ADECUACION Y AMPLIACION DELDEL ARCHIVO CENTRAL HISTORICO DEL

DEPARTAMENTO DEL CAQUETA

TECNICO EN ASISTENCIA EN ORGANIZACIÓN DE ARCHIVO

INSTRUCTOR

ALBERTO GAVIRIA DAVILA

ADECUACION Y AMPLIACIONDEL ARCHIVO CENTRAL DEL

DEPARTAMENTO DEL CAQUETA

PRESENTADO POR:

SOL MARINA HIGUITA DUARTECAROL JOANA SANCHEZ VERA

YUDY LILIANA ROJAS CORDOBAREINALDO MOLINA SANCHEZ

INTRODUCCIONEste proyecto tiene como propósito promover la organización de archivos a nivel departamental para plantear y conservar el patrimonio documental. Incluyendo el apoyo a los archivos privados de gran importancia informativa. Teniendo en cuenta la posibilidad de que el archivo general de la nación nos permita generar avances significativos para que el departamento del Caquetá lleve acabo importantes acciones entre las que se destaquen grandes avances archivísticos.

PLANTEAMIENTO DEL PROBLEMAEN EL DEPARTAMENTO DEL CAQUETA SE VIO LA NECESIDAD DE CREAR UN ARCHIVO CENTRAL E HISTORICO EN EL CUAL SE DE UN USO ADECUADO DEL PATRIMONIO DOCUMENTAL DE NUESTRO DEPARTAMENTO IGUALMENTE REGLAMENTAR LAS CONDICIONES DE EDIFICIOS Y LOCALES DESTINADOS PARA SEDES DE ARCHIVO.SEGÚN EL ACUERDO 049 EN EL ARTICULO UNO SE DECRETA:“LOSEDIFICIOS Y LOCALES DESTINADOS COMO SEDES DE ARCHIVO DEBERAN CUMPLIR CON LAS CONDICIONES DE EDIFICACION, ALMACENAMIENTO, MEDIO AMBIENTAL, SEGURIDAD Y DE MANTENIMIENTO QUE GARANTICEN LA ADECUADA CONSERVACION DE LOS ACERVOS DOCUMENTALES”.

JUSTIFICACIONTeniendo en cuenta que el mayor bien que tiene cualquier departamento, es la información y consiente que nuestro departamento carece de un archivo histórico, tomamos como base principalmente el acuerdo 049 del 2000 por el cual se desarrolla el articulo del capitulo 7 sobre aéreas locativas y materiales utilizados para la organización de los archivos.Requieren que los archivos de un departamento se encuentre totalmente organizado y que se clasifiquen de acuerdo a las exigencias de la ley .Este proyecto pretende adecuar un espacio físico, enmarcado dentro de los parámetros técnicos establecidos por el archivo general de la nación, así como organizar y clasificar toda la documentación generada y recibida por el departamento.

OBJETIVOS

1. Actualizar a nuestro departamento frente a la norma de archivo que deben cumplir referente al acuerdo 049 del 2000.

2. Explicar la razón por la cual nuestro departamento no cuenta con un área para el archivo central del mismo.

GENERALES

ESPECIFICOS

1.Identificar los servicios que el archivo central nos puede brindar .

2.Demostrar que un archivo central es de vital importancia en el departamento.

ANALISISREALIZAMOS UN ANALISIS DE LA SITUACION DEL DEPARTAMENTO REFERENTE A LA FALTA DE UN ARCHIVO CENTRAL HISTORICO EN NUESTRA REGION. COMO CONCLUSION DE ESTE ESTUDIO SE DETECTARON LOS SIGUIENTES PROBLEMAS:1. FALTA DE AREAS ADECUADAS PARA LA

PRESERVACION DE LOS ARCHIVOS HISTORICOS .

2. NO SE CUENTAN CON LA SUFICIENTE INFRAESTRUCTURA PARA LA CONSERVACION DEL PATRIMONIO DOCUMENTAL.

PLANEACIONPARA PODER LLEVAR A CABO DICHO PROYECTO, TOMAREMOS EN CUENTA LAS EXIGENCIAS REQUERIDAS POR EL ACUERDO 049 DONDE SE PLANTEAN LOS SIGUIENTES ASPECTOS: 1. UBICACIÓN- CARACTERISTICAS DE TERRENO SIN RIEGOS DE HUMEDAD Y ESTABILIDAD.- DEBEN ESTAR SITUADOS LEJOS DE INDUSTRIAS CONTAMINANTES O DE

POSIBLES PELIGROS.- PREVER EL ESPACIO SUFICIENTE PARA ALBERGAR LA DOCUMENTACION

ACUMULADA Y SU NATURAL INCRREMENTO.- ASPECTOS ESTRUCTURALES2. SI SE UTLIZAN ESTANTERIA DE 2.20 M DE ALTOS LOS PISOS Y PLACAS

DEBERAN ESTAR DIMENSIONADAS PARA SOPORTAR UNA CARGA MINIMA DE 1200K /M2.

_ LOS PISOS, MURO, TECHOS Y PUERTAS DEBEN ESTAR CONSTRUIDOS CON MATERIAL IGNIFUGOS DE ALTA RESISTENCIA MECANICA.

3. CAPACIDAD DE ALMACENAMIENTO-LA MANIPULACION, TRANSPORTE Y SEGURIDAD DE LA DOCUMENTACION.-LA ADECUACION CLIMATICA A LAS NORMAS ESTABLECIDAS PARA LA CONCERVACION DEL MATERIAL DOCUMENTAL.-EL CRECIMIENTO DOCUMENTAL DE ACUERDO CON LOS PARAMETROS ARCHIVISTICOS.

-4 ESTANTERIA-DISEÑO ACORDE CON LAS DIMENSIONES DEE LAS UNIODADES QUE CONTENDRA EVITANDO BORDES O ARISTAS Q UE PRODUZCAN DAÑOS SOBRE LOS DOCUMENTOS.-LOS ESTANTES DEBEN ESTAR CONTRUIDOS EN LAMINAS METALICAS SOLIDAS RESISTENTES Y ESTABLES.-DEBE TENER UNA ALTURA DE 2.20M Y CADA BANDEJA SOPORTAR UN PESO DE 100KG/MT-LA ESTANDERIA NO DEBE TENER MAS DE 120 METROS DE LONGITUD.-LAS BALDAS DEBEN OFRECER LA POSIBILIDAD DE DISTRIBUIRSE A DIFERENTES ALTURAS PARA POSIBILITAR EL POSIBLE ALMACENAMIENTO DE DIVERSOS FORMATOS.-EL CERRAMIENTO SUPERIOR NO DEBE SER UTLIZADO COMO LUGAR DE ALMACENAMIENTO DE DOCUMENTOS.

4. DISTRIBUCION

_ LAS AREAS DESTINADAS PARA LAS CUSTODIAS DE LA DOCUMENTACION DEBEN CONTAR CON LOS ELEMENTOS DE CONTROL Y AISLAMIENTO.-LAS SONAS DE TRABAJOS ARCHIVISTICOS CONSULTA Y PRESTACION DE SERVICIOS ESTARAN FUERAAS DE LAS DE ALMACENAMIENTO TANTO POR RAZONES DE SEGURIDAD.--LAS AREAS TECNICAS TENDRAN RELACION CON LOS DEPOSITOS TOMANDO ENCUENTA EL NECESARUIO AISLAMIENTO QUE DEBEN EXISTIR EN CUANTO A LA FUNCION DESARROLLA.

-5 LA DISTRIBUCION DE LAS ESTANTERIAS-LA ESTANTERIA NO IRA RECOSTADA SOBRE LOS MUROS .-LA ESTANTERIA DEBERA TENER UN SISTEMA DE IDENTIFICACION VISUAL DE LA DOCUMENTACION ACORDE CON LA SIGNATURA TOPOGRAFICA.

-6 CONDICIONES AMBIENTALES-SOPORTE EN PAPEL: 15 A 20C Y HUMEDAD RELATIVA ENTRE 45% Y 60%.

-FOTOGARFIA: BLANCO Y NEGRO, GRABACIONES,DISCOS OPTICOS

7.VENTILACION:-GARANTIZAR LA RENOBACION CONTINUA Y PERMANENTRE DEL AIRE DE UNA A DOS VECES POR HORAS.-LA DISPOSICON DE LAS UNIDADES DE CONSERVACION EN LOS ESTANTES DEBERA PERMITIR UNA ADECUACION ADECUADA.

8. ILUMINACION DE LOS DEPOSITOS:-PARA RADIACION VISIBLE LUMINICA MENOR O IGUAL A 100 LUX.-EVITAR LA INCIDENCIA DE LA LUZ DIRECTA SOBRE LA DOCUMENTACION.-COMO ILUMINACION ARTIFICIAL SE PUEDE UTILIZAR LA LUZ FLUORECENTE PERO DE BAJA INTENSIDAD UTILIZANDO FILTROS ULTRAVIOLETAS.-IMPEMENTAR SISTEMA DE ALARMA CONTRA I9NCENDIO O ROBO.

9. MANTENIMIENTO:-GARANTIZAR LA LIMPIEZA DE LAS INSTALACIONES.-LAS UNIDADES DE CONSERVACION REQUIEREN DE UN PROGRAMA DE LIMPIEZA EN SECO PARA EL EFECTO UTLIZANDO ASPIRADORAS.

METODOLOGIAPARA EL DESSARROLLO DE ESTA INVESTIGACION SE RECURRIO A FUENTES DE IMFORMACION PARA SABER CCUALES SON LAS PRINCIPALES NECESIDADES QUE PRESENTA EL DEPARTAMENTO DEL CAQUETA FRENTE SU ARCHIVO CENTRAL E HISTORICO. COMO INSTRUMENTO PARA RECOLECTAR IMFORMACION SE DECIDIO QUE SE REALIZARA DOS ENTREVISTA A FUNCIONARIOS DEPARTAMENTALES Y 10 ENCUESTAS CON PREGUNTAS HABIERTAS Y CERRADAS A HABITANTES DEL CAQUETA . ESTAS ENCUESTAS SE RREALIZARON PARA INVESTIGAR QUE PROPORCION DE PERSONAS QUE VIVEN EN NUESTRO DEPARTAMENTO ESTAN DEACUERDO QUE ESTEN DE ACUERDO CON QUE TENGAMOSW NUESTRO ARCHIVO DEPARTAMENTAL,TAMBIEN ESTABLECER CUALES SON LAS RAZONES POR LAS CUALES NUESTRO DEPARTAMENTO NO CUENTA CON UN ARCHIVO CENTRAL.