Plano Operacional Estratégico - VIII Jornadas da Comunicação

Plano Operacional Estratégico

Prepared for: ETPZP

Prepared by: Jaime Henriques, 3C

Nov 1, 2006

Escola Tecnológica e Profissional da Zona do Pinhal

9º Jornadas da Comunicação Ser Empreendedor

IntroduçãoO plano operacional estratégico, tem por objectivo quantificar todas as actividades e tarefas, planeando de forma a sustentar o desenvolvimento do projecto até a sua realização,

para que possam ser alcançados todos os objectivos previamente definidos.

È importante planear já que nos permite tomar, antecipadamente, decisões estratégicas essenciais, reunir todos os recursos necessários para a implementação do projecto, como

também transformar esse planeamento num documento operacional que quantifique todas as acções e tarefas a realizar.

Sendo que um evento tem um conjunto muito grande de variáveis, factores de risco, intervenientes, é necessário ter um enorme controlo bem como um planeamento sólido

realizado anteriormente.

Este documento representa uma ferramenta importante, que vai acompanhar e servir de base para o desenvolvimento deste evento, até à sua implementação.

Escola Tecnológica e Profissional da Zona do Pinhal 1

Definição de ObjectivosTransmitir uma mensagem clara sobre o empreendedorismo, conseguindo motivar e cativar os alunos a criarem o seu próprio posto de trabalho, numa região onde existem poucas

empresas e alto nível de desemprego.

Aproximação dos alunos á realidade de jovens empreendedores

Dar a conhecer aos alunos como funciona e se posiciona uma grande empresa na região e as incubadoras de empresas

Fazer um approach entre escola e empresas do distrito de Leiria e Castelo Branco bem como grandes empresários que estarão na escola enquanto oradores, abrindo a

oportunidade para novos estágios e parcerias


Quantif icação de Recursos

Recursos Físicos Recursos Humanos

Auditório da ETPZP 1 Administrador

2 Microfones de Lapela 1 Director Executivo

2 Microfones sem fio 1 Coordenador

1 P.A de Som (Mesas Mistura, Amplicador, 2 Colunas de Som, 1 Coluna

de Amplificaçao, 2 Receptores de Microfone)

4 Pessoas para o secretariado

1 Data-Show Principal e 1 Data-Show Suplente 2 Assistentes

2 Câmaras de Filmar 6 Audiovisuais

1 Máquina Fotográfica 2 Catering

1 Gravador

1 Comando digital para apresentações

2 Extensões Eléctricas

1 Palanco

1 Mesa de Apoio para o Data-Show

1 Leitor DVD e 1 Televisão

1 Regiee

4 a 8 Walkie-Talkies


Organigrama

Organigrama da Equipa

Secretariado4

Assistentes2

Audovisuais6

Catering2

CoordenaçãoJaime Henriques

Directora ExecutivaDra. Anabela Guerreiro

AdministraçãoDr. António Figueira


Planeamento EstratégicoNº Tarefas Tempo

(Dias)

Prece

dência

Responsável Como Mês

1 Definir os objectivos do evento 1 - Jaime - Fazendo uma análise directa sobre o que este evento deve atingir- Percebendo quais as necessidades que este evento, deve preencher

Nov

2 Verificar e analisar o orçamento disponível 1 - Jaime / A.Figueira - Quantificar todos os recursos físicos e humanos, que impliquem custos para o evento- Negociar e aprovar com a administração da ETPZP um orçamento razoável para o evento

Dez

3 Definir o tema do evento 1 1 Jaime / A.Guerreiro - No fim de analisar os objectivos do evento e as necessidades dos targets deste evento, vou seleccionar um tema que possa satisfazer essas necessidades e se enquadre com aquilo que se pretende para o evento e para a ETPZP

Nov

4 Definir o público-alvo do evento 1 3 Jaime - Após serem analisados os objectivos do evento e o tema, vou fazer uma segmentação de mercado, seleccionado quais os targets a atingir

Nov

5 Definir as estratégias para o evento e apresentar o plano 1 4 Jaime - Elaborar um plano operacional estratégico, de forma a quantificarmos todas as actividades e tarefas a desenvolver, bem como a metodologia a utilizar- Elaborar o projecto do evento, onde deverá ser quantificada todas as estratégias que o evento irá seguir

Dez

6 Definir a data do evento 1 - A.Guerreiro - A data do evento, será escolhida pela administração da escola, perante a elaboração do plano de actividades para 07/07

Nov


Nº Tarefas Tempo

(Dias)

Prece

dência


7 Escolher os horários do evento 1 - A.Guerreiro - A escolha dos horários do evento, estarão em conformidade com os horários da escola, sendo o principal publico-alvo os alunos da ETPZP

Nov

8 Seleccionar o local do evento 1 - Jaime - O local do evento, será o mesmo de todas as outras as edições do evento, o auditório da ETPZP, por três razões principais: Logísticas, Custos e Objectivos da ETPZP.

Nov

9 Escolher a disposição da sala e do ambiente 1 5 Jaime - A disposição da sala e do ambiente, está limitada, sendo que o evento será realizada num auditório, um espaço fixo e devido ao baixo orçamento para a realização do evento.- Será seleccionada a disposição da sala e do ambiente, junto da Professora. Anabela Guerreiro e do Professor Bruno ..., mas com base nas características de descontracção e aproximação com os participantes do evento.

Dez

10 Vender quotas do evento 30 5 Jaime - Elaboração do caderno de patrocínio- Elaboração de uma lista de potenciais sponsers- Marcação de uma reunião com cada um dos potenciais sponsers de forma a conseguir vender quotas do evento

Jan

11 Seleccionar Staff e dar Formação 15 12 Jaime/ A.Guerreiro - Neste evento, estão quantificadas as necessidades ao nível de recursos humanos. Irei recomendar um conjunto de nomes potenciais para o staff do evento, sendo essa lista tornadas realidade e aporvada pela Professora Anabela Guerreiro

Fev

12 Reunir os envolvidos 4 5 Jaime - Marcação de uma reunião com todos os stakeholders, para que sejam comunicadas as estratégias para este evento, bem como todo o seu conteúdo e competências de cada um.

Fev


Nº Tarefas Tempo

(Dias)

Prece

dência


13 Serviços complementares do evento (Catering, Equipamentos, Staff, Transporte, Filmagem, Fotografia e

Decoração)

1 5 A.Guerreiro - Marcar reunião com o curso coordenador do curso de hotelaria, para negociar e chegarmos a um consenso sobre a participação do curso de hotelaria no evento.- Marcar uma reunião com os professores de audiovisuais, no sentido de prepararmos todo o equipamento para o evento- A professora Anabela Guerreiro, irá contactar todos os oradores, no sentido de lhes assegurar o transporte e alimentação, negociando directamente com os mesmos.- Ao nível da decoração. irei imprimir, cartazes de grande dimensão, para colocar no evento, com imagens e frases, para colocar em todo o espaço do evento, através das impressoras da escola.

Fev

14 Elaborar o programa e o conteúdo do evento 5 3 / 4 Jaime - Após a escolha do tema do evento, serão seleccionados os temas de cada dia de evento.- Elaboração do conteúdo de cada seminário, de forma a fornecer posteriormente aos oradores, uma base sobre o que se pretende em cada um.

Nov

15 Selecção dos oradores e confirmação da presença 20 14 Jaime - Criação de uma lista de potenciais oradores e realização do primeiro contacto, através do envio de um e-mail.- Marcação de uma reunião com os oradores, com o objectivo de fornecer os principais elementos sobre evento e sobre o seminário que cada um irá realizar.

Dez

16 Desenvolver a imagem do evento e todos os elementos gráficos necessários á promoção

30 3 / 4 Jaime / Prof.Bruno - Elaboração de todo o grafismo do evento tal como: Logótipo, Cartaz, Convites, Documento Promocional, Labelcd, web-site, sinalética.

Jan

17 Definir concursos e atracções 5 5 Jaime - Definir quais os concursos a serem realizados na ETPZP.- Elaboração do regulamento de cada evento, bem como comunicação do mesmo aos alunos da ETPZP.

Dez


Nº Tarefas Tempo

(Dias)

Prece

dência


18 Definir mecanismos para a divulgação do evento e realização da campanha de comunicação

15 5 Jaime - Envio de e-mailing, para empresários do distrito de Leiria e Castelo Branco, com o documento promocional e convite electrónico.- Leitura de um circular em todas as turmas de alunos da ETPZP e colocação de cartazes do evento na ETPZP.- Envio de um press-realese antes e após o evento, para a comunicação social.

Fev

19 Assessoria de imprensa 1 18 Jaime - Enviar dois press-realese do evento, antes e após o termino do mesmo, vem como um convite digital, para toda a comunicação social, regional e nacional.- Preparar também um kit de impensa (Press-kit), com toda as informações necessárias para os jornalistas poderem desenvolverem as peças jornalísticas acerca do evento.

Mar

20 Preparar o sistema de registo de participantes 1 13 Jaime - Preparação de uma base de dados em excel, que servirá para registar os participantes do evento- Preparar o dossier do evento, que será entregue a cada participante

Fev

21 Verificar o investimento total previsto para o evento 4 12 Jaime / A.Figueira - Marcar reunião com o Dr. António Figueira e Professora. Anabela Gurreiro, de forma a fazer uma fazer uma última analise do orçamento e aprovar o orçamento final

Fev

22 Preparar formulários de controlo e checklist 5 5 Jaime - Criação de um formulário de controlo do evento, que dará origem a um relatório, ante e pós evento.- Criação de uma checklist, sobre todos os elementos, considerados como factores de risco e de maior importância e pormenor

Jan

23 Preparar questionários de avaliação 5 5 Jaime - Criação e distribuição de questionários aos participantes do evento, bem como aos oradores e stakehoders.

Jan

Total 150 (Dias)

Jaime / A.Guerreiro Realização e implementação do evento Mar


Cronograma

Novembro Dezembro Janeiro Fevereiro Março

Tarefa 1

Tarefa 2

Tarefa 3

Tarefa 4

Tarefa 5

Tarefa 6

Tarefa 7

Tarefa 8

Tarefa 9

Tarefa 10

Tarefa 11

Tarefa 12

Tarefa 13

Tarefa 14

Tarefa 15

Tarefa 16


Novembro Dezembro Janeiro Fevereiro Março

Tarefa 17

Tarefa 18

Tarefa 19

Tarefa 20

Tarefa 21

Tarefa 22

Tarefa 23

Realização do

Evento


Troubleshouting

Potenciais Problemas Prevenção / Solução

Os oradores poderão não aceitar vir a este evento, realizar um seminário - Utilização da abordagem ligada á questão do empreendedorismo, através do envio de e-mail e um documento de apresentação, com todas as informações necessárias, realizando posteriormente uma reunião de aproach e fidelização do orador ao evento

Os oradores poderão faltar no próprio dia, á realização do seminário - Fazer uma confirmação, 15 dias antes do evento.

- Ter 3 oradores suplentes, com seminários ligados ao tema do evento

Os empresários do distrito de Leiria e Castelo Branco, poderão não estar interessados em vir ao evento

- Utilização da abordagem sobre os principais empresários que vêm á ETPZP enquanto oradores, com o envio de um e-mail e realizando um telefone á posteriori, para os principais convidados

Poderá não haver orçamento para financiar a logística de todos os oradores para o evento

- Conseguir atrair patrocinadores e maiores fundos, junto da camara municipal, para este evento, sendo que este ano trará até á ETPZP pessoas de renome e de grande importância para este evento

A comunicação social regional poderá não estar interessada em fazer notícia do evento - Conceber um press-realese, conciso, simples, apenas com as informações necessárias, baseado, sobre a causa do empreendedorismo, bem como sobre os empresários e oradores que estarão presentes neste evento, criando maior notoriedade sobre o mesmo, tornando-o mais atraente para os media.

Poderá existir problemas com material técnico para o evento, tal como material audiovisual, som, etc

- Antecipadamente, testar todo o equipamento necessário para o evento, bem como fornecer uma lista á administração sobre todo o equipamento necessário para o evento, para que esta possa providenciar o mesmo.


ControloAtravés de um relatório, a um mês do evento, será feita uma avaliação sobre todas as actividades desenvolvidas e todas aquelas que faltam desenvolver até á realização do evento.

É de grande importância, percebermos todas as actividades que não foram desenvolvidas, tudo o que foi feito até esse momento com sucesso, para que eu possa até ao evento,

ter todo o projecto bem implementado, para o evento seja sustentado por um trabalho bem planeado, com atenção sobre todos os pontos críticos.

Se em situação alguma, for detectada alguma falha, irei tomar as devidas providências, sobre essas mesmas falhas, despendo as energias necessárias, bem como irei mobilizar

todos os recursos necessários.

Ao longo da realização do evento, irei preencher, relatórios diários, de forma a fazer o controlo, sobre tudo o que está a acontecer, fazendo a comparação sobre o tudo o que foi

planeado, de forma detectar falhas e perceber todos os elementos que estão a ter sucesso.

(O formulário de controlo está em anexo a este documento).

Uma parte do controlo sobre este projecto, será feita através destas 4 questões:

- O que é importante para o sucesso do projecto?

- O que estou a tentar fazer?

- Quais são as partes do projecto mais criticas para se acompanhar e controlar?

- Quais são os pontos essenciais que devem ser controlados?


Anexos


Plano Operacional Estratégico - VIII Jornadas da Comunicação

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