TRAMITE DE DOCUMENTOS

GRACIAS

PROCESOS DE GESTIÓN DOCUMENTAL

INSTRUCTOR

Alberto Gaviria Dávila

Presentado por

Aleida Molina Sánchez Jennifer Carolina Murcia

Amparo Acosta LozanoJulieth Marín Cruz

Florencia CENTRO TECNOLÓGICO DE LA AMAZONIA

Abril del 2011

PROCESOS DE UN PGD

PRODUCCION

ORGANIZACION

DISPOCISION FINAL

CONSERVACION

CONSULTA

RECEPCION

DISTRIBUCION

TRAMITE

PROBLEMA

Desorden en historial medico , mal manejo en organización en las historias, falta de profesionalismo archivístico en las instituciones prestadoras de salud (IPS)

INTRODUCCION En Colombia existen muchas instituciones

prestadoras de salud que tienen problemas de archivos y es obligación que todos las empresas tengan un programa de organización de archivos (pgd),sus 8 partes y es por esto que le presentamos un proyecto para el mejoramiento de esta situación

OBJETIVOS

Objetivo general Con esto se quiere lograr una mejor organización de las historias y que el usuario se sienta satisfecho con el profesionalismo que tiene la entidad al atender el público en general

Objetivos específicos Identificar los principales causas por el cual se

presentan desordenes en las historias clínicas Facilitar la adopción y adaptación del programa

JUSTIFICACION

Actualmente en las IPS del país se está presentando inconvenientes en el departamento de archivo en el manejo de la organización de las historias clínicas creando dificultades al usuario como al personal que labora ahí, por tanto la ley 594 del 2000 en su titulo V del archivo general de la nación estipula que toda entidad pública o privada debe implementar los procesos de gestión documental, para que la entidad utilice un manejo adecuado con los documentos, permitiéndoles mostrar eficacia y eficiencia en el servicio prestado.

CONCEPTOS

Historia clínica Tablas de retención documental Información básica (datos) Datos del paciente

IMPACTO AMBIENTAL

Al adoptar un programa de organización generamos menos focos de contaminación que generan: Deterioro de documentos Poca iluminación Enfermedades causadas por roedores,

cucarachas, polvo etc.

PLANEACIÓN

Visitar el archivo del HMI y brindar una capacitación al personal sobre los procesos de gestión documental (pgd)

Hare un listado del presupuesto Clasificar el talento humano Distribución del áreas Voy a dirigirme al sub-gerente científico del HMI

para presentarle el proyecto y obtener la aprobación

EJECUCIÓN

Capacitación: Charlas Conferencias

clasificación del talento humano: Pruebas de competencia laboral

EJECUCIÓN

Presupuesto: Equipo de oficina: Estantes, computadores, escritorios, papelerías etc. total $: 9.200.000=

Adecuación de estructura física:Pisos, techos, iluminación, enmarcación total $7.000.000=

Capacitación de personal: total $1.000.000= Gastos de funcionamientos: total $ 300.000= Costo de sistematización del programa: total $ 5.000.000=

EJECUCIÓN

Distribución del área:

ESTANTES

´PUERTAS

SSALIDA E.

IPA

SIL

LOS

ESCRITORIO

EVALUACIÓN

En el HMI se ve reflejado la eficiencia del servicio porque en La implementación de este proyecto se han generado beneficios a los usuarios por su rapidez de obtener, y al personal medico por su información, permitiendo un mejor análisis al momento de llevar a cabo un procedimiento médico.

CONCLUSIONES

Las empresas ya sean públicas o privadas al momento de adaptar un programa de organización de archivos les permite realizar un trabajo adecuado con los documentos y a la ves brindar un buen servicio a los usuarios