Projeto CET Aprova Abrangência: Processos relacionados com a avaliação e aprovação de...

Projeto CET AprovaProjeto CET Aprova

Abrangência: Processos relacionados com a avaliação e aprovação de empreendimentos considerados Pólos Geradores de Tráfego

Objetivo: Desenvolvimento dos processos com foco nos Objetivos Estratégicos

Abrangência: Processos relacionados com a avaliação e aprovação de empreendimentos considerados Pólos Geradores de Tráfego

Objetivo: Desenvolvimento dos processos com foco nos Objetivos Estratégicos

Projeto CET Aprova Copyright © 2007, NBS Consulting - Todos os direitos reservados. All rights reserved.

Projeto CET AprovaEquipe Técnica

Projeto CET AprovaEquipe Técnica

Equipe CET Kátia (Coordenadora) Silvia Daniel Fegyveres Equipe GPL/DEP Equipe GET

– Mário Rodrigues– Teidy– Cristina

Equipe CET Kátia (Coordenadora) Silvia Daniel Fegyveres Equipe GPL/DEP Equipe GET

– Mário Rodrigues– Teidy– Cristina

Equipe NBS Arnaldo Sima (Coordenador) Eli da Silva Hernani Arruda Jean Viterbo Sérgio Caixeta

Equipe NBS Arnaldo Sima (Coordenador) Eli da Silva Hernani Arruda Jean Viterbo Sérgio Caixeta


O projeto está organizado em quatro fases:

1. Planejamento e Preparação do Projeto

2. Desenvolvimento dos Processosi. Entendimento da Situação Atual (processos e infra-estrutura)

ii. Entendimento da percepção da Situação Atual pelo mercado

iii. Identificação de oportunidades de melhoria e ação

iv. Desenho da Situação Futura

v. Planejamento de ações e change management

3. Implementação dos Processos Revisados

4. Auditoria de Implementação

O projeto está organizado em quatro fases:

1. Planejamento e Preparação do Projeto

2. Desenvolvimento dos Processosi. Entendimento da Situação Atual (processos e infra-estrutura)

ii. Entendimento da percepção da Situação Atual pelo mercado

iii. Identificação de oportunidades de melhoria e ação

iv. Desenho da Situação Futura

v. Planejamento de ações e change management

3. Implementação dos Processos Revisados

4. Auditoria de Implementação

Projeto CET AprovaFases do Projeto

Projeto CET AprovaFases do Projeto


O objetivo desta fase é o de promover um entendimento da situação atual em relação aos processos de aprovação de empreendimentos, além de estabelecer um planejamento detalhado do projeto.

As seguintes atividades foram desenvolvidas nesta fase:

– O entendimento dos processos e das dificuldades encontradas pelos envolvidos durante o processo de aprovação;

– As atuais metas relacionadas a aprovação, bem como os indicadores existentes e relatórios;

– Identificação de oportunidades de melhorias;

– A Estrutura Administrativa do Projeto necessária para condução deste projeto, composta por pessoas-chave envolvidas com os processos-alvo;

– O treinamento dos envolvidos na metodologia de desenvolvimento dos processos;

– A definição detalhada da agenda do projeto;

– Os objetivos estratégicos para os processos e para o projeto.

O objetivo desta fase é o de promover um entendimento da situação atual em relação aos processos de aprovação de empreendimentos, além de estabelecer um planejamento detalhado do projeto.

As seguintes atividades foram desenvolvidas nesta fase:

– O entendimento dos processos e das dificuldades encontradas pelos envolvidos durante o processo de aprovação;

– As atuais metas relacionadas a aprovação, bem como os indicadores existentes e relatórios;

– Identificação de oportunidades de melhorias;

– A Estrutura Administrativa do Projeto necessária para condução deste projeto, composta por pessoas-chave envolvidas com os processos-alvo;

– O treinamento dos envolvidos na metodologia de desenvolvimento dos processos;

– A definição detalhada da agenda do projeto;

– Os objetivos estratégicos para os processos e para o projeto.

Projeto CET AprovaFase 1 - Planejamento do Projeto

Projeto CET AprovaFase 1 - Planejamento do Projeto


Projeto CET Aprova Fase 1 - Planejamento do Projeto - Objetivos do Projeto

Projeto CET Aprova Fase 1 - Planejamento do Projeto - Objetivos do Projeto

Os objetivos do Projeto CET Aprova são:

– Contribuir para que o Processo de Avaliação de Empreendimentos Polo-Geradores de Tráfego realizado pelo CET se torne mais ágil e transparente sem comprometimento da qualidade da análise realizada.

– Mapear os processos de negócio com impacto nos objetivos anteriores e identificar oportunidades de atuação visando às melhorias planejadas.

– Elencar as oportunidades de maior impacto e estabelecer um plano de ações.– Otimizar, formalizar e implantar os processos revisados.– Estabelecer indicadores e metas para monitoramento do desempenho dos

processos.– Envolver a organização no processo de mudança, garantindo compromisso das

pessoas com os novos processos e a perenidade das melhorias.– Contribuir de maneira efetiva para otimização da produtividade organizacional.

Os objetivos do Projeto CET Aprova são:

– Contribuir para que o Processo de Avaliação de Empreendimentos Polo-Geradores de Tráfego realizado pelo CET se torne mais ágil e transparente sem comprometimento da qualidade da análise realizada.

– Mapear os processos de negócio com impacto nos objetivos anteriores e identificar oportunidades de atuação visando às melhorias planejadas.

– Elencar as oportunidades de maior impacto e estabelecer um plano de ações.– Otimizar, formalizar e implantar os processos revisados.– Estabelecer indicadores e metas para monitoramento do desempenho dos

processos.– Envolver a organização no processo de mudança, garantindo compromisso das

pessoas com os novos processos e a perenidade das melhorias.– Contribuir de maneira efetiva para otimização da produtividade organizacional.


Comitê Gestor

CoordenadorProjeto CET

Equipe CET

Consultores Empreendedores

Projeto CET AprovaFase 1 - Planejamento do Projeto - Organograma

Projeto CET AprovaFase 1 - Planejamento do Projeto - Organograma


Projeto CET Aprova Fase 1 - Planejamento do Projeto - Cronograma

Projeto CET Aprova Fase 1 - Planejamento do Projeto - Cronograma

Fases do ProjetoMeses

1 2 3 4 5 6Planejamento e Preparação do Projeto

Desenvolvimento dos Processos

Entendimento da Situação Atual (processos e infra-estrutura)

Entendimento da percepção da Situação Atual pelo mercado

Identificação de oportunidades de melhoria e ação

Desenho da Situação Futura

Planejamento de ações e change management

Implementação dos Processos Revisados

Auditoria de Implementação


O Objetivo desta fase é do de promover, em conjunto com a equipe CET, um entendimento detalhado dos processos de aprovação atuais, seus pressupostos, bem como identificar oportunidades de melhoria que os otimizem;

Faz parte desta etapa do projeto o desenvolvimento dos seguintes passos :

– Entendimento da Situação Atual (processos e infra-estrutura)– Entendimento da percepção da Situação Atual pelo mercado– Identificação de oportunidades de melhoria e ação– Desenho da Situação Futura – Planejamento de ações e change management

O Objetivo desta fase é do de promover, em conjunto com a equipe CET, um entendimento detalhado dos processos de aprovação atuais, seus pressupostos, bem como identificar oportunidades de melhoria que os otimizem;

Faz parte desta etapa do projeto o desenvolvimento dos seguintes passos :

– Entendimento da Situação Atual (processos e infra-estrutura)– Entendimento da percepção da Situação Atual pelo mercado– Identificação de oportunidades de melhoria e ação– Desenho da Situação Futura – Planejamento de ações e change management

Projeto CET AprovaFase 2 – Desenvolvimento dos Processos

Projeto CET AprovaFase 2 – Desenvolvimento dos Processos


– Mapear processos de aprovação (situação atual);– Identificar marco regulatório e pontos de alerta;– Identificar gargalos e oportunidades de melhoria;– Identificar infra-estrutura tecnológica;– Otimizar/padronizar processos;– Identificar e propor indicadores para os processos;– Validar junto ao Comitê Diretor;– Desenhar arquitetura do Sistema de Informações; – Planejar ações e transformações nos processos.

– Mapear processos de aprovação (situação atual);– Identificar marco regulatório e pontos de alerta;– Identificar gargalos e oportunidades de melhoria;– Identificar infra-estrutura tecnológica;– Otimizar/padronizar processos;– Identificar e propor indicadores para os processos;– Validar junto ao Comitê Diretor;– Desenhar arquitetura do Sistema de Informações; – Planejar ações e transformações nos processos.

Projeto CET AprovaFase 2 – Desenvolvimento dos Processos - Etapas

Projeto CET AprovaFase 2 – Desenvolvimento dos Processos - Etapas


Projeto CET Aprova Fase 2 - Desenvolvimento dos Processos – Estrutura CET

Projeto CET Aprova Fase 2 - Desenvolvimento dos Processos – Estrutura CET

DO


O Macro-Fluxo da Fase I do processo de análise de Empreendimentos Pólos Geradores é o seguinte:O Macro-Fluxo da Fase I do processo de análise de Empreendimentos Pólos Geradores é o seguinte:

Projeto CET Aprova Fase 1 – Desenvolvimento dos Processos - Macro-Fluxo do Processo

Situação Atual


Situação Atual


Projeto CET Aprova Fase 1 – Desenvolvimento dos Processos - Macro-Fluxo do

Processo - Situação Futura






O Macro-Fluxo do processo de análise de Empreendimentos Pólos Geradores é o seguinte:O Macro-Fluxo do processo de análise de Empreendimentos Pólos Geradores é o seguinte:


Foram identificados os seguintes pontos de alerta no processo:

1.Existe carência de recursos humanos dedicados à análise de empreendimentos pólos geradores de tráfego

2.Existe uma carência de infra-estrutura tecnológica, sobretudo equipamentos e sistemas de tecnologias da informação, e isto possui impactos significativos no tempo dos processos

3.O processo tramita em papel, em seu original, e isto requer diversos procedimentos que não agregam nenhum valor ao processo apesar de, por outro lado, agregar um tempo significativo na tramitação dos processos

4.Existem diversos passos seqüenciais na tramitação dos processos, do DSV ao DEP e vice-versa, sem que valor efetivo seja agregado

5.Existem processos que são apresentados de maneira incompleta e/ou inconsistente, o que grandes perdas de tempo dos analistas

6.A legislação referente aos pólos geradores, sobretudo no que tange aos empreendimentos comerciais, não é suficientemente clara e/ou conhecida

7.A definição de contrapartidas para o empreendimento depende de projetos pré-estabelecidos, o que gera dificuldades.

8.Os fluxos processos tanto na Fase I quanto na Fase II são em alguns casos confusos e repetitivos.

9.As filas de processos, tanto Fase I quanto Fase II encontram-se em movimento de franco crescimento, o que indica que a situação futura tende a agravar-se.

Foram identificados os seguintes pontos de alerta no processo:

1.Existe carência de recursos humanos dedicados à análise de empreendimentos pólos geradores de tráfego

2.Existe uma carência de infra-estrutura tecnológica, sobretudo equipamentos e sistemas de tecnologias da informação, e isto possui impactos significativos no tempo dos processos

3.O processo tramita em papel, em seu original, e isto requer diversos procedimentos que não agregam nenhum valor ao processo apesar de, por outro lado, agregar um tempo significativo na tramitação dos processos

4.Existem diversos passos seqüenciais na tramitação dos processos, do DSV ao DEP e vice-versa, sem que valor efetivo seja agregado

5.Existem processos que são apresentados de maneira incompleta e/ou inconsistente, o que grandes perdas de tempo dos analistas

6.A legislação referente aos pólos geradores, sobretudo no que tange aos empreendimentos comerciais, não é suficientemente clara e/ou conhecida

7.A definição de contrapartidas para o empreendimento depende de projetos pré-estabelecidos, o que gera dificuldades.

8.Os fluxos processos tanto na Fase I quanto na Fase II são em alguns casos confusos e repetitivos.

9.As filas de processos, tanto Fase I quanto Fase II encontram-se em movimento de franco crescimento, o que indica que a situação futura tende a agravar-se.

Projeto CET Aprova Fase 2 – Desenvolvimento dos Processos – Pontos de Alerta

Projeto CET Aprova Fase 2 – Desenvolvimento dos Processos – Pontos de Alerta


Algumas percepções a respeito do processo de análise de empreendimentos pólos-geradores de tráfego são as seguintes:

1.O processo de análise de empreendimentos pólos-geradores de tráfego é visto como uma grande caixa-preta, não se sabe o que está ocorrendo e cada caso é uma caso.

2.Não existe uma regra geral e clara que vale para qualquer processo.

3.Os técnicos são muito bem intencionados e altamente qualificados mas faltam-lhes ferramentas para agilizar as tarefas.

4.O que é cobrado na fase II não é necessariamente o que consta na Certidão de Diretrizes.

5.A Fase II é um drama. Não se tem idéia do que se pode esperar.

6.Hoje a avaliação da fase I e o pagamento da fase II depende até de negociação com a associação de moradores e outros empreendedores.

7.O processo é muito burocrático, existem casos de demorar mais de um mês depois de aprovado só para obter as necessárias assinaturas.

8.Dependendo do nível de relacionamento com o CET, a percepção da caixa-preta e a zona cinzenta varia de amplitude e de foco.

9.O que importa é ter clareza e objetividade no processo, com regras claras.











Projeto CET Aprova Fase 2 – Desenvolvimento dos Processos – Percepção dos Agentes

Projeto CET Aprova Fase 2 – Desenvolvimento dos Processos – Percepção dos Agentes


Tempos de tramitação do processo definido pelo ato do Presidente:

Análise do projeto arquitetônico da edificação e análise da demanda - 10 dias úteis (DEP)Elaboração de relatório consubstanciado do empreendimento - 3 dias úteis (DEP)Apresentação prévia das medidas do viário ao empreendedor - 1 dia útil (DEP)Emissão da minuta da Certidão de Diretrizes e aprovação interna - 2 dias úteis (DEP)Elaboração dos projetos de concepção do viário (DEC) e elaboração dos projetos funcionais de semáforos (DCS) - 10 dias úteisElaboração de relatório consubstanciado do viário e síntese das medidas mitigadoras - 3 dias úteis (DEC)Elaboração dos projetos funcionais de geometria e contatos externos - 5 dias úteis (DPG)Indicação das medidas de sinalização semafórica e CFTV - 2 dias úteis (DEL)

Tempo Total: 36 dias.

Tempos de tramitação do processo definido pelo ato do Presidente:

Análise do projeto arquitetônico da edificação e análise da demanda - 10 dias úteis (DEP)Elaboração de relatório consubstanciado do empreendimento - 3 dias úteis (DEP)Apresentação prévia das medidas do viário ao empreendedor - 1 dia útil (DEP)Emissão da minuta da Certidão de Diretrizes e aprovação interna - 2 dias úteis (DEP)Elaboração dos projetos de concepção do viário (DEC) e elaboração dos projetos funcionais de semáforos (DCS) - 10 dias úteisElaboração de relatório consubstanciado do viário e síntese das medidas mitigadoras - 3 dias úteis (DEC)Elaboração dos projetos funcionais de geometria e contatos externos - 5 dias úteis (DPG)Indicação das medidas de sinalização semafórica e CFTV - 2 dias úteis (DEL)

Tempo Total: 36 dias.

Projeto CET Aprova Fase 2 – Desenvolvimento dos Processos – Tempos dos Processos



Projeto CET Aprova Fase 2 – Desenvolvimento dos Processos – Evolução do Estoque de Processos






















Projeto CET Aprova Desenvolvimento dos Processos – Percepção dos Agentes

Projeto CET Aprova Desenvolvimento dos Processos – Percepção dos Agentes


Identificamos algumas oportunidades de intervenção que possuem grande potencial de melhorias com baixa complexidade de implantação:

1.Revisão dos Fluxos de Processos tanto na Fase I quanto na Fase II

2.Implementação de um sistema eletrônico de gestão e tramitação dos processos no âmbito do SMT/CET

3.Disponibilização de equipamentos e sistemas de apoio às atividades do processo

4.Criação de duas filas de distribuição de processos: uma para imóveis residenciais e outra para imóveis comerciais em geral

5.Disponibilização de um mecanismo de “Análise Prévia” de processos

6.Disponibilização de um time de profissionais “extra-carreira” para desenvolver trabalhos de projetos e análise prévia

Redução de Tempo estimada com adoção deste conjunto de ações: aproximadamente 60% do tempo gasto nas análises internas do CET ou aproximadamente 100 dias na fase I


1.Revisão dos Fluxos de Processos tanto na Fase I quanto na Fase II


3.Disponibilização de equipamentos e sistemas de apoio às atividades do processo

4.Criação de duas filas de distribuição de processos: uma para imóveis residenciais e outra para imóveis comerciais em geral

5.Disponibilização de um mecanismo de “Análise Prévia” de processos

6.Disponibilização de um time de profissionais “extra-carreira” para desenvolver trabalhos de projetos e análise prévia


Projeto CET Aprova Fase 2 – Desenvolvimento dos Processos – Oportunidades de Melhoria

Bloco I


Bloco I




2.Disponibilização de equipamentos e sistemas de apoio às atividades do processo e treinamentos

3.Criação de três filas de distribuição de processos: uma para imóveis residenciais, outra para comerciais/serviços e multiuso e terceira para imóveis institucionais/industriais

4.CET apresentar comunique-se completo.

5.Portaria para limitar tempo e a forma de resposta ao comunique-se (integral com 30 + 30 dias).

6.Reestruturação do processo e da tramitação dos processos.

7.Abertura de posto de protocolo na Rua Barão de Itapetininga (a ser encaminhada e aprovada pela SMT).

8.Elaboração de uma cartilha de orientação de procedimentos.




2.Disponibilização de equipamentos e sistemas de apoio às atividades do processo e treinamentos

3.Criação de três filas de distribuição de processos: uma para imóveis residenciais, outra para comerciais/serviços e multiuso e terceira para imóveis institucionais/industriais

4.CET apresentar comunique-se completo.

5.Portaria para limitar tempo e a forma de resposta ao comunique-se (integral com 30 + 30 dias).

6.Reestruturação do processo e da tramitação dos processos.

7.Abertura de posto de protocolo na Rua Barão de Itapetininga (a ser encaminhada e aprovada pela SMT).

8.Elaboração de uma cartilha de orientação de procedimentos.


Projeto CET Aprova Desenvolvimento dos Processos – Oportunidades de Melhoria

Bloco I

Projeto CET Aprova Desenvolvimento dos Processos – Oportunidades de Melhoria

Bloco I


Identificamos algumas oportunidades de intervenção que possuem grande potencial de melhorias, mas que requerem maiores esforços para a implantação:

7.Criar um grupo para sugerir a definição do fator de agravo e a compensação de medidas mitigadoras (proposta de nova legislação)

Estas ações requerem maiores esforços, inclusive políticos para a sua implementação

Identificamos algumas oportunidades de intervenção que possuem grande potencial de melhorias, mas que requerem maiores esforços para a implantação:

7.Criar um grupo para sugerir a definição do fator de agravo e a compensação de medidas mitigadoras (proposta de nova legislação)

Estas ações requerem maiores esforços, inclusive políticos para a sua implementação


Bloco II


Bloco II


Identificadas as ações e os impactos, agora serão priorizadas as intervenções de maior aceitação e melhor retorno sobre os esforços desprendidos.

Após desenvolvidos os processos, iniciaremos, em conjunto com os Gestores dos Processos, a implementação dos novos procedimentos.

Esta fase contará com treinamentos operacionais internos, onde será avaliado o impacto real das medidas adotadas.

Também nesta fase serão produzidos os primeiros relatórios com os indicadores definidos, que pretenderão prover aos envolvidos adequada confiança quanto ao controle sobre os processos.

Identificadas as ações e os impactos, agora serão priorizadas as intervenções de maior aceitação e melhor retorno sobre os esforços desprendidos.

Após desenvolvidos os processos, iniciaremos, em conjunto com os Gestores dos Processos, a implementação dos novos procedimentos.

Esta fase contará com treinamentos operacionais internos, onde será avaliado o impacto real das medidas adotadas.

Também nesta fase serão produzidos os primeiros relatórios com os indicadores definidos, que pretenderão prover aos envolvidos adequada confiança quanto ao controle sobre os processos.

Projeto CET AprovaFase 3 – Implantação dos Processos



As atividades a serem desenvolvidas nesta fase serão:

– Identificação dos donos dos processos, responsáveis pelos treinamentos internos identificados;

– Preparação da matriz de treinamentos a serem realizados;– Realização dos treinamentos;– Avaliação do impacto das mudanças nas rotinas definidas;– Geração de relatórios de monitoramento dos processos;– Validação dos processos.

As atividades a serem desenvolvidas nesta fase serão:

– Identificação dos donos dos processos, responsáveis pelos treinamentos internos identificados;

– Preparação da matriz de treinamentos a serem realizados;– Realização dos treinamentos;– Avaliação do impacto das mudanças nas rotinas definidas;– Geração de relatórios de monitoramento dos processos;– Validação dos processos.




Buscando avaliar a aderência dos novos processos às práticas do CET, conduziremos a auditoria de implementação.

Esta auditoria identificará o grau de implementação dos novos procedimentos e as possíveis “não-conformidades” ocorridas.

Como resultado, produziremos um relatório e um plano de ação para sanar as questões identificadas.

Buscando avaliar a aderência dos novos processos às práticas do CET, conduziremos a auditoria de implementação.

Esta auditoria identificará o grau de implementação dos novos procedimentos e as possíveis “não-conformidades” ocorridas.

Como resultado, produziremos um relatório e um plano de ação para sanar as questões identificadas.

Projeto CET AprovaFase 4 – Auditoria de Implantação

Projeto CET AprovaFase 4 – Auditoria de Implantação

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