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Guia para a
elaboração de
formulários
Versão 0 | Fevereiro de 2011
Departamento dos Portais do Cidadão e da Empresa
Sónia Lascasas
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utilizado fora das condições admitidas. O utilizador pode copiar, importar ou
utilizar gratuitamente informações, desde que refira a fonte de informação.
Organização do guia
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Este guia apresenta um conjunto de orientações para a elaboração de
formulários e identificação dos documentos instrutórios necessários à
realização de serviços públicos.
1. A importância dos formulários
Os formulários de suporte à realização do serviço são instrumentos extremamente úteis.
1. Para os cidadãos e as empresas, porque:
a) Apresentam claramente a informação a fornecer;
b) Reduzem as probabilidades de instrução deficiente
do pedido;
c) Evitam deslocações desnecessárias para a
prestação ou entrega de elementos adicionais.
2. Para as entidades, porque:
a) Evitam a perda de tempo resultante dos actos
administrativos decorrentes da instrução
deficiente;
b) Eliminam as tarefas de produção de notificações
para entrega de elementos adicionais,
c) Contribuem para a redução do tempo de
resposta.
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2. Formulários - dados de identificação pessoal
Não solicitar dados de identificação que já não constam no Cartão de Cidadão, como o Arquivo ou data de emissão.
Dados de identificação adequados ao Cartão de Cidadão.
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3. Formulários – campos da formulação do pedido
Facilita o preenchimento e o trabalho de análise da entidade responsável que não necessita de perder tempo à procura da
informação que necessita no meio de um texto, nem sempre muito legível.
Campos pré-definidos para selecção, em vez de campos abertos.
Guia para a elaboração de formulários
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4. Formulários – documentos instrutórios
Verificar se os dados pedidos acrescentam informação útil face à já existente nos documentos instrutórios ou no serviço
ou se vão ser tratados.
Em caso negativo, não pedir (Artigo 17.º, ponto 1 do Decreto-Lei n.º 135/99, de 22 de Abril, na redacção dada pelo
Decreto-Lei n.º 29/2000, de 13 de Março).
Guia para a elaboração de formulários
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4.1. Formulários – documentos instrutórios
Para a instrução de processos administrativos graciosos é suficiente a simples fotocópia de documento autêntico ou
autenticado.
Em caso de dúvidas fundadas acerca do seu conteúdo ou autenticidade, pode ser exigida a exibição de original ou documento
autenticado para conferência, devendo para o efeito ser fixado um prazo razoável não inferior a cinco dias úteis - artigo 32.º do
Decreto-Lei n.º 29/2000, de 13 de Março, que altera o Decreto-Lei n.º 135/99, de 22 de Abril, e Decreto-Lei n.º 92/2010, de 26 de
Julho.
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4.2. Formulários – documentos instrutórios
Facilita a instrução do pedido, minimizando a possibilidade de entrega de documentos incompletos e o trabalho de análise da
entidade responsável pela prestação do serviço.
Verificar se a designação do documento instrutório é suficientemente clara e inequívoca para o cidadão ou empresa.
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4.3. Formulários – documentos instrutórios
Facilita a instrução do pedido ao cidadão e à empresa que não têm de produzir outros documentos para anexar ao formulário,
correndo o risco do mesmo não conter toda a informação necessária e, o trabalho de análise da entidade responsável.
Quando é necessária uma declaração emitida pelo requerente, deve-se incorporar o texto da declaração no próprio
formulário – a assinatura final do formulário abrange a declaração.
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4.4. Formulários – documentos instrutórios
De acordo com o artigo 87.º, ponto 2 do CPA, compete à Entidade diligenciar a informação de que necessita junto dos
respectivos serviços, em vez de solicitar a junção do documento ao cidadão ou à empresa.
Caso seja necessário obter prova de um facto que a Entidade tenha conhecimento em virtude do exercício das suas
funções, não solicitar a entrega do documento - Artigo 87.º, ponto 2 do Código de Procedimento Administrativo (CPA).
Quando muito, solicitar a informação mínima para posterior identificação interna do documento em causa.
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4.5. Formulários – documentos instrutórios
Princípio de cooperação administrativa, reforçado pelo Decreto-Lei n.º 92/2010, de 26 de Julho, relativo à transposição da
Directiva de Serviços para a ordem jurídica interna.
Quando é preciso obter informação emitida por uma outra entidade, como certidões ou declarações, o serviço
responsável deve diligenciar a obtenção da mesma ou então solicitar a informação estritamente necessária para
posterior obtenção dessa informação.
Consultar slides seguintes.
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Certidão permanente de Registo Comercial
4.5.1. Formulários – documentos instrutórios –
Certidões electrónicas
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Certidão permanente de Registo Predial
4.5.2. Formulários – documentos instrutórios –
Certidões electrónicas
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Os cidadãos/empresas são dispensados da apresentação da
certidão comprovativa da situação tributária regularizada através da
prestação do consentimento de consulta, na Segurança Social
Directa – Decreto-Lei n.º 114/2007, de 19 de Abril.
Declaração de situação contributiva regularizada perante a Segurança
Social
4.5.3. Formulários – documentos instrutórios –
Declarações electrónicas (1/2)
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Certidão de situação tributária regularizada perante a Fazenda Nacional
4.5.3. Formulários – documentos instrutórios –
Declarações electrónicas (2/2)
Os cidadãos/empresas são dispensados da apresentação da
certidão comprovativa da situação tributária regularizada através da
prestação do consentimento de consulta, nas Declarações
Electrónicas – Decreto-Lei n.º 114/2007, de 19 de Abril.
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4.6. Formulários – informação complementar
A integração desta informação adicional no próprio formulário minimiza a possibilidade de esquecimento por parte do cidadão ou
da empresa.
Os requisitos complementares aos formulários (exemplos: necessidade de entrega de impressos em duplicado
rubricados, etc.) devem ser apresentados no próprio formulário sob a designação, por exemplo, de ”Observações”.
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