1 CARACTERIZAÇÃO DA EMPRESA

PREFEITURA DO MUNICÍPIO DE SÃO BERNARDO DO CAMPO

SECRETARIA DE ADMINISTRAÇÃO E MODERNIZAÇÃO ADMINISTRATIVA

No Brasil, a Prefeitura é a sede do poder executivo do município, comandada por um

prefeito e dividida em secretarias de governo, como por exemplo, saúde ou educação. O termo

pode também designar o prédio onde está instalada a sede do governo municipal, também

chamado de gabinete do prefeito.

O Poder executivo é formado pelo prefeito (eleito), por seus secretários (escolhidos

pelo prefeito) e por funcionários públicos (parte desses são funcionários concursados e fixos e

outra parte é indicada pelo prefeito). A administração municipal é aquela que, de fato, “põe a

mão na massa” e presta os serviços para os cidadãos. No entanto, é importante lembrar que

devem cumprir leis que definem como deve ser feito o trabalho e como deve ser gasto o

dinheiro. Para administrar melhor a cidade, o prefeito e seus secretários podem propor novas

leis que são analisadas pelos vereadores que podem aprová-las ou não.

A Prefeitura do Município de São Bernardo do Campo pode fazer suas próprias leis,

desde que estas não entrem em conflito com as leis estaduais ou federais. Por outro lado,

alguns assuntos só podem ser decididos por uma de determinada esfera de governo. Os limites

de ação governamental dos municípios estão definidos na Constituição Brasileira.

3

a. Pode e deve

• Educação: O governo municipal tem obrigação de oferecer creches, escolas de educação

infantil e de educação fundamental para a população. Só depois que o número de vagas nessas

escolas atendam a necessidade local é que o município pode abrir escolas de ensino médio e

até universidades.

• Transporte público urbano: Também é um dever do município. Já o transporte entre cidades,

inclusive em regiões metropolitanas, é responsabilidade do governo estadual.

• Urbanização: O poder municipal deve planejar o uso dos espaços na cidade definindo, por

exemplo, se uma região deve ser residencial ou comercial. A prefeitura também tem que

realizar a pavimentação e manutenção das ruas, cuidar da iluminação pública, garantir a coleta

de lixo.

b. São matérias de dependência relativa do município:

• Saúde: Desde a Constituição de 1988, o Brasil adotou o princípio da municipalização. A

municipalização reconhece o município como principal responsável pela saúde de sua

população. Municipalizar é transferir para as cidades a responsabilidade e os recursos

necessários para exercerem plenamente as funções de planejamento, coordenação, execução,

controle e avaliação da saúde local. Esse é um processo que atualmente está em curso com a

implantação do Sistema Único de Saúde. Por outro lado, embora os municípios tenham a

função de executar, a legislação do SUS é feita em nível federal.

• Impostos: Os impostos são usados para fazer funcionar os serviços públicos e o governo.

Assim, todas as esferas de governo têm seus impostos. O Imposto Predial Territorial Urbano

(IPTU) e o Impostos Sobre Serviços de Qualquer Natureza (ISS) são impostos municipais que

já estão previstos na constituição federal e não podem ser extintos pelo poder local. Porém, é

da administração municipal o poder de definir o valor desses impostos, de criar regras para

isenções, descontos e para a cobrança. O poder municipal também pode criar outros impostos

e taxas que digam respeito a necessidades locais.

4

c. São matérias sobre a qual o poder municipal não tem quase nenhum ou nenhum

poder de atuar:

•Segurança: É muito comum que um candidato a prefeito ou a vereador faça promessas de

melhorar a segurança na cidade o que não pode ser feito por ele, a não ser que isso seja feito

de forma indireta, por exemplo, melhorando a iluminação pública. A cidade não tem uma

polícia, o que ela pode é ter uma guarda municipal, mas a função desta NÃO é a proteção dos

cidadãos. Segundo a Constituição Federal, a atuação da Guarda Municipal é proteger os bens

públicos do município. Os prefeitos e vereadores também não podem modificar as leis

criminais, como aquelas que envolvem roubo, morte e tráfico de drogas, isso é feito

exclusivamente na esfera federal (afinal, essas leis valem para o país inteiro).

• Sistema prisional: Esta área é administrada pelo governo estadual, seguindo leis regionais

em concordância com a legislação federal.

• Previdência social: Todos os benefícios da previdência social são da ordem da união. Assim,

salário maternidade, seguro desemprego, aposentadoria etc., são regidos por leis federais e são

administradas pelo Ministério da Previdência e Assistência Social. As agências da

Previdência Social estão nos municípios, mas isso não quer dizer que sejam administradas por

ele. O que os municípios podem fazer é criar fundos de pensão para os servidores públicos

daquela cidade.

• Reforma agrária: Está matéria cabe apenas ao governo federal.

• Eleições: Matéria que cabe apenas ao governo federal.

A Secretaria de Governo da Prefeitura do Município de São Bernardo do Campo tem

como atribuições constituir a coordenação das relações do Poder Executivo com os Poderes

das diversas esferas de governo e com a sociedade civil organizada e coordenação e

centralização de informações de interesse do Legislativo.

A Secretaria de Administração e Modernização Administrativa é o Departamento de

Gestão de Pessoas da Prefeitura de São Bernardo do Campo.

A Secretaria de Administração e Modernização Administrativa tem as seguintes atribuições:

I - receber, encaminhar e processar reclamações, sugestões, críticas, oposições, buscando informar,

corrigir e responder aos munícipes reclamantes;

5

II - promover o planejamento organizacional envolvendo a gestão institucional, o desenvolvimento

organizacional, a melhoria contínua dos processos, sistemas de informações aos cidadãos e

métodos de trabalho e outros que lhe forem atribuídos por meio de outros dispositivos legais, assim

definidos:

a) elaborar, atualizar sistematicamente, coordenar e controlar a implantação do Plano de

Modernização e Inovação Tecnológica, em conjunto com os demais órgãos que integram a

Administração Municipal abrangendo as seguintes políticas intersetoriais:

1. Desburocratização;

2. Governança e Governo Eletrônico;

3. Inclusão Digital dos Cidadãos;

4. Entrega de serviços por meio de mídias móveis e outras disponíveis;

b) promover a melhoria dos serviços prestados pela Administração Municipal por meio da criação

e implantação de políticas para a modernização administrativa e desenvolvimento organizacional

envolvendo:

1. Descentralização do atendimento ao público;

2. Melhoria contínua da estrutura organizacional objetivando sua racionalização e melhoria

permanente na qualidade do atendimento à população;

c) mapeamento, diagnóstico, análise critica, racionalização e implantação de novos processos e

métodos de trabalho, objetivando a melhoria contínua dos serviços prestados à população

envolvendo:

1. Mapeamento, desenho ou modelagem de processos e métodos de trabalho;

2. Análise críticas e diagnósticas dos processos mapeados com a finalidade de desburocratizar

procedimentos;

3. Redesenho de processos obsoletos ou burocráticos;

4. Custeio e análise de custo x benefício dos processos;

5. Automação de processos e implantação de assinaturas digitais;

6. Elaboração de manuais contendo Normas de Procedimentos (NP) e de Instruções de Trabalho

(IT);

6

7. Criação de biblioteca digital corporativa contendo todas as normas e procedimentos da

organização para uso dos servidores e para treinamentos;

8. Criação e implantação da Escola de Educação Continuada dos Servidores Municipais;

d) avaliar as necessidades e preparar propostas para a implantação dos serviços de informática no

âmbito da Administração Municipal, em conjunto com o Departamento de Tecnologia da

Informação (SA-3);

III - representar institucionalmente a Prefeitura perante a Superintendência do Poupatempo,

conforme convênio firmado com o Governo do Estado de São Paulo;

IV - coordenar a custódia, manutenção, guarda e extinção dos documentos oficiais que, submetidos

a técnicas de reprodução, não mais interessem à Administração;

V - coordenar as atividades de recepção, triagem e distribuição de documentos oficiais;

VI - coordenar a tramitação dos documentos oficiais entre os diversos órgãos da Administração;

VII - coordenar e centralizar os sistemas de controle de informações de interesse do público, do

Legislativo, de unidades da administração ou de outros órgãos a respeito de andamento de autos de

processo, papéis e outros documentos;

VIII - desenvolver as atividades necessárias aos serviços prestados por órgãos públicos e privados,

de outras esferas de governo ou pertencentes a outros Poderes, sediadas no Município;

IX - processar as licitações para aquisição de materiais e contratação de obras e serviços;

X - elaborar as especificações e padronizações dos materiais de uso permanente e de consumo,

bem como sua progressiva atualização;

XI - receber, guardar, armazenar, controlar e distribuir os materiais de consumo e investimento;

XII - receber, guardar, cadastrar, distribuir e fiscalizar os bens móveis;

XIII - desenvolver a política de informática, prospecção, desenvolver a prestação de serviços na

área de tecnologia de informação para os órgãos que compõem a Administração Municipal;

XIV - coordenar a gestão estratégica da tecnologia da informação e comunicação para a

Administração Direta e Indireta;

XV - administrar os recursos humanos e o desenvolvimento de pessoal;

XVI - administrar os benefícios previdenciários;

XVII - administrar as folhas de pagamento de ativos, aposentados e pensionistas;

XVIII - realizar as seleções e concursos públicos, treinamentos e promoções de pessoal;

7

XIX - administrar os contratos de serviços de mão de obra;

XX - expedir laudos técnicos fixados pela legislação de segurança do trabalho;

XXI - elaborar acompanhamento e gerar relatórios sobre os diversos contratos formalizados pela

Administração Municipal no tocante a preços, prazos, vigência e aditamentos;

XXII - processar o recebimento, armazenamento e distribuição de bens de consumo às diversas

unidades administrativas;

XXIII - gerir os contratos de fornecimento de materiais, bens e serviços, de competência da própria

Secretaria;

XXIV - processar o recebimento, cadastramento, distribuição e fiscalização de bens móveis às

unidades administrativas, na forma da legislação específica;

XXV - administrar o quadro de servidores municipais;

XXVI - administrar em conjunto com o Conselho Gestor, as atividades do FUPREM;

XXVII - administrar os quadros de pensionistas e servidores aposentados;

XXVIII - implantar diretrizes em administração de pessoal, mormente às políticas de admissão,

salário, promoção, benefícios, segurança e medicina do trabalho;

XXIX - coordenar e controlar a aplicação da legislação de pessoal na administração da Prefeitura;

XXX - promover o aperfeiçoamento e a especialização do servidor municipal, objetivando a

melhoria de produtividade e sua ascensão funcional através de treinamentos, por meio da criação

da Escola de Educação Continuada dos Servidores Municipais;

XXXI - elaborar, atualizar sistematicamente, coordenar e controlar a implantação do Plano de

Cargos e Carreiras e o Programa de Avaliação e Desempenho;

XXXII - promover a profissionalização e capacitação do funcionário público, objetivando a

melhoria da produtividade e sua ascensão funcional;

XXXIII - promover a oportunidade de estágios a jovens e adolescentes, através de programas

próprios;

XXXIV - promover acompanhamento do servidor nas áreas de medicina e segurança do trabalho e

perícia médica; e

XXXV - receber e processar em nível de segunda instância administrativa, recurso eventualmente

interposto contra ato ou decisão proferida pelo titular do Departamento de Gestão de Pessoas (SA-

8

2 ANÁLISE SITUACIONAL DA ORGANIZAÇÃO

Missão

Promover o desenvolvimento econômico de São Bernardo do Campo, de forma sustentável,

por meio da formulação, articulação e execução de políticas públicas que estimulem e orientem as

atividades produtivas, o turismo, e a geração de trabalho e renda no Município e na Região do

Grande ABC.

Setor Econômico

A função e o alcance do setor público e setor estatal são, frequentemente, o que mais

distingue as posições dos socialistas, liberais e libertário. Em geral, os socialistas favorecem

um sector de Estado grande constituído por projetos e empresas estatais, pelo menos ao nível

do comando ou dos setores fundamentais da economia (embora alguns socialistas favoreçam

um forte setor cooperativo em vez disso). Os social democratas tendem a favorecer um sector

público de dimensão média que se limita ao fornecimento de programas universais e dos

serviços públicos. Os libertários económicos e minarchistas favorecem um pequeno sector

público com o estado relegado ao papel de proteção dos direitos de propriedade, criando e

aplicando leis e resolvendo de litígios.

A Economia do Setor Público fornece as bases econômicas das atividades

governamentais, além de tratar de finanças públicas, pode se ver a dimensão do setor público

em uma economia.

A Prefeitura do Município de São Bernardo do Campo não está diretamente dentro do

setor econômico, pois ela faz parte do setor público que cria, aplica leis e etc.

Porém ela participa da economia do setor brasileiro, pois o Prefeito da cidade de São

Bernardo do Campo cria ações para incrementar a economia da cidade, como a Incubadora de

Empreendimentos Solidários do municípo. Com duração de 24 meses, ela vai estimular e

assessorar, no mínimo, 20 negócios. Atualmente, a Prefeitura apóia cerca de 200

9

empreendedores do setor, entre artesanato, alimentação, costura, hortas urbanas, reciclagem e

empresas recuperadas.

O projeto, uma parceria entre a Prefeitura e a Universidade Metodista, será

desenvolvido pelo Instituto Granbery. A Prefeitura está investindo R$ 2 milhões na iniciativa,

dos quais R$ 1,7 milhão são recursos da Financiadora de Estudos e Projetos (Finep), do

Ministério da Ciência e Tecnologia, e R$ 300 mil a contrapartida do governo municipal. Além

da consultoria técnica, os grupos participarão de seminários e oficinas e receberão materiais

didáticos e pedagógicos.

A incubadora é um instrumento para incentivar diversos segmentos da economia

solidária da cidade e institui uma metodologia que dê continuidade à política de geração de

trabalho, renda e desenvolvimento.

Além disso, a Prefeitura de São Bernardo do Campo já utiliza a internet como forma

de contratação de serviços e bens comuns como remédios, computadores, materiais de

papelaria, carros ou empresas de conservação e limpeza. Além de agilidade e redução de

custos para as prefeituras, essa modalidade licitatória também proporciona mais transparência

aos munícipes que podem acompanhar essas movimentações financeiras das prefeituras a pela

internet.

A prefeitura de São Bernardo, que instituiu o SECOM/SBC – Sistema Eletrônico de

Compras – em abril de 2003, tem hoje 100% das transações comerciais realizadas

eletronicamente, seja por meio de cotação, convite ou pregão. De acordo com a assessoria de

imprensa da cidade, a diminuição de gastos é a principal vantagem do comércio eletrônico.

Com a introdução das compras pela internet, a economia obtida nas transações era de 20%.

Depois de adotar o pregão, passou a 30%, com um total negociado de 15 milhões de reais. E

esse movimento é crescente me São Bernardo, de 2006 para 2007 o número de licitações

realizadas por pregão eletrônico saltou de 328 para 1623.

Os benefícios dessa modalidade licitatória também atingem os fornecedores. A

agilidade do sistema, que funciona como um leilão possibilita participação de um maior

número de fornecedores, em especial micro e pequenas empresas a partir da

desburocratização de alguns procedimentos, o que torna a competição das licitações mais

intensa e resulta em redução de gastos, já que vence quem oferece o menor preço. “O pregão

eletrônico tem ainda uma função social, pois alavanca a economia ao fomentar a inclusão

digital das micro e pequenas empresas”, afirma Gerson Rolim, diretor-executivo da câmara-

e.net, Câmara Brasileira de Comércio Eletrônico.

10

A tendência é de que os órgãos públicos se organizem a fim de abrir suas licitações

para o mundo via internet. A afirmação é de Sonia Moura, diretora-superintendente

Conlicitação, empresa líder em divulgação de negócios públicos. “A internet transformou a

administração pública em termos de transparência. Há seis anos, sem o advento dela, jamais

teríamos acesso a esses gastos”, ressalta Sonia.

Segmento de mercado

A gestão pública seja no âmbito federal, estadual ou municipal, compreende a gestão

de recursos públicos para a realização de ações para o bem comum, ou seja, no caso da

Prefeitura do Município de São Bernardo do Campo essas realizações são para os munícipes

da cidade de São Bernardo do Campo.

As Prefeituras e demais órgãos administrativos municipais demandam um volume

substancial de informação geográfica, de forma rápida e precisa. Nesse sentido, a função

central das geotecnologias é promover a correta gestão da informação para a tomada de

decisões.

As ações provenientes de organismos públicos podem ser embasadas pela informação

de forma a auxiliar na decisão do governante através da localização geográfica das

informações, facilitando a obtenção de recursos para o processamento de informações

estratégicas, a custos acessíveis. A disponibilidade de informações e dados físico-territoriais

da área administrada possibilita maior versatilidade na tomada de decisões e na avaliação de

implantação de projetos e infraestrutura.

Concorrentes

A prefeitura não possui concorrentes.

Fornecedores

A Prefeitura do Município de São Bernardo do Campo possui o Departamento de Materiais

e Patrimônio (SA-2), que tem como papel fazer licitações, um procedimento administrativo para

contratação de serviços ou aquisição de produtos pelos entes da Administração Pública direta ou

11

indireta. No Brasil, para licitações por entidades que façam uso da verba pública, o processo é

regulado pela lei nº 8666/93.

O Departamento de Materiais e Patrimônio (SA-2) tem as seguintes atribuições:

I - executar os projetos e atividades da Secretaria, especialmente:

a) processar as licitações para aquisição de materiais, obras e serviços, segundo os dispositivos

legais;

b) efetivar as compras de materiais ou serviços;

c) elaborar as especificações e padronizações de materiais de uso permanente e de consumo, bem

como a sua atualização;

d) receber, guardar, armazenar, controlar e distribuir os materiais de consumo ou investimento;

e) receber, cadastrar, distribuir, fiscalizar e guardar os bens móveis;

f) autorizar a baixa de bens de consumo;

g) propor a baixa de bens móveis;

h) autorizar o cancelamento, revogação e/ou anulação de licitação, bem como declará-la deserta;

i) expedir certidões e atestados relativos à capacidade técnica dos contratados;

j) desenvolver projetos de informatização voltados à otimização dos trabalhos executados pela

Secretaria;

k) elaborar relatórios sobre o acompanhamento dos contratos firmados pelo Município no tocante à

sua vigência, alterações, evolução de preços e demais ocorrências.

sua vigência, alterações, evolução de preços e demais ocorrências.

Clientes

A prefeitura não possui clientes.

Influências Externas

Os agentes que influenciam a Prefeitura do Município de São Bernardo do Campo são:

12

Governo Federal;

Governo Estadual;

Câmara Municipal;

ETCSBC;

Fundação Criança de São Bernardo do Campo

Faculdade de Direito de São Bernardo do Campo;

SINDSERV (Sindicato dos Servidores Públicos Municipais e Autárquicos de São

Bernardo do Campo)

Ambiente Interno

No Departamento de Gestão de Pessoas da Secretaria de Administração e Modernização

Administrativa o lado burocrático e centralizado é mais forte em seu sentido corporativo, portanto

o setor público acaba sendo contrário às mudanças na organização e na forma de operar. A

burocracia em excesso é o fator mais relevante no Departamento.

A dificuldade encontrada para programar de maneira efetiva projetos de reforma é enorme.

A administração pública tem uma cultura muito fechada e atrasada. Não há a flexibilidade e a

gestão empreendedora para atuar de forma eficiente, num mundo de rápidas transformações.

No Departamento de Gestão de Pessoas a elevada autonomia operacional concedida às

organizações públicas logo incide em privilégios corporativistas, práticas de favorecimento e de

clientelismo, quando não de exercício duvidoso do cargo.

A transformação da cultura nesses setores públicos deveria se feita desde o princípio da

criação do serviço público.

É perceptível que as organizações públicas são mais vulneráveis à interferência do poder

político, pois são administradas pelo poder público. Elas, também, têm a missão de prestar serviços

à sociedade. É evidente que esta prestação de serviços está, habitualmente, em contradição com a

limitação dos recursos recebidos por elas. E, quando há recursos disponíveis, eles tendem a

depender da decisão política e das flutuações da capacidade econômica do Estado.

A cultura no Departamento de Gestão de Pessoas deveria ser mais transparente,

competitiva, eficiente e não uma estrutura pesada, centralizada e burocrática.

13

A comunicação no Departamento de Gestão de Pessoas é relativamente baixa. O

envolvimento dos funcionários com as atividades exercidas é satisfatório, mas o envolvimento dos

funcionários com os setores, as chefias é baixo. A falta de diálogo determina o conhecido

fenômeno da administração pública: a descontinuidade.

Cada um exerce sua função e a flexibilidade às vezes atrapalha um pouco na hora de

entender os problemas dos funcionários o que gera um desconforto por ambos os lados que não são

capazes de parar, conversar e entender o que cada um pretende e necessita.

O espaço para o funcionário falar abertamente com seu chefe existe, porém muitas vezes ele

se limita a fazer isso por falta de disposição e desleixo. Quando há um determinado serviço a

cumprir, por ordem e escolha da chefia se faz o trabalho em equipe, fato que não é realizado por

voluntariedade.

O envolvimento e a participação podem ser conquistados por processos dialógicos,

sistêmicos e integrados, em qualquer tipo de organização.

Tecnologias empregadas

Na Secretaria de Administração e Modernização Administrativa não há tecnologias

avançadas. A forma como o Departamento de Gestão de Pessoas trabalha ainda é lento, não há

avanços tecnológicos. O Departamento possui arquivo manual, ou seja, os próprios funcionários

que executam o trabalho em abrir o arquivo, pois, é necessário girá-lo manualmente para procurar

arquivos e arquivar documentos.

Todos os procedimentos realizados no Departamento de Gestão de Pessoas são realizados

pelos sistemas que o Departamento possui.

Softwares utilizados:

SIGA: um sistema utilizado para uso geral do Departamento. Existem várias telas nesse

sistema com seus respectivos nomes que possuem diversas funções, como por exemplo, o

cadastro do funcionário, inserir o PIS/PASEP do funcionário, incluir o funcionário no

convênio, inclusão de falta abonada, inclusão de férias e etc. Para cada Seção do

Departamento, existem telas nesse sistema que tem suas finalidades.

CONEX (Controle de Expediente): esse software é usado para cadastro e consultas de

processos administrativos e processos pessoais referente aos funcionários e a própria

14

Prefeitura. Todo processo que é criado de um funcionário, deve ser lançado no CONEX.

Processos que chegam de outras secretarias ou que circulam pelo próprio Departamento de

Gestão de Pessoas também devem ser lançados no CONEX. Esse processo deve ser

realizado para ter um controle de onde cada processo está para que não haja complicações

em caso de perda do mesmo.

SEFIP: é software desenvolvido pela Caixa Econômica Federal, juntamente com INSS que

tem como objetivo enviar um documento para estes dois órgãos chamado GFIP, que nada

mais é que as informações do trabalhador registrado. Esse software gera a GFIP - Guia de

Recolhimento do FGTS e Informações à Previdência Social, e a GRPS - Guia de

Recolhimento da Previdência Social. Na GFIP estão os dados básicos do trabalhador, pois

assim quando for sacar o fundo de garantia ou requerer a aposentadoria terá sido informado

por este documento os recolhimentos que devem ser feitos mês a Mês pela empresa em que

o funcionário trabalha. Além disso, gera a GRFC que é o boleto para pagamento do FGTS e

a GPS, que é a guia da previdência social. Gerados pelo SEFIP devem, obrigatoriamente,

ser transmitidos pela internet por meio do canal eletrônico. Esse aplicativo é usado pelo

setor de Serviço de Controle de Encargos Sociais do Departamento de Gestão de Pessoas.

Hardwares utilizados:

Computadores;

Impressoras;

Telefones;

Aparelhos de fax;

Impressora matricial;

Aparelho de microfilme;

15

3 CARACTERIZAÇÃO DA ÁREA

a) Organograma geral da empresa:

SECRETARIA DE ADMINISTRAÇÃO E MODERNIZAÇÃO ADMINISTRATIVA

DIRETORIA

ASSESSORIA

SEÇÃO DE FOLHA DE PAGAMENTO

Encarregado de Serviço de Elaboração de Cálculos Trabalhistas

Encarregado de Serviço de Controle de Encargos Sociais

Encarregado de Serviço de Controle de Freqüência

Encarregado de Serviço de Elaboração e Manutenção de Folha de Pagamento

SEÇÃO DE DOCUMENTAÇÃO

Encarregado de Serviço de Documentação

SEÇÃO DE CONCURSO, SELEÇÃO E PROMOÇÃO

Encarregado de Serviço de Concurso e Seleção

Encarregado de Serviço de Promoção

SEÇÃO DE PROTOCOLO E ATENDIMENTO

Encarregado de Serviço de Protocolo

ARQUIVO

COPA

Auxiliar de copa

16

4 ATIVIDADES DESENVOLVIDAS

ATIVIDADES REALIZADAS NO SETOR DE SERVIÇO DE CONTROLE DE

ENCARGOS SOCIAIS

1º DESLIGAMENTOS DE FUNCIONÁRIOS

a) Finalidade: realizar o desligamento dos funcionários que pedem o seu desligamento junto a

Prefeitura do Município de São Bernardo do Campo.

b) Equipamentos Manipulados: os equipamentos manipulados para a execução dos desligamentos

são o uso do computador e a impressora.

c) Periodicidade e Quantidade do serviço/produção: os desligamentos são feitos todos os dias. A

quantidade é variada, pois na Secretaria de Educação (SE) e na Secretaria de Segurança Urbana

(SSU) os pedidos só podem ser realizados lá e em seguida eles enviam para o Departamento de

Gestão de Pessoas. E funcionários de outras secretarias devem fazer o pedido no próprio

Departamento de Gestão de Pessoas. Os desligamentos da SE e da SSU demoram a chegar e às

vezes chegam com atraso. Quanto aos pedidos realizados no Departamento de Gestão de Pessoas

não há quantidade exata.

d) Qualidade do serviço/produção: a qualidade do serviço executado é satisfatória, pois assim que

os desligamentos chegam, eles já são executados.

e) Descrever detalhadamente a atividade: assim que o pedido de desligamento do funcionário

chega, inicia-se o processo de desligamento. Primeiramente o desligamento é realizado de acordo

com o cargo e matrícula do funcionário. Se for estatutário, faz-se a exoneração do mesmo tirando

quatro cópias do requerimento, ou seja, o pedido de exoneração, uma cópia para a portaria que será

inserida no jornal, a segunda cópia para licença prêmio que será enviada para o setor de

Documentação, a terceira cópia irá para o comunicado de desligamento que é inserido no jornal do

município também e a quarta cópia é anexada no espelho onde é preenchido o nome e a matrícula

do funcionário. Se for desligamento de Celetista, é realizada a demissão do funcionário com o

requerimento do mesmo. Em seguida tira-se duas cópias, uma para o comunicado e a outra para

anexar no espelho. Quando for desligamento de estagiário tira-se duas cópias do pedido, uma para

o comunicado e a segunda cópia será inserida no espelho. Se for caso de falecimento de aposentado

ou pensionista o parente do falecido entrega ao Departamento de Gestão de Pessoas a Certidão de

17

Óbito ou a Guia de Sepultamento e em seguida tira-se três cópias, uma para o comunicado, a

segunda para a Encarregada de Benefícios no setor de Documentação e a terceira cópia é anexada

junto com o espelho. Se for falecimento de funcionário Celetista ativo tira-se uma cópia para o

comunicado, uma cópia para o espelho, mas se for falecimento de funcionário Estatutário ativo

tira-se uma cópia para o comunicado, uma cópia para licença prêmio e uma cópia para o espelho.

Realizados todos os processos de desligamentos, anota-se o nome e a matrícula do funcionário no

caderno de Controle para Conta Final junto com os espelhos e em seguida o caderno é enviado para

o Encarregado de Serviço de Elaboração de Cálculos Trabalhistas. Para os Estatutários e Celetistas

é necessário fazer etiqueta informando data de desligamento e colar na R.E (Registro de

Funcionários).

Segue abaixo o espelho que é enviado junto com o pedido de desligamento para o Encarregado de

Serviço de Elaboração de Cálculos Trabalhistas.

18

ROTEIRO DE DESLIGAMENTO

NOME: Matrícula:

APOSENTADO/PENSIONISTA

( ) FUPREM ( ) FRT ( ) INSS

( ) falecimento em ____ / ____ / ____

ESTATUTÁRIO/COMISSIONADO

( ) exoneração a pedido em ____ / ____ / ____ ( ) exonerado (a) em ____ / ____ / ____ ( ) demitido (a) em ____ / ____ / ____ ( ) falecimento em ____ / ____ / ____ ( ) demitido (a) a bem do serviço público em __ / __ / __

C.L.T./C.L.T. TEMPORÁRIO

( ) demissão a pedido em ____ / ____ / ____ ( ) dispensa sem justa causa em ____ / ____ / ____ ( ) dispensa com justa causa em ____ / ____ / ____ ( ) término de contrato em ____ / ____ / ____ ( ) rescisão do contrato a termo em ____ / ____ / ____ ( ) falecimento em ____ / ____ / ____

ESTAGIÁRIO :

( ) PEAT ( ) UNIVERSITÁRIO ( ) 2º GRAU TÉCNICO

( ) desligamento a pedido em ____ / ____ / ____ ( ) desligamento por maioridade em ___ / ___ / ___ ( ) término de curso em ___ / ___ / ___ ( ) desligado (a) em ____ / ____ / ____ ( ) falecimento em ____ / ____ / ____

BOLSISTA DO PRODESIP

( ) desligamento a pedido em ____ / ____ / ____ ( ) desligado (a) em ____ / ____ / ____ ( ) término do termo de adesão em ____ / ____ / ____ ( ) falecimento em ____ / ____ / ____

19

Ao receber o roteiro de desligamento da folha de pagamento, serão tirados os seguintes

documentos:

COFRE: Consulta Frequência, que são quantidades de faltas que o funcionário teve no ano.

COFER: Consulta a quantidade de férias que o funcionário retirou de oito anos pra frente.

COPAG: Consulta de Pagamento, que é analisado o último salário que o servidor/funcionário

recebeu.

CONVP: Consulta período de comissão. Se o funcionário for de cargo comissionado, será

avaliado o período de comissão.

COITE: Consulta para item de Pagamento/Desconto. Se for estagiáro, é preciso saber a

quantidade de horas trabalhadas para fazer os cálculos de quanto ele irá receber.

CAFU4: Dados funcionais do funcionário, onde consta se o mesmo recebe auxílio

alimentação, auxílio transporte, e qual é o tipo de servidor, se é estagiário, estatutário,

comissionado, celetista ou aposentado.

2º ATUALIZAÇÃO DA CARTEIRA DE TRABALHO E PREVIDÊNCIA SOCIAL

a) Finalidade: atualizar a CTPS dos funcionários celetistas quando os mesmos saem da

Prefeitura de São Bernardo do Campo.

b) Equipamentos Manipulados: os equipamentos manipulados para a atualização da CTPS são

o uso do computador.

c) Periodicidade e Quantidade do serviço/produção: a atualização da CTPS é realizada quando

o celetista sai da Prefeitura e traz a sua CTPS para o Departamento de Gestão de Pessoas.

Quanto à quantidade, varia conforme o número de demissões.

d) Qualidade do serviço/produção: a qualidade do serviço executado é satisfatória, pois feita a

atualização, o ex-celetista volta para buscar sua CTPS na data imposta pelo Departamento

de Gestão de Pessoas.

e) Descrever detalhadamente a atividade: quando um servidor celetista é demitido por justa

causa, por contrato de trabalho ou pede demissão da Prefeitura de São Bernardo do Campo,

o mesmo deve trazer a sua CTPS para o Departamento de Gestão de Pessoas que envia a

mesma para o setor de encargos sociais, que deve encarregar-se de atualizá-la. O

funcionário analisa através do sistema SIGA na tela Coifu a situação do celetista e coloca a

data, mês e ano de saída e carimba com o carimbo da Prefeitura do Município de São

20

Bernardo do Campo. Em seguida o encarregado de Serviço de Encargos Sociais assina e

posteriormente a mesma é enviada para a Seção de Folha de Pagamento para o encarregado

de Serviço de Elaboração de Cálculos Trabalhistas que encarrega-se de realizar os ajustes

finais e entregá-la de volta para o ex-celetista que vem ao Departamento de Gestão de

Pessoas na data imposta para buscá-la atualizada.

3º COMUNICADO DE DESLIGAMENTO

a) Finalidade: informar o Departamento de Gestão de Pessoas, Clube da Prefeitura de São

Bernardo do Campo, o convênio Imasf, a Cooperativa, o Credisbc e o Banco Santander o

desligamento do funcionário para o mesmo seja excluído do cadastro da empresa.

b) Equipamentos Manipulados: os equipamentos manipulados para a execução do Comunicado de

Desligamento são o uso do computador e a impressora.

c) Periodicidade e Quantidade do serviço/produção: o Comunicado de Desligamento é realizado

semanalmente e é realizado um por semana.

d) Qualidade do serviço/produção: a qualidade do serviço executado é satisfatória, pois

semanalmente é realizado um Comunicado de Desligamento sem atrasos.

e) Descrever detalhadamente a atividade: com a cópia dos pedidos de desligamentos, certidão de

óbito ou guia de sepultamento, ou uma portaria informando a exoneração de um funcionário

comissionado é realizado o Comunicado de Desligamento, um comunicado onde informa-se a

matrícula, nome data de admissão, cargo, lotação, data e tipo do pedido e CPF do funcionário.

Depois de preenchido todos os funcionários no comunicado em seguida informam-se no rodapé na

tabela de informações adicionais se o funcionário continua em outra matrícula, pois ele pode ter

mais de uma matrícula, ou pode estar pedindo desligamento de uma matrícula para entrar em outra.

Após o término do comunicado salva-o como Comunicado de Desligamento na

sequência dos anteriores e envia uma cópia para os e-mails externos como o convênio Imasf,

o Banco Santander, o Clube da Prefeitura de São Bernardo do Campo, a Cooperativa e para o

Credisbc. E também envia-se uma cópia para os e-mails internos do Departamento de Gestão

de Pessoas. Em relação aos e-mails externos, a finalidade do Comunicado de Desligamento

será para que todos eles excluam o cadastro do funcionário na sua empresa por não fazer mais

parte da mesma. Segue abaixo um modelo de Comunicado de Desligamento.

21

PREFEITURA DO MUNICÍPIO DE SÃO BERNARDO DO CAMPOSecretaria de Administração e Modernização Administrativa - SA

Departamento de Gestão de Pessoas – SA-4Divisão de Administração de Pessoal – SA-42Seção de Administração do Quadro – SA-421

Avenida Senador Vergueiro, 3315 – Bairro Anchieta - São Bernardo do Campo – Fone: 4122-8700 - Fax 4122-8715

COMUNICADO DE DESLIGAMENTO

Co nº.

Nº

Matrícula

Nome

Admissão

Cargo/Regime

Lotação

Desligamento a partir de

Motivo

C.P.F.

*INFORMAÇÕES ADICIONAIS:

Permanece na matrícula

Permanece no convênio

P.F.G.B.

Permanece no

convênio I.M.A.S.F.

Matrícula Nome Matrícula de Aposentado(a)

Matrícula de Ativo(a)

Aguarda início das atividades na matrícula

4º PORTARIAS PARA O JORNAL NOTÍCIAS DO MUNICÍPIO

a) Finalidade: informar o Jornal Notícias do Município as exonerações a pedido dos

funcionários Estatutários.

22

b) Equipamentos Manipulados: os equipamentos manipulados são o uso do computador.

c) Periodicidade e Quantidade do serviço/produção: esse serviço é realizado semanalmente,

pois o jornal é publicado todas sextas-feiras. A quantidade é variada conforme os

desligamentos que são feitos.

d) Qualidade do serviço/produção: a qualidade do serviço executado é satisfatória, pois cada

portaria feita para o jornal não deve conter nenhum erro, pois ela é publicada semanalmente

no jornal para a sociedade.

e) Descrever detalhadamente a atividade: com a cópia do pedido de desligamento, usando o

sistema para encontrar a função, subfunção e referência do funcionário, no Excel monta-se

uma planilha com os dados do funcionário como matrícula, nome, RG, cargo, lotação,

referência, tabela e data de exoneração. Terminada essa planilha referente a todos os

funcionários desligados na semana, salva-se o arquivo e em seguida ele é enviado para a

assessoria que coloca na ordem que ficará no jornal. Essa planilha pronta é enviada na

quarta feira e posteriormente enviada para a edição do jornal que publica na sexta feira.

5º CADASTRAMENTO DE PIS/PASEP JUNTO AO BANCO DO BRASIL

a)Finalidade: cadastrar o funcionário com o PIS/PASEP junto ao Banco do Brasil

b)Equipamentos Manipulados: os equipamentos manipulados são o uso do computador.

c)Periodicidade e Quantidade do serviço/produção: esse serviço é realizado quando os

servidores estatutários, comissionados e estagiários do PEAT ( estagiários menor de idade )

entram na Prefeitura do Município de São Bernardo do Campo e que não possuem o

número de PIS.

d) Qualidade do serviço/produção: a qualidade do serviço executado é satisfatória, pois os

servidores têm seus números de PIS/PASEP cadastrados assim que ingressam junto à

Prefeitura.

e) Descrever detalhadamente a atividade: esse serviço é realizado quando o servidor estatutário

e comissionado ou o estagiário do PEAT que ingressa na Prefeitura, não possui o número do

PIS/PASEP. Através do sistema SIGA, fazemos uma busca dos servidores sem número de

PIS/PASEP, imprimimos a relação e buscamos os prontuários desses servidores e estagiários e

através do Banco do Brasil, cadastramos os servidores e estagiários. Já os servidores que possui o

23

número de PIS/PASEP, nós apenas inserimos o seu número no sistema SIGA para não haver

complicações e ele seja cadastrado com um novo número.

6º APONTAMENTO MENSAL DAS FOLHAS DE FREQUÊNCIAS DOS SERVIDORES

a) Finalidade: realizar o apontamento das folhas de freqüência dos servidores da Prefeitura

do Município de São Bernardo do Campo.

b) Equipamentos Manipulados: os equipamentos manipulados são de usos do computador

c) Periodicidade e Quantidade do serviço/produção: esse serviço é realizado mensalmente e é

dividido para todos os funcionários da Seção de Folha de Pagamento. Somente os

encarregados não prestam esse serviço.

d) Qualidade do serviço/produção: a qualidade do serviço executado é satisfatória, pois todos

os funcionários entregam seus apontamentos finalizados dentro do prazo estipulado pela

Seção de Folha de Pagamento.

e) Descrever detalhadamente a atividade: a cada mês todas as folhas de freqüências de cartões

de ponto de todos os servidores estatutários, comissionados, celetistas e estagiários são

entregues pelas secretarias responsáveis pelos servidores ao Departamento de Gestão de

Pessoas. A chefe geral da Seção de Folha de Pagamento encarrega-se de dividir a quantidade

exata para todos os seus subordinados, exceto encarregados, e através de um relatório

impresso com dados dos servidores como nome, matrícula, cargo, quantidade de horas

trabalhadas semanalmente, lotação e anotações como L.T.S (licença para tratamento de

saúde), Licença amamentação, férias e entre outras. Esse relatório serve para o funcionário ir

analisando a folha de freqüência de cada funcionário e marcando ok na folha e no relatório à

caneta vermelha. O que não estiver correto nós fazemos uma analise no sistema SIGA através

da tela Cofre e se realmente haver erros, anotamos o número de horas que serão descontadas

na própria folha de Freqüência. Atrasos e faltas que estão nas folhas de freqüência também

são anotados as horas para desconto. Circulamos também o dia que estiver anotado falta

abonada, pois os servidores têm direito a seis faltas abonadas por ano. Terminado o

apontamento, todos os funcionários separam as folhas de desconto e as entrega para um

funcionário colocado para lançar os descontos no sistema SIGA. E as outras folhas de

freqüência são arquivadas em pastas por um funcionário designado para isso.

24

5 DIAGNÓSTICO DOS PRINCIPAIS PROBLEMAS E SUGESTÕES DE MELHORIAS

1º ATIVIDADE: DESLIGAMENTOS DE FUNCIONÁRIOS

1º Problema: esse primeiro problema refere-se à estrutura física, pois o computador o qual

utilizo para realizar a tarefa tem baixa memória. O que torna o serviço lento de ser realizado.

A sugestão de melhoria seria a troca do CPU com maior potencia para a realização dos

desligamentos dos funcionários.

2º Problema: o segundo problema encontra-se na demora em chegar os desligamentos. Os

funcionários pedem exoneração, demissão ou desligamentos e as secretarias responsáveis

pelos funcionários demoram dias para enviar o memorando com o pedido de exoneração,

demissão e desligamento e a folha de freqüência. A sugestão de melhoria seria externa, ou

seja, as secretarias responsáveis por esses envios precisariam agir com maior rapidez para a

entrega no Departamento de Gestão de Pessoas.

2º ATIVIDADE: ATUALIZAÇÃO DA CARTEIRA DE TRABALHO E

PREVIDÊNCIA SOCIAL

1º Problema: o primeiro problema refere-se à demora dos ex-servidores trazerem suas CTPS.

Pois alguns chegam a demorar meses para trazer a CTPS para que façamos a atualização na

mesma. A sugestão de melhoria seria exigir, ou seja, marcar um data para que as CTPS sejam

entregues ao Departamento de gestão de pessoas.

2º Problema: o segundo problema refere-se à números errados de PIS/PASEP. Ao

imprimirmos o relatório dos servidores com PIS/PASEP inválido nota-se uma grande lista

com números inválidos. Obrigatoriamente temos que pegar o prontuário do servidor no

arquivo e analisar dentre seus documentos o verdadeiro número de PIS/PASEP e lançá-lo no

sistema novamente. A sugestão de melhoria seria que na mesma hora em que forem recebidos

os documentos do funcionário, já confirmar se o número do PIS/PASEP está correto e já

manterem atualizados.

25

3º ATIVIDADE: COMUNICADO DE DESLIGAMENTO

1º Problema: o primeiro problema refere-se à gasto excessivo de papel para realização do

Comunicado de Desligamento, pois até a finalização do mesmo, o comunicado é impresso diversas

vezes. Não somente para essa tarefa, como em geral há um gasto desnecessário no Departamento

de Gestão de Pessoas. A sugestão de melhoria seria usar papeis já usados no lado avesso pra evitar

o desperdício e só imprimir o que for realmente necessário.

2º Problema: o segundo problema refere-se às falhas no sistema. Para a realização do Comunicado

de Desligamento no Word a parte de suplementos tem que estar habilitada para inserirmos a

matrícula e automaticamente aparecer todos os dados do funcionário à ser desligado para que não

precisamos fazer manualmente e às vezes o Word fica com problema e ele não puxa

automaticamente a matrícula do funcionário à ser desligado.

4º ATIVIDADE: PORTARIAS PARA O JORNAL NOTÍCIAS DO MUNICÍPIO

1º Problema: o primeiro problema refere-se à falha no sistema, pois algumas vezes o sistema

SIGA encontra-se fora do ar para realizarmos alguma tarefa. Esse problema é geral, pois em

todas as atividades realizadas no Departamento de Gestão de Pessoas é necessário fazer log

no sistema.

2º Problema: o segundo problema é a desorganização dos livros da portaria, muitas vezes não

é encontrado, porque alguém retirou o livro do lugar específico e não devolveu e nem se

comunicou, geralmente não tem como saber com quem esta o livro, o que acaba atrasando os

procedimentos referente à portaria.

5º ATIVIDADE: CADASTRAMENTO DE PIS/PASEP JUNTO AO BANCO DO BRASIL

26

1º Problema: o primeiro problema refere-se à problema no PIS/PASEP dos funcionários,

pois alguns funcionários possuem dois números de PIS o que dificulta a realização da

atividade, pois obrigatoriamente teremos que consultar na Caixa Econômica e no Banco do

Brasil o verdadeiro número de PIS e ligar para o funcionário para que o mesmo peça a

unificação do seu número de PIS e somente depois desses processos, poderemos lançar o

número correto.

2º Problema: o segundo problema refere-se ao tempo de ligação externa, pois para consultar

o número de PIS/PASEP dos funcionários, temos que ligar para o Banco do Brasil, porém o

telefone fica na linha por apenas cinco minutos caindo a ligação em seguida. Se houver

demora em a atendente consultar o número, não conseguiremos finalizar nossa consulta

resultando em ligações excessivas e perda de tempo.

6º ATIVIDADE: APONTAMENTO MENSAL DAS FOLHAS DE FREQUÊNCIAS DOS

SERVIDORES

1º Problema: o primeiro problema refere-se a falta de comunicação entre os setores, há sempre

dúvidas na hora de apontar, porque os descontos são diferentes para cada cargo de funcionário,

como comissionado, estatutário, celetistas e estagiário.

2º Problema: o segundo problema refere-se a demora por lançar as ocorrência no sistema,

pois pra fazer o apontamento é preciso que esteja tudo lançado no sistema como por exemplo;

Licença para tratamento de saúde, licença particular, férias etc. Se não pode correr o risco em

fazer algum desconto em que o funcionário estava autorizado a sair , por meio de atestado ou

declaração de saída.

27

CONCLUSÃO

A administração publica de São Bernardo do Campo tem a finalidade de aplicar as

teorias administrativas no desenvolvimento de ações do interesse social coletivo, visando a

melhoria contínua dos serviços. A essência da administração pública consiste em fornecer

total satisfação das necessidades coletivas.

Entretanto, seguir o ritmo da demanda e oferecer serviços de fácil acesso, mesmo com

orçamentos exíguos, é necessário que o administrador esteja totalmente voltado ao

planejamento estratégico, com ações inovadoras ao bem publico.

Os cidadãos sempre precisarão de serviços públicos e os administradores públicos

sempre terão que disponibilizá-los. Por isso, é importante que os administradores e

funcionários governamentais disponham de software de gestão de serviços públicos, flexível e

adaptável, de bom funcionamento para um conjunto de necessidades que os servidores

necessitam para melhor atende-los e assim trazer bons resultados.

28

REFERÊNCIAS

Prefeitura de São Bernardo do Campo. http://www.saobernardo.sp.gov.br/ > Acessado em 18

de abr. de 2012.

29