modelo de check list PALESTRAS.xls
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MODELO DE CHECK-LIST - PALESTRAS
NOME DO EVENTO:
DATA: HORÁRIO:
LOCAL:
OBJETIVO DA PARTICIPAÇÃO:
ATIVIDADES PRAZO RESPONSÁVEL STATUS OBSERVAÇÃO
ANTES DO EVENTO
Reunião de Planejamento do Evento
Projeto do evento
Definição da equipe de trabalho
Definir a programação
Convidar palestrante
Fechar programação e divulgar
Divulgar internamente o evento
Sistema de inscrição no site do evento?
Site do evento
Abrir inscrições
Cartaz
Folderes
Fundo de palco ou banner do evento
credenciais
Contratar telão/vídeo e sonorização
Distribuir cartazes/folderes
Enviar e-mail marketing não repetir informação
Enviar e-mail marketing não repetir informação
Enviar e-mail marketing não repetir informação
Enviar e-mail marketing não repetir informação
Separar pastas e canetas
Definir material promocional
Solicitar apresentação ao palestrante
Café e água (solicitar) / Coffee-break
Definir equipe de trabalho para o dia
Definir uniformes para a equipe uniforme discreto
Certificados
Imprimir avaliações do evento
Montar pastas
avaliação
bloco
caneta
material promocional
credencial
programação do evento
Acompanhar número de inscritos
NO DIA DO EVENTO - estar tudo pronto 1h30min antes do evento iniciar
Sonorização e Projeção
testar no mínimo 2h antes do evento todos os equipamentos
Projetar DVD de show
Projetar vídeo institucional ou de parceiros
Local
cuidar se o local está limpo
lixeiras em local de fácil acesso
Montagem
Mesa ou poltronas ou púlpito
Banner ou fundo de palco do evento ou empresa realizadora
Pastas no auditório/secretaria
café e água na recepção e/ou salas / Coffee-break
Palestrante: Informar com antecedência o tempo de fala e informar o roteiro do evento
Verificar mídias contratadas para aproveitar e divulgar o evento
Imagem para projetar no telão (Ex.: logo da empresa promotora ou evento)
cuidar o acabamento dos fios (usar fita adesiva para fixar no chão)
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Na hora do evento
inscrições nos cursos oferecidos pela escola
Recepcionar os participantes, palestrantes e imprensa
Recolher assinaturas de presença
Entregar material de apoio (pastas)
Fotografar todas as ações
Acompanhar a repercussão do evento nas mídias sociais
Aplicar avaliação do evento aos participantes
Entregar os certificados
PÓS-EVENTO
Realizar avaliação do evento
Realizar a avaliação da escola
Enviar e-mail ou carta de agradecimento
Realizar um relatório do evento
Nº de atendimento
Valores
Observações
fotos
descrição de atividades
Assessoria de imprensa
Ter contatos de palestrante, autoridade convidados e fornecedores (nº do telefone celular)
mediante entrega de avaliação
Fazer o fechamento de valores investidos e encaminhar pagamentos pendentes