MPS e Outsourcing de impressão: por onde começo?

Por Thiarlei MacedoMaio 2012

Thiarlei Macedo

Thiarlei Machado Macedo

Email/MSN: thiarlei@enttry.com.brSkype: ThiarleiTwitter: twitter.com/thiarlei

Diretor Executivo da Enttry Softwares.Diretor de Relações Institucionais do TrinoPolo.Professor da Faculdade de Tecnologia Ftec (Curso de Análise e Desenvolvimento de Sistemas).MBA/ Mestrando Administração (PPGA/UFRGS e FSG).Pós Graduado em Teste e Garantia da Qualidade de Software (Feevale).Graduado em Desenvolvimento de Sistemas de Informação (Ftec).Certified Tester of Brazilian Software Testing Qualifications Board (BSTQB).Microsoft Certified Professional (Microsoft).

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A Empresa

Soluções em software para gerenciamento, controle

e monitoramento de impressão.

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Produtos

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O que a Enttry Faz?

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Saiba o que, quanto, onde e quando os usuários estão imprimindo.

Guardian PrintAccount

Guardian SafePrintImpressão segura liberada por biometria da impressão digital.

Guardian PrintScoutMonitoramento ativo de parques de impressão globalmente distribuídos.

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Guardian Print Account

• Tarifação de impressão e cópia;• Redução de custo e controle de gastos;• Informações estratégicas e detalhadas;• Suporte a vários sistemas operacionais;• Monitora qualquer marca de impressora;• Identifica usuários, documentos,

computadores, impressoras, etc.

Saiba o que, quanto, onde e quando seus usuários estão imprimindo.

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• Economia;• Sigilo;• Segurança; • Controle;• Responsabilidade ambiental.

Guardian Safe PrintImpressão segura liberada por biometria facial e impressão digital ou cartão.

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• Coleta de contadores;• Monitoramento de status;• Acompanhamento de suprimentos;• Fácil de usar e instalar;• Informação certa a todo tempo;• Software as a Service.

Guardian PrintScoutMonitoramento de equipamentos de impressão distribuídos em vários locais.

Nuvem

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O Problema Inicial

• Os executivos normalmente não sabem quanto gastam em impressão. Eles até tem idéia de quanto gastam, mas o custo é muito maior do que eles imaginam.

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Custo Conhecido

Custo Oculto

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Pesquisa Photizo

• 105 Empresas pesquisadas;• 750 Funcionários em média por empresa;• U$ 700 mil Custo impressão anual; • 3 a 6% da receita é impressão;• U$ 725,00 Cada funcionário por ano; • 3700 Horas de suporte de TI à impressão;• 30% Redução de custo com MPS;• 60% Redução da pegada carbono com MPS.

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Pesquisa Canon/Gartner

• 1-3% - Faturamento empresas em impressão• 6-15% - Fat. em gestão do documento impresso• 6% - Impresso e nunca é utilizado• 30% - Aumento médio de volume por ano.• 41% - Material sigiloso• 15% - Tempo pessoal de TI tratando Impressão• 6% - Gastos de helpdesk para impressão• 30% - Economia com MPS

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• MPS• Managed Print Services• Gestão de Serviços de Impressão• ...

O que é o MPS?

• MPS• Managed Print Services• Gestão de Serviços de Impressão• ...

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• Vender página impressa;• Contrato de Click;• Alugar impressora;• Remanufatura de cartucho;• Contrato de manutenção de impressora;• Fornecer hardware de impressão;• Fornecer suprimento para o cliente;

O que não é MPS?

• Vender página impressa;• Contrato de Click;• Alugar impressora;• Remanufatura de cartucho;• Contrato de manutenção de impressora;• Fornecer hardware de impressão;• Fornecer suprimento para o cliente;

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• Assumir o parque de impressão do cliente;• Instalar um software de tarifação;• Fornecer ECM ou GED;

O que não é MPS?

• Assumir o parque de impressão do cliente;• Instalar um software de tarifação;• Fornecer ECM ou GED;

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Onde está inserido o MPS?

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Estratégico

Tático

Operacional

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“A estratégia sem tática é o caminho mais lento para a vitória. Tática sem estratégia

é o ruído antes da derrota.”

Sun Tzu A Arte da Guerra - Século IV a.C

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• Padronização do parque;• Redução do parque de equipamentos;• Redução do volume de impressão;• Redução de custo;• Aumento do controle do custo;• Melhoria da segurança da Informação;• Sustentabilidade Ambiental “Green IT”;

• Padronização do parque;• Redução do parque de equipamentos;• Redução do volume de impressão;• Redução de custo;• Aumento do controle do custo;• Melhoria da Segurança da Informação;• Sustentabilidade Ambiental “Green IT”;

O que busca o MPS?

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• Maior produtividade e eficiência;• Aumento da performance corporativa;• Racionalização de processos;• Aumento da qualidade de serviço;• Atualização tecnologica;• Automação do fluxo de trabalho;• Gestão efetiva de documentos.

• Maior produtividade e eficiência;• Aumento da performance corporativa;• Racionalização de processos;• Aumento da qualidade de serviço;• Atualização tecnológica;• Automação do fluxo de trabalho;• Gestão efetiva de documentos.

O que busca o MPS?

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• Entender o processo do cliente;• Conseguir o comprometimento do patrocinador;• Apoiar no melhoramento do processo;• Inventariar detalhadamente os recursos;• Projetar o parque para atender o processo;• Implantar, manter e monitorar o parque;• Otimização continua do parque.

Alguns fatores chave do MPS

• Entender o processo do cliente;• Conseguir o comprometimento do patrocinador;• Apoiar no melhoramento do processo;• Inventariar detalhadamente os recursos;• Projetar o parque para atender o processo;• Implantar, manter e monitorar o parque;• Otimização contínua do parque.

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• Pessoas;• Tecnologias;• Processos.

Gestão Eficiente

• Pessoas;• Tecnologias;• Processos.

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Pessoas

Processos

Tecnologia

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Melhoramento Contínuo

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IMPRESSÃO

MANUTENÇÃO PROATIVA

OTIMIZAÇÃO DE EQUIPAMENTOS

GESTÃO DE INFORMAÇÃO E

BILHETAGEM

Impressão

Então, como isso funciona?

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IMPRESSÃO

MANUTENÇÃO PROATIVA

OTIMIZAÇÃO DE EQUIPAMENTOS

GESTÃO DE INFORMAÇÃO E

BILHETAGEM

GOVERNANÇA E ESTRATÉGIA DE DOCUMENTOS

CONSULTORIA E PROCESSO

IMPRESSÃO VIRTUAL E NÃO IMPRESSÃO

PESSOAL REMOTO E RESIDENTE

MANTER E MELHORAR SEGURANÇA

MELHORIA DE PRODUTIVIDADE

SERVIDORES, IMPRESSORAS, SCANNERS, ETC.CADEIA DE SUPRIMENTOS E LOGÍSTICA (D/R)REDUÇÃO DE IMOBILIZADO E OBSOLESCÊNCIA

EDUCAÇÃO E TREINAMENTO

ACELERAÇÃO DO NEGÓCIO

REDUÇÃO DE RISCO

IMPRESSÃO

MANUTENÇÃO PROATIVA

OTIMIZAÇÃO DE EQUIPAMENTOS

GESTÃO DE INFORMAÇÃO E

BILHETAGEM

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Estágios do MPS

25•Gestão de documentos

•Workflow de documentos

•Processos empresarias avançados

Estágio 3

•Otimização do parque

•Manter Parque Otimizado

Estágio 2

•Ganhar controle sobre o parque de impressão

Estágio 1 SKIL

LS D

O F

ORN

ECED

OR

•Gestão de documentos

•Workflow de documentos

•Melhorar Processos de Negócio

Estágio 3

•Otimização do parque

•Manter Parque Otimizado

Estágio 2

•Ganhar controle sobre o parque de impressão

Estágio 1

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•Observar / Coletar Dados

• Analisar

Conhecer

•Planejar

•Propor

Desenhar

•Implantar

•Fazer transição

Implementar

•Monitorar

•Inovar / Melhorar

Gerenciar

Etapas da implantação de MPS

26•Monitorar

•Inovar / Melhorar

Gerenciar

•Observar / Coletar Dados

• Analisar

Conhecer•Pla

nejar

•Propor / Repensar o Parque

Desenhar

•Implantar

•Fazer transição

Implementar

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• Cliente;• Mercado;• Concorrência;• Sua própria empresa;• Parceiros;• Inovação tecnológica.

Para onde olhar?

• Cliente;• Mercado;• Concorrência;• Sua própria empresa;• Parceiros;• Inovação tecnológica.

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“Conheces teu inimigo e conhece-te a ti mesmo; se tiveres cem combates a travar, cem vezes serás vitorioso. Se ignoras teu inimigo e conheces a ti mesmo, tuas chances de perder e de ganhar serão idênticas. Se ignoras ao mesmo tempo teu inimigo e a ti mesmo, só contarás teus combates por tuas derrotas.”

Sun Tzu A Arte da Guerra - Século IV a.C

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Boas Práticas

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1. Identifique Objetivos e Prioridades e defina metas2. Entenda os requisitos e as necessidades do cliente3. Garanta um patrocinador comprometido para o

projeto4. Prepare a corporação e comunique5. Fornece MPS, não hardware6. Mantenha os três estágios em mente7. Avalie seus fornecedores8. Assessoria e consultoria paga

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• CRM (Relacionamento com o cliente);• Bases de Conhecimento;*Microsoft / Wiki

• Gerenciar Logística de Suprimentos;• Gestão de Contratos;• Coleta de Contadores Físicos;• Controlar Chamados Técnicos e SLA;• Monitorar Impressoras Remotamente;• Rastrear Ciclo de Vida da Remanufatura;• Notificação de eventos;

Onde aplicar software

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• CRM (Relacionamento com o cliente);• Bases de Conhecimento;*Microsoft / Wiki

• Gerenciar Logística de Suprimentos;• Gestão de Contratos;• Coleta de Contadores Físicos;• Controlar Chamados Técnicos e SLA;• Monitorar Impressoras Remotamente;• Rastrear Ciclo de Vida da Remanufatura;• Notificação de eventos;

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Onde aplicar software

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• Tarifar Impressão e Cópia;• Gestão Eletrônica de Documento;• Impressão Virtual;• Impressão Segura por Biometria ou Cartão;• Impressão Monitorada/Supervisionada;• Cobrança Impressão por Projeto/Cliente;• Serviço Impressão Pré e Pós-paga;• Suporte Remoto.• Auditoria de Impressão

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• Procure Referências;• Não basta ter um produto pronto;• A evolução do produto;• Avalie o Suporte;• Experimente;• Possibilidade de Customizações;• Desenvolva uma parceria bilateral;• Esteja atento ao mercado;• Não existe bala de prata.

E na hora de escolher...

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• Procure Referências;• Não basta ter um produto pronto;• A evolução do produto;• Avalie o Suporte;• Experimente;• Possibilidade de Customizações;• Desenvolva uma parceria bilateral;• Esteja atento ao mercado;• Não existe bala de prata.

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• Alianças, fusões e aquisições;• Métricas e benchmark;• Agregar valor sempre;• Não entrar em briga de preço;• Parcerias com fabricantes (Hard/Soft);• Explorem os registros de oportunidade;• Sempre priorizar o ganha/ganha;• Vender serviço de gestão agregado;• Inovação;

Considerem

• Alianças, fusões e aquisições;• Métricas e benchmarking;• Agregar valor sempre;• Não entrar em briga de preço;• Parcerias com fabricantes (Hard/Soft);• Explorem os registros de oportunidade;• Sempre priorizar o ganha/ganha;• Vender serviço de gestão agregado;• Inovação;

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Conclusão

“Quando se patina sobre o gelo fino, a segurança está na nossa

velocidade.”Raph Waldo Emerson

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Conclusão

Não é o mais forte que sobrevive e sim o que melhor se adapta.

Charles Darwin

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Perguntas...

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thiarlei@enttry.com.brSkype: Thiarleitwitter.com/thiarlei

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Thiarlei Macedo

Obrigado!!!

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