Report PLAN 2015.1

Mensagem do OC SensationPreparado para viver uma das experiências mais intensas e marcantes da sua vida? Ser OC é muito mais que cumprir suas job's dia após dia. É sair da sua zona de conforto e se entregar de corpo e alma a um propósito que não é apenas seu, mas de um time - no caso do OC Sensation, uma grande família. É erguer a sua cabeça todos os dias do travesseiro e lembrar que a sua participação e envolvimento é mais que fundamental para o andamento de um trabalho que irá impactar a vida de muitos jovens que, assim como você, aceitaram o desafio de viver o lado Aiesec da vida.

Então, quando estiver voando rumo ao seu objetivo, tenha uma única certeza: você nunca mais será o mesmo. Passará por testes e momentos que te farão acreditar em coisas que até então eram distantes. E quando sua missão estiver por fim finalizada, perceberá o quanto valeu a pena ter vivido ao lado de pessoas que carregará para sempre no seu coração.

OCP – Rafael JoséSe você estiver lendo este report é porque você está interessado em se postular ou porque acabou de ser eleito OCP. Parabéns, meu jovem! Se prepare porque os próximos meses ou semanas não serão nada fácil. É um período de muitos desafios. Mas calma. Quando estiver escrevendo o report da conferência vai perceber que viveu uma das melhores experiências da sua vida e que faria tudo de novo, daria sangue e suor para sentir a adrenalina de ser um OC.

1. Escolha do timeNa escolha das pessoas que vão compor o time do OC, tenha algo em mente: opte por pessoas que se completem. Como assim? Um time precisa ter aquela pessoa calma, a guerreira, a organizada, a fogo nos olhos e a que vai erguer nos momentos mais difíceis. vários os momentos que precisei da tranquilidade de um ou do senso de urgência do outro.

2. Formação de timeNessa fase, atento a construção dos valores, os que o seu time deseja entregar e o que eles querem desenvolver ao final desta experiência.

3. Planilha de jobs e entregaComeçamos a trabalhar em cima de planilhas, porém com as mudanças de hotel, tivemos que nos reorganizar de várias formas. É importante respeitar a job e o deadline. Meu time por ter fogos nos olhos todo o tempo, se antecipavam na entrega.

4. Muita calma nessa horaVai haver momentos que você vai querer chorar ou desistir de ter aceito o desafio. Mas calma! Ainda mais você que é OCP, você tem que passar uma imagem de que vai correr tudo bem. HappyDuck nestes momentos. Mesmo que o mundo esteja caindo, mostre para o seu time que estar tudo bem e que tudo vai correr do jeito que vocês planejaram.

5. PrioridadesÀs vezes transmitir uma imagem de arrogante, mas a questão é que você tem que mostrar quais são as urgência naquele determinado momento. É falar: "eu sei que isso é importante, mas precisamos concentrar esforços nisso agora". Ainda mais quem nunca fui OC, ter essas prioridades na cabeça demora um pouco.

6. Durante a conferênciaNão adianta. Você não consegue ter controle de tudo. Por mais que você tente, vai acabar errando algo e pisando em falso. Por isso, divida seu time para tentar suprir todas as necessidades. Por exemplo, dois na cozinha, uma na organização dos quartos e outro na plenária para dar assistência nas sessões. Revezar é necessário. É chato ficar apenas em uma função. Desta forma, troque os membros e suas funções sempre que puder

7. FinanceiroPecamos em muitos momentos: o primeiro na chegada dos delegados. Muitos não se inscreveram na planilha do drive. Por isso, para saber quem pagou e quem não pagou foi muito complicado. Tenha uma planilha sempre atualizada e cobre para que os delegados, principalmente os traines, para que preencham. Importante: faça uma planilha em inglês também. No dia da conferência, só libere a pulseira de entrada para quem realmente pagou. Libere o quanto antes a form de pagamento para que tenha dinheiro e para que o OC comece a pagar.

OC Infra – Artur Macedo1. Cargo de OCA responsabilidade do OC, de uma forma geral, é cuidar de toda logística da conferência. O EB idealiza, o OC faz acontecer. Portanto, são os responsável pelo funcionamento de toda e qualquer estrutura necessária à boa realização do evento. O OC logística, por seu turno, é responsável por cuidar da parte mais pesada e robusta. É portanto aquele preocupado com prover o bom andamento e condução dos delegados e demais participantes, sobretudo no que tange local, transporte, comida, forma de cozinhar, estratégias de organização dos lanches, limpeza. Além disso tem que cuidar para que os equipamentos necessários na plenária e festa estejam funcionando e pelo alinhamento de todos segundo a estratégia de locomoção dentro da conferência adotada – ou seja, que horas será o lanche, como levar as pessoas até lá, como fazê-las voltar a tempo pra plenária, coisas desse tipo -.

2. Pontos de atenção

Planejamento! Esse é o principal ponto, pensar na conferência passo a passo, hora a hora, sessão a sessão, e já arquitetar toda a estratégia de ação – baseando-se, obviamente, na estrutura do local disponível -, pra que o mínimo possível saia do controle, na tentativa de evitar surpresas desagradáveis e corre-corre pra resolver, porque tudo que acontecer de errado tem que ser resolvido e resolvido prontamente.

3. Principais fuck-ups

No PLAN 2015/1 tivemos: plenária pouco estruturada, com muita luz e muito calor, ambos comprometendo a utilização, plena do data show., pouca organização de participantes do evento e, em chegando muito mais do que o que havia sido esperado, foi necessário amenizar os danos do que não havia sido calculado – sobretudo com relação à comida e suco, estrutura de cozinha pobre, contando com uma cozinheira apenas que precisava da ajuda do OC pra servir, lavar louças, limpar, e fazer suco. A cozinha foi a parte que mais demandou tempo do OC nessa conferência.

4. O que começar, parar e continuar a fazer

A festa tem que ser muito bem pensada e cautelosamente concebida, pois ela representa muito da conferência e as pessoas esperam sempre muito dela. Ela pode ser, aliás, o grande indicador da qualidade do que as pessoas vão levar do evento pra casa, isso é, se terão uma visão positiva ou negativa de tudo. Organizar tudo com maior prévia possível e esperar o menos possível do respaldo do EB pra começar a agir. Esperamos demais nessa última conferência e isso nos custou muito. Começar a redigir uma reunião intensa entre OC atual e o passado, para que tudo seja passado NOS MÍNIMOS DETALHES, inclusive fórmulas como quantidade de comidas, parcerias a recorrer, possíveis locais, maiores problemas, enfim, pra que as coisas sejam conversadas e ditas ao invés de que haja mil informações passadas não oficialmente e espalhadas por e-mails com pouco direcionamento.

OC FIN – Leonam Salomão1. ExperiênciaEssa foi minha primeira vez como OC de uma conferência, e posso dizer que foi uma experiência incrível. Me relacionei com pessoas incríveis, obtive muito autoconhecimento e resiliência durante toda minha experiência de OC. Meu maior aprendizado na conferência foi o trabalho em equipe, nosso time foi muito focado em entregar a conferencia e em realizar os trabalhos da melhor forma possível. Por mais que seja um trabalho cansativo e que requer muita disciplina traz recompensas muito boas, você passa a ter senso de urgência e a trabalhar sob pressão. Apesar de ser uma experiência curta você aprende muito e se desenvolve muito.

2. DescriçãoO trabalho de OC FIN, em si, é concentrado no pré e no pós-conferência. Como OC FIN, você é responsável pelo controle do fluxo de caixa da conferência e pela sustentabilidade financeira da mesma.

3. OrçamentoO orçamento deve ser feito em conjunto com os outros OC’s. OC Com, OC Log, OC Ag. OC Com, com gastos da festa e divulgação do evento. OC Log, com gastos referentes a comida e transporte. OC Ag com os gastos para as palestras e eventos realizados pelo EB. Quanto antes forem calculados os gastos melhor vai ser o controle de caixa, o que vai entrar e sair.

4. Fluxo de CaixaA fee deve ser calculada com base em todos os gastos do evento para que não haja a necessidade de retirar dinheiro do caixa do CL. Por isso é muito importante alugar um local com preço bem acessível, mas que atenda a todas as necessidades do evento. A fee deve ser lançada com duas semanas de antecedência e ter dois lotes para incentivar as pessoas a irem e a pagarem logo a conferencia. Os dois lotes são importantes, pois isso induz as pessoas a pagarem logo o que já entra dinheiro em caixa e te dá uma segurança maior para trabalhar. No nosso caso, não consegui lançar dois lotes, pois tivemos alguns contratempos com aluguel do local e outros pequenos fatores. Por isso recomendo que a primeira coisa que façam é conseguir um local BBB para evento. Com relação ao ônibus, conseguimos um transporte gratuito, o que ajudou muito no valor da Fee.

5. Controle FinanceiroÉ interessante fazer mais de um orçamento para cada área de gastos. Recomendo que seja feito 3 orçamentos para cada uma das coisas que já citei aqui. Aluguel do local, ônibus (caso haja necessidade), comida, festa e para palestras.

6. Durante a conferênciaÉ uma boa hora de ganhar dinheiro na venda de camisas, canecas e outras coisas da AIESEC que podem ser vendidas no evento.

7. Pós-Conferência É aqui que o OC Fin realmente trabalha, após a conferencia você tem que verificar os gastos e o valor de caixa e passar tudo para o VP Fin. No pré-conferencia você ajudou os demais OC’s com orçamentos, mas é no pós-conferencia que você vai ver se houve gastos a mais, se ficou alguém sem pagar a fee, sem pagar a camisa etc. É preciso ter todo um controle de cada coisa e calcular os gastos e a entrada de caixa e passar para o VP Fin.

OC Agenda – Naty Gottado1. O cargo É uma excelente oportunidade para os que buscam desafios e desenvolvimento pessoal. É uma experiência rápida, porém muito intensa, onde você terá que aprender a trabalhar sobre pressão e lidar com problemas sem se deixar frustrar. Apesar do desgaste, vale à pena e é muito gratificante.

2. Pontos de atençãoAntes da conferência: Manter proximidade com o EB. É importante saber com antecedência o que será realizado nas sessões e os materiais necessários em cada uma delas. Se informe sobre o andamento da construção das sessões. Para um bom cumprimento da agenda e menos estresse, elas devem estar prontas antes da conferência. Não tenha medo de cobrar. Certifique-se sobre os materiais que já temos no CL para não gastar dinheiro à toa.

3. Durante a conferênciaAtenção para os horários. Garanta que todos estejam na plenária no horário que devem estar. O atraso de uma sessão atrapalha o andamento de todas as outras. Tente deixar todos os arquivos que vão ser usados num mesmo computador ou pen drive.

4. Depois da conferênciaAtenção para os sugar cubes e os materiais que tem que ser devolvidos ao CL.

3. Principais fuck-upsCalor na plenária, projetores superaquecendo, caronas mal programadas, sessões feitas em cima da hora.

4. Começar a fazerColocar uma garrafa de café na plenária., convidar Eps, um tempo para piscina/lazer. Continuar a fazer: agenda para trainees (nos dois dias) e cardápios alternativos para vegetarianos/intolerantes a glúten.

OC DJ – Mariana Rigoni1. Uma breve descrição do cargo de OCO cargo de OC DJ foi um cargo novo, criado pelo OC Sensation, basicamente para atender às demandas da confraternização de sábado à noite, após o primeiro dia da conferência. O OC DJ era responsável por preparar o local da festa, suas atrações, playlists, enfim, por organizar e operacionalizar todas as questões que se relacionassem com a festa. Não se trata de um cargo obrigatório, mas sim de uma criação exclusiva do OC que entregou o Plan em 2015 da @ VT. Vale salientar que, por mais que essas sejam as obrigações do OC DJ, ele também é responsável por entregar toda a conferência, fazendo com que atue em todos os âmbitos durante a entrega do evento para que esta seja bem sucedida.

2. Pontos de atenção que ele deve se preocupar antes, durante e depois da conferenciaSempre se atentar ao engajamento de todos na festa, portanto, procurar sugestões de músicas previamente, para que todos se sintam integrados no momento da confraternização, sejam membros ou trainees, proporcionando uma playlist diversificada e preocupando-se em variar os estilos de música. Além disso, fazer planejamentos prévios de músicas e momentos da festa, criando uma atmosfera contextualizada com o que foi divulgado previamente pelo OC.

3. Principais fuck-upsA multicuturalidade diverte, mas também pode ser extremamente inconveniente, o que pode ser desestabilizador durante a festa. A quantidade de pessoas que solicitam variados tipos de música, em momentos inclusive inadequados é imensa e isso ocorre durante o início, meio e fim da festa. A insistência de diferentes pessoas pode ser um grande problema se o OC DJ não se manter calmo e estável.

4. O que começar, parar e continuar a fazer.Deixar claro qual será a playlist, visto que já foi solicitada a sugestão de músicas para a festa, e não alterá-la mais após a DDL da form de sugestões. Não possibilitar o acesso de ninguém além do OC DJ ao aparelho de som, fazendo com que este fique de maneira mais protegida e reservada, evitando possíveis estresses. Parar de ouvir tantas sugestões e seguir com o planejamento, isso pode estragar a festa. Continuar proporcionando diferentes momentos durante a festa, juntamente do Fun Team e mantendo uma playlist que agregue a todos.

OC COMM – Olivia Salezze1. O cargoO OC COMM tem que ser uma pessoa interativa, comunicativa e que conheça grande parte do escritório, uma vez que essa pessoa, referência e porta voz da conferência, vai estimular e animar todo os membros de participarem do PLAN.

2. Antes da conferênciaNo PLAN principalmente, quando o CL tem poucos membros porque muitos estão fazendo intercâmbio e também transição de um ano para o outro, o foco é fazer com que esse pouco participe. É difícil, mas no final tudo sai como planejado. Nossa sorte foi que aconteceu um PSEL dias antes da conferência, o que fez muitos membros aderissem o evento na agenda. Depois que o time de OC escolhe o nome, levanta o que querem entregar para o escritório e mais a festa, o OC COMM vai ficar responsável em criar antes que motive a membresia. É importante que o nome do OC esteja conectado com a festa. A festa AIESEC Sensation , além de uma marco, foi o momento em que todos puderam experimentar sensações únicas dentro da AIESEC. Neste período também, além do engajamento dos membros, é preciso fazer compras do que vai ser preciso para festa. Juntamente com a OC DJ, pesquisamos e fizemos as compras dos materiais que seriam usados na festa. Nosso principal ponto de compras foi o atacadão São Paulo, ali na Avenida Vitória.

3. Durante a conferênciaAlém de ajudar os outros Ocs com a logística e materiais, fiquei responsável junto com a OC DJ de organizar o espaço onde aconteceria a festa. Usamos panos coloridos, tintas e organizamos o lugar onde o som ficaria.

4. Ajuda dos companheirosPara criar vídeos e algumas artes, a Oc Agenda sacava mais de edição de vídeos e photoshop. Ela pode nos ajuda na confecção de materiais que seriam usados nas sessões.

Contatos do OCOCP Rafael José – (27) 996165712/ E-mail: rafael1.jose@aiesec.netOC Infra Artur Macedo – (27) 999633211/ E-mail: artur.macedo@aiesec.netOC Finanças Leonam Salomão – (27) 997364709/E-mail: leonam.salomao@aiesec.netOC Agenda/Material – (27) 997692132/E-mail: nataliagottardoco@gmail.comOC DJ Mariana Rigoni – (27) 992749033/E-mail: mariana.rigoni@aiesec.netOC COMM Olívia Salezze – (27) 998061351/E-mail: oliviasalezze@hotmail.com