Organizacao e Manutencao Do Arquivo Manual

Manual de Arquivo

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Formadora Marta Nascimento Abril de 09

INTRODUÇÃO - DOCUMENTO E NORMALIZAÇÃO ..................................................................................................... 2 1. O DOCUMENTO NA EMPRESA ............................................................................................................................ 2

1.1. Noção de documento ................................................................................................................................. 2 2. NORMALIZAÇÃO ................................................................................................................................................ 3

2.1. Conceito de normalização........................................................................................................................... 3 2.2. Tipos de normas ......................................................................................................................................... 3

2.2.1. Internacionais ...................................................................................................................................................... 3 2.2.2. Nacionais ............................................................................................................................................................. 3 2.2.3. Particulares .......................................................................................................................................................... 3

2.3. Aplicação da normalização ......................................................................................................................... 3 2.4. Normas Portuguesas .................................................................................................................................. 4

3. IMPRESSOS E MINUTAS...................................................................................................................................... 5 3.1. Vantagens dos impressos ........................................................................................................................... 6 2.2. Estrutura do impresso ................................................................................................................................ 6

O ARQUIVO E A INFORMAÇÃO ................................................................................................................................. 7 1. O ARQUIVO – CONCEITO .......................................................................................................................................... 7

1.1. Arquivo e arquivos ...................................................................................................................................... 7 1.2 O arquivo da empresa ................................................................................................................................. 7

2. CLASSIFICAÇÃO DOS ARQUIVOS .................................................................................................................................. 8 2.1. Forma de organização dos arquivos ............................................................................................................ 8 2.2. Frequência de consulta ............................................................................................................................... 8 2.3. Posição dos documentos ............................................................................................................................ 9 2.4. Nível de informatização ............................................................................................................................ 10

3. FUNÇÕES DO ARQUIVO .......................................................................................................................................... 10 4. FICHAS .............................................................................................................................................................. 12

4.1. Conceito de ficha ...................................................................................................................................... 12 4.2 Tipos de fichas........................................................................................................................................... 12

5. FICHEIROS .......................................................................................................................................................... 13 5.1. Conceito de ficheiro .................................................................................................................................. 13 5.2. Tipos de ficheiros ...................................................................................................................................... 13

6. A ORGANIZAÇÃO E EFICÁCIA DO ARQUIVO ................................................................................................................... 14 6.1. Informação arquivo e actividade empresarial ........................................................................................... 14 6.2. Circuitos administrativos .......................................................................................................................... 14 6.3. Eficácia do arquivo ................................................................................................................................... 14

A PLANIFICAÇÃO E A ORGANIZAÇÃO DO ARQUIVO ................................................................................................ 16 1. AS CONDICIONANTES ERGONÓMICAS ......................................................................................................................... 16 2. LOCALIZAÇÃO E INSTALAÇÃO ................................................................................................................................... 17

2.1. A instalação ............................................................................................................................................. 17 2.2. Iluminação, ventilação e eliminação de ruídos .......................................................................................... 18

3. EQUIPAMENTOS E ACESSÓRIOS ................................................................................................................................ 18 3.1. Estantes e Armários.................................................................................................................................. 18 3.2. Pastas, Arquivadores e Classificadores ...................................................................................................... 19 3.3. Separadores e Guias ................................................................................................................................. 20 3.4. Ficheiros ................................................................................................................................................... 20

4. CONSERVAÇÃO, MANUTENÇÃO E EXPURGO ................................................................................................................ 20 4.1. Prazos de Conservação ............................................................................................................................. 21 4.2. Actualizações e expurgo ........................................................................................................................... 21

5. SEGURANÇA........................................................................................................................................................ 22 SISTEMAS DE CLASSIFICAÇÃO, CODIFICAÇÃO E ORDENAÇÃO ................................................................................ 23

1. CLASSIFICAÇÃO E CODIFICAÇÃO ........................................................................................................................... 23 1.1. Classificação ............................................................................................................................................ 23 1.2. Codificação .............................................................................................................................................. 24

1.2.1 Tipos de Símbolos ............................................................................................................................................... 24 1.2.2. Significação dos símbolos ................................................................................................................................... 25 1.2.3. Os códigos por conjuntos ou agrupados .............................................................................................................. 25 1.2.4. A classificação decimal de Dewey ....................................................................................................................... 26

2. ORDENAÇÃO ....................................................................................................................................................... 28 2.1. Ordenação alfabética ............................................................................................................................... 28

2.1.1. Vantagens e desvantagens ................................................................................................................................. 28 2.1.2. Critérios de ordenação alfabética ....................................................................................................................... 29 2.1.3. Regras de Ordenação Alfabética ......................................................................................................................... 30

2. 2. Classificação numérica ............................................................................................................................ 34 2.3. Classificação ideológica ............................................................................................................................ 35 2.4. Classificações geográfica .......................................................................................................................... 35 2.5. Classificações Cronológica ........................................................................................................................ 36

3. FICHEIROS ELECTRÓNICOS E BASE DE DADOS ................................................................................................................ 38 Microfilmagem ............................................................................................................................................... 38

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Introdução - Documento e normalização

1. O DOCUMENTO NA EMPRESA

Dado que a empresa representa através de documentos os factos relativos à sua actividade, estes constituem a sua memória e um facto importante para a eficiência e eficácia dos seus serviços.

1.1. Noção de documento

Um documento é um objecto que reproduz ou representa um facto uma coisa ou uma pessoa, podendo servir de meio de prova ou de confirmação de um acontecimento, situação ou ocorrência, habitualmente escrito, podendo, contudo, assumir outro suporte material além do papel.

O documento tem essencialmente duas funções:

A de representação de um facto ou situação

A de conservação

Destas funções resulta a seguinte classificação:

Documentos de Posição: Objectivo de conservar ideias ou informações, o documento funciona como fonte de informação. Ex: registo de um hotel, contas correntes.

Circulação ou transmissão: Servem para fazer circular as ideias ou informações, o documento é veículo de transporte. Ex: factura, letra.

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2. NORMALIZAÇÃO

2.1. Conceito de normalização A aplicação generalizada das novas tecnologias e a multiplicação de contactos a nível internacional tornaram necessário uniformizar critérios e padrões, estabelecendo regulamentos ou normas que simultaneamente facilitem as comunicações e simplifiquem a organização do trabalho

A existência, a observância e o cumprimento de normas contribui de forma decisiva para uma melhor vivência facilitando a comunicação, orientando os comportamentos, etc.

As normas são assim conjuntos de regras respeitantes aos vários sectores de uma sociedade organizada podendo ser internacionais, nacionais ou particulares.

2.2. Tipos de normas

INTERNACIONAIS NACIONAIS PARTICULARES

2.2.1. Internacionais

Elaboradas por um organismo internacional. Estabelecem uniformização de normas, estipulando formatos, dimensões e pesos.

2.2.2. Nacionais

Elaboradas dentro de cada país. Definem orientações com vista à uniformização de procedimentos e sempre que possível de acordo com as normas internacionais.

2.2.3. Particulares

Encontram-se dentro de cada organização, para funcionamento interno.

2.3. Aplicação da normalização A normalização abrange as normas cujo cumprimento é obrigatório e as que funcionam como simples orientação da actividade humana e estendendo-se a todas as áreas:

Aos sectores básicos da economia: Agricultura (fruta de tamanho normalizado); pesca (malhas das redes, …), comércio (código de barras, ...), indústria (ferramentas,

moldes, …).

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Aos serviços: banca (cartões de crédito, …), seguros (carta verde, …), transportes (documentação, …), administração (numeração progressiva dos tamanhos de papel), …

Aos sistemas e suportes da comunicação e das telecomunicações: (correspondência (códigos postais, …), telefone (indicativos, …).

No arquivo, a normalização é particularmente importante, não só no que se refere à dimensão dos equipamentos e acessórios, mas sobretudos aos documentos a arquivar.

2.4. Normas Portuguesas

As normas portuguesas começaram a ser estabelecidas a partir de 1960, havendo interesse em conhecer as que se aplicam mais directamente ao sector de serviços.

NP1 – “Normas Portuguesas – Designação e Numeração”

NP4 – “Papel – Aplicação dos formatos da série A”

NP5 – “Ofício ou Carta – Formato A4 (Primeira Página)

NP5 – “Ofício ou Carta – Formato A4 (Página de Continuação)

NP7 – “Sobrescritos e Bolsas – Formatos”

NP8 – “Ofício ou carta – Formato A5”

NP9 – “Escrita dos Números”

NP10 – “Fichas e Ficheiros – Formatos”

NP17 – “Formatos dos Papeis”

NP20 – “Sobrescrito – Carta – Formato A4”

NP24 – Caixas, Pastas e Capas de Arquivo”

NP37 – “Arredondamento dos valores numéricos”

NP72 – “Unidade de medida”

NP79 – “Arredondamento de Números Ligados”

NP112 – “Fotocópias – Formatos”

NP113 – “Numeração Progressiva das Secções de um Documento”

NP139 – “publicações periódicas – Abreviaturas dos Títulos”

NP 154 – “Símbolos das grandezas e das Unidades de Medida”

NP303 – “Microcópias – Terminologia e Definições”

NP950 – “Tratamento da Informação – Escrita Numérica das datas”

NP951 – “Numeração das Semanas do Ano”

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Formatos do papel

SÉRIE A SÉRIE B SÉRIE C (cm)

A5 = 14.8 x 21 B5 = 17.6 x 25 C5 = 16.2 x 22.9

A4 = 21 x 29.7 B4 = 25 x 35.3 C4 = 22.9 x 32.4

A3 = 29.7 x 42 B3 = 35.3 x 50 C3 = 32.4 x 45.8

A2 = 42 x 59.4 B2 = 50 x 70.7 C2 = 45.8 x 64.8

Formatos dos envelopes mais conhecidos

ENVELOPE DIMENSÃO (cm)

C6 11,4 x 16,2

DL – Invólucro de Dimensão Longa 11,0 x 22,0

CN – Invólucro para cheque normalizado 11,0 x 16,8

DP – Invólucro de dimensão postal 12,0 x 17,6

A escrita dos números e importâncias

Os números devem ser escritos em grupos de 3 algarismos a partir das unidades, quer para a esquerda (parte inteira), quer para a direita (parte decimal), deixando-se um espaço entre cada grupo, excepto quando se trate exclusivamente de números inteiros ou decimais formados por 4 ou menos algarismos. Apenas se devem usar sinais gráficos (ponto ou vírgula) para separar a parte inteira da parte decimal.

3897 (e não 3 897) excepção à regra

389, 732

390 987 e não 390987

A escrita das datas

As datas devem ser redigidas indicando separadamente o ano, o mês e o dia da seguinte forma:

2009-04-13

Ano Mês Dia

3. IMPRESSOS E MINUTAS

Como consequência directa da necessidade de normalizar, rentabilizar e dinamizar os serviços, qualquer organismo ou empresa se serve cada vez mais de impressos e minutas, esquematizados e formatados de acordo com normas internacionais ou com as necessidades pontuais de informação.

Para além de elementos identificativos, apresentam, de forma organizada e graficamente estudada para permitir uma rápida leitura, os dados fundamentais ou o texto normalizado de uma comunicação.

Proposta de trabalho

Desenhe com uma régua os vários formatos de envelopes e compare-os.

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Exemplos:

Boletim de matrícula

Modelos de IRS

Folhas de requisição

Fichas de clientes

3.1. Vantagens dos impressos

Fáceis de preencher; Mais económicos; Simplificam e normalizam o trabalho administrativo; Indicam os dados que temos de recolher e como devemos inseri-los; Reduz o tempo de execução de algumas tarefas; Normaliza o trabalho administrativo; Evita esquecimentos ou repetição de informação; Permite preencher diversos documentos num só.

2.2. Estrutura do impresso Cabeçalho

Título Nome da empresa Data

Corpo

Identificação

As mais variadas informações

Final

Data Assinaturas Vistos

Ficha de Trabalho

1. Explique brevemente o que é um documento e como é que este se pode classificar.

2. Enumere as características de um impresso e as condições que este deve reunir.

3. Corrija a apresentação das datas e números, de acordo com a NP-9: Até 13.04.2009 tivemos 139.237 encomendas, 5 123 das quais ainda não estão pagas, o que equivale a um prejuízo de 15 mil e 300 Euros.

4. Reduza a caracteres numéricos:

a) Quinhentos e seis mil e cinco

b) Três milhões setecentos e um mil e novecentos

c) Um de Julho de dois mil e quatro.

5. Redija correctamente a data actual.

Nota: Na parte final os impressos da administração pública, em rodapé, contêm normalmente referência a:

Códigos (modelos, …)

Data de tiragem

Volume de tiragem

Preço (pode vir no rodapé)

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O arquivo e a informação

1. O arquivo – conceito

As empresas têm necessidade de recolher ordenadamente os documentos que contém registos de dados e informações de interesse, garantindo a sua conservação e assegurando despacho dos pedidos de consulta provenientes dos seus diversos sectores. Essa recolha, conservação e consulta são asseguradas pelo arquivo.

1.1. Arquivo e arquivos

A palavra arquivo provem do grego “archeion”, que designava o lugar onde os magistrados da Atenas guardavam os documentos de maior interesse para o estado. Hoje em dia, tem várias acepções:

Organismo publico (ele trabalha no arquivo municipal do porto)

local, edifício, sala (vai-se colocar uma fotocopiadora no arquivo)

Estante, móvel, mobiliário (esse processo encontra-se no arquivo 5)

Sector, serviço (ela trabalha no arquivo)

Trabalho, tipo de actividade (vou fazer o arquivo da correspondência)

Conjunto de documentos arquivados.

Quais os principais arquivos públicos?

Tombos (arquivos centrais para onde são transferidos os documentos do estado e das autarquias – torre do tombo)

Arquivos dos ministérios, alguns dos quais históricos (A. Histórico militar, A. Geral da marinha, A. Casa da moeda, A. Imprensa nacional, A. Tribunal de contas, etc.)

Arquivos distritais e municipais (Lisboa, Porto, Coimbra, …)

Arquivos particulares (Misericórdias, hospitais, igrejas…)

1.2 O arquivo da empresa

Em termos empresariais, o arquivo designa basicamente:

a) O conjunto de tarefas que a nível individual, de grupo ou de sector, assegura a organização sistematizada da informação/ documentação, a sua conservação e o seu acesso a consulta;

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Classificação dos arquivos

Organização:

Centralizados

Descentralizados

Dirigidos

Frequência de Consulta:

Activos

Semi-Activos

Inactivos

Posição dos documentos:

Horizontais

Verticais

Suspensos

Rotativos

Nível de Informatização:

Não informatizados

Parcialmente informatizados

Totalmente informatizados

b) O conjunto de documentos reservados que são conservados pela empresa segundo métodos de classificação e durante períodos de tempo pré-determinados pela lei ou pelas suas conveniências;

c) O local onde estes documentos são conservados.

2. Classificação dos arquivos

Os arquivos são normalmente classificados quanto à forma de organização, à frequência de consulta, à posição dos documentos e ao grau de informatização.

2.1. Forma de organização dos arquivos

Centralizados

Nas pequenas e médias empresas, o arquivo encontra-se habitualmente centralizado no único sector e é comum aos vários serviços. Todos os documentos são dirigidos para classificação a um gabinete/órgão/funcionário especializado, que além de receber, registar, distribuir e expedir o correio, organiza e conserva a documentação.

Descentralizados

Nas grandes empresas, cada sector/pessoa tem em principio a possibilidade de ter o seu arquivo próprio, havendo ou não duplicados ou acesso informático por outros sectores ou pela administração. Embora com algumas vantagens, este método exige para o seu bom funcionamento:

A existência de um regulamento interno bem detalhado que defina claramente as normas de funcionamento do arquivo

A definição da responsabilidade de cada funcionário

Dirigidos ou mistos

Há por vezes vantagens em combinar os dois sistemas anteriores, centralizando a coordenação e fiscalização do sistema geral e descentralizando a informação específica de cada departamento/ sector.

2.2. Frequência de consulta

Activos

São constituídos por documentos recentes relativos a assuntos em curso e de que se prevê a necessidade de consulta frequente.

Semi-activos

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Reúnem os documentos com baixo índice de consulta, ou de consulta periódica.

Inactivos ou mortos

Contêm documentação que por razoes de ordem fiscal, jurídica, ou histórica deve ser conservada, sendo a sua consulta feita apenas em casos especiais.

2.3. Posição dos documentos

Horizontais

Os documentos são arquivados horizontalmente uns a seguir aos outros, em estantes ou armários com prateleiras.

Verticais

Neste sistema, os documentos são colocados verticalmente uns após os outros. Usa-se para volumes encadernados dossiers e caixa de cartão, vídeos, etc.

Suspensos

Toda a documentação é colocada em pastas ou bolsas de papel kraft continuo, dobrado em forma de fole, suspensas pela parte superior e em classificadores que deslizem numa estrutura metálica. As pastas podem apresentar visibilidade superior lateral, ao encontrarem-se colocadas em gavetas. São muito usados para arquivo dos processos.

http://www.stf.gov.br/institucional/arquivo/imagens/foto_arquivo.jpg

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Funções do Arquivo:

Recolher

Seleccionar

Classificar

Conservar

Rotativos

Os documentos são presos a um sistema que roda em torno de um eixo (vertical ou horizontal). Pode ser combinado com o arquivo suspenso, sendo neste caso normalmente guardado em armário próprio.

2.4. Nível de informatização

Não informatizados ou tradicionais

Parcial ou totalmente informatizados

Totalmente informatizados

A informação chega hoje em dia a uma organização vinculada de formas muito variadas: correio normal, correio electrónico, telecopia, imagens em vídeo ou fixas, anotações ou mensagens áudio, etc.

Há assim tendência para fazer o arquivo tradicional dos documentos em papel e o arquivo electrónico da restante documentação. No entanto, os dois sistemas interpenetram-se, dependendo a sua utilização da dimensão da empresa e do seu sistema de trabalho (ver ponto 5-o arquivo electrónico e a micro filmagem).

3. Funções do arquivo

Vimos já que as funções básicas do arquivo consistem na recolha, conservação e criação de condições de segurança e fácil consulta dos documentos.

Compete assim ao arquivista:

Seleccionar a documentação recebida e emitida. E necessário saber fazer a tiragem correcta dos inúmeros documentos que diariamente chegam à empresa, separando os realmente necessitam de ser arquivados.

Dar entrada, registar e classificar/codificar/sinalizar os documentos a arquivar. O registo e feito de forma cronológica e a classificação segundo critérios predefinidos. A classificação exige atenção,

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reflexão e disciplina, sobretudo na codificação dos documentos, que consiste na sua identificação através de um conjunto de símbolos predeterminados

Ordenar e arquivar os documentos, de forma a facilitar a sua busca e garantir a sua preservação.

Conservar os documentos, guardando-os em locais adequados, de forma a permitir simultaneamente a sua segurança e o seu fácil acesso para consulta.

Actualizar e expurgar o arquivo, reorganizando-os e libertando-o de elementos ultrapassados ou desnecessários, de acordo com os prazos estipulados na lei (cinco ou dez anos, conforme a sua natureza) e/ou os interesses da empresa.

Zelar pela reimpressão do arquivo

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4. Fichas

4.1. Conceito de ficha

As fichas são documentos de formato e disposição gráfica normalizado contendo informações organizadas e sistematizadas que permitem uma grande facilidade de utilização e consulta.

Para além da variedade de dimensões, material e estruturação as fichas classificam-se quanto à possibilidade de actualização, e quanto à sua forma de detecção e localização.

Ditar conceito de ficha

4.2 Tipos de fichas

Estatísticas

As que contem elementos que não se destinam em princípio a sofrer alterações (por ex., fichas de biblioteca)

Dinâmicas

As que são susceptíveis de permanente actualização (por ex. Fichas de armazém).

“Cegas”

As que se colocam sobrepostas ou umas atrás das outras, ficando visível apenas a primeira.

Parcialmente Visíveis

As que permitem a visibilidade do titulo e / ou outros elementos importantes que são necessários destacar

Com sinalizadores

As que são acompanhadas de separadores, indicativos/ Sinalizadores/cavaleiros, incorporados ou não nas próprias fichas (Alfabéticos, numéricos, por assuntos, etc.)

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5. Ficheiros

5.1. Conceito de ficheiro

É um conjunto de fichas com o mesmo formato e o mesmo tipo de informação, colocadas numa ordem previamente determinada em caixa, gaveta ou móvel próprio.

5.2. Tipos de ficheiros

Horizontais

- Com as fichas em posição horizontal

Verticais

- Com as fichas em posição vertical

De consulta directa

Remissíveis

Remetendo para outros com informações mais pormenorizadas

Tradicionais

Informatizados

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6. A organização e eficácia do arquivo

6.1. Informação arquivo e actividade empresarial

Para o bom funcionamento de qualquer organização e essencial reunir em arquivo a documentação e a informação necessária e/ou útil, enviada e recebida, criando assim um centro de consulta e fornecimento de informações.

Esta necessidade e tanto mais premente quanto maior for a organização, porque haverá um maior perigo de desconhecimento de informação importante, perda de tempo na procura, ou ate extravio de documentação, o que se traduz na desorganização dos serviços administrativos que afectara toda a Empresa.

A gestão eficaz e eficiente da informação passa assim pela organização adequada do arquivo, onde a electrónica tem vindo a desempenhar um papel cada vez mais relevante.

6.2. Circuitos administrativos

Associado ao arquivo encontra-se o circuito de entrada e saída de documentos.

Em princípio, os documentos sob a responsabilidade do arquivo constituem processos, não devendo por essa razão ser consultados separadamente. Cada utente deverá assim solicitar o processo completo para consulta.

Quem utiliza o arquivo é responsável pelos processos/ documentos que solicita, e deve rubricar a ficha de controlo quando os levanta. Se os entregar a qualquer outra pessoa sem dar conhecimento ao arquivo continuará a ser responsável.

A documentação saída deverá ficar na posse do utilizador o tempo estritamente necessário para o tratamento do assunto em causa, devendo ser estabelecido um tempo máximo para devolução ( 30 dias, por ex.).

É também necessário estabelecer um sistema rápido e de fácil visualização, e que permita ao arquivista detectar os processos em falta ( por ex, fichas de saída com cavaleiros).

6.3. Eficácia do arquivo

A eficácia do arquivo é medida basicamente:

Pela rapidez e segurança com que os processos chegam às mãos dos requisitantes;

Pela frequência com que são feitos os pedidos

Quais os índices dessa eficácia?

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O movimento do arquivo, que se define pela relação entre o número de documentos requisitados por ano e o número de documentos arquivados:

N. de documentos requisitados/ ano

N. de documentos arquivados

Se o resultado atingir o 10 % pode considerar-se satisfatório; abaixo deste índice, revela a existência de material inútil que está a sobrecarregar o arquivo.

A organização do arquivo, que é encontrada, confrontando o numero de documentos procurados com o numero de documentos não encontrados:

N. de documentos não encontrados

N. de documentos procurados

Até 0,3%, pode-se considerar razoável a organização; acima deste valor, há que rever o sistema.

Ficha de trabalho

Estabeleça brevemente

1. Os conceitos de:

a) Arquivologia

b) Arquivo empresarial

c) Fichas e ficheiros

d) Circuito administrativo

e) Eficácia do arquivo

2. As finalidades básicas do arquivo.

3. As razões por que se devem conservar os documentos .

4. A classificação dos arquivos.

5. Os principais arquivos públicos.

6. As funções do arquivista.

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A planificação e a organização do arquivo

A organização do arquivo esta directamente ligada a dimensão da empresa; à sua actividade e ao seu sistema de trabalho.

Assim o planeamento e a organização ao arquivo devem ser feitos equacionando:

O numero de utilizadores e o pessoal disponível;

O volume da documentação e o tipo de utilização previsível (permanente, frequente ou esporádica);

O espaço físico e a localização estratégica.

1. As condicionantes ergonómicas

De uma forma genérica podemos dizer que o arquivo deve ser funcional e eficaz, obedecendo aos requisitos seguintes:

Ser instalado em local amplo, arejado, com pouca humidade, a uma temperatura adequada e constante, com iluminação que facilite a busca e a consulta;

Estar “à mão” e ser acessível sem prejuízo da preservação e segurança dos documentos;

Ter custo reduzido;

Apresentar um aspecto agradável e decorativo .

Quais as principais regras a observar?

O custo do arquivo de um documento (bem como da sua procura) deve ser inferior ao custo da sua falta ou substituição;

A organização deve ser feita por classes de documentos segundo regras claras pré-definidas, prevendo a sua extensão e reclassificação futuras;

Deve conservar-se apenas o indispensável e durante o tempo exigindo pela lei (prazos de conservação e prescrições) ou pelos interesses da empresa.

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Convém assim determinar:

A adequação do local aos fins a que se destina

A escolha do equipamento e a sua disposição e agrupamento ergonómicos:

As medidas de protecção contra problemas naturais e riscos de segurança;

As normas de arquivo, acesso, consulta e circuitos administrativos.

2. Localização e instalação

Até há relativamente pouco tempo era habitual reservar para o arquivo os espaços e instalações “excedentes”, ou que não serviam para outra coisa (arrumos, anexos, caves, sótãos, corredores, etc.).

Hoje compreende-se que é importante que a localização seja estratégica e que a instalação obedeça a critérios de racionalidade cuidadosamente definidos que determinam o grau de eficiência e eficácia da utilização do arquivo, pelo que se deve ter fundamentalmente em conta.

O grau de centralização/descentralização do arquivo;

O nível de informatização;

O tipo e frequência da utilização prevista;

A ergonomia e a operacionalidade.

Estes factores inter-condicionam-se:

Nas pequenas e médias empresas, o arquivo encontra-se normalmente centralizada numa única divisão, que serve todos os sectores; nas grandes empresas, cada sector tende a ter um arquivo próprio recorrendo frequentemente à informatização para centralizar a informação e possibilitar a consulta inter-arquivos.

O nível da informatização depende por sua vez do grau de centralização ou descentralização ao arquivo, do volume de informação e documentação a tratar, da existência de equipamento e pessoal especializado e do sistema de trabalho da própria empresa;

A localização e instalação dependem também da frequência da consulta e do tacto desta se processar habitualmente no arquivo ou ser feita noutro local

Há que ter igualmente em conta a economia de tempo e esforço na busca e procura, a fluidez dos circuitos administrativos e a funcionalidade global do sistema.

2.1. A instalação

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Na instalação deve-se considerar:

A iluminação, ventilação e eliminação de ruídos;

A escolha de equipamentos e acessórios;

As medidas de conservação, manutenção e segurança.

2.2. Iluminação, ventilação e eliminação de ruídos

A iluminação deve ser cuidadosamente estudada, para eliminar reflexos ou cintilações, com possível gradação ou regulação e ecrans dotados de filtros protectores, recorrendo-se se necessário a consulta de um técnico em luminotecnia.

A ventilação, grau de humidade e temperatura devem ser apropriados a conservação dos documentos (caixa de ar, ventilação natural, ar condicionado, etc).

A eliminação dos ruídos pode ser feita através de insonorização de paredes e soalhos, colocação de vidros duplos, etc.

3. Equipamentos e Acessórios

O acondicionamento é importante na conservação e utilização funcional do arquivo. Daí a necessidade de escolher equipamento sólido, em material adequado, bem dimensionado relativamente aos fins a que se destina, apropriado a distribuição ergonómica e a futura extensão do arquivo (módulos em encastráveis, empilháveis ou extensíveis, gavetas de tamanho padronizado e providas de rolamentos de esferas, etc).

Para se poder fazer a melhor escolha, de acordo com as condicionantes já referidas é necessário conhecer os modelos e características dos elementos do sistema disponíveis no mercado: equipamento (peça ou peças que irão conter o arquivo, estantes, armários, ficheiros, etc) e acessórios (materiais auxiliares – fichas, guias, dispositivos de intercalação etc.)

3.1. Estantes e Armários

Os dossiers são habitualmente colocados (protegidos ou não por caixas próprias) estantes (abertas ou de vitrine) ou armários, cujas dimensões dependem naturalmente do espaço disponível e do volume das pastas arquivar, devendo constituir um conjunto harmónico entre si (do mesmo material e cor, formando módulos, etc.). e relativamente ao restante mobiliário.

A sua disposição deve ser tão ergonómica quanto possível (distâncias, alturas de prateleiras, etc.), devendo dar-se particular atenção a distribuição dos dossiers,

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de forma a seguir uma ordem lógica ou cronológica, colocando os de consulta mais frequente nos locais que exijam menor deslocação ou esforço do utilizador.

3.2. Pastas, Arquivadores e Classificadores

A documentação a ser arquivada é colocada em pastas, a que também se da o nome de classificadores, arquivadores ou dossiers e cujos formatos, larguras de lombada e dispositivos de fixação são normalizados.

De que depende a sua escolha?

Da utilização prevista

Quando destinados a simples consulta, em que não é em princípio necessário (ou ate nem convêm) retirar qualquer elemento, podem (e por vezes devem) ser utilizadas pastas ou dossiers que obriguem a retirada ao conjunto para o acesso a um documento.

Se pelo contrário se destinam à elaboração de trabalhos ou arquivo vivo, devem ser providos de argolas, estar suspensas ou introduzidas noutro sistema que possibilite a introdução ou retirada dos documentos ou a sua troca de posição.

As pastas suspensas, alem da economia de espaço que representam facilitam e tornam mais rápida a sua localização.

A qualidade do material e a necessidade de protecção especial (caixas próprias, material plástico, acetados, etc, são determinados pela importância dos documentos, pela frequência da sua consulta ou manuseio e pela utilização exclusiva em gabinete ou no exterior.

De qualquer forma, os documentos importantes não devem ser furados, clipados ou agrafados directamente, mas inseridos em bolsas individuais transparentes ou organizados em processos (dentro de pastas próprias, reunidos com baguettes etc.)

Do volume e dimensão dos documentos

A maior parte das pastas corresponde ao formato A4, embora haja modelos para outros formatos especialmente A3 e A5.

O volume determina por sua vez a largura da lombada, que oscila entre um ou dois mm para pastas individuais ou pequenos processos e oito a dez cm para grandes volumes.

Convêm assim escolher o formato e o tamanho das pastas, de forma a rentabilizar o espaço, respeitar a estética e dar um aspecto tanto quanto possível uniforme e organizado ao conjunto, sem prejuízo dos elementos distintivos facilitadores da procura e consulta. Usam-se por vezes cores diferentes (da pasta, da lombada, da etiqueta, aos sinalizadores, etc.) para cada assunto, tipo de

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arquivo ou departamento, o que permite rápida localização e a detecção de dossiers fora do lugar.

3.3. Separadores e Guias

Para facilitar a localização rápida usam-se dispositivos de intercalação ou separadores e guias.

As guias móveis têm tiras de inserção de metal ou de plástico (cavaleiros), enquanto as imóveis apresentam saliências que servem de índices de consulta (pestanas).

3.4. Ficheiros

O seu tamanho, dimensões e estruturas dependem do tipo de fichas que se destinam a conter.

Entre os vários tipos de ficheiros (horizontais, verticais, suspensos ou rotativos), há que escolher os que melhor se adaptem as finalidades a que se destinam.

No centro de saúde, por exemplo, em que a documentação dos doentes se encontra reunida em processos mantidos nos serviços administrativos e é facultada aos gabinetes médicos para consulta, é de toda a conveniência a utilização de ficheiros rotativos suspensos em armários fechados, que armazenam um grande numero de pastas suspensas, facilitam a busca e permitem manter a confidencialidade dos registos.

Como regra geral, devem ser escolhidos ficheiros que permitam uma arrumação rápida e uma localização fácil.

4. Conservação, Manutenção e Expurgo

Para além das condicionantes ergonómicas já estudadas – manutenção de uma temperatura, grau de humidade e ventilação adequados a conservação dos documentos – há que estabelecer medidas de profilaxia e remedeio dos problemas naturais:

Tratamento anti-fungos de paredes e soalho;

Pintura anticorrosiva de móveis metálicos;

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Limpeza e desinfecção periódicas;

Utilização de ecrãs protectores (filtros, persianas, transparentes, etc.)

Instalação de ventiladores, desumidificadores ou ar condicionado .

4.1. Prazos de Conservação

O prazo de conservação de um documento é o período que deve decorrer deste a data em que e elaborado ate à data em que vai ser destruído.

Este prazo e normalmente fixado em anos, havendo a considerar:

Os prazos de conservação funcional, fixados pela própria empresa, de acordo com o interesse que para ela representa a informação neles contida, e que raramente ultrapassam o prazo legal.

Os prazos de conservação (retenção) legal, que são fixados pela legislação (habitualmente de 5 ou 10 anos, conforme a natureza do documento).

Nos termos do Código Comercial, “todo o comerciante é obriga do a arquivar a correspondência e telegramas que receber, os documentos que provarem pagamentos e os livros da sua escrituração mercantil, devendo conservar tudo pelo espaço de 10 anos” (art. 40º). Tratando-se de uma sociedade, o prazo termina 5 anos depois da liquidação.

Para efeitos fiscais, o prazo de conservação da escrita é de 5 anos (art. 134 do Código da Contribuição Industrial, art. 52º do Imposto sobre o valor Acrescendo).

4.2. Actualizações e expurgo

A actualização da informação e a destruição (expurgo) dos documentos são hoje mais do que nunca uma necessidade, para evitar erros, e acumulação desnecessária e contraproducente de documentos.

Torna-se assim essencial rever e actualizar periodicamente os arquivos.

Como se deve processar a actualização?

Transferindo do arquivo activo para o semi-activo os documentos que deixaram de ter interesse imediato.

Guardando no arquivo “morto” os documentos que, embora sem previsão de consulta, continuam a ter interesse para a empresa.

Libertando o arquivo de documentação ultrapassada, e de informação que deixou de ser necessária, pertinente ou mesmo correcta (preços antigos, impressos e minutas que foram reformulados, etc.)

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5. Segurança

Para além das medidas preventivas a ter em conta na instalação – equipamento anticombustível, extintores, automáticos, sinalização de alarme, etc. - , há que fazer a previsão de risco relativamente a deterioração, destruição, extravio ou roubo.

Como aumentar a segurança do arquivo?

Estabelecendo normas de acesso e utilização, de manuseio e consulta de documentos confidenciais, obras raras ou facilmente deterioráveis, (com recurso a acetatos de protecção, duplicados, microfilmagem, etc.)

Proibição de fumo no local.

Introduzindo dispositivos de retenção de fichas e documentos, e utilizando cofres e fechos especiais.

A segurança no arquivo informático

No arquivo informático, há já vários sistemas de segurança:

Códigos de identificação (Códigos Pin e User-ID, por ex.) a palavras-chaves de acesso (“passwords”);

Bloqueio da entrada após um numero pré-determinado de tentativas;

Protecção anti-vírus;

Organização de duplicados para o caso de falha no sistema (“backups”).

Ficha de trabalho

1. Na Empresa W, instalada numa rua de grande movimento e ruído, num edifício antigo com problemas de instalação eléctrica, infiltração de humidade e poeiras, o arquivo encontra-se num corredor sombrio, em estantes abertas enferrujadas, onde a documentação se encontra guardada a esmo, em caixas de cartão em mau estado.

Enumere as medidas a tomar para modificar este estado de coisas e recuperar e reorganizar o arquivo.

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Sistemas de Classificação, codificação e

ordenação 1. Classificação e codificação

De uma forma genérica podemos dizer que a documentação é organizada por um processo segundo o qual se identificam e agrupam sistematicamente os documentos, de acordo com as suas afinidades ou características comuns, de modo a formar grupos homogéneos.

Pretende-se assim:

Reunir de forma lógica os documentos e a informação

Proporcionar o seu fácil e rápido acesso sempre que necessário

Detectar com facilidade o extravio de qualquer documento

O sistema de arquivo deve ser simples e útil, permitindo o seu futuro aperfeiçoamento, actualização e expansão.

Para atingir estes objectivos, há que conhecer e saber utilizar racionalmente os sistemas de classificação, codificação, indexação e ordenação

1.1. Classificação

Classificar é dividir o material segundo determinados critérios a fim de facilitar o seu encontro e permitir um melhor conhecimento do próprio material.

Muitas vezes a classificação pressupõe a existência de caracteres distintivos que permitem diferenciar cada um dos elementos. Por exemplo, classificando determinados documentos em bancos. Os elementos dessa classe poderiam ser distinguidos pelas siglas dos bancos: BNU, CGD, etc.

A este processo pode chamar-se codificação.

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A classificação procura as características que ligam entre si os documentos e a codificação cria-as no caso de se revelarem imperfeitas para os fins que nos propomos atingir.

Quer a classificação, quer a codificação procuram atribuir uma designação, uma identificação, um “nome” a cada documentos e reagrupá-los depois em alíneas e características semelhantes

A identificação do documento pode ser feita por:

Nome

Do autor

Do remetente

Do destinatário…

Nome da coisa classificada

Assunto tratado no documento classificado

Data em que foi recebido, expedido ou redigido

Número atribuído a tudo o que é classificado

A cada um destes critérios corresponde um tipo de ordenação especial:

Alfabético

Geográfico

Numérico

Por assunto ou tema (ideológico)

Cronológico

Cada um dos métodos de ordenação pode aplicar-se isolado ou em coordenação com os outros. Ex: Lista telefónica, páginas amarelas.

1.2. Codificação

A codificação designa os símbolos utilizados para codificar os documentos classificados. Esta une as características dos documentos encontrados na classificação.

A codificação pode efectuar-se utilizando números, letras, ou mesmo a combinação de ambos. Em geral, a preferência vai para os números.

1.2.1 Tipos de Símbolos

1.2.1. Símbolos alfabéticos

Vantagens

Maior número de posições: são 26 símbolos alfabéticos contra 10 numéricos.

Podem sugerir a identidade dos nomes simbolizados

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Desvantagens

Podem ser incómodos e difíceis de ler,

Maior possibilidade de erro na codificação

Símbolos numéricos

Podem ser manuseados mais facilmente;

A sua leitura a compreensão é mais imediata.

Permitem identificar a posição relativa de 2 símbolos assinalando o número de termos que os separam. Ex: não é evidente que a distância entre f e p seja igual à existente entre 6 e 16

Símbolos alfanuméricos

Permite, quando se tem de classificar um grande nº de termos, utilizar símbolos mais curtos do que os simples símbolos numéricos. Ex: matrículas dos carros.

1.2.2. Significação dos símbolos

Os símbolos deverão exprimir clara e imediatamente as alíneas que representam.

Código descrição

13020 Lâmpada de 20 watt



1.2.3. Os códigos por conjuntos ou agrupados

Códigos baseados na sucessão de numeração

Código estabelecido em sucessões simples de números.

Ex: 1

2

3

Os códigos por conjuntos

Os códigos por conjuntos fixam-se estabelecendo conjuntos de números em ordem progressiva a cada categoria de alíneas a codificar.

Em cada conjunto deixam-se números livres para permitir futuros acrescentos às alíneas compreendidas na classificação correspondente.

a)

1

2

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3

Os códigos decimais

Sucessão decimal dos números

Ex: 1.

1.1.

1.2.

Os códigos por grupos

Num código por grupos, os algarismos que o compõem são dispostos em grupos ou campos, designando cada um destes uma das classificações a que pertence a alínea codificada.

Uma vez que a posição de cada algarismo ou grupo de algarismos tem um significado exacto, o número dos algarismos compreendidos em cada campo deve ser pré-estabelecido, do mesmo modo para que não sofram modificações, a sucessão dos diversos campos.

A um código deste género poderiam atribuir-se os seguintes significados:

Campo Posição Significado

1 1-3 Vendedor

2 4 Filial

3 5-6 Zona

4 7-10 Produto vendido

Se o código assumisse esta configuração: 121 5 02 2730 - o seu significado poderia ser o seguinte: o vendedor 121, pertencente à filial 05, que opera na zona 2, efectuou uma venda do produto 2730.

Os códigos em grupos são especialmente indicados para uma elaboração mecânica dos dados, pois podem ser facilmente extraídos e tabelados, qualquer que seja a classificação prevista. Podem, além disso, ser facilmente memorizados, graças ao claro significado que possuem os algarismos de acordo com a sua posição.

Exercício: Codifique os seguintes elementos

Nome ................................. área ..................... Zona..................... Idade

Carina Lemos ...................... Gestão ................. Faro ..................... 40

Joana Brás .......................... Marketing ............. Lagos .................... 30

Pedro Marques .................... Eng. Civil .............. Portimão ............... 28

André Brito .......................... Economia ............. Faro ..................... 35

Paulo Soares ....................... Marketing ............. Olhão ................... 32

Sandra Fonseca ................... Gestão ................. Faro ..................... 26

1.2.4. A classificação decimal de Dewey

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Este sistema, também conhecido por sistema de Dewey (de Melvil Dewey, que o idealizou em 1873) ou C.D.U. – Classificação Decimal Universal –, constitui uma variante do sistema ideológico, metódico ou analítico.

E sobretudo usado para arquivos de volume considerável e grande complexidade e variedade de classes (arquivos e bibliotecas municipais), sendo a sua principal aplicação, relativamente as empresas, o POC (Plano Oficial de Contabilidade).

Tem por base um plano de divisão das matérias em 10 classes (de 0 a 9), cada uma das quais se pode subdividir até outras 10 subclasses e assim sucessivamente.

Para a sua implementação terá obrigatoriamente que ser estabelecido um plano de arquivo elaborado de forma a considerar a limitação decimal e as necessidades futuras.

Tem a vantagem de agrupar matérias ou assuntos, enquanto o numérico simples os separa. Além disso, tem uma referência prática, e fácil de aplicar e é uniforme.

Este sistema pode ainda ser alargado (método decimal derivado), considerando mais do que um algarismo por grupo (normalmente com 100 posições, de 0 a 99).

EXEMPLO (Plano Oficial de Contabilidade):

26 Outros devedores e credores

261 Fornecedores de imobilizado

2611 Fornecedores de imobilizado, c/c

2612 Fornecedor de imobilizado – títulos a pagar

262 Pessoal

27 Acréscimos e diferimentos

Conclusão

Ao executar-se um plano de codificação procura-se promover a homogeneidade dos critérios de classificação e fazer com que a classificação corresponda aos fins para que é efectuada.

Assim, na preparação deste plano torna-se necessário definir objectivos a alcançar e conhecer adequadamente quer o material a classificar, quer as técnicas de classificação.

Só depois de um estudo das exigências efectivas de cada empresa é possível efectuar a escolha de um sistema de classificação satisfatória.

Um dos problemas da classificação é que, muitas vezes, sente-se a necessidade de classificar os mesmos documento sob diversos aspectos. A solução passaria por efectuar a classificação sobre todos os aspectos, não fosse o dispêndio de tempo espaço e o erro da duplicação de informação. Assim, aconselha-se a adoptar o sistema mais procurado.

Os códigos também têm que ser planeados. Cada vez mais, com o crescente número de informação, há a tendência de se apoiar em códigos para a classificação de dados. No decurso das operações de codificação deverá ser elaborada a sua descrição que deverá constituir o ponto de partida para futuras referências. A terminologia adoptada deverá ser sempre normalizada.

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2. Ordenação

A ordenação dos documentos deve ser feita de acordo com um critério de classificação adequado à consulta (por nomes, ordem de entrada, datas, assuntos, áreas de vendas, etc.).

Há vários sistemas de ordenação, que se podem combinar entre si:

Alfabéticos

Numéricos

Ideológicos

Alfanuméricos

Geográficos

Cronológicos

2.1. Ordenação alfabética

A ordenação alfabética fundamenta-se, como o nome indica, na sucessão de letras do alfabeto. É usada, por exemplo, em ficheiros de pessoal, clientes e fornecedores, listagens, guias, etc. Este tipo de ordenação constitui a base de muitos planos de classificação pois é a técnica mais simples.

Esta técnica não exclui a possibilidade de se utilizarem outras técnicas de ordenação que, por vezes, são complementos necessários.

Nota: mesmo que utilizando outro sistema de ordenação, por exemplo o ideológico ou geográfico, estas categorias ordenam-se alfabeticamente.

2.1.1. Vantagens e desvantagens

Vantagens

Simplicidade no plano de ordenação, pois o nome é o único elemento necessário para ordenar o material;

Familiaridade como critério de ordenação pois este é um dos mais tradicionais

Elasticidade: é sempre possível inserir novos nomes no local exacto;

Baixo custo: o material pode ser arquivado em aparelhos simples e económicos;

Possibilidade de se encontrar facilmente uma posição

Desvantagens

É fácil surgirem dúvidas e cometerem-se erros. Pode acontecer que as pessoas que ordenam e as que efectuam a procura não sigam sempre os mesmos critérios;

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Quanto mais o material aumenta mais frequentes são os casos de homonímia (repetição dos nomes)

Uma vez que não há regulamentação vinculativa, possibilita divergências no critério de ordenação, problemas de homonímia e dificuldade de expansão.

Assim, a sua utilização não pode ser “cega”, sendo necessário estabelecer regras fixas e critérios de orientação bem definidos, sobretudo relativamente à palavra de ordem, ou seja a palavra-chave que vai servir de referência para a ordenação.

Na organização das turmas, por ex., considera-se habitualmente o primeiro nome e a ordenação palavra a palavra, entretanto que na lista telefónica de assinantes se usa a ordenação por apelido.

2.1.2. Critérios de ordenação alfabética

Os nomes podem ordenar-se das seguintes formas

Pelo primeiro nome

Pelo apelido

Dentro destes critérios pode ainda optar-se por uma ordenação alfabética

letra-a-letra ou

palavra-a-palavra.

Embora o ponto de partida seja sempre o da disposição das letras no alfabeto, há que estabelecer o critério a seguir:

Nome a nome ou palavra a palavra

Entre dois nomes com letras iguais, vem em primeiro lugar o que acabar primeiro (tiver menos letras)

Ex.: Manuel vira antes de Manuela

Os nomes designativos por uma inicial precedem qualquer outro que comece por essa inicial mas não se encontre abreviado

Ex.: D. Pacheco virá antes de Dário Magalhães

Se o primeiro nome for igual, faz-se a selecção de acordo com o 2º nome

Ex.: Joana Maria virá antes de Joana Sofia

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Letra-a-letra

Os nomes consideram-se como tornando uma só palavra:

Ex: Gilberto Silva vira antes de Gil Gomes.

G I L B E R T O S I L V A

G I L G O M E S

Exemplos:

Nomes Letra a letra Palavra a palavra

Dr. Santos Guedes ANTONIOFONSECA António Fonseca

António Fonseca JOANAJANEIRO J. Rui Gomes

Joana Janeiro JRUIGOMES Joana Janeiro

J. Rui Gomes MANUELFELIX Manuel Félix

Manuel Félix SANTOSGUEDES Santos Guedes (Dr.)

Exercício: Ordene os seguintes nomes, pelo primeiro nome, letra-a-letra e palavra-a-palavra.

Sandrine Jesus

Sandro Castro André

P.Pires

Paulo Fonseca

Marialba Foz

Paul Simon

Maria Luz Paulo

Maria Luzia Andrade

Exercício: Faça o mesmo com os seguintes nomes

A. Brás

Anabela Fonseca

Ana Maria

Aniceto Borges

A. Nóbrega

Ana Bela Fonseca

2.1.3. Regras de Ordenação Alfabética

Para que a ordenação alfabética seja eficiente é necessário estabelecer regras para garantir a necessária uniformidade no trabalho efectuado. Estas regras visam:

Facilitar o trabalho de entrada e procura; Reduzir ao mínimo os casos duvidosos; Evitar as interpretações subjectivas.

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A regra mais importante é utilizar sempre e sempre o mesmo critério de ordenação.

Pelo primeiro nome

i. Omitem-se os artigos definidos e indefinidos. Ex: Rosa Maria da Silva fica Rosa Maria Silva.

Nota: omitirem-se os artigos é a opção mais comum. Com a evolução e a diversidade dos dias de hoje já se vêm também sistemas de ordenação em que estas partículas não são omitidas podendo optar-se por deixar o artigo como está ou colocando-o entre parêntesis. No entanto, estes artigos nunca são considerados na alfabetação bem como outros como “e”.

ii. Consideram-se as abreviaturas e os números como escritos por extenso Stª Maria Santa Maria

Mª Jesus Maria Jesus

iii. Os títulos são colocados entre parêntesis no final do nome e não são considerados na ordenação Dr. Fernando Barros Barros, Fernado (Dr)

Arqº Tomás Silveira Silveira, Tomás (Arqº)

Engº Pedro Varela Varela, Pedro (Engº)

Nota: todas estas regras também são aplicadas na ordenação por apelido

Por apelido

i. O apelido surge em primeiro lugar com uma vírgula seguido dos restantes nomes pela sua ordem natural.

Aníbal Barbosa Barbosa, Aníbal

João Carlos Correia Correia, João Carlos

No caso de mais do que um apelido, é o ultimo que se considera (excepto quando formam nomes compostos)

Ex.: |António Albino Ribeiro Soberano

|Soberano, António Albino Ribeiro

mas

|Ana Maria São Vicente

|São Vicente, Ana Maria

Sendo o último apelido igual, é a palavra seguinte que estabelece a ordem a seguir (nome próprio e depois os restantes apelidos, pela ordem habitual do nome)

Ex.: Joaquim Barbosa Barbosa, Abel

Abel Barbosa Barbosa, Joaquim

Pedro Barbosa Barbosa, Pedro

ii. Tal como na ordenação pelo primeiro nome os artigos são:

Ou omitidos

Ou deixados no nome conforme a sua apresentação

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Ou colocados entre parêntesis no final do nome a que pertencem

Em nenhuma situação são considerados na ordenação. José Prates da Costa Costa , José Prates

Fernando de Araújo Dias Dias, Fernando de Araújo

Carla de Jesus das Dores Dores (das), Carla Jesus (de)

iii. Os nomes compostos por um substantivo e um adjectivo ligados ou não por um hífen não são separados.

Sérgio Castelo Branco Castelo Branco, Sérgio

Heitor Villas Boas Villas Boas, Heitor

Paulo boa Hora Boa Hora, Paulo

iv. Os nomes como Santa, Santo ou São seguem a mesma regra. Luís Santa Rita Santa Rita; Luís

João São Joaquim São João Joaquim

v. As partículas estrangeiras se escritas com iniciais maiúsculas são consideradas como parte

integrante do nome. O’, D’, Von, Van, Mac, Mc, Du, La, Di, Del, Das, Le. John O’Brien O’Brien, John

Eric Von Johnson Von Johnson, Eric

vi. Os nomes ligados por apóstrofo são considerandos como uma só palavra: Armindo Sant’Ana Sant’Ana, Armindo

vii. Os nomes orientais (japoneses, Chineses, Árabes, etc) são registados na ordem em que se apresentam

Alben Abig Alben Abig

Li Jutang Li Jutang

Mão Tsé tung Mão Tsé Tung

viii. Os nomes espanhóis são registados pelo penúltimo nome que corresponde ao da família do pai José Hernadez Xavier Hernandez Xavier, José

Miguel Cervantes Savreda Cervantes Savreda, Miguel

ix. Os nomes ligados por “e” não se separam João Canto e Castro Canto e Castro, João

Pedro Vale e Azevedo Vale e Azevedo, Pedro

Exercício de Revisão: Ordene os seguintes nomes, pelo apelido, letra-a-letra e palavra –a-palavra

Luís Filipe Boavista Marques

Adriana André da Boavista

Célia de Andrade

Gustav Von Blick

Adriano Silva Boa Vista

Paulo João Nobre

Tiago Carvalho e Melo

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Joaquim José André

Dr. Pimenta de Marques

Filipa José da Vontade

Célia de Andrade

Luís Filipe Paulo Marques

João José André

Gustav Von Blick

Vânia Sofia Carvão

Pablo Andraz Del Canto

Filipa Nóbrega e Mello

x. Os números que fazem parte do nome, quer no fim, que no início devem ser considerados como se estivessem escritos por extenso.

2 Sentinelas 2(duas) sentinelas

Forma 85 Forma 85 (oitenta e cinco)

2001 Prendas 2001 (duas mil e uma) prendas

xi. Os nomes das empresas devem ser registados como se apresentam Pastelaria Boa Hora, Lda Pastelaria Boa Hora, Lda

Barbosa e Sousa, SA Barbosa e Sousa, SA

xii. As expressões como por exemplo, Sociedade, Empresa devem ser considerados na ordenação (deste que façam parte da denominação)

Empresa das Águas Empresa das Águas

Sociedade de Autores Sociedade de Autores

xiii. Caso a designação do ramo de actividade da empresa também faça parte do nome, esta também é considerada na ordenação

Restaurante O Pitéu Restaurante O Pitéu

Pastelaria Boa Hora Pastelaria Boa Hora

Editora Abril Editora Abril

xiv. Os nomes das empresas ou instituições que usam siglas com ou sem pontos entre as letras devem ser ordenadas como se o conjunto de letras que os formam fossem uma palavra.

CMF

IEFP

UNESCO

ONU

xv. Quando uma empresa ou instituição for conhecida para além do seu nome por extenso, também por uma sigla, o arquivista deverá optar pela forma de ordenação que melhor atenda às necessidades da organização, utilizando sempre o mesmo método.

CGD Caixa Geral de Depósitos

NERA Núcleo Empresarial da Região do Algarve

ANJE Associação Nacional dos Jovens Empresários

AMAL Associação dos Municípios do Algarve

xvi. As empresas com varias filiais são ordenados pela ordem alfabética das localidades

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Ex: BES, Porto BES, Aveiro

BES, Lisboa considera-se BES, Coimbra

BES, Faro BES, Faro

BES, Coimbra BES, Lisboa

BES, Aveiro BES, Porto

xvii. Os nomes absolutamente iguais distinguem-se colocando seguidamente (entre parênteses ou separados por hífenes ou vírgulas) os nomes das terras das naturalidades, profissões, graus hierárquicos, departamentos, etc.

Ex: Sá, João (Beja) Sá, João (Arq.) Sá, João (Arm.)

Sá, João (Cacém) Sá, João (Eng.) Sá, João (Cont.)

Sá, João (Damala) Sa, João (Med.) Sá, João (Mark.)

xviii. As traduções de nomes estrangeiros, que devem ser ordenados pela designação de origem. Ex: Bordeaux considera-se Bordeaux e não Bordéus.

2. 2. Classificação numérica

Neste sistema, muito utilizado para a ordenação da documentação comercial (notas de encomenda, facturas, recibos, etc.), atribui-se um número aos documentos que são recebidos e aos que são expedidos (N de entradas e de saída respectivamente). Este processo e feito normalmente com um numerador, ou numerador/ datador.

Vantagens e desvantagens

São vários os inconvenientes deste sistema: codificação demorada e com riscos de erro, dificuldade de encontrar um documento sem o número de ordem que lhe foi atribuído, pesquisa efectuada em duas fases (descodificação e pesquisa propriamente dita), e impossibilidade de intercalar novos documentos.

Tem contudo vantagens apreciáveis: é de fácil leitura e aplicação, não se presta a divergências, tem uma localização imutável e sobretudo permite o fácil controlo e detecção do extravio de um documento.

Para facilitar a localização dos documentos, utilizam-se muitas vezes dois jogos de fichas, constituindo-se um ficheiro de referência alfabética auxiliar, que apenas funcione para saber o Nº que recebeu o documento que se esta a procurar

A correspondência avulsa pode ser arquivada pelo método numérico em pastas de cores diferentes. Se houver necessidade de classificar os diversos géneros de documentos, poderão ser usados guias alfabéticos para os representar, numa combinação dos métodos numéricos, ideológico e alfabético.

Recibo N.º 511

Recibo N.º 510

Recibo N.º509

Recebi______do_____Sr. Proprietário do 5º andar da rua 5 de Outubro, 38

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2.3. Classificação ideológica

Também chamada metódica ou analítica trata-se de uma classificação por assuntos ou temas.

Quais as suas vantagens e inconvenientes?

Embora racional, lógica e maleável (tem possibilidade de intercalamento e de extensão), e de difícil execução, porque exige não só um plano de arquivo, como uma grande capacidade de análise e elevado grau de conhecimentos (da Empresa, da sua actividade, etc.).

Exige racional, lógica e maleável (tem possibilidade de intercalamento e de extensão), e de difícil execução, porque exige não só um plano de arquivo, como uma grande capacidade de análise e elevado grau de conhecimentos (da Empresa, da sua actividade, etc.)

Exige ainda outra ordenação (alfabética, cronológica, etc.) dentro de cada grupo considerado.

E muitas vezes usada nas grandes empresas na organização da biblioteca ou de ficheiros remissivos.

2.4. Classificações geográfica

…

Informática

Ficção

Ciência

Arte

Pintura

…

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Trata-se de um sistema que apresenta grande utilidade para empresas com várias filiais ou grande número de clientes dispersos por várias zonas geográficas.

A ordenação faz-se pela selecção geográfica (países, distritos, concelhos, localidades) seguida pela ordenação alfabética dos documentos respeitados a cada grupo, podendo a primeira selecção estar também por ordem alfabética ou, outra.

Embora apresente os mesmos inconvenientes da ordenação alfabética e seja susceptível de erro (e fácil enquadrar indevidamente um documento num grupo geográfico a que não pertence), este sistema tem vantagens, porque faculta.

A introdução de novos documentos sem necessidades de alterações

O ajustamento de acordo com as necessidades (novas localidades, por ex.)

O agrupamento da documentação por grupos com características bem definidas

2.5. Classificações Cronológica

E feito com base em datas (de emissão, de recepção, de vencimento, de aquisição, de venda, etc. …).

Embora neste sistema os documentos sejam agrupados sem ter em conta o assunto,

e seja difícil encontra-los sem conhecer a data, esta organização oferece grandes vantagens,

porque não da origem a ambiguidades nem divergências,

não exige pessoal especializado ou com muita prática e permite o acesso rápido aos documentos, desde que se conheça a data destes.

Onde é que a sua utilização tem mais interesse?

No arquivo da correspondência, em que se faz a ordenação do passado para o pressente, de forma a ficar no topo da pasta a mais recentemente expedida ou recebida.

Na organização dos documentos a pagar, onde se segue a ordem normal, de modo a que o primeiro a ser visto seja o primeiro a ser pago.

Podem considerar-se 3 tipos de cronologia: rígida, quando é diária, circunstancial, quando considera factos de rotinas (letras, por ex.), e acidental. Quando é relativa a iniciativas ocasionais (encontro, conferências, reuniões, etc.).

Firma X Damaia

FirmaX Coimbra

Firma X Braga

Firma X Aveiro

Clientes

Alves & CA……

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Neste ultimo caso, atende-se frequentemente às horas e até aos minutos

Ex: 9 horas do dia 18 de Julho de 1996 96 / 07 / 18 / 09

12 “ “ “ 18 “ “ “ “ 96 / 07 / 18 / 12

15 “ “ “ 18 “ “ “ “ 96 / 07 / 18 / 15

Se não atender as horas/minutos, terá que ser forçosamente combinado com outro método, uma vez que, dentro do mesmo dia há que ordenar numérica ou alfabeticamente os documentos.

A classificação cronológica pode também aparecer como 2ª classificação (no arquivo de processos individuais, por exemplo, depois de uma primeira classificação numérica, por ordem de entrada, ou alfabética, por nomes).

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3. Ficheiros electrónicos e base de dados

O principal contributo trazido pela informática ao arquivo electrónico é constituído pelos ficheiros e base de dados.

Os ficheiros electrónicos são ficheiros informatizados que permitem o acesso quase instantâneo a informação, podendo facultar simultaneamente a sua confidencialidade através de códigos especiais ou “chaves” de acesso.

A base de dados é um conjunto organizado de informação, exaustivo e não redundante, gerido por um programa que define o acesso à informação, a sua utilização e a interacção com o utilizador.

Microfilmagem

Trata-se basicamente de um sistema de microfotografia, permitindo a obtenção de fotogramas, ou seja, micro-reproduções de documentos (comerciais, técnicos, históricos, etc.), que podem ser lidas através de leitores.

Exige equipamento próprio – máquina de filmar, máquina de revelar e aparelhos de projecção / leitura (em tamanho reduzido ou natural), e essencialmente utilizada no tratamento de volumes de documentação consideráveis (em arquivos gerais de grandes organizações ou instituições, nos jornais, na banca, etc.).

Quais as principais vantagens do microfilme?

Dimensões e peso diminutos, possibilitando o armazenamento num volume e espaços extremamente reduzidos;

Uniformização dos arquivos, uma vez que as películas são standardizadas;

Impossibilidade de alteração da ordem sequencial;

Consulta de obras raras ou de grande valor sem necessidade de manuseio, evitando assim a deterioração;

Busca rápida de informação;

Reprodução fácil e exacta de documentos, facultando a criação de duplicados (sem se ficar portanto sujeito a um original) e a descentralização da informação;

Economia no envio de grandes volumes de documentos;

Possibilidade de aplicação no campo da informática.

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Quais as principais aplicações?

Aplicações de ordem geral:

Correspondência;

Letras e cheques;

Manuais técnicos;

Ficheiros de clientes.

Aplicações de ordem especifica:

Bancos;

Seguradoras;

Jornais;

Bibliotecas;

Tribunais.

Como se processa a microfilmagem

Manual de Arquivo

40


Preparação dos Documentos

Conferencia;

Ordenação

Microfilmagem

Revelação

Inspecção da qualidade do filme

Arquivo

Dos

Documentos

Destruição

Dos

Documentos

(Expurgo)

Montagem

Indexação

Dos

Jackets

Indexação das Bobines

Bobine

Original

Duplicados

De Bobine

Central de Microfilmagem Arquivo dos

Diversos sectores

Duplicação dos

Jackets

Jacket Original

Duplicados dos Jackets

Arquivos dos diversos Sectores

Organizacao e Manutencao Do Arquivo Manual

Documents

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