como a maneira como os dados circulam dentro da empresa.

Houve alterações nos prazos atuais de envio de documentos?

O eSocial não muda a lei atual. O envio dos dados obedecerá aos prazos determinados

na legislação atual referente a cada evento trabalhista. A demissão de um empregado,

por exemplo, deverá ser informada assim que ocorrer. O trabalhador não poderá

começar a trabalhar antes de o arquivo de admissão, com suas respectivas informações,

ser transmitido. Já a folha de pagamento deverá ter envio mensal, até o dia 7 do mês

subsequente.

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O governo espera reduzir a burocracia para as empresas e facilitar a fiscalização das

obrigações tributárias, previdenciárias e trabalhistas. Por exemplo, nove obrigações

feitas mensalmente e anualmente pelas empresas para diversos órgãos (como o

Caged, a Rais, a Dirf e a Gfip) serão substituídas por um único envio, diretamente

para o sistema do eSocial. Neste ambiente digital, os órgãos envolvidos acessarão as

informações de seu interesse.

Os objetivos do Governo, no que tange à implantação do eSocial, são, entre

outros:

a) simplificar o cumprimento das obrigações trabalhistas, previdenciárias e fundiárias;

b) facilitar a fiscalização por parte dos diversos órgãos públicos (Receita, INSS, MTE e

Caixa) do cumprimento das obrigações principais e acessórias por parte das empresas;

c) maior controle das informações;

d) garantir os direitos previdenciários e trabalhistas dos trabalhadores;

e) melhorar a qualidade das informações prestadas.

Com a obrigatoriedade do eSocial, a rotina da empresa relacionada às relações

trabalhistas estará 100% exposta.

Benefícios esperadospelo governo

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Vantagens para as empresas:

Entre as principais vantagens da adoção do eSocial

pelas empresas estão:

a) Atendimento a diversos órgãos do Governo com uma

única fonte de informações voltada para o cumprimento

das diversas obrigações trabalhistas, previdenciárias e

tributárias atualmente existentes;

b) Integração dos sistemas informatizados das

empresas com o ambiente nacional do eSocial,

possibilitando a automação na transmissão

das informações dos empregadores;

c) Padronização e integração dos cadastros

das pessoas físicas e jurídicas no

âmbito dos órgãos participantes

do projeto.

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