PLANO DE ATIVIDADES · f) Assegurar as atividades do MF no âmbito da comunicação e relações...

2019

SGMF

PLANO DE ATIVIDADES

PLANO DE ATIVIDADES DA SGMF/2019 1

VALORES DA SGMF

RIGOR: porque as nossas decisões têm impacto na vida

das pessoas

EXCELÊNCIA: porque nos pautamos por um elevado grau de qualidade no

serviço

COMPROMISSO: porque interiorizamos coletivamente a nossa missão

INTEGRIDADE: porque damos testemunho e exemplo de acordo

com um elevado padrão ético

RESPONSABILIDADE: porque prestamos contas e assumimos as consequências da nossa atividade

PLANO DE ATIVIDADES DA SGMF/2019 2

ÍNDICE

1. Introdução – missão, visão e atribuições………………… 4

2. Prioridades estratégicas e planeamento da sua operacionalização………………………………………………….. 7

3. Iniciativas e projetos………………………………………….. 10

4. Recursos humanos e financeiros…………………………. 12

5. Modernização administrativa…………………………………. 16

6. Siglas e acrónimos….………………………………………………. 23

ANEXOS:

ANEXO A – QUAR 2019

ANEXO B – Planeamento estratégico e operacional: BSC 2019

ANEXO C – Atividade corrente prevista

ANEXO D – Projetos programados

Secretaria-Geral do Ministério das Finanças Rua da Alfândega n.º 5 1100-016 Lisboa Tel.: 21 884 66 95 Fax: 21 884 66 55 [email protected]

mailto:[email protected]

PLANO DE ATIVIDADES DA SGMF/2019

4

1. INTRODUÇÃO – MISSÃO, VISÃO E ATRIBUIÇÕES

Este Plano de Atividades, ancorado na missão e atribuições da Secretaria-Geral do Ministério

das Finanças (SGMF), bem como nas competências das unidades orgânicas internas, elenca

concisamente o conjunto de atividades planeadas para 2019.

Considerados os meios humanos e financeiros de que se disporá, indicam-se neste documento

e nos seus anexos as opções estratégicas prioritárias, os objetivos operacionais e os

indicadores das unidades orgânicas e ainda a descrição de outras medidas e iniciativas a

desenvolver ou a concluir ao longo do próximo ano.

MISSÃO DA SGMF

A missão da SGMF pode definir-se da

seguinte forma:

Garantir um elevado nível de

qualidade no apoio técnico aos

gabinetes dos membros do Governo

integrados no Ministério das

Finanças e na prestação de serviços

às entidades públicas da sua

administração direta assegurando a

economia, eficiência e eficácia na

prestação de serviços comuns

CARACTERIZAÇÃO DO SERVIÇO

A SGMF é um serviço central da

administração direta do Estado dotado de

autonomia administrativa, cujas atribuições

estão elencadas no Decreto-Lei n.º

117/2011, de 15 de dezembro, que aprovou

a lei orgânica do Ministério das Finanças

(cfr. o artigo 9.º) e, de forma mais

especificada, na sua própria lei orgânica

aprovada pelo Decreto-Regulamentar n.º

37/2012, de 10 de abril.

De acordo com o n.º 1 do artigo 1.º e com o

artigo 8.º da Portaria n.º 112/2012, de 27 de

abril, alterada pela Portaria nº 26/2018 de

19 de janeiro, a sua organização interna

corresponde ao modelo de estrutura

hierarquizada, constituída por seis unidades

orgânicas nucleares e um número máximo

de quatro unidades orgânicas flexíveis.

VISÃO

Ser reconhecido como um serviço de

referência na prestação de serviços na

administração pública.

Pretendemos que a SGMF, pela forma

como atua e pela forma como se encontra

organizada, se assuma decisiva e

definitivamente como um serviço público de

referência no âmbito da Administração

Pública, prestando serviços partilhados com

elevados níveis de qualidade, sustentados

na sólida qualificação dos seus recursos e

na agilização dos seus processos.


5

ATRIBUIÇÕES

As atribuições da Secretaria-Geral encontram-se definidas no n.º 2 do Artigo 9.º da lei orgânica do

Ministério das Finanças e no n.º 2 do artigo 2.º do Decreto Regulamentar n.º 37/2012, de 10 de

abril.

2 — A SG prossegue, designadamente, as seguintes atribuições:

a) Apoiar administrativa, técnica e juridicamente os gabinetes dos membros do Governo

integrados no MF, bem como os órgãos, serviços, comissões e grupos de trabalho que não

disponham de meios apropriados, bem como assegurar os serviços de apoio jurídico -

contencioso do MF; b) Assegurar a prestação centralizada de serviços comuns,

designadamente na área de recursos humanos, financeiros, logísticos e patrimoniais, em

particular para os serviços integrados na administração direta, no âmbito do MF;

b) Assegurar a prestação centralizada de serviços comuns, designadamente na área de

recursos humanos, financeiros, logísticos e patrimoniais, em particular para os serviços

integrados na administração direta, no âmbito do MF;

c) Assegurar as funções de Unidade Ministerial de Compras;

d) Assegurar as funções de Unidade de Gestão Patrimonial do MF;e) Gerir o edifício -sede

do MF e coordenar as ações referentes à organização e preservação do património e

arquivo histórico, procedendo à recolha, tratamento, conservação e comunicação dos

arquivos que deixaram de ser de uso corrente por parte dos organismos produtores;

f) Assegurar as atividades do MF no âmbito da comunicação e relações públicas e gerir a

documentação e informação, assegurando o funcionamento da biblioteca, dos arquivos dos

gabinetes dos membros do Governo integrados no MF e da SG;

g) Promover a aplicação das medidas de política de organização e de recursos humanos

definidas para a Administração Pública, coordenando e apoiando os serviços e organismos

do MF na respetiva implementação, bem como emitir pareceres em matéria de organização,

recursos humanos e criação ou alteração de mapas de pessoal;

h) Processar, financiar e pagar as despesas resultantes de reconstituição de bens do Estado

ou de indemnizações devidas a trabalhadores ou terceiros, nos termos definidos na lei.

A partir da publicação do Decreto-Lei n.º 18/2016, de 13 de abril, que estabeleceu as disposições

necessárias à execução do Orçamento do Estado para 2016, aprovado pela Lei n.º 7 -A/2016, de

30 de março, com as alterações introduzidas pelo Decreto-Lei n.º 35-A/2016, de 30 de junho foi

operacionalizado o modelo de partilha de atividades comuns, com a celebração de Protocolos

de Cooperação - Serviços Partilhados entre a SGMF e a DGAEP, a DGO, a DGTF, GPEARI e a

IGF.


6

Nestes Protocolos destaca-se o propósito de “estabelecer as bases de uma forma de trabalho

colaborativo, através da definição das regras de atuação” entre as entidades outorgantes

“necessárias à operacionalização da prestação de serviços comuns por parte da SGMF nas áreas

de gestão de recursos financeiros, patrimoniais e de recursos humanos”, especificando-se nos

anexos as responsabilidades das partes pelo desenvolvimento das atividades partilhadas.

ESTRUTURA NUCLEAR E FLEXÍVEL

A estrutura nuclear da SGMF, o estabelecimento do número máximo de unidades flexíveis do

serviço e as competências das respetivas unidades orgânicas nucleares são determinadas

pela Portaria n.º 112/2012, de 27 de abril, alterada pela Portaria nº 26/2018 de 19 de janeiro.

É de destacar a criação da Direção de Serviços de Auditoria e Controlo Interno, bem como a da

Direção de Serviços de Coordenação e Gestão Orçamental, cujas competências e atribuições

robustecem a organização interna e habilitam a SGMF a responder mais eficientemente aos

compromissos e missões que lhe são cometidas.

O Despacho n.º 7489/2012, de 31 de maio, republicado em anexo à Declaração de retificação n.º

1035/2012, de 10 de agosto, alterado pelo Despacho nº 799/2018, de 19 de janeiro, define e

implementa a sua estrutura flexível, tendo sido criadas a Divisão de Gestão Financeira e a Divisão

de Arquivos e Documentação.


7

2. PRIORIDADES ESTRATÉGICAS E SUA OPERACIONALIZAÇÃO

Assente no Plano Estratégico, cada Plano de Atividades anual procura traduzir em objetivos,

ações e iniciativas as operational guidelines e outras diretrizes estabelecidas, conducentes à

concretização da estratégia, transpondo no QUAR as mais relevantes e adicionando outras no

Balanced Scorecard.

A SGMF continua apostada na melhoria incremental do seu desempenho, centrando-se nos

vetores estratégicos assumidos, verdadeiros leitmotive da ação gestionária e operacional.

Vetores Estratégicos

A SGMF está empenhada na melhoria dos serviços prestados aos seus clientes e utilizadores

externos e internos e em aumentar a eficiência e a qualidade da resposta a todas as PI (Partes

Interessadas), pelo que continua a prosseguir metas e indicadores claramente exigentes em

vários domínios, incluídos no BSC, em ANEXO B, e no QUAR para 2019, em ANEXO A.

Objetivos Estratégicos

Considerada a sua pertinência, relevância e atualidade, os cinco objetivos estratégicos plurianuais

continuam a enquadrar o planeamento para o próximo ano de 2019.

FOCALIZAÇÃO NO CLIENTE ANTECIPANDO

AS SUAS NECESSIDADES

GESTÃO CRITERIOSA DE RECURSOS (accountability) E RESPONSABILIDADE

QUALIDADE OPERACIONAL DO SERVIÇO E

IMPACTO NO MF E NA SOCIEDADE

Melhorar a qualidade dos

serviços prestados aos membros do Governo e

respetivos Gabinetes, aos

restantes órgãos e serviços

do MF e a outras Comissões

Contribuir para o

aumento da eficiência e eficácia da despesa

pública

Promover a inovação, modernização e

reconversão de procedimentos

internos

Garantir a Prestação de Serviços

Partilhados relativos

a atividades comuns

Reforçar a política

de gestão na área da responsabilidade

social

organizacional

Criar os modelos organizacionais de

atuação da SGMF no âmbito do MF

EFICIÊNCIA


8

No ANEXO C - Atividade corrente prevista descrevem-se os processos de negócio e de suporte

que são desenvolvidos pelas unidades orgânicas internas e é efetuada a previsão da distribuição

do trabalho pelos membros de cada equipa. São ainda identificados por cada UO os utilizadores

e/ou clientes institucionais externos e outros, que abreviadamente se referem:

CLIENTES EXTERNOS

Membros do Governo

Gabinetes Governamentais do MF

Ministro das Finanças

Secretário de Estado Adjunto e das Finanças

Secretário de Estado dos Assuntos Fiscais

Secretário de Estado do Orçamento

Secretária de Estado da Administração e do Emprego Público

Secretário de Estado do Tesouro

Entidades do MF no âmbito da Partilha de atividades comuns

GPEARI, IGF, DGO, DGTF, DGAEP

CNC, CReSAP, UTAP, UTAM, UNILEO

Outros

AT, INA, SSAP, ESPAP, I.P. , CGA, ADSE

Tribunais; Tribunal de Contas (TC); Outras tutelas

SGMF

MEMBROS DO

GOVERNO (MF)

Outros clientes

Entidades do MF no âmbito da Partilha de atividades

comuns


9

Agência de Gestão da Tesouraria e da Dívida Pública (IGCP, E.P.E)

Segurança Social

Trabalhadores da AG

Órgãos e outras estruturas do MF a que a SG presta apoio

Todos os serviços, organismos e entidades da Administração Pública Central

Empresas e Público em geral

CLIENTES INTERNOS

SGMF

Gabinetes do Secretário-Geral e dos Secretários-Gerais Adjuntos

Direções de Serviços e Divisões (DSIQ, DSAJC, DSIRP, UMC, DSCGO-NP, DSCGO-DGF,

DSACI, DGRH, DGAP, DAB)


10

3. INICIATIVAS E PROJETOS

Ainda que a descrição integral dos projetos planeados para 2019 por algumas unidades orgânicas

se inclua no ANEXO D, nas páginas seguintes mencionam-se os elementos mais significativos:

i. Designação do projeto e UO responsáveis

ii. Objetivos, indicadores e metas

iii. Cronograma previsional de execução

DIREÇÃO DE SERVIÇOS DE INOVAÇÃO E QUALIDADE (DSIQ) e DIVISÂO DE ARQUIVOS E BIBLIOTECA (DAB) DESIGNAÇÃO OBJETIVOS INDICADORES METAS

PROJETO PARTILHADO

DSIQ/DSAD

Plataforma de Partilha de

Atividades Comuns -

Instrumentos de gestão de

informação – Arquivo

intermédio

01 jan 2019 a 30 jun 2019

Elaborar novos instrumentos funcionais de gestão da informação (plano de classificação, portaria de gestão de documentos e plano de preservação digital) alinhados com a MEF e o ASIA e suportados nos resultados do diagnóstico e do levantamento e modelação dos processos de prestação de serviços comuns.

Grau de implementação do projeto

90%

DIREÇÃO DE SERVIÇOS DE INOVAÇÃO E QUALIDADE (DSIQ)

PROJETO 2/DSIQ

Plataforma de Partilha de Atividades Comuns – Gestão de Serviços Comuns

01 out 2018 a 30 jun 2019

Implementar o balcão único da plataforma de partilha de atividades comuns (permitirá o acesso desmaterializado ao catálogo de serviços, à solicitação e acompanhamento da execução desses serviços e a relatórios e meios de análise on demand dos níveis de serviço e dos indicadores de desempenho e risco dos processos subjacentes)

Grau de implementação do projeto

Restantes 50%

DIREÇÃO DE SERVIÇOS DE INFORMAÇÃO E RELAÇÕES PÚBLICAS (DSIRP)

DESIGNAÇÃO OBJETIVOS INDICADORES METAS

PROJETO 1/DSIRP

Atualização dos registos do fundo de pintura e implementação de medidas de segurança

01 jan 2019 a 15 dez 2019

1-Atualização do registo do Fundo de Pintura do MF

Grau de execução do projeto

60%

2- Implementação de medidas de segurança


40%


11

DIREÇÃO DE SERVIÇOS DE INFORMAÇÃO E RELAÇÕES PÚBLICAS (DSIRP)


PROJETO 2/DSIRP

Dados da Atividade da Central

Telefónica

01 jan 2019 a 01 dez 2019

Recolher dados da atividade da Central Telefónica


[70%;80%]

DIVISÃO DE ARQUIVOS E BIBLIOTECA (DAB)


PROJETO 1/DSAD

Revisão da descrição da série documental “Administração dos Bens Cultuais” da Comissão Jurisdicional dos Bens Cultuais

02 jan a 29 dez 2019

Promover a revisão da descrição dos processos da série documental “Administração dos Bens Cultuais” da ex-CJBC

N.º de unidades de instalação tratadas

60

PROJETO 2/DSAD

Tratamento da documentação proveniente da Direção de Finanças de Castelo Branco (“Tombo de Oleiros”)

02 jan a 29 dez 2019

Tratamento da documentação do “Tombo de Oleiros”

% de documentação tratada face ao total

70%

PROJETO 3/DSAD

Tratamento da documentação

da Junta do Crédito Público

02 jan a 25 out 2019

Promover o tratamento da documentação da Junta do Crédito Público

% da documentação tratada face ao total

70%


12

4. RECURSOS HUMANOS E FINANCEIROS

POSTOS DE TRABALHO PLANEADOS PARA 2019 – MAPA-SÍNTESE

a) Carreira que ainda não foi objeto de revisão

Grupo de pessoal

Área funcional Carreira e/ou categoria Postos de trabalho

Técnico Superior

Biblioteca e Arquivo Técnica Superior 9

Jurídica e Contencioso 7

Generalista 53

Subtotal 69

Informática a) Informática Especialista de Informática a)

4

Técnico de Informática a) 4

Subtotal 8

Assistente Técnico

Biblioteca e Arquivo Assistente Técnico 5

Relações Públicas 8

Generalista 44

Coordenação Coordenador Técnico 3

Subtotal 60

Assistente Operacional

Assistente Operacional 25

Subtotal 25

TOTAL 162


13

O quadro abaixo contém a distribuição pelas unidades orgânicas nucleares e flexíveis internas dos

postos de trabalho necessários para 2019, incluindo o número de trabalhadores que exercerão

funções nos Gabinetes dos membros do Governo do Ministério das Finanças e nos Gabinetes da

Direção da SGMF.

Sigla e designação da unidade

orgânica

N.º de postos de trabalho necessários para

desenvolvimento das atividades

Trabalhadores da SG em exercício de funções nos Gabinetes Ministeriais

16

GSG e SGA (Gabinete do Secretário-Geral e dos Secretários-Gerais Adjuntos)

5

DSIQ (Direção de Serviços de Inovação e Qualidade)

12

DGRH (Divisão de Gestão de Recursos Humanos)

32

DSCGO-NP (Direção de Serviços de Coordenação e Gestão Orçamental – Núcleo de Planeamento)

5

DSCGO-DGF (Divisão de Gestão Financeira)

14

DSAJC (Direção de Serviços de Apoio Jurídico e Contencioso)

9

DAB (Divisão de Arquivos e Biblioteca)

15

DSIRP (Direção de Serviços de Informação e Relações Públicas)

16

UMC (Unidade Ministerial de Compras)

5

DGAP (Divisão de Gestão de Aprovisionamento e Património)

30

DSACI (Direção de Serviçosde Auditoria e Controlo Interno)

3

TOTAL 162

N.B. O total de postos de trabalho não inclui 3 cargos de direção superior e 10 de direção

intermédia previstos nos diplomas orgânicos da SGMF.


14

A distribuição pelas unidades orgânicas dos postos de trabalho necessários para o

desenvolvimento das atividades, face ao total planeado, encontra-se representada no gráfico

abaixo.

Não foram considerados nem os 13 cargos dirigentes, que incluem os ocupados por 3 dirigentes

superiores e por 10 dirigentes intermédios, nem os trabalhadores da SGMF que se prevê

manterem exercício de funções nos Gabinetes dos membros do Governo do MF.

À semelhança de anos anteriores, mantém-se o maior número de trabalhadores nas áreas de

Gestão de Recursos Humanos (DGRH – 22%), de Gestão de Aprovisionamento e Património

(DGAP - 21%) e de Coordenação e Gestão Orçamental (DSCGO-NP e DSCGO-DPGF - 13%).

Esta constatação reiterada advém de motivos específicos, que se prendem com a especial

responsabilidade assumida por estas unidades, relativa à prestação partilhada de serviços

comuns às entidades da administração direta do MF e ao papel da DSCGO como Entidade

Coordenadora do Programa Orçamental 04-Finanças.

GSG e SGA 4% DSIQ

8%

DGRH 22%

DSCGO-NP 3%

DSCGO-DGF 10% DSAJC

6%

DAB 10%

DSIRP 11%

UMC 3%

DGAP 21%

DSACI 2%

Distribuição percentual por unidade orgânica dos postos de trabalho planeados para 2019


15

RECURSOS FINANCEIROS PLANEADOS PARA 2019

Designação Planeados

Orçamento de Funcionamento (SG) 5.006.860,00

Despesas com Pessoal 4.491.266,00

Aquisição de Bens e Serviços 381.560,00

Outras Despesas Correntes 39.935,00

Despesas de capital 94.099,00

Orçamento de Encargos Gerais 18.305.134,00

Despesas com Pessoal 1.000.000,00

Aquisição de Bens e Serviços 4.317.826,00

Outras Despesas Correntes 11.003.887,00

Transferências Correntes -

Despesas de capital 1.983.421,00

Orçamento de Encargos Gerais (Investimento) 388.810,00


UniLEO (Funcionamento) 750.000,00

Despesas com Pessoal 93.646,00



UniLEO (Investimento) 2.635.377,00

Aquisição de Bens e Serviços 1.506.931,00

Outras Despesas Correntes

Despesas de capital 1.128.446,00

EM-SPOS 300.000,00

Despesas com Pessoal 287.836,00



Total 27.386.181,00


16

5. MODERNIZAÇÃO ADMINISTRATIVA

O artigo 40.º do Decreto-Lei n.º 73/2014, de 13 de maio dispõe sobre a obrigatoriedade de

integrar nos planos de atividades anuais um capítulo sobre modernização administrativa.

Os planos e relatórios de atividades devem contemplar, em capítulo próprio, as medidas de

modernização administrativa, nomeadamente relativas à desburocratização, qualidade e inovação,

e, em especial, as que deem cumprimento ao n.º 1 do artigo 2.º do Decreto-Lei n.º 74/2014, de 13

de maio, que se propõem desenvolver, bem como avaliar a sua aplicação em cada ano e a

previsão das poupanças associadas a tais medidas.

Em 2018 a SGMF continuou a apostar na desmaterialização dos seus processos de negócio,

destacando-se, entre outras iniciativas a seguinte:

Plataforma de partilha de atividades comuns

Com a aprovação da Lei do Orçamento de Estado para 2016 (Lei n.º 7-A/2016), o modelo de

prestação de serviços é alterado, transitando-se para uma partilha de atividades, em que a SGMF

é responsável por executar um conjunto de serviços comuns, mantendo-se a competência de

aprovação legalmente atribuída ao dirigente máximo de cada organismo.

Fruto desta alteração, foram estabelecidos protocolos de cooperação entre a SGMF e os vários

organismos abrangidos pela partilha de atividades comuns, onde se define o detalhe dessas

atividades, bem como os níveis de serviços que deverão ser observados pelas partes.

Estes protocolos foram individualmente estabelecidos com os seguintes organismos: Gabinete de

Planeamento, Estratégia, Avaliação e Relações Internacionais (GPEARI), Inspeção-Geral de

Finanças (IGF), Direção Geral da Administração e do Emprego Público (DGAEP), Direção Geral

do Orçamento (DGO), Direção Geral do Tesouro e Finanças (DGTF).

As 363 atividades identificadas nesses protocolos dividem-se pelas seguintes áreas:

Gestão financeira e orçamental: 83 atividades;

Gestão patrimonial e da aquisição de bens e serviços: 193 atividades;

Gestão de recursos humanos: 87 atividades.

Adicionalmente, os protocolos estabelecem unicamente períodos de execução/ disponibilidade do

serviço ou tempos de resposta às solicitações, não havendo visibilidade do contributo da SGMF

para alcançar os objetivos dos organismos servidos.


17

Para que esta transição seja eficiente, eficaz e efetiva, é determinante que se adote uma visão

supra-organizacional dos processos, suportada por plataformas interoperáveis que permitam gerir

os serviços prestados de forma transparente e gerir a informação produzida segundo as normas e

boas práticas, ao longo de todo o seu ciclo de vida (records continuum).

Para dar resposta efetiva à sua missão, em particular no que se refere à prestação de serviços

comuns, e tendo por base o diagnóstico preliminar realizado, a SGMF lançou uma iniciativa de

modernização administrativa, denominada Plataforma de Partilha de Atividades Comuns (PPAC),

com os seguintes objetivos:

Disponibilizar um ponto único de acesso (balcão único) no âmbito dos protocolos de

prestação de serviços comuns, que permita gerir todas as interações entre as entidades,

integre com os processos desmaterializados e faça o controlo transparente do

cumprimento dos níveis de serviço estabelecidos;

Desmaterializar os processos da SGMF, suportando-os na plataforma existente (Plêiades)

e disponibilizando os processos transversais e comuns aos restantes organismos

aderentes;

Implementar um arquivo digital que assegure a gestão da informação digital segundo os

instrumentos legais atuais (temáticos) e futuros (funcionais), com particular enfoque na

adoção dos resultados do projeto ASIA (avaliação supra-institucional da informação

arquivística) e do modelo de requisitos para sistemas de gestão de informação de arquivo

(MoReq2010);

Disponibilizar serviços de interoperabilidade para acesso ao arquivo digital na plataforma

de interoperabilidade da administração pública (iAP), adotando um modelo centralizado

(em vez de ligações ponto-a-ponto), e promover a macroestrutura funcional (MEF) e os

processos de negócio como instrumento semântico (linguagem comum) na recuperação da

informação.

No âmbito desta iniciativa e para cumprimento destes objetivos, será necessário:

Levantar e modelar/rever os processos de negócio em que a SGMF participa, segundo os

princípios, conceitos e objetivos da abordagem funcional (MEF, ASIA); identificar os

indicadores chave de desempenho e de risco desses processos, de forma transversal a

todos os seus intervenientes;


18

Atualizar tecnologicamente a plataforma Plêiades, enquanto medida de preservação

digital, para assegurar a continuidade do acesso ao acervo de cerca de 12 anos de

informação digital mantida neste sistema;

Evoluir funcionalmente a plataforma Plêiades para simplificar operações, melhorar a

produtividade dos utilizadores e permitir a adoção de planos de classificação funcionais

(MEF, ASIA) – a solução utilizada é atualmente a única com certificação MoReq;

Proceder a reengenharia dos processos que suportam a atividade da SGMF, adequando-

os à execução desmaterializada e promovendo uma maior transparência no que respeita

ao contexto da realização das atividades comuns;

Rever/evoluir o catálogo de serviços, com particular enfoque nos serviços protocolados no

âmbito da prestação de serviços comuns;

Implementar o balcão único da plataforma de partilha de atividades comuns como ponto

único e desmaterializado de acesso aos serviços comuns prestados pela SGMF;

Rever/evoluir a solução analítica de suporte à decisão no sentido de incorporar a

monitorização e controlo dos indicadores chave dos processos (gestão e prestação de

serviços comuns), a análise de dados pelos utilizadores (self service) e a produção

automatizada de relatórios e dashboards;

Levantar a situação atual dos sistemas de informação que mantêm informação digital e

definir a arquitetura futura e o roadmap de transformação que dela resulta;

Elaborar novos instrumentos legais para a gestão da informação, de âmbito setorial e

baseados na MEF e no ASIA, que operacionalizem a gestão da informação por processos;

rever o plano de preservação digital no sentido de se adequar aos novos instrumentos e à

transformação prevista da arquitetura;

Avaliar a utilização de software aberto (open source) para a implementação do arquivo

digital; prever a autenticação com cartão de cidadão, utilização da gateway de SMS (para

notificações) e disponibilização de serviços através da iAP;

Implementar um sistema unificado de gestão do acervo digital, que integre com as

aplicações de negócio existentes, disponibilize meios de consulta aos cidadãos, empresas

e organismos públicos e permita conservar ou eliminar a informação de acordo com os

instrumentos legais atuais (temáticos) e do futuro (funcionais).


19

Entendemos esta iniciativa como sendo transversal à SGMF, aos seus clientes e aos seus

parceiros, com um impacto maior do que a soma dos impactos individuais das atividades a

realizar, pelos efeitos de rede que irá gerar junto de todas as partes interessadas.

Atividades da operação

A iniciativa tem a duração de 24 meses, com início em 01 de agosto de 2016 e fim em 31 de julho

de 2018. Acresce informar que a SGMF já efetuou um pedido de reprogramação temporal do

limite máximo da candidatura, que se encontra validado, tendo em consideração que:

- A alteração temporal não compromete os objetivos do projeto;

- A alteração temporal, não ultrapassou o tempo máximo de execução que é 36

meses.

É composta por 6 atividades, conforme descrito no quadro seguinte:

Designação Início Fim

Levantamento e modelação de

processos

2017-01-01 2017-06-30

Desmaterialização de processos 2016-08-01 2018-03-31

Gestão de serviços comuns 2016-08-01 2018-12-31

Diagnóstico 2017-10-01 2017-10-31

Instrumentos de gestão de

informação

2017-11-01 2018-12-31

Arquivo digital 2018-01-01 2019-06-30

A atividade de levantamento e modelação de processos de negócio visa desenhar e documentar

os vários processos de negócio existentes na SGMF, tanto numa lógica exclusivamente interna,

como também aqueles que suportam a partilha de serviços com outros organismos. O resultado

desta atividade servirá de base às atividades seguintes.

A atividade de desmaterialização de processos de negócio permitirá transitar esses processos

para uma realidade digital e desmaterializada e garantirá a base para o desenvolvimento de uma

ferramenta de gestão de serviços partilhados com outros organismos.

A atividade de gestão de serviços partilhados irá disponibilizar aos organismos que interagem com

a SGMF, uma forma mais eficiente de executar esses serviços, bem como a disponibilização de

métricas de execução e de níveis de serviço prestado pela SGMF.


20

A atividade de diagnóstico visa estabelecer a situação atual da informação digital e o roadmap de

transformação, que será implementado através dos instrumentos de gestão da informação e do

arquivo digital.

A atividade de implementação de instrumentos de gestão de informação precede a atividade de

implementação do arquivo digital, na medida em que estabelece definições que serão aplicadas

no sistema de arquivo.

A atividade de implementação do arquivo digital aplica as definições dos instrumentos legais e

captura a informação dos processos desmaterializados.

Levantamento e modelação de processos

Esta atividade visa definir os processos comuns, transversais e específicos da SGMF que

suportam a prestação de serviços comuns.

Pretende-se com esta definição melhorar os processos atuais tendo em vista a sua

desmaterialização, simplificando-os, alinhando-os com as melhores práticas e automatizando

tarefas de menor valor acrescentado.

Desmaterialização de processos

Esta atividade visa desmaterializar os processos comuns, transversais e específicos da SGMF

que suportam a prestação de serviços comuns, sobre a plataforma Plêiades.

Para tal, já se procedeu à atualização tecnológica da plataforma e à revisão e extensão funcional

da mesma para suportar na íntegra a gestão da informação segundo instrumentos temáticos

(passado) e funcionais (futuro) e os requisitos do MoReq2010.

Pretende-se também qualificar os utilizadores para executarem os processos em contexto

desmaterializado.

Para suportar a interoperabilidade com organismos autónomos (não aderentes), serão definidos e

implementados novos serviços que permitam gerir de forma centralizada os metadados comuns,

ter uma visão agregada dos processos e um maior controlo sobre as interações e o cumprimento

dos níveis de serviço estabelecidos. Esses serviços serão disponibilizados através da iAP.

Gestão de serviços comuns

Esta atividade visou implementar o balcão único da plataforma de partilha de atividades comuns,

que permite o acesso desmaterializado ao catálogo de serviços, à solicitação e acompanhamento


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da execução desses serviços e a relatórios e meios de análise on demand dos níveis de serviço e

dos indicadores de desempenho e risco dos processos subjacentes.

Para tal, ainda será necessário rever o catálogo de serviços segundo os critérios definidos para os

processos desmaterializados e recolher e tratar os indicadores desses processos de forma

sistemática.

A revisão do catálogo de serviços será feita de forma gradual, no sentido de minimizar os

impactos da transição para o balcão único e o suporte pelos processos desmaterializados.

A recolha e tratamento de níveis de serviço e indicadores, a análise on demand e a produção de

relatórios serão também desenvolvidos sobre a plataforma analítica existente.

Diagnóstico

Esta atividade visa definir uma estratégia e uma arquitetura futura para a gestão da informação

digital e um plano de transformação que, tendo por base um levantamento da situação atual da

informação e dos sistemas e infraestruturas que a suportam, estabeleça as atividades e

dependências a assegurar ao longo desta iniciativa.

Atendendo aos objetivos de preservação digital, será também neste contexto avaliada a utilização

de software aberto (open source) para a implementação do arquivo digital.

Instrumentos de gestão de informação

Esta atividade visa elaborar novos instrumentos funcionais de gestão da informação (plano de

classificação, portaria de gestão de documentos e plano de preservação digital) alinhados com a

MEF e o ASIA e suportados nos resultados do diagnóstico (atividade 4) e do levantamento e

modelação dos processos de prestação de serviços comuns.

À semelhança do que já hoje sucede, pretende-se que os instrumentos de gestão da informação a

desenvolver no contexto desta atividade, em particular o plano de classificação e a portaria de

gestão de documentos, sejam de âmbito setorial, abrangendo transversalmente os organismos do

Ministério das Finanças.

Arquivo digital

Esta atividade visa selecionar e implementar um sistema de arquivo digital que suporte a

estratégia de preservação digital definida, assegurando a conversão da informação produzida no

contexto dos processos de prestação de serviços comuns para formatos abertos, e integre com as

aplicações que suportam esses processos, no sentido de assegurar a gestão continuada da


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informação (records continuum), desde a sua captura ou produção até à sua eliminação,

transferência ou conservação permanente.

Pretende-se ainda neste âmbito integrar o sistema de arquivo com a plataforma Plêiades,

disponibilizar meios de autenticação com o cartão de cidadão, disponibilizar serviços de consulta

através da iAP e integrar com a gateway de SMS, para envio de notificações.

Esta iniciativa vem dar continuidade aos esforços de modernização administrativa e de realização

das estratégias comuns da administração pública, bem como dos princípios que lhes estão

subjacentes, e será um veículo fundamental para o cumprimento da missão da SGMF e para a

promoção de formas mais efetivas de colaboração com as entidades a quem presta serviços.

No âmbito do programa Simplex+ 2016, a iniciativa contribui também para as seguintes medidas:

Autenticação.gov +.

Esta iniciativa está também alinhada com as orientações da autoridade arquivística nacional

(DGLAB), em particular:

Na criação de instrumentos de gestão da informação de âmbito setorial baseados na MEF

e nos resultados do projeto ASIA, no qual a SGMF e outros organismos do Ministério das

Finanças têm estado ativamente envolvidos;

Na operacionalização desses instrumentos através de uma gestão da informação por

processos, supraorganizacional e interoperável;

Na adoção da estrutura de metainformação MIP (metainformação para a

interoperabilidade);

Na desmaterialização da informação e na capacitação das organizações para a

preservação digital;

Na acessibilidade da informação em arquivo, através da disponibilização de meios

eletrónicos de pesquisa e consulta.

Contributo para a integração de serviços, modernização e capacitação

Esta iniciativa vem consolidar uma rede permanente de cooperação entre a SGMF e as entidades

protocoladas, centrada na modernização e na capacitação desses serviços.

A partilha de plataformas, a disponibilização de novos canais (balcão único) e a melhoria dos

serviços de interoperabilidade contribuirão conjuntamente para uma maior integração dos serviços

públicos.


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6. SIGLAS E ACRÓNIMOS

Gabinetes Governamentais do MF

GMF – Gabinete do Ministro das Finanças GSEATF – Gabinete do Secretário de Estado Adjunto e das Finanças GSEAF - Gabinete do Secretário de Estado dos Assuntos Fiscais GSEO - Gabinete do Secretário de Estado do Orçamento GSEAEP – Gabinete da Secretária de Estado da Administração e do Emprego Público GSET - Gabinete do Secretário de Estado do Tesouro

MF – Ministério das Finanças

AT – Autoridade Tributária e Aduaneira DGAEP - Direção-Geral da Administração e Emprego Público DGO – Direção-Geral do Orçamento DGTF - Direção-Geral do Tesouro e Finanças GPEARI – Gabinete de Planeamento, Estratégia, Avaliação e Relações Internacionais IGF – Inspeção-Geral de Finanças INA – Direção-Geral de Qualificação dos Trabalhadores em Funções Públicas SSAP – Serviços Sociais da Administração Pública CNC – Comissão de Normalização Contabilística CReSAP – Comissão de Recrutamento e Seleção para a Administração Pública, UNILEO - Unidade de Implementação da Lei de Enquadramento Orçamental UTAP - Unidade Técnica de Acompanhamento de Projetos UTAM - Unidade Técnica de Acompanhamento e Monitorização do Setor Público Empresarial

SGMF – Secretaria-Geral do Ministério das Finanças ACMF – Arquivo Contemporâneo do Ministério das Finanças UGP – Unidade de Gestão Patrimonial

Outras BEP - Bolsa de Emprego Público BSC – Balanced Scorecard

CEGER – Centro de Gestão da Rede Informática do Governo GAF – Gestão Administrativa e Financeira GERFIP - Gestão de Recursos Financeiros em modo Partilhado (sistema de informação) GERHUP – Gestão de Recursos Humanos em modo Partilhado (sistema de informação) OE – Objetivo Estratégico OO – Objetivo Operacional PGPI – Programa de Gestão do Património Imobiliário QGA – Quadro Geral de Adidos QEI – Quadro de Efetivos Interdepartamentais RH – Recursos Humanos SG – Secretaria-Geral SIADAP – Sistema Integrado de Gestão e Avaliação do Desempenho na Administração Pública SME – Sistema de Mobilidade Especial UO – Unidade Orgânica

PLANO DE ATIVIDADES · f) Assegurar as atividades do MF no âmbito da comunicação e relações...

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