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PROJETO InterPARES 3

Pesquisa Internacional sobre Documentos Arquivísticos Autênticos Permanentes em

Sistemas Eletrônicos

Estudos de caso – Universidade Estadual de Campinas - UNICAMP

RELATÓRIO FINAL ACORDO DE COOPERAÇÃO UNIVERSIDADE

ESTADUAL DE CAMPINAS E ARQUIVO NACIONAL 2008-2013

Campinas, junho de 2013

2

Reitor José Tadeu Jorge

Coordenador geral Àlvaro Penteado Crósta

Pró-Reitora de Desenvolvimento Universitário Teresa Dib Zambon Atvars

Pró-Reitoria de Pesquisa Gláucia Maria Pastore

Pró-Reitora de Pós-Graduação Ítala Maria Loffredo D'Ottaviano

Pró-Reitor de Extensão e Assuntos Comunitários João Frederico da Costa Azevedo Meyer

Pró-Reitor de Graduação Luís Alberto Magna

Chefe de Gabinete Paulo Cesar Montagner

Coordenadora do Arquivo Central do Sistema de Arquivos Neire do Rossio Martins

-----------------------------------

Executores do Projeto - Unicamp Neire do Rossio Martins

Pedro Paulo Abreu Funari

Executores do Projeto - Arquivo Nacional Claudia Carvalho Masset Lacombe Rocha

Margareth da Silva (2007/2009) Brenda Couto de Brito Rocco (2010/2013)

Orientadores - Unicamp

Arquivo Central do Sistema de Arquivos Comissão de Gestão e de Preservação de Documentos

Arquivísticos Digitais Neire do Rossio Martins

Pedro Paulo Abreu Funari

Orientadores Externos Claudia Carvalho Masset Lacombe Rocha

Margareth da Silva Brenda Couto de Brito Rocco Carlos Augusto Silva Ditadi

Rosely Curi Rondinelli Vanderlei Batista dos Santos

Equipes que realizaram estudos de caso

Assessoria de Comunicação e Imprensa Clayton Levy

Antonio José Scarpinetti Dulcinéia Bordignon

Rádio e Televisão Unicamp

Nuno César Abreu (2007/2009) Jose Eduardo Ribeiro de Paiva (2010/2012)

Sandra Kretly Maria Cristina Ferraz de Toledo

Almir Bonwoart

Sistema de Bibliotecas da Unicamp Luiz Atílio Vicentini

Regina Aparecida Blanco Vicentini Danielle Thiago Ferreira

Diretoria Acadêmica

Antonio Faggiani Zilda Aparecida Rodriguez

Marcos Toloto Victoria Jenny Orbe Souza Campos

Henrique Buonani Pasti

Diretoria Geral de Recursos Humanos Maria do Rosário Almeida Rocha (2007/2008)

Patrícia Maria Morato Lopes (2009/2013) Regina Bernardo Luz Thiago Ricardo Sbrici

Apoio Técnico

Arquivo Central do Sistema de Arquivos Andressa Cristiani Piconi

Fábio Rodrigo Pinheiro da Silva (2007/2011) Humberto Celeste Innarelli (2007/2009)

Elaboração do relatório final

Arquivo Central do Sistema de Arquivos Neire do Rossio Martins Andressa Cristiani Piconi

Janaina Andiara dos Santos

Revisão do relatório final Elaine de Fátima Alcará Corradello

FICHA CATALOGRÁFICA

P438

Pesquisa internacional sobre documentos arquivísticos autênticos permanentes em sistemas eletrônicos, estudos de caso - Unicamp. / Campinas, SP: Arquivo Central – Unicamp, 2013. (Relatório Final – PROJETO InterPARES 3, Acordo de Cooperação Universidade Estadual de Campinas e Arquivo Nacional) 118f. 1. Documentos arquivísticos digitais autênticos. 2. 3. Arquivos e arquivamento (Documentos). 4 Arquivos - Preservação digital. 5. Sistema de Arquivos I. Título. CDD 025.21

3

SUMÁRIO Apresentação ..................................................................................................... 6

PARTE 1 – SOBRE O PROJETO ...................................................................... 8

1.1 Iniciativas - Documentos Arquivísticos Digitais na Unicamp ................. 8 1.2 O Projeto InterPARES ........................................................................ 11 1.3 O Acordo de Cooperação Técnica ...................................................... 12

1.3.1 Objeto e vigência do Acordo ......................................................... 12 1.3.2 Termos Aditivos ao Acordo ........................................................... 12 1.3.3 Responsáveis pela execução do Plano de Trabalho: Preservação de Documentos Arquivísticos Digitais Autênticos da Unicamp ................ 12

PARTE 2 - ATIVIDADES DESENVOLVIDAS ................................................... 14

2.1 Seleção de tipos documentais para a pesquisa .................................. 14 2.2 Formação de equipes ......................................................................... 15 2.3 Metodologia do InterPARES 3 ............................................................ 17

2.3.1 Principais conceitos adotados .......................................................... 18 2.4 Aplicação da metodologia do InterPARES 3 na Unicamp ................... 28

2.4.1 Atividades desenvolvidas – 2008 a 2012 ......................................... 31 2.4.1.1 Reuniões e visitas técnicas .................................................... 31 2.4.1.2 Encontros ............................................................................... 33 2.4.1.3 Fóruns Públicos ..................................................................... 35 2.4.1.4 Apresentações de estudos de caso da Unicamp em eventos 36 2.4.1.5 Publicações de levantamentos no site do projeto (www.interpares.org) ............................................................................. 37

2.5 Resultados .............................................................................................. 38 2.6 Investimento ........................................................................................... 39 2.7 Finalização do convênio ......................................................................... 40

PARTE 3 – Resultados das análises ................................................................ 41

3.1 Descrição geral dos estudos de caso ..................................................... 41 3.2 Descrição dos contextos ......................................................................... 43

3.2.1 CS02 – Assessoria de Comunicação e Imprensa (ASCOM) ............ 44 3.2.2 CS03 – Rádio e Televisão (RTV) .................................................... 47 3.2.3 CS04 – Sistema de Bibliotecas da UNICAMP (SBU) ....................... 50 3.2.4 CS05 - Diretoria Acadêmica (DAC) .................................................. 52 3.2.5 CS07 - Diretoria Geral de Recursos Humanos (DGRH) ................... 55

3.3 Identificação dos documentos digitais ................................................... 57 3.3.1 CS02 – Assessoria de Comunicação e Imprensa (ASCOM) ............ 58 3.3.2 CS03 – Rádio e Televisão (RTV) ..................................................... 61 3.3.3. CS04 – Sistema de Bibliotecas da UNICAMP (SBU) ...................... 63 3.3.4. CS05 - Diretoria Acadêmica - DAC ................................................. 65 3.3.5. CS07 - Diretoria Geral de Recursos Humanos (DGRH) .................. 67

4

3.4 Análise Diplomática ................................................................................ 70 3.4.1 CS02 – Assessoria de Comunicação e Imprensa (ASCOM) ............ 70 3.4.2 CS03 – Rádio e Televisão (RTV) ..................................................... 72 3.4.3 CS04 – Sistema de Bibliotecas da UNICAMP (SBU) ....................... 72 3.4.4 CS05 – Diretoria Acadêmica - DAC ................................................. 80 3.4.5. CS07 - Diretoria Geral de Recursos Humanos (DGRH) .................. 82

3.5 Respostas narrativas às questões de pesquisa pertinentes ao projeto .. 84 3.5.1. Questões genéricas ........................................................................ 84 3.5.2. Questões específicas – por estudo de caso .................................... 87

3.5.2.1. CS02 – Assessoria de Comunicação e Imprensa (ASCOM) .... 87 3.5.2.2. CS03 – Rádio e Televisão (RTV) .............................................. 89 3.5.2.3. CS04 – Sistema de Bibliotecas da UNICAMP (SBU) ............... 92 3.5.2.4. CS05 – Diretoria Acadêmica - DAC .......................................... 93 3.5.2.5. CS07 - Diretoria Geral de Recursos Humanos (DGRH) ........... 95

3.6 Conclusões por estudo de caso .............................................................. 96 3.6.1 CS02 – Assessoria de Comunicação e Imprensa (ASCOM) ............ 96 3.6.2 CS03 – Rádio e Televisão (RTV) ..................................................... 98 3.6.3 CS04 – Sistema de Bibliotecas da UNICAMP (SBU) ....................... 99 3.6.4 CS05 – Diretoria Acadêmica - DAC ............................................... 101 3.6.5 CS07 - Diretoria Geral de Recursos Humanos (DGRH) ................. 103

ANEXOS ........................................................................................................ 104

Anexo 1 - Roteiro para Análise Contextual dos Estudos de Caso .............. 105 Anexo 2 - Questões a serem respondidas pelos pesquisadores com relação aos ESTUDOS DE CASO DE DOCUMENTOS ARQUIVÍSTICOS ............. 113 Anexo 3 - Modelo para análise diplomática ................................................ 115 Anexo 4 - Questões a serem respondidas pelos pesquisadores com relação aos ESTUDOS DE CASO DE SISTEMAS DE MANUTENÇÃO DE ........... 120 DOCUMENTOS ARQUIVÍSTICOS* ........................................................... 120 Anexo 5 - Questões a serem respondidas pelos pesquisadores com relação aos ESTUDOS DE CASO DE POLÍTICAS* ................................................ 122 ANEXO 6 – Planos de Ação – Estudos de Caso ........................................ 124 ANEXO 7 – Planos de Ação – Resumos .................................................... 132

APÊNDICES ................................................................................................... 132

5

PROJETO InterPARES 3

Pesquisa Internacional sobre Documentos Arquivísticos Autênticos Permanentes em

Sistemas Eletrônicos

Estudos de caso - UNICAMP

RELATÓRIO FINAL ACORDO DE COOPERAÇÃO UNIVERSIDADEE

ESTADUAL DE CAMPINAS E ARQUIVO NACIONAL

2008-2013

Campinas, junho de 2013

6

Apresentação

O presente relatório trata do desenvolvimento do Projeto InterPARES 3

na Universidade Estadual de Campinas (UNICAMP), especialmente no que se

refere aos resultados dos levantamentos e análises de pesquisa realizadas em

cinco estudos de caso.

O desenvolvimento do projeto deveu-se ao acordo de cooperação

técnica firmado em 2008 entre a Universidade, por meio do Arquivo Central do

Sistema de Arquivos - SIARQ/UNICAMP, órgão complementar da Reitoria, e o

Arquivo Nacional do Brasil, por intermédio da sua Coordenadoria de Gestão de

Documentos (COGED), em parceria com a Universidade British Columbia do

Canadá.

O projeto da Universidade contemplou cinco estudos de caso, tendo

como objetivos finais implementar planos de ação para preservação de

documentos digitais confiáveis, autênticos e acessíveis ao longo do tempo,

visando validar teorias e metodologias de preservação de documentos

arquivísticos resultantes dos Projetos InterPARES 1 e 2, e ao mesmo tempo

contribuindo para sua divulgação.

As unidades da Universidade que participaram do projeto integravam um

grupo de estudos de documentos digitais, designado pela Reitoria em 2004. A

seleção dos documentos levou em consideração a relevância destes sob o

ponto de vista de sua permanência, dos aspectos jurídicos e fiscais envolvidos

e em algumas características de produção: imagem fotográfica, filmes,

documentos textuais digitalizados e/ou produzidos por sistemas de dados e da

potencial replicabilidade de conhecimentos a outras unidades e tipos

documentais. Destes documentos selecionados, os registros fotográficos e

audiovisuais já estão sendo capturados em meio digital, ou seja, são natos

digitais; e os documentos textuais, muito embora criados em sistemas e

7

aplicativos, são arquivados em papel, com expectativa de o produtor realizar a

manutenção somente por meio digital, o que reforçou a necessidade de se

estudar soluções arquivísticas e de preservação para o seu tratamento e

armazenamento, tendo em vista aspectos de autenticidade, de confiabilidade e

de acessibilidade ao longo do tempo, objeto de estudo do InterPARES 3.

O presente relatório está organizado seguindo a ordem de

desenvolvimento do projeto, desde o acordo entre a Universidade e o Arquivo

Nacional, contemplando a articulação entre Arquivo Central/SIARQ e demais

unidades envolvidas; a constituição das equipes; a aplicação dos roteiros

previamente recomendados pelo InterPARES 3 para fins de levantamento

(análise de contextos; identificação dos documentos digitais - objetos digitais e

ambiente tecnológico; análise diplomática); a compreensão a respeito da

aplicação dos conceitos, metodologia e replicabilidade dos resultados dos

estudos de caso e, antecedendo os resultados e conclusões, ainda são

apresentados resumos dos estudos de caso e do conteúdo dos roteiros que

nortearam as análises realizadas.

Ao final, um quadro-resumo foi elaborado para fins de visualização e

comparação dos estudos realizados, com o objetivo de se propor

procedimentos e padrões de preservação que possam ser utilizados em casos

semelhantes.

8

PARTE 1 – SOBRE O PROJETO

1.1 Iniciativas - Documentos Arquivísticos Digitais na Unicamp

A Universidade Estadual de Campinas dispõe do Sistema de Arquivos,

órgão complementar da Reitoria, cuja estrutura é composta pelo Arquivo

Central (encarregado da coordenação do Sistema e do arquivamento dos

documentos intermediários e permanentes da Universidade), pela Rede de

Arquivos e Protocolos Setoriais e os órgãos colegiados: Comissão Central de

Avaliação de Documentos e Conselho Consultivo, formado por representantes

dos arquivos, da administração, das unidades e por alunos, responsáveis pela

implementação e proposições de políticas de gestão de documentos

produzidos e recebidos pela Universidade. A preocupação com a gestão e a

preservação digital está presente no âmbito do Sistema de Arquivos, no que se

refere às definições de políticas e procedimentos a serem adotados pela

Universidade e na implementação e manutenção de infraestrutura para

assegurar a acessibilidade, integridade e autenticidade dos documentos em

meio digital.

No intuito de ampliar esse debate sobre os problemas da preservação

digital nos arquivos e compartilhar a elaboração de diretrizes e soluções, os

órgãos recomendaram à Reitoria a nomeação de um grupo de estudos

multidisciplinar1. Os estudos realizados de 2004 a 2007, em literatura, visitas

técnicas e reuniões técnicas com especialistas subsidiaram o grupo na

preparação de um plano de ação que foi apresentado à Reitoria, que previu:

1Grupo de Trabalho para a Padronização de Procedimentos Técnicos para a Preservação e

Acesso de Documentos Arquivísticos Eletrônicos (Portaria GR nº104/2003)

9

a constituição de uma comissão para implementação de

diretrizes e procedimentos e a elaboração de um programa

institucional de preservação digital;

a inclusão de linha específica no planejamento estratégico da

Universidade, a fim de viabilizar a implementação de

infraestrutura necessária para a preservação digital, em âmbito

institucional;

o desenvolvimento de ambiente específico para guarda e

gerenciamento de documentos arquivísticos digitais

(infraestrutura lógica e de hardware e construção de um sistema

institucional para uso comum, que permita captura e

gerenciamento de preservação de documentos arquivísticos

digitais);

a promoção de estudos, eventos e acordos de cooperação que

permitam o desenvolvimento de estudos continuados, para a

formação de pessoas2.

Desse modo, as estratégias propostas têm como linhas mestras: o

reforço sobre a responsabilidade dos órgãos arquivísticos nas questões da

preservação dos documentos arquivísticos digitais; compartilhamento da

construção de políticas, diretrizes e de infraestrutura com a alta administração

e com as unidades da Universidade, inclusive com construtores de sistemas;

sensibilização contínua da comunidade sobre o tema e a formação de pessoas;

continuidade dos estudos; realização de intercâmbio com instituições que

abordam o tema.

Em 2007 foi nomeada a Comissão de Documentos Digitais3 e foram

incluídos linhas e projetos específicos acerca dos documentos digitais no

2 Relatório de Atividades

3 Comissão de Gestão e de Preservação de Documentos Arquivísticos Digitais da Unicamp

(Resolução GR-045/2007)

10

Planejamento Estratégico da Universidade.4 Como resultados principais destes

esforços destacam-se:

publicação das diretrizes para a gestão, a preservação e o

acesso contínuo aos documentos arquivísticos digitais da

Universidade (Resolução GR nº17/2011)

criação de infraestrutura para armazenamento de documentos

digitais no Arquivo Central (como projeto piloto)5

realização de estudos de caso no âmbito do Projeto InterPARES

3.

4 Planejamento Estratégico da Universidade Estadual de Campinas

(http://www.prg.unicamp.br/portal/index.php?option=com_content&view=article&id=128&Itemid=50&lang=pt) 5 Recebeu apoio da Fundação de Amparo à Pesquisa do Estado de São Paulo (FAPESP),

processo nº 09/54914-8.

11

1.2 O Projeto InterPARES

Dentre os produtos resultantes do projeto sobre preservação da

integridade de documentos arquivísticos digitais realizado pela Universidade de

British Columbia do Canadá6, insere-se a Pesquisa Internacional sobre

Documentos Arquivísticos Autênticos Permanentes em Sistemas Eletrônicos

(InterPARES), sob a responsabilidade da especialista Luciana Duranti, e que

se dividiu em três fases, nas quais a primeira abordou a preservação da

autenticidade dos documentos arquivísticos criados e/ou mantidos em bases

de dados e sistemas de gestão de documentos (InterPARES 1 - 1999 a 2001);

a segunda se voltou para os documentos gerados no contexto de atividades

artísticas, científicas e governamentais em sistemas experimentais, interativos

e dinâmicos (InterPARES 2 - 2002 a 2006) e a terceira, para a tradução das

teorias e metodologias de preservação digital desenvolvidas nas duas fases

anteriores em planos concretos de ação para conjuntos documentais mantidos

por arquivos públicos e privados, com base no desenvolvimento de estudos de

casos nestas instituições (2007 a 2012).

A produção crescente de documentos digitais na Unicamp, a fragilidade

e a vulnerabilidade desses documentos quanto a sua autenticidade e

integridade, a necessidade de estabelecer ações cooperativas e de

disseminação do conhecimento, preconizada na Carta para a preservação do

patrimônio arquivístico digital do Conselho Nacional de Arquivos e o

compromisso de participação no Projeto InterPARES 3, assumido em janeiro

de 2007 pelo Arquivo Nacional com a Universidade de British Columbia, foram

os principais argumentos para a formalização do Acordo de Cooperação

Técnica firmado entre o Arquivo Nacional e a Universidade Estadual de

Campinas, para a inserção desta no projeto (Processos 01P 18769-2007 e 01P

20287-2007).

6 “The preservation of integrity of electronic records”, desenvolvido entre 1994 e 1997

12

1.3 O Acordo de Cooperação Técnica

O Acordo de Cooperação Técnica nº 03, firmado entre o Arquivo

Nacional da Casa Civil da Presidência da República e a Universidade Estadual

de Campinas, para realizar estudo de caso em documentos arquivísticos

digitais produzidos pela Universidade no âmbito do Projeto Internacional de

Pesquisa sobre autenticidade dos documentos digitais (Projeto InterPARES 3)

e seus Termos Aditivos, consta dos Processos UNICAMP 01-P-18769-2007 e

01P 20287-2007 e Processo AN nº 00320.000292/2007-42.

1.3.1 Objeto e vigência do Acordo

O Acordo, publicado no Diário Oficial do Estado em 29 de fevereiro de

2008, tem como objetivo a realização, em parceria com o Arquivo Nacional, de

estudos em conjunto de documentos arquivísticos digitais, identificado pela

Unicamp, para propostas e testes de ações de gestão e de preservação que

assegurem a autenticidade e a acessibilidade destes documentos, em

conformidade com as recomendações do Projeto Internacional de Pesquisa

sobre Autenticidade dos Documentos Digitais – InterPARES (The International

Research on Permanent Authentic Records in Electronic Systems). Sua

vigência é de cinco anos a partir da data de sua assinatura, realizada em 05 de

janeiro de 2008.

1.3.2 Termos Aditivos ao Acordo

Os Termos Aditivos nº 01 e nº 02 ao Acordo de Cooperação Técnica nº

03, preveem a execução do plano de trabalho intitulado “Plano de preservação

de documentos arquivísticos digitais autênticos da Unicamp”.

1.3.3 Responsáveis pela execução do Plano de Trabalho: Preservação de Documentos Arquivísticos Digitais Autênticos da Unicamp

Os executores indicados pelas partes do Acordo são:

13

Universidade Estadual de Campinas:

Neire do Rossio Martins, coordenadora do Sistema de Arquivos; Pedro Paulo Abreu Funari, professor membro do Conselho

Consultivo do Sistema de Arquivos.

Arquivo Nacional:

Claudia Carvalho Masset Lacombe Rocha, especialista da Coordenação-Geral de Gestão de Documentos e Diretora do TEAM Brasil do Projeto InterPARES;

Margareth da Silva, especialista da Coordenação-Geral de

Gestão de Documentos.

14

PARTE 2 - ATIVIDADES DESENVOLVIDAS

2.1 Seleção de tipos documentais para a pesquisa

A identificação e a seleção dos conjuntos documentais tiveram como

premissa a relevância institucional para a tomada de decisão, o contexto

organizacional, funcional, tecnológico e cultural, bem como a garantia e a

defesa dos direitos do cidadão, conforme proposto pelo projeto. Reuniões

técnicas foram realizadas para consolidar os seis tipos de documentos digitais

propostos no acordo, resultando na corroboração de cinco e a alteração do tipo

documental: “Artigos, projetos de pesquisa e outros, produzidos em atividades

de pesquisa dos docentes da Universidade, que representam a produção

científica institucional, custodiados pelo Arquivo Central/SIARQ”, que foi

substituído pelo tipo “Boletim de Notas e Frequências de Alunos de Graduação,

sob a responsabilidade da Diretoria Acadêmica”. Dessa forma, foram

selecionados:

Reportagens Fotográficas Digitais, produzidas pela Assessoria de

Comunicação e Imprensa (CS02);

Registros Audiovisuais: Programas de TV produzidos pela Rádio e

Televisão Unicamp (CS03);

Teses e Dissertações Digitais, mantidas pelo Sistema de

Bibliotecas (CS04);

Boletim de notas e frequência dos alunos de graduação, produzido

pela Diretoria Acadêmica (CS05)7;

Projetos de arquitetura e de engenharia, mantidos pelo Arquivo

Setorial da Prefeitura do Campus (CS06)8;

7 Tipo documental que substituiu “Artigos, projetos de pesquisa e outros, produzidos em atividades de pesquisa dos docentes da Universidade, que representam a produção científica institucional, custodiados pelo Arquivo Central/SIARQ, digitalizados e de acesso restrito à Unicamp, constante do Termo Aditivo 1 do Convênio”.

15

Demonstrativo de Pagamento de Pessoal, produzido pela Diretoria

Geral de Recursos Humanos (CS07);

2.2 Formação de equipes

Os executores do Convênio, juntamente com os dirigentes da

Assessoria de Comunicação e Imprensa (ASCOM), Rádio e Televisão Unicamp

(RTV), Sistema de Bibliotecas (SBU), Diretoria Acadêmica (DAC), Prefeitura do

Campus (PREF) e Diretoria Geral de Recursos Humanos (DGRH) indicaram os

profissionais para comporem os grupos de pesquisa para o desenvolvimento

dos Estudos de Caso selecionados.

Em Reunião Plenária TEAM Brasil, realizada no Rio de Janeiro de 13 a

16 de maio de 2008, determinaram-se os grupos de pesquisa da UNICAMP

para aplicação da metodologia e seus coaplicantes externos, indicados pelo

Arquivo Nacional. Os grupos foram cadastrados em área restrita do sítio

eletrônico do Projeto InterPARES 39, com o objetivo de promover o intercâmbio

de estudos entre os organismos participantes. São eles:

CS02: Reportagens Fotográficas Digitais

Antonio José Scarpinetti Dulcinéia Bordignon Assessoria de Comunicação e Imprensa da Unicamp Andressa Cristiani Piconi Neire do Rossio Martins Arquivo Central do Sistema de Arquivos da Unicamp Carlos Augusto Silva Ditadi Arquivo Nacional

8 O CS06, cuja entidade digital em estudo inicialmente se denominava “Plantas de engenharia

e arquitetura do Arquivo Setorial da Prefeitura do Campus”, teve seu desenvolvimento suspenso em 2010, em função de reestruturação do órgão. 9 www.interpares.org

16

CS03: Registros Audiovisuais: Programas de TV

Maria Cristina Ferraz de Toledo Almir Bonwoart Rádio e Televisão da UNICAMP Andressa Cristiani Piconi Neire do Rossio Martins Arquivo Central do Sistema de Arquivos da UNICAMP Carlos Augusto Silva Ditadi Arquivo Nacional

CS04: Teses e Dissertações Digitais

Luiz Atílio Vicentini Regina Aparecida Blanco Vicentini Danielle Thiago Ferreira Sistema de Bibliotecas da Unicamp Fábio Rodrigo Pinheiro da Silva Neire do Rossio Martins Arquivo Central do Sistema de Arquivos da Unicamp Brenda Couto de Brito Rocco Arquivo Nacional

CS05: Boletim de notas e frequência dos alunos de graduação

Antonio Faggiani Victoria Jenny Orbe Souza Campos Henrique Buonani Pasti Zilda Aparecida Rodriguez Diretoria Acadêmica da Unicamp Andressa Cristiani Piconi Neire do Rossio Martins Arquivo Central do Sistema de Arquivos da Unicamp Cláudia Lacombe Rocha Arquivo Nacional

17

CS07: Demonstrativo de Pagamento de Pessoal

Regina Bernardo Luz Thiago Ricardo Sbrici Diretoria Geral de Recursos Humanos da UNICAMP Fábio Rodrigo Pinheiro da Silva Neire do Rossio Martins Arquivo Central do Sistema de Arquivos da UNICAMP Cláudia Lacombe Rocha Arquivo Nacional

2.3 Metodologia do InterPARES 3

A primeira etapa da metodologia proposta pelo Projeto InterPARES

prevê o estabelecimento do contexto e ciclo de pesquisa, a partir da

identificação dos conjuntos de documentos digitais para os quais os planos de

preservação serão desenvolvidos. Posteriormente, iniciam-se os estudos

propriamente, que se desenvolvem nas seguintes etapas:

a) Levantamento de dados sobre o contexto de produção dos

conjuntos documentais, incluindo sua forma, limitações dos

produtores, restrições tecnológicas, importância cultural e funcional

na organização, etc.

b) Primeiras iterações: teste de diferentes soluções em diferentes

contextos, a partir da reflexão sobre os dados pelas equipes,

articulação de soluções possíveis e definição de planos de ação para

testes, que contemplam estratégias, protocolos, requisitos funcionais,

procedimentos e resultados esperados.

c) Comparação das primeiras iterações, a partir do compartilhamento

dos resultados do teste entre os pesquisadores, para análise e

avaliação.

18

d) Segunda iteração: refinamento de soluções para contextos

particulares, a partir do refinamento dos planos e das medidas de

performances, levando-se em conta os prós e os contras registrados

nos resultados dos testes, comparando-se os diferentes contextos.

Após diversas mini-iterações, é definida a versão final do plano de

ação para cada contexto.

e) Comparação das segundas iterações entre parceiros do mesmo

tipo (city archives, university archives, etc.) para estabelecer os

fatores críticos para determinar a melhor solução para estes

contextos específicos, com vistas à elaboração de definições e de

um tipo genérico.

f) Reflexão, análise e síntese dos resultados e processos ao longo da

pesquisa, para elaboração de suposições e considerações teóricas.

2.3.1 Principais conceitos adotados

No contexto deste projeto, os principais conceitos adotados para o

desenvolvimento dos trabalhos foram (a relação completa pode ser consultada

no Apêndice 1 - Base de Dados de Terminologia do InterPARES 3):

acesso - Term Equivalent: access

s., Direito, oportunidade ou meios de encontrar, usar ou chegar a documentos

e/ou informações.

atributo de um documento arquivístico - Term Equivalent: record attribute

s., [Diplomática] Característica definidora de um documento arquivístico ou de

um elemento do documento arquivístico (exemplo: o nome do autor).

autenticidade - Term Equivalent: authenticity

19

s., Credibilidade de um documento arquivístico enquanto tal, isto é, a qualidade

de um documento ser o que diz ser e de estar livre de adulteração e corrupção.

(See also: identidade, integridade).

avaliação de autenticidade - Term Equivalent: assessment of authenticity

s., Consiste em avaliar se um documento tem todos os elementos formais que

supostamente tinha quando produzido ou recebido e arquivado pela primeira

vez.

cadeia de preservação - Term Equivalent: chain of preservation

s., Sistema de controles que se estende por todo o ciclo de vida dos

documentos, a fim de assegurar sua identidade e integridade (ou seja, a

autenticidade) ao longo do tempo.

captura - Term Equivalent: capture

s., Ato de registrar e salvar uma instância particular de um objeto digital.

característica de um documento arquivístico - Term Equivalent: record

characteristic

s., Característica inerente a todos os documentos arquivísticos, tais como:

forma fixa, conteúdo estável, relação orgânica com documentos arquivísticos

dentro e fora do sistema e contexto identificável.

completeza - Term Equivalent: completeness

s., Característica de um documento arquivístico que se refere à presença, nele

mesmo, de todos os elementos exigidos pelo produtor e pelo sistema jurídico,

para que seja capaz de gerar consequências. É, juntamente da primitividade e

da efetividade, uma qualidade apresentada por um documento arquivístico

original.

componente digital - Term Equivalent: digital component

20

s., Objeto digital que é parte de um ou mais documentos digitais, e inclui os

metadados necessários para ordenar, estruturar ou manifestar seu conteúdo e

forma, requerendo uma determinada ação de preservação.

confiabilidade - Term Equivalent: reliability

s., Credibilidade de um documento arquivístico enquanto uma afirmação do

fato. Existe quando um documento arquivístico pode sustentar o fato ao qual se

refere, e é estabelecida pelo exame da completeza de sua forma e do grau de

controle exercido no processo de sua produção.

conjunto arquivístico - Term Equivalent: archival aggregation

s., Totalidade dos documentos arquivísticos contida numa unidade de

arquivamento agregada.

contexto administrativo - Term Equivalent: administrative context

s., Estrutura, funções e procedimentos do ambiente organizacional ao qual

pertence o produtor de documentos. (See also: contexto documental, contexto

jurídico-administrativo, contexto de proveniência, contexto tecnológico).

contexto de proveniência - Term Equivalent: provenancial context

s., A entidade produtora, seu mandato/missão, estrutura e funções. (See also:

contexto administrativo, contexto documental, contexto jurídico-administrativo,

contexto tecnológico).

contexto documental - Term Equivalent: documentary context

s., Fundo ao qual o documento arquivístico pertence e a estrutura interna

desse mesmo fundo. (See also: contexto administrativo, contexto jurídico-

administrativo, contexto de proveniência, contexto tecnológico).

21

contexto jurídico-administrativo - Term Equivalent: juridical-administrative

context

s., Sistema legal e organizacional ao qual pertence o produtor de documentos

arquivísticos. (See also: contexto administrativo, contexto documental, contexto

de proveniência, contexto tecnológico).

contexto tecnológico - Term Equivalent: technological context

s., Características de hardware, software e outros componentes de um sistema

computacional eletrônico no qual documentos arquivísticos são produzidos.

conversão - Term Equivalent: conversion

s., Processo de transformar um documento ou objeto digital de um formato, ou

versão de formato, para outro. (See also: migração transformativa).

converter documentos arquivísticos - Term Equivalent: convert records

v., Transformar documentos digitais de um formato, ou versão de formato, para

outro, com propósitos de segurança, conservação, superação da obsolescência

tecnológica e prevenção de desastres, garantindo a compatibilidade com

diferentes configurações ou gerações de hardware ou software, ou

compactando a informação e, ao mesmo tempo, deixando intacta sua forma

intelectual (de outro modo, a atividade não é converter, mas produzir). (See

also: migração de documentos arquivísticos, migração transformativa de

documentos arquivísticos).

documento arquivístico - Term Equivalent: record

s., Documento elaborado ou recebido no curso de uma atividade prática como

instrumento ou resultado de tal atividade, e retido para ação ou referência. (See

also: arquivo, cópia autêntica, documento arquivístico autenticado, documento

arquivístico autêntico, documento arquivístico autoritário, documento

arquivístico completo, documento arquivístico confiável, documento arquivístico

declarado, documento arquivístico digital, documento arquivístico dinâmico,

documento arquivístico eletrônico, documento arquivístico habilitador,

22

documento arquivístico instrutivo, documento arquivístico produzido,

documento arquivístico oficial, documento arquivístico original, documentos

arquivísticos classificados, minuta).

documento arquivístico digital - Term Equivalent: digital record

s., Documento digital que é tratado e gerenciado como um documento

arquivístico.

documento digital - Term Equivalent: digital document

s., Um componente digital, ou um grupo de componentes digitais, que é salvo,

e que é tratado e gerenciado como um documento.

elemento extrínseco - Term Equivalent: extrinsic element

s., [Diplomática] Elemento da forma documental de um documento arquivístico

que constitui sua aparência externa. (See also: elemento intrínseco).

elemento intrínseco - Term Equivalent: intrinsic element

s., [Diplomática] Elemento da forma documental de um documento arquivístico

que constitui sua composição interna e que comunica a ação da qual esse

documento participa, bem como seu contexto imediato. V. tb. elemento

extrínseco (See also: elemento extrínseco, elemento extrínseco).

emulação - Term Equivalent: emulation

s., Reprodução do comportamento e dos resultados de software ou sistemas

obsoletos, por meio do desenvolvimento de hardware e/ou software, novo para

permitir a execução dos hardware e/ou software antigos em computadores

mais modernos. Sinônimo: emulação para preservação.

encapsulação - Term Equivalent: encapsulation

23

s., Processo de vincular um documento ou outro objeto digital ao mecanismo

que dá acesso a ele, normalmente por meio de um pacote que define sua

descrição de uma forma que pode ser entendida por uma ampla gama de

tecnologias (tal como um documento XML). Na literatura técnica, pode ser

encontrado como “encapsulamento”.

forma fixa - Term Equivalent: fixed form

s., Característica de um documento arquivístico que assegura que sua

aparência ou apresentação documental permanece a mesma cada vez que o

documento é manifestado, ou pode ser alterada segundo regras fixas (i.e., é

dotado de variabilidade limitada). (See also: estável, variabilidade limitada).

formato digital - Term Equivalent: digital format

s., Codificação serializada em bytes de um objeto digital que define as regras

sintáticas e semânticas para fazer o mapeamento a partir de um modelo de

informação para uma cadeia de bytes; assim como o mapeamento inverso, a

partir desta cadeia de bytes para o modelo de informação original. Na maioria

dos contextos, o formato digital é usado de forma intercambiável em conceitos

relacionados com arquivo digital, tais como formato de arquivo, wrapper de

arquivo, codificação de arquivo etc. No entanto, existem alguns contextos, "tais

como o transporte em rede de fluxos de conteúdo formatado ou o tratamento

de fluxo de conteúdo em um nível de granularidade mais fina do que a de um

arquivo inteiro, nos quais fazer uma referência específica ao termo ‘arquivo’ é

inadequado". Sinônimo de "apresentação digital".

fundo - Term Equivalent: fonds

s., Conjunto de documentos arquivísticos acumulados por uma pessoa física ou

jurídica em razão de sua função ou atividade. Sinônimo de "arquivo". (See also:

dossiê, dossiê, série).

fundo arquivístico - Term Equivalent: archival fonds

s., Ver: fundo.

24

gestão arquivística de documentos - Term Equivalent: records management

s., Planejamento, implementação, manutenção e controle administrativo

sistemáticos de uma estrutura destinada à elaboração e manutenção de

documentos arquivísticos por parte de um arquivista (ou o responsável pelos

documentos arquivísticos), para garantir a eficiência e a economia na

produção, uso, manuseio, controle, manutenção e destinação desses

documentos.

identidade - Term Equivalent: identity

s., Conjunto de características de um documento ou de um documento

arquivístico que unicamente o identifica e o distingue dos demais. A identidade

de um documento, juntamente de sua integridade, se constitui em um

componente de autenticidade.

integridade - Term Equivalent: integrity

s., Qualidade de ser completo e inalterado em todos os aspectos essenciais.

manifestar - Term Equivalent: manifest

v., Apresentar um objeto digital numa forma apropriada tanto para uma pessoa

(isto é, numa forma legível para o ser humano) como para um sistema de

computador (ou seja, em linguagem de máquina). (See also: reconstituir).

migração - Term Equivalent: migration

s., Processo de mover ou transferir objetos digitais de um sistema para outro.

(See also: atualização de suporte, migração transformativa).

migração de documentos arquivísticos - Term Equivalent: migration of records

s., Processo de mover documentos arquivísticos de um sistema para outro,

para assegurar sua acessibilidade contínua caso o sistema se torne obsoleto,

25

ao mesmo tempo em que deixa intacta suas formas física e intelectual. (See

also: atualização de suporte, converter documentos arquivísticos, migração

transformativa de documentos arquivísticos, )

objeto digital - Term Equivalent: digital object

s., Uma agregação discreta (descontínua) de uma ou mais cadeias de bits e

dos metadados sobre as propriedades do objeto e, se for o caso, dos métodos

para executar operações sobre o objeto.

preservação - Term Equivalent: preservation

s., Conjunto de princípios, políticas e estratégias que orienta as atividades

projetadas para assegurar a estabilidade física e tecnológica e a proteção do

conteúdo intelectual dos materiais (dados, documentos ou documentos

arquivísticos).

preservação arquivística - Term Equivalent: archival preservation

s., Estabilização física e tecnológica dos documentos arquivísticos, assim como

proteção de seu conteúdo intelectual, de forma a manter sua cadeia de

preservação contínua, durável, estável, permanente, ininterrupta e inquebrável

por tempo indeterminado. (See also: preservação digital, preservação

permanente).

preservação digital - Term Equivalent: digital preservation

s., Processo específico de manutenção de materiais digitais ao longo do tempo

e através de diferentes gerações de tecnologia, independentemente do local de

armazenamento.

preservador designado de documentos arquivísticos - Term Equivalent:

designated records preserver

s., Entidade responsável por tomar a custódia física e legal e preservar (isto é,

proteger e assegurar acesso contínuo) cópias autênticas dos documentos

26

inativos de um produtor de documentos. O papel do preservador designado

deve ser o de um custodiador que goze da confiança do produtor. Sinônimos:

preservador designado; preservador. (See also: responsável pelos documentos

arquivísticos).

presunção de autenticidade - Term Equivalent: presumption of authenticity

s., Inferência sobre a autenticidade de um documento arquivístico feita a partir

de fatos conhecidos sobre a maneira como aquele documento foi produzido e

mantido. (See also: requisito de autenticidade, requisitos de referência para a

autenticidade).

produtor - Term Equivalent: creator

s., Pessoa física ou jurídica que elabora, recebe ou acumula documentos

arquivísticos em função de seu mandato/missão, funções ou atividades.

relação orgânica - Term Equivalent: archival bond

s., Relações que os documentos arquivísticos que pertencem a uma mesma

agregação (dossiês, séries, fundos) guardam entre si.

repositório institucional - Term Equivalent: institutional repository

s., Conjunto de serviços que uma instituição oferece aos membros de sua

comunidade para a gestão e disseminação de materiais digitais produzidos

pela instituição e pelos referidos membros.

requisito de autenticidade - Term Equivalent: authenticity requirement

s., Especificação dos elementos da forma documental e do contexto que

precisam ser preservados, a fim de manter a identidade e a integridade (ou

seja, a autenticidade) de um determinado tipo de documento digital.

restrição de acesso - Term Equivalent: access restriction

27

s., Autorização para ler um documento, concedida a uma pessoa, cargo ou

setor dentro de uma organização ou instituição pública. (See also: privilégio de

acesso).

sistema de preservação arquivística - Term Equivalent: archival preservation

system

s., Conjunto de princípios, políticas, regras e estratégias adotado pela

instituição arquivística ou programa arquivístico para manter, ao longo do

tempo, os componentes digitais e a informação a eles relacionada, e para

reproduzir os documentos autênticos relacionados e/ou suas agregações

arquivísticas, o que é feito por meio da interpretação dos controles externos e

de sua aplicação aos documentos selecionados para preservação.

suporte - Term Equivalent: medium

s., Material físico ou substância sobre o qual a informação pode ser ou está

registrada ou armazenada. (See also: suporte digital).

suporte digital - Term Equivalent: digital medium

s., Material físico, como um CD, DVD, DAT ou disco rígido, usado para

armazenamento de dados digitais.

trilha de auditoria - Term Equivalent: audit trail

s., Documentação de todas as interações realizadas com documentos

arquivísticos dentro de um sistema eletrônico no qual qualquer acesso a este

sistema é registrado.

variabilidade limitada - Term Equivalent: bounded variability

s., Mudanças na forma e/ou no conteúdo de um documento digital que são

limitadas e controladas por meio de regras fixas, de maneira que a mesma

consulta ou interação gere sempre o mesmo resultado.

28

2.4 Aplicação da metodologia do InterPARES 3 na Unicamp

Aprovado o Acordo de Cooperação Técnica entre a UNICAMP e o

Arquivo Nacional, os executores se encarregaram de promover ações para a

implementação do plano de trabalho contido no Termo Aditivo ao Acordo de

Cooperação Técnica. A primeira atividade, no âmbito da Universidade, foi

contatar os diretores dos órgãos envolvidos para a definição das equipes e das

estratégias de trabalho, bem como contatar o Coordenador Geral da

Universidade para estabelecer a dinâmica do projeto, incluindo a disposição de

recursos. Foi ainda realizada reunião no Arquivo Nacional para definir a

condução da parceria com os executores do projeto no Brasil e as relações

com a coordenação do projeto InterPARES 3. Estabeleceu-se uma

coordenação executiva no Arquivo Central do SIARQ para orientação das

equipes nos setores da Universidade, secretaria do projeto e comunicação com

a sua coordenação nacional.

A capacitação dos envolvidos sobre teoria e metodologia InterPARES 3,

incluindo conceitos de documentos digitais, documentos arquivísticos digitais,

gestão e preservação de documentos e diplomática documental e preparação

para a realização de levantamentos ficou por conta da equipe do Arquivo

Nacional, por meio de reuniões na própria Universidade e em discussões em

plenárias nacionais.

Os grupos de pesquisa formados, liderados pelos seus assistentes de

pesquisa e sob orientação direta do Arquivo Central/SIARQ, se encarregaram

da disseminação do projeto em suas unidades de atuação, comunicação com

os dirigentes, levantamento de dados sobre os documentos nas áreas

envolvidas por meio da pesquisa-ação, com entrevistas com os responsáveis

pela produção e pela manutenção dos documentos digitais (gerentes e

analistas de sistema).

29

O levantamento de dados teve por objetivo reunir informações sobre o

contexto institucional (jurídico-administrativo), tecnológico (ambiente – sistema

e infraestrutura) e arquivístico, bem como características diplomáticas

(elementos intrínsecos e extrínsecos da forma documental) da entidade digital

em estudo, e a aplicação de roteiros específicos definidos pelo InterPARES 3,

abaixo descritos:

a) Roteiro para análise contextual dos estudos de caso

(Template for Case Study Contextual Analysis)

O roteiro possibilitou o levantamento de informações contextuais

relevantes para cada estudo de caso. Este exercício propiciou aos

grupos de pesquisa uma visão geral sobre suas unidades

organizacionais, assim como das atividades produtoras dos

documentos selecionados para os estudos. O roteiro foi estruturado

em duas seções. A primeira diz respeito ao “test-bed” (instituição ou

unidade objeto do estudo de caso). A segunda diz respeito às

“Atividades que resultam na criação dos documentos em questão”.

Esta segunda seção, por sua vez, é subdividida em duas subseções,

que tratam da “Estrutura administrativa e gerencial” e das

“Entidade(s) digital(is) em estudo” (ANEXO 1).

b) Modelo para análise diplomática

(Template for Diplomatic Analysis)

O roteiro possibilitou aos grupos de pesquisa a análise e a avaliação

do status da(s) entidade(s) digital(is) como documento arquivístico,

permitindo determinar as medidas de preservação que devem ser

voltadas para a forma armazenada10 ou manifestada11 do documento,

além de determinar quais características necessitam ser protegidas

por um plano de preservação (ANEXO 3).

10

O dado que está armazenado, a partir do qual o sistema computacional interpreta e monta o objeto apresentado na tela (nota do tradutor). 11

O que é apresentado ao usuário na tela do computador (nota do tradutor).

30

c) Questões a serem respondidas pelos pesquisadores com relação

aos estudos de caso de documentos arquivísticos12

O roteiro permitiu aos grupos de pesquisa o aprofundamento da

descrição dos documentos digitais em estudo, no que se refere aos

seus componentes, metadados de gestão e preservação utilizados,

documentos relacionados, formatos de produção e armazenamento

etc. Possibilitou ainda complementar a análise diplomática (ANEXO

2).

Após a coleta de dados e após a análise diplomática dos objetos em

estudo, foi possível identificar os seus problemas de preservação e definir

propostas de alteração nas formas de produção e armazenamento, além de um

plano para preservação dos documentos. As iterações e tratamento de dados

foram realizados em reuniões na própria Universidade e em encontros

plenários no Arquivo Nacional, contando com a participação das instituições

integrantes do projeto.

Os resultados constam de relatórios finais dos estudos de caso

traduzidos pelo Espaço da Escrita, órgão vinculado à Coordenadoria Geral da

Universidade (CGU), publicados no site do projeto, o que permitiu sua

comparação com os resultados das equipes internacionais. Além disso, nas

Plenárias Internacionais do projeto, foi possível realizar iterações com os dados

e refinamentos dos planos de ação previstos.

12

Questões respondidas após a condução da análise diplomática completa das entidades digitais que constituem o estudo de caso. Caso esta análise resulte na identificação destas entidades como dado, publicação ou documentos arquivísticos em potencial, o termo documento arquivístico será substituído pelo termo correspondente.

2.4.1 Atividades desenvolvidas – 2008 a 2012

Os grupos de pesquisa da Unicamp trabalharam intensamente nos

levantamentos de dados e na elaboração de propostas de preservação, o que

demandou a realização e/ou a participação em diversos encontros, tanto em

reuniões fechadas quanto em fóruns públicos, para a discussão acerca do

projeto, em especial para a compreensão dos seus conceitos, tais como os

relacionados à gestão arquivística, à preservação e ao próprio documento

digital.

2.4.1.1 Reuniões e visitas técnicas

Reuniões de trabalho (aproximadamente 50) entre as equipes dos

estudos de caso da Unicamp e seus respectivos orientadores do

Arquivo Central/SIARQ, a fim de que fossem preenchidos os

formulários que deram origem aos documentos de Análise de

Contexto, Questionário, Análise Diplomática e Plano de Ação. As

reuniões ocorreram tanto no Arquivo Central/SIARQ, quanto nas

próprias unidades envolvidas nos estudos de caso (Maio/2008 a

novembro/2010, UNICAMP).

Reunião Técnica entre orientadores do Arquivo Nacional e equipes dos

estudos de caso da Unicamp, para esclarecimentos quanto à

realização da Análise Diplomática dos Estudos (11 de setembro de

2009 – Auditório da Agência de Formação Profissional da Unicamp

(AFPU), UNICAMP).

Visita dos orientadores do Arquivo Nacional às unidades/órgãos

envolvidos no projeto, para verificação in loco dos sistemas abordados

em cada estudo de caso (09 de setembro de 2009, UNICAMP).

Reunião técnica entre as equipes dos estudos de caso da Unicamp e

os orientadores do Arquivo Central/SIARQ, para preparação da

apresentação do projeto InterPARES 3 no Fórum Permanente

32

"Documentos Arquivísticos Digitais: autenticidade e certificação" (26 de

agosto de 2009, Auditório do Arquivo Central/SIARQ, UNICAMP).

Reunião técnica entre as equipes dos estudos de caso da Unicamp e

os orientadores do Arquivo Central/SIARQ, visando explanação de

conceitos arquivísticos para a elaboração dos documentos de Análise

Diplomática a serem publicados no sítio eletrônico do Projeto. (26 de

março de 2009, Auditório do Arquivo Central/SIARQ, UNICAMP).

Reunião entre as equipes dos estudos de caso da Unicamp e

orientadores do Arquivo Nacional, para esclarecimentos acerca dos

conceitos arquivísticos constantes dos formulários e discussões sobre

os levantamentos já realizados por cada equipe (24 de novembro de

2008 - Sala Londres da Casa do Professor Visitante, FUNCAMP).

Reunião técnica para preparação de apresentação do

desenvolvimento dos trabalhos dos estudos de caso da Unicamp para

exposição no Painel InterPARES III, no contexto do III Congresso

Nacional de Arquivologia (23 de outubro de 2008, Clube de

Engenharia, Rio de Janeiro - RJ).

33

2.4.1.2 Encontros

9º Encontro Plenário TEAM Brasil, com a participação da Direção e

dos representantes dos estudos de caso do TEAM Brasil do Projeto

InterPARES 3, das seguintes instituições: CS01 (Ministério da Saúde);

CS 08 (Câmara dos Deputados); CSs: 02, 03, 04, 05 e 07 (UNICAMP).

(24 a 26 de outubro de 2011 – Universidade Estadual de Campinas,

Campinas-SP)




CS 08 (Câmara dos Deputados); CSs: 02, 03, 04, 05 e 07 (UNICAMP)

(30 de maio a 1o de junho de 2011 - Arquivo Nacional, Rio de Janeiro-

RJ)




CS 08 (Câmara dos Deputados); CSs: 02, 03, 04, 05 e 07 (UNICAMP).

(16 e 17 de novembro de 2010 - Arquivo Nacional, Rio de Janeiro-RJ)




CS 08 (Câmara dos Deputados); CSs: 02, 03, 04, 05, 06 e 07

(UNICAMP).

(09 a 11 de junho de 2010 - Arquivo Nacional, Rio de Janeiro-RJ)

34





(UNICAMP).

(11 a 14 de maio de 2009 - Arquivo Nacional, Rio de Janeiro-RJ)

Seminário Internacional do Projeto InterPARES 3, com a participação

de especialistas, professores e pesquisadores de reconhecidas

instituições arquivísticas e universidades, que discutiram a preservação

de documentos arquivísticos digitais autênticos e apresentaram

diretrizes, políticas e resultados já delineados pelo Projeto InterPARES.

(30 de novembro a 02 de dezembro de 2009 – Arquivo Nacional, Rio

de Janeiro-RJ)





(UNICAMP).

(11 a 14 de maio de 2009 - Arquivo Nacional, Rio de Janeiro, RJ)





(UNICAMP).

(11 a 14 de novembro de 2008 - Arquivo Nacional, Rio de Janeiro, RJ)



35


CS 08 (Câmara dos Deputados); CSs: 02 (UNICAMP).

(13 a 16 de maio de 2008 - Arquivo Nacional, Rio de Janeiro, RJ)

2.4.1.3 Fóruns Públicos

Fórum Permanente de Ciência e Tecnologia: “Projeto InterPARES 3 –

Preservação e Acesso de Documentos Arquivísticos Digitais

Autênticos: Os Resultados do TEAM Brasil”

(24 de outubro de 2012, Auditório da Biblioteca Central Cesar Lattes,

UNICAMP).

Fórum Permanente de Ciência e Tecnologia: “Repositórios Confiáveis

de Documentos Arquivísticos Digitais”

(09 de agosto de 2011, Centro de Convenções da Unicamp,

UNICAMP).

Fórum Permanente "Documentos arquivísticos digitais: autenticidade e

certificação”

(10 de setembro de 2009, Centro de Convenções da Unicamp,

UNICAMP).

Fórum Extra “Preservação de documentos arquivísticos digitais

autênticos: Projeto InterPARES”

(25 de novembro de 2008, Centro de Convenções da Unicamp,

UNICAMP).

36

2.4.1.4 Apresentações dos estudos de caso da Unicamp em eventos

Conferência UNESCO: “A Memória do Mundo na Era Digital:

Digitalização e Preservação”

Apresentação: “InterPARES: The Brazilian Experience”

(27de outubro de 2012, Vancouver, Canadá)

IV Congresso Nacional de Arquivologia

Apresentações: “Estudos de Caso da Unicamp no âmbito do

InterPARES 3" e "Ações de preservação digital - Estudo de caso da

Unicamp - Sistema de Informação Institucional”

(22 de outubro de 2010, Vitória-ES)

I Encontro de Tecnologia e Gestão da Informação em Saúde, no

contexto do III Fórum de Informação em Saúde

Apresentação: “Estudos de Caso da Unicamp no âmbito do

InterPARES 3"

(11 de novembro de 2009, Brasília-DF)

37

2.4.1.5 Publicações de levantamentos no site do projeto (www.interpares.org)

Equipes

Análise de Contexto

Análise Diplomática

Questionário Plano de

Ação Relatório

Final

CS 02 ASCOM

Publicado em 02/09/09





CS 03 RTV






CS 04 SBU






CS 05 DAC






CS07 DGRH






38

2.5 Resultados

A participação do Arquivo Central/SIARQ, Assessoria de Comunicação e

Imprensa, Rádio e Televisão Unicamp, Sistema de Bibliotecas, Diretoria

Acadêmica e Diretoria Geral de Recursos Humanos no Projeto InterPARES 3

deu origem às seguintes contribuições para as iniciativas concernentes à

gestão e preservação de documentos arquivísticos digitais na Unicamp:

Fixação e compartilhamento de conceitos arquivísticos entre

participantes do projeto;

“Uniformização” de linguagem proporcionada pela padronização dos

termos utilizados que o próprio projeto prevê;

Sensibilização dos órgãos quanto às questões que envolvem a gestão e

a preservação de documentos arquivísticos digitais;

Possibilidade de identificação e análise de sistemas produtores de

documentos arquivísticos digitais;

Estudo em grupo de assuntos institucionais - busca de soluções

corporativas;

Extensão dos conhecimentos a outros fóruns e para a construção de

instruções normativas;

Compartilhamento de estudos de caso entre documentos de tipologia,

natureza, suporte e sistemas diferenciados (imagens, audiovisual,

textual, banco de dados).

Além disso, os estudos resultaram em planos de ação atualmente em

desenvolvimento nas unidades e órgãos envolvidos, dos quais o resumo é

apresentado na tabela constante do ANEXO 6.

39

2.6 Investimento

Durante o período de maio de 2008 a outubro de 2012, 14 profissionais

dos grupos de trabalho da Universidade compareceram a eventos nacionais

para divulgação dos estudos da Unicamp referentes ao projeto, além de

encontros plenários e Seminário Internacional do Projeto InterPARES 3, na

sede do Arquivo Nacional, no Rio de Janeiro.

No mesmo período, quatro profissionais do Arquivo Nacional

compareceram à Unicamp para encontros com os grupos de trabalho e

participação em Fóruns Permanentes pertinentes ao projeto.

Além disso, em setembro de 2012 houve apresentação dos estudos de

caso da Unicamp por membro da equipe do Arquivo Central/SIARQ integrante

do projeto na conferência “A Memória do Mundo na Era Digital: Digitalização e

Preservação”, promovida pela Organização das Nações Unidas para a

Educação, a Ciência e a Cultura (UNESCO), na cidade de Vancouver, no

Canadá.

Despesas com passagens, diárias, hotel e traslado:

Eventos nacionais: R$ 21.940,00

Encontros na Unicamp: R$ 7.900,00

Evento no exterior: R$ 5.780,00

Total dos investimentos: R$ 36.430,00

2.7 Finalização do convênio

Concluídos os estudos previstos em Acordo de Cooperação Técnica e

seus Anexos, a finalização do convênio dar-se-á conforme disposto no Artigo

3º da Resolução GR nº 17, de 15 de março de 201213, a partir do

encaminhamento de Relatório Final para Parecer do Conselho Consultivo do

Sistema de Arquivos e, posteriormente, submissão ao Conselho Universitário.

13Resolução nº 17, de 15 de março de 2012: define a natureza dos contratos e convênios, regulamenta a tramitação de processos de convênios e contratos a serem celebrados pela Universidade, de interesse das Unidades de Ensino e Pesquisa, Centros, Núcleos e Colégios Técnicos e demais Órgãos e determina sua análise pelas comissões pertinentes.

41

PARTE 3 – Resultados das análises

3.1 Descrição geral dos estudos de caso

1. CS02 – Assessoria de Comunicação e Imprensa (ASCOM)

O estudo de caso trata dos Registros Fotográficos de

coberturas jornalísticas, produzidos pela Assessoria de

Comunicação (ASCOM), visando à implementação de

procedimentos de gestão e preservação para mantê-los

confiáveis, autênticos e acessíveis ao longo do tempo, dada sua

importância científica, cultural e informativa para a universidade.

2. CS03 – Rádio e Televisão (RTV)

O estudo de caso se refere aos “Registros Audiovisuais/

Programas de TV”, produzidos pela Rádio e Televisão da

Universidade Estadual de Campinas (RTV/UNICAMP), e objetiva

a implementação de procedimentos de gestão e preservação em

virtude de sua importância científica, cultural e informativa para a

Universidade.

3. CS04 – Sistema de Bibliotecas da UNICAMP (SBU)

O estudo de caso do Sistema de Bibliotecas da Universidade

Estadual de Campinas (SBU/UNICAMP) compreende as “Teses e

dissertações digitais”, cujo interesse é propor e implementar um

plano de ação para a preservação desses documentos

produzidos pelos alunos de pós-graduação para a obtenção de

títulos de doutor e de mestre, inseridas, gerenciadas e dispostas

ao acesso pela Biblioteca Digital, a fim de mantê-las confiáveis,

autênticas e acessíveis ao longo do tempo, em razão de sua

importância como prova de conclusão, pelos alunos, dos cursos

dos programas de pós-graduação.

42

4. CS05 – Diretoria Acadêmica (DAC)

O estudo de caso da Diretoria Acadêmica teve como objetivo

propor e desenvolver um plano de ação para a preservação do

“Boletim de notas e frequência dos alunos de graduação”,

produzido em um sistema informatizado e mantido em banco de

dados desde 2002, pela Diretoria de Serviço de Registro e

Gerenciamento Acadêmico, subordinada à Diretoria Acadêmica

da UNICAMP, para que este fosse capaz de produzir um

documento íntegro e confiável.

5. CS07 - Diretoria Geral de Recursos Humanos (DGRH)

a. Este estudo de caso objetivou propor e implementar um plano de

ação para a preservação do documento “Demonstrativo de

pagamento de pessoal”, produzido pela Diretoria de Pagamento

por meio do Sistema de Informação de Recursos Humanos -

SIRH, visando mantê-lo confiável, autêntico e acessível ao longo

do tempo, dada sua importância como prova de pagamento do

pessoal da Universidade, bem como para finalidades

previdenciárias, entre outras.

43

3.2 Descrição dos contextos

Para cada estudo de caso foram identificados cinco contextos

relacionados aos documentos estudados, tais como:

Contexto de proveniência: refere-se a organogramas, regimentos e

regulamentos internos que identificam a instituição produtora de

documentos;

Contexto jurídico-administrativo: refere-se às leis e normas

externas à instituição produtora de documentos as quais controlam a

condução das atividades dessa mesma instituição;

Contexto de procedimentos: refere-se às normas internas que

regulam a criação, tramitação, uso e arquivamento dos documentos

da instituição;

Contexto documental: refere-se a código de classificação, guias,

índices e outros instrumentos que situam o documento dentro do

fundo;

Contexto tecnológico: o aparato tecnológico (hardware e software)

que envolve o documento.

Como resultados, apresentam-se as análises de cada caso, a seguir:

44

3.2.1 CS02 – Assessoria de Comunicação e Imprensa (ASCOM)

Contexto de proveniência

A UNICAMP é um órgão público de natureza autárquica, com regime

especial do governo do Estado de São Paulo, e tem a ASCOM como um órgão

assessor, diretamente subordinado ao Gabinete do Reitor da Universidade.

Contexto jurídico- administrativo

A ASCOM foi instalada em 1980 como assessoria responsável pela

produção de registros fotográficos da UNICAMP, subordinada ao Gabinete do

Reitor, tendo como missão: intermediar as relações entre a UNICAMP e a

mídia (jornais, revistas, rádio, TV, etc.), em atendimento à demanda externa

produzida pelos veículos de comunicação e gerando demanda informativa de

interesse da Universidade; promove a divulgação científica e tecnológica de

âmbito acadêmico em todas as áreas do conhecimento; e divulga, com

objetividade e clareza, informações de interesse da comunidade acadêmica.

Por ser assessoria do Gabinete do Reitor, segue a legislação pertinente às

competências deste órgão, determinadas nos estatutos e no regimento geral da

Universidade.

Contexto de procedimentos

Os registros são produzidos pelos fotógrafos, que acompanham os

jornalistas nas entrevistas ou coberturas de eventos, munidos de equipamentos

fotográficos.

A produção dos registros fotográficos trilha os seguintes passos:

1. Missão fotográfica: fotógrafo sai em campo para realizar a produção

dos registros nas câmeras fotográficas.

2. Armazenamento do material bruto: transferências dos registros da

“memória” da câmera (cartão de memória) para um hard disk de um

computador do setor de Fotografia e Arquivo da ASCOM – onde são

armazenadas e organizadas num diretório com o nome da missão

fotográfica correspondente.

45

3. Seleção de imagens: são eliminadas as imagens sem qualidade

técnica e selecionadas as imagens para publicação e as imagens

que deverão formar um conjunto de reserva técnica, com potencial

de utilização em produções externas, ou mesmo em novas edições

jornalísticas. Os registros fotográficos selecionados são enviados

para o denominado Sistema de Arquivo Digital da ASCOM.

Os registros fotográficos digitais são armazenados em computadores da

rede computacional da ASCOM, em seu formato original, a partir do qual são

derivadas as representações para uso dos editores e jornalistas para a

publicação no Jornal da UNICAMP e no Portal da UNICAMP. Os registros

originais e os publicados são guardados em um repositório próprio e

referenciados no Sistema SIARQ/PESQUISA, desenvolvido pela equipe de

informática do Arquivo Central do Sistema de Arquivos (SIARQ) da UNICAMP,

que segue os requisitos de descrição da “Norma geral internacional de

descrição arquivística – ISAD(G)” e da EAD (Encoded Archival Description). As

imagens não utilizadas constituem um repositório de originais, disponível para

uso dos jornalistas e organizado em diretórios, com os nomes das missões

fotográficas.

Contexto documental

Os registros fotográficos digitais da ASCOM são gerenciados com base

nos instrumentos de gestão arquivística de documentos da Universidade14 e,

no Arquivo Central, estão organizados dentro do fundo documental, desta

maneira: grupo “Gabinete do Reitor”, subgrupo “Assessoria de Comunicação e

Imprensa”, série “Reportagens UNICAMP – missão jornalística”, subsérie

“Registros fotográficos”.

Contexto tecnológico

A produção dos registros fotográficos é feita por câmeras Nikon D-100,

6.2 MPixel, em formato digital JPEG.

14

UNICAMP, Resolução GR n.° 118/2000.

46

Os registros fotográficos selecionados são armazenados no computador

da ASCOM, no qual são empregados métodos para manter os documentos:

sistemas de redundância de dados RAID 5, rotinas de transferência e rotinas

de back-up e armazenamento duplicado em mídia óptica para fins de

segurança.

Para acesso e gerenciamento dos registros fotográficos digitais,

utilizaram-se o Sistema SIARQ/PESQUISA, desenvolvido em sistema

operacional Windows 2000 Server; banco de dados SQL Server 2003;

linguagens de programação HTML e ASP; e servidor WEB: IIS.

47

3.2.2 CS03 – Rádio e Televisão (RTV)


A UNICAMP é um órgão público de natureza autárquica, com

regime especial do Estado de São Paulo. A RTV está vinculada à Pró-Reitoria

de Extensão e Assuntos Comunitários, órgão da Reitoria, e tem como missão

divulgar a produção da UNICAMP, usando as mídias, realizando programas de

caráter educativo, jornalístico, cultural e científico, e difundindo o conhecimento

gerado no domínio acadêmico (ensino, pesquisa e extensão).

O setor de Arquivo e Documentação da RTV é responsável pelo

recebimento, organização, guarda, preservação e disposição ao acesso das

suas produções, que incluem programas televisivos, registro audiovisual dos

eventos e gravações de reuniões oficiais da universidade.

Contexto jurídico-administrativo

A RTV é regulamentada por um conjunto de atos normativos que

sustentam a sua atuação, cabendo destacar a deliberação da sua criação15 e a

legislação nacional sobre serviço de TV a cabo16 e de direitos autorais17. A

organização e a manutenção da integridade dos documentos atendem ao ato

do Conselho Universitário da UNICAMP, que dá diretrizes para a gestão de

seus documentos18.


O processo de produção dos programas de TV segue os seguintes

passos:

Inicial: concepção dos programas de TV pela Coordenadoria de

Projetos, a partir da demanda institucional e de assuntos de

interesse da comunidade universitária.

Averiguação: estudo de viabilidade, a partir da coleta de

informações sobre a disponibilidade de recursos técnicos e

15

UNICAMP, deliberação CONSU-A-04/2004. 16

Lei n.º 8.977/1995. 17

Lei n.º 9.610/1998. 18

UNICAMP, deliberação CONSU A-8/1995.

48

financeiros e demanda de público-alvo.

Consulta: tomada de decisão a respeito da continuidade ou não

do projeto.

Deliberação: a decisão final é dada pela direção da

RTV/UNICAMP, após submissão ao conselho gestor.

Controle de deliberação: elaboração do roteiro do programa de

TV, captação das imagens, edição e finalização.

Execução: após todo o processo de edição e finalização, o

programa de TV entra na grade de programação da RTV e é

veiculado no Canal Universitário.

Contexto documental

A gestão dos documentos produzidos pela RTV integra o

programa arquivístico de classificação e destinação de documentos da

Universidade19, e integra o fundo “UNICAMP”, num arranjo que prevê o grupo

“RTV UNICAMP”, o subgrupo “Televisão (TV)” e a série “Programa de TV”.

Instituição arquivística: Universidade Estadual de Campinas.

Fundo: Pró-Reitoria de Extensão e Assuntos Comunitários.

Grupo: Rádio e Televisão.

Subgrupo: Televisão.

Série: Programa de TV.


Desde julho de 2010, os programas de TV são produzidos no

formato digital AVI (Audio Vídeo Interleave) e armazenados no storage da área

de pós-produção. É, então, emitido o aviso, via RT (ordem de serviço

eletrônica, implementada na RTV em março de 2011) de entrada de material

para cadastro. O setor de Arquivo e Documentação, primeiramente, transfere

este arquivo em AVI para o storage próprio do acervo, gerando uma cópia de

acesso em DVD e convertendo este arquivo do formato AVI para flash, para

19

UNICAMP, resolução GR n.º 118/2000.

49

disponibilização na internet. Depois, é feito o back-up em fitas LTO, seguindo a

política de segurança do acervo.

Para a preservação do acervo legado, foi realizada a conversão

das fitas magnéticas em formato U'Matic para o formato Digital-S, que foi

migrado para o formato AVI, para guarda no storage do acervo da RTV.

O sistema informatizado (banco de dados) utilizado para a indexação e a

disponibilização, na internet, de metadados dos programas de TV foi

desenvolvido no software Microsoft Office Access 97, utilizando o sistema

operacional Windows NT Server e o servidor WEB: IIS. Atualmente, esse

banco de dados está em processo de substituição por um banco de dados em

MySQL.

50

3.2.3 CS04 – Sistema de Bibliotecas da UNICAMP (SBU)


O SBU integra a UNICAMP, órgão público do Estado de São Paulo, de

natureza autárquica, com regime especial. O SBU foi instituído em 2003,

subordinado à Coordenadoria Geral da Universidade, e tem como objetivos:

dar suporte aos programas de ensino, pesquisa e extensão; definir a política de

desenvolvimento dos diferentes acervos que compõem as bibliotecas da

Universidade; possibilitar à comunidade universitária e à comunidade científica

o acesso à informação armazenada e produzida na UNICAMP; e promover o

intercâmbio de experiências e acervos. Sua missão é a de prover o acesso e a recuperação da informação,

subsidiando o ensino, a pesquisa e a extensão; assim, a Biblioteca Digital da

UNICAMP foi criada com a finalidade de dispor, na web, a produção científica

gerada na universidade.


A Biblioteca Digital, que se insere na estrutura organizacional do SBU,

é regulamentada por um conjunto de atos normativos que dá sustentação à

sua atuação, cabendo destacar a sua portaria de criação20, a legislação

nacional sobre direitos autorais21 e as regras da universidade sobre

disponibilização, via internet, de teses e dissertações produzidas em seu

âmbito22. A organização e a manutenção da integridade dos documentos

atendem ao ato do Conselho Universitário da UNICAMP, que dá diretrizes

para a gestão de seus documentos23.


20

UNICAMP, Portaria GR n.º 85, de 8/11/2001. 21

Lei n.º 9610, de 19/2/1998. 22

UNICAMP, Parecer da Procuradoria Geral n.° 3325/02; Deliberação da Comissão Central de Pós-Graduação n.º 51/06.

23 UNICAMP, Deliberação CONSU-A-8/1995

51

Após a produção da tese ou da dissertação pelo aluno e pelo docente

(orientador), ocorre a defesa e a aprovação por uma banca examinadora. Em

seguida, o aluno prepara as versões impressa e digital para homologação pela

instância competente; passado esse trâmite, o SBU recebe a tese e a

dissertação, tanto em versão impressa quanto em digital, para catalogação,

inserção na base de dados e depósito legal.

Contexto documental

As teses e as dissertações digitais constituem uma série documental

subordinada à função de “Gestão do Ensino de Pós-Graduação Stricto Sensu”,

subfunção de “Execução e Acompanhamento de Cursos de Pós-Graduação

Stricto Sensu” e atividade de “Obtenção de Títulos de Mestrado e Doutorado”,

pertencentes ao fundo “Sistema de Bibliotecas da Universidade Estadual de

Campinas”.


A Biblioteca Digital utiliza o software NouRau, desenvolvido por equipe

da própria Universidade, no qual os documentos digitais são armazenados em

PDF e recuperados por uma base de dados cujos descritores utilizam como

padrão o MARC. A plataforma é o Sistema Operacional Linux (GNU/Linux-

DebianWoody), desenvolvido em código-fonte aberto, utilizando ferramentas

livres e gratuitas, como: PHP4.3.5, Perl5.8, Apache1.3.29, PostgreSQL7.4.2.

Além desses softwares, a plataforma é complementada com: FILE, HTDIG,

ANTIWORD, DVI2TTY, PSTOTEXT, RECODE, XLHTML, XPDF.

52

3.2.4 CS05 - Diretoria Acadêmica (DAC)


A DAC integra a UNICAMP, órgão público de natureza autárquica

com regime especial do Estado de São Paulo. É órgão informativo e de

gerenciamento central da UNICAMP, incumbido do registro e do controle do

corpo discente. Atua no planejamento e no apoio às atividades acadêmicas

da UNICAMP, nos níveis graduação, pós-graduação (inclusive

especialização, residência médica e aprimoramento) e extensão

universitária. Subsidia tecnicamente as decisões institucionais, observando

os preceitos legais do ensino superior brasileiro.

Sua missão é planejar, administrar e apoiar atividades acadêmicas da

UNICAMP em seus diversos níveis de ensino, bem como subsidiar

tecnicamente as decisões institucionais, com plena observância dos

preceitos legais.

A DAC é responsável pela manutenção do sistema e pela emissão de

históricos escolares, diplomas, certificados e relatórios diversos.


A DAC é regulamentada por um conjunto de atos normativos que dá

sustentação à sua atuação, cabendo destacar a sua portaria de criação24 e a

legislação nacional sobre educação25.

O boletim de nota e frequência digital é produzido pelos professores

para os alunos matriculados nos cursos de graduação das faculdades e

institutos da Universidade, a partir do controle da frequência dos alunos às

aulas e das avaliações de rendimento escolar dos alunos, registrados no

decorrer das aulas em listas de chamada. Ao final do semestre, as

informações (média final e frequência) são registradas no Sistema de

Gestão Acadêmica, de acordo com o calendário previamente definido pelos

órgãos superiores.

24

UNICAMP, Portaria GR 205/1975. 25

Lei Federal n.º 9.394/1996.

53


O boletim de notas e frequência de alunos de graduação é produzido

em sistema informatizado específico. O professor insere as notas e a

frequência dos alunos, por meio da interface em ambiente web, após a

autenticação por senha, em períodos determinados pelo calendário escolar.

Quando da impossibilidade de o professor acessar o sistema, outros

usuários, autorizados por ele, como os secretários das coordenadorias de

graduação, fazem a inserção dos dados no sistema.

A DAC gera uma cópia em papel do boletim e a encaminha, para

conferência, às coordenadorias de graduação das faculdades e institutos

dos respectivos cursos. Quando necessário, as alterações dos dados são

feitas, no sistema, pelos funcionários da DAC, a partir de autorização dos

professores e das coordenações acadêmicas, por meio de um documento

oficial.

Após o processamento, os dados finais do boletim de notas e

frequência dos alunos irão servir de fonte para produção de outros

documentos.

Contexto documental

A gestão de documentos da DAC está inserida no Sistema de

Arquivos (SIARQ) da UNICAMP, criado pelo Conselho Universitário em

1989. O documento arquivístico em estudo está classificado no fundo

“Universidade Estadual de Campinas”, grupo “Pró-Reitoria de Graduação

(PRG)”, subgrupo “Diretoria Acadêmica” e série documental “Boletins de

notas e frequências”.


O conjunto de bases de dados do Sistema de Gestão Acadêmica

compreende: a base de dados geral (cadastro dos alunos, notas, disciplinas,

etc.), atualizada diariamente; a base de dados do histórico escolar (dados e

estrutura de tabelas), atualizada diariamente; e a base de dados do relatório

de integralização, para consulta dos alunos via web, em máscara HTML,

com atualização semestral.

54

Os boletins de notas e frequência dos alunos são apresentados em

máscara HTML aos professores, que permite a busca por meio dos

parâmetros “disciplina”, “turma” e “período/ ano letivo”.

Os dados são mantidos no Sistema de Gestão Acadêmica, em

tabelas do banco de dados, cujos pontos de acesso principais são o RA

(registro acadêmico do aluno), o nome e o curso.

O boletim de notas e frequência digital é produzido a partir da

execução de uma funcionalidade do Sistema de Gestão Acadêmica, que

seleciona os dados em tabelas armazenadas em bancos de dados DB2.

O arquivo de impressão (PS–PostScript), gerado pela DAC, é

produzido a partir de uma máscara e dos dados do boletim de notas e

frequência dos alunos de graduação, de acordo com a disciplina, a turma e o

período/ ano letivo selecionados.

55

3.2.5 CS07 - Diretoria Geral de Recursos Humanos (DGRH)


A UNICAMP é um órgão público do Estado de São Paulo, de natureza

autárquica, com regime especial. O demonstrativo de pagamento de pessoal é

produzido pela Diretoria de Pagamento, subordinada à Divisão de

Administração de Pessoal (DAP), da DGRH, que tem a competência

institucional de gerenciar os processos administrativos de pessoal da

UNICAMP.


A DGRH é regulamentada por um conjunto de atos normativos que dá

sustentação à sua atuação, cabendo destacar a sua portaria de criação

(UNICAMP, Portaria GR nº 121/83) e legislações nacionais e estaduais sobre

questões trabalhistas e de administração de pessoal.

A Diretoria Geral de Recursos Humanos (DGRH) é regulamentada pela

portaria de instalação, Portaria GR n.º 121/83, de 2/5/1983; pelos estatutos da

UNICAMP, capítulo III, artigo 56, inciso V, baixados pelo Decreto n.º 52.255, de

30/7/1969, e republicados no Diário Oficial do Estado (D.O.E.) em 8/7/1997;

pelo Regimento Geral da UNICAMP, capítulo III, artigos 91 (inciso V), 102 e

108, baixado pelo Decreto n.º 3.467, de 29/3/1974, e republicado no D.O.E. de

12/7/1997; e pelo Programa de Certificação da DGRH, aprovado pela

Deliberação CAD n.º 126/2004, de 23/3/2004.

A DGRH está vinculada à Pró-Reitoria de Desenvolvimento Universitário,

órgão da Reitoria, encarregada, entre outras competências, da elaboração e do

processamento do pagamento do pessoal da Universidade (docentes,

funcionários técnico-administrativos e alunos bolsistas), por meio da DAP, em

área denominada Administração das Folhas de Pagamentos. Processa o

pagamento de cerca de 13.500 pessoas e gera, para cada uma delas, o

demonstrativo de pagamento.

Áreas envolvidas no estudo de caso:

DGRH;

DAP;

56

Diretoria de Pagamento; e

Administração das Folhas de Pagamento.


O demonstrativo de pagamento de pessoal é produzido pelo Sistema de

Informação de Recursos Humanos (SIRH), a partir da consolidação da folha de

pagamento.

A folha de pagamento, por sua vez, é produzida pela Diretoria de

Pagamento, a partir da consolidação e dos cálculos efetuados sobre os dados

relativos ao cadastro funcional, ganhos, descontos e recolhimentos das

diversas unidades da Universidade. Todos os meses, os dados de férias,

frequência, licenças, designações, dentre outros, são inseridos pelas seções de

recursos humanos das unidades e órgãos, pelos setores de benefícios,

previdência e carreira funcional, e pela própria DGRH. Os dados são

processados pelo sistema e, como resultado, é produzida a folha de

pagamento referente ao mês determinado, que é armazenada no banco de

dados.

A partir da folha de pagamento, os demonstrativos de pagamento são

impressos e enviados aos funcionários, como recibos de seus vencimentos. O

documento pode também ser consultado na web, por meio de uma

funcionalidade que apresenta as mesmas informações da versão impressa.

O conjunto de dados resultantes do processamento da folha de

pagamento de pessoal é mantido mensalmente, em tabelas do banco de dados

do SIRH, e, sempre que necessário, os documentos podem ser novamente

produzidos.

57

Contexto documental

O demonstrativo de pagamento de pessoal constitui uma série

documental subordinada à função “Gestão de recursos humanos”, à subfunção

“Pagamento de pessoal” e à atividade “Elaboração da folha de pagamento”,

pertencente ao fundo “Diretoria Geral de Recursos Humanos da Universidade

Estadual de Campinas”.


O SIRH é a denominação utilizada na UNICAMP para o sistema

proprietário Vetorh, que foi adquirido em 2000 pela Universidade, para a

administração de recursos humanos. É composto por módulos que são

instalados em um servidor de aplicações, em uma máquina específica, e faz

parte de uma rede compartilhada, utilizando o sistema operacional Microsoft

Windows. Os módulos do SIRH são integrados e utilizam a mesma base de

dados usada pelo sistema gerenciador de banco de dados Oracle, instalado em

um servidor de banco de dados exclusivo para este fim. A equipe de

informática da DGRH interage com a empresa contratada para a manutenção e

customização do Vetorh. A administração e o gerenciamento do banco de

dados são de domínio da DGRH.

Detalhes do ambiente computacional:

Servidor de aplicações

sistema operacional Windows 2000 Server ou superior

SIRH Vetorh Server 5.6.3

Servidor de banco de dados

sistema operacional Linux Red Hat

SGBD Oracle Database 11g

Estações de trabalho

sistema operacional Windows 2000 ou superior

cliente do SIRH Vetorh Client 5.6.3

3.3 Identificação dos documentos digitais

58

Esta seção aborda as respostas elaboradas durante os estudos de caso

às perguntas constantes no ANEXO 2 deste relatório e compreendem a

identificação do documento digital estudado. A seguir, apresentam-se os

textos que resumem as respostas dos estudos de caso.


Os documentos “registros fotográficos” são produzidos em decorrência

da produção de artigos, notas e reportagens sobre pesquisas, cursos, projetos

de extensão, convênios de cooperação, transferência de tecnologia e demais

realizações promovidas pela UNICAMP, além da produção de material de

divulgação institucional e da edição das publicações da Universidade.

O fotógrafo realiza os registros fotográficos nas coberturas, com

câmeras digitais profissionais. As imagens são transferidas da “memória da

máquina” (cartão de memória) para um computador (HD) da área de Fotografia

e Arquivo da ASCOM – onde são armazenadas num diretório com o nome da

missão fotográfica correspondente; trata-se, portanto, do material bruto. Utiliza-

se, nesse momento, um software de processamento de imagens

(Adobe/Photoshop) para análise desses registros fotográficos, eliminando os

desqualificados por problemas técnicos. Após a seleção, é realizado um

preparo dos registros fotográficos para a editoria selecionar para publicação.

Os registros fotográficos são classificados e agrupados em coleções temáticas

para outros usos, e armazenados em mídias ópticas. Nesse momento, ocorre a

transferência (via FTP) dos registros fotográficos digitais para o depósito digital

do Sistema Arquivo Digital da ASCOM, no servidor de rede do Arquivo Central

do SIARQ, com arquivamento desses registros em alta resolução. São também

geradas cópias de segurança, em fitas AIT, das imagens armazenadas em

mídias ópticas.

Após o armazenamento, são realizadas a descrição e a indexação dos

registros fotográficos, em base de dados, de acordo com o Manual de

Organização de Arquivos da ASCOM, no sistema SIARQ/PESQUISA.

Metadados descritivos são inseridos manualmente na base de dados

denominada SIARQ/PESQUISA, de acordo com o padrão ISAD(G): nome do

59

arquivo, título, código de referência, nível de descrição, classe, data,

dimensão/suporte, produtor/autor, local, localização de originais, localização de

cópias, nota sobre publicação, notas, palavras-chave/descritor, âmbito e

conteúdo, data da descrição, responsável, endereço do arquivo eletrônico,

história administrativa e biográfica, história arquivística, gênero, procedência,

nota do arquivista, avaliação, incorporações, sistema de arranjo, catalogação

topográfica, condições de acesso, condições de reprodução, características

físicas e requisitos técnicos, instrumentos de pesquisa, unidades de descrição

relacionadas, regras ou convenções, instrução para referência, e data do

preenchimento.

Já os metadados técnicos são produzidos automaticamente no momento

da produção, no equipamento fotográfico digital: identificação do registro

fotográfico (código original do aplicativo do equipamento e número sequencial),

cor, tamanho, padrão, formato, data, hora, formato, largura, altura e resolução.

Eles são registrados nas propriedades do arquivo em formato JPEG.

O levantamento do contexto de produção revelou que os registros

fotográficos são produzidos e mantidos em formato JPEG (300dpi de

resolução). As imagens publicadas em meio eletrônico, no portal da

Universidade ou no Jornal da UNICAMP, são mantidas, também, embutidas em

formato PDF. As imagens para o Jornal da UNICAMP, impresso em papel, são

preparadas, no sistema de cores CMYK, para impressão em escala cinza.

Os documentos são identificados por meio de um identificador único

persistente, formado por um código de referência constituído pelo código do

país, código do detentor e código de referência local.

Para garantir a precisão, a confiabilidade e a autenticidade dos registros

fotográficos digitais, o arquivo original em alta resolução é mantido íntegro, não

sendo permitidas alterações posteriores. O acesso é restrito ao produtor e

demais pessoas autorizadas, por meio de uma conexão direta com o depósito

digital do Sistema Arquivo Digital da ASCOM, da rede do Arquivo Central do

SIARQ – entidade encarregada da gestão e preservação de documentos da

Universidade. Todo o ambiente tecnológico e os procedimentos de acesso e

armazenamento são regidos por uma política de back-up e de segurança de

60

acesso. Além disso, a Universidade conta com uma política de atualização

tecnológica continuada.

O Arquivo Central do SIARQ recebe os registros fotográficos em meio

digital, com a utilização do sistema de FTP, instalado em um dos seus

servidores e com permissões restritas a equipamentos específicos da ASCOM

e endereçados por IPs estáticos, ou seja, somente dois equipamentos

específicos da ASCOM podem fazer a transferência dos documentos digitais

para o Arquivo Central. A liberação de acesso aos servidores do Arquivo

Central é definida por uma política de acesso e gerenciada por um firewall

administrado pelos profissionais de informática do próprio Arquivo Central.

Encontram-se em estudo normas e o projeto para definição de um

repositório corporativo para a transferência de documentos arquivísticos

digitais, sob a orientação do Arquivo Central. Foi instituída, em 2007, a

Comissão de Gestão e de Preservação de Documentos Arquivísticos Digitais

da UNICAMP (Portaria GR 45/2007, nomeada em maio de 2008, por meio da

Portaria GR 22/2008).

61


Os Programas de TV, que têm a finalidade de proporcionar ao público

em geral o acesso à produção acadêmica, científica e cultural da Universidade,

são idealizados, sob demanda, pela Coordenadoria de Projetos da RTV e

aprovados pelo conselho gestor da unidade.

O produtor responsável elabora o projeto do programa, que é

desenvolvido com a participação das equipes de produção e de pós-produção

da RTV. Após a edição, o programa é distribuído pelo Canal Universitário, por

meio do sistema de TV a cabo e, periodicamente, via web. Após a exibição, o

material é enviado, via rede, para o Setor de Arquivo e Documentação e

armazenado em storage.

Os Programas de TV encaminhados para a guarda e a preservação no

Setor de Arquivo e Documentação são armazenados nos formatos AVI, no

storage do acervo. Além disso, são copiados em fita magnética do tipo LTO4,

para preservação, e em disco óptico DVD, para acesso. São também geradas

cópias para acesso, na internet, no formato Real Media (RM) e, eventualmente,

no formato Moving Picture Experts Group (MPEG).

Os metadados descritivos são inseridos manualmente na base de dados

“Acervo” e registram as seguintes informações: identificador, número da fita,

doação/produção, data de entrada, formato da fita, título, área, sinopse,

sistema de cor, idioma, duração, ano, ficha técnica, local de gravação, direção,

produção, edição, realização, material editado/não editado, disponibilidade,

observação, título da série do programa de TV, tema do programa, sinopse,

diretor, produtor, editor e imagens.

Já os metadados técnicos são produzidos automaticamente no momento

da edição do Programa de TV e incluem: identificação de cada registro

audiovisual, tamanho, padrão, formato, data, hora e outras propriedades do

arquivo AVI (os produtores não preenchem manualmente nenhum metadado

disponível no formato AVI).

A identificação destes documentos é feita por um identificador único (ID),

referente a cada programa de TV, que é atribuído automaticamente pelo

sistema gerenciador de banco de dados. Além disso, as cópias em mídia

62

avulsa são identificadas pela indicação do tipo de mídia e sua respectiva

numeração, inscritas em etiquetas impressas coladas na lombada do estojo da

mídia. Exemplo: LTO1, DVD2, DVC, etc.

Os arquivos em AVI recebidos pelo Setor de Arquivo e Documentação

não podem mais ser alterados após o arquivamento no storage do acervo,

visando à garantia da autenticidade e à confiabilidade dos documentos. Os

discos ópticos DVD-R com as cópias também não podem ser alterados, em

virtude de sua própria natureza, e sua reprodução só é realizada mediante uma

autorização formal.

Os Programas de TV estão relacionados a um documento chamado

“roteiro de edição” que se apresenta desde 2011 através da “Ordem de Serviço

Eletrônica (RT)” que consiste num banco de dados utilizado pela RTV para os

procedimentos de produção dos Programas de TV. A RT possui um número

único e faz parte da classificação do material no acervo. Portanto, atualmente

existem mecanismos formais para explicitar a relação orgânica dos Programas

de TV.

Como o Arquivo Central do Sistema de Arquivos da UNICAMP ainda não

possui a custódia dos Programas de TV, ele atualmente orienta estudos sobre

normas e um projeto para a definição de um repositório corporativo para

transferência de documentos arquivísticos digitais. Foi instituída, em 2007, a

Comissão de Gestão e de Preservação de Documentos Arquivísticos Digitais

da UNICAMP.

63

3.3.3. CS04 – Sistema de Bibliotecas da UNICAMP (SBU)

As teses e as dissertações são produzidas por alunos de doutorado e

mestrado da UNICAMP, como requisito para obtenção dos títulos de Doutor e

Mestre. A versão original em papel é armazenada em depósito legal na

Biblioteca Central do SBU; uma versão digital também é encaminhada para o

SBU para inserção na Biblioteca Digital, permitindo acesso público ao texto na

íntegra, através da internet.

Os metadados da Biblioteca Digital são associados às teses e

dissertações por meio do software Nou-Rau, que captura metadados a partir da

interoperação com a Base Acervus (outro sistema de catalogação do acervo da

UNICAMP, sob a responsabilidade da Biblioteca Central do SBU). A descrição

capturada é complementada manualmente com os seguintes metadados:

títulos em português e inglês; autor(es); palavras-chave em português e inglês;

nome da área de concentração, titulação (mestrado ou doutorado); nome dos

membros da banca; resumos em português e inglês; data da defesa; e código

(base de dados de identificador/catalogação no Sistema de Bibliotecas). Outras

informações são inseridas de forma automática pelo sistema, tais como:

idioma; dono (responsável pela captura na Biblioteca Digital); formato; nome e

tamanho do arquivo; tempo estimado para download; data e horário de criação;

número de visitas e downloads; e código identificador do documento no

sistema de Biblioteca Digital.

Tais metadados são registrados em tabelas do banco de dados

PostgreSQL, as quais, juntamente do arquivo PDF da própria tese/dissertação,

constituem os componentes digitais destes documentos.

Para cada arquivo digital inserido, é produzido um identificador único e

persistente chamado de “bibid”, gerado pelo software de catalogação da base

bibliográfica (Base Acervus).

Visando à garantia da autenticidade dos dados, existem políticas de

segurança que permitem o acesso ao banco de dados da Biblioteca Digital

somente aos técnicos da área de informática, enquanto as operações

64

responsáveis pela criação e publicação das teses e dissertações digitais ficam

restritas a alguns integrantes do Programa de Acesso à Informação Eletrônica

e da Diretoria de Tratamento da Informação do Sistema de Bibliotecas da

UNICAMP. Além disso, há procedimentos que permitem o rastreamento de

ocorrências para fins de auditoria. O armazenamento destes documentos em

servidor próprio, com sistema de back-up e acesso através da interface do

Nou-Rau, tem por finalidade garantir a sua confiabilidade.

As alterações das teses e dissertações ocorrem por meio de pedidos

formais de autores e seus orientadores, que são registrados e mantidos em

arquivos.

As teses e dissertações digitais relacionam-se com seus originais em

papel e com o “Processo de Vida Escolar” do aluno – dossiê que reúne os

documentos do aluno, desde sua matrícula na Universidade até a ata de

avaliação da tese/dissertação defendida, e que é custodiado pelo Sistema de

Arquivos da UNICAMP. Porém, no decorrer do estudo, constatou-se que essas

relações orgânicas não eram explicitadas e, como solução, foi proposta a

inserção do número do “Processo de Vida Escolar” nos originais em papel, por

meio de carimbo, bem como a inclusão deste número na base de dados, como

metadado.

65

3.3.4. CS05 - Diretoria Acadêmica - DAC

O boletim de notas e frequência digital é produzido pelos professores

para os alunos matriculados nos cursos de graduação das faculdades e

institutos da Universidade, e faz o registro do controle da frequência dos

alunos e das avaliações de rendimento escolar, para atender à legislação

nacional de ensino.

O documento é exibido em tela, em formato HTML, a partir de uma

consulta feita no banco de dados. A consulta pode ser realizada pelo

professor e pelos funcionários da DAC, a partir dos seguintes parâmetros de

busca: “disciplina”, “turma” e “período/ano letivo”.

O documento em HTML apresenta elementos com informações sobre

a proveniência, a autoria, a ação, a criação e a transmissão, tais como: o

logotipo com o nome da instituição, o título do documento, o nome da

disciplina e do professor, o período e o ano letivos, a carga horária, os

nomes dos alunos, as horas-aulas dadas e previstas, a situação do aluno

(aprovado ou reprovado) e a data de criação do documento (entrada de

dados no Sistema Acadêmico).

Os documentos são identificados, na base de dados, pelo conjunto de

dados relacionados: disciplina, turma e período/ano letivo.

O sistema registra automaticamente informações sobre a data de

acesso e as datas de entrada de dados no sistema, bem como o controle de

senhas.

O sistema realiza o controle de acesso, sendo as operações de

criação ou alteração dos dados restritas a técnicos autorizados da Diretoria

de Serviço de Registro e Gerenciamento Acadêmico e do Centro de

Computação da Universidade. Há procedimentos que permitem o

rastreamento de ocorrências para fins de auditoria.

O sistema permite retificação de dados, que só pode ser feito pela

Diretoria de Serviço de Registro e Gerenciamento Acadêmico, mediante

solicitação em ofício, feita pelo professor responsável pela disciplina/ turma,

com aprovação da coordenadoria do curso.

66

Os boletins são impressos e armazenados em arquivo. Os ofícios de

retificação mencionados acima são anexados à versão impressa do boletim,

mas as novas versões com as alterações de notas não são impressas.

67

3.3.5. CS07 - Diretoria Geral de Recursos Humanos (DGRH)

O documento digital é exibido pelo sistema em resposta a uma consulta

on-line, que apresenta os dados armazenados no banco de dados com layout

definido em um template para visualização na web. A versão impressa é

composta dos mesmos dados, a partir de um template PostScript específico.

Os templates são mantidos no sistema apenas em sua versão corrente, e,

dessa forma, o sistema só é capaz de apresentar um demonstrativo de

pagamento com o layout em uso no momento da execução da consulta.

Os dados financeiros resultantes do processamento da folha de

pagamento são armazenados e mantidos historicamente nas tabelas do banco

de dados e gerenciados pela própria DGRH.

Os principais destinatários dos demonstrativos de pagamento são os

funcionários e os demais colaboradores sem vínculos empregatícios

(estagiários, bolsistas, médicos residentes), além da DAP e dos gestores de

recursos humanos da Universidade, assim como os órgãos públicos de

fiscalização.

O demonstrativo de pagamento de pessoal digital apresenta elementos

textuais e compreende a seguinte estrutura: área de identificação da

Universidade (logomarca, nome, endereço e registros cadastrais); área de

identificação do funcionário (identificação do funcionário, funções, designações,

denominação na carreira); e área de dados financeiros (eventos de pagamento

e descontos, totalização de pagamentos e descontos).

Para o acesso ao documento, o usuário utiliza o aplicativo “Vida

Funcional On-line”, no módulo “SIRH”, na função “Pagamento” e na opção

“Demonstrativos”, a partir da seleção do período de referência (mês e ano),

após a identificação e o fornecimento de uma senha.

O sistema não mantém a forma manifestada do demonstrativo de

pagamento digital, que é produzida a partir de consulta ao banco de dados da

folha de pagamento cada vez que se faz uma consulta. Para apresentar o

demonstrativo de pagamento na forma manifestada, o SIRH realiza o

processamento dos dados armazenados nas tabelas do banco de dados,

associando-os ao template em uso, e produz uma cópia do documento em

68

tempo de execução, no formato PDF. Após o encerramento da consulta, o

arquivo em PDF com o demonstrativo de pagamento é descartado pelo

sistema.

As informações de identificação do funcionário são armazenadas

historicamente no banco de dados, ou seja, o sistema é capaz de recuperar as

informações cadastrais de um funcionário relativas a uma data específica. No

entanto, no momento da produção da cópia digital do demonstrativo de

pagamento, o SIRH busca as informações de identificação do funcionário que

retratam sua situação quando a consulta é realizada, e não as informações

correspondentes ao período do demonstrativo consultado, que aparecem

originalmente no documento. Já as informações financeiras, relativas aos

dados de pagamento, são recuperadas no documento digital, sem alterações

com relação ao documento original.

O documento digital é identificado pela combinação (chave composta)

de número de matrícula, tipo de pagamento (mensal, complementar, 13º

salário, etc.) e mês/ ano do período de referência do pagamento.

Algumas medidas para garantir a precisão, confiabilidade e

autenticidade do demonstrativo de pagamento digital são: a restrição do acesso

ao banco de dados; a limitação da permissão de acesso ao SIRH somente aos

técnicos das áreas de administração das folhas de pagamento e de informática;

e a adoção de funções de registro de ocorrências, que permitem o

rastreamento para fins de auditoria.

Os dados processados para a produção do demonstrativo são

armazenados nas tabelas do banco de dados e não podem ser alterados. As

alterações de pagamento são feitas em novo processo, gerando, portanto, um

documento complementar, cujos dados são mantidos nas tabelas

correspondentes. Na consulta via web, o funcionário tem acesso ao documento

principal e ao documento complementar, se for o caso.

O demonstrativo de pagamento está relacionado com os seguintes

documentos em papel: relatórios de frequência, relatórios de contagem de

tempo, relatórios bancários, relatórios contábeis e guias de recolhimentos de

pagamento de tributos e de encargos sociais. Os documentos são organizados

69

em dossiês, por tipo documental, dentro da classe “Pagamento de pessoal”

(Ex.: folha de pagamento de pessoal – folha de pagamento, mês/ano). Os

dossiês em papel são armazenados nos arquivos corrente e intermediário da

DGRH.

Ao longo do estudo, foram identificados os demais documentos digitais

produzidos pelo sistema:

a folha de pagamento na forma manifestada – que é produzida pelo

SIRH em resposta a uma consulta, da mesma forma que o

demonstrativo de pagamento digital.

a folha de pagamento na forma armazenada – que corresponde ao

conjunto de tabelas do banco de dados, com as informações

cadastrais de identificação do funcionário e as informações

financeiras que registram o pagamento, e seus relacionamentos.

Este documento armazenado serve de fonte para a produção pelo

sistema dos documentos manifestados (folha de pagamento e

demonstrativo).

a ordem bancária – um arquivo produzido pelo sistema, de acordo

com padrões definidos pelo banco, que é enviado para o banco com

as informações dos depósitos que devem ser feitos nas contas dos

funcionários, relativos aos salários daquele mês.

70

3.4 Análise Diplomática

Esta seção apresenta os resultados da análise diplomática das

entidades digitais anteriormente indicadas como objetos de pesquisa. O intuito

foi avaliar o status das entidades digitais como documentos arquivísticos,

determinar se as medidas de preservação devem ser voltadas para a forma

armazenada26 ou manifestada27 do documento, além de determinar quais as

características que necessitam ser protegidas por um plano de preservação.

A seguir, as análises diplomáticas por estudo de caso:


As reportagens fotográficas digitais da ASCOM/UNICAMP foram

consideradas documentos arquivísticos, pois atendem a todas as

características apresentadas na análise diplomática. No entanto são

necessárias algumas alterações nos procedimentos de produção e de

manutenção, com o objetivo de preservar os registros fotográficos por um longo

prazo:

monitorar o formato de arquivo, para implementar as ações

necessárias de preservação em longo prazo;

estudar o formato de captura e armazenamento dos registros

fotográficos, tendo em vista a preservação de longo prazo.

Recomenda-se o uso do formato TIFF para o arquivamento e a

preservação; e

avaliar a segurança do repositório de documentos digitais, para

apoiar a autenticidade e o controle de acesso aos documentos.

Além disso, verificou-se a necessidade de:

melhorar o programa de gestão de documentos da ASCOM,

sistematizando e normalizando procedimentos de seleção,

descarte, indexação, pesquisa, acesso, etc., além de

26

O dado que está armazenado, a partir do qual o sistema computacional interpreta e monta o objeto apresentado na tela. (nota do tradutor). 27

O que é apresentado ao usuário na tela do computador. (nota do tradutor).

71

instrumentos, tais como o plano de classificação e a tabela de

temporalidade; e

revisar e propor recursos humanos e materiais para a produção, o

tratamento, a organização e o acesso aos documentos, tanto do

ponto de vista físico quanto lógico.

72


O programa de TV foi considerado um documento arquivístico em

potencial, pois registra uma ação, possui forma fixa e conteúdo estável, e

pessoas e contexto identificáveis. Entretanto, não é explicitada a relação

orgânica com os demais documentos que fazem parte da ação. Detectou-se,

inclusive, que, em alguns casos, esses documentos não são arquivados,

perdendo-se a memória da atividade de produção do programa de TV.

O plano de ação deverá incluir recomendações no sentido de:

estabelecer a relação orgânica dos programas de TV com os

demais documentos que participam da ação, por meio de

metadados que permitam a identificação e a vinculação

arquivística.

estabelecer procedimentos para a preservação em longo prazo,

incluindo a definição de formatos de arquivo, rotinas de

monitoramento e estratégias de preservação (como migração);

revisão dos equipamentos, insumos e materiais utilizados para a

captura, a organização e o acesso aos documentos, visando à

melhoria de infraestrutura;

definir competências e ampliar e capacitar a equipe, em busca da

melhoria da organização dos recursos humanos; e

definir a política de back-up, os formatos e a guarda do material

em locais fisicamente distantes, assim como a criação de cópias

da matriz em fitas magnéticas LTO4, para que a segurança dos

programas de TV seja garantida;

O detalhamento dessas ações deve envolver os atores do processo de

produção e manutenção dos programas de TV.


Introdução

73

O Estudo de Caso BR04 do TEAM Brasil, no Projeto InterPARES 3, diz

respeito às teses e às dissertações publicadas na Biblioteca Digital da

Universidade Estadual de Campinas (UNICAMP). Tem por objetivos estudar e

implementar a preservação dos documentos armazenados neste repositório de

produção científica da Universidade.

A administração do Sistema de Bibliotecas da Universidade Estadual de

Campinas (SBU) compreende: a Coordenadoria; a Assessoria de

Planejamento; a Diretoria de Tecnologia da Informação; a Diretoria de

Tratamento da Informação; a Diretoria de Gestão de Recursos; o Programa de

Acesso à Informação Eletrônica; e a Biblioteca Digital da UNICAMP, a qual foi

oficialmente instituída em 8 de novembro de 2001, para dispor, em ambiente

web, com acesso público: artigos, fotografias, ilustrações, obras de arte,

revistas, registros sonoros, teses, vídeos e outros documentos de interesse

para o desenvolvimento científico, tecnológico e sociocultural, produzidos pela

comunidade científica da Universidade.

Para o presente estudo, foram selecionadas as dissertações e as teses

produzidas por alunos de pós-graduação, respectivamente em nível de

mestrado e de doutorado que, depois de concluídas e homologadas pelas

comissões de pós-graduação da Universidade, órgãos estabelecidos pelo

Conselho Universitário, são encaminhadas para o SBU para registro,

catalogação e disposição ao acesso. Além do original em papel, uma versão

digital é inserida na Biblioteca Digital e disposta ao acesso público, mediante

autorização do autor.

O gerenciamento da Biblioteca Digital é realizado pelo software Nou-

Rau, desenvolvido por uma equipe da Universidade com tecnologia de software

livre, que tem como premissa permitir a interoperabilidade entre sistemas de

informação e o acesso a documentos em diversos formatos.

A Biblioteca Digital conta com aproximadamente 35.000 teses e

dissertações. O total de downloads realizados está em torno de 6.889.600, com

média de visitas entre 15.000 e 20.000 por dia28.

28 Dados coletados em março de 2011.

74

As teses e dissertações originais são documentos arquivísticos

comprobatórios integrantes do processo ou dossiê dos alunos regularmente

matriculados nos programas de pós-graduação das unidades de ensino e

pesquisa. Mesmo tendo os documentos preservados em papel, optou-se pelo

desenvolvimento deste estudo, no âmbito do Projeto InterPARES, por se tratar

de um repositório digital extremamente consultado e, portanto, cabe a adoção

de critérios que lhe garantam a autenticidade e a acessibilidade ao longo do

tempo, prevendo um futuro somente digital.

Identificação do documento

A versão atual do Glossário do InterPARES define “documento

arquivístico” como “um documento produzido ou recebido, no curso de uma

atividade prática, como instrumento ou resultado desta atividade, e mantido

para ação ou referência”29. De acordo com esta definição, para ser considerado

documento arquivístico, uma entidade digital tem que apresentar,

necessariamente, cinco características, a saber: conteúdo estável e forma fixa,

envolvimento em uma ação, relação orgânica, cinco pessoas e cinco contextos.

A aplicação desta definição no conjunto de teses e dissertações da

Biblioteca Digital da UNICAMP implica uma análise feita da seguinte forma:

1. Para ser identificado como um documento arquivístico, a entidade

digital tem que possuir conteúdo estável e forma fixa30, e estar fixada em

uma mídia estável.

29 InterPARES Terminology Database. Disponível em: http://www.interpares.org/ip2/ip2_terminology_db.cfm. 30

Conteúdo estável significa que os dados e a mensagem contidos no documento arquivístico não foram e não

poderão ser alterados, ou seja, não podem ser sobrescritos, alterados, apagados ou sofrerem acréscimos. Forma fixa significa que o conteúdo binário do documento arquivístico é armazenado de maneira que a mensagem que ele transmite possa ser exibida com a mesma apresentação que ele tinha na tela quando foi salvo pela primeira vez, mesmo que sua apresentação digital (isto é, o formato de arquivo) seja diferente. Se o mesmo conteúdo puder ser apresentado na tela de vários modos, a partir de um conjunto limitado de possibilidades, poderemos ter: tanto diferentes visões do mesmo documento arquivístico armazenado, o qual tem conteúdo estável e forma fixa, quanto vários documentos arquivísticos manifestados, cada um deles também com conteúdo estável e forma fixa, derivados do mesmo documento arquivístico armazenado. No primeiro caso, têm-se diferentes apresentações documentais, como, por exemplo, dados estatísticos apresentados como gráfico circular, gráfico de barras ou tabelas, a partir de uma mesma apresentação digital. Uma situação de variabilidade limitada também ocorre se não houver nenhum documento arquivístico armazenado, mas sim dados de conteúdo, de forma e de composição, que são separados e só podem ser reunidos por meio de uma query, e se as alterações da forma forem limitadas e controladas por meio de regras fixas, de maneira que a mesma query ou interação sempre gere o mesmo resultado e tenhamos diferentes

75

As teses e as dissertações são gravadas em formato PDF, garantindo a

forma fixa e o conteúdo estável do documento em sua forma manifestada. Os

documentos ficam armazenados em discos rígidos, em um servidor.

2. Um documento arquivístico tem que participar de uma ação, definida

como o exercício consciente de uma vontade praticada por pessoa física

ou jurídica, com o objetivo de produzir, manter, modificar ou extinguir

situações. Um documento arquivístico é o subproduto natural da ação.

As dissertações e teses produzidas por alunos de pós-graduação em

nível de mestrado e de doutorado, respectivamente, depois de concluídas e

homologadas pelas comissões de pós-graduação da Universidade, órgãos

estabelecidos pelo Conselho Universitário, são encaminhadas para o SBU,

para registro, catalogação e disposição ao acesso. Além do original em papel,

uma versão digital é inserida na Biblioteca Digital e é dado acesso ao público,

mediante autorização do autor, conforme exigência normativa.

3. Um documento arquivístico tem que possuir relação orgânica com os

demais documentos, estejam eles dentro ou fora do sistema. A relação

orgânica é definida como o elo que liga cada documento ao anterior e ao

subsequente da mesma ação e, de forma incremental, a todos os

documentos arquivísticos que participam de uma mesma ação.

Os documentos que possuem relação orgânica com a entidade digital

são: o “Processo de Vida Escolar” dos alunos de pós-graduação, a

tese/dissertação (versão impressa e assinada pelos membros da banca

examinadora), o termo de autorização para publicação da tese/dissertação

assinada pelo autor e os relatórios gerenciais de acesso e downloads. Essa

relação, apesar de não explicitada, justifica-se pela obrigatoriedade da

produção do documento arquivístico em questão para obtenção do título de

mestrado ou doutorado que, após o processo de homologação, deverá ser

encaminhado ao Sistema de Bibliotecas da UNICAMP, para o depósito legal

visões de diferentes subconjuntos de conteúdo, em decorrência da intenção do autor ou dos diferentes sistemas operacionais ou aplicativos.

76

em versão impressa e digital. Entretanto, seria necessário explicitar essa

organicidade para permitir o gerenciamento arquivístico, a preservação e o

acesso a todo o conjunto que retrata a ação de homologação e obtenção de

título de mestrado ou doutorado aos alunos de pós-graduação.

4. A produção de documento arquivístico tem que envolver ao menos três

pessoas, mesmo que não apareçam explicitamente no documento. Estas

pessoas são: o autor, o destinatário e o redator. No ambiente eletrônico,

uma delas deve necessariamente envolver duas outras pessoas: o

produtor e o originador.

Autores: Alunos e docentes de cursos de pós-graduação, responsáveis

pelo conteúdo da tese ou da dissertação.

Redator: Aluno de pós-graduação, responsável pela redação da tese ou

da dissertação.

Destinatário: As teses e dissertações têm como destinatário a unidade

de ensino e pesquisa da UNICAMP, .

Produtor: O produtor é a unidade de ensino e pesquisa da UNICAMP,

tese ou dissertação é realizada.

5. Um documento arquivístico tem que possuir contexto identificável,

definido como o ambiente onde acontece a ação da qual o documento

participa. Os tipos de contexto são: jurídico-administrativo, de

proveniência, de procedimentos, documental e tecnológico.


Deliberação CONSU-A-8/2008 (Regimento dos cursos de pós-

graduação); Portaria GR n.º 85/2001 (Dispõe sobre a criação da Biblioteca

Digital da UNICAMP); Informação CCPG n.º 001/02 (Disposição eletrônica de

teses e dissertações em sítio próprio ou da Biblioteca Central); e Informação

77

CCPG n.º 003/06 (Estabelece as regras para publicação das teses e

dissertações, em texto completo, na Biblioteca Digital da UNICAMP).

O documento é produzido no cumprimento da ação de homologação e

concessão de título de mestrado ou doutorado a alunos de pós-graduação. Em

seguida, é encaminhado em versão impressa e digital para depósito legal no

Sistema de Bibliotecas da UNICAMP, órgão vinculado à Coordenadoria Geral

da Universidade.


O Sistema de Bibliotecas da UNICAMP, por intermédio da Biblioteca

Digital, instituída pela Portaria GR n.º 85/2001, tem por objetivo dar acesso

público à produção científica produzida na Universidade, em texto completo, na

web.


a) Produção da tese ou dissertação pelo autor (alunos e

docentes/orientadores de cursos de pós-graduação);

b) aprovação da tese ou dissertação pela banca examinadora, após a

defesa pelo aluno de pós-graduação;

c) preparação de original impresso e versão digital para homologação

pela instância competente;

d) recebimento da tese ou dissertação pelo Sistema de Bibliotecas, em

versão impressa e digital, para catalogação, inclusão em base de

dados e depósito legal;

e) conferência da versão digital com o original impresso para

certificação de conformidade do conteúdo;

f) captura da versão digital da tese ou dissertação após a conferência

para a base de dados;

g) complementação de metadados da tese ou dissertação no banco de

dados referenciais da Biblioteca Digital; e

78

h) publicação, em texto completo, para acesso na web, da tese ou

dissertação.

Contexto documental

As teses e dissertações digitais constituem uma série documental

subordinada à função de “Gestão do Ensino de Pós-Graduação Stricto Sensu”,

subfunção de “Execução e Acompanhamento de Cursos de Pós-Graduação

Stricto Sensu” e atividade de “Obtenção de Títulos de Mestrado e Doutorado”,

pertencente ao fundo Sistema de Bibliotecas da UNICAMP.


O software da Biblioteca Digital, no qual os documentos digitais são

armazenados em PDF, tem como plataforma o Sistema Operacional Linux

(GNU/Linux - Debian Woody) e foi desenvolvido em código fonte aberto,

utilizando ferramentas livres e gratuitas como: PHP 4.3.5, Perl 5.8, Apache

1.3.29, PostgreSQL 7.4.2. Além desses softwares, foram instalados: FILE,

HTDIG, ANTIWORD, DVI2TTY, PSTOTEXT, RECODE, XLHTML, XPDF.

Conclusões da análise diplomática

Deve ser preservada a forma armazenada, ou seja, todos os

componentes digitais que compõem o documento (o arquivo PDF e os

metadados).

As teses e dissertações inseridas na Biblioteca Digital da UNICAMP são

documentos manifestados, relacionados a um conjunto de componentes

digitais. Os componentes digitais incluem o arquivo PDF com a tese ou

dissertação e eventuais anexos em formatos diversos, além dos registros do

banco de dados com os metadados do documento.

As teses e dissertações são documentos arquivísticos em potencial. Em

relação aos elementos e atributos, os documentos possuem forma fixa e

conteúdo estável, assim como pessoas e contexto identificáveis, no entanto, a

79

relação orgânica não está explícita, tanto entre os documentos que

compreendem a ação produtora, quanto no plano de classificação de

documentos da instituição e na identificação de todos os seus componentes

digitais.

Assim, as estratégias de preservação devem atingir a gestão de

documentos no que se refere à relação orgânica: os arquivos PDF, os anexos

em formatos variados e as tabelas do banco de dados com os metadados

relacionados, bem como a revisão.

80

3.4.4 CS05 – Diretoria Acadêmica - DAC

O boletim de notas e frequência foi considerado um documento

arquivístico em potencial, emitido pelo professor por meio do sistema

acadêmico. Ele é mantido no sistema em sua forma armazenada, e tem como

componentes a tabela com os dados (que não podem ser alterados), o

template (máscara de apresentação), a rotina utilizada para apresentá-lo em

tela, além dos metadados de emissão do documento (incluindo a data/ hora em

que o professor emitiu o boletim no sistema). O documento manifestado não é

mantido; cada vez em que é feita uma consulta, o sistema gera uma cópia

manifestada deste documento.

A análise diplomática mostrou que o documento não atende a todos os

elementos e atributos necessários a um documento arquivístico, como forma

fixa e conteúdo estável, e não está explícita a relação orgânica com os outros

documentos que participam da ação, a saber: ofícios de solicitação de

alteração de notas e frequência, pareceres dos professores e coordenadores

sobre a alteração de notas e frequência e histórico escolar atualizado.

Assim, é preciso implementar algumas alterações no sistema, de forma

que se faça o registro da relação orgânica com os demais documentos que

participam da ação e que se assegurem a forma fixa e o conteúdo estável.

Foram apontadas duas opções para a preservação do boletim de notas

e frequência dos alunos de graduação:

preservar os componentes digitais do documento de notas e

frequência emitido pelo professor, para garantir a preservação da

forma armazenada deste documento; ou

reter o boletim de notas e frequência em sua forma manifestada

(PDF, XML ou outro formato similar).

Além disso, para garantir a explicitação da relação orgânica, foi

recomendado o registro, em metadados, do vínculo dos pareceres dos

professores e coordenadores quanto a solicitações de alteração de notas com

os boletins correspondentes.

82

3.4.5. CS07 - Diretoria Geral de Recursos Humanos (DGRH)

Apesar de ser produzido em decorrência do cumprimento das

atribuições e atividades de pagamento da UNICAMP, o demonstrativo de

pagamento digital foi considerado um documento arquivístico em potencial,

pois não atende a algumas características básicas de um documento

arquivístico. De acordo com a análise diplomática, o documento não tem forma

fixa e conteúdo estável e não explicita a relação orgânica com os demais

documentos que participam da ação.

O demonstrativo de pagamento é um documento digital manifestado que

é emitido pelo sistema a partir da folha de pagamento (um documento digital

armazenado), como resultado de uma consulta realizada pelo

funcionário/colaborador. Esse documento não é retido na forma manifestada; a

cada consulta do colaborador, o sistema emite e apresenta uma cópia digital de

demonstrativo de pagamento.

A folha de pagamento é mantida em sua forma armazenada e é

composta por: dados de conteúdo (tabela com dados históricos da folha de

pagamento), dados de forma (template com o layout) e dados de composição

(rotina de apresentação). O sistema também é capaz de emitir a folha de

pagamento na forma manifestada, em resposta a uma consulta.

Concluiu-se que é necessário implementar ações para manter a forma

fixa e o conteúdo estável, e explicitar a relação orgânica do demonstrativo de

pagamento digital com os demais documentos que participam da ação. Foi

levantada, também, a necessidade de analisar a melhor forma de preservar o

documento digital armazenado que representa a folha de pagamento.

Recomendações para o plano de ação:

1. Definir se existe a necessidade de reter o demonstrativo de

pagamento manifestado. Em caso positivo, definir a temporalidade e

a destinação do demonstrativo de pagamento de pessoal.

2. Implementar uma alteração no sistema, de forma a garantir que todas

as informações apresentadas no demonstrativo de pagamento digital

(identificação do funcionário e dados financeiros) sejam iguais às do

demonstrativo original, a fim de assegurar o conteúdo estável.

83

3. Implementar uma alteração no sistema, de forma a possibilitar a

inclusão de metadados que registrem a relação orgânica com os

demais documentos que registram a ação (folha de pagamento,

relação de crédito bancário e outros demonstrativos relativos ao

funcionário).

4. Definir uma estratégia para preservação da folha de pagamento na

forma armazenada, pelo tempo definido na tabela de temporalidade.

84

3.5 Respostas narrativas às questões de pesquisa pertinentes ao

projeto31

Esta seção compreende as respostas elaboradas com base nas análises

de contexto e diplomática voltadas para a compreensão, pelos pesquisadores,

do InterPARES 3 a respeito da aplicação dos conceitos, da metodologia e

replicabilidade dos resultados dos estudos de caso a outras instituições

congêneres. São estas as seguintes perguntas e respostas:

a) Questões genéricas – referentes a todos os estudos de caso

b) Questões específicas a cada estudo de caso

3.5.1. Questões genéricas

Quais são os organismos de regulação, auditoria e decisão política que

devem ser sensibilizados para a importância da preservação digital, e

qual é a melhor forma de influenciá-los?

Os organismos a serem sensibilizados são aqueles ligados ao

planejamento estratégico e à definição de políticas arquivísticas, de informação

e de tecnologia de informação e comunicação, que no contexto de uma

universidade são órgãos deliberativos superiores, tais como conselho

universitário e congregações das faculdades e institutos. Uma das formas de

influenciá-los e sensibilizá-los é criar, no âmbito dos arquivos, comissões ou

grupos compostos por docentes, pesquisadores, alunos e administradores,

para desenvolvimento de estudos e propostas de preservação digital. Assim,

haverá uma sensibilização horizontal e vertical das áreas da organização,

dependendo da representação nas referidas comissões, que devem contar com

membros de órgãos acadêmicos e administrativos (operacionais e decisórios).

Os grupos poderão propor, portanto, de forma conjunta, às instâncias

superiores e decisórias, atos e procedimentos para solução da gestão e da

preservação de documentos arquivísticos.

31

Listadas em: (http://www.interpares.org/ip3/ip3_questions.cfm?team=4)

http://www.interpares.org/ip3/ip3_questions.cfm?team=4

85

Como e quando esses arquivos devem se preparar para a preservação

digital?

Os arquivos institucionais devem preparar orientações e boas práticas

de preservação, para que as unidades produtoras de documento possam

implementar, em seus arquivos locais, desde o momento da produção dos

documentos, medidas que assegurem a confiabilidade, autenticidade e acesso,

pelo tempo que for necessário.

O que diferencia a preservação de documentos arquivísticos digitais da

preservação de outras entidades digitais que podem estar sob a

responsabilidade dos arquivos?

A preservação de documentos arquivísticos digitais, diferentemente da

preservação de outras entidades digitais, tem de ser capaz de garantir as

características básicas do documento arquivístico, especialmente em relação a

forma fixa, conteúdo estável e relação orgânica com os demais documentos

que registram a ação.

Que tipo de relacionamento estes arquivos devem estabelecer com os

produtores dos documentos pelos quais são responsáveis?

Deve haver parceria entre os produtores e os arquivos na construção de

soluções de preservação digital. O arquivo deve conhecer o produtor e oferecer

orientações técnicas arquivísticas sobre a gestão e a preservação dos

documentos. O produtor, por sua vez, deve oferecer informações sobre seu

funcionamento e seus documentos, permitindo a identificação daqueles que

são arquivísticos, além de se dispor a incorporar conhecimentos arquivísticos

em seus processos de trabalho. Essa interação é necessária para o

desenvolvimento conjunto de soluções que melhorem a produção dos

documentos e o seu arquivamento, visando à manutenção da confiabilidade, da

autenticidade e do acesso.

Um plano de ação selecionado para um conjunto documental pode ser

válido para outro conjunto documental do mesmo tipo, que seja produzido

e preservado pelo mesmo tipo de organização ou pessoa no mesmo

país?

86

Sim, é possível, se as condições forem as mesmas levantadas neste

estudo de caso.

Um plano de ação escolhido para um determinado tipo de documento ou

sistema pode ser válido para qualquer organização produtora ou

preservadora, independentemente de seu contexto?

É possível que outras instituições com as mesmas características

possam adaptá-lo à sua realidade.

Como os profissionais de arquivo podem manter atualizado seu

conhecimento a respeito de preservação digital perante ciclos cada vez

mais curtos de mudança tecnológica?

Os profissionais de arquivo podem se manter atualizados participando

de grupos de estudo, inclusive em rede, de cursos, congressos e eventos sobre

os temas, ou ainda, estabelecendo programas e formando grupos de estudos

nas próprias organizações, em parceria com projetos nacionais e

internacionais.

87

3.5.2. Questões específicas – por estudo de caso

Que planos de ação para a preservação de longo prazo destes conjuntos

de documentos podem ser propostos?

3.5.2.1. CS02 – Assessoria de Comunicação e Imprensa (ASCOM)

No estudo de caso da ASCOM/UNICAMP, verificou-se que os registros

fotográficos eram produzidos e mantidos definitivamente apenas no formato

digital de imagem JPEG, no Arquivo do SIARQ. Como foram considerados

documentos arquivísticos, uma vez que atendem às cinco características

básicas presentes na análise diplomática, foi elaborado o seguinte plano de

ação, com vistas à preservação em longo prazo dos documentos digitais.

1. Alteração do formato digital das fotografias produzidas na

ASCOM

Inicialmente, as fotografias eram produzidas em câmera fotográfica

digital e exportadas para computadores (para o processamento técnico e

armazenamento) apenas em formato JPEG. Foi feita a proposta de alteração

deste procedimento, de tal forma que, em um primeiro momento, a produção

do registro fotográfico na câmera deverá ser CAMERA_RAW (formato

proprietário de cada câmera digital, variando conforme o modelo e o

fabricante), para que sejam mantidas todas as características originais da

imagem geradas na câmera fotográfica, necessárias para o processamento

técnico em software de imagem digital. Em seguida, a imagem fotográfica em

formato RAW será exportada para o software de processamento de imagens,

em que serão acessadas, avaliadas e selecionadas para a edição e produção

das fotografias digitais finais, e definitivamente armazenadas no arquivo, em

formato TIFF-6, que se constituirá no formato digital matriz.

O formato digital CAMERA_RAW não foi considerado um formato

apropriado para a preservação e o acesso em longo prazo, e será mantido

apenas no ambiente de trabalho do produtor (ASCOM), pelo tempo em que se

considerar necessário para a finalização do registro fotográfico destinado ao

88

uso inicial proposto (coberturas jornalísticas e de comunicação social de

eventos, pessoas, lugares etc.).

Como foi definido que o formato digital padrão para o arquivamento da

fotografia será o TIFF-6, dele derivarão todos os formatos digitais que se façam

necessários para o uso e a disseminação na organização, como o JPEG que,

segundo critérios, poderão ter armazenamento apenas temporário.

As matérias jornalísticas publicadas e convertidas para o formato digital

PDF, que contêm imagens digitais em JPEG, serão armazenadas e

preservadas como registro documental da ação.

2. Incremento da segurança da solução de armazenamento

Realizadas as ações necessárias de preservação em longo prazo das

fotografias digitais para manter a integridade, a confiabilidade e o acesso aos

documentos, parte-se para o incremento da segurança da solução de

arquivamento (storage), como segue:

a) implementação de trilha de auditoria para permitir o rastreamento das

ocorrências;

b) definição de metadados de agentes (uso e rastreamento);

c) definição de política de segurança e acesso; e

d) cópias de segurança (back-up).

3. Definição das ações de preservação dos registros fotográficos

digitais da ASCOM, por meio de:

a) elaboração de instrução de procedimentos para a produção das

fotografias digitais pelos fotógrafos;

c) aquisição de equipamentos de fotografia digital profissionais;

d) monitoramento de formatos das fotografias digitais e do ambiente

tecnológico (processamento de imagem); e

e) capacitação de pessoal.

89

3.5.2.2. CS03 – Rádio e Televisão (RTV)

No estudo de caso da RTV/UNICAMP, verificou-se que os

programas de TV foram produzidos em diversos formatos, analógicos e digitais,

ao longo do tempo. Atualmente, utiliza-se o formato digital AVI, que foi

considerado como padrão. Da mesma forma, é utilizado o formato digital

ShockWave Flash (SWF), para o uso no sistema de transmissão e recepção no

Canal Universitário a cabo, que também é armazenado.

Ao longo do estudo de caso, o acervo legado da RTV também foi

inventariado, uma vez que se apresentava em vários formatos (U'Matic,

Betacam, e outros) e em diversos dispositivos de armazenamento (DVDs e fitas

magnéticas). Cabe informar que, em momentos distintos, foram realizadas

conversões do legado para o formato digital, bem como a renovação dos

dispositivos de armazenamento digital (mídias móveis), para permitir seu

acesso e uso.

Outro fato examinado é que não eram produzidos e/ou arquivados

documentos com o registro das diversas etapas de produção e disseminação

dos programas de TV, tais como: o projeto do programa de TV, os estudos de

viabilidade, o roteiro etc., produzidos e custodiados pela RTV. Quando estes

documentos eram produzidos e arquivados, tampouco se registrava a relação

destes com os programas de TV correspondentes. No banco de dados com

metadados descritivos, eram apenas registrados dados com a descrição do

programa de TV, sem nenhuma referência a outros documentos relacionados.

Assim, entendeu-se que seria necessária uma ação para solucionar essa

deficiência.

Neste sentido, foi proposto o seguinte plano de ação:

1. Produção de um dossiê, reunindo os documentos que registram as

diversas etapas de produção do programa de TV.

2. Introdução de um novo sistema informatizado para o controle da

produção do programa de TV, por meio do qual será feito o registro

das ações e atividades referentes à produção, ao uso e ao

arquivamento dos programas, e será atribuído um número único para

90

cada um deles. Este sistema deverá aproveitar, na medida do

possível, as informações já inseridas no banco de dados utilizado

atualmente, que tem as informações descritivas do acervo já

acumulado. Essa base de dados deverá ser preservada, juntamente

com os programas de TV. A relação orgânica dos dossiês com seus

respectivos programas será explicitada por meio dos metadados

registrados nessa base, que incluirão o código de classificação e o

identificador do programa.

3. Definição de formato para arquivamento, objetivando a preservação

de longo prazo: indicou-se o formato AVI para o arquivamento dos

programas de TV, acompanhados por um conjunto de metadados de

contexto.

4. Definição de formato para acesso na internet: flash.

5. Aprimoramento da solução de armazenamento dos programas de TV

utilizada atualmente, para a garantia de sua segurança. A definição

desta solução deverá incluir:

◦ identificação dos agentes (usuários autorizados);

◦ definição de política de segurança e acesso;

◦ implementação de trilha de auditoria para permitir o

rastreamento das ocorrências;

◦ definição dos equipamentos e dispositivos de

armazenamento necessários; e

◦ definição de procedimentos de back-up, utilizando

unidades de fita LTO4.

6. Elaboração de um manual com os procedimentos para a produção, o

armazenamento e a preservação dos programas de TV, a ser

denominado “Manual de Procedimentos de Preservação Digital para

a RTV”. O manual deverá incluir:

◦ definição de formatos digitais para acesso;

91

◦ monitoramento da obsolescência tecnológica dos

suportes e formatos; e

◦ formas de acesso.

7. Encaminhamento da Estratégia Geral de Gestão e Preservação à

alta administração, solicitando:

◦ qualificação de pessoas para o cumprimento da gestão e

da preservação; e

◦ provimento dos recursos financeiros para a

implementação e a manutenção da infraestrutura

tecnológica definida para o arquivamento confiável dos

programas de TV.

92

3.5.2.3. CS04 – Sistema de Bibliotecas da UNICAMP (SBU)

No estudo de caso do SBU/UNICAMP, verificou-se que as teses e as

dissertações da Biblioteca Digital são mantidas em formato de arquivo PDF e

recuperadas por meio de metadados inseridos em base de dados NouRau,

formando um conjunto a ser preservado. Apesar de apresentarem forma fixa e

conteúdo estável, os documentos foram considerados potencialmente

arquivísticos, pois não têm explícita em seus metadados a relação orgânica

com outros documentos da mesma ação. Notou-se, ainda, que o sistema e os

procedimentos da Biblioteca Digital precisam ser fortalecidos no que diz

respeito à captura, à segurança, à gestão e à preservação.

Para tanto, um conjunto de ações, em formato de plano, foi estabelecido

como solução inicial. Algumas dessas ações já foram implementadas, como,

por exemplo, o registro do número do prontuário do aluno na versão impressa

da tese e da dissertação, e a inclusão de metadado correspondente na base de

dados. Porém, outras ações ainda estão em fase de implementação; são elas:

elaboração de novo portal para a Biblioteca Digital, de modo a permitir a

inclusão (upload) dos Anexos que acompanham as teses e as dissertações;

monitoramento e prevenção de possíveis alterações da forma documental,

decorrentes de digitalização ou conversão de originais ao formato exigido pela

Biblioteca Digital; implementação de mecanismo de trilha de auditoria para

permitir o rastreamento das ocorrências; geração de arquivo XML de indexação

das teses/ dissertações e respectivos Anexos para arquivamento conjunto;

implementação de mecanismo de verificação da integridade do arquivo, a partir

da instalação de antivírus e de chaves MD-5, para checar o tamanho e o

formato de arquivo.

93

3.5.2.4. CS05 – Diretoria Acadêmica - DAC

O boletim de notas e frequência dos alunos de graduação foi

considerado um documento arquivístico em potencial, pois não atende a todos

os elementos e atributos necessários a um documento arquivístico, tais como

as características de forma fixa e de conteúdo estável, e não tem explicitado,

em metadados, a relação orgânica com outros documentos que participam da

mesma ação. Verificou-se, ainda, que o sistema e seus procedimentos

precisam ser fortalecidos no que diz respeito à captura de documentos, à

segurança do sistema e à preservação.

O plano de ação determinado pelo grupo de estudos foi:

Explicitar a relação orgânica da entidade digital com os demais

documentos, por meio do registro de metadados.

Alterar o sistema, de forma que seja possível exibir o documento

com o layout que tinha no momento de sua produção, para que a

forma documental não seja alterada.

Implementar alterações no sistema, de forma a registrar as

alterações em notas dos alunos, mas sem alterar a apresentação

do documento original emitido pelo professor. Para isso, as notas

alteradas devem ser exibidas no boletim de notas e frequência

dos alunos como um registro de alteração.

Avaliar a segurança do sistema quanto à confiabilidade dos

documentos, por meio de: implementação de uma trilha de

auditoria, para permitir o rastreamento das ocorrências; definição

de metadados de agentes (uso e rastreamento); e definição de

uma política de segurança, no que se refere a cópias de

segurança (back-up).

Definir a estratégia de gestão e preservação, visando consolidar

as ações anteriores e prospectar instruções para os

procedimentos, como, por exemplo: a elaboração de um manual

de procedimentos, uma solução de preservação dos boletins de

notas e frequência e documentos correlatos, o monitoramento de

94

formatos dos documentos e do ambiente tecnológico, a

capacitação de pessoal, etc.

95

3.5.2.5. CS07 - Diretoria Geral de Recursos Humanos (DGRH)

O plano de ação proposto definiu ações que solucionassem os

problemas que foram identificados e viabilizassem a manutenção adequada

desse documento arquivístico em meio digital. Dentre as ações previstas estão:

a inclusão de metadados no sistema para explicitar a relação orgânica com os

demais documentos que registram a ação; a implementação de alterações no

sistema para a manutenção de históricos cadastrais, juntamente com históricos

salariais, de forma a garantir que todas as informações apresentadas no

documento digital (de pagamento e cadastral) sejam iguais às do

demonstrativo original, em papel, a fim de garantir o conteúdo estável; e a

manutenção de históricos de templates, para que as informações sejam

manifestadas sempre em sua estrutura de origem, a fim de garantir a forma

fixa.

A equipe da DGRH desenhou uma solução inicial, a fim de implementar

algumas ações propostas. Está sendo desenvolvida uma aplicação para

produzir e arquivar a forma manifestada do demonstrativo, em formato de

arquivo estável, que será mantida em tabela no banco de dados.

Foi também apontada a necessidade de se estudar os demais

documentos digitais produzidos pelo sistema, que foram identificados ao longo

do estudo de caso, e de implementar ações similares para a preservação

destes, principalmente em relação à forma armazenada da folha de

pagamento, pois ela serve de fonte para que o sistema produza os documentos

manifestados.

96

3.6 Conclusões por estudo de caso


O estudo de caso mostrou ser possível aplicar o corpo de conceitos,

princípios e métodos do Projeto InterPARES na Universidade.

Após a identificação do documento digital e de seus contextos

(produção, arquivamento, tecnologias, etc.), bem como sua análise diplomática,

concluiu-se que os registros fotográficos digitais são documentos arquivísticos.

O grupo detectou a necessidade de planejar melhorias no que tange à

produção do registro fotográfico, à segurança do sistema, à manutenção e ao

acompanhamento das reformatações, a fim de garantir maior grau de

confiabilidade e autenticidade ao documento. Assim, foi definido um plano de

ação para implantação de melhorias, visando: monitorar os formatos JPEG,

CAMERA_RAW e TIFF, no que se refere a atualizações e implantação de

procedimentos de migrações; e implementar uma trilha de auditoria para o

rastreamento de ocorrências.

Algumas soluções e definições já estão sendo implementadas:

manutenção dos metadados descritivos na base de dados, que

deverá ser preservada, bem como os relacionamentos com os

objetos digitais descritos (registros fotográficos);

registro do código de classificação do documento arquivístico e

descrição dos demais documentos relacionados à produção

desses documentos; e

reforço dos requisitos de segurança, com a identificação dos

agentes e a implementação de trilhas de auditoria.

O monitoramento dos formatos de arquivos e do próprio sistema serão

objetos de aplicações a serem desenvolvidas a partir de requisitos de

preservação digital, devidamente publicados por instituições idôneas.

Outro elemento importante levantado foi a necessidade de se elaborar

um plano de preservação dos documentos digitais arquivísticos sob a guarda

da ASCOM/UNICAMP, além da necessidade de se formar um grupo que

97

continue com os estudos de preservação digital na Universidade e a parceria

com o SIARQ para o desenvolvimento de futuras ações conjuntas

institucionais.

98


O estudo de caso mostrou ser possível aplicar o corpo de

conceitos, princípios e métodos do Projeto InterPARES em uma Universidade.

A RTV é encarregada pela produção e armazenamento de registros

audiovisuais. Tem uma seção de arquivo e documentação estruturada, que

gerencia a guarda e o acesso aos documentos da unidade, inclusive aqueles

em formato digital.

O estudo evidenciou a necessidade de se implementar melhorias

no processo de produção dos programas de TV, visando: explicitar a relação

orgânica da entidade digital com os demais documentos, por meio de registro

de metadados; monitorar os formatos de preservação e de acesso para a

implantação de procedimentos de migrações; e implementar uma trilha de

auditoria para o rastreamento de ocorrências.

No plano de ação, foram detalhadas algumas soluções e foi

apontada a necessidade de estudos para o desenvolvimento de outras. Os

responsáveis pelo acervo da RTV na Universidade já iniciaram a

implementação e o desenvolvimento de algumas delas:

elaboração do “Manual de Procedimentos de Preservação Digital

para a RTV”;

implantação de um sistema informatizado para gerenciar a produção

dos programas de TV e explicitar a relação orgânica entre eles e os

demais documentos; e

aquisição de equipamentos para a adaptação da infraestrutura para a

guarda de arquivos em AVI, para preservação, e em flash, para

visualização na internet, o que inclui um storage para o

armazenamento dos documentos e da unidade de back-up em LTO4.

Outro aspecto importante evidenciado no estudo de caso foi a

necessidade de se formar uma parceria com o Sistema de Arquivos para o

desenvolvimento de ações conjuntas institucionais.

99



princípios e métodos do Projeto InterPARES em uma Universidade, mesmo em

se tratando de bibliotecas. A Biblioteca Digital do SBU/UNICAMP é um

preservador de documentos arquivísticos digitais. Após a identificação do

documento digital e de seus contextos (de produção, de proveniência,

documental, jurídico-administrativo e tecnológico), bem como sua análise

diplomática, conclui-se que as teses e dissertações digitais são documentos

arquivísticos em potencial, pois possuem forma fixa e conteúdo estável, além

de pessoas e contexto identificáveis. No entanto, a relação orgânica não está

explícita entre os documentos que compreendem as ações produtoras

relacionadas no plano de classificação de documentos do arquivo da

instituição.

Além disso, o grupo detectou a necessidade de se planejar melhorias no

que tange à captura e à segurança do sistema, assim como à manutenção e ao

acompanhamento das reformatações e do próprio sistema, a fim de aumentar a

confiabilidade, por exemplo. Para tal, identificou-se a necessidade da

implantação de melhorias, visando: explicitar a relação orgânica da entidade

digital com os demais documentos, por meio de registro de metadados;

monitorar os formatos PDF e os diversos formatos dos Anexos, no que se

refere a atualizações e implantação de procedimentos de migrações; monitorar

e prevenir possíveis alterações da forma documental decorrentes de

digitalização ou conversão de originais ao formato exigido pela Biblioteca

Digital; e implementar uma trilha de auditoria para rastrear ocorrências.

Algumas soluções e definições foram implementadas: o documento será

arquivado em sua forma manifestada, ou seja, serão mantidos nos formatos

representados pela Biblioteca Digital, acompanhados por um conjunto de

metadados de contexto; a base de dados será preservada, bem como os

relacionamentos com os objetos digitais (teses e dissertações); a manutenção

da relação orgânica será feita com a inserção de metadados (código de

classificação do documento arquivístico, número do processo ou dossiê do

aluno de pós-graduação e descrição dos demais documentos do produtor,

100

gerados durante o gerenciamento da biblioteca digital); os requisitos de

segurança deverão ser reforçados, com a identificação dos agentes e com a

implementação de trilhas de auditoria; e o monitoramento dos formatos de

arquivos e do próprio sistema serão objetos de aplicações a serem

desenvolvidas a partir de requisitos de preservação digital, devidamente

publicados por instituições idôneas.

Outro elemento importante levantado foi a necessidade de se elaborar

um plano de preservação dos documentos digitais arquivísticos sob a guarda

da Biblioteca, incluindo, entre as diretrizes mais específicas, a necessidade de

formar um grupo que continue com os estudos de preservação digital na

Universidade, que possa atender às demais bibliotecas do SBU e à parceria

com o Sistema de Arquivos da Universidade para o desenvolvimento de ações

conjuntas institucionais.

101

3.6.4 CS05 – Diretoria Acadêmica - DAC


princípios e métodos do Projeto InterPARES na Universidade. A

DAC/UNICAMP é um produtor de documentos arquivísticos digitais, tendo o

Arquivo Central do SIARQ como órgão preservador desses documentos. Após

a identificação do documento digital e de seus contextos, bem como a

realização da análise diplomática, concluiu-se que os boletins de notas e

frequência são documentos arquivísticos em potencial, pois não atendem às

características de forma fixa e conteúdo estável, e a relação orgânica com os

demais documentos que compreendem a ação não é explicitada. Além disso, o

grupo detectou a necessidade de se planejar melhorias no que tange à captura,

à segurança do sistema, à manutenção e ao acompanhamento das

reformatações, a fim de aumentar a confiabilidade.

A partir das orientações apontadas pelo estudo do InterPARES, a equipe

responsável pelo sistema na Universidade já tomou algumas decisões, que

estão começando a ser implementadas:

o documento será arquivado em sua forma manifestada, ou seja,

serão mantidos no formato PDF, acompanhados por um conjunto de

metadados de contexto;

será mantido o histórico das alterações do documento;

a manutenção da relação orgânica será feita por meio da inserção de

metadados que identifiquem os ofícios que autorizam a alteração da

nota;

os requisitos de segurança deverão ser reforçados, com a

identificação dos agentes e com a implementação de trilhas de

auditoria; e

o monitoramento dos formatos de arquivos e do próprio sistema

serão objetos de aplicações a serem desenvolvidas a partir de

requisitos de preservação digital, devidamente publicados por

instituições idôneas.

103

3.6.5 CS07 - Diretoria Geral de Recursos Humanos (DGRH)

Como resultado do estudo de caso da DGRH/UNICAMP, será

desenvolvido um programa específico para melhorar o armazenamento do

documento estudado e, posteriormente, esse programa será estendido para

outros documentos similares no órgão. Os resultados deste estudo também

servirão de suporte para as comissões e o Arquivo Central, na elaboração do

programa de preservação de documentos arquivísticos digitais para a

Universidade.

Os documentos deverão ser mantidos na própria DGRH, enquanto

estiverem nas fases corrente e intermediária e, quando atingirem a fase

permanente, deverão ser preservados pelo Arquivo Central do Sistema de

Arquivos da Universidade.


princípios e métodos do Projeto InterPARES. Verificou-se que conceitos e

procedimentos de preservação de documentos digitais devem permear todo o

ciclo de vida, desde a produção, e não somente nas fases de armazenamento

dos documentos.

104

ANEXOS

105

Anexo 1 - Roteiro para Análise Contextual dos Estudos de Caso

Roteiro para Análise Contextual dos Estudos de Caso (Template for Case Study Contextual Analysis)

Dezembro de 2007 (tradução revisada em maio de 2009)

O objetivo deste roteiro é possibilitar o acúmulo da informação contextual relevante para

cada estudo de caso. Por meio deste exercício, será criada uma visão geral que permitirá

uma imersão nos tipos de produtores de documentos e nas atividades que estão sendo

estudadas.

O roteiro foi estruturado em duas seções. A primeira diz respeito ao campo de teste

(instituição ou unidade objeto do estudo de caso). A segunda diz respeito às “Atividades

que resultam na produção dos documentos arquivísticos em questão”. Esta segunda seção,

por sua vez, é subdividida em duas subseções: “Estrutura administrativa e gerencial” e

“Entidade(s) digital(is) em estudo”.

I. CAMPO DE TESTE

Esta informação é essencial para a compreensão do campo de teste. O foco da análise é o

contexto administrativo imediato do estudo de caso (ex.: Não se trata do Departamento de

Polícia de Vancouver, mas da unidade responsável pelos documentos arquivísticos em

estudo).

Na hipótese de algum item a seguir não se aplicar ao estudo de caso em questão, ou de a

informação não estar disponível, indique a razão, sempre que possível. Os itens que se

seguem são uma “indicação” a respeito do conteúdo a ser incluído. Pode ser necessário

incluir informação adicional que seja relevante para a boa compreensão do campo de

teste; neste caso, favor incluir tal informação. Em outros casos, o conteúdo indicado pode

não ser relevante ao estudo de caso e, desta forma, não precisará ser incluído. É sempre

melhor ser redundante do que perder uma informação que pode ser necessária.

1. Nome

Forneça o nome oficial e outros nomes do campo de teste. 2. Localização

Forneça o país, estado e/ou cidade que mais exercem influência legal sobre o campo de teste. 3. Origem

Forneça as origens do campo de teste, tais como informações a respeito de como e por que

iniciou suas atividades.

Projeto InterPARES 3 página 1 /

Roteiro para Análise Contextual Dezembro 2007 (tradução da versão original)

Forneça a data oficial de produção e/ou o evento de produção.

4. Estatuto jurídico

Forneça o estatuto jurídico. Por exemplo: “pequena empresa com fins lucrativos”, “grupo de

pesquisa”, “organização não-governamental”, “órgão da administração pública federal”.

Forneça o ano do estabelecimento legal, se aplicável.

Especifique a legislação mais relevante que regulamenta o campo de teste. Por exemplo:

“legislação de direito autoral”, “regulamentação de empresas”.

Forneça informações a respeito de algum estatuto jurídico herdado de outras organizações ou

associações, algum padrão exigido legalmente, códigos ou regulamentações que se apliquem ao

campo de teste. 5. Normas

Forneça informações sobre padrões, metodologias, códigos ou regulamentações não-exigidos

legalmente aos quais o campo de teste está submetido.

Forneça informações sobre padrões, metodologias, códigos ou regulamentações não-exigidos

legalmente e estabelecidos por organizações, associações profissionais, tradições ou disciplinas aos

quais o campo de teste está submetido. Por exemplo: “metodologia arquivística”. 6. Recursos financeiros

Forneça informações a respeito dos recursos financeiros relacionados ao caso estudado. Por

exemplo: “subsídios”, “doações”, “vendas”. 7. Recursos (físicos)

Forneça informações a respeito do contexto físico no qual o campo de teste funciona,

incluindo informações relevantes sobre equipamentos e infra-estrutura. Por exemplo: “uma sala de

trabalho, compartilhada com outro grupo”.

8. Governança1

Forneça informação a respeito de como o campo de teste é administrado. Por exemplo:

“cooperativa”, “associação”, “parceria”.

Forneça informações a respeito da estrutura do campo de teste, incluindo também o

organograma, caso seja relevante.

Forneça informações a respeito dos empregados, membros ou parceiros (quantidade, áreas de

especialização, qualificação, rotatividade).

Forneça informações a respeito da localização do campo de teste dentro da estrutura

organizacional, se aplicável.

Forneça informações a respeito de políticas e regulamentações internas.

9. Mandato

Forneça informações a respeito das responsabilidades legalmente atribuídas ao campo de teste.

Forneça informações a respeito de qualquer mandato estabelecido.

1Governance, no original em inglês, que significa: (1) ato ou efeito de governar; (2) administração, gestão,

direção.



10. Filosofia

O núcleo da cultura organizacional do campo de teste.

Forneça informações a respeito da visão e dos valores do campo de teste

Forneça informações a respeito das áreas ou disciplinas relacionadas ao campo de teste. Por

exemplo: “museologia”, “geologia”.

Forneça informações a respeito das escolas de pensamento seguidas pelo campo de teste, caso

isto influencie suas escolhas e práticas. 11. Missão

Os caminhos estabelecidos para o campo de teste alcançar seu mandato.

Forneça a declaração da missão, que pode ter sido alterada ao longo do tempo.

12. Política

Uma declaração formal da direção de como o campo de teste irá alcançar seu mandato, missão,

funções ou atividades específicas.

Forneça a declaração da política. 13. Funções

Liste todas as principais funções desempenhadas pelo campo de teste para cumprir seu

mandato/missão/política. Por exemplo: “administração”, “pesquisa”, “treinamento”,

“exposições”. 14. Reconhecimentos

Forneça informações a respeito de qualquer conquista, homenagem ou prêmio que o campo de

teste tenha recebido em decorrência de seu trabalho.

II. ATIVIDADES QUE RESULTAM NA PRODUÇÃO DOS

DOCUMENTOS ARQUIVÍSTICOS EM ESTUDO

Esta seção é dividida em duas sub-seções. A primeira diz respeito à estrutura administrativa e

gerencial na qual cada um dos documentos arquivísticos digitais em questão são

produzidos. A segunda tem foco nos documentos arquivísticos digitais em si. Ambas as

sub-seções têm o objetivo de recolher informações que permitam a caracterização dos tipos

de atividades e documentos arquivísticos que dizem respeito ao campo de teste.

II.a Estrutura administrativa e gerencial


informação não estar disponível, indique o motivo no relatório, sempre que possível.



1. Descrição geral

Forneça uma descrição geral das práticas administrativas pertinentes. Por exemplo: “O produtor

tem que gerar cópias em papel e em formato digital”. 2. Tipo de atividades

Liste os tipos de atividades relacionadas aos documentos em questão. Por exemplo:

“acompanhar a movimentação de suspeitos”, “gerar formulários para solicitação de recursos

financeiros”. 3. Documentos que resultam das atividades

Liste os principais tipos de documentos que resultam destas atividades. Por exemplo: “recibos”,

“relatórios”, “correspondência”. 4. Existência de programa de gestão de documentos

Forneça uma descrição da existência de atividades relacionadas à gestão de documentos.

Forneça informações a respeito de qualquer política que o produtor tenha com relação a seus

documentos arquivísticos. 5. Indivíduos responsáveis pela manutenção dos documentos arquivísticos

Forneça o(s) nome(s) e qualificações do(s) indivíduo(s) responsável(is) por manter os

documentos arquivísticos após a sua produção.

Forneça informações a respeito da relação dos indivíduos responsáveis pela manutenção dos

documentos arquivísticos com a produção dos mesmos. Por exemplo: “Uma vez pronto, o autor

mantém o documento arquivístico em seu computador”. 6. Existência de estratégias de manutenção

Um conjunto de práticas articuladas formalmente – ou simplesmente implementadas – pelo campo

de teste, seu planejamento ou um roteiro voltado para a manutenção de documentos arquivísticos.

Indique o local onde os documentos arquivísticos são armazenados.

Indique o suporte no qual os documentos arquivísticos são armazenados. Por exemplo: “Alguns

documentos são armazenados em DVD e outros, em papel, mas a maioria está em formato digital no

HD de cada funcionário”.

Forneça a descrição da organização dos documentos arquivísticos durante a manutenção feita

pelo produtor. Por exemplo: “Documentos são distribuídos, sendo alguns deles mantidos pela parte

contratante”.

Forneça uma breve descrição de qualquer método utilizado para manter os documentos.

Forneça uma breve descrição dos métodos utilizados para tentar prevenir a obsolescência

tecnológica, ainda na fase corrente ou na intermediária. 7. Requisitos e restrições legais

Forneça uma descrição de como a legislação pertinente influencia as políticas e procedimentos

segundo os quais as atividades de produção de documentos arquivísticos são postas em práticas.

Forneça uma descrição de como a legislação pertinente influencia a produção, forma, conteúdo,

identidade, integridade, organização e manutenção dos documentos arquivísticos.



8. Requisitos e restrições normativos

Regras, escritas ou não, de uma disciplina ou área de pensamento específica da qual o produtor é

adepto. As regras, escritas ou não, não se limitam a requisitos e restrições científicos, artísticos e

éticos.

8.1 - Requisitos e restrições científicos

Fundamentos científicos de uma disciplina com a qual o produtor se identifica e que

requerem, influenciam ou proíbem determinados procedimentos.

o Forneça uma descrição de como os requisitos/restrições científicos influenciam as

políticas e procedimentos que põem em prática as atividades.

o Forneça uma descrição de como os requisitos/restrições científicos pertinentes

influenciam a produção, forma, conteúdo, identidade, integridade, organização e preservação

dos documentos arquivísticos que resultam dessas atividades. 8.2 - Requisitos e restrições artísticos

Fundamentos artísticos ou escolas de pensamento com os quais o produtor se identifica, e que


o Forneça uma descrição de como os requisitos/restrições artísticos pertinentes influenciam as políticas e os procedimentos segundo os quais as atividades são postas em prática.

o Forneça uma descrição de como os requisitos/restrições artísticos pertinentes

influenciam a produção, forma, conteúdo, identidade, integridade, organização e preservação

dos documentos arquivísticos resultantes dessas atividades. 8.3 - Requisitos e restrições éticos

Convenções e regras de comportamento que a instituição usa ou com as quais se identifica, e que

requerem, influenciam ou proíbem determinados comportamentos.

o Forneça uma descrição de como os requisitos/restrições éticos pertinentes influenciam

as políticas e procedimentos segundo os quais as atividades são postas em prática.

o Forneça uma descrição de como os requisitos/restrições éticos pertinentes influenciam a

produção, forma, conteúdo, identidade, integridade, organização e preservação dos documentos arquivísticos que resultam dessas atividades.

9. Requisitos e restrições tecnológicos

Requisitos e restrições tecnológicos relacionados apenas às funções administrativas e gerenciais.

Forneça uma descrição dos equipamentos utilizados:

o Arquitetura (ex.: topologia de rede, infra-estrutura, hardware);

o Ferramentas de produção ou entrada de dados (ex.: software, câmera, microfone);

o Ferramentas de processamento (ex.: software, console).

Forneça uma lista dos tipos de mídia2

produzidos (ex.: texto, imagem fixa, áudio, imagem em

movimento, aplicativo).

Forneça uma lista dos tipos de formato em que os documentos arquivísticos são produzidos

(ex.: PDF, DOC, JPG).

2

N.T.: “Tipos de mídia” referem-se, neste caso, à natureza da informação manifestada. Estão relacionados,

por exemplo, aos media types estabelecidos no padrão MIME, que é definido na minuta do RFC 2046

Standard.



Forneça uma descrição de como os requisitos/restrições tecnológicos pertinentes influenciam as

políticas e procedimentos que orientam as atividades administrativas.

Forneça uma descrição de como os requisitos/restrições tecnológicos pertinentes influenciam a

produção, forma, conteúdo, identidade, integridade, organização e preservação dos documentos que

deles resultam.

II.b Entidade(s) digital(is) em estudo


informação não estar disponível, indique o motivo no relatório, sempre que possível. 1. Descrição geral da entidade

Forneça o(s) nome(s) e tipo(s) da(s) entidade(s) digital(is) em estudo.

Forneça uma descrição dos objetivos e funções da(s) entidade(s) digital(is).

Forneça uma descrição de como a(s) entidade(s) digital(is) se relaciona(m) com o mandato,

missão, política ou funções do produtor. 2. Tipo de atividades

Forneça uma descrição das atividades relacionadas com a produção da(s) entidade(s) digital(is). 3. Documentos resultantes das atividades

Forneça uma lista dos documentos que apóiam as atividades relacionadas à(s) entidade(s)

digital(is). Por exemplo: “portarias”.

Forneça uma lista dos documentos que resultam das atividades relacionadas à(s) entidade(s)

digital(is). Por exemplo: “imagens digitalizadas”. 4. Existência de estratégias de manutenção

Forneça uma breve descrição de qualquer método que seja utilizado para manter a(s)

entidade(s) digital(is).

Forneça uma breve descrição de qualquer método que seja utilizado para evitar a obsolescência

tecnológica.

5. Requisitos e restrições legais

Forneça uma descrição de como as leis pertinentes influenciam as políticas e procedimentos que

põem em prática as atividades relacionadas à(s) entidade(s) digital(is).

Forneça uma descrição de como as leis pertinentes influenciam a produção, forma, conteúdo,

identidade, integridade, organização e preservação da(s) entidade(s) digital(is). 6. Requisitos e restrições normativos

Regras, escritas ou não, de uma disciplina ou área de pensamento específica da qual o produtor é

adepto. As regras, escritas ou não, não se limitam a requisitos e restrições científicos, artísticos e

éticos.

6.1 - Requisitos e restrições científicos

Fundamentos científicos de uma disciplina com a qual o produtor se identifica ou utiliza, e que



112


o Forneça uma descrição de como os requisitos/restrições científicos influenciam as políticas e procedimentos que põem em prática as atividades relacionadas à(s) entidade(s) digital(is).

o Forneça uma descrição de como os requisitos/restrições científicos pertinentes influenciam a produção, forma, conteúdo, identidade, integridade, organização e preservação da(s) entidade(s) digital(is) ou dos documentos arquivísticos gerados por ou a partir dela(s).

6.2 - Requisitos e restrições artísticos

Fundamentos artísticos ou escolas de pensamento que o produtor usa ou com os quais

ele se identifica, e que requerem, influenciam ou proíbem determinados procedimentos.

o Forneça uma descrição de como os requisitos/restrições artísticos pertinentes influenciam as políticas e procedimentos que põem em prática as atividades relacionadas à(s) entidade(s) digital(is).

o Forneça uma descrição de como os requisitos/restrições artísticos pertinentes influenciam a produção, forma, conteúdo, identidade, integridade, organização e preservação da(s) entidade(s) digital(is) ou dos documentos arquivísticos gerados por ou a partir dela(s).

6.3 - Requisitos e restrições éticos

Convenções e regras de comportamento que a instituição usa ou com as quais se

identifica, e que requerem, influenciam ou proíbem determinados comportamentos. o Forneça uma descrição de como os requisitos/restrições éticos pertinentes

influenciam as políticas e procedimentos que põem em prática as atividades relacionadas à(s) entidade(s) digital(is).

o Forneça uma descrição de como os requisitos/restrições éticos pertinentes influenciam a produção, forma, conteúdo, identidade, integridade, organização e preservação da(s) entidade(s) digital(is) ou dos documentos gerados por ou a partir dela(s).

7. Requisitos e restrições tecnológicos

Forneça uma descrição dos equipamentos utilizados:

o Arquitetura (ex.: topologia de rede, infra-estrutura, hardware);

o Ferramentas de produção ou entrada de dados (ex.: software, câmera, microfone);

o Ferramentas de processamento (ex.: software, console).

Forneça uma lista dos tipos de apresentação documental3

em que os documentos

arquivísticos são produzidos (ex.: texto, imagem fixa, áudio, imagem em movimento).

Forneça uma lista dos tipos de formato em que os documentos arquivísticos são produzidos

(ex.: PDF, DOC, JPG).

Forneça uma descrição de como os requisitos/restrições tecnológicos pertinentes influenciam

as políticas e procedimentos que orientam as atividades relacionadas à(s) entidade(s)

digital(is).

Forneça uma descrição de como os requisitos/restrições tecnológicos pertinentes influenciam

a produção, forma, conteúdo, identidade, integridade, organização e preservação da(s)

entidade(s) digital(is) ou dos documentos gerados por ou a partir dela(s).

3 N.T.: “Apresentação documental” é um temo geral que se refere à maneira como o documento se

manifesta na tela.

Projeto InterPARES 3 página 7

113

Anexo 2 - Questões a serem respondidas pelos pesquisadores

com relação aos ESTUDOS DE CASO DE DOCUMENTOS

ARQUIVÍSTICOS

Questões a serem respondidas pelos pesquisadores com relação aos

ESTUDOS DE CASO DE DOCUMENTOS ARQUIVÍSTICOS1

1. Que atividades geram estes documentos arquivísticos digitais?2

2. Com que objetivo estes documentos arquivísticos digitais são produzidos?

3. Estes documentos arquivísticos digitais são produzidos para que usuários?

4. Quais são os elementos formais, os atributos e os comportamentos3 (caso existam) essenciais destes documentos arquivísticos digitais?

5. Quais metadados são adicionados manualmente aos documentos arquivísticos pelo seu autor ou seu produtor? Quais metadados são gerados automaticamente e associados ao documento?

6. Em que formatos os documentos arquivísticos digitais existem (ex.: arquivos Word ou Excel, imagens TIFF, arquivos WAV etc.)?

7. Quais são os componentes digitais destes documentos arquivísticos digitais?

8. Como estes documentos arquivísticos digitais são identificados (ex.: Existe um

identificador único persistente)?

9. Que medidas são tomadas pelo produtor para garantir a acurácia, confiabilidade e autenticidade do documento arquivístico digital e sua documentação?

10. Uma vez que um documento arquivístico digital foi produzido, como é utilizado? Em

outras palavras, onde é armazenado (ex.: No computador pessoal do produtor, remetido

a um sistema de informação, impresso etc.)?

11. Como são feitas e registradas as alterações nestes documentos arquivísticos digitais?

12. Estes documentos arquivísticos digitais têm relação orgânica com documentos em

outros suportes? Em caso positivo, quais documentos? Como esta relação é

explicitada?

13. Caso o arquivo da instituição tenha a custódia dos documentos arquivísticos em

questão, quando e como foram recebidos estes documentos? Como foram

processados? Como são preservados?

14. Caso o arquivo da instituição não tenha a custódia dos documentos arquivísticos em questão, quando espera recebê-los?

1 Observe que estas questões serão respondidas após a condução de uma análise diplomática completa das

entidades digitais que constituem o estudo de caso. Caso esta análise resulte na identificação destas entidades

como dados, publicações ou documentos arquivísticos em potencial, o termo “documento arquivístico” será

substituído pelo termo correspondente. 2 Pode ser necessário modelar estas atividades para se ter um bom entendimento a respeito da produção dos

documentos arquivísticos em questão. Neste caso, a modelagem será feita concomitantemente à análise

diplomática. 3 Behavior no original, em inglês.

Projeto InterPARES 3 página 1 / 1

115

Anexo 3 - Modelo para análise diplomática

Modelo para análise diplomática

(Template for Diplomatic Analysis) CS[##]

Estudo de caso [título do estudo de caso]

INTRODUÇÃO

Parágrafo 1 - Descrição geral do estudo de caso.

O estudo de caso número # do InterPARES 3…

Parágrafo 2 - Descrição do ambiente tecnológico no qual a entidade digital a ser analisada

está inserida.

O …. projeto / programa / sistema / banco de dados …

Parágrafo 3 - Identificação e descrição geral da entidade digital a ser analisada.

Esse texto apresenta os resultados da análise diplomática da entidade digital acima

indicada. O objetivo desta análise é: avaliar o status da(s) entidade(s) digital(is)

identificada(s) como documento(s) arquivístico(s); determinar se as medidas de

preservação devem ser voltadas para a forma armazenada1 ou manifestada2 do documento;

e determinar quais as características que necessitam ser protegidas por um plano de

preservação.

IDENTIFICAÇÃO DO(S) DOCUMENTO(S) ARQUIVÍSTICO(S) A versão atual do Glossário do InterPARES define “documento arquivístico” como “um

documento elaborado ou recebido no curso de uma atividade prática como instrumento ou

resultado desta atividade, e mantido para ação ou referência”3. De acordo com esta

definição, para ser considerado documento arquivístico, uma entidade digital tem que

apresentar necessariamente cinco características, a saber: conteúdo estável e forma fixa,

envolvimento em uma ação, relação orgânica, cinco pessoas e cinco contextos.

A aplicação desta definição na [entidade digital]4 implica uma análise feita da seguinte

forma:

1 [NT] Os dados que estão armazenados, a partir dos quais o sistema computacional interpreta e constrói o

objeto apresentado na tela. 2 [NT] O que é apresentado ao usuário na tela do computador. 3

InterPARES Terminology Database: http://www.interpares.org/ip2/ip2_terminology_db.cfm. 4 [NT] Toda vez que aparecer [entidade digital], leia-se o objeto que está sendo analisado.


http://www.interpares.org/ip2/ip2_terminology_db.cfm

Modelo para Análise Diplomática Dezembro 2007 (tradução da versão original)

1. PARA SER IDENTIFICADO COMO UM DOCUMENTO ARQUIVÍSTICO, A ENTIDADE DIGITAL TEM QUE

POSSUIR CONTEÚDO ESTÁVEL E FORMA FIXA5, E ESTAR FIXADA EM UMA MÍDIA ESTÁVEL.

O conteúdo da [entidade digital] é estável ou não. Justificar;

A forma documental6 da [entidade digital] é fixa ou não. Justificar;

A [entidade digital] está fixada em uma mídia estável ou não. Justificar.

2. UM DOCUMENTO ARQUIVÍSTICO TEM QUE PARTICIPAR DE UMA AÇÃO, DEFINIDA COMO O EXERCÍCIO

CONSCIENTE DE UMA VONTADE PRATICADA POR PESSOA FÍSICA OU JURÍDICA, COM O OBJETIVO DE

PRODUZIR, MANTER, MODIFICAR OU EXTINGÜIR SITUAÇÕES. UM DOCUMENTO ARQUIVÍSTICO É O

SUBPRODUTO NATURAL DA AÇÃO.

Indique o nome da ação que motivou a produção da [entidade digital] e ilustre como ela

participa na ação.

3. UM DOCUMENTO ARQUIVÍSTICO TEM QUE POSSUIR RELAÇÃO ORGÂNICA COM OS DEMAIS DOCUMENTOS,

ESTEJAM ELES DENTRO OU FORA DO SISTEMA. A RELAÇÃO ORGÂNICA É DEFINIDA COMO O ELO QUE LIGA

CADA DOCUMENTO AO ANTERIOR E AO SUBSEQÜENTE DA MESMA AÇÃO E, DE FORMA INCREMENTAL, A

TODOS OS DOCUMENTOS ARQUIVÍSTICOS QUE PARTICIPAM DE UMA MESMA AÇÃO.

Indique o nome dos documentos arquivísticos ou agregações de documentos arquivísticos

com os quais a [entidade digital] possui relação orgânica e a justificativa. Se a relação

orgânica não for explicitamente identificável, indique se deveria existir ou não.

4. A PRODUÇÃO DE DOCUMENTO ARQUIVÍSTICO TEM QUE ENVOLVER AO MENOS TRÊS PESSOAS, MESMO

QUE NÃO APAREÇAM EXPLICITAMENTE NO DOCUMENTO. ESTAS PESSOAS SÃO: O AUTOR, O DESTINATÁRIO

E O REDATOR. NO AMBIENTE ELETRÔNICO, UMA DELAS DEVE NECESSARIAMENTE ENVOLVER DUAS

OUTRAS PESSOAS: O PRODUTOR E O ORIGINADOR.

5Conteúdo estável significa que os dados e a mensagem contidos no documento arquivístico não foram e não poderão ser

alterados, ou seja, não podem ser sobrescritos, alterados, apagados ou sofrerem acréscimos. Forma fixa significa que o

conteúdo binário do documento arquivístico é armazenado de maneira que a mensagem que ele transmite possa

ser exibida com a mesma apresentação que ele tinha na tela quando foi salvo pela primeira vez, mesmo que sua

apresentação digital (isto é, o formato de arquivo) seja diferente. Se o mesmo conteúdo puder ser apresentado na tela de

vários modos, a partir de um conjunto limitado de possibilidades, poderemos ter: tanto diferentes visões do

mesmo documento arquivístico armazenado, o qual tem conteúdo estável e forma fixa, quanto vários documentos

arquivísticos manifestados, cada um deles também com conteúdo estável e forma fixa, derivados do mesmo documento

arquivístico armazenado. No primeiro caso, têm-se diferentes apresentações documentais, como, por exemplo,

dados estatísticos apresentados como gráfico circular, gráfico de barras ou tabelas, a partir de uma mesma

apresentação digital. Uma situação de variabilidade limitada também ocorre se não houver nenhum documento

arquivístico armazenado, mas sim dados de conteúdo, de forma e de composição, que são separados e só podem ser

reunidos por meio de uma query, e se as alterações da forma forem limitadas e controladas por meio de regras fixas, de

maneira que a mesma query ou interação sempre gere o mesmo resultado e tenhamos diferentes visões de diferentes

subconjuntos de conteúdo, devido à intenção do autor ou devido a diferentes sistemas operacionais ou aplicativos. 6 Na Base de Dados de Terminologia do InterPARES, lê-se a definição de forma documental: regras de representação, de

acordo com a quais o conteúdo de um documento arquivístico, seu contexto administrativo e documental, e sua autoridade

são comunicados. A forma documental possui elementos intrínsecos e extrínsecos.


Modelo para Análise Diplomática Dezembro 2007 (tradução da versão original)

O autor do documento arquivístico é a pessoa física ou jurídica que tem

autoridade e capacidade para emitir o documento ou em cujo nome ou sob cujo

comando o documento foi emitido. Indique o autor e justifique.

O redator é a pessoa física ou jurídica que tem autoridade e capacidade para

articular o conteúdo do documento arquivístico. Indique o redator e justifique.

O destinatário é a pessoa física ou jurídica para quem o documento é dirigido ou

para quem foi intencionado. Indique o destinatário e justifique.

O produtor é a pessoa física ou jurídica a cujo fundo o documento pertence.

Indique o produtor e justifique.

O originador é a pessoa a quem pertence o endereço eletrônico do qual o

documento é enviado ou a conta de login na qual ele é gerado. Indique o originador e justifique

5. UM DOCUMENTO ARQUIVÍSTICO TEM QUE POSSUIR CONTEXTO IDENTIFICÁVEL, DEFINIDO COMO O

AMBIENTE ONDE ACONTECE A AÇÃO DA QUAL O DOCUMENTO PARTICIPA. OS TIPOS DE CONTEXTO SÃO:

JURÍDICO-ADMINISTRATIVO, DE PROVENIÊNCIA, DE PROCEDIMENTOS, DOCUMENTAL E TECNOLÓGICO.

O contexto jurídico-administrativo é o sistema legal e organizacional ao qual a

instituição produtora pertence. Contexto jurídico

Contexto administrativo

O contexto de proveniência refere-se à entidade produtora, seu mandato,

estrutura e funções. Contexto de proveniência

O contexto de procedimentos compreende os procedimentos relativos às atividades

no curso das quais o documento é produzido. Observe que, para descrever este contexto, pode ser necessário fazer uma modelagem

das atividades que geram a(s) entidade(s) digital(is) em questão.

Procedimentos: ........

Realizar a análise diplomática das diversas fases de cada procedimento na produção da

[entidade digital].

a) Inicial: A fase introdutória de qualquer procedimento é “constituída por aqueles

atos, escritos ou orais, que o iniciam”7.

7 Luciana Duranti, Diplomatics: New Uses for an Old Science, 115.


Modelo para Análise Diplomática Dezembro 2007 (tradução da versão

original)

b) Averiguação: Esta fase preliminar “é constituída pela coleta dos elementos

necessários para avaliar a situação”8.

c) Consulta: Esta fase “é constituída pela reunião de opiniões e sugestões depois

que os dados relevantes foram coletados”9.

d) Deliberação: Esta fase “é constituída pela tomada de decisão final”10.

e) Controle de deliberação: Esta fase “é constituída pelo controle exercido na

essência da deliberação e/ou na sua forma, por pessoa física ou jurídica diferente

do autor do documento que concretiza a transação”.11

f) Execução: “Os documentos produzidos nesta fase são os originais dentre

aqueles que concretizam as transações”12. Em outras palavras, a fase de

execução resulta na emissão do primeiro documento capaz de produzir as

conseqüências pretendidas pelo autor.

O contexto documental é definido como o fundo arquivístico ao qual o documento

pertence e sua estrutura interna. Contexto documental

O contexto tecnológico é definido como as características dos componentes

tecnológicos de um sistema informatizado no qual os documentos são produzidos.


CONCLUSÕES

Conclusões gerais a respeito do status da entidade digital sendo examinada:

Caso a [entidade digital] não seja um documento arquivístico: Ilustre e explique o status da(s) entidade(s) digital(is), seja como dado, publicação ou

um documento arquivístico em potencial.

Caso sejam necessários procedimentos de preservação, descreva as principais

características que necessitam ser protegidas por um plano de preservação.

Caso a [entidade digital] seja um documento arquivístico: Recomende e explique se a preservação deve ser dirigida à forma armazenada ou

manifestada.

Descreva as principais características que devem ser protegidas por um plano de

preservação.

8 Ibid. 9 Ibid. 10 Ibid. 11 Ibid. 12 Ibid, 116.


120


com relação aos ESTUDOS DE CASO DE SISTEMAS DE

MANUTENÇÃO DE

DOCUMENTOS ARQUIVÍSTICOS*

* Este formulário não foi utilizado no contexto deste projeto


ESTUDOS DE CASO DE SISTEMAS DE MANUTENÇÃO1 DE

DOCUMENTOS ARQUIVÍSTICOS 1. A entidade produtora tem um sistema de manutenção de documentos em uso para seus

documentos arquivísticos tradicionais? Em caso positivo, quais são seus instrumentos (ex.: plano de

classificação, tabela de temporalidade e destinação)? Em caso negativo, existe algum instrumento

de controle específico, como índices?

2. A entidade produtora pretende estabelecer um sistema de manutenção de documentos integrado e

centralizado, que controle todos os documentos arquivísticos da instituição, em todos os suportes e

formatos? Em caso positivo, que unidades produtoras de documentos irão partilhar

do sistema? Em caso negativo, a entidade produtora almeja sistemas distintos para documentos

arquivísticos digitais e tradicionais, ou deseja sistemas de manutenção de documentos separados

para cada unidade produtora?

3. Em que sistema(s) os documentos são produzidos atualmente (ex.: funcionalidades, software,

hardware, periféricos etc.)?

4. De que aplicações o sistema de manutenção de documentos irá herdar ou capturar os

documentos arquivísticos digitais e seus respectivos metadados (ex.: e-mail, sistemas de

workflow, aplicativos de escritório, bases de dados etc.)?

5. Os documentos arquivísticos digitais que serão capturados no sistema de manutenção de

documentos arquivísticos já estão organizados de forma a refletir os processos de produção? Qual a

metodologia disponível para organizá-los (ex.: classificação funcional), caso exista uma?

6. Quem deve ter acesso aos documentos arquivísticos e respectivos metadados controlados pelo

sistema de manutenção de documentos?

7. A entidade produtora (junto com os arquivos ou não) já definiu os componentes intelectuais e

tecnológicos e/ou os requisitos funcionais para o sistema de manutenção de documentos

arquivísticos? Em caso positivo, quais são eles? Em caso negativo, quais são os requisitos

fundamentais e os componentes necessários que deverão ser implementados neste sistema?

8. Que padrões/esquema de descrição ou de metadados estão sendo utilizados na produção,

manutenção e uso dos documentos arquivísticos digitais?

9. Quais são os recursos financeiros e tecnológicos da entidade produtora?

10. Quais são as questões específicas dos documentos arquivísticos da entidade produtora, com

relação a acesso, segurança, privacidade de dados e legislação da liberdade de informação?

11. No que diz respeito ao sistema de manutenção de documentos arquivísticos representado no

modelo da Cadeia de Preservação do InterPARES 2, que nível de complexidade é necessário a este

sistema para atender à entidade produtora?

1 [NT] O termo em inglês correspondente, no original, é recordkeeping, que compreende a manutenção, o uso e a

destinação dos documentos arquivísticos correntes e intermediários.


122


com relação aos ESTUDOS DE CASO DE POLÍTICAS*

* Este formulário não foi utilizado no contexto deste projeto


ESTUDOS DE CASO DE POLÍTICAS 1. Como são normalmente desenvolvidas as políticas, e em que contexto estão sendo desenvolvidas

(ex.: prestação de contas, transparência)?

2. Que tipo de colaboração (interna – entre unidades da organização – ou externa – com outras

organizações ou equipes de especialistas) é estabelecida para projetar e estabelecer uma política?

3. Quem é responsável por definir uma política voltada para os documentos arquivísticos1?

4. Quem é responsável por implementar uma política voltada para os documentos arquivísticos?

5. Quais são os procedimentos para garantir que todas as partes interessadas estejam

cientes, compreendam e apliquem a política voltada para os documentos arquivísticos?

6. Quem é responsável por averiguar a implementação da política voltada para os

documentos arquivísticos?

7. Qual é o relacionamento entre o arquivo e os produtores dos documentos arquivísticos? (Ex.:

Estão colaborando com a produção e a gestão dos documentos? Em caso negativo, a unidade de

arquivo determina prazos de guarda e destinação final?)

8. Qual é a relação entre as unidades envolvidas com a gestão dos documentos arquivísticos

(ex.: pessoal de arquivo e de TI; departamentos que produzem documentos e departamentos de

TI)? Existe colaboração? Em caso positivo, de que forma? Com que freqüência?

9. Em que medida as políticas, procedimentos e padrões existentes controlam ou

influenciam a produção, manutenção, preservação e uso dos documentos arquivísticos? Há

necessidade de modificá-los ou de incrementá-los?

10. Que tipo de obrigações, preocupações ou questionamentos existem com relação à produção,

à manutenção, à preservação ou ao uso dos documentos arquivísticos, seja do ponto de vista

legal, moral (ex.: controle sobre a expressão artística) ou ético?

11. Existe uma política voltada para documentos arquivísticos tradicionais? Em caso positivo,

quando foi definida e com que freqüência é revisada? Em caso positivo, ela é implementada na

íntegra? Em caso positivo, ela atende às necessidades e aos propósitos dos arquivos?

12. Caso não exista uma política voltada para os documentos arquivísticos, quais são os

procedimentos ou processos informais para conduzir a transferência de documentos, assim como seu

processamento e preservação?

13. O arquivo tem quantos funcionários em sua equipe? Quais são a qualificação e as

competências destes funcionários?

14. Quem são os usuários principais ou exclusivos do arquivo?

15. Quantos documentos arquivísticos são recebidos pelo arquivo anualmente?

16. O arquivo já recebeu algum material digital? Em caso positivo, que tipo de material e como foi

processado e preservado? Em caso negativo, que tipo de material digital o arquivo espera receber e

quando?

17. Caso o arquivo esteja preservando material digital, qual é o principal método de preservação

utilizado (ex.: cópia, migração, emulação etc.)? Com que freqüência o arquivo trata estes materiais?

18. Quais são os recursos financeiros, de conhecimento e tecnológicos disponíveis no arquivo?

Quais são as expectativas em relação a estes recursos? 1 [NT] No original em inglês, a expressão “política voltada para os documentos arquivísticos” aparece como

records/archives policy. Todas as vezes que este documento mencionar “documentos arquivísticos”, estão sendo

considerados os documentos nas fases corrente, intermediária e permanente (records/archives).


124

ANEXO 6 – Planos de Ação – Estudos de Caso

CS02 – Assessoria de Comunicação e Imprensa (ASCOM)

O QUE (WHAT)

PARA QUE (WHY)

QUEM (WHO)

QUANDO (WHEN)

ONDE (WHERE) COMO (HOW)

Necessidade de

atuação

Justificativa / benefícios

Responsável

Prioridade

Qual área

Atividades necessárias p/ implementar

1 – Estudar os formatos de captura e armazenamento (preservação e acesso) dos registros fotográficos, visando preservação de longo prazo.

Definição de formatos de captura, armazenamento e acesso

Antônio Scarpinetti

Dulce Bordignon

1

Editoria de Fotografia

Administração

- agendar visita às outras instituições jornalísticas (FolhaPress, Estadão e Globo.com) para conhecer sistemas (soluções informatizadas), equipamentos e formatos utilizados para armazenamento e acesso de imagens (benchmark); - estudar a possibilidade de adoção de outro formato de captura (TIFF ou RAW), diferente do atual, para alinhar-se aos procedimentos de armazenamento definidos para o acervo fotográfico custodiado pelo SIARQ, ou seja, armazenamento de imagens em TIFF (alta resolução) para preservação, e em JPEG (baixa resolução), para acesso; - estudar a possibilidade de adoção do mesmo formato para captura e armazenamento; - definir os padrões (formato e resolução) para captura e armazenamento (preservação e acesso), visando assegurar a qualidade das imagens; - elaborar instruções de procedimentos com os padrões definidos.

125

O QUE (WHAT)

PARA QUE (WHY)

QUEM (WHO)

QUANDO (WHEN)


Necessidade de

atuação

Justificativa / benefícios

Responsável

Prioridade

Qual área


2– Monitorar formato de arquivo para implementar as ações necessárias de preservação de longo prazo.

Definição de estratégias para evitar a obsolescência tecnológica (hardware e software).


Dulce Bordignon

Andressa Piconi

Prof. José Ranali/Prof. Paulo

2 Editoria de Fotografia

Administração

SIARQ

GR

- elaborar instruções de procedimentos para monitoramento de formatos de arquivo definindo estratégia de migração, periodicidade, responsabilidades, recursos, etc., a partir de estudos;

- definir metadados para monitoramento de formato de arquivo (migração, periodicidade, responsabilidades, recursos etc.);

- verificar a possibilidade da inserção da ASCOM no Plano de Atualização Tecnológica Continuada (PATC).

3 – Avaliar a segurança do repositório de fotografias digitais para apoiar a autenticidade e o controle de acesso aos documentos.

Garantia da segurança do repositório digital

Andressa Piconi


Dulce Bordignon

3 SIARQ

Editoria de Fotografia

Administração

- definir procedimentos de recolhimento para as fotografias digitais armazenadas no repositório; - definir procedimentos de acesso, de uso e de backup para as fotografias digitais armazenadas no repositório; - verificar se a solução informatizada a ser adotada permite a comunicação com outro sistema e contempla trilha de auditoria para registro de uso e acesso às fotografias digitais do repositório.

4 – Manter e explicitar a relação orgânica do registro fotográfico com os demais documentos que compreendem a ação, tais como: Portal da Unicamp, Jornal da Unicamp e demais comunicações institucionais

Andressa Piconi


Dulce Bordignon

3

ASCOM

SIARQ

- estudar, definir e inserir na base de dados atual os metadados necessários para explicitar a relação orgânica dos documentos

126

CS03 – Rádio e Televisão (RTV) O QUE (WHAT)

PARA QUE (WHY)

QUEM (WHO)

QUANDO (WHEN)


Necessidade de atuação (Ação)

Justificativa / benefícios Responsável Prioridade Qual área Atividades necessárias p/ implementar

1. Explicitar relação orgânica (criar dossiê)

- Vínculo arquivístico, para que o documento arquivístico seja completo.

Maria C. F. Toledo

Almir Bowar (RTV)

Neire R. Martins

Andressa C. Piconi

(SIARQ)

1 RTV SIARQ

- Iniciativa de implantação de sistema de ordens de serviço para permitir o acompanhamento do processo e, consequente, a relação orgânicas dos documentos. - Classificar os filmes produzidos para definição dos que são gerados a partir de atividades-meio (com. Institucional) e atividades-fim (projetos de cultura e extensão).

2 – Analisar sistema de dados (Access 97)

- Melhoria da descrição do documento - Aperfeiçoamento tecnológico - Relação orgânica explícita

Maria C. F. Toledo

Almir Bowar (RTV)

Neire R. Martins

Andressa C. Piconi

(SIARQ)

2 RTV SIARQ

- Utilização do SIGAD, que terá interoperabilidade com outros sistemas para a gestão arquivística de documentos digitais produzidos pelos mesmos; - Utilização do PESQUISARQH para descrição e acesso aos documentos de guarda permanente.

127

3 – Ambiente tecnológico

- Análise do acervo (AVI) e do acervo legado (MPEg) - Incluir procedimentos para futuras migrações

Maria C. F. Toledo

Almir Bowar (RTV)

Neire R. Martins

Andressa C. Piconi

(SIARQ)

1 RTV

SIARQ

- Reorganização do banco de dados; - Conversão de formatos (DVCAM, Betacam, Digital S) para AVI, que será o formato padrão para arquivo; - Migração para suporte físico do acervo em AVI (fitas de backup LTO ou discos Blu-Ray – a definir); - Registro de procedimentos para inserção de metadados na base de dados, com fins de elaboração de instruções;

128

CS04 – Sistema de Bibliotecas da UNICAMP (SBU)

O QUE (WHAT)

PARA QUE (WHY)

QUEM (WHO)

QUANDO

(WHEN)

ONDE (WHERE)

COMO (HOW)


Justificativa / benefícios Responsável Prioridade

Qual área Atividades necessárias p/ implementar

1 – Incluir o número do processo do aluno de pós-graduação na base de dados

Explicitar relação orgânica com os demais documentos

Regina e Danielle (BD-SBU)

Marcos Dario (DTI-

SBU)

Fábio (SIARQ)

- extrair da base de dados uma lista com nomes, nível (mestrado ou doutorado) e unidade acadêmica dos alunos de pós-graduação; - pesquisar no Sistema de Protocolo o número do processo dos alunos de pós-graduação; - prever campo na base de dados para registro do número do processo do aluno de pós-graduação.

2 – Monitorar os formatos PDF e os diversos formatos dos anexos

Viabilizar atualizações e implantação de procedimentos de migrações


Marcos Dario (DTI-

SBU)

- descrever as estratégias de monitoramento dos formatos, indicando a periodicidade de revisão e apontando as ações de migrações; - prever metadados na base de dados para registro de formatos de arquivos (incluindo anexos), versão de software, etc.; - prever metadados na base de dados para registro das migrações realizadas

3 – Elaborar instrução de procedimentos de gestão e de preservação

Implantar plano de gestão e de preservação, a ser revisado e acompanhado periodicamente.


Marcos Dario (DTI-

SBU)

- elaborar relatório das ações realizadas (antes e depois), contemplando novos campos adicionados na base de dados, - definir política de segurança e implantar mecanismos de trilha de auditoria, estratégias de monitoramento de formatos e ações de migração.

129

CS05 – Diretoria Acadêmica – DAC

O QUE (WHAT)

PARA QUE (WHY)

QUEM (WHO)

QUANDO (WHEN)



Justificativa / benefícios Responsável Prioridade Qual área Atividades necessárias p/ implementar

1 – Análise da forma (armazenada e/ou manifestada) a ser preservada em cada uma das fases: corrente, intermediária e permanente.

Assegurar condições de confiabilidade e a autenticidade

Neire R. Martins 1 CS_05 CCUEC SIARQ

- estudar de custo benefício da preservação do documento manifestado (PDF, XML) , forma armazenada (banco de dados: tabelas ou XML), considerando vantagens e desvantagens de cada forma de armazenamento. - definir e indicar requisitos de armazenamento e metadados correspondentes (gestão de ambos – armazenado e manifestado)

2– Análise da gestão arquivística do documento (legislação, classificação, temporalidade, estrutura de arquivamento)

Registrar a relação orgânica com os demais documentos que registram a ação (anexos, etc.) Definição de tempo de arquivo (aplicação da temporalidade prevista) Estrutura de arquivamento (convencional e digital)

Neire 1 CS_05 CCUEC SIARQ

Comissão de Avaliação de Documentos

- reavaliar os prazos de guarda e destino do documento (fases corrente, intermediária e permanente) para aplicação no sistema, com base num código de classificação. - registrar a relação orgânica com os demais documentos que participam da ação por meio de metadados. - organizar o repositório digital - analisar e definir metadados de descrição arquivística para inclusão nos sistemas (fase corrente com base no E-ARQ) - estabelecer requisitos e metadados para o SIGAD, para que atenda as necessidades apontadas.

3 – Revisão das normas de segurança do documento arquivístico digital

- assegurar a integridade e autenticidade dos documentos e de seus metadados

Neire 1 CS_05 CCUEC SIARQ

- identificar requisitos de segurança que garantam a autenticidade e confiabilidade a partir de normas nacionais e internacionais de preservação de documentos (trilha de auditoria, perfis de acesso, dentre outros)

130

CS07 - Diretoria Geral de Recursos Humanos (DGRH)

O QUE (WHAT)

QUEM (WHO)

QUANDO (WHEN)

TEMPO COMO (HOW)

PARA QUE (WHY)

STATUS1

Necessidade de atuação (Ação) Responsável Prioridade Início/Fim

dd/mm/aaaa

Dedicação por pessoa


Justificativa / benefícios/ Resultados

Quando Finalizado -data

1. Definir os requisitos necessários para a retenção do demonstrativo de pagamento manifestado.

Regina e Maristela

(DGRH) e Fábio E Vânia

(SIARQ)

1 / Não definido

Análises administrativa e legal

Análise de temporalidade e destinação

Inclusão em tabela de temporalidade

Definir estratégia de manutenção para fins arquivísticos e probatórios.

Ver documento F

2. Identificar os documentos que mantenham relação orgânica com o demonstrativo de pagamento.

Regina, Jordão e Maristela

Marcelo Everaldo Thiago

(DGRH), Fábio e Vânia (SIARQ)

1 / Não definido

Levantamento dos documentos administrativos e legais que mantenham relação orgânica com o demonstrativo de pagamento.

Elaboração de plano de classificação dos documentos da folha de pagamento.

Análise e definição de metadados para inclusão nos sistemas de RH

Elaboração de inventário dos documentos (digitais ou não) da folha de pagamento

Registrar a relação orgânica com os demais documentos que registram a ação (folha de pagamento, relação de crédito bancário e outros documentos).

F – Conferência final

3. Diagnosticar a situação atual dos documentos que mantenham relação orgânica com o demonstrativo de pagamento no sistema de RH.

Thiago,

Everaldo e Maristela

2 / Não definido

Análise do sistema e elaboração de dossiê descrevendo a situação atual dos documentos.

Análise da viabilidade da manutenção de históricos cadastrais, juntamente com históricos salariais.

Descrever a posição atual do sistema com relação aos documentos relacionados com a folha de pagamento.

F – somente para demonstrativo de pagamento

131

O QUE (WHAT)

QUEM (WHO)

QUANDO (WHEN)

TEMPO COMO (HOW)

PARA QUE (WHY)

STATUS1

Necessidade de atuação (Ação) Responsável Prioridade Início/Fim

dd/mm/aaaa

Dedicação por pessoa


Justificativa / benefícios/ Resultados

Quando Finalizado -data

4. Elaborar o plano de guarda e preservação dos documentos que mantenham relação orgânica com o demonstrativo de pagamento.

Thiago,

Everaldo e Maristela (DGRH) e

Fábio, Neire e Vânia (SIARQ)

Não definido

Estudo e definição da viabilidade de adoção de formatos e guarda (, definir junto com DAC)

Definição se irá guardar a forma manifestada ou armazenada para cada um dos documentos (definir também o formato de guarda)

Definição dos requisitos de sistema para guarda e preservação de cada documento.

Apresentação do plano de guarda e preservação proposto.

Consolidar as ações anteriores e definir o processo de guarda e preservação para posterior implementação.

F – somente para demonstrativo de pagamento

5. Implementar no sistema de RH solução de guarda e preservação dos documentos que mantenham relação orgânica com o demonstrativo de pagamento.

Thiago, Andressa Everaldo Jordão Neire

Outubro/10 Dezembro/10

Não definido Tratar repositório e Estudos de metadados e formatos: implementar a solução

Permitir que o sistema de RH atenda aos requisitos de guarda e preservação de documentos arquivísticos digitais.

E

Jordão Thiago

Everaldo

Janeiro/11 A ser definido

Não definido

Desenvolvimento da solução no sistema – forma armazenada

Incluir melhorias na aplicação de visualização do demonstrativo de pagamento “Vida funcional online – forma manifestada fixa e conteúdo estável

Vânia Silviane Marcelo Regina

Outubro/10 Dezembro/10 (proposta)

Digitalizar os arquivos em microfichas e microfilmes

6. Tratar o passivo. Não definido

Nota 1: Status = N–novo; E-em execução; F– finalizado na <dd/mm/aaaa>; C-Cancelado

ANEXO 7 – Planos de Ação – Resumos

Projeto InterPARES 3 - Resumo das estratégias previstas nos planos de ação resultantes dos estudos de caso da Universidade Estadual de Campinas

Es

tud

o d

e

Cas

o CS02 - Registros Fotográficos

Digitais (Assessoria de Comunicação e Imprensa da

Unicamp)

CS03 - Registros Audiovisuais: Programas de TV (Rádio e

Televisão Unicamp)

CS04 - Teses e Dissertações Digitais (Sistema de Bibliotecas

da Unicamp)

CS05 - Boletim de Notas e Frequência de Alunos de

Graduação (Diretoria Acadêmica da Unicamp)

CS07 - Demonstrativo de Pagamento de Pessoal

(Diretoria Geral de Recursos Humanos da Unicamp)

Nece

ssid

ad

e d

e a

tuaçã

o

Fo

rma

to Definir formatos de captura e

armazenamento (preservação e acesso) dos registros fotográficos, visando preservação de longo prazo

Manter o formato AVI para preservação e o formato flash para acesso dos registros audiovisuais

Manter o formato de captura e armazenamento em PDF e permitir a inclusão (upload) dos anexos que acompanham as teses e as dissertações

Manter o documento em sua forma manifestada (formato PDF), acompanhados por um conjunto de metadados de contexto, bem como seu histórico de alterações.

Manter o documento em sua forma manifestada (formato PDF), acompanhados por um conjunto de metadados de contexto, bem como seu histórico de alterações.

Rela

çã

o O

rgâ

nic

a

Explicitar a relação orgânica do registro fotográfico com os demais documentos que compreendem a ação, através do registro do código de classificação do documento arquivístico e descrição dos demais relacionados à sua produção

Explicitar a relação orgânica do registro audiovisual com os demais documentos que se inserem na sua ação produtora, através da implantação de sistema informatizado para gerenciamento da produção e classificação dos filmes produzidos e registro de metadados

Explicitar a relação orgânica das teses e dissertações com os documentos inseridos na sua ação produtora, por meio de registro de metadados

Explicitar e manter a relação orgânica do documento a partir da inserção de metadados que identifiquem os ofícios que autorizam a alteração das notas

Explicitar e manter a relação orgânica do documento com outros documentos administrativos e legais que se inserem na sua ação produtora, a partir do registro de metadados

Mo

nit

ora

me

nto

Definir e assegurar a manutenção de metadados descritivos na base de dados para monitoramento de formato de arquivo, bem como estratégias de migração, para evitar a obsolescência tecnológica

Monitorar os formatos de preservação (AVI) e de acesso (flash) para a implantação de procedimentos de migrações

Monitorar os formatos PDF e os diversos formatos dos anexos, no que se refere as atualizações e implantação de procedimentos de migrações;

Monitorar formatos de arquivos e do próprio sistema a partir de aplicações a serem desenvolvidas a partir de requisitos de preservação digital

Manter os históricos de templates do demonstrativo de pagamento, para que as informações sejam manifestadas sempre em sua estrutura de origem, a fim de garantir a forma fixa.

Infr

ae

str

utu

ra

Definir a estrutura de armazenamento dos registros fotográficos no repositório da ASCOM e os procedimentos de transferência destes para o repositório do Arquivo Central.

Adaptar a infraestrutura de armazenamento de arquivos para fins de preservação e acesso: formato AVI em storage (preservação) e fitas LTO4 (backup); e formato flash em storage

Monitorar e prevenir possíveis alterações da forma documental decorrentes de digitalização ou conversão de originais para o formato exigido pela Biblioteca Digital

Implementar melhorias no sistema de gestão acadêmica no que tange à captura, à segurança do sistema, à manutenção e ao acompanhamento das reformatações do documento

Desenvolver uma aplicação para produzir e arquivar a forma manifestada do demonstrativo, em formato de arquivo estável, que será mantida em tabela no banco de dados.

Se

gu

ran

ça

Avaliar a segurança do repositório de fotografias digitais, através da identificação de agentes; definição de procedimentos de recolhimento, acesso, uso e backup dos documentos; e implementação de trilha de auditoria em sistema, para apoiar a autenticidade e o controle de acesso aos documentos.

Assegurar que o sistema informatizado disponha de trilha de auditoria, para rastreamento de ocorrências

Implementar trilha de auditoria em sistema para rastreamento de ocorrências

Reforçar os requisitos de segurança do documento, a partir da identificação de agentes e implementação de trilha de auditoria

Implementar no sistema de RH solução de guarda e preservação dos documentos que mantenham relação orgânica com o demonstrativo de pagamento.

Pla

no

de

Pre

se

rva

çã

o

Elaborar plano de preservação de documentos arquivísticos digitais sob a guarda da ASCOM

Elaborar plano de preservação de documentos arquivísticos digitais sob a guarda da RTV

Elaborar plano de preservação de documentos arquivísticos digitais sob a guarda do SBU

Elaborar plano de preservação de documentos arquivísticos digitais sob a guarda da DAC

Elaborar o plano de guarda e preservação dos documentos que mantenham relação orgânica com o demonstrativo de pagamento.

Arquivo Central/SIARQ-UNICAMP

132

APÊNDICES

Apêndice 1

Base de Dados de Terminologia do InterPARES 3

Objetivo

O objetivo da Base de Dados de Terminologia do InterPARES 3 é auxiliar profissionais de arquivo -

arquivistas, gestores de documentos arquivísticos e gestores da informação - na compreensão de

conceitos relativos aos documentos arquivísticos que abordam questões sobre preservação de

documentos autênticos em sistemas eletrônicos. Por serem fundamentados na Arquivologia,

Diplomática e Ciência da Informação, os termos desta base de dados são essenciais para a pesquisa

desenvolvida pelo InterPARES e facilitam a comunicação e o entendimento entre as áreas

relacionadas com documentos arquivísticos.

Conteúdo

A Base de Dados de Terminologia do InterPARES 3 inclui um glossário e um dicionário. O Glossário é

uma lista de termos, e suas definições são fundamentais para nosso entendimento dos ambientes

de produção, manutenção e preservação dos documentos arquivísticos em desenvolvimento. São as

definições utilizadas no curso da pesquisa do InterPARES. Entretanto tais definições estão num

contexto específico, e os termos não são necessariamente utilizados da mesma maneira por todos

os nossos parceiros de testes. Quando um termo usado por um campo de testes em particular

apresenta uma definição diferente do mesmo termo usado por pesquisadores do InterPARES, ele

deverá ser definido nos documentos da pesquisa que pertençam a esse campo de testes.

Para refletir o caráter internacional das disciplinas relacionadas a documentos arquivísticos, de foma

geral, e da pesquisa do InterPARES, de forma específica, o Glossário dispõe de traduções de muitos

dos termos nos idiomas dos nossos parceiros. O trabalho de tradução está em curso e os termos

serão incluídos Ã medida que as traduções forem submetidas e aprovadas.

O Dicionário possui definições dos mesmos termos conforme são utilizados comumente nas áreas

teóricas específicas e nos grupos de prática, apresentando a fonte quando for pertinente. As

definições do Dicionário advêm de glossários e dicionários já existentes e de uso comum.

133

Estrutura da Base de Dados de Terminologia

O Glossário fornece o termo aprovado e a definição utilizada na pesquisa, nos documentos de

trabalho e nos documentos publicados, oriundos do IP3. Com a mesma rapidez com que a

tecnologia evolui, os termos relativos a documentos arquivísticos precisam ser constantemente

refinados. Para entender tal evolução, os termos do Glossário foram retirados a partir dos glossários

das fases 1 e 2 do InterPARES, e novos termos foram incluídos quando necessário. Se a definição em

uso for distinta da adotada por InterPARES 1 e 2, esta deve estar relacionada no Dicionário. Cada

termo do Glossário apresenta sua classe gramatical e uma definição, sendo a fonte identificada

como InterPARES 1, 2 ou 3.

O Dicionário contém definições de termos de natureza específica relevantes para a pesquisa do

InterPARES e para profissionais de arquivo. Cada termo possui uma definição que consta no

Glossário, em negrito, seguida de definições comuns a outras áreas teóricas ou grupos de prática,

que são identificados ao final.

acessibilidade Term Equivalent: accessibility

s., Disponibilidade e usabilidade da informação.

acesso Term Equivalent: access

s., Direito, oportunidade ou meios de encontrar, usar ou chegar a documentos e/ou informações.

acurácia Term Equivalent: accuracy

s., Grau ao qual dados, informações, documentos e documentos arquivísticos são precisos, corretos,

verdadeiros, livres de erros ou distorções, ou pertinentes ao assunto.

afixar Term Equivalent: affix

v., Armazenar num suporte de uma maneira imutável. (See also: salvar, )

134

agência Term Equivalent: agency

s., Corpo administrativo dotado de autoridade que lhe foi delegada para agir competentemente

como representante de uma entidade superior. Toda agência constitui uma pessoa jurídica

composta por outras pessoas jurídicas.

analógico Term Equivalent: analogue

a., Representação de um objeto ou processo físico por meio do uso de sinais eletrônicos ou padrões

mecânicos continuamente variáveis.

anexo Term Equivalent: attachment

s., Documento que, ao ser fisicamente associado a um documento arquivístico por uma ação, se

torna parte desse documento.

anexo de correio eletrônico Term Equivalent: e-mail attachment

s., Arquivo de computador que é anexado e transmitido junto com uma mensagem de correio

eletrônico. O arquivo anexado pode ser de qualquer tipo.

aplicativo Term Equivalent: application

s., Programa de computador que permite que o usuário processe dados e realize cálculos

necessários para atingir um resultado almejado, diferentemente de um sistema operacional

desenvolvido para controlar o "hardware" do computador e executar todos os outros programas.

arquivar Term Equivalent: file

v., Reter um documento, elaborado ou recebido, entre os documentos arquivísticos que participam

da mesma ação/fato ou se relacionam à mesma pessoa ou assunto, de maneira que possa ser

recuperado para ação ou referência. (See also: fundo, série, )

arquivar Term Equivalent: archive

v., Salvar, no modo "offline", dados, documentos e documentos arquivísticos digitais, normalmente

aqueles que não se encontram em uso corrente.

135

arquivo Term Equivalent: archives

s., [instituição]Uma agência ou instituição responsável pela preservação e comunicação de

documentos arquivísticos selecionados para preservação permanente; [lugar]Lugar onde são

mantidos documentos arquivísticos selecionados para preservação permanente; [documentos

arquivísticos] Conjunto de documentos produzidos ou recebidos por uma pessoa física ou jurídica ou

organização na condução de seus negócios, e preservados.

arquivolologia Term Equivalent: archival science

s., Conceitos, princípios e metodologias que orientam o tratamento de arquivos.

assinatura digital Term Equivalent: digital signature

s., Assinatura eletrônica baseada em criptografia de chave pública. (See also: assinatura eletrônica, )

assinatura eletrônica Term Equivalent: electronic signature

s., Marca digital que tem a função de uma assinatura, está anexada ou logicamente associada a um

documento arquivístico, e é usada por um signatário para assumir a responsabilidade pelo (ou dar

consentimento ao) conteúdo do documento. (See also: assinatura digital, )

atividade Term Equivalent: activity

s., Conjunto de atos ou ações com um propósito.

ato Term Equivalent: act

s., Exercício consciente da vontade de uma pessoa, com a intenção de criar, manter, modificar ou

extinguir situações. Sinônimo: ação.

136

atributo Term Equivalent: attribute

s., Característica que identifica de maneira única um documento arquivístico ou um de seus

elementos.

atributo de um documento arquivístico Term Equivalent: record attribute

s., [Diplomática] Característica definidora de um documento arquivístico ou de um elemento do

documento arquivístico (exemplo: o nome do autor).

atualização de documentos arquivísticos Term Equivalent: refreshing of records

s., Processo de atualização de documentos arquivísticos digitais, no curso normal das atividades,

para assegurar sua acessibilidade contínua, caso seu suporte de armazenamento se torne obsoleto

ou se deteriore ao longo do tempo, ao mesmo tempo que deixa intacta sua forma intelectual. (See

also: converter documentos arquivísticos, migração de documentos arquivísticos, migração

transformativa de documentos arquivísticos, )

atualização de suporte Term Equivalent: refreshing

s., Processo de copiar o conteúdo digital de um suporte digital para outro (incluindo-se a cópia para

o mesmo tipo de suporte). (See also: conversão, migração, migração transformativa, )

autenticação Term Equivalent: authentication

s., Declaração de autenticidade de um documento arquivístico, num determinado momento, por

uma pessoa jurídica investida de autoridade para tal (funcionário, notário, autoridade certificadora).

autenticar Term Equivalent: authenticate

v., Declarar, seja oralmente, por escrito ou por afixação de um selo, que uma entidade é o que diz

ser, depois de sua identidade ter sido verificada.

autenticidade Term Equivalent: authenticity

s., Credibilidade de um documento arquivístico enquanto tal, isto é, a qualidade de um documento

ser o que diz ser e de estar livre de adulteração e corrupção. (See also: identidade, integridade, )

137

autor Term Equivalent: author

s., Pessoa física ou jurídica que tem autoridade ou aptidão legal para emitir o documento

arquivístico em cujo nome ou sob cujo comando o documento foi emitido.

autoridade Term Equivalent: authority

s., Direito ou permissão para atuar legalmente como representante de outrem, especialmente a

capacidade de uma pessoa de afetar as relações jurídicas de outra por meio de atos celebrados

segundo manifestações de anuência desta; poder delegado por um superior a seu representante.

avaliação Term Equivalent: appraisal

s., Processo de estimar o valor dos documentos arquivísticos com o propósito de determinar a

duração e as condições da sua preservação.

avaliação de autenticidade Term Equivalent: assessment of authenticity

s., Consiste em avaliar se um documento tem todos os elementos formais que supostamente tinha

quando produzido ou recebido e arquivado pela primeira vez.

back-up Term Equivalent: backup

s., Cópia de um arquivo de dados produzida para fins de recuperação pelo sistema.

base de dados Term Equivalent: database

s., Coleção de dados e as relações entre eles, estruturados de maneira a permitir seu acesso,

manipulação e extração por diferentes aplicativos ou linguagens de recuperação de dados.

base de dados "back-end" Term Equivalent: back-end database

s., Base de dados que contém e gerencia dados para um sistema de informação, distinto dos

componentes de apresentação ou de interface daquele sistema.

138

bit Term Equivalent: bit

s., Menor unidade de informação (representada por "0" ou "1") que um computador pode ter em

sua memória. Sinônimo: "bit" binário.

cadeia de bits Term Equivalent: bitstream

s., Dados digitais codificados numa sequência não estruturada de bits que são transmitidos,

armazenados ou recebidos como uma unidade.

cadeia de bytes Term Equivalent: byte stream

s., Cadeia de bits em que estes são agrupados em unidades chamadas bytes.

cadeia de preservação Term Equivalent: chain of preservation

s., Sistema de controles que se estende por todo o ciclo de vida dos documentos, a fim de assegurar

sua identidade e integridade (ou seja, a autenticidade) ao longo do tempo.

captura Term Equivalent: capture

s., Ato de registrar e salvar uma instância particular de um objeto digital.

capturar Term Equivalent: capture

v., Registrar e salvar (isto é, fixar num armazenamento não volátil, em suporte digital, de maneira

sintática estável) uma instância particular ou um estado de um objeto digital.

capturar documentos Term Equivalent: capture documents

v., Registrar e salvar (isto é, fixar num armazenamento não-volátil, em suporte digital, de maneira

sintática estável) instâncias de documentos externos recebidos ou documentos internos criados

pelo produtor no sistema de elaboração de documentos, de acordo com as especificações dos

procedimentos integrados de negócio e de documentação e dos privilégios de acesso para a

elaboração de documentos.

139

característica de um documento arquivístico Term Equivalent: record characteristic

s., Característica inerente a todos os documentos arquivísticos, tal como: forma fixa, conteúdo

estável, relação orgânica com documentos arquivísticos dentro e fora do sistema e contexto

identificável.

carimbo digital de tempo Term Equivalent: digital timestamp

s., Código binário incorporado a um documento arquivístico, indicando a hora em que um evento,

tal como produção, recebimento, leitura, alteração ou a supressão, ocorreu.

certificado de autenticidade Term Equivalent: certificate of authenticity

s., Declaração, por parte do produtor ou do preservador, de que um ou mais documentos

arquivísticos digitais reproduzidos ou reproduzíveis são autênticos.

cifragem Term Equivalent: encryption

s., Conversão de dados num código secreto (ou de texto simples em texto cifrado) para transmissão

numa rede aberta.

classificação Term Equivalent: classification

s., Organização sistemática de documentos arquivísticos em grupos ou categorias de acordo com

métodos, procedimentos ou convenções representadas em um plano.

classificar Term Equivalent: classify

v., Arranjar sistematicamente em grupos ou categorias, de acordo com critérios estabelecidos.

codificação Term Equivalent: encoding

s., Representação de símbolos de um alfabeto por símbolos ou conjuntos de símbolos de um outro

alfabeto.

140

codificação analógica Term Equivalent: analogue encoding

s., Codificação baseada em sinais eletrônicos ou padrões mecânicos continuamente variáveis, em

vez de valores numéricos discretos (como os gerados por um sistema digital).

codificação digital Term Equivalent: digital encoding

s., Uso de valores numéricos discretos (como os valores binários 0 e 1), em vez de um espectro

contínuo de valores (como os gerados por um sistema analógico).

codificação serializada em "bytes" Term Equivalent: byte-serialized encoding

s., Processo de conversão de um objeto digital de um estado de cadeia de "bits" para um estado de

cadeia de "bytes".

código binário Term Equivalent: binary code

s., Código composto dos dígitos "0" e "1", chamados "bits", transmitido por uma série de pulsos

elétricos (os dígitos "0" em baixa voltagem e os dígitos “1” em uma voltagem maior).

código de classificação Term Equivalent: classification code

s., Conjunto de símbolos alfabéticos, numéricos ou alfanuméricos usado para identificar o

documento arquivístico em seu contexto documental.

compatibilidade Term Equivalent: compatibility

s., Capacidade de diferentes dispositivos ou sistemas (programas, formatos de arquivo, protocolos,

linguagens de programação) trabalharem juntos ou permutarem dados sem modificação.

compatibilidade reversa Term Equivalent: backward compatibility

s., Habilidade que um aplicativo de "software" ou sistema tem de compartilhar dados ou comandos

com suas versões anteriores ou, até mesmo, com outros aplicativos ou sistemas mais antigos, em

especial aqueles que eles visam a substituir. Por vezes, a compatibilidade reversa limita-se à

capacidade de ler dados antigos, não incluindo a capacidade de gravar dados em um formato que

possa ser lido pelas versões anteriores.

141

competência Term Equivalent: competence

s., Esfera de responsabilidade funcional delegada a uma pessoa física ou jurídica.

completeza Term Equivalent: completeness

s., Característica de um documento arquivístico que se refere à presença, nele mesmo, de todos os

elementos exigidos pelo produtor e pelo sistema jurídico para que seja capaz de gerar

conseqüências. É, juntamente com primitividade e efetividade, uma qualidade apresentada por um

documento arquivístico original.

componente Term Equivalent: component

s., "Input", parte, peça, conjunto ou subconjunto, sistema ou subsistema que seja identificável de

forma única e que: (1) seja exigido para completar ou terminar uma atividade, item ou tarefa; (2)

desempenhe uma função necessária e diferenciada na operação de um sistema; ou (3) vise a ser

incluído como parte de um item finalizado, embalado e rotulado. Componentes são geralmente

removíveis por inteiro e considerados indivisíveis para um determinado uso ou propósito.

componente analógico Term Equivalent: analogue component

s., Objeto analógico que é parte de um ou mais documentos analógicos, e que requer uma

determinada ação de preservação.

componente digital Term Equivalent: digital component

s., Objeto digital que é parte de um ou mais documentos digitais, e os metadados necessários para

ordenar, estruturar ou manifestar seu conteúdo e forma, requerendo uma determinada ação de

preservação.

comprimir Term Equivalent: compression

v., (Re)codificar dados digitais para economizar espaço de armazenamento ou tempo de

transmissão.

142

confiabilidade Term Equivalent: reliability

s., Credibilidade de um documento arquivístico enquanto uma afirmação do fato. Existe quando um

documento arquivístico pode sustentar o fato ao qual se refere, e é estabelecida pelo exame da

completeza de sua forma e do grau de controle exercido no processo de sua produção.

conjunto arquivístico Term Equivalent: archival aggregation

s., Totalidade dos documentos arquivísticos contida numa unidade de arquivamento agregada.

conteúdo Term Equivalent: content

s., Mensagem contida no corpo de um documento arquivístico.

contexto administrativo Term Equivalent: administrative context

s., Estrutura, funções e procedimentos do ambiente organizacional ao qual pertence o produtor de

documentos. (See also: contexto documental, contexto jurídico-administrativo, contexto de

proveniência, contexto tecnológico, )

contexto de proveniência Term Equivalent: provenancial context

s., A entidade produtora, seu mandato/missão, estrutura e funções. (See also: contexto

administrativo, contexto documental, contexto jurídico-administrativo, contexto tecnológico, )

contexto documental Term Equivalent: documentary context

s., Fundo ao qual o documento arquivístico pertence e a estrutura interna desse mesmo fundo. (See

also: contexto administrativo, contexto jurídico-administrativo, contexto de proveniência, contexto

tecnológico, )

contexto jurídico-administrativo Term Equivalent: juridical-administrative context

s., Sistema legal e organizacional ao qual pertence o produtor de documentos arquivísticos. (See

also: contexto administrativo, contexto documental, contexto de proveniência, contexto

tecnológico, )

143

contexto tecnológico Term Equivalent: technological context

s., Características de hardware, software e outros componentes de um sistema computacional

eletrônico no qual documentos arquivísticos são produzidos.

controle administrativo Term Equivalent: administrative control

s., 2. Os meios de localizar fisicamente os acervos dos arquivos intermediário e permanente por

meio de numeração e listagem. (See also: controle intelectual, )

s., 1. Exercício de autoridade sobre a manutenção, uso, destinação e acessibilidade de arquivos

correntes, para executar a função para qual foram criados. (See also: custódia, custodiador, )

controle intelectual Term Equivalent: intellectual control

s., Controle estabelecido sobre o material arquivístico por meio de registros, em instrumentos de

pesquisa, de sua proveniência, arranjo, composição, escopo, conteúdo informacional e relações

internas e externas. (See also: controle administrativo, )

conversão Term Equivalent: conversion

s., Processo de transformar um documento ou objeto digital de um formato, ou versão de formato,

para outro. (See also: migração transformativa, )

converter documentos arquivísticos Term Equivalent: convert records

v., Transformar documentos digitais de um formato, ou versão de formato, para outro, com

propósitos de segurança, conservação, superação da obsolescência tecnológica e prevenção de

desastres, garantindo a compatibilidade com diferentes configurações ou gerações de hardware ou

software, ou compactando a informação e, ao mesmo tempo, deixando intacta sua forma

intelectual (de outro modo, a atividade não é converter, mas produzir). (See also: migração de

documentos arquivísticos, migração transformativa de documentos arquivísticos, )

cópia Term Equivalent: copy

s., A duplicata de um objeto, resultante de um processo de reprodução.

144

cópia autêntica Term Equivalent: authentic copy

s., Cópia certificada por um agente autorizado para desempenhar tal função, bem como para torná-

lo legalmente admissível em juízo.

cópia autoritária Term Equivalent: authoritative copy

s., Manifestação de um documento arquivístico que é considerada pelo produtor como sendo seu

documento oficial, geralmente sujeita a procedimentos de controle que não são exigidos em outras

manifestações.

cópia básica Term Equivalent: basic copy

s., Duplicata de um objeto salvo no formato do arquivo no qual foi originalmente criado ou no qual

foi usado pela última vez e salvo, tornando-o, assim, mais imediatamente acessível e legível na área

de trabalho individual do produtor.

cópia com valor de original Term Equivalent: copy in form of original

s., Cópia idêntica ao original e que possui os mesmos efeitos, mas que foi gerada

subsequentemente.

cópia conforme Term Equivalent: conformed copy

s., Cópia exata de um documento em que foram registradas explicações sobre elementos que não

foram ou não puderam ser copiados; por exemplo, uma assinatura por escrito pode ser substituída,

numa cópia conforme, por uma observação de que havia a assinatura de uma pessoa no original.

corporação Term Equivalent: corporate body

s., Organização ou grupo de pessoas, criado por um estatuto, que é identificado por um nome

específico e que atua como uma entidade de direito.

145

correio eletrônico Term Equivalent: e-mail

s., Tradução de "electronic mail" ("e-mail"). Protocolo da Internet que permite a usuários de

computador trocar mensagens e arquivos de dados, em tempo-real, com outros usuários, por meio

de redes locais ou remotas.

credibilidade Term Equivalent: trustworthiness

s., Acurácia, confiabilidade e autenticidade de um documento arquivístico.

criptografia Term Equivalent: cryptography

s., Prática e estudo de proteção da informação por meio de sua transformação (encriptação) em um

formato ilegível, chamado texto cifrado. Apenas aqueles que possuem a chave secreta (privada)

podem decifrar a mensagem em texto comum.

crosswalk Term Equivalent: crosswalk

s., Diagrama ou tabela que representa o mapeamento semântico de campos ou elementos de um

padrão de metadados para campos ou elementos de outro padrão com função ou significado

similar.

custódia Term Equivalent: custody

s., Responsabilidade pela tutela de documentos arquivísticos, que consiste na sua posse física, e não

necessariamente em sua posse legal. (See also: controle administrativo, )

custódia ininterrupta Term Equivalent: unbroken custody

s., Linha rastreável e ininterrupta de cuidado, controle e, normalmente, de posse de um conjunto de

documentos arquivísticos, da produção à preservação, que pode servir como um meio de proteger a

autenticidade desses documentos. (See also: cadeia de preservação, )

custodiador Term Equivalent: custodian

s., Pessoa ou instituição que tem responsabilidade ou a custódia (de uma criança, de uma

propriedade, de papéis ou outros bens).

146

custodiador confiável Term Equivalent: trusted custodian

s., Preservador que pode demonstrar que não tem nenhum motivo para alterar os documentos

arquivísticos preservados, ou para permitir que outros os alterem, e é capaz de implementar todos

os requisitos para preservação de cópias autênticas de documentos arquivísticos. (See also:

preservador designado de documentos arquivísticos, requisito de autenticidade, requisitos de base

para a autenticidade, responsável pelos documentos arquivísticos, )

dado Term Equivalent: data

s., Menor unidade de informação dotada de significado.

dado analógico Term Equivalent: analogue data

s., Menor unidade de informação dotada de significado, expressa sob a forma de sinais eletrônicos

ou padrões mecânicos contínuos fixados em um suporte analógico.

dado digital Term Equivalent: digital data

s., As menores unidades de informação dotadas de significado, expressas em bits que são

codificados digitalmente e registrados em um suporte digital.

data grid Term Equivalent: data grid

s., Registro de entidades digitais em um espaço de nomes (name space) lógico. Manipulações de

material registrado podem, então, ser automatizadas por meio de qualquer API (Application

Programming Interface) padrão.

data stream Term Equivalent: data stream

s., Sequência de sinais codificados digitalmente usada para representar informação em processo de

transmissão. Também chamado de cadeia de dados.

declarar documentos arquivísticos Term Equivalent: declare records

147

v., Reter intelectualmente documentos arquivísticos, produzidos ou recebidos, por meio da

atribuição de um código de classificação e de um número de registro, acrescentando esse código e

esse número aos metadados de identificação do documento.

descompressão Term Equivalent: decompression

s., Fazer com que uma imagem ou dados comprimidos retornem à sua forma descomprimida. Alguns

métodos de compressão provocam perda de informação de maneira que, ao serem

descomprimidos, a imagem ou dados não equivalem mais ao original.

descrever documentos arquivísticos Term Equivalent: describe records

v., Registrar informações sobre a natureza e a aparência dos documentos arquivísticos recebidos

para preservação permanente e sobre seus contextos jurídico-administrativo, de proveniência, de

procedimentos, documental e tecnológico, bem como sobre qualquer mudança que eles tenham

sofrido desde o primeiro momento da sua produção. (See also: descrição arquivística, )

descrição arquivística Term Equivalent: archival description

s., Criação de uma representação acurada de uma unidade de descrição (fundo, série etc) e de suas

partes constituintes, por meio da captura, análise, organização e registro da informação que serve

para identificar, gerenciar e localizar documentos arquivísticos e o contexto em que foram

produzidos. (See also: controle administrativo, controle intelectual, )

destinatário Term Equivalent: addressee

s., Pessoa(s) a quem se destina um documento arquivístico

digital Term Equivalent: digital

a., Representação de um objeto ou processo físico por meio de valores binários discretos

(descontínuos).

148

direito autoral Term Equivalent: copyright

s., Direito de propriedade sobre uma obra de autoria original (por exemplo, uma obra literária,

musical, artística, fotográfica ou cinematográfica) fixada num suporte tangível, que dá ao detentor

desse direito o poder exclusivo de reproduzir, adaptar, distribuir, executar e expor sua obra.

documentação do sistema Term Equivalent: documentation

s., Todo material que serve para descrever um sistema e torná-lo prontamente compreensível, mais

do que para contribuir de algum modo para a operação do sistema em si. Documentos são

freqüentemente classificados de acordo com seus propósitos; assim, para um determinado sistema,

pode haver documentos de requisitos, documentos de projetos e assim por diante. Ao contrário da

documentação voltada para o desenvolvimento e manutenção do sistema, a documentação do

usuário (ou manual do usuário) descreve os aspectos do sistema que são de interesse dos usuários

finais.

documento Term Equivalent: document

s., Uma unidade indivisível de informação constituída por uma mensagem fixada num suporte

(registrada) com uma sintaxe estável. Um documento tem forma fixa e conteúdo estável. (See also:

anexo, documento arquivístico, documento digital, documento elaborado, documento identificado,

esquema de documento SGML, )

documento analógico Term Equivalent: analogue document

s., Componente analógico, ou grupo de componentes, que é fixado em um suporte analógico, além

de ser tratado e gerenciado como um documento.

documento arquivístico Term Equivalent: record

s., Documento elaborado ou recebido no curso de uma atividade prática como instrumento ou

resultado de tal atividade, e retido para ação ou referência. (See also: arquivo, cópia autêntica,

documento arquivístico autenticado, documento arquivístico autêntico, documento arquivístico

autoritário, documento arquivístico completo, documento arquivístico confiável, documento

arquivístico declarado, documento arquivístico digital, documento arquivístico dinâmico,

documento arquivístico eletrônico, documento arquivístico habilitador, documento arquivístico

instrutivo, documento arquivístico produzido, documento arquivístico oficial, documento

arquivístico original, documentos arquivísticos classificados, minuta, )

149

documento arquivístico analógico Term Equivalent: analogue record

s., Documento analógico que é tratado e gerenciado como um documento arquivístico.

documento arquivístico autenticado Term Equivalent: authenticated record

s., Documento arquivístico cuja autenticidade foi declarada num determinado momento por uma

pessoa jurídica com autoridade para tal (funcionário público, notário, autoridade certificadora). (See

also: documento arquivístico autêntico, )

documento arquivístico autêntico Term Equivalent: authentic record

s., Documento arquivístico que é o que diz ser e que é livre de adulteração ou corrupção. (See also:

documento arquivístico autoritário, documento arquivístico completo, documento arquivístico

confiável, )

documento arquivístico autoritário Term Equivalent: authoritative record

s., Documento arquivístico considerado pelo produtor como o documento oficial e que está sujeito a

controles de procedimentos não exigidos para outras cópias. O documento arquivístico autoritário é

aquele que se encontra no setor que detém a responsabilidade principal por ele, sendo este setor

designado na tabela de temporalidade. (See also: documento arquivístico autenticado, documento

arquivístico autêntico, documento arquivístico completo, documento arquivístico confiável, )

documento arquivístico completo Term Equivalent: complete record

s., Documento arquivístico que contém todos os elementos exigidos pelo produtor e pelo sistema

jurídico para que seja capaz de gerar conseqüências. (See also: documento arquivístico autêntico,

documento arquivístico confiável, )

documento arquivístico confiável Term Equivalent: reliable record

s., Documento arquivístico capaz de sustentar os fatos que afirma. (See also: documento

arquivístico autêntico, documento arquivístico autoritário, documento arquivístico completo, )

150

documento arquivístico corrente Term Equivalent: active record

s., Documento arquivístico necessário ao produtor para desempenhar a atividade para que foi

produzido ou para referência frequente. Sinônimo: documento arquivístico ativo.

documento arquivístico declarado Term Equivalent: declared record

s., Documento, elaborado ou recebido, ao qual foi dado um código de classificação e um número de

registro.

documento arquivístico digital Term Equivalent: digital record

s., Documento digital que é tratado e gerenciado como um documento arquivístico.

documento arquivístico dinâmico Term Equivalent: dynamic record

s., Documento arquivístico cujo conteúdo depende de dados que podem ter variações e são

mantidos em bases de dados e planilhas internas ou externas ao sistema no qual o documento é

gerado.

documento arquivístico eletrônico Term Equivalent: electronic record

s., Documento arquivístico analógico ou digital que é conduzido por um condutor elétrico e requer o

uso de equipamento eletrônico para ser inteligível por uma pessoa.

documento arquivístico executado Term Equivalent: executed record

s., Documento arquivístico que tenha participado da fase de execução de um procedimento

administrativo e ao qual tenham sido anexados metadados que comunicam as ações tomadas no

curso do procedimento, tais como: prioridade de transmissão; data, hora e/ou local da transmissão;

ações tomadas etc.

documento arquivístico habilitador Term Equivalent: enabling record

s., Documento arquivístico prospectivo, codificado em linguagem computacional, que está

ativamente envolvido em executar uma ação ou processo. É uma das seis categorias funcionais de

151

documentos arquivísticos, juntamente com os dispositivos, instrutivos, narrativos, probatórios e de

apoio.

documento arquivístico instrutivo Term Equivalent: instructive record

s., Documento arquivístico prospectivo que contém instruções sobre a execução de uma ação ou

processo. É uma das seis categorias funcionais de documentos arquivísticos, juntamente com os

habilitadores, dispositivos, narrativos, probatórios e de apoio.

documento arquivístico oficial Term Equivalent: official record

s., Versão ou apresentação completa, final e autorizada de um documento arquivístico. (See also:

documento arquivístico autoritário, )

documento arquivístico original Term Equivalent: original record

s., Primeira cópia ou exemplar originário a partir do qual um outro instrumento é transcrito, copiado

ou iniciado.

documento arquivístico produzido Term Equivalent: created record

s., Documento elaborado ou recebido, declarado como sendo um documento arquivístico, e

arquivado para ação ou referência, geralmente num sistema de gestão arquivística de documentos.

(See also: elaboração de documento arquivístico, produção de documentos arquivísticos, produzir

documento arquivístico, )

documento digital Term Equivalent: digital document

s., Um componente digital, ou um grupo de componentes digitais, que é salvo, e que é tratado e

gerenciado como um documento.

documento elaborado Term Equivalent: made document

s., Documento composto ou compilado pelo produtor de documentos. (See also: documento

recebido, )

152

documento identificado Term Equivalent: identified document

s., Um documento elaborado ou recebido ao qual são anexados metadados de identidade (exemplo:

pessoas, ações e datas de compilação).

documento recebido Term Equivalent: received document

s., Documento transmitido de uma pessoa física ou jurídica externa para um produtor de

documentos arquivísticos. (See also: documento elaborado, )

documentos arquivísticos classificados Term Equivalent: classified records

s., Documentos arquivísticos, produzidos ou recebidos pelo produtor, aos quais foi atribuído um

código com base no plano de classificação.

dossiê Term Equivalent: file

s., Conjunto de documentos arquivísticos que se relacionam por pessoa, projeto, ou outro assunto.

(tradução de "file", que é sinônimo do termo "dossier", em inglês) (See also: fundo, série, )

dossiê Term Equivalent: dossier

s., Reunião de todos os documentos arquivísticos que participam do mesmo fato ou estão

relacionados ao mesmo evento, pessoa, lugar, projeto ou outro assunto. (tradução de "dossier")

(See also: fundo, série, )

dtd Term Equivalent: document type definition

s., A definição de um tipo de documento SGML ou XML, o qual consiste em um conjunto de

definições de etiquetas de marcação (tags) e sua interpretação.

dvd Term Equivalent: digital videodisc

s., Tipo de suporte óptico digital com uma ou duas faces, capaz de armazenar de 4,7 a 8,5 gigabytes

de dados digitais em duas faixas ou sulcos contínuos, microscópicos e espirais, que são gravados e

lidos por um raio laser. As especificações do seu formato lógico são regidas pela norma Universal

Disk Format (UDF). Sigla de: "digital versatile disc"; "digital video disc".

153

e-discovery Term Equivalent: electronic discovery

s., Processo de reunir, preparar, revisar e produzir informação armazenada eletronicamente

("eletronically stored information – ESI") no contexto do processo legal.

elaboração de documento arquivístico Term Equivalent: record-making

s., Conjunto de princípios, políticas, regras e estratégias que controla o processo de produzir

documentos arquivísticos a partir de documentos elaborados ou recebidos. (See also: manutenção

de documentos arquivísticos, produção de documentos arquivísticos, produzir documento

arquivístico, )

elemento de dado Term Equivalent: data element

s., Componente discreto do dado.

elemento de forma Term Equivalent: element of form

s., Parte constituinte da forma documental de um documento arquivístico, visível na face do

documento. Pode ser tanto extrínseco, como um selo, como intrínseco, como uma subscrição.

elemento de um documento arquivístico Term Equivalent: record element

s., [Diplomática] Parte constituinte da forma de um documento arquivístico; um elemento é uma

expressão visível na face do documento arquivístico (exemplo: assinatura).

elemento extrínseco Term Equivalent: extrinsic element

s., [Diplomática] Elemento da forma documental de um documento arquivístico que constitui sua

aparência externa. (See also: elemento intrínseco, )

elemento intrínseco Term Equivalent: intrinsic element

s., [Diplomática] Elemento da forma documental de um documento arquivístico que constitui sua

composição interna e que comunica a ação da qual esse documento participa, bem como seu

154

contexto imediato. V. tb. elemento extrínseco (See also: elemento extrínseco, elemento

extrínseco,)

emulação Term Equivalent: emulation

s., Reprodução do comportamento e dos resultados de "software" ou sistemas obsoletos, por meio

do desenvolvimento de "hardware" e/ou "software", novo para permitir a execução dos "hardware"

e/ou "software" antigos em computadores mais modernos. Sinônimo: emulação para preservação.

encapsulação Term Equivalent: encapsulation

s., Processo de vincular um documento ou outro objeto digital ao mecanismo que dá acesso a ele,

normalmente por meio de um pacote que descreve do que ele trata de uma forma que pode ser

entendida por uma ampla gama de tecnologias (tal como um documento XML). Na literatura

técnica, pode ser encontrado como “encapsulamento”.

entrada de documentos Term Equivalent: accession

s., Conjunto de documentos arquivísticos aceito formalmente em custódia, de uma única vez.

v., Assumir e registrar a custódia física e legal de um conjunto de documentos arquivísticos.

esquema de documento sgml Term Equivalent: schema document

s., Um documento compatível com SGML que define a estrutura e os conteúdos de outros

documentos compatíveis com SGML, de maneira similar a uma DTD (Document Type Definition).

estável Term Equivalent: stable

a., Refere-se ao conteúdo dotado de variabilidade limitada, isto é, tanto imutável quanto mutável,

de acordo com regras estabelecidas.

evidência Term Equivalent: evidence

s., Todos os meios pelos quais é confirmado ou não qualquer fato alegado, cuja veracidade é

submetida a investigação.

155

fita dat Term Equivalent: digital audio tape

s., Tipo de suporte digital magnético que pode armazenar até 4 gigabytes de dados digitais por

cassete, usando gravação de varredura helicoidal. Sigla de: digital áudio tape. (See also: fita DLT, )

fita dlt Term Equivalent: digital linear tape

s., Tipo de suporte digital magnético que pode armazenar até 35 gigabytes de dados digitais por

cassete, utilizando gravação longitudinal. Sigla de: digital linear tape. (See also: fita DAT, )

forma documental Term Equivalent: documentary form

s., Regras de representação de acordo com as quais o conteúdo de um documento arquivístico, seu

contexto administrativo e documental, e sua autoridade são comunicados. A forma documental

possui elementos intrínsecos e extrínsecos.

forma física Term Equivalent: physical form

s., [Diplomática] Conjunto de atributos formais do documento arquivístico que determina sua

aparência externa. (See also: forma intelectual, )

forma fixa Term Equivalent: fixed form

s., Característica de um documento arquivístico que assegura que sua aparência ou apresentação

documental permanece a mesma cada vez que o documento é manifestado, ou pode ser alterada

segundo regras fixas (i.e., é dotado de variabilidade limitada). (See also: estável, variabilidade

limitada, )

forma intelectual Term Equivalent: intellectual form

s., [Diplomática] Conjunto de atributos da forma do documento arquivístico que representa e

comunica os elementos da ação na qual esse documento se insere, bem como os elementos do seu

contexto imediato, tanto documental como administrativo. (See also: forma física, )

formato de dados Term Equivalent: data format

156

s., Organização dos dados dentro de arquivos de computador, geralmente projetada para facilitar o

armazenamento, a recuperação, o processamento, a apresentação ou a transmissão de dados por

um programa de computador.

formato digital Term Equivalent: digital format

s., Codificação serializada em bytes de um objeto digital que define as regras sintáticas e semânticas

para fazer o mapeamento a partir de um modelo de informação para uma cadeia de bytes; assim

como o mapeamento inverso, a partir desta cadeia de bytes para o modelo de informação original.

Na maioria dos contextos,o formato digital é usado de forma intercambiável em conceitos

relacionados com arquivo digital, tais como formato de arquivo, wrapper de arquivo, codificação de

arquivo etc. No entanto, existem alguns contextos, "tais como o transporte em rede de fluxos de

conteúdo formatado ou o tratamento de fluxo de conteúdo em um nível de granularidade mais fina

do que a de um arquivo inteiro, nos quais fazer uma referência específica ao termo ‘arquivo’ é

inadequado". Sinônimo de "apresentação digital".

função Term Equivalent: function

s., Atividades voltadas para a realização de um objetivo.

fundo Term Equivalent: fonds

s., Conjunto de documentos arquivísticos acumulados por uma pessoa física ou jurídica em razão de

sua função ou atividade. Sinônimo de "arquivo". (See also: dossiê, dossiê, série, )

fundo arquivístico Term Equivalent: archival fonds

s., Ver: fundo.

gerar back-up Term Equivalent: back up

v., Produzir cópia de um arquivo de dados para fins de recuperação pelo sistema.

gestão arquivística de documentos Term Equivalent: records management

157

s., Planejamento, implementação, manutenção e controle administrativo sistemáticos de uma

estrutura destinada à elaboração e manutenção de documentos arquivísticos por parte de um

arquivista (ou o responsável pelos documentos arquivísticos), para garantir a eficiência e a economia

na produção, uso, manuseio, controle, manutenção e destinação desses documentos.

governo eletrônico ("e-gov") Term Equivalent: e-government

s., Uso de tecnologias da informação, em especial a Internet, para aprimorar os serviços do governo

e suas interações com os cidadãos ("G2C"), com os negócios e as indústrias ("G2B") e entre os

diferentes setores do governo ("G2G"), por meio da simplificação de processos e da integração

entre sistemas, eliminando os redundantes.

identidade Term Equivalent: identity

s., Conjunto de características de um documento ou de um documento arquivístico que unicamente

o identifica e o distingue dos demais. A identidade de um documento, juntamente com sua

integridade, se constitui em um componente de autenticidade.

informação Term Equivalent: information

s., Conjunto de dados organizado para transmitir uma unidade complexa dotada de significado.

integridade Term Equivalent: integrity

s., Qualidade de ser completo e inalterado em todos os aspectos essenciais.

manifestar Term Equivalent: manifest

v., Apresentar um objeto digital numa forma apropriada tanto para uma pessoa (isto é, numa forma

legível para o ser humano) como para um sistema de computador (isto é, em linguagem de

máquina). (See also: reconstituir, )

manutenção de documentos arquivísticos Term Equivalent: recordkeeping

s., Função de capturar, armazenar e manter documentos arquivísticos e informação sobre eles, bem

como o conjunto de regras que regulam tal função.

158

mapa de bits Term Equivalent: bitmap

s., Representação digital composta de pontos organizados em linhas e colunas, cada um

representado por um só bit de dados que determina o valor da um pixel em uma imagem

monocromática de uma tela de computador. Numa imagem em escala de cinza ou colorida, cada

ponto é composto de um conjunto de bits que determina os valores individuais de um grupo de

pixels que, combinados, criam a impressão visual de uma sombra ou matiz (cor) específica. Também

chamado “bit map”.

migração Term Equivalent: migration

s., Processo de mover ou transferir objetos digitais de um sistema para outro. (See also: atualização

de suporte, migração transformativa, )

migração de documentos arquivísticos Term Equivalent: migration of records

s., Processo de mover documentos arquivísticos de um sistema para outro, para assegurar sua

acessibilidade contínua caso o sistema se torne obsoleto, ao mesmo tempo que deixa intacta suas

formas física e intelectual. (See also: atualização de suporte, converter documentos arquivísticos,

migração transformativa de documentos arquivísticos, )

migração transformativa Term Equivalent: transformative migration

s., Processo de conversão ou upgrade de objetos digitais ou sistemas para uma geração mais atual

de hardware e/ou software. (See also: atualização de suporte, conversão, migração, )

migração transformativa de documentos arquivísticos Term Equivalent: transformative migration

of records

s., Processo de conversão de documentos arquivísticos, no curso normal da atividades (de outro

modo, a ação não é migração, mas produção), para manter sua compatibilidade com uma geração

mais nova de hardware e/ou software, ao mesmo tempo que deixa intacta sua forma intelectual.

(See also: atualização de suporte, converter documentos arquivísticos, migração de documentos

arquivísticos, )

minuta Term Equivalent: draft

s., Documento arquivístico feito com propósito de correção.

159

modelo de dados Term Equivalent: data model

s., Resultado do projeto da base de dados que visa identificar e organizar os dados requeridos, lógica

e fisicamente. Um modelo de dados diz que informação deve ser contida em uma base de dados,

como será usada, e como os itens na base de dados serão relacionados entre si.

multiplataforma Term Equivalent: cross-platform

a., Capacidade que um "software" ou "hardware" tem de funcionar da mesma maneira em

diferentes plataformas; é facilitada pela adoção de produtos e formatos abertos. Sinônimos:

independente de plataforma; de plataforma neutra.

normalização Term Equivalent: normalization

s., Processo de criar e/ou armazenar documentos digitais ou outros objetos digitais num número

limitado, sempre padronizado, de dados ou formatos de arquivos.

objeto analógico Term Equivalent: analogue object

s., Agregação discreta de um tipo ou classe de dados analógicos (por exemplo, texto, áudio, vídeo ou

imagem).

objeto digital Term Equivalent: digital object

s., Uma agregação discreta (descontínua) de uma ou mais cadeias de bits e dos metadados sobre as

propriedades do objeto e, se for o caso, dos métodos para executar operações sobre o objeto.

padrão de direito Term Equivalent: de jure standard

s., Padrão estabelecido por um corpo deliberativo oficial, seja ele nacional (por exemplo, ANSI e

ABNT), multinacional (por exemplo, CEN) ou internacional (por exemplo, ISO).

padrão de fato Term Equivalent: de facto standard

s., Padrão que não foi estabelecido por qualquer corpo deliberativo oficial, mas que é utilizado

amplamente e reconhecido por seus usuários como tal.

160

pasta Term Equivalent: folder

s., Pasta na qual documentos arquivísticos não eletrônicos, pertencentes a um mesmo dossiê, são

conservados, geralmente em ordem cronológica. Um dossiê pode estar distribuído em várias

pastas/volumes.

perícia forense digital Term Equivalent: digital forensics

s., Uso de métodos comprovados e desenvolvidos cientificamente no sentido de preservar, reunir,

validar, identificar, analisar, interpretar, documentar e apresentar prova digital a partir de fontes

digitais, com o propósito de facilitar ou incrementar a reconstituição de eventos de caráter criminal,

ou ajudar a antecipar ações não autorizadas que demonstram ameaçar operações planejadas.

perícia forense em documentos arquivísticos digitais Term Equivalent: digital records forensics

s., Identificação de documentos arquivísticos dentre todos os objetos digitais produzidos por

sistemas digitais complexos, assim como a determinação de sua autenticidade.

pessoa autorizada Term Equivalent: competent person

s., Pessoa física ou jurídica com autoridade e competência para agir dentro de uma determinada

esfera de responsabilidade.

pessoa jurídica Term Equivalent: juridical person

s., Entidade que tem a capacidade ou o potencial de agir legalmente e se constitui tanto de uma

sucessão ou conjunto de pessoas físicas como de instituições.

plano de classificação Term Equivalent: classification scheme

s., Plano para identificação sistemática e arranjo das atividades e dos documentos arquivísticos em

categorias, de acordo com convenções logicamente estruturadas, métodos e regras de

procedimentos.

161

preservação Term Equivalent: preservation

s., Conjunto de princípios, políticas e estratégias que orienta as atividades projetadas para assegurar

a estabilidade física e tecnológica e a proteção do conteúdo intelectual dos materiais (dados,

documentos ou documentos arquivísticos).

preservação arquivística Term Equivalent: archival preservation

s., Estabilização física e tecnológica dos documentos arquivísticos, bem como proteção de seu

conteúdo intelectual, de forma a manter sua cadeia de preservação contínua, durável, estável,

permanente, ininterrupta e inquebrável por tempo indeterminado. (See also: preservação digital,

preservação permanente, )

preservação digital Term Equivalent: digital preservation

s., Processo específico de manutenção de materiais digitais ao longo do tempo e através de

diferentes gerações de tecnologia, independentemente do local de armazenamento.

preservação permanente Term Equivalent: permanent preservation

s., Estabilização física e tecnológica e proteção do conteúdo intelectual de materiais visando sua

continuidade, permanência, estabilidade, durabilidade, ininterrupção e solidez, por prazo

indeterminado.

preservador designado de documentos arquivísticos Term Equivalent: designated records preserver

s., Entidade responsável por tomar a custódia física e legal e preservar (isto é, proteger e assegurar

acesso contínuo) cópias autênticas dos documentos inativos de um produtor de documentos. O

papel do preservador designado deve ser o de um custodiador que goze da confiança do produtor.

Sinônimos: preservador designado; preservador. (See also: responsável pelos documentos

arquivísticos, )

presunção de autenticidade Term Equivalent: presumption of authenticity

s., Inferência sobre a autenticidade de um documento arquivístico feita a partir de fatos conhecidos

sobre a maneira como aquele documento foi produzido e mantido. (See also: requisito de

autenticidade, requisitos de referência para a autenticidade, )

162

primeira manifestação de um documento arquivístico Term Equivalent: first manifestation of a

record

s., Forma documental que um documento arquivístico tem quando é aberto pela primeira vez ao ser

recebido ou depois de ter sido capturado e declarado como um documento arquivístico. (See also:

documento arquivístico original, )

privilégio de acesso Term Equivalent: access privilege

s., Autorização concedida a empregados e servidores públicos para acessar um sistema, a fim de

reunir, classificar, registrar, recuperar, anotar, ler, transferir ou eliminar informação dentro de uma

organização ou instituição pública. (See also: restrição de acesso, )

procedimento de produção Term Equivalent: creation procedure

s., Procedimento que orienta a formação do documento arquivístico e/ou sua participação na ação.

procedimento documental Term Equivalent: documentary procedure

s., Conjunto de regras que orientam a elaboração de um documento arquivístico. Quanto mais

padronizado e rigoroso for o procedimento, mais presumidamente confiável o documento será.

processamento de dados Term Equivalent: data processing

s., Execução sistemática de uma operação individual ou de uma sequência de operações, por parte

de uma ou mais unidades centrais de processamento, em dados convertidos para um formato

inteligível por máquinas, com o objetivo de atingir o resultado para o qual foi desenhado o

programa de computador que controla esse processamento.

processo de negócio Term Equivalent: business process

s., Conjunto de procedimentos que norteiam a execução de uma atividade.

produção de documentos arquivísticos Term Equivalent: record creation

163

s., Primeira fase do ciclo de vida de um documento arquivístico, na qual este é elaborado ou

recebido e arquivado para ação ou referência. (See also: documento arquivístico produzido,

elaboração de documento arquivístico, )

produtor Term Equivalent: creator

s., Pessoa física ou jurídica que elabora, recebe ou acumula documentos arquivísticos em função de

seu mandato/missão, funções ou atividades.

produzir documento arquivístico Term Equivalent: create record

v., Ato de elaborar e reter ou receber e reter documentos arquivísticos.

reconstituir Term Equivalent: reconstitute

v., Associar e reunir os componentes digitais armazenados de um documento arquivístico, para

possibilitar sua reprodução e manifestação de forma autêntica.

registro de entrada de documentos Term Equivalent: accession record

s., Registro da aceitação pelo custodiador da responsabilidade pela preservação do conjunto de

documentos arquivísticos claramente identificado.

registro de protocolo Term Equivalent: protocol register

s., Tipo de registro que assinala os atributos de identificação de entrada, saída e da movimentação

interna dos documentos aquivísticos, especificando a ação tomada.

relação orgânica Term Equivalent: archival bond

s., Relações que os documentos arquivísticos que pertencem a uma mesma agregação (dossiês,

séries, fundos) guardam entre si.

repositório institucional Term Equivalent: institutional repository

164

s., Conjunto de serviços que uma instituição oferece aos membros de sua comunidade para a gestão

e disseminação de materiais digitais produzidos pela instituição e pelos referidos membros.

requisito de autenticidade Term Equivalent: authenticity requirement

s., Especificação dos elementos da forma documental e do contexto que precisam ser preservados, a

fim de manter a identidade e a integridade (ou seja, a autenticidade) de um determinado tipo de

documento digital.

requisitos de base para a autenticidade Term Equivalent: baseline authenticity requirements

s., Condições mínimas necessárias para capacitar o preservador a atestar a autenticidade das cópias

dos documentos digitais do produtor sob a sua custódia.

requisitos de referência para a autenticidade Term Equivalent: benchmark authenticity

requirements

s., Condições que servem como parâmetro para o preservador avaliar a autenticidade dos

documentos digitais do produtor durante o processo de avaliação.

responsabilização administrativa Term Equivalent: administrative accountability

s., Responsabilização de autoridades não-políticas e não-jurídicas, como servidores públicos e

gestores de alto escalão. Inclui o desenvolvimento, a aplicação e a documentação de procedimentos

para a realização das ações, a fim de assegurar que elas sejam executadas de acordo com a regra e

em sequência correta, de modo que os gestores possam prestar contas, precisamente e a qualquer

momento, por qualquer ação que tenha sido realizada.

responsável pelos documentos arquivísticos Term Equivalent: trusted records officer

s., Indivíduo ou unidade dentro da organização produtora que é responsável por manter e gerenciar

os documentos arquivísticos do produtor, que não tem motivo para alterá-los ou permitir que

outros os alterem e que é capaz de implementar todos os requisitos de autenticidade. (See also:

custodiador confiável, preservador designado de documentos arquivísticos, requisito de

autenticidade, requisitos de referência para a autenticidade, )

165

restauração de dados Term Equivalent: data restoration

s., Processo de recuperação de dados ou documentos arquivísticos na forma de "bits", a partir de

um suporte digital obsoleto, degradado, danificado ou com falhas, seguido de etapas para restaurar

a inteligibilidade dos dados ou documentos arquivísticos recuperados.

restrição de acesso Term Equivalent: access restriction

s., Autorização para ler um documento, concedida a uma pessoa, cargo ou setor dentro de uma

organização ou instituição pública. (See also: privilégio de acesso, )

reter Term Equivalent: set aside

v., Declarar um documento como sendo arquivístico, retendo -o para uso ou referência futuros,

geralmente num sistema de manutenção de documentos arquivísticos.

salvar Term Equivalent: save

v., Fixar um objeto digital em memória não volátil em um suporte digital.

série Term Equivalent: records series

s., Dossiês, unidades de arquivamento, ou documentos individuais que: (1) são arranjados de acordo

com a classificação ou sistema de arquivamento ou (2)são mantidos como uma unidade ou porque

resultam do mesmo processo de acumulação ou de arquivamento, e que têm uma forma particular,

ou por causa de uma outra relação originária da sua produção, recebimento ou uso.

(See also: dossiê, dossiê, fundo, )

sistema analógico Term Equivalent: analogue system

s., Sistema que lida com dados ou objetos analógicos, diferentemente de um sistema digital.

sistema de arquivos Term Equivalent: records system

s., Sistema que compreende os documentos arquivísticos do produtor, seu sistema de gestão e de

preservação e que é controlado pelo próprio produtor.

166

sistema de descrição arquivística Term Equivalent: archival description system

s., Conjunto de instrumentos descritivos que fornecem o controle intelectual e físico sobre os

documentos de uma instituição arquivística ou de um programa arquivístico. Inclui guias,

inventários, índices e listagens topográficas, mas não está limitado a eles.

sistema de manutenção de documentos arquivísticos Term Equivalent: recordkeeping system

s., Conjunto de regras que orientam o armazenamento, uso, manutenção e destinação de

documentos arquivísticos e/ou informação sobre esses documentos, bem como as ferramentas e

mecanismos usados para implementar essas regras.

sistema de preservação arquivística Term Equivalent: archival preservation system

s., Conjunto de princípios, políticas, regras e estratégias adotado pela instituição arquivística ou

programa arquivístico para manter, ao longo do tempo, os componentes digitais e a informação a

eles relacionada, e para reproduzir os documentos autênticos relacionados e/ou suas agregações

arquivísticas, o que é feito por meio da interpretação dos controles externos e de sua aplicação aos

documentos selecionados para preservação.

sistema de recuperação Term Equivalent: retrieval system

s., Conjunto de regras que norteia a busca e a localização de documentos arquivísiticos num sistema

de gestão arquivística de documentos, bem como as ferramentas e mecanismos usados para

implementar essas regras.

sistema de seleção Term Equivalent: selection system

s., As estratégias de avaliação, os procedimentos de monitoramento e as regras e procedimentos de

eliminação de um sistema de preservação permanente, bem como as ferramentas e os mecanismos

necessários para efetuar a seleção de documentos arquivísticos.

sistema digital Term Equivalent: digital system

s., Qualquer sistema que manipule dados binários, ao contrário de um sistema analógico.

167

sistema jurídico Term Equivalent: juridical system

s., Grupo social organizado com base num sistema de regras e que inclui três componenetes: o

grupo social, o princípio organizacional do grupo social e o sistema que reúne as regras conhecidas

pelo grupo social.

status de transmissão Term Equivalent: status of transmission

s., Grau de perfeição de um documento arquivístico, isto é, se se trata de minuta, original ou cópia.

suporte Term Equivalent: medium

s., Material físico ou substância sobre o qual a informação pode ser ou está registrada ou

armazenada. (See also: suporte digital, )

suporte analógico Term Equivalent: analogue medium

s., Material físico, como papel, pergaminho, pedra, argila, película ou certos tipos de fitas

magnéticas de áudio e vídeo, usado para armazenamento de dados analógicos.

suporte digital Term Equivalent: digital medium

s., Material físico, como um CD, DVD, DAT ou disco rígido, usado para armazenamento de dados

digitais.

transmissão Term Equivalent: transmission

s., Movimentação de um documento arquivístico no espaço (de uma pessoa ou organização para

outra, ou de um sistema para outro) ou no tempo.

trilha de auditoria Term Equivalent: audit trail

s., Documentação de todas as interações realizadas com documentos arquivísticos dentro de um

sistema eletrônico no qual qualquer acesso a este sistema é registrado.

168

variabilidade limitada Term Equivalent: bounded variability

s., Mudanças na forma e/ou no conteúdo de um documento digital que são limitadas e controladas

por meio de regras fixas, de maneira que a mesma consulta ou interação gere sempre o mesmo

resultado.

versão autoritária Term Equivalent: authoritative version

s., Versão de um documento arquivístico que é considerada pelo produtor como sendo seu

documento oficial, geralmente sujeita a procedimentos de controle que não são exigidos em outras

versões.

Fonte: Projeto InterPARES - TEAM Brasil - Base de Dados de Terminologia do InterPARES 3. Disponível em:

<http://www.interpares.org/ip3/ip3_terminology_db.cfm>. Acesso: 03 jul. 2013.

169

Apêndice 2 Layout do novo Portal da Biblioteca Digital da UNICAMP

170

Apêndice 3

Processo da Folha de Pagamento

Demonstração do processo de emissão de folha de pagamento (Thiago Sbrici - DGRH)

171

Apêndice 4

TERMO ADITIVO Nº 01 AO ACORDO DE COOPERAÇÃO TÉCNICA QUE ENTRE SI CELEBRAM O ARQUIVO NACIONAL, DA CASA CIVIL DA PRESIDÊNCIA DA REPÚBLICA E A UNIVERSIDADE ESTADUAL DE COMPINAS.

O ARQUIVO NACIONAL, órgão integrante da estrutura básica da Casa Civil da Presidência da República, com sede

na cidade do Rio de Janeiro/RJ, instalado na Praça da República, 173, Centro, inscrito no CNPJ sob o nº

04374067/0001-47, doravante designado AN, neste ato representado por seu Diretor-Geral, JAIME ANTUNES DA

SILVA, nomeado pelo Decreto de 22 de junho de 1992, publicado no Diário Oficial da União de 23 de junho de 1992,

brasileiro, casado, professor e arquivista, residente e domiciliado na cidade do Rio de Janeiro/RJ, portador da Carteira de

Identidade nº 0204.7550-5, expedida pela SSP/DETRAN-RJ, e inscrito no CPF/MF sob o nº 212.140.187-34 e a

UNIVERSIDADE ESTADUAL DE CAMPINAS, autarquia em regime especial, com sede na Cidade Universitária

“Zeferino Vaz”, Distrito de Barão Geraldo, Campinas, São Paulo, inscrita no inscrito no CNPJ/MF sob o nº

46.068.425/0001-33, doravante designado UNICAMP, neste ato representado por seu Magnífico Reitor, Professor

Doutor JOSÉ TADEU JORGE, nomeado pelo Decreto Estadual de 15/04/2005, publicado no Diário Oficial do Estado

de São Paulo de 16/04/2005, brasileiro, casado, professor e engenheiro de alimentos, residente e domiciliado na cidade

de Campinas, estado de São Paulo, portador da Carteira de Identidade nº 5.462.890-8, expedida pelo SSP/SP, e inscrito

no CPF/MF sob o nº 822.997.228-15, e considerando a Lei nº 8.159, de 8 de janeiro de 1991, o Decreto nº 4.073, de 3 de

janeiro de 2002, a produção crescente de documentos digitais, a fragilidade e a vulnerabilidade desses documentos

quanto a sua autenticidade e integridade, a necessidade de estabelecer ações cooperativas e de disseminação do

conhecimento, preconizada na Carta para a preservação do patrimônio arquivístico digital do Conselho Nacional de

Arquivos e o compromisso assumido, em janeiro de 2007, peloArquivo Nacional com a Universidade de British

Columbia, sediada em Vancouver no Canadá, de participação no Projeto InterPARES 3, firmam o presente Termo

Aditivo nº 01 ao Acordo de Cooperação nº 03 – Processo AN nº 00320.000292/2007-42, celebrado entre as partes em

, mediante as seguintes cláusulas e condições:

CLÁUSULA PRIMEIRA – Do Objeto

Constitui objeto do presente Termo Aditivo nº 01 a execução do Plano de Trabalho intitulado: Plano de Preservação de Documentos Arquivísticos Digitais Autênticos da Unicamp (anexo 1).

As atividades objeto deste Termo Aditivo nº 01 serão desenvolvidas conjuntamente pela UNICAMP, através de seu

Arquivo Central do Sistema de Arquivos e pelo Arquivo Nacional, através da sua Coordenadoria Gestão de

Documentos, da Casa Civil.

§ 1º. As Partícipes indicam como executores deste Termo Aditivo:

a) Pela UNICAMP: Neire do Rossio Martins, coordenador do Sistema de Arquivos, e Pedro Paulo Abreu Funari,

professor membro do Conselho Consultivo do Sistema de Arquivos.

b) Pelo ARQUIVO NACIONAL: Claudia Carvalho Masset Lacombe Rocha especialista da Coordenação-Geral de

Gestão de Documentos e Diretora do TEAM Brasil do Projeto InterPARES e Margareth da Silva, especialista da

Coordenação-Geral de Gestão de Documentos.

CLÁUSULA TERCEIRA - Recursos, Pagamento e Reajuste

As partes arcarão com os custos das obrigações ora assumidas, de acordo com as suas disponibilidades humanas, materiais e orçamentárias, não havendo entre elas transferência de recursos financeiros.

172

CLÁUSULA QUARTA – Das Obrigações das Partes

Os signatários do presente Acordo de Cooperação Interinstitucional se comprometem a

empreender as seguintes ações: I - elaborar e executar Planos de Trabalho anuais, consolidando iniciativas para implementação

do presente Acordo; II - promover o intercâmbio de conhecimentos, recursos tecnológicos, experiências, informações e

documentos técnicos necessários às atividades a serem desenvolvidas; III - estabelecer e manter um fluxo de informações sobre as ações realizadas e os resultados

alcançados, por meio de relatórios semestrais; IV - identificar entidades colaboradoras para a implementação de parcerias em prol do presente

objeto; e V - cumprir e fazer cumprir o presente Acordo.

CLÁUSULA QUINTA – Dos Direitos de Propriedade Intelectual

O direito de propriedade resultante dos trabalhos desenvolvidos no âmbito do presente Termo de Cooperação está regulado pelo disposto na Lei n° 10.406 de 10 de janeiro de 2002, em seu artigo n° 1.228. No caso de direitos autorais, entendendo-se sob a denominação os direitos de autor e os que lhe são conexos, estão regulados pela Lei n° 9.610, de 19 de fevereiro de 1998, a qual, em cada caso específico deve ser reportada.

CLÁUSULA SEXTA – Da Divulgação

As Partícipes concordam em submeter, com antecedência, por escrito à aprovação da outra participante, qualquer

matéria decorrente da execução do objeto deste Termo Aditivo a ser eventualmente divulgada através de publicações,

relatórios, congressos, propaganda e outros, resguardadas as características de confidencialidade.

CLÁUSULA SÉTIMA – Da Vigência

O presente Termo Aditivo vigorará pelo prazo de 2 (dois) anos, a partir da data de sua assinatura, podendo ser

prorrogado mediante acordo, por escrito, entre as Partícipes, observado o prazo do Convênio ora aditado.

CLÁUSULA OITAVA – Da Rescisão

8.1 O presente Termo Aditivo poderá ser rescindido por acordo entre as partes ou, unilateralmente, por qualquer delas,

desde que aquela que assim o desejar comunique à outra, por escrito, com antecedência de 60 dias (sessenta).

8.2. Havendo pendências, as partes definirão, mediante Termo de Encerramento do Termo Aditivo as responsabilidades

pela conclusão ou encerramento de cada um dos trabalhos, respeitadas as atividades em curso.

8.3. O presente Termo Aditivo poderá ser rescindido de pleno direito por qualquer das partes, a qualquer tempo, desde

que haja descumprimento das obrigações assumidas por uma delas.

CLÁUSULA NONA – Da Publicação

A publicação do extrato do presente Termo Aditivo ao Acordo de Cooperação no Diário Oficial da União e do Estado é condição indispensável para sua eficácia, devendo ser providenciado por ambas as partesaté o quinto dia útil do mês seguinte ao de sua assinatura, devendo esta ocorrer no prazo de vinte dias a contar daquela data.

173

CLÁUSULA DÉCIMA – Da Irrenunciabilidade

A tolerância, por qualquer das Partícipes por inadimplementos de qualquer cláusula ou condição do presente Termo

Aditivo, deverá ser entendida como mera liberalidade, jamais produzindo novação, modificação, renúncia ou perda de

direito de vir a exigir o cumprimento da respectiva obrigação.

CLÁUSULA DÉCIMA PRIMEIRA – Das Alterações

Este instrumento somente poderá ser alterado mediante a formalização de Termo Aditivo com este objetivo.

CLÁUSULA DÉCIMA SEGUNDA – Do Foro

Os casos omissos e as controvérsias oriundas da execução do presente Termo Aditivo serão resolvidos por acordo entre as partes, respeitados o seu objeto e a legislação que regulamenta a matéria, elegendo-se o foro da Justiça Federal da cidade do Rio de Janeiro, renunciando a quaisquer outros, por mais privilegiados que sejam, para dirimir quaisquer questões não consensualmente acordadas.

E por concordarem as partes com o conteúdo e condições acima acordadas, assinam as 4 (quatro) vias deste documento de igual teor e forma, para que produza entre si os efeitos legais, na presença de 2 (duas) testemunhas que, igualmente, o subscrevem.

Arquivo Nacional, de de 2007. JAIME ANTUNES DA SILVA Diretor-Geral do Arquivo Nacional

JOSÉ TADEU JORGE Reitor da Universidade Estadual de Campinas

Testemunhas

1. Assinatura:_________________________________

Nome___________________________________

CPF_____________________________________

2. Assinatura:____________________________

Nome__________________________________

CPF___________________________________

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ANEXO 1

DO TERMO ADITIVO Nº 01 AO ACORDO DE COOPERAÇÃO Nº 03 CELEBRADO ENTRE O ARQUIVO NACIONAL E A UNIVERSIDADE ESTADUAL DE CAMPINAS

ACORDO DE COOPERAÇÃO TÉCNICA – TERMO ADITIVO

PLANO DE TRABALHO: PLANO DE PRESERVAÇÃO DE DOCUMENTOS ARQUIVÍSTICOS DIGITAIS AUTÊNTICOS DA UNICAMP

1. Objeto - Elaborar e testar plano de preservação de conjuntos de documentos arquivísticos digitais autênticos

da Unicamp, levando-se em conta seu contexto administrativo, legal e funcional, tipologias, formas e tecnologias diferenciadas com importância cultural e funcional, gerados pela Universidade e que precisam ser preservados por longo prazo, aplicando a teoria e os métodos elaborados pelo InterPARES, para servir de modelo para plano institucional. Os tipos de documentos selecionados para a pesquisa:

1. Artigos, projetos de pesquisa e outros, produzidos em atividades de pesquisa dos docentes da universidade, que representam a produção científica institucional, custodiados pelo Arquivo Central/SIARQ, digitalizados e de acesso restrito à Unicamp;

2. Teses e dissertações da Biblioteca Digital do SBU, digitalizados e de acesso público; 3. Demonstrativo de pagamento de pessoal do Arquivo Setorial Digital da Diretoria Geral de Recursos

Humanos, produzidos em sistema próprio de administração de pessoal e de acesso restrito à Unicamp;

4. Fotografias institucionais produzidas pela Assessoria de Comunicação de Imprensa da Reitoria, custodiadas pelo Arquivo Central/SIARQ e de acesso público, capturadas digitalmente e armazenadas em repositório específico;

5. Filmes institucionais do Arquivo Setorial da TV Unicamp e de acesso público, produzidos e mantidos em mídias off line.

6. Plantas de engenharia e arquitetura do Arquivo Setorial da Prefeitura do Campus, digitalizadas e de acesso restrito.

2. Justificativa - A produção crescente de documentos digitais, a fragilidade e a vulnerabilidade desses documentos

quanto a sua autenticidade e integridade, a necessidade de estabelecer ações cooperativas e de disseminação do

conhecimento, preconizada na Carta para a preservação do patrimônio arquivístico digital do Conselho Nacional de

Arquivos eo compromisso assumido em janeiro de 2007, peloArquivo Nacional com a Universidade de British

Columbia, sediada em Vancouver no Canadá, de participação no Projeto InterPARES 3, foram os principais argumentos para a formalização do Acordo de Cooperação firmado entre a Universidade Estadual de Campinas e o Arquivo Nacional.

Para situar o Projeto InterPARES é necessário destacar que a Universidade de British Columbia (UBC) do Canadá, iniciou entre 1994 e 1997 o projeto de pesquisa intitulado The preservation of integrity of electronic records (A preservação da integridade dos documentos de arquivo eletrônicos) As conclusões da pesquisa foram relatadas em um livro intitulado Electronic Records: Their Nature, Reliability and Authenticity (Documentos de arquivo eletrônicos: sua natureza, fidedignidade e autenticidade). Outros produtos foram o glossário de

termos referentes aos documentos eletrônicos e a colaboração com o grupo de trabalho de gestão de documentos do Departamento de Defesa dos Estados Unidos(DOD)

32, em conjunto com o Arquivo Nacional

dos Estados Unidos (NARA), cujo produto mais importante foi a elaboração do padrão de requisitos funcionais

para a gestão de documentos eletrônicos, que atualmente vigora como norma para a administração federal americana.

InterPARES - Um dos desdobramentos do projeto da UBC foi o InterPARES - International Research on Permanent Authentic Records in Electronic Systems - cuja equipe é formada por professores e pesquisadores de várias disciplinas como ciência da informação, direito, história, ciência da computação e engenharia de diversos países (Estados Unidos, Canadá, Austrália, Reino Unido, Itália, Espanha, Portugal, China, entre outros). É mantido entre outros, com recursos da Social

32

DoD 5015.2-STD - Design criteria standard for electronic records management software applications - Department of Defense Records Management Program

175

Sciences and Humanities Reseach Council of Canada’s Major Collaborative Research Initiatives (SSHRC-MCRI), National Historical Publications and Records Commission e da National Science Foundation of the United States. O projeto tem base na Universidade de British Columbia e é dirigido pela professora Luciana Duranti.

O InterPARES se dividiu em fases, sendo que a primeirafoi realizada entre 1999 e 2001 e abordou a preservação da autenticidade dos documentos de arquivo criados e/ou mantidos em bases de dados e sistemas de gestão de documentos, no curso das atividades das organizações. Produziu a publicação The long term preservation of authentic electronic records: findings of InterPARES Project.

O InterPARES 2 foi realizado no período de 2002 a setembro de 2006. Este projeto se voltou para os documentos gerados no contexto de atividades artísticas, científicas e governamentais em sistemas experimentais, interativos e dinâmicos. O projeto também apresentou diversos produtos tais como uma base de dados de terminologia, modelos conceituais de preservação, registro e analises de diversos esquemas de metadados, diretrizes para produção, manutenção e preservação de documentos digitais autênticos e um conjunto de estratégias para guiar políticas e estratégias de preservação de documentos digitais de longo prazo.

A partir de outubro 2007 será iniciada a terceira fase do projeto InterPARES 3 que pretende traduzir o corpo teórico e metodológico de preservação digital produzido nas duas primeiras fases em planos concretos de ação para conjuntos documentais mantidos por arquivos públicos e privados. O InterPARES 3 será formado por um conjunto de equipes (TEAM) nacionais ou regionais, que desenvolverão estudos de casos em organizações produtoras e preservadoras de documentos

33.

A parceria entre o Arquivo Nacional e o Projeto InterPARESvem de encontro com as iniciativas da Universidade Estadual de Campinas, que criou em 2003 o Grupo de Documentos Eletrônicos – GDAE/UNICAMP

34, nomeado

pela Portaria GR 104/2003, para estudar e propor à administração superior e aos órgãos e unidades administrativas e acadêmicas políticas, procedimentos e infraestrutura para garantir a produção, o armazenamento e o acesso de documentos digitais produzidos e/ou recebidos em decorrência de suas atividades, por longo prazo, autênticos e íntegros. O próprio convênio já é um dos resultados das iniciativas do GDAE/UNICAMP e está em conformidade com as propostas apresentadas em relatório de março de 2007, juntado ao Processo nº 01 P-15769/2004, sendo:

a) Criação de comissão especial de implementação da gestão e preservação de documentos arquivísticos digitais, conforme proposta do grupo de estudo

b) Criação de programa de preservação digital dentro do Planejamento Estratégico da Unicamp; c) Formulação de política e instruções de gestão e preservação arquivística de documentos,

adequadas as já existentes; d) Infraestrutura para a gestão e preservação de documentos arquivísticos digitais; e) Sistema Informatizado de Gestão Arquivística de Documentos Digitais, atualizando os

sistemas eletrônicos existentes; f) Programa de Disseminação, Sensibilização e Capacitação continuada; g) Incentivo á criação de Linha de Pesquisa na Unicamp sobre preservação digital; h) Intercâmbio com instituições técnicas e de pesquisa.

As demandas da Universidade sobre gestão de documentos digitais também foram formalizadas no Planejamento Estratégico da Universidade, aprovado pelo Conselho Universitário em 2004, sob a linha 12.5 intitulada Do convencional ao Digital.

Aprovadas as propostas, a Reitoria da Universidade está criando uma Comissão de Documentos Digitais para implementá-las, formada por representação gerencial e decisória de todas as pró-reitorias, de unidades de ensino e pesquisa e por executores especialistas em gestão de documentos e sistemas eletrônicos de gestão, que deverão atuar em projetos específicos e em estudos para a determinação de um modelo de plano de preservação de documentos arquivísticos digitais, proposto como objeto do InterPARES, que se encaixa nos objetivos já discutidos com a administração superior e equipes técnicas.

A Unicamp dispõe de conhecimento e de prática em gestão de documentos e informações através de seu Sistema de Arquivos: Arquivo Central, Comissões de Arquivo e da Rede de Arquivos e Protocolos; e de seu

33

Texto extraído do Projeto InterPARES 3 – IntraPARES Brasil, de Claudia Lacombe. CTDE. Rio de Janeiro, nov. 2006 (original não publicado) e do http://www.interpares.org/ (acessado em novembro de 2006) 34

O GDAE/UNICAMP formado por representantes dos seguintes órgãos: Sistema de Arquivos; Instituto de Filosofia e Ciências Humanas, Instituto de Computação, Núcleo de Estudos Estratégicos, Sistema de Bibliotecas, Centro de Computação, Procuradoria Geral, Coordenadoria Geral de Informática, Diretoria Geral de Recursos Humanos.

176

Sistema de Bibliotecas: Biblioteca Central, Comissões de Biblioteca e da Rede de Bibliotecas Seccionais; que compreende o registro, classificação, descrição, tramitação, avaliação, arquivamento e disposição de documentos e informações ao usuário interno e externo. Dispõe também de conhecimento de sistemas e tecnologia para armazenamento de grandes bases de dados corporativas, com medidas de back-ups e migração por demanda, por meio de seu Centro de Computação.

Entretanto, os sistemas de informação corporativos ou outros sistemas de informação têm gerado e armazenado documentos arquivísticos digitais sob as mais variadas formas, tipos e tecnologias, sem que haja procedimentos de preservação que garantam a autenticidade, a confiabilidade e a acessibilidade por longo prazo. Há uma forte tendência de se desenvolverem e implementarem sistemas mantendo documentos arquivísticos somente no meio digital, todavia, tanto a legislação brasileira sobre o assunto como as metodologias e aplicações de preservação estão aquém de garantir a autenticidade e a confiabilidade necessárias como provas legais e informações para as gerações futuras.

Aliando o corpo de conceitos, princípios e métodos de preservação digital elaborados nas primeiras fases do Projeto InterPARES e o conhecimento da Unicamp em gestão de documentos, levando em conta seu contexto administrativo, legal e funcional, o grupo de trabalho formado para esse projeto, pretende gerar um plano de preservação que contemple documentos de tipologias, formas e tecnologias diferenciadas, com importância cultural e funcional gerados pela Universidade e que precisam ser preservados por longo prazo.

Espera-se que os estudos obtidos sejam aproveitados pelo InterPARES na elaboração de modelos de planos para países ou em nível internacional e na geração do conjunto de módulos orientados para treinamento em instituições arquivísticas e cursos universitários de arquivos, e também apoie a definição de um plano de preservação digital corporativo para a Universidade (anexo 2). 3. Descrição Detalhada das Especificações Técnicas do Objeto

3.1 Estudos conceituais Preparação da equipe para a realização das atividades do projeto.

3.2 Levantamento de dados Levantamento do contexto e limitações dos produtores e preservadores do conjunto documental selecionado, incluindo forma documental, restrições tecnológicas, importância cultural e funcional etc. No caso, far-se-á os levantamentos relativos aos documentos científicos dos docentes, teses e dissertações, demonstrativos de pagamento de pessoal, fotografias e filmes institucionais e plantas de engenharia e arquitetura.

3.3 Primeiras iterações: testando diferentes soluções em diferentes contextos Refletir sobre os dados, articular coletivamente soluções possíveis e definir um plano de ação que será testado. Este plano deverá incluir: estratégias, protocolos, requisitos funcionais, procedimentos e resultados esperados.

3.4 Comparação das primeiras iterações Os resultados do teste serão compartilhados entre os pesquisadores e analisados. Uma avaliação desses resultados irá permitir a reflexão a respeito dessa ação e o refinamento dos respectivos planos de ação.

3.5 Segunda iteração: refinando soluções para contextos particulares Depois da avaliação inicia-se um novo ciclo. A segunda iteração deverá levar em conta os prós e contras registrados nos resultados dos testes, comparando-se os diferentes contextos. Dessa forma serão refinados os planos de ação e as medidas de performance. A segunda iteração será constituída de diversas mini-iterações até que se defina um plano de ação definitivo para cada contexto.

3.6 Comparação das segundas iterações Os resultados serão comparados entre parceiros do mesmo tipo (city archives, university archives etc.) para estabelecer os fatores críticos para determinar a melhor solução para estes contextos e se estão relacionados à forma documental, tecnologia, cultura organizacional ou outro. Esta comparação irá permitir a elaboração de definições e de um tipo genérico. Além disso, uma vez por ano os resultados serão comparados com os das equipes internacionais. A troca de informação entre as equipes internacionais se fará ao longo do ano por meio do web site compartilhado/comum do InterPARES.

3.7 Reflexão, análise e síntese Ao longo da pesquisa os pesquisadores irão refletir sobre os resultados e processos e explicitar suas suposições e elaborar considerações teóricas. 4. Cronograma

177

Fases da Descrição: 3.1 e 3.2 - 5 meses 3.3 e 3.4 – 7 meses 3.5 a 3.7 – 12 meses

5. Planejamento das Despesas, Custos Envolvidos e Fontes de Recursos

5.1 – Recursos internos – pessoal: especialistas cedidos pelos órgãos envolvidos no projeto; 5.2 – Recursos internos – financeiros; pagamento de consultoria, viagens e visitas técnicas, com recursos sob demanda, a serem aprovados e indicados pela Reitoria da Universidade. 5.3 – Recursos internos – equipamentos e insumos: cedidos pelos órgãos envolvidos no projeto. 6. Resultados Esperados e Participação nos mesmos

Definição do Plano de Preservação de Autenticidade Documentos Arquivísticos Digitais selecionados, com conceitos do InterPARES;

Aprendizado na elaboração de Planos de Preservação a partir da aplicação dos conceitos, princípios e métodos ao conjunto de documentos arquivísticos selecionados e das reflexões feitas durante o processo;

Apresentação dos resultados obtidos no estudo para a Comissão de Documentos Digitais da Unicamp, aos organismos de tecnologia de informação e comunicação e aos órgãos responsáveis pela gestão e preservação de documentos arquivísticos, para reflexão e aproveitamento nos projetos corporativos de gestão e preservação de documentos da universidade;

Contribuição ao Projeto InterPARES para a elaboração de modelos de planos de ação para tipos de documentos, produtores de documentos ou preservadores de universidades, no Brasil ou em nível internacional;

Contribuição ao Projeto InterPARES para a geração de um conjunto de módulos orientados para treinamento em instituições arquivísticas ou cursos universitários da área de arquivo.

8. Periodicidade dos Relatórios de Gestão

Semestrais 9. Envolvidos

Unidades e Órgãos: Coordenadoria Geral da Universidade - CGU Arquivo Central do Sistema de Arquivos da Unicamp - SIARQ Diretoria Geral de Recursos Humanos - DGRH Sistema de Bibliotecas da Unicamp – SBU Televisão da Unicamp - TVU Centro de Computação – CCUEC Coordenadoria de Tecnologia de Informação e Comunicação/CONTIC Prefeitura do Campus – PREF Procuradoria Geral

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Anexo 2 InterPARES Brasil

Introdução e justificativa

Claudia Lacombe Arquivo Nacional

A produção crescente de documentos digitais no final do século XX mudou em diversos aspectos os negócios, a pesquisa, a administração pública e mesmo a vida privada. Cada vez mais as organizações e indivíduos vêm criando, trocando e processando informações exclusivamente em formato digital, porém, apenas recentemente, foi reconhecida a grave ameaça que pesa sobre os documentos digitais no que diz respeito a sua autenticidade, preservação e acesso de longo prazo. A preservação de documentos arquivísticos digitais autênticos é uma questão primordial pois já foram perdidas algumas gerações de documentos devido à rápida obsolescência tecnológica, à fragilidade dos meios de armazenamento digital e a práticas de preservação inadequadas. Além disso, é difícil provar a autenticidade dos documentos que resistiram, pois os documentos digitais são facilmente manipuláveis. Como fonte primária do conhecimento sobre as atividades de indivíduos e organizações, documentos de arquivo asseguram a transparência tanto administrativa e legal como histórica de suas atividades e proporcionam a matéria-prima da memória coletiva. A tecnologia digital tem, entretanto, desafiado profundamente os métodos tradicionais pelos quais os documentos de arquivo são identificados e reconhecidos como fontes fidedignas e autênticas. Os desafios colocados pelos documentos arquivísticos digitais tem sido objeto de estudo de diversos projetos de pesquisa, que desenvolveram teorias e métodos essenciais para a preservação de longo prazo de documentos arquivísticos autênticos produzidos e mantidos em formato digital. Esses projetos forneceram a base para a formulação de políticas, estratégias e padrões capazes de assegurar a longevidade e a confiança na autenticidade dos documentos digitais. Entre 1994 e 1997, foi desenvolvido o projeto de pesquisa intitulado The preservation of integrity of electronic records (A preservação da integridade dos documentos de arquivo eletrônicos) também conhecido como Projeto da Universidade de British Columbia (UBC). O projeto tinha como objetivos identificar e definir os requisitos para a produção, o uso e a preservação de documentos eletrônicos fidedignos e autênticos. O projeto da Universidade de British Columbia resultou em diversos produtos, tais como publicações, artigos e trabalhos nos quais foram apresentados conceitos, ideias e métodos para assegurar a autenticidade e preservação de longo prazo dos documentos eletrônicos. As conclusões da pesquisa foram relatadas em um livro intitulado Electronic Records: Their Nature, Reliability and Authenticity (Documentos de arquivo eletrônicos: sua natureza, fidedignidade e autenticidade). Outros produtos foram o glossário de termos referentes aos documentos eletrônicos e a colaboração com o grupo de trabalho de gestão de documentos do Departamento de Defesa dos Estados Unidos (DOD), em conjunto com o Arquivo Nacional dos Estados Unidos (NARA), cujo produto mais importante foi a elaboração do padrão de requisitos funcionais para a gestão de documentos eletrônicos, que atualmente vigora como norma para a administração federal americana. Um dos desdobramentos do projeto da Universidade de British Columbia foi o InterPARES - International Research on Permanent Authentic Records in Electronic Systems - cuja equipe é formada por professores e pesquisadores de várias disciplinas como ciência da informação, direito, história, ciência da computação e engenharia de diversos países (Estados Unidos, Canadá, Austrália, Reino Unido, Itália, Espanha, Portugal, China, entre outros). O InterPARES 1 foi realizado entre 1999 e 2001 e abordou a preservação da autenticidade dos documentos de arquivo criados e/ou mantidos em bases de dados e sistemas de gestão de documentos, no curso das atividades das organizações. O projeto produziu diversos resultados como requisitos conceituais para autenticidade, modelos de processos de seleção e preservação de documentos arquivísticos digitais autênticos, um glossário, um sítio na Internet e principalmente uma publicação intitulada The long term preservation of authentic electronic records: findings of InterPARES Project. O InterPARES 2 foi realizado no período de 2002 a setembro de 2006. Este projeto se voltou para os documentos gerados no contexto de atividades artísticas, científicas e governamentais em sistemas experimentais, interativos e dinâmicos. O projeto também apresentou diversos produtos tais como uma base de dado de terminologia, modelos conceituais de preservação, registro e analises de diversos esquemas de metadados, diretrizes para produção, manutenção e preservação de documentos digitais autênticos e um conjunto de estratégias para guiar políticas e estratégias de preservação de documentos digitais de longo prazo. Em julho de 2007 será iniciada a terceira fase do projeto InterPARES que pretende traduzir o corpo teórico e metodológico de preservação digital produzido nas duas primeiras fases em planos concretos de ação para conjuntos documentais mantidos por arquivos públicos e privados. O InterPARES 3 será formado por um

179

conjunto de IntraPARES nacionais ou regionais, que desenvolverão estudos de casos em organizações produtoras e preservadoras de documentos. Essa pesquisa tem encontrando boa receptividade junto a arquivistas e instituições arquivísticas de vários países, que pretendem responder às questões postas pelos documentos digitais. No Brasil, podemos assinalar, por exemplo: a pesquisa de Rosely Rondinelli intitulada o Gerenciamento arquivístico de documentos eletrônicos, os trabalhos de Heloisa Bellotto, Arquivos permanentes: tratamento documental e Como fazer análise diplomática e análise tipológica de documentos de arquivo, além do sítio na Internet da Câmara Técnica de Documentos Eletrônicos do Conselho Nacional de Arquivos do Brasil - Conarq. O Arquivo Nacional criou em 2003 um grupo de trabalho em documentos digitais, dentro da Coordenação-Geral de Gestão de Documentos; e o Conselho Nacional de Arquivos criou um Câmara Técnica de Documentos Eletrônicos, que vem atuando desde 1996. Essas duas instituições vêm encaminhando algumas iniciativas para enfrentar os problemas que afetam os documentos de arquivo digitais, que seguem a abordagem do InterPARES. Deve-se mencionar a Carta para a preservação do patrimônio arquivístico digital brasileiro, as Resoluções do Conselho Nacional de Arquivos nº 20 e 24, que tratam da gestão e do recolhimento de documentos arquivísticos digitais, além do Modelo de requisitos para sistemas informatizados de gestão arquivística de documentos - e-ARQ. O Arquivo Nacional e o Conarq, em função dos trabalhos desenvolvidos, participou como convidado das últimas reuniões do InterPARES 2 e foi convidado a integrar a equipe de pesquisa do InterPARES 3. Problema e questões de pesquisa Nas duas primeiras fases do projeto InterPARES foi desenvolvido um corpo de conceitos, princípios e métodos que se constitui em uma estrutura básica para qualquer solução de preservação digital. No entanto, uma das principais conclusões do InterPARES é que tais soluções são específicas e devem ser direcionadas pelos preservadores levando-se em conta: a) o contexto cultural, administrativo, legal e funcional de cada organização; b) natureza e características do produtor dos documentos digitais; c) tipologia dos documentos produzidos e sua forma documental e tecnologia utilizada; d) limites impostos pelos recursos financeiros e humanos; e) cultura organizacional do produtor e do preservador. A teoria e métodos produzidos pelo InterPARES são prontamente aplicáveis na definição de estratégias e procedimentos em grandes instituições, como os arquivos nacionais, mas não podem ser diretamente

aplicáveis em organizações de médio e pequeno porte sem uma série de adaptações e traduções dos métodos e estratégias em planos de ação para cada conjunto documental. Neste contexto, podemos apontar algumas questões relevantes:

1) Como adaptar o conhecimento existente a respeito da preservação de documentos arquivísticos digitais às necessidades e circunstâncias de organizações de pequeno e médio porte?

2) Dentre os documentos arquivísticos digitais a serem preservados por organizações de pequeno e médio porte, quais necessitam de mais atenção neste momento e quais são os problemas mais urgentes relacionados à sua criação e manutenção?

3) Que planos de ação para a preservação de longo prazo destes conjuntos de documentos podem ser propostos?

4) Um plano de ação escolhido para um conjunto documental pode ser válido para outro conjunto documental do mesmo tipo, produzido e preservado pelo mesmo tipo de organização ou pessoa?

5) Que tipo de conhecimento e requisitos são necessários para os responsáveis pela definição de planos de ação para a preservação de documentos arquivísticos digitais em organizações de pequeno e

médio porte?

Resultados esperados

A primeira categoria de produtos será, para cada parceiro envolvido como test-bed, um conjunto específico de planos de ação para os documentos digitais existentes. Após análise comparativa das organizações e jurisdições nacionais, estes planos de ação devem resultar em modelos deplanos para tipos de documentos, produtores de documentos ou preservadores, dentro de um país ou a nível internacional. A aplicação de teoria e métodos gerais em realidades concretas e específicas irá gerar uma segunda categoria de produtos: um conjunto de módulos orientados para treinamento em instituições arquivísticas ou cursos universitários da área de arquivo.

180

Metodologia

1- Estabelecimento do contexto e ciclo de pesquisa

Cada parceiro/test bed vai identificar o conjunto de documentos digitais para o qual será desenvolvido um plano de preservação.

Desta forma, o contexto do problema é resolvido com a teoria e por sua vez a teoria será desenvolvida na resolução dos problemas.

2- Levantamento de dados

Levantamento do contexto e limitaçõesde cada parceiro/test bed e do conjunto documental selecionado, incluindo forma documental, restrições tecnológicas, importância cultural e funcional,

etc. 3- Primeiras iterações: testando diferentes soluções em diferentes contextos

Todos os parceiros (test bed and resource) irão refletir sobre os dados, articular coletivamente soluções possíveis e definir um plano de ação que será testado. Este plano deverá incluir: estratégias, protocolos, requisitos funcionais, procedimentos e resultados esperados.

4- Comparação das primeiras iterações

Os resultados do teste serão compartilhados entre os pesquisadores e analisados. Uma avaliação desses resultados irá permitir a reflexão a respeito dessa ação e o refinamento dos respectivos planos de ação.

5- Segunda iteração: refinando soluções para contextos particulares

Depois da avaliação inicia-se um novo ciclo. A segunda iteração deverá levar em conta os prós e contras registrados nos resultados dos testes, comparando-se os diferentes contextos. Dessa forma serão refinados os planos de ação e as medidas de performance. A segunda iteração será constituída de diversas mini-iterações até que se defina um plano de ação definitivo para cada contexto.

6- Comparação das segundas iterações

Os resultados serão comparados entre parceiros do mesmo tipo (city archives, university archives, ...)

para estabelecer os fatores críticos para determinar a melhor solução para estes contextos e se estão relacionados à forma documental, tecnologia, cultura organizacional ou outro. Esta comparação irá permitir a elaboração de definições e de um tipo genérico. Além disso, uma vez por ano os resultados serão comparados com os das equipes internacionais. A

troca de informação entre as equipes internacionais se fará ao longo do ano por meio do web site compartilhado/comum do InterPARES.

7- Reflexão, análise e síntese

Ao longo da pesquisa os pesquisadores irão refletir sobre os resultados e processos e explicitar suas suposições e elaborar considerações teóricas.

Parceiros de Teste do Arquivo Nacional/InterPARES Planos de Preservação Digital:

Ministério da Saúde – Coordenação Geral de Documentação e Informação

Câmara dos Deputados – Arquivo do Centro de Documentação e Informação

UNICAMP – Arquivo Central do Sistema de Arquivos

PROJETO InterPARES 3 - siarq.unicamp.br · Danielle Thiago Ferreira Diretoria Acadêmica Antonio...

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