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FUNDAMENTOS DE GESTÃO DE RECURSOS MATERIAIS


RECURSOS MATERIAIS E PATRIMONIAIS

AS EMPRESAS E SEUS RECURSOS

Toda produção depende da existência conjunta de três fatores de produção: natu-reza, capital e trabalho, integrados por um quarto fator denominado empresa. Para os economistas, todo processo produtivo se fun-damenta na conjunção desses quatro fatores de produção.

Natureza

Capital

Trabalho

Empresa

Os quatro fatores de produção

Cada um dos quatro fatores de produção tem uma função específica, a saber:

a) Natureza: condição para o processo produtivo

É o fator que fornece os insumos necessá-rios à produção, como as matérias-primas, os materiais, a energia etc. É o fator de produ-ção que proporciona as entradas de insumos para que a produção possa se realizar.

Dentre os insumos, figuram os materiais e matérias-primas;

b) Capital: mola propulsora

É o fator que fornece o dinheiro necessário para adquirir os insumos e pagar o pessoal.

O capital representa o fator de produção que permite meios para comprar, adquirir e utilizar os demais fatores de produção;

c) Trabalho: aciona o processo produtivo: É o fator constituído pela mão-de-obra, que processa e transforma os insumos, através de operações manuais ou de máquinas e fer-ramentas, em produtos acabados ou serviços prestados. O trabalho representa o fator de produção que atua sobre os demais, isto é, que aciona e agiliza os outros fatores de produção. É comumente denominado mão--de-obra, porque se refere principalmente ao operário manual ou braçal que realiza operações físicas sobre as matérias-primas, com ou sem o auxílio de máquinas e equi-pamentos;

d) Empresa: é o fator integrador capaz de aglutinar a natureza, o capital e o tra-balho em um conjunto harmonioso que per-mite que o resultado alcançado seja muito maior do que a soma dos fatores aplicados no negócio. A empresa constitui o sistema que aglutina e coordena todos os fatores de produção envolvidos, fazendo com que o re-sultado do conjunto supere o resultado que teria cada fator isoladamente. Isto significa que a empresa tem um efeito multiplicador, capaz de proporcionar um ganho adicional, que é o lucro.

Modernamente, esses fatores de produção costumam ter a dominação de recursos em-presariais. Os principais recursos empresa-riais são:

- Recursos materiais - está direcionada a Administração da Produção – Produção;

- Recursos financeiros - está direciona-da a Administração Financeira - Finanças;

- Recursos hHumanos - está direciona-da a Administração de Pessoal - Pessoas;

- Recursos mercadológicos - Adminis-tração mercadológica – Mercado; e

- Recursos administrativos - está dire-cionada a Administração Geral - Empresa.

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Atenção:

Os quatro fatores de produção: natureza, capital, trabalho e empresa. Modernamente esses fatores costumam ter a denominação de recursos empresariais.

A administração de materiais visa abas-tecer, de modo contínuo, a empresa com material que seja necessário para as suas atividades. São 5 requisitos básicos para o abastecimento:

a) qualidade do material;

b) quantidade necessária;

c) prazo de entrega;

d) preço;

e) condições de pagamento.

a) Qualidade do material

O material deverá apresentar qualidade tal que possibilite sua aceitação dentro e fora da empresa (mercado).

b) Quantidade

Deverá ser estritamente suficiente para suprir as necessidades da produção e es-toque, evitando a falta de material para o abastecimento geral da empresa bem como o excesso em estoque.

c) Prazo de entrega

Deverá ser o menor possível, a fim de levar um melhor atendimento aos consumidores e evitar falta do material.

d) Menor preçoO preço do produto deverá ser tal que

possa situá-lo em posição de concorrência no mercado, proporcionando à empresa um lucro maior.

e) Condições de pagamentoDeverão ser as melhores possíveis para

que a empresa tenha maior flexibilidade na transformação ou venda do produto.

DEFINIÇÃO

A administração de materiais é definida como sendo um conjunto de atividades desen-volvidas dentro de uma empresa, de forma centralizada ou não, destinadas a suprir as diversas unidades, com os materiais necessá-rios ao desempenho normal das respectivas atribuições. Tais atividades abrangem desde o circuito de reaprovisionamento, inclusive compras, o recebimento, a armazenagem dos materiais, o fornecimento dos mesmos aos

órgãos requisitantes, até as operações gerais de controle de estoques etc.

Atenção:

Sempre que a existência de estoque passa abaixo de um nível pré-determinado, desen-cadeia-se o reaprovisionamento (refazer as provisões).

Em outras palavras: “A administração de materiais visa à garantia de existência contínua de um estoque, organizado de modo a nunca faltar nenhum dos itens que o compõem, sem tornar excessivo o investi-mento total”.

A administração de materiais moderna é conceituada e estudada como um Sistema Integrado em que diversos subsistemas próprios interagem para constituir um todo organizado. Destina-se a dotar a administra-ção dos meios necessários ao suprimento de materiais imprescindíveis ao funcionamento da organização, no tempo oportuno, na quan-tidade necessária, na qualidade requerida e pelo menor custo.

O objetivo de termos uma gestão de ma-teriais é termos a quantidade necessária e tempo oportuno para a entrada dos mate-riais.

Estes dois eventos, tempo oportuno e quantidade necessária, acarretam, se mal planejados, além de custos financeiros in-desejáveis, lucros cessantes, fatores esses decorrentes de quaisquer das situações assinaladas. Da mesma forma, a obtenção de material sem os atributos da qualidade requerida para o uso a que se destina acar-reta custos financeiros maiores, retenções ociosas de capital e oportunidades de lucro não realizadas.

SUBSISTEMAS DA ADMINISTRAÇÃO DE MATERIAIS

- Recursos materiais - está direcionada a Administração da Produção - Produção;

- Recursos financeiros - está direciona-da a Administração Financeira - Finanças;

- Recursos humanos - está direcionada a Administração de Pessoal - Pessoas;

- Recursos mercadológicos

A boa administração de material estará sempre alinhando os recursos mercadoló-gicos, humanos, financeiros e de materiais

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por meio de subsistemas. Esses de forma sistêmica, fornecem os meios necessários à consecução para a eficiência e eficácia das organizações.

Decompondo esta atividade através da separação e identificação dos seus elemen-tos componentes, encontramos as seguintes subfunções típicas da administração de Ma-teriais, além de outras mais específicas de organizações mais complexas:

Controle de estoque - subsistema res-ponsável pela gestão econômica dos estoques, através do planejamento e da programação de material, compreendendo a análise, a previsão, o controle e o ressuprimento de material. O estoque é necessário para que o processo de produção-venda da empresa opere com um número mínimo de preocu-pações e desníveis. Os estoques podem ser de: matéria-prima, produtos em fabricação e produtos acabados. O setor de controle de estoque acompanha e controla o nível de esto-que e o investimento financeiro envolvido.

Classificação de material - subsistema responsável pela identificação (especifica-ção), classificação, codificação, cadastramen-to e catalogação de material.

Aquisição / Compra de material - sub-sistema responsável pela gestão, negociação e contratação de compras de material através do processo de licitação. O setor de compras preocupa-se sobremaneira com o estoque de matéria-prima. É da responsabilidade de compras assegurar que as matérias-primas exigida pela produção estejam à disposição nas quantidades certas, nos períodos dese-jados. Compras não é somente responsável pela quantidade e pelo prazo, mas precisa também realizar a compra em preço mais favorável possível, já que o custo da matéria--prima é um componente fundamental no custo do produto.

Armazenagem/Almoxarifado - subsis-tema responsável pela gestão física dos estoques, compreendendo as atividades de guarda, preservação, embalagem, recepção e expedição de material, segundo determi-nadas normas e métodos de armazenamento. O almoxarifado é o responsável pela guarda física dos materiais em estoque, com exceção dos produtos em processo. É o local onde fi-cam armazenados os produtos, para atender a produção e os materiais entregues pelos fornecedores.

Movimentação de material - subsistema encarregado do controle e normalização das transações de recebimento, fornecimento, devoluções, transferências de materiais e quaisquer outros tipos de movimentações de entrada e de saída de material.

Inspeção de recebimento - subsistema responsável pela verificação física e docu-mental do recebimento de material, podendo ainda encarregar-se da verificação dos atri-butos qualitativos pelas normas de controle de qualidade.

Cadastro - subsistema encarregado do cadastramento de fornecedores, pesquisa de mercado e compras.

Subsistemas Específicos:

Inspeção de suprimentos - subsistema de apoio responsável pela verificação da aplicação das normas e dos procedimentos estabelecidos para o funcionamento da ad-ministração de Materiais em toda a organi-zação, analisando os desvios da política de suprimento traçada pela administração e proporcionando soluções.

Padronização e Normalização - subsis-tema de apoio ao qual cabe a obtenção de menor número de variedades existentes de determinado tipo de material, por meio de unificação e especificação dos mesmos, pro-pondo medidas de redução de estoques.

Transporte de material - subsistema de apoio que se responsabiliza pela política e pela execução do transporte, movimentação e distribuição de material. A colocação do produto acabado nos clientes e as entre-gas das matérias-primas na fábrica é de responsabilidade do setor de Transportes e Distribuição. É nesse setor que se executa a Administração da frota de veículos da empresa, e/ou onde também são contratadas as transportadoras que prestam serviços de entrega e coleta.

A integração destas subfunções funciona como um sistema de engrenagens que acio-na a Administração de Material e permite a interface com outros sistemas da organi-zação.

OBJETIVOS

A administração de materiais tem por finalidade principal assegurar o contínuo abastecimento de artigos necessários para comercialização direta ou capaz de atender aos serviços executados pela empresa.

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As empresas objetivam diminuir os custos operacionais para que elas e seus produtos possam ser competitivos no mercado.

Mais especificamente, os materiais preci-sam ser de qualidade produtiva para asse-gurar a aceitação do produto final. Precisam estar na empresa prontos para o consumo na data desejada e com um preço de aquisição acessível, a fim de que o produto possa ser competitivo e assim, dar à empresa um re-torno satisfatório do capital investido.

Segue os principais objetivos da área de administração de recursos materiais e pa-trimoniais:

a) Preço baixo - este é o objetivo mais óbvio e, certamente um dos mais importan-tes. Reduzir o preço de compra implica em aumentar os lucros, se mantida a mesma qualidade;

b) Alto giro de estoques - implica em melhor utilização do capital, aumentando o retorno sobre os investimentos e reduzindo o valor do capital de giro;

c) Baixo custo de aquisição e posse - dependem fundamentalmente da eficácia das áreas de Controle de Estoques, Arma-zenamento e Compras;

d) Continuidade de fornecimento - é resultado de uma análise criteriosa quando da escolha dos fornecedores. Os custos de produção, expedição e transportes são afe-tados diretamente por este item;

e) Consistência de qualidade - a área de materiais é responsável apenas pela qua-lidade de materiais e serviços provenientes de fornecedores externos. Em algumas em-presas a qualidade dos produtos e/ou serviços constituem-se no único objetivo da Gerência de Materiais;

f) Despesas com pessoal - obtenção de melhores resultados com a mesma despesa ou, mesmo resultado com menor despesa - em ambos os casos o objetivo é obter maior lucro final. “As vezes compensa investir mais em pessoal porque pode-se alcançar com isto outros objetivos, propiciando maior benefício com relação aos custos”;

g) Relações favoráveis com fornecedo-res - a posição de uma empresa no mundo dos negócios é em alto grau determinada pela maneira como negocia com seus forne-cedores;

h) Aperfeiçoamento de pessoal - toda unidade deve estar interessada em aumentar a aptidão de seu pessoal;

i) Bons registros - são considerados como o objetivo primário, pois contribuem para o papel da administração de Material, na sobrevivência e nos lucros da empresa, de forma indireta.

RESPONSABILIDADE E ATRIBUIÇÕES DA ADMINISTRAÇÃO DE MATERIAIS

- suprir, através de compras, a empresa, de todos os materiais necessários ao:

- seu funcionamento;

- avaliar outras empresas como possíveis fornecedores;

- supervisionar os almoxarifados da em-presa;

- controlar os estoques;

- aplicar um sistema de reaprovisiona-mento adequado, fixando estoques; mínimos, lotes econômicos e outros índices necessários ao gerenciamento; dos estoques, segundo cri-térios aprovados pela direção da empresa;

- manter contato com as gerências de Produção, Controle de qualidade; Engenharia de produto, financeira etc

- estabelecer sistema de estocagem ade-quado;

- coordenar os inventários rotativos.

NÍVEL DE SERVIÇO: ATENDIMENTO, PONTUALIDADE E FLEXIBILIDADE

A concorrência existente entre as empre-sas, a necessidade de geração de lucro aos acionistas e o atendimento aos consumidores cada vez mais exigentes levam as empresas de manufatura a pensar nos níveis de ser-viço adequados a seus clientes e nos custos associados à estratégia selecionada de aten-dimento. Neste sentido, tanto o ambiente externo como o ambiente interno podem influenciar as estratégias escolhidas.

No ambiente externo, é cada vez maior o grau de exigência dos clientes, tanto quanto a qualidade e preço, quanto à variedade de produtos ou rapidez exigida, gerando uma

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dificuldade no atendimento da demanda que é potencializada pela complexidade na realização da previsão da demanda tanto em relação à variedade desejada, de pro-dutos existentes ou não, quanto ao volume desejado.

O ambiente interno das empresas é afetado pelas variabilidades externas, previsíveis ou não, causadas por mudanças nas necessida-des dos clientes. Além disso, a forte pressão por redução de custos cria um conflito entre o nível de serviço a ser prestado e o que a organização está disposta a “gastar” para sua obtenção – o custo de servir. Variabilidades internas, geradas por quebras de equipa-mentos, retrabalhos dentre outros, também podem afetar tanto o nível de serviço quanto o custo para atendê-lo.

Segundo SÉRIO & DUARTE (2000) dois aspectos têm sido fundamentais para que as empresas permaneçam competitivas no mercado atual: tempo ou rapidez de respos-ta e flexibilidade, já não bastando para as empresas competirem apenas em custo e qualidade.

Neste contexto de existência de variabili-dades internas e externas podem existir em-presas que dizem primar pela flexibilidade dos seus processos para atendimento de sua demanda e a pontualidade.

Flexibilidade é associada à disponibili-dade de opções que podem ser usadas para responder aos distúrbios (capacidade, tempos de troca, opções de roteiro, variedade de produtos feitos por uma máquina). Ambos variam com o tempo.

Para SLACK apud KRITCHANCHAI & MACCARTHY (1998) flexibilidade repre-senta a habilidade de mudar a operação de alguma forma (Produto/Serviço, mix, volu-me e entrega tempo) e responsividade se refere a velocidade, confiabilidade (tempo) e flexibilidade.

ANAND & WARD (2004) procuram expli-car flexibilidade através da imprevisibilida-de e volatilidade da demanda e apresenta os conceitos de mobilidade (habilidade de alterar produção - mix e volume) e range (habilidade de gerenciar diversidade de pro-dutos e processos).

Para GODINHO & FERNANDES (2005) a flexibilidade pode ter 2 níveis de clas-sificação flexibilidade 1 e flexibilidade 2. A

primeira representa a habilidade de resposta do sistema produtivo a mudanças no mix de produtos dentro de uma gama limitada de opções, ou seja, o processo é capaz de fornecer diferenciação, porém com pequena variedade de produtos alternativos e bas-tante similares).

Ela depende da obtenção de baixos tempos de set-up; A flexibilidade 2 seria a habilidade do sistema produtivo responder a grandes mudanças no mix de produtos, ou seja, o processo é capaz de fornecer diversidade (grande variedade de produtos distintos). Ela depende da obtenção de baixos tempos de set-up, uso de equipamentos universais e versáteis e mão-de-obra versátil.

PIRÂMIDE DE SERVIÇO AO CLIENTE

Servir os clientes como eles querem ser servidos e tornar a empresa de fácil nego-ciação são objetivos competitivos que as em-presas assumiram em meados da década de 90 (COPACINO, 1997). O foco na qualidade não apenas do produto, mas em especial, do serviço oferecido ao cliente impulsionou Co-pacino a desenvolver um sistema estratégico conhecido por Customer Service Pyramid (Pirâmide de Serviço ao Cliente).

Por este sistema, as capacidades e pro-gramas do serviço ao cliente dividem-se em três segmentos. Na base da pirâmide está a confiabilidade. Alcançar a confiança do cliente significa executar o básico de ma-neira satisfatória – encurtando os tempos de pedidos, cumprindo prazos de entrega, realizando carregamentos sem perdas.

No passado, isto seria a excelência de um serviço; porém nos dias atuais faz-se neces-sário apresentar algo mais.

No segundo segmento apresenta-se a resi-liência, ou seja, a habilidade de resistir ao fracasso dos serviços. Para evitar que isto aconteça, e se alcançar tal resiliência, a em-presa deve buscar oferecer um ágil sistema de transporte; prover a comunicação entre os funcionários, de maneira que mudanças no status do pedido de determinado cliente sejam imediatamente detectadas por todos.

No topo da pirâmide está a criatividade. Desenvolver programas de valor agregado, como inovações que reduzam os custos ope-racionais, e consequentemente, reduzam o valor do serviço oferecido, bem como cus-

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tomizar o serviço de acordo com as neces-sidades individuais de cada cliente como, por exemplo, carregamentos com pallets picados.

Criatividade

Fonte: XXVIII Encontro Nacional de Engenharia

de Produção

ÉTICA NA ADMINISTRAÇÃO DE MATERIAIS

A ética pode-se dizer que é na verdade como a educação de nosso caráter, tempe-ramento ou vontade pela razão, em busca de um sentido na vida. Traduzindo é um processo consciente ou intuitivo em que vamos aprendendo ao longo de nossa vida, que nos ajuda a escolher entre vícios e vir-tudes, entre o bem e o mal, entre o justo e o injusto. É a predisposição habitual e firme, fundamentada na inteligência e na vontade, de fazer o bem. Ser ético na administração de materiais, portanto, é buscar sempre estar realizando com atenção os serviços, combater vícios e fraquezas na execução das tarefas, cultivar virtudes, proteger a cultura orga-nizacional e preservar os valores do setor de materiais.

A prática da ética nas organizações requer convicção, vontade política e competências adequadas para tornar as ações empresa-riais concretas e objetivas, minimizando as resistências e as incompreensões.

Há muitas formas não éticas de agir nas organizações, como, de resto, na vida em geral. Você pode fazer afirmações que não são verdadeiras, superestimar ou subestimar circunstâncias e situações, reter informações que deveriam ser compartilhadas, sonegar impostos e burlar leis, distorcer fatos em

seu interesse, contar meias-verdades que redundam em mentiras dissimuladas com aparência de verdade.

Segundo Nash (2001, pg. 3) “apesar de que a atividade de ganhar dinheiro sempre teve uma aliança meio desconfortável com o senso de moralidade nas pessoas”.

No entendimento de Moreira (1999, p.28, apud, Ouvires, 2006, p3), que conceitua ética empresarial como “o comportamento da empresa entendida lucrativa quando age de conformidade com os princípios morais e as regras do bem proceder aceitas pela coletividade (regras éticas)”.

Na definição de Denny (2001, p.134), não há distinção entre moral e ética, a ética empresarial, para ele consiste na busca do interesse comum, ou seja, do empresário, do consumidor, do trabalhador e do governo. Os dois autores corroboram que as empresas devem seguir os princípios morais.

As empresas devem ter uma postura ética independente dos fatores externos, e ter sempre focado os valores que ela defen-de. Ética é algo que todos precisam ter, alguns dizem que têm, mas na verdade poucos levam a sério, algumas se mostram preocupadas, mas muitas delas esquecem o significado da palavra Ética. (Eduardo Botelho, 2000, p.5)

A globalização da economia fez com que a logística deixe de ser mais um departamento isolado dentro da empresa, mas sim, um desafio para melhor atender o Cliente.

O atendimento ao cliente, atualmente, pode ser considerado, sem dúvida, um dos grandes diferenciais competitivos do mer-cado.

A importância de cumprir os prazos de entrega, gera para empresa um grande desgaste e já há algum tempo os gerentes vêm se questionando sobre a questão dos atrasos de produtos, seja por fornecedores ou pelo próprio CD (Centro de Distribuição) o que vem gerando grande descontentamento entre os principais clientes e um desgaste dentro de empresa. E, diga-se de passagem, para uma empresa é incontestável melhoria no nível do serviço prestado ao cliente final, que quer prazos cumpridos.

A relação entre empresa e cliente vem

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sendo responsável pela sobrevivência ou pelo fracasso de muitas instituições em nosso país. Fidelizar o cliente, ou seja, conquistá-lo e mantê-lo, é uma tarefa árdua para diversos empresários, pois sabemos que a satisfação de nossos clientes depende dire-tamente da superação de suas expectativas e da excelência no atendimento por parte das organizações.

A ética profissional tem como premissa o maior relacionamento do profissional com seus clientes e com outros profissionais, levando em conta valores como dignidade humana, autorrealização e sociabilidade.

Enfim, a preocupação constante dos pro-fissionais com a ética deve concentrar-se em dois grandes pontos: o primeiro está no cumprimento das obrigações legais, dentro das normas preestabelecidas; o segundo, nos clientes, que mesmo não tendo seus desejos atendidos, têm os procedimentos para com os demais, corretamente satisfeitos.

Quando a questão ética passa para o pú-blico interno da organização uma série de erros está sujeita a acontecer se a empresa não possui definido o seu código de ética, e mesmo se possui a necessidade de estar constantemente integrando a ética em suas tomadas de decisões.

PLANEJAMENTO DAS NECESSIDADES DE MATERIAIS – MRP

O Planejamento das Necessidades de Ma-teriais é conhecido como sistema M.R.P., ou seja, Material Requirements Planning.

Conforme Dias (2007), o sistema M.R.P. tem como objetivo integrar as funções de planejamento empresarial, previsão de ven-das, planejamento dos recursos produtivos, programa-mestre de produção, planejamento das necessidades de materiais, planejamento das necessidades da produção, controle e acompanhamento da fabricação, compras e contabilização dos custos.

A função do M.R.P. é criar e manter a infraestrutura de informação industrial.

Esse aspecto inclui o cadastro de materiais, a estrutura de informação industrial, a es-trutura do produto, saldos de estoque, ordens em aberto, rotinas de processo, capacidade do centro de trabalho, entre outras.

O centro de todo o sistema é o módulo das

necessidades brutas, ou seja, o produto do programa-mestre de produção pelas listas de materiais.

Segundo Dias (1988), a grande vantagem desse sistema é que ele permite visualizar de forma rápida os impactos de qualquer replanejamento. Desta forma podemos saber os itens que estão faltando e tomar ações corretivas, como também o excesso que nos permite cancelar ou reprogramar pedidos antes de serem entregues, mantendo assim os estoques em níveis razoáveis.

Dias (2007) apresenta uma demonstração do sistema M.R.P.

- Previsão de Vendas - Estoque de Pro-duto Acabado = Previsão Líquida de Vendas (origina programa mestre de produção).

- Programa-Mestre de Produção x Lista de Materiais = Demanda de Materiais.

- Demanda de Materiais + Estoque Fí-sico - Saldo de Pedidos = Necessidades de Materiais

FUNÇÃO SUPRIMENTO

ESTOQUE

Gestão de estoques: dependendo do setor em que a empresa atua e da sazonalidade, é necessário um nível mínimo de estoque que aja como amortecedor entre oferta e demanda.

Processamento de pedidos: determina o tempo necessário para a entrega de bens e serviços aos clientes.

Atividades secundárias: exercem a função de apoio às atividades primárias na obtenção de níveis de bens e serviços requi-sitados pelos clientes, a saber:

- Armazenagem: envolve as questões re-lativas ao espaço necessário para estocagem dos produtos.

- Manuseio de materiais: refere-se à movimentação dos produtos no local de ar-mazenagem.

- Embalagem de proteção: sua finali-dade é proteger o produto.

- Programação de produtos: compre-ende programar, quando da necessidade de produção e seus respectivos itens da lista de materiais.

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- Manutenção de informação: exige uma base de dados para o planejamento e o controle da logística.

As principais funções do estoque são:

a) Garantir o abastecimento de materiais à empresa, neutralizando os efeitos de:

- demora ou atraso no fornecimento de materiais;

- sazonalidade no suprimento;

- riscos de dificuldade no fornecimento.

b) Proporcionar economias de escala:

- através da compra ou produção em lotes econômicos;

- pela flexibilidade do processo produtivo;

- pela rapidez e eficiência no atendimento às necessidades.

Os estoques constituem um vínculo entre as etapas do processo de compra e venda – no processo de comercialização em empresas comerciais – e entre as etapas de compra, transformação e venda – no processo de produção em empresas industrias. Em qual-quer ponto do processo formado por essas etapas, os estoques desempenham um papel importante na flexibilidade operacional da empresa. Funcionam como amortecedores das entradas e saídas entre as duas etapas dos processos de comercialização e de produ-ção, pois minimizam os efeitos de erros de planejamento e as oscilações inesperadas de oferta e procura, ao mesmo tempo em que isolam ou diminuem as interdependências das diversas partes da organização empre-sarial.

CLASSIFICAÇÃO DE ESTOQUES

Estoques de Matérias-Primas (MPs)

Os estoques de MPs constituem os insu-mos e materiais básicos que ingressam no processo produtivo da empresa. São os ítens iniciais para a produção dos produtos/servi-ços da empresa.

Estoques de materiais em processa-mento ou em vias

Os estoques de materiais em processa-mento - também denominados materiais em vias - são constituídos de materiais que es-tão sendo processados ao longo das diversas seções que compõem o processo produtivo da empresa. Não estão nem no almoxarifado - por não serem mais MPs iniciais - nem no

depósito - por ainda não serem Pas. Mais adiante serão transformadas em Pas.

Estoques de materiais semi-acabados

Os estoques de materiais semi-acabados referem-se aos materiais parcialmente aca-bados, cujo processamento está em algum estágio intermediário de acabamento e que se encontram também ao longo das diversas seções que compõem o processo produtivo. Diferem dos materiais em processamento pelo seu estágio mais avançado, pois se encontram quase acabados, faltando apenas mais algumas etapas do processo produtivo para se transformarem em materiais aca-bados ou em Pas.

Estoques de materiais acabados ou componentes

Os estoques de materiais acabados - tam-bém denominados componentes - referem-se a peças isoladas ou componentes já acabados e prontos para serem anexados ao produto. São, na realidade, partes prontas ou mon-tadas que, quando juntadas, constituirão o PA.

Estoques de produtos acabados (Pas)

Os Estoques de Pas se referem aos produ-tos já prontos e acabados, cujo processamento foi completado inteiramente. Constituem o estágio final do processo produtivo e já passaram por todas as fases, como MP, ma-teriais em processamento, materiais semi-acabados, materiais acabados e Pas.

CONTROLE DE ESTOQUES

O objetivo básico do controle de estoques é evitar a falta de material sem que esta diligência resulte em estoque excessivos às reais necessidades da empresa.

O controle procura manter os níveis esta-belecidos em equilíbrio com as necessidades de consumo ou das vendas e os custos daí decorrentes. Para mantermos este nível de água, no tanque, é preciso que a abertura ou o diâmetro do ralo permita vazão proporcio-nal ao volume de água que sai pela torneira. Se fecharmos com o ralo destampado, inter-rompendo, assim, o fornecimento de água, o nível, em unidades volumétricas, chegará, após algum tempo, a zero. Por outro lado, se a mantivermos aberta e fecharmos o ralo, impedindo a vazão, o nível subirá até o ponto

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de transbordar. Ou, se o diâmetro do raio permite a saída da água, em volume maior que a entrada no tanque, precisaremos abrir mais a torneira, permitindo o fluxo maior para compensar o excesso de escapamento e evitar o esvaziamento do tanque.

De forma semelhante, os níveis dos esto-ques estão sujeitos à velocidade da demanda. Se a constância da procura sobre o material for maior que o tempo de ressuprimento, ou estas providências não forem tomadas em tempo oportuno, a fim de evitar a interrup-ção do fluxo de reabastecimento, teremos a situação de ruptura ou de esvaziamento do seu estoque, com prejuízos visíveis para a produção, manutenção, vendas etc.

Se, em outro caso, não dimensionarmos bem as necessidades do estoque, poderemos chegar ao ponto de excesso de material ou ao transbordamento dos seus níveis em re-lação à demanda real, com prejuízos para a circulação de capital.

O equilíbrio entre a demanda e a obtenção de material, onde atua, sobretudo, o controle de estoque, é um dos objetivos da gestão.

FUNÇÕES DO CONTROLE DE ESTOQUE

Para organizar um setor de controle de estoques, inicialmente devemos descrever suas funções principais que são:

a) determinar “o que” deve permanecer em estoque. Número de itens;

b) determinar “quando” se devem reabas-tecer os estoques. Periodicidade;

c) determinar “quanto” de estoque será necessário para um período predeterminado; quantidade de compra;

d) acionar o departamento de compras para executar aquisição de estoque;

e) receber, armazenar e atender os materiais estocados de acordo com as ne-cessidades;

f) controlar os estoques em termos de quantidade e valor, e fornecer informações sobre a posição do estoque;

g) manter inventários periódicos para avaliação das quantidades e estados

dos materiais estocados;

h) identificar e retirar do estoque os itens obsoletos e danificados.

MÉTODOS DE PREVISÃO DA DEMANDA

O planejamento da produção tem a previ-são de demanda como um dos seus principais subsídios. A previsão tem a função de for-necer informações sobre a demanda futura dos produtos para que a produção possa ser planejada com antecedência, permitindo que os recursos produtivos estejam disponíveis na quantidade, momento e qualidade ade-quada.

Martins (1999) define previsão da seguinte maneira: “Previsão é um processo metodoló-gico para a determinação de dados futuros baseado em modelos estatísticos, matemáti-cos ou econométricos ou ainda em modelos subjetivos apoiados em uma metodologia de trabalho clara e previamente definida”. A escolha do método a ser adotado para a previsão de demanda depende da natureza do produto e de vários fatores, tais como disponibilidade de dados históricos, horizonte de previsão a longo, médio ou curto, precisão necessária, orçamento disponível e padrão dos dados existentes (horizontal, sazonal, cíclico ou tendência). (DAVIS 1997).

Atenção:

A previsão possui algumas características básicas que são:

- É o ponto de partida de todo planeja-mento industrial;

- Não é uma meta de vendas; e

- Sua precisão deve ser compatível com o custo de obtê-la.

Existem vários métodos para prever a demanda, os quais podem ser agrupados em duas categorias principais:

- quantitativos; e

- qualitativos.

Os métodos qualitativos (feeling) en-volvem estimação subjetiva através de opiniões de especialistas.

- Opinião de gerentes;

- Opinião de vendedores;

- Opinião dos compradores; e

- Pesquisa de mercado.

Os métodos quantitativo que definem explicitamente como a previsão é determi-nada.

- Evolução das vendas no passado (histó-rico);

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- Variáveis cuja explicação e evolução estão diretamente ligadas às vendas;

- Baseadas em ferramentas estatísticas e da programação da produção;

- Variáveis de fácil previsão, relativa-mente ligadas às vendas; e

- Influência de propaganda.

Estes métodos são aplicados de acordo com a realidade de demanda de cada empresa, por meio da análise de dados históricos.

Dois tipos básicos de modelos são usados: modelos de séries temporais e modelos cau-sais.

Modelos de séries temporais

Uma série de tempo é uma sequência de observações históricas sobre uma variável de interesse. Para prever séries temporais é necessário representar o comportamento do processo por um modelo matemático que pode ser extrapolado para o futuro. (MONTGOMERY 1976). A análise de séries temporais assume que os dados históricos da demanda têm quatro componentes Shafer et al, (1998):

1. Tendência: é a direção a longa distân-cia da série, incluindo qualquer quantidade constante de demanda nos dados.

2. Variação sazonal: são flutuações re-gulares que se repetem em períodos quase sempre coincidindo com o calendário anual, mensal ou semanal.

3. Variação cíclica: óbvia somente em séries que transpõem vários anos. Um ciclo pode ser definido como uma oscilação de longo-prazo, ou um impulso de dados sobre a linha de tendência durante um período de pelo menos três períodos completos.

4. Variação aleatória: são variações sem uma causa específica e sem um padrão, por-tanto são tratados como erros aleatórios.

Técnicas de Previsão

De maneira geral podem ser classificados em três grupos:

- Projeção;

- Explicação; e

- Predileção.

A previsão da demanda geral normalmente começa com marketing, porém, os clientes internos na organização inteira dependem de previsões para formular e executar seus planos.

Previsões são insumos importantes para planos de negócios, planos anuais e orça-mentos.

Finanças precisam de previsões para proje-tar fluxos de caixa e necessidades de capital. Recursos humanos precisam de previsões para prever as necessidades de contratação e treinamentos.

Marketing é uma fonte primária para as informações sobre previsão de vendas, por estar mais próxima dos clientes externos.

A área de operações precisa de previsões a fim de planejar níveis de produção, aqui-sições de materiais e serviços, programação da mão-de-obra e da produção, estoques e capacidade a longo prazo.

Atenção:

Projeção - são técnicas que admitem que o futuro será a repetição do passado ou as vendas evoluirão no tempo; segundo a mesma lei observada no passado, este tipo de técnica e natureza essencialmente quantitativa.

REPOSIÇÃO DE ESTOQUES

Dois pontos que podemos identificar como reposição de estoque:

- Revisão permanente (Perpetual In-ventory System – PIS)

Continuamente faz-se a verificação e re-posição de estoque se necessário.

- Métodos das duas gavetas

O estoque é dividido em duas gavetas. Findando a primeira, faz-se o pedido. A segunda deve ser suficiente para atender a demanda até o pedido ser atendido.

Tipos de Reposição de Estoque:

Reposição Periódica (Periodic Inventory System – PIS)

É feito o pedido de uma quantidade deter-minada em períodos regulares.

Reposição por ponto de pedido (Order Point Policies – OPP)

Defini-se um nível de estoque que, se atingido, define o momento de se fazer um novo pedido.

Lote Econômico de Compra (Economic Order Quantity – EOQ)

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- No sistema de lote econômico de com-pra o objetivo é determinar as quantidades que geram mais economia no processo de aquisição de material.

- Suposições do modelo;

- Demanda conhecida e constante;

- Não há restrições para tamanho de lote (capacidade de produção, tamanho dos mo-dias de transporte, fornecimento infinito..);

- Somente os custos de set up ou de pedido de guarda de estoque são relevantes;

- Decisões tomadas para um item não afetam os demais;

- Não há incerteza no lead time.

Fórmula do Lote Econômico de Compra

Q* = 2AD

iC

Onde:

A = Custo do pedido

D = Demanda anual

i = custo de armazenagem

C = Custo unitário do item

SISTEMA PONTO DE PEDIDO

NÍVEIS DE ESTOQUE

Curva dente de serra

A apresentação da movimentação (entrada e saída) de uma peça dentro de um sistema de estoque pode ser feita por um gráfico.

Quantidade

120- consumo 100- 80- Consumo 60- 40- Reposição 20-

J F M A M J J A S O N D tempo

Gráfico dente de serra

O ciclo acima representado será sempre repetitivo e constante se:

a) não existir alteração de consumo du-rante o tempo T;

b) não existirem falhas administrativas que provoquem um esquecimento ao soli-citar compra;

c) o fornecedor nunca atrasar;

d) nenhuma entrega do fornecedor for re-jeitada pelo controle de qualidade.

Como sabemos essa condição realmente não ocorre para isso devemos prever essas possíveis falhas na operação como represen-tado abaixo:

Quantidade

120- consumo 100- 80- Consumo 60- 40- Reposição 20-

J F M A M J J A S O N D tempo - 20- - 40- - 60- J J A S

Gráfico dente de serra de ruptura

No gráfico acima podemos notar que du-rante os meses de junho, julho, agosto e setembro, o estoque esteve a zero e deixou de atender a uma quantidade de 80 peças.

A partir dessa análise concluímos que deveríamos então estabelecer um estoque de segurança.

ESTOQUE DE SEGURANÇA Estoque de segurança é caracterizado

pelo ato de manter níveis de estoque sufi-cientes para evitar faltas de estoque diante da variabilidade da demanda e a incerteza do ressuprimento do produto quando neces-sário. Os estoques de segurança deverão ser maiores quanto maior for a distância do fornecedor ou mais problemático for o forne-cedor com relação aos prazos de entregas.

Quando se trabalha sem essa segurança, o atraso na entrega de uma mercadoria pelo fornecedor normalmente causa o esgotamen-to do estoque do período previsto da entrega até a efetiva chegada do produto.

Já no caso das vendas ou consumo da mer-cadoria estocada ser maior que o previsto enquanto o produto fornecido estiver em trânsito para o local de estocagem, também

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é possível que esse produto não se encontre disponível quando necessário.

E por esses motivos as empresas mantém mais estoque em seus armazéns que o plane-jado para ser consumido no período, evitando assim problemas de corte no fornecimento.

É como a caixa d’agua de nossas casas, caso não existissem, na menor interrupção do fornecimento a água não estaria mais disponível em nossas torneiras.

Mas assim como o estoque de segurança possui seus benefícios, também traz alguns problemas às empresas, que precisam de locais maiores para armazenagem e dispo-nibilizar capital para o investimento em estoque, o mesmo capital que poderia estar sendo empregado na compra de bens para a empresa.

Então entendemos que o nível ideal de estoque de segurança é aquele que consegue equilibrar os custos inerentes à falta de produtos e os custos causados pelo excesso de estoque.

Quantidade

120- 100- 80- Estoque Mínimo 60- 40- 20-

J F M A M J J A S O N D tempo

Gráfico dente de serra utilizando estoque mínimo

TEMPO DE REPOSIÇÃO. PONTO DE PEDIDO

a) emissão do pedido - tempo que se leva desde a emissão do pedido de compras até ele chegar ao fornecedor;

b) preparação do pedido - tempo que leva o fornecedor para fabricar os produtos, se-parar, emitir faturamento e deixá-los em condições de serem transportados.

c) Transportes - tempo que leva da saída do fornecedor até o recebimento pela empresa dos materiais encomendados.

Quantidade

Estoque Mínimo PP 1 2 3 Tempo TR

Gráfico dente de serra com tempo de reposição x

ponto de pedido

PP = Ponto de partida

TR = Tempo de Reposição

1 = emissão do pedido

2 = preparação do pedido

3 = transporte

Em virtude de sua grande importância, este tempo deve ser determinado de modo mais realista possível, pois as variações ocorridas durante esse tempo podem alterar toda a estrutura do sistema de estoques.

DETERMINAÇÃO DO PONTO DE PEDIDO (PP).

PP = C x TR + E.min

Onde:

PP = Ponto de pedido

C = Consumo médio mensal / dia

TR = Tempo de reposição

E.min = Estoque mínimo

Quantidade

PP C x TR Estoque Mínimo

Tempo TR

Gráfico demonstrativo do Tempo de reposição

ESTOQUE MÍNIMO

Emin = Er + C x TR

Onde:

d = consumo médio do material;

t = tempo de espera médio, em dias, para reposição do material;

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Estoque mínimo com variação

E.min = T1 x (C2 - C1) + C2 x T4

Onde:

T1 = Tempo para o consumo

C1 = Consumo normal mensal

C2 = Consumo mensal maior que o normal

T4 = Atraso no tempo de reposição

Exemplo:

Um produto possui um consumo mensal de 55 unidades. Qual deverá ser o estoque mínimo se o consumo aumentar para 60 unidades, considerando que o atraso de repo-sição seja de 20 dias e o tempo de reposição é de 30 dias.

E.min = 1 x (60 - 55) + 60 x 0,67

E.min = 45,2 unidades ou seja 46 unidades

Sistema de máximos e mínimos:

É utilizado quando há muita dificuldade para determinar o consumo ou quando ocorre variação no tempo de reposição. Esse sistema consiste em estimar os estoques máximos (Emax) e mínimo (Emin) para cada ítem, em função de uma expectativa de consumo previsto para determinado período de tempo. A partir daí, calcula-se o ponto de pedido (PP).

Estoque mínimo é uma quantidade em estoque que, quando atingida, determina a necessidade de encomendar um novo lote de material. O Emin é igual ao estoque de reserva (Er) mais o consumo médio do material multiplicado pelo tempo de espera médio, em dias, para sua reposição.

Emin = Er + dt

Onde:

d = consumo médio do material;

t = tempo de espera médio, em dias, para reposição do material;

O Er, ou de segurança, é uma quantidade morta em estoque que somente é consumida em caso de extrema necessidade. Destina-se cobrir eventuais atrasos e garantir a conti-nuidade do abastecimento da produção, sem o risco de falta de material, que provoca o custo da ruptura, isto é, o custo de parali-sação da produção.

Emax = Emin + lote de compra

Ponto de pedido (PP) é uma quantidade de estoque que, quando atingida, deverá provocar um novo pedido de compra.

Intervalo de reposição (IR), é o período de tempo entre duas reposições de material. É o intervalo de tempo entre dois PPs.

Para representar os sistema máximos-mínimos, utilizamos a chamada curva dente de serra.

Estoque Máximo

PP PP Estoque Mínimo Tempo

IR

Gráfico Sistemas Máximo e Mínimo

COMPRAS E CONTRATAÇÕES

PRINCÍPIOS E MODALIDADES

É a função responsável pela obtenção do material no mercado fornecedor, interno ou externo, através da mais correta tradução das necessidades em termos de fornecedor / requisitante.

É ainda, a unidade organizacional que, agindo em nome das atividades requisi-tantes, compra o material certo, ao preço certo, na hora certa, na quantidade certa e da fonte certa.

Material certo - É importante que o com-prador esteja em situação de certificar-se se o material comprado, de um fornecedor está de acordo com o solicitado. O comprador deve, portanto, desenvolver um “sentido téc-nico a fim de descobrir eventuais discrepân-cias entre a cotações de um fornecedor e as especificações da Requisição de Compras.

Preço certo - Nas grandes empresas, subordinado a compras, existe o Setor de pesquisa e Análise de compras. Sua função é, entre outras, a de calcular o “preço objetivo” do item (com base em desenhos e especifica-ções). O cálculo desse “preço objetivo” é feito baseando-se no tempo de execução do item, na mão-de-obra direta, no custo da matéria prima com mão-de-obra média no mercado; a este valor deve-se acrescentar um valor, pré-calculado, de mão-de-obra indireta. Ao valor encontrado deve-se somar o lucro. To-dos estes valores podem ser obtidos através de valores médios do mercado, e do balanço

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e demonstrações de lucros e perdas dos di-versos fornecedores.

a) Preço muito mais alto do que o “preço objetivo”: nessas circunstâncias, eventualmente, o comprador poderá chamar o fornecedor e solicitar esclarecimentos ou uma justifica do preço. O fornecedor está querendo ter um lucro excessivo, ou possui sistemas onerosos de fabricação ou um mau sistema de apropriação de custos;

b) Preço muito mais baixo que o “pre-ço objetivo”: o menor preço não significa hoje em dia, o melhor negócio. Se o preço do fornecedor for muito mais baixo, dois podem ser os motivos:

1) O fornecedor desenvolveu uma técnica de fabricação tal que conseguiu diminuir seus custos;

2) O fornecedor não soube calcular os seus custos e nessas circunstâncias dois problemas podem ocorrer: ou ele não descobre os seus erros e fatalmente entrará em dificuldades financeiras com possibilidades de interrom-per seu fornecimento, ou descobre o erro e então solicita um reajuste de preço que, na maioria das vezes, poderá ser maior que o segundo preço na concorrência original. Por-tanto, se o preço for muito mais baixo que o preço objetivo, o fornecedor deve ser chama-do, a fim de prestar esclarecimentos.

Hora certa

O desenvolvimento industrial atual e o aumente cada vez maior do numero de em-presas de produção em série, torna o tempo de entrega, ou os prazos de entrega, um dos fatores mais importantes no julgamento de uma concorrência. As diversas flutuações de preços do mercado e o perigo de estoques excessivos fazem com que o comprador neces-site coordenar esses dois fatores da melhor maneira possível, a fim de adquirir na hora certa o material para a empresa.

Quantidade certa

A quantidade a ser adquirida é cada vez mais importante por ocasião da compra.

Até pouco tempo atrás aumentava-se a quantidade a ser adquirida objetivando melhorar e preço; entretanto outros fatores como custo de armazenagem, capital investi-do em estoques etc, fizeram com que maiores cuidados fossem tomados na determinação da quantidade certa ou na quantidade mais econômica a ser adquirida. Para isso foram

deduzidas fórmulas matemáticas objetivan-do facilitar a determinação da quantidade a ser adquirida. Entretanto, qualquer que seja, a fórmula ou método a ser adotado não elimina a decisão final da Gerência de Compras com eventuais alterações destas quantidades devido as situações peculiares do mercado.

Fonte certa

De nada adiantará ao comprador saber exa-tamente o material a adquirir, o preço certo, o prazo certo e a quantidade certa, se não puder encontrar uma fonte de fornecimento que possa agrupar todas as necessidades. A avaliação dos fornecedores e o desenvolvi-mento de novas fontes de fornecimento são fatores fundamentais para o funcionamento de compras. Devido a essas necessidades o comprador, exceto o setor de vendas da empresa, é o elemento que mantém e deve manter o maior número de contatos externos na busca cada vez mais intensa de ampliar o mercado de fornecimento.

Atenção:

É este item que mais adiante vamos tra-tar com detalhes como escolher e selecionar novos fornecedores.

FUNÇÃO DE COMPRAS

A função compras é uma das engrenagens do grande conjunto denominado Sistema empresa ou organização e deve ser devida-mente considerado no contexto, para que deficiências não venham a ocorrer, provocan-do demoras onerosas, produção ineficiente, produtos inferiores, o não cumprimento de promessas de entregas e clientes insatis-feitos.

A competitividade no mercado, quanto a vendas, e em grande parte, assim como a obtenção de lucros satisfatórios, devida a realização de boas compras, e para que isto ocorra é necessário que se adquira materiais ao mais baixo custo, desde que satisfaçam as exigências de qualidade.

O custo de aquisição e o custo de manu-tenção dos estoques de material devem, tam-bém, ser mantidos em um nível econômico. Essas considerações elementares são a base de toda a função e ciência de compras.

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A função Compras compreende:

- Cadastramento de fornecedores;

- Coleta de preços;

- Definição quanto ao transporte do ma-terial;

- Julgamento de propostas;

- Diligenciamento do preço, do prazo e da qualidade do material;

- Recebimento e colocação da compra.

Fluxo sintético de compras

1. Recebimento da requisição de com-pras;

2. Escolha dos fornecedores;

3. Consulta aos fornecedores;

4. Recebimento das propostas;

5. Montagem do mapa comparativo de preços;

6. Análise das propostas e escolha;

7. Emissão do documento contratual;

8. Diligenciamento;

9. Recebimento.

OBJETIVOS DE COMPRAS

De uma formal geral a função compras não existe somente no momento da com-pra propriamente dita, mas que a mesma possui uma maior amplitude, envolvendo a tomada de decisões, procedendo a análises e, determinando ações que antecedem ao ato final, podemos dizer que compras tem como objetivo “comprar os materiais certos, com a qualidade exigida pelo produto, nas quantidades necessárias, no tempo reque-rido, nas melhores condições de preço e na fonte certa”.

Para que estes objetivos sejam atingidos, deve-se buscar alcançar as seguintes metas fundamentais:

1 - Atender o cronograma de produção, através do fornecimento contínuo de ma-teriais;

2 - Estocar ao mínimo, sem comprometer a segurança da produção desde que represente uma economia para a organização;

3 - Evitar multiplicidade de itens simi-lares, o desperdício, deterioração e obsoles-cência;

4 - Manter a qualidade dos materiais con-forme especificações;

5 - Adquirir os materiais a baixo custo sem demérito a qualidade;

6 - Manter atualizado o cadastro de for-necedores.

TIPOS DE COMPRAS

Toda e qualquer ação de compra é pre-cedida por um desejo de consumir algo ou investir. Existem pois, basicamente, dois tipos de compra:

- a compra para consumo; e

- a compra para investimento.

Compra para investimento

Enquadram-se as compras de bens e equi-pamentos que compõem o ativo da empresa (Recursos Patrimoniais).

Compras para consumo

São de matérias primas e materiais desti-nados a produção, incluindo-se a parcela de material de escritório. Algumas empresas denominam este tipo de aquisição como compras de custeio.

As compras para consumo, segundo alguns estudiosos do assunto, subdividem-se em:

- compras de materiais produtivo e;

- compras de material improdutivo.

Materiais produtivos

São aqueles materiais que integram o produto final, portanto, neste caso, matéria-prima e outros materiais que fazem parte do produto, sendo que estes diferem de indús-tria - em função do que é produzido.

Materiais improdutivos

São aqueles que, sendo consumido normal e rotineiramente, não integram o produto, o que quer dizer que é apenas material de consumo forçado ou de custeio. Em função do local onde os materiais estão sendo adquiri-dos, ou de suas origens, a compra pode ser classificada como: compras locais ou compras por importação.

Compras Locais

As atividades de compras locais podem ser exercidas na iniciativa privada e no servi-ço público. A diferença fundamental entre tais atividades é a formalidade no serviço público e a informalidade na iniciativa privada, muito embora com procedimentos praticamente idênticos, independentemente dessa particularidade. As Leis nº 8.666/93 e

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8.883/94, que envolvem as licitações no ser-viço público, exigem total formalidade. Seus procedimentos e aspectos legais serão deta-lhados em Compras no Serviço Público.

Compras por importação

As compras por importação envolvem a participação do administrador com especiali-dade em comércio exterior, motivo pelo qual não cabe aqui nos aprofundarmos a esse respeito. Seus procedimentos encontram-se expostos a contínuas modificações de regu-lamentos, que compreendem, entre outras, as seguintes etapas:

a) Processamento de faturas pro forma;

b) Processamento junto ao Departamento de Comércio Exterior - DECEX - dos docu-mentos necessários à importação;

c) Compra de câmbio, para pagamento contra carta de crédito irrevogável;

d) Acompanhamento das ordens de compra (purchase order) no exterior;

e) Solicitação de averbações de seguro de transporte marítimo e/ou aéreo;

f) Recebimento da mercadoria em aero-porto ou porto;

g) Pagamento de direitos alfandegários;

h) Reclamação à seguradora, quando for o caso.

Quanto a formalização das compras, as mesmas podem ser:

Compras formais

São as aquisições de materiais em que é obrigatória a emissão de um documento de formalização de compra. Estas compras são determinadas em função de valores pré-es-tabelecidos e conforme o valor a formalidade e feita em graus diferentes.

Compras informais

São compras que, por seu pequeno valor, não justificam maior processamento buro-crático.

MODALIDADES DE LICITAÇÃO

Modalidade de licitação é a forma específi-ca de conduzir o procedimento licitatório, a partir de critérios definidos em lei. O valor estimado para contratação é o principal fa-tor para escolha da modalidade de licitação, exceto quando se trata de pregão, que não está limitado a valores.

Além do leilão e do concurso, as demais

modalidades de licitação admitidas são ex-clusivamente as seguintes:

Concorrência

Modalidade da qual podem participar quaisquer interessados que na fase de ha-bilitação preliminar comprovem possuir re-quisitos mínimos de qualificação exigidos no edital para execução do objeto da licitação.

Tomada de preços

Modalidade realizada entre interessados devidamente cadastrados ou que atenderem a todas as condições exigidas para cadas-tramento até o terceiro dia anterior à data do recebimento das propostas, observada a necessária qualificação.

Convite

Modalidade realizada entre interessados do ramo de que trata o objeto da licitação, escolhidos e convidados em número mínimo de três pela Administração.

O convite é a modalidade de licitação mais simples. A Administração escolhe quem quer convidar, entre os possíveis interessados, cadastrados ou não. A divulgação deve ser feita mediante a fixação de cópia do convite em quadro de avisos do órgão ou entidade, localizado em lugar de ampla divulgação.

No convite é possível a participação de interessados que não tenham sido formal-mente convidados, mas que sejam do ramo do objeto licitado, desde que cadastrados no órgão ou entidade licitadora ou no Sistema de Cadastramento Unificado de Fornece-dores – SICAF. Esses interessados devem solicitar o convite com antecedência de até 24 horas da apresentação das propostas.

No convite para que a contratação seja possível, são necessárias pelo menos três propostas válidas, isto é, que atendam a todas as exigências do ato convocatório. Não é suficiente a obtenção de três propostas. É preciso que as três sejam válidas. Caso isso não ocorra, a Administração deve repetir o convite e convidar mais um interessado, en-quanto existirem cadastrados não convidados nas últimas licitações, ressalvadas as hipó-teses de limitação de mercado ou manifesto desinteresse dos convidados, circunstâncias estas que devem ser justificadas no processo de licitação.

Para alcançar o maior número possível de interessados no objeto licitado e evitar a repetição do procedimento, muitos órgãos

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ou entidades vêm utilizando a publicação do convite na imprensa oficial e em jornal de grande circulação, além da distribuição direta aos fornecedores do ramo.

A publicação na imprensa e em jornal de grande circulação confere ao convite divul-gação idêntica à da concorrência e à tomada de preços e afasta a discricionariedade do agente público.

Quando for impossível a obtenção de três propostas válidas, por limitações do mercado ou manifesto desinteresse dos convidados, essas circunstâncias deverão ser devidamen-te motivada e justificadas no processo, sob pena de repetição de convite.

Limitações de mercado ou manifesto de-sinteresse das empresas convidadas não se caracterizam e nem podem ser justificados quando são inseridas na licitação condições que só uma ou outra empresa pode atender.

PREGÃO

É a modalidade licitação em que disputa pelo fornecimento de bens e serviços comuns é feita em sessão pública. Os licitantes apre-sentam suas propostas de preço por escrito e por lances verbais, independentemente do valor estimado da contratação.

Ao contrário do que ocorre em outras mo-dalidades, no Pregão a escolha da proposta é feita antes da análise da documentação, razão maior de sua celeridade.

A modalidade pregão foi instituída pela Medida Provisória 2.026, de 4 de maio de 2000, convertida na Lei nº 10.520, de 2002, regulamentada pelo Decreto 3.555, de 2000.

O pregão é modalidade alternativa ao convite, tomada de preços e concorrência para contratação de bens e serviços comuns. Não é obrigatória, mas deve ser prioritária e é aplicável a qualquer valor estimado de contratação.

Escolha da modalidade de Licitação A escolha das modalidades concorrência,

tomada de preços, e convite é definida pelos seguintes limites:

Concorrência:

Obras e serviços de engenharia acima de R$ 1.500.000,00.

Compras e outros serviços acima de R$ 650.000,00.

Tomada de Preços

Obras e serviços de engenharia acima de R$ 150.000,00 até R$ 1.500.000,00.

Convite

Obras e serviços de engenharia acima de R$ 15.000,00 até R$ 150.000,00.

Compras e outros serviços acima de R$ 8.000,00 até R$ 80.000,00.

Quando couber convite, a Administração pode utilizar a tomada de preços e, em qualquer caso, a concorrência. Quando se tratar de bens e serviços que não sejam de engenharia, a Administração pode optar pelo pregão.

Dispensa e Inexigibilidade

A licitação é regra para a Administração Pública, quando contrata obras, bens e ser-viços. No entanto, a lei apresenta exceções a essa regra. São os casos em que a licitação é legalmente dispensada, dispensável ou inexigível.

A possibilidade de compra ou contratação sem a realização de licitação se dará somente nos casos previstos em lei.

TIPOS DE LICITAÇÃO

Atenção:

Não confundir modalidades de licitação com tipos.

Modalidade é procedimento.

Tipo é o critério de julgamento utilizado pela Administração para seleção da proposta mais vantajosa.

CONCEITOS E PRINCÍPIOS

Licitação é o procedimento administrativo formal em que a Administração Pública convoca, mediante condições estabelecidas em ato próprio (edital ou convite), empresas interessadas na apresentação de propostas para o oferecimento de bens e serviços.

A licitação objetiva garantir a observância do princípio constitucional da isonomia e a selecionar a proposta mais vantajosa para a Administração, de maneira a assegurar oportunidade igual a todos os interessados e possibilitar o comparecimento ao certame o maior número possível de concorrentes.

A Lei nº 8.666 de 1993, ao regulamentar o

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artigo 37, inciso XXI, da Constituição Fede-ral, estabeleceu normas gerais sobre licita-ções e contratos administrativos pertinentes a obras, serviços, inclusive de publicidade, compras, alienações e locações no âmbito dos Poderes da União, dos Estados, do Distrito Federal e dos Municípios.

De acordo com essa lei, a celebração de contratos com terceiros na Administração Pública deve ser necessariamente precedi-da de licitação, ressalvadas as hipóteses de dispensa e de inexigibilidade de licitação. Os seguintes princípios básicos que norteiam os procedimentos licitatórios devem ser obser-vados, dentre outros:

Princípio da legalidade

Nos procedimentos de licitação, esse prin-cípio vincula os licitantes e a Administração Pública às regras estabelecidas, nas normas e princípios em vigor.

Princípio da isonomia

Significa dar tratamento igual a todos os interessados. É condição essencial para ga-rantir em todas as fases da licitação.

Princípio da impessoalidade

Esse princípio obriga a Administração a observar nas suas decisões critérios objetivos previamente estabelecidos, afastando a dis-cricionariedade e o subjetivismo na condução dos procedimentos da licitação.

Princípio da moralidade e da probi-dade administrativa

A conduta dos licitantes e dos agentes pú-blicos tem que ser, além de lícita, compatível com a moral, ética, os bons costumes e as regras da boa administração.

Princípio da publicidade

Qualquer interessado deve ter acesso às licitações públicas e seu controle, mediante divulgação dos atos praticados pelos admi-nistradores em todas as fases da licitação.

Princípio da vinculação ao instrumento convocatório

Obriga a Administração e o licitante a observarem as normas e condições estabele-cidas no ato convocatório. Nada poderá ser criado ou feito sem que haja previsão no ato convocatório.

Princípio do julgamento objetivo

Esse princípio significa que o administra-dor deve observar critérios objetivos defini-

dos no ato convocatório para o julgamento das propostas. Afasta a possibilidade de o julgador utilizar-se de fatores subjetivos ou de critérios não previstos no ato convoca-tório, mesmo que em benefício da própria Administração.

O Que é Licitar

A execução de obras, a prestação de serviços e o fornecimento de bens para atendimento de necessidades públicas, as alienações e locações devem ser contratadas mediante licitações públicas, exceto nos casos previstos na Lei nº 8.666, de 1993, e alterações posteriores.

Por que Licitar

A Constituição Federal, art. 37, inciso XXI, prevê para a Administração Pública a obrigatoriedade de licitar.

O procedimento de licitação objetiva per-mitir que a Administração contrate aqueles que reúnam as condições necessárias para o atendimento do interesse público, levando em consideração aspectos relacionados à capacidade técnica e econômico-financeira do licitante, à qualidade do produto e ao valor do objeto.

Quem deve Licitar

Estão sujeitos à regra de licitar, prevista na Lei nº 8.666, de 1993, além dos órgãos integrantes da administração direta, os fun-dos especiais, as autarquias, as fundações públicas, as empresas públicas, as sociedades da economia mista e demais entidades con-troladas direta e indiretamente pela União, Estados, Distrito Federal e Municípios.

Enfim, existem três tipos básicos de lici-tação. Como você verá, nem sempre o mais barato é o melhor:

Menor preço: nesse caso, o que vale é o menor preço. Teoricamente, esse menor preço pode chegar a zero (ou até mesmo preço negativo). Muitas empresas acabam aceitando preços menores que o viável eco-nomicamente porque interessa a elas outros fatores como a vinculação da imagem a determinado projeto ou a conquista de um novo cliente. No caso de algumas licitações, o menor preço está limitado ao que pode ser exequível. É o caso de obras públicas de grande porte.

Melhor técnica: em alguns casos, princi-palmente quando o trabalho é complexo, o

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órgão público pode basear-se nos parâmetros técnicos para determinar o vencedor.

Menor preço e melhor técnica: nesse caso, os dois parâmetros são importantes. Assim, no próprio edital de licitação deve es-tar claro o peso que cada um dos parâmetros (preço e qualidade técnica) deve ter para que se possa fazer uma média ponderada.

SELEÇÃO DE FORNECEDORES E PROPOSTAS

A escolha de um fornecedor é uma das ati-vidades fundamentais e prerrogativa exclu-siva de compras. O bom fornecedor é quem vai garantir que todas aquelas cláusulas solicitadas, quando de uma compra, sejam cumpridas. Deve o comprador procurar, de todas as maneiras, aumentar o número de fornecedores em potencial a serem consulta-dos, de maneira que se tenha certeza de que o melhor negócio foi executado em benefício da empresa. O número limitado de fornece-dores a serem consultados, constituem uma limitação das atividades de compras.

O processo de seleção das fontes de forneci-mento não se restringe a uma única ocasião, ou seja, quando é necessária a aquisição de determinado material.

A atividade deve ser exercida de forma permanente e contínua, através de várias etapas, entre as quais selecionamos as se-guintes:

Etapa 1 - Levantamento e Pesquisa de Mercado

Estabelecida a necessidade da aquisição para determinado material, é necessário levantar e pesquisar fornecedores em poten-cial. O levantamento poderá ser realizado através dos seguintes instrumentos:

- Cadastro de fornecedores do órgão de Compras;

- Edital de convocação;

- Guias comerciais e Industriais;

- Catálogos de fornecedores;

- Revistas especializadas;

- Catálogos telefônicos;

- Associações profissionais e sindicatos industriais.

Etapa 2 - Análise e Classificação

Compreende a análise dos dados cadastrais do fornecedor e a respectiva classificação

quanto aos tipos de materiais a fornecer, bem como, a eliminação daqueles fornece-dores que não satisfizerem as exigências da empresa.

Etapa 3 - Avaliação de Desempenho

Esta etapa é efetuada pós-cadastramento e nela faz-se o acompanhamento do fornece-dor quanto ao cumprimento do contratado, servindo não raras vezes como elemento de eliminação das empresas fornecedoras.

Atenção:

Contratação direta

A licitação é regra para a Administração Pública, quando compra ou contrata bens e serviços. No entanto, a lei apresenta ex-ceções a essa regra. São os casos em que a licitação é legalmente dispensada, dispensá-vel ou inexigível, prevista no comando de licitações, Lei nº 8.666, de 1993.

No caso de dispensa, a licitação é possível, por haver possibilidade de competição, mas não é obrigatória, enquanto na inexigibli-dade não é possível a concorrência.

A contratação por meio de dispensa de licitação se faz por:

- § licitação dispensada (art. 17); e

- § licitação dispensável (art. 24).

Nas situações de dispensa ou inexigibi-lidade de licitação, conforme disposto no Decreto n° 5.504, de 5 de agosto de 2005, as entidades privadas sem fins lucrativos, inclusive as Organizações Sociais e as Or-ganizações da Sociedade Civil de Interesse Público, observarão o disposto no art. 26 da Lei n° 8.666, de 21 de junho de 1993, deven-do a ratificação ser procedida pela instância máxima de deliberação da entidade, sob pena de nulidade.

SISTEMAS REGISTROS DE PREÇO, PREGÃO E PREGÃO ELETRÔNICO

O Pregão é uma nova modalidade de lici-tação. Não obedece limites de valores, pois sua característica principal é agilidade, in-vertendo a ordem de abertura de envelopes, primeiro se conhece o valor ofertado e depois se verifica se a empresa está habilitada, ou seja, se oferece condições economica-financei-ras, jurídica, regularidade fiscal etc. A Lei n° 10.520/2002 rege os procedimentos para uma licitação de modalidade Pregão.

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PREGÃO ELETRÔNICO

Para se ter acesso ao sistema eletrônico, o licitante deve dispor de chave de identifi-cação e de senha pessoal, obtidas junto ao provedor do sistema, onde também poderá informar-se a respeito do funcionamento e do regulamento do sistema, e receber ins-truções detalhadas para correta utilização desses dispositivos.

O uso da senha de acesso é de responsa-bilidade total do licitante, inclusive no que diz respeito a qualquer transação que venha efetuar diretamente, ou por seu represen-tante, não cabendo ao provedor do sistema ou ao órgão licitador, qualquer responsabi-lidade por eventuais danos decorrentes de uso indevido da senha, ainda que executado por terceiros.

O processamento e julgamento de licitações na modalidade pregão eletrônico são reali-zados observando a sequência dos seguintes procedimentos:

1. credenciamento prévio perante o pro-vedor do sistema eletrônico da autoridade competente do órgão promotor da licitação, do pregoeiro, dos membros da equipe de apoio e dos licitantes que participam do pregão na forma eletrônica;

- o credenciamento faz-se pela atribuição de chave de identificação e de senha, pesso-al e intransferível, para acesso ao sistema eletrônico;

- o credenciamento junto ao provedor do sistema implica a responsabilidade legal do licitante e a presunção de sua capacidade técnica para realização das transações ine-rentes ao pregão na forma eletrônica;

- o uso da senha de acesso pelo licitante é de sua responsabilidade exclusiva, incluindo qualquer transação efetuada diretamente ou por seu representante, não cabendo ao provedor do sistema ou ao órgão promotor da licitação responsabilidade por eventuais danos decorrentes de uso indevido da senha, ainda que por terceiros;

- a perda da senha ou a quebra de sigilo deverá ser comunicada imediatamente ao provedor do sistema, para imediato bloqueio de acesso;

- a chave de identificação e a senha po-derão ser utilizadas em qualquer pregão na forma eletrônica, salvo quando cancelada por solicitação do credenciado ou em virtude de seu descadastramento perante o SICAF;

- o fornecedor descredenciado no SICAF terá sua chave de identificação e senha sus-pensas automaticamente.

2. abertura da sessão pública pelo prego-eiro - pela internet - com a utilização de sua chave de acesso e senha, no dia, horário e local estabelecidos;

- todos os horários observarão, para todos os efeitos, o horário de Brasília, Distrito Federal, inclusive para contagem de tempo e registro no sistema eletrônico e na docu-mentação relativa ao certame;

3. encaminhamento das propostas, exclu-sivamente por meio do sistema eletrônico, com descrição do objeto e o preço ofertado somente até a data e hora marcadas para abertura da sessão, desde a divulgação do edital com anexo, se for o caso;

- após a data e hora marcadas para aber-tura da sessão, encerrar-se, automaticamen-te, a fase de recebimento de propostas;

- até a abertura da sessão, os licitantes podem retirar ou substituir a proposta an-teriormente apresentada;

4. manifestação da licitante, em campo próprio do sistema eletrônico, que cumpre plenamente os requisitos de habilitação e que sua proposta está em conformidade com as exigências do instrumento convocatório;

5. análise e julgamento das propostas de acordo com as exigências estabelecidas no ato convocatório;

- é desclassificada a proposta que não atender a todas as exigências estabelecidas no ato convocatório para apresentação das propostas;

- a desclassificação da proposta de lici-tante importa preclusão do seu direito de participar da fase de lances verbais;

- só participarão da fase de lances as propostas classificadas;

6. ordenação automática, pelo sistema, das propostas classificadas e que participarão da fase de lances;

7. início da fase competitiva ou fase de lances, pelo pregoeiro, após classificadas e ordenadas as propostas;

8. encaminhamento de lances pelos lici-tantes exclusivamente por meio do sistema eletrônico;

- o licitante será informado do recebi-mento do seu lance e do valor consignado no registro;

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- o licitante será informado, em tempo real, do valor do menor lance registrado pelo sistema;

- o oferecimento de lances é sucessivo, e deve sempre ser inferior ao último ofertado pelo próprio licitante, registrado pelo siste-ma;

- não são aceitos dois ou mais lances iguais, prevalecendo aquele que for recebido e registrado primeiro;

- é vedado ao licitante, quando da in-clusão de sua proposta no sistema, inserir qualquer elemento que possa identificá-la);

9. encerramento da etapa de lances ou etapa competitiva da sessão pública por decisão do pregoeiro;

- após comando do pregoeiro informando o período de tempo a transcorrer, o sistema eletrônico encaminhará aviso de fechamento iminente dos lances, após o que transcorre-rá período de tempo de até trinta minutos, aleatoriamente determinado, findo o qual será automaticamente encerrada a recepção de lances;

10. conclusão da fase de lances;

- terminada a etapa de lances da sessão pública, o pregoeiro pode encaminhar, pelo sistema eletrônico, contraproposta ao li-citante que tenha apresentado lance mais vantajoso, para que seja obtida melhor proposta;

- não se admite negociar condições dife-rentes daquelas previstas no edital;

- a negociação será realizada por meio do sistema, podendo ser acompanhada pelos demais licitantes.

11. após encerrada a etapa de lances ou etapa competitiva, o pregoeiro examinará a proposta classificada em primeiro lugar quanto à compatibilidade do preço em rela-ção ao estimado para contratação e verificará a habilitação do licitante conforme disposi-ções do edital;

- se a proposta não for aceitável ou se o licitante não atender às exigências habili-tatórias, o pregoeiro examinará a proposta subsequente e, assim sucessivamente, na ordem de classificação, até a apuração de uma proposta que atenda ao edital;

- no caso de contratação de serviços co-muns em que a legislação ou o edital exija apresentação de planilha de composição de

preços, esta deverá ser encaminhada de ime-diato por meio eletrônico, com os respectivos valores readequados ao lance vencedor;

- no pregão, na forma eletrônica, reali-zado para o sistema de registro de preços, quando a proposta do licitante vencedor não atender ao quantitativo total estimado para a contratação, respeitada a ordem de classificação, poderão ser convocados tantos licitantes quantos forem necessários para alcançar o total estimado, observado o preço da proposta vencedora;

- no julgamento da habilitação e das propostas, o pregoeiro poderá sanar erros ou falhas que não alterem a substância das propostas, dos documentos e sua validade jurídica, mediante despacho fundamenta-do, registrado em ata e acessível a todos, atribuindo-lhes validade e eficácia para fins de habilitação e classificação;

12. concluída a análise da proposta clas-sificada em primeiro lugar, o pregoeiro procederá ao exame da documentação res-pectiva;

- os documentos exigidos para habilitação que não estejam contemplados no SICAF, inclusive quando houver necessidade de envio de anexos, deverão ser apresentados inclusive via fax, no prazo definido no edi-tal, após solicitação do pregoeiro no sistema eletrônico;

- os documentos e anexos exigidos, quan-do remetidos via fax, deverão ser apresen-tados em original ou por cópia autenticada, nos prazos estabelecidos no edital;

- para fins de habilitação, a verificação pelo órgão promotor do certame nos sítios oficiais de órgãos e entidades emissores de certidões constitui meio legal de prova;

13. encerrada a fase da proposta e da do-cumentação, e constatado o atendimento às exigências fixadas no edital, será declarado o licitante que ofertou a melhor proposta e mais vantajosa para Administração;

14. declarado o vencedor, qualquer licitan-te pode, durante a sessão pública, de forma imediata e motivada, em campo próprio do sis-tema, manifestar sua intenção de recorrer;

- a falta de manifestação imediata e motivada do licitante quanto à intenção de recorrer, importará na decadência desse direito;

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- o pregoeiro somente pode efetuar a adjudicação do objeto ao licitante declarado vencedor, caso nenhuma licitante declare a intenção de interpor recurso;

- o acolhimento de recurso importará na invalidação apenas dos atos insuscetíveis de aproveitamento;

- em caso de recurso, após decidido e cons-tatada a regularidade dos atos praticados, a autoridade competente pode adjudicar o objeto e homologar o procedimento licitatório;

15. caso algum licitante manifeste a intenção de interpor recurso, devem ser aguardados os seguintes prazos:

- 3 dias para juntada das razões do re-curso;

- 3 dias para os demais licitantes que quiserem impugnar o recurso porventura interposto, que começa a contar do término do prazo do recorrente;

16. encerrada a sessão pública, a ata res-pectiva será disponibilizada imediatamente na Internet para acesso livre de todos os licitantes e da sociedade;

17. divulgação do resultado do pregão na imprensa oficial ou por comunicação direta a todos os licitantes;

18. encaminhamento do processo licita-tório para homologação pela autoridade competente;

19. homologado o processo licitatório, o adjudicatário será convocado para assinar o contrato ou a ata de registro de preços no prazo definido no edital.

ECONOMIDADE NA FUNÇÃO SUPRIMENTO

O vocábulo economicidade se vincula, no domínio das ciências econômicas e de gestão, à ideia fundamental de desempenho qualitativo. Trata-se da obtenção do melhor resultado estratégico possível de uma de-terminada alocação de recursos financeiros, econômicos e/ou patrimoniais em um dado cenário socioeconômico. Nesse contexto, pa-rece relevante, em um primeiro momento, uma pequena amostra doutrinária do aspecto conceitual da questão em tela:

Régis Fernandes de Oliveira (1) ex-plica que ‘‘economicidade diz respeito a se saber se foi obtida a melhor proposta para a efetuação da despesa pública, isto é, se o caminho perseguido foi o melhor e mais

amplo, para chegar-se à despesa e se ela fez-se com modicidade, dentro da equação custo-benefício.’’

Fernando Rezende (2), dissertando sobre a natureza político-econômica das despesas públicas, estatui que ‘‘além da quantificação dos recursos aplicados em cada programa, subprograma ou projeto, a efetiva implanta-ção do orçamento-programa depende, ainda, da aplicação de métodos apropriados para a identificação de custos e resultados, tendo em vista uma correta avaliação de alternativas. No caso de empreendimentos executados pelo setor privado, a escolha entre alternativas para atingimento dos objetivos do grupo é, normalmente, feita mediante comparações entre taxas de retorno estimadas para cada projeto, com a finalidade de estabelecer qual a alternativa que oferece os melhores índi-ces de lucratividade. No caso de programas governamentais, o raciocínio é semelhante, recomendando-se, apenas, substituir a ótica privada de avaliação de custos e resultados (lucros) por uma abordagem que procure revelar os custos e benefícios sociais de cada projeto. Nesse caso, ao invés do critério de seleção referir-se à maximização de lucros, refere-se à maximização do valor da diferen-ça entre benefícios e custos sociais’’.

Juntamente com os princípios da legalida-de e legitimidade, bem examinados e anali-sados pelo Tribunal de Contas, a verificação processual deve ser legalmente exercida sob a ótica da economicidade, gerando maiores benefícios aos cofres públicos estaduais.

O princípio fundamental que norteia a verificação processual, sob a ótica da econo-micidade, parte da seguinte questão: haveria outra alternativa mais econômica para o mesmo objetivo, meta, realização proposta ou efetivada pelo Estado?

Na prática, a análise processual da econo-micidade estaria na aquisição de insumos com qualidade adequada, na quantidade apropriada e ao menor custo possível. Esta-ria na comparação com os preços de mercado, através de estudos técnicos do processo de formação de preço e de um Banco de Dados com informativos de preços.

A economicidade na função suprimento é ter a efetividade em todos os processos internos que movimentam o estoque. Esta movimentação deve ser sempre voltada para utilização de todos os recursos, interno e externos da organização, de forma eficiente e eficaz.

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FUNÇÃO ARMAZENAGEM: SELEÇÃO E CLASSIFICAÇÃO DE MATERIAIS

ESPECIFICAÇÃO

De forma a ir ao encontro das necessidades das empresas, e uma vez que os materiais têm tempos mortos ao longo do processo, es-tes necessitam de uma armazenagem racio-nal e devem obedecer a algumas exigências (Casadevante, 1974, p. 22):

- Quantidade: a suficiente para a produ-ção planeada;

- Qualidade: a recomendada ou pré-definida como conveniente no momento da sua utilização;

- Oportunidade: a disponibilidade no local e momento desejado;

- Preço: o mais económico possível dentro dos parâmetros mencionados.

Vantagens

A armazenagem quando efectuada de uma forma racional poderá trazer inúmeros be-nefícios os quais se traduzem directamente em reduções de custos. Se não vejamos (Ca-sadevante, 1974, p. 28):

- Redução de risco de acidente e conse-quente aumento da segurança;

- Satisfação e aumento da motivação dos trabalhadores;

- Incremento na produção e maior utili-zação da tecnologia;

- Melhor aproveitamento do espaço;

- Redução dos custos de movimentações bem como das existências;

- Facilidade na fiscalização do processo e consequente diminuição de erros;

- Redução de perdas e inutilidades;

- Versatilidade perante novas condições

Desvantagens

Algumas desvantagens da armazenagem são segundo Krippendorff (1972, p. 24):

- Os materiais armazenados estão sujei-tos a capitais os quais se traduzem em juros a pagar;

- A armazenagem requer a ocupação de recintos próprios ou o aluguel que se traduz em rendas;

- A armazenagem requer serviços admi-nistrativos;

- A mercadoria armazenada têm prazos de validade e deve de ser respeitados;

- Um armazém de grandes dimensões implica elevados custos de movimentações.

Fatores que afetam a armazenagemNa armazenagem pode-se considerar que

intervém uma série de variáveis, as quais se denominam “fatores”. Estes possuem uma influência específica para cada caso e têm um papel preponderante na realização de uma boa armazenagem (Casadevante, 1974, p. 45). Se não veja-se:

- O material

O material é destacado como o principal ítem da armazenagem. Este pode ser diferen-ciado pela sua utilização, consumo, e apre-sentação, bem como outras características especiais que podem ser determinantes nas medidas a adoptar, devendo-se por isso clas-sificar os materiais tendo em conta diversos itens (Casadevante, 1974, p. 62).

- A espera

A espera é destacada como grande impul-sionadora da armazenagem. Esta traduz-se na antecipação com que os materiais devem ser colocados na empresa à espera de serem utilizados no processo (Casadevante, 1974, p. 62).

- A existência

A existência traduz-se na acumulação ou reunião de materiais em situação de espera. Este conceito também se pode estender à quantidade de cada material em espera num armazém (Casadevante, 1974, p. 62).

- O tráfego

O tráfego está incutido no processo de armazenagem, pois este envolve a reunião de homens, máquinas e principalmente dos materiais. O tráfego contém geralmente ope-rações com (Casadevante, 1974, p. 72):

- desacomodação

- carregamento

- movimentações internas do local

- movimentações externas do local

- descarregamento

- colocações

CLASSIFICAÇÃO

- Armazenagem temporária

Aqui podem ser criadas armações corridas de modo a conseguir uma arrumação fácil

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do material, colocação de estrados para uma armazenagem directa, pranchas entre outros. Aqui a força da gravidade joga a favor (Kri-ppendorf, 1972, p. 59).

- Armazenagem permanente É um processo predefinido num local des-

tinado ao depósito de matérias. O fluxo de material determina (Krippendorf, 1972, p. 60):

- A disposição do armazém- critério de armazenagem;

- A técnica de armazenagem- espaço físico no armazém;

- Os acessórios do armazém; - A organização da armazenagem. - Armazenagem interior/exterior A armazenagem ao ar livre representa

uma clara vantagem a nível económico, sendo esta muito utilizada para material de ferragens e essencialmente material pesado (Krippendorf, 1972, p. 60).

CODIFICAÇÃO

A codificação do material não é nada mais do que a simplificação do controle efetuado.

Consiste em metodizar o sistema, dando a cada material um “número”. Assim, será mais fácil e rápido solicitar o material pelo código que pelo nome. Por exemplo: Material B-4 ao invés de “Estêncil eletrônico para aparelho Gestetner”.

Tipos de codificação:

Numérica - uso somente de algarismos arábicos (51)

Alfa-numérica - combinação de letras e números (XR3, 14 BIS)

Decimal - dividindo-se em três grupos:

a) aglutinante: é o grupo-chave designador do agrupamento de materiais. Exemplo: Matéria-prima, Material de Escritório, de segurança, de limpeza, diversos etc.

b) individualizador: identifica cada um dos materiais que constam do grupo Aglutinador. Exemplo: no material de escritório, temos lápis, caneta, régua etc.

c) descritivo: descreve os materiais perten-centes ao grupo

Individualizador. Exemplo: régua milime-trada de madeira.

Exemplo de codificação pelo sistema decimal

11 Disponível12 Realizável a curto prazo12.11 Almoxarifado12.11.01 Matéria-prima12.11.02 Material de escritório ................. (aglutinante)

12.11.02.01 Réguas ........................... (individualizador)

Des-

Régua de plástico milimetrada de 30 cm. cri-

Régua de madeira mili-metrada de 50 cm.

tivo

Régua de aço milimetrada de 15 cm.

12.11.02.01.01

12.11.02.01.02

12.11.02.01.03

CLASSIFICAÇÃO ABC (CRITÉRIOS DE IMPORTÂNCIA – PRIORIDADES)

A curva ABC é um importante instru-mento para o administrador; ela permite identificar aqueles itens que justificam atenção e tratamento adequados quanto à sua administração. Obtém-se a curva ABC através da ordenação dos itens conforme a sua importância relativa.

Verifica-se, portanto, que, uma vez obtida a sequência dos itens e sua classificação ABC, disso resulta imediatamente a apli-

cação preferencial das técnicas de gestão administrativas, conforme a importância dos itens.

A curva ABC tem sido usada para a administração de estoques, para definição de políticas de vendas, estabelecimento de prioridades para a programação da produção e uma série de outros problemas usuais na empresa.

Após os itens terem sido ordenados pela importância relativa, as classes da curva ABC podem ser definidas das seguintes maneiras:

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Classe A: Grupo de itens mais importante que devem ser trabalhados com uma atenção especial pela administração.

Classe B: Grupo intermediário.

Classe C: Grupo de itens menos impor-tantes em termos de movimentação,

noentanto, requerem atenção pelo fato de gerarem custo de manter estoque.

Exemplo: 100 CLASSE “B” 80 60 CLASSE “C” 40 CLASSE “A” 20 0 200 400 600 800 1000 1200 1400 1600 1800 2000 2200 N° itens

A = 480 itens

B = 720 itens

C = 1200 itens

A classe “A” são os itens que nesse caso dão a sustentação de vendas, odemos per-ceber que apenas 20% dos itens corresponde a 80% do faturamento.(alta rotatividade).

A classe “B” responde por 30% dos itens em estoque e 15% do faturamento.(rotativi-dade média).

A classe “C” compreende a sozinha 50% dos itens em estoque, respondendo por ape-nas 5% do faturamento.

MONTAGEM DA CURVA ABC- Relacionar os itens analisados no período

que estiver sendo analisado;

- Número ou referencia do produto;

- Nome do produto;

- Preços unitário atualizado;

- Valor total do consumo;

- Arrume os itens em ordem decrescente de valor;

- Some o total do faturamento;

- Defina os itens da classe “A” = 80% do faturamento;

- Fat. Classe “A” = Fat. Total x 80;

- Defina os itens da classe “B” = 15% do faturamento;

- Defina os itens da classe “C” = 5% do faturamento;- Após conhecidos esses valores define-se os itens de cada classe.

Exemplo:

Item Utlização Custo R$ Valor R$

1 1.100 2 2.2002 600 40 24.0003 100 4 400

4 1.300 1 1.3005 100 60 6.0006 10 25 250

7 100 2 2008 1.500 2 3.0009 200 2 400

10 500 1 500Total 38.250

Item Valor Valor Acumulado

2 24000 24.000 62,75% A

5 6.000 30.000 78,43% A8 3.000 33.000 86,27% B1 2.200 35.200 92,03% B4 1.300 36.500 95,42% B

10 500 37.000 96,73% C3 400 37.400 97,78% C9 400 37.800 98,82% C6 250 38.050 99,48% C7 200 38.250 100%

Total 38.250

ARMAZENAGEM DE MATERIAIS

Para calcular o custo de armazenagem de determinado material, podemos utilizar a seguinte expressão:

Custo de armazenagem = Q/2 x T x P x I

Onde:Q = Quantidade de material em estoque

no tempo consideradoP = Preço unitário do materialI = Taxa de armazenamento, expressa

geralmente em termos de porcentagem do custo unitário.

T = Tempo considerado de armazenagem

TAXA DE ARMAZENAMENTO

a) Taxa de retorno de capitalIa = 100 x lucro/Valor estoquesb) Taxa de armazenamento físico

Ib = 100 x S X A / C x P

Onde:

S = área ocupada pelo estoque

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A = custo anual do m² de armazenamento

C = consumo anual

P = preço unitário

c) Taxa de seguroIc = 100 x custo anual do seguro /

Valor estoque + edifíciosd) Taxa de transporte, manuseio e

distribuiçãoId = 100 x depreciação anual do equi-

pamento / Valor do estoquee) Taxa de obsolescênciaIe = 100 x perdas anuais por obsoles-

cência / Valor do estoquef) Outras taxas (água, luz...)If = 100 x despesas anuaisValor do estoqueConclui-se então, que a taxa de armaze-

namento é:

I = Ia + Ib + Ic + Id + Ie + If Observação:

Esses valores acima devem ser facilmente encontrados no setor contábil da empresa.

TÉCNICAS DE ESTOCAGEM E MOVIMENTAÇÃO DE MATERIAIS

- Movimentação de materiais:

Demanda-itens movimentados; pedidos expedidos; sazonalidades.

Recebimento–materiais.

- Estrutura-área; estrutura de armaze-namento.

- Equipamentos-qual equipamento é o mais indicado para a operação.

RECEBIMENTO E LOCALIZAÇÃO DOS MATERIAIS

No recebimento dos materiais solicitados, alguns principais aspectos deverão ser con-siderados como:

1) Especificação técnica: conferencia das especificações pedidas com as recebidas.

2) Qualidade dos materiais: conferencia física do material recebido.

3) Quantidade: Executar contagem física dos materiais, ou utilizar técnicas de amos-tragem quando for inviável a contagem um a um.

4) Preço:

5) Prazo de entrega: conferencia se o prazo esta dentro do estabelecido no pedido.

6) Condições de pgto: conferencia com re-lação ao pedido.

ARMAZENAMENTO

Na definição do local adequado para o armazenamento devemos considerar:

- Volume das mercadorias / espaço dis-ponível;

- Resistência / tipo das mercadorias (itens de fino acabamento);

- Número de itens;

- Temperatura, umidade, incidência de sol, chuva etc;

- Manutenção das embalagens originais / tipos de embalagens;

- Velocidade necessária no atendimento;

- O sistema de estocagem escolhido deve seguir algumas técnicas imprescindíveis na Adm. de Materiais. As principais técnicas de estocagem são:

a) Carga unitária: Dá-se o nome de carga unitária à carga constituída de embalagens de transporte que arranjam ou acondicionam uma certa quantidade de material para possibilitar o seu manuseio, transporte e armazenamento como se fosse uma unidade. A formação de carga unitária se através de pallets.

Observação:

Pallet é um estrado de madeira padro-nizado, de diversas dimensões. Suas medi-das convencionais básicas são 1.100mm x 1.100mm, como padrão internacional para se adequar aos diversos meios de transportes e armazenagem.

b) Caixas ou Gavetas: É a técnica de es-tocagem ideal para materiais de pequenas dimensões, como parafusos, arruelas, e al-guns materiais de escritório; materiais em processamento, semi acabados ou acabados. Os tamanhos e materiais utilizados na sua construção serão os mais variados em função das necessidades específicas de cada atividade.

c) Prateleiras: É uma técnica de estocagem destinada a materiais de tamanhos diversos

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e para o apoio de gavetas ou caixas padroni-zadas. Também como as caixas poderão ser construídas de diversos materiais conforme a conveniência da atividade. As prateleiras constitui o meio de estocagem mais simples e econômico.

d) Raques: Ao raques são construídos para acomodar peças longas e estreitas como tu-bos, barras, tiras etc.

e) Empilhamento: Trata-se de uma va-riante da estocagem de caixas para apro-veitamento do espaço vertical. As caixas ou pallets são empilhados uns sobre os outros, obedecendo a uma distribuição equitativa de cargas. Container Flexível: É uma das técnicas mais recentes de estocagem, é uma espécie de saco feito com tecido resistente e borracha vulcanizada, com um revestimento interno conforme o uso.

CUSTOS NA FUNÇÃO ARMAZENAGEM

CA = Q x t x P x I 2Q = quantidade de material em estoque

no tempo consideradoP = preço unitárioi = taxa de aramazenamento empresa,

expressa geralmente em termos de porcen-tagem do custo unitário e,

T – tempo considrado de armazenagem.

CUSTO DE TAXA DE ARMAZENAGEM I = Ia + Ib+ Ic+ Id+IeI = Taxa de retorno de capitalIa = Taxa de armazenamento físicoIb = Taxa de seguroIc = Taxa de transporte, manuseio e dis-

tribuiçãoId = Taxa ObsolocênciaIe = Outras Taxas

EMBALAGENS DE PROTEÇÃO

A embalagem de proteção, atividade se-cundária na gestão de estoques, tem como finalidade a proteção do produto.

INVENTÁRIO FÍSICO E ACURÁCIA DOS ESTOQUES

INVENTÁRIO FÍSICO

Inventário físico é a contagem de todos

os estoques da empresa, para verificação se as quantidades correspondem aos controles do estoque.

Esta contagem também deve ser efetuada em componentes, aguardando definição da qualidade para serem rejeitados. Os benefí-cios dos inventários é a verificação de even-tuais desvios no controle - estoques de peças rejeitadas, cujos controles não são lançados por alguma falha.

Essas faltas não registradas e controladas podem causar problemas de atrasos nas entregas de pedidos aos clientes, pois o pla-nejamento de compras não irá suprir a falta destes materiais por falha nas informações. O maior benefício é ter os estoques com as quantidades corretas.

Hoje, em empresas que trabalham com volumes de estoques pequenos, pratica-se o inventário contínuo, no qual são feitas con-tagens semanais de um pequeno porcentual do universo de peças para verificação de di-ferenças de peças entre o físico e o controle. Essa prática é denominada de verificação de acuracidade do estoque, no qual até um determinado porcentual de desvio é aceito, e acima deste valor, ações são imediatamente tomadas para corrigir os desvios.

A periodicidade de fazer inventário físico, pelas empresas, é a de fazer o inventário físico por ocasião do Balanço da Empresa. Temos casos de empresas que fazem o ba-lanço anualmente ou semestralmente. Não existem etapas para a execução do inven-tário físico. Na prática, o que é feito é o trabalho em mutirão de muitos funcionários da empresa, empenhados na contagem dos estoques. A empresa pára suas atividades para evitar a contagem em duplicidade da mesma peça.

A prática das empresas é a de fazer o in-ventário físico por ocasião do Balanço da Em-presa. Temos casos de empresas que fazem o balanço anualmente ou semestralmente. Não existem etapas para a execução do in-ventário físico. Na prática, o que é feito é o trabalho em mutirão de muitos funcionários da empresa, empenhados na contagem dos estoques. A empresa pára suas atividades para evitar a contagem em duplicidade da mesma peça.

Para empresas nas quais os produtos são de muito valor, a periodicidade é menor e

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cada empresa tem seus próprios critérios para definir a periodicidade.

Conforme Fernandes (2005), as vantagens de optar pela contagem cíclica são:

- identificação das causas dos problemas, correção dos erros;

- eliminação dos inventários físicos;

- concentração dos esforços em áreas críticas;

- redução dos erros de contagem;

- pessoal mais especializado envolvido;

- planejamento mais confiável; e

- estoques em níveis adequados.

Para a seleção dos itens a serem conta-dos e a consequente definição da equipe necessária de contagem, Fernandes (2005), propõe a classificação ABC do item e a fre-quência anual que se deseja que o mesmo seja contado.

A classificação ABC conforme Fernandes (2005), indica a análise das diferenças entre o estoque físico e o sistema, o impacto dentro do custo anual do estoque.

O item A representa a minoria dos itens, mas com um valor total de estoque maior com tolerâncias bastante restritas, ou seja, próximas de 0%.

O item B representa a quantidade e impacto financeiro mediano com inter-valos de tolerância mediano, ou seja, próximos a mais ou menos 2%

Quanto ao item C a tolerância é um pouco mais aberta, em torno de 5%.

ACURÁCIA DOS ESTOQUES

Fernandes (2005), define acurácia de es-toque como um indicador gerado a partir de inventários realizados nos estoques das diferentes classes de itens. De acordo com esta definição cada item contado é compa-rado com o saldo do sistema (informatizado) e o saldo físico (contado).

Atenção:

É importante esclarecer que a medição da acuracidade que interessa ao processo de pla-nejamento dos estoques e atendimento aos clientes internos e externos é a comparação entre as quantidades físicas dos materiais existentes nos depósitos e as registradas nos sistemas computadorizados.

Desta forma, as auditorias são essenciais no sistema de estocagem. Os ajustes nos registros de estoques são feitos devido ao esgotamento da demanda, ao reabasteci-mento, às devoluções e à obsolescência dos produtos. Porém, é importante ressaltar também que questões como roubo, devolu-ções de clientes, produtos danificados, erros de relatórios, erros de lançamentos podem provocar disparidades entre os registros no sistema e os estoques reais.

Para amenizar este problema, segundo Fernandes (2005), é importante fazer uma contagem periódica nos estoques para conse-guir um melhor posicionamento. Essa conta-gem, quando feita durante todo o ano, traz vantagens para identificação dos motivos dos erros. Além disso, evita que a operação seja interrompida para que sejam contados todos os itens.

As decisões eficazes no gerenciamento de inventários podem ser realizadas através da acurácia de posicionamento dos estoques. Fernandes (2005) ainda define que a análise da acurácia de estoque, além de ser uma premissa para a determinação financeira do valor do inventário, também é necessário para a garantia do gerenciamento operacio-nal dos estoques.

Problemas de acurácia de estoques condi-cionam os índices baixos de serviços, perdas de vendas e tempo de produção.

Segundo Fernandes (2005), a manutenção de um bom nível de acurácia de estoque permite um gerenciamento adequado do inventário, ou seja, planejar quando o esto-que deve ser reposto e determinar quando o estoque deverá ser contado.

Os registros de estoque são considerados essenciais, pois geram relatórios periódicos de valor de estoque para os diferentes itens armazenados. Isto auxilia o monitoramento do desempenho do controle de estoque.

De acordo com Fernandes (2005), o esto-que em processo, conhecido também como Work in Process (WIP) é um tipo de esto-que que traz impactos consideráveis. Sendo assim, deve ser gerenciado a acurácia dos estoques.

VALOR DESEJADO DA ACURÁCIA DE ESTOQUE

Fernandes (2005), lembra que um bom nível de acurácia que garanta um desenvol-

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vimento adequado das atividades de planeja-mento de materiais é um índice de 95%.

Para obter esse nível são necessários qua-tro elementos básicos:

- determinar a forma de medir a acu-rácia considerando cada item que está no estoque;

- implementar um inventário rotativo;

- criar uma equipe de trabalho ou metas a serem alcançadas com procedimentos claros;

- identificar e eliminar os motivos que provocam erros na acurácia de estoque.

Desta forma, se faz necessário admitir tolerâncias para aceitar que não sejam consi-derados erros as pequenas diferenças entre o estoque físico e o sistema. Fernandes (2005) cita que tais tolerâncias podem ser determi-nadas em função da frequência de uso, valor monetário e tempo de ressuprimento.

Ainda segundo Fernandes (2005), é impor-tante identificar e tomar ações corretivas quanto às causas de não conseguir atingir e manter um nível de acurácia mínimo.

Fórmula utilizada para calcular a acuracidade

ACURACIDADE =

Quantidade de informações corretas x 100

Quantidade de informações verificadas

Divergências e tolerâncias de contagem

Um aspecto a ser considerado é o que chamamos de divergência, medida conforme fórmula abaixo:

DIVERGÊNCIA =

Quantidade medida – Qtde no sistema x 100

Quantidade no sistema

A importância do cálculo das divergências é para identificar se os erros de estoque têm grande relevância em relação aos saldos controlados pelo sistema ou se as diferenças são residuais, tipicamente resultantes de pequenos erros de contagem.

As divergências podem em alguns casos, não serem consideradas como erros de inven-tários quando o item inventariado está sujei-to a apresentar erros pelo próprio processo de contagem. Esta tolerância é muito comum ser definida para itens cujas unidades de medida são baseadas em peso ou quando,

apesar da unidade de medida ser unidade inteira, o método de conferência quantitativa ser feito através de pesagem, em virtude das peças serem de muito pequeno tamanho (contagem por balança contapeças).

Um exemplo de tabela de tolerância pode ser visto na tabela seguinte:

Classe Tolerância admitida

Produtos de 10 até 20 g ± 0,2 %

Produtos de 5 até 10 g ± 1,0 %

Produtos até 5 g ± 3,0 %

A tolerância é o grau de aceitação do erro, isto é, da divergência conceituada no item anterior, sem que este desvio seja ajustado. Itens típicos de serem tratados com tolerân-cia de medição são os itens higroscópicos, que sofrem influência do grau de umidade do ambiente, aumentando ou diminuindo seu peso e, portanto, sofrendo diferenças quantitativas quando pesados.

Quando acontecem erros na confrontação dos registros de estoque com as quanti-dades físicas existentes, algumas pessoas preferem colocar a culpa pelos erros no sistema informatizado da empresa, como se o sistema conseguisse trabalhar sozinho. Se as informações estão erradas é porque o sistema não está sendo utilizado da maneira correta e, portanto, a culpa é dos usuários que não colocam as informações corretas no sistema. Não será a implantação de sofisti-cados sistemas de processamento de dados que aumentará a precisão das informações de estoque. O estoque é responsabilidade de todos os envolvidos direta ou indiretamente com os itens, desde o cadastramento até a entrega ao usuário final.

PRINCIPAIS CAUSAS DE ERROS NA REALIZAÇÃO DOS INVENTÁRIOS

A falta de planejamento para realização dos inventários é um dos principais motivos para o seu insucesso. A preparação prévia do ambiente a ser contado elimina muitos erros e aumenta a produtividade do pessoal envolvido com as contagens. As principais causas de erros nas contagens de inventá-rios são:

- Falta de organização da área a ser in-ventariada;

- Falta de treinamento das equipes de contagem;

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- Itens a serem contados espalhados em vários locais;

- Duplicidade de cadastro de algum item não identificada antes do inventário;

- Contagens manuais em vez do uso de sistemas de contagem baseados em leitura de código de barras;

- Falta de equipamentos adequados para contagem como coletores de dados, balanças e empilhadeiras para descida de paletes das estantes;

- Movimentação de mercadorias que estejam sendo inventariadas, durante a re-alização do inventário;

- Ausência de código de barras nos pro-dutos;

- Não lançamento de notas fiscais de

entrada e requisições no sistema antes do inventário;

- Falta de elaboração de um cronograma de inventário.

Identificando as causas da inacuraci-dade dos estoques

Para identificar as causas dos erros de inventário pode-se utilizar o diagrama de Ishikawa, conhecido também por diagrama espinha de peixe.

Este diagrama pode ser utilizado para a análise de problemas organizacionais genéricos, como a análise de acuracidade de estoques. É muito utilizado em situa-ções onde existe um efeito indesejável bem identificado.

CAUSAS EFEITOS Cadastro Armazenamento Inadequado Falta de padrão Produto fora do local Cadastro duplicato Produto em vários locais Falta da acuracidade Produto não encontrado Código não Cadastrado Contagem Manual Código duplicaato Erro de Contagem Problema com Código de barra

Em empresas industriais que utilizam sistema de baixa automática das quantida-des dos componentes quando da abertura ou fechamento das ordens de produção, o cadastramento deficiente das estruturas de produto é uma das causas da ocorrência de erros de inventário. Também nos casos de retrabalhos na produção, muitos materiais são consumidos à mais, sem a devida baixa em estoque de tais quantidades perdidas.

SISTEMA DE GERENCIAMENTO DE ESTOQUE

Os sistemas básicos utilizados na adminis-tração de estoques são:

1. FMS (Flexible Manufacturing System)

Nesse sistema, os computadores comandam as operações das máquinas de produção e, inclusive, comandam a troca de ferramentas das operações de manuseio de materiais, ferramentas, acessórios e estoques. Pode-se incluir no software módulos de monitora-ção do controle estatístico da qualidade. Normalmente, é aplicado em fábricas com grande diversidade de peças de produtos finais montados em lotes.

Podemos destacar, entre as vantagens do FMS, as seguintes:

- permite maior produtividade das má-

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quinas, que passam a ter utilização de 80% a 90% do tempo disponível;

- possibilita maior atenção aos consumi-dores em função da flexibilidade proporcio-nada;

- diminui os tempos de fabricação;

- em função do aumento da flexibilidade, permite aumentar a variedade dos produtos ofertados.

2. MRP (Material Requirement Planing)

O MRP é um sistema completo para emitir ordens de fabricação, de compras, controlar estoques e administrar a carteira de pedi-dos dos clientes. Opera em base semanal, impondo, com isso, uma previsão de vendas no mesmo prazo, de modo a permitir a ge-ração de novas ordens de produção para a fábrica. O sistema pode operar com diversas fórmulas para cálculo dos lotes de compras, fabricação e montagem, operando ainda com diversos estoques de material em processo, como estoque de matérias-primas, partes, submontagens e produtos acabados.

A maior vantagem do MRP consiste em utilizar programas de computadores com-plexos, levando-se em consideração todos os fatores relevantes para conseguir o melhor cumprimento de prazos de entrega, com es-toques baixos, mesmo que a fábrica tenha muitos produtos em quantidade, de uma semana para outra.

Um ponto fundamental para o correto funcionamento do sistema é a rigorosa disci-plina a ser observada pelos funcionários que interagem com o sistema MRP, em relação à informação de dados para computador. Sem essa disciplina, a memória do MRP acumulará erros nos saldos em estoques e nas quantidades necessárias.

3. Sistema periódicoA característica básica desse sistema é

a divisão da fábrica em vários setores de processamento sucessivo de vários produtos similares. Cada setor recebe um conjunto de ordens de fabricação para ser iniciado e terminado no período. Com isso, no fim de cada período, se todos os setores cumprirem sua carga de trabalho, não haverá qualquer material em aberto. Isso facilita o controle de cada setor da fábrica, atribuindo respon-sabilidades bem definidas. Esse sistema com período fixo é antigo, mas, devido às suas características, não se tornou obsoleto face

aos sistemas modernos, nos quais é possível a adoção de períodos curtos, menores que uma semana.

4. OPT (Optimezed Production Technology)O sistema OPT foi desenvolvido com uma

abordagem diferente dos sistemas anterio-res, enfatizando a racionalidade do fluxo de materiais pelos diversos postos de trabalho de uma fábrica; os pressupostos básicos do OPT foram originados por formulações ma-temáticas.

Nesse sistema, as ordens de fabricação são vistas como tendo de passar por filas de espera de atendimento nos diversos postos de traba-lho na fábrica. O conjunto de postos de traba-lho forma então, uma rede de filas de espera.O sistema OPT usa um conjunto de coefi-cientes gerenciais para ajudar a determinar o lote ótimo para cada componente ou sub-montagem a ser processado em cada posto de trabalho. Muita ênfase é dedicada aos pontos de gargalo da produção.

5. Sistema Kanban-JitO sistema Kanban foi desenvolvido para

ser utilizado onde os empregados possuem motivação e mobilização, com grande liber-dade de ação. Nessas fábricas, na certeza de que os empregados trabalham com de-dicação e responsabilidade, é legítimo um trabalhador parar a linha de montagem ou produção porque achou algo errado. Os em-pregados mantêm-se ocupados todo o tempo, ajudando-se mutuamente ou trocando de tarefas conforme as necessidades.

O sistema Kanban-JIT é um sistema que “puxa” a produção da fábrica, inclusive até o nível de compras, pelas necessidades geradas na montagem final. As peças ou submontagens são colocadas em caixa feitas especialmente para cada uma dessas partes, que, ao serem esvaziadas na montagem, são remetidas ao posto de trabalho que faz a última operação a essa remessa, funcionando como uma ordem de produção.

Em suma, o controle de estoques exerce influência muito grande na rentabilidade da empresa. Eles absorvem capital que poderia ser investido de outras maneiras. Portanto, aumentar a rotatividade do estoque auxilia a liberar ativos e economiza o custo de ma-nutenção e de controle, que podem absorver de 25% a 40% dos custos totais, conforme mencionado anteriormente. Esse efeito será ilustrado no item 4, pelo caso prático da Toyota.

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AVALIAÇÃO FINANCEIRA DOS ESTOQUES

Inventário é o procedimento administra-tivo que consiste no levantamento físico e financeiro de todos os bens móveis, nos locais determinados, cuja finalidade é a perfeita compatibilização entre o registrado e o existente, bem como sua utilização e o seu estado de conservação.

Verifica-se nesse evento a integridade do bem, a correta afixação da plaqueta de identificação e se o bem está ocioso ou se apresenta qualquer avaria que o inutilize, o que enseja seu recolhimento à Central de

Distribuição do Departamento do Patrimô-nio, bem como outras medidas legais que poderão ser tomadas.

Diagrama de Árvore

- Elaborada para análises financeiras

- retorno sobre investimento;

- retorno sobre capital empregado etc;

- Aplicável a outros tipos de medidas;

- Permite analisar influência de cada parcela no resultado;

- Desdobrado conforme necessidade de detalhe.

Permite acompanhar a influência dos fatores componentes

Receita operacional

Custos operacionais

Custos de capital

Lucrooperacional

Resultado antes do I.

Renda

Inconvenientes:

Conforme desdobramento causas podem não ficar tranparentes (não ser realçadas)

FUNÇÃO ADMINISTRAÇÃO PATRIMONIAL

O ATIVO IMOBILIZADO

O Ativo Imobilizado é formado pelo conjunto de bens e direitos necessários à manutenção das atividades da empresa, caracterizados por apresentar-se na forma tangível (edifícios, máquinas etc). O imo-bilizado abrange, também, os custos das benfeitorias realizadas em bens locados ou arrendados.

O registro do ativo imobilizado é regulado pela NBC T 19.1.

São classificados ainda, no imobilizado, os recursos aplicados ou já destinados à aquisição de bens de natureza tangível, mes-mo que ainda não em operação, tais como construções em andamento, importações em andamento etc.

Ressalte-se que as inversões realizadas em bens de caráter permanente, mas não destinadas ao uso nas operações, deverão ser classificadas no grupo de investimentos, enquanto não definida sua destinação.

A partir de 1°/01/2008, por força da Lei

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11.638/2007, os ativos intangíveis (como marcas e patentes) não serão mais registra-dos no Ativo Imobilizado, e sim, no Ativo Intangível.

ADMINISTRAÇÃO, CONTABILIZAÇÃO E CONTROLE DO ATIVO IMOBILIZADO

ADMINISTRAÇÃO DO ATIVO IMOBILIZADO

Normatização de ativo imobilizado

O primeiro passo a ser dado é o conhe-cimento e a conscientização de todos os colaboradores de que o Ativo Imobilizado é o conjunto de bens destinados a manutenção da atividade econômica da empresa, seja na produção de riquezas ou no controle e administração destes.

A Gestão eficiente começa na implantação de Normas de procedimentos, que determi-narão condutas a serem obedecidas quando do cumprimento das rotinas administrativas de aprovação, compra, entrada, registro, identificação e outros, bem como a respon-sabilidade física dos bens.

Os procedimentos devem ser distintos entre a área que realiza o controle e todas as demais áreas da empresa, definidos da seguinte maneira:

Procedimentos – Gestor do Ativo Imo-bilizado:

- Entrada e registro;

- Identificação dos bens;

- Controles individuais ou coletivos;

- Cálculos matemáticos exigidos por lei;

- Baixas e transferências;

- Guarda de documentação;

- Fiscalização do cumprimento da Norma;

- Inventário físico;

Procedimentos das demais áreas:

- Preenchimento do formulário de solici-tação de compra de ativo;

- Aprovação dos pedidos de compra;

- Entrada dos bens na empresa;

- Solicitação de transferência de bens;

- Ordens de serviço;

- Solicitação de baixa e vendas;

- Utilização dos bens exclusivamente nos interesses da empresa;

O gestor deverá a todo instante promover e

rever a Norma afim de que ela se enquadre nos anseios e particularidades da empresa.

CONTABILIZAÇÃO DO ATIVO IMOBILIZADO

Características e valor contábil

O Ativo imobilizado compreende os ativos tangíveis que:

a) são mantidos por uma entidade para uso na produção ou na comercialização de mercadorias ou serviços, para locação, ou para finalidades administrativas;

b) têm a expectativa de serem utilizados por mais de doze meses;

c) haja a expectativa de auferir benefícios econômicos em decorrência da sua utilização; e

d) possa o custo do ativo ser mensurado com segurança.

Valor contábil é o montante pelo qual o ativo está registrado na contabilidade, lí-quido da respectiva depreciação acumulada e das provisões para perdas por redução ao valor recuperável.

Custo contábilCusto é o valor de aquisição ou construção

do ativo imobilizado ou o valor atribuído ou de mercado, no caso de doações.

O custo de um bem do imobilizado com-preende:

a) preço de compra, inclusive impostos de importação e impostos não-recuperáveis sobre a compra, deduzidos de descontos co-merciais e abatimentos;

b) custos diretamente atribuíveis para instalar e colocar o ativo em condições ope-racionais para o uso pretendido;

Nota: são exemplos de custos diretamente atribuíveis:

- custos com empregados, incluindo todas as formas de remuneração e encargos pro-porcionados por uma entidade a seus em-pregados ou a seus dependentes originados diretamente da construção ou da aquisição do item do imobilizado;

- custo da preparação do local;

- custo de entrega inicial e manuseio;

- custo de instalação e montagem;

- custo de testes para verificação do fun-cionamento do bem, deduzido das receitas líquidas obtidas durante o período de teste, tais como amostras produzidas quando o equipamento era testado; e

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- honorários profissionais.

c) custo estimado para desmontar e re-mover o ativo e restaurar o local no qual está localizado, quando existir a obrigação futura para a entidade.

O custo de um bem do imobilizado é o preço pago ou equivalente na data da aquisição.

Os encargos financeiros de empréstimos e financiamentos de terceiros para a constru-ção ou montagem de bens do imobilizado de-vem ser capitalizados até o momento em que o bem estiver em condições de operação.

Controle do ativo imobilizado

Uma das principais atribuições da conta-bilidade é o controle do patrimônio da enti-dade. Para tanto, além do controle exercido por meio dos registros contábeis, torna-se necessária a criação de alguns controles ex-tracontábeis, de modo a auxiliar a execução de tal tarefa.

Na maioria das empresas, o controle dos bens do Ativo Imobilizado é feito mediante a afixação de plaquetas de identificação, às quais são atribuídos números que obede-cem, tão-somente, à ordem cronológica de aquisição.

Na escrituração contábil, os registros dos bens do Ativo Imobilizado não figuram su-ficientemente individualizados.

No Razão Contábil, temos, por exemplo, as contas “Veículos”, “Móveis e Utensílios” etc, que registram bens de mesma natureza, ad-quiridos pela empresa ao longo dos anos.

A inconveniência dessa não-individualiza-ção surge no momento de efetuar-se a baixa de determinado bem, pois, para efeito de apuração do ganho ou da perda de capital em função da baixa, é necessário que se saiba, no mínimo, a data e o valor da aquisição do bem.

Como na prática torna-se difícil obter os dados de determinado bem do Ativo Imobili-zado diretamente da escrituração contábil, é indispensável, inclusive para efeitos fiscais, que a empresa mantenha registros extra-contábeis que permitam identificar os bens, determinar a data e o custo de aquisição, assim como posteriores acréscimos e baixas parciais a eles referentes.

Na escrituração contábil, os registros dos bens do Ativo Imobilizado não figuram su-ficientemente individualizados.

No Razão Contábil, temos, por exemplo, as contas “Veículos”, “Móveis e Utensílios” etc, que registram bens de mesma natureza, ad-quiridos pela empresa ao longo dos anos.

A inconveniência dessa não-individualiza-ção surge no momento de efetuar-se a baixa de determinado bem, pois, para efeito de apuração do ganho ou da perda de capital em função da baixa, é necessário que se saiba, no mínimo, a data e o valor da aquisição do bem.

Como dissemos, na prática torna-se difícil obter os dados de determinado bem do Ati-vo Imobilizado diretamente da escrituração contábil.

Assim, é indispensável, inclusive para efeitos fiscais, que a empresa mantenha registros que permitam identificar os bens, determinar a data e o custo de aquisição, assim como os posteriores acréscimos e bai-xas parciais a eles referentes.

A legislação do Imposto de Renda admite que seja diretamente deduzido como despesa operacional o custo de aquisição de bens do Ativo Permanente de valor igual ou inferior a R$ 326,62, ou cuja vida útil não ultrapasse um ano.

Entretanto, para efeito de controle patri-monial e de acordo com a expressividade dos bens, mesmo que estes não figurem no Ativo Imobilizado, entendemos ser conveniente a codificação e controle, pois, como comentado acima, o controle patrimonial exercido me-diante o controle físico é extra-contábil, não ficando necessariamente restrito, portanto, aos valores registrados no Ativo Imobilizado (art. 244 RIR/94).

DEPRECIAÇÃO, TOMBAMENTO E BAIXA PATRIMONIAL

DEPRECIAÇÃO

A depreciação de bens do ativo imobi-lizado corresponde à diminuição do valor dos elementos ali classificáveis, resultante do desgaste pelo uso, ação da natureza ou obsolescência normal.

Referida perda de valor dos ativos, que têm por objeto bens físicos do ativo imobilizado das empresas, será registrada periodicamen-te nas contas de custo ou despesa (encargos de depreciação do período de apuração) que

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terão como contrapartida contas de registro da depreciação acumulada, classificadas como contas retificadoras do ativo perma-nente (RIR/1999, art. 305).

Nota: a partir de 1°/01/1996, tendo em vis-ta o fim da correção monetária das demons-trações financeiras, as quotas de depreciação a serem registradas na escrituração como custo ou despesa serão calculadas mediante a aplicação da taxa anual de depreciação sobre o valor em Reais do custo de aquisição registrado contabilmente.

Fixação da taxa anual de depreciação

Regra geral, a taxa de depreciação será

fixada em função do prazo durante o qual se possa esperar a utilização econômica do bem, pelo contribuinte, na produção dos seus rendimentos (RIR/1999, art. 310).

Até 31/12/1998, a SRF não havia fixado, para efeitos fiscais, o prazo de vida útil para cada espécie de bem. Admitiam-se até então as taxas anuais de depreciação, resultantes da jurisprudência administrativa (IN SRF nº 2, de 1969).

Notas: os prazos de vida útil admissíveis para fins de depreciação dos seguintes veí-culos automotores, adquiridos novos, foram fixados pela IN SRF no 162, de 1998:

Bens Taxa de depreciação Prazo

Tratores25% ao ano(Anexo I da IN SRF nº 162, de 1998, NCM Posição 8701)

4 anos

Veículos automotores para transporte de 10 pessoas ou mais, incluído o motorista

25% ao ano(Anexo I da IN SRF nº 162, de 1998, Posição 8702)

4 anos

Veículos de passageiros e outros veículos automóveis principalmente concebidos para transporte de pessoas (exceto os da posição 8702), incluídos os veículos de uso misto e os automóveis de corrida

20% ao ano

(Anexo I da IN SRF nº 162, de 1998, Posição 8703)

5 anos

Veículos automóveis para transporte de mercadoria

25% ao ano(Anexo I da IN SRF nº 162, de 1998, Posição 8704)

4 anos

Caminhões fora-de-estrada

25% ao ano

(Anexo I da IN SRF nº 162, de 1998, usa expressão Veículos Automóveis Especiais abrangindo os Caminhões fora--de-estrata - Posição 8705)

4 anos

Motociclos

25% ao ano

(Anexo I da IN SRF nº 162, de 1998, Posição 8711)

4 anos

Foram também fixados em 5 anos, pela IN SRF nº 4, de 1985:

a) o prazo de vida útil para fins de de-preciação de computadores e periféricos (hardware), taxa de 20% (vinte por cento) ao ano;

b) o prazo mínimo admissível para amor-tização de custos e despesas de aquisição

e desenvolvimento de logiciais (software) utilizados em processamento de dados, taxa de 20% (vinte por cento) ao ano.

A taxa de depreciação aplicável a cada caso é obtida mediante a divisão de 100% (cem por cento) pelo prazo de vida útil, em meses, tri-mestres ou em anos, apurando-se assim a taxa mensal, trimestral ou anual a ser utilizada.

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A IN SRF nº 162, de 1998, estabelece que a quota de depreciação a ser registrada na escrituração da pessoa jurídica, como custo ou despesa operacional, será determinada com base nos prazos de vida útil e nas taxas de depreciação constantes dos seus Anexos I (bens relacionados na Nomenclatura Comum do Mercosul - NCM anexos) e II (demais bens).

A IN SRF nº 130, de 1999, alterou o Anexo I da IN SRF nº 162, de 1998, para incluir no referido Anexo I uma listagem de bens conforme referência na NCM, fixando para os mesmos o prazo de vida útil e a taxa anual de depreciação.

Bens que podem ser depreciados

Podem ser objeto de depreciação todos os bens físicos sujeitos a desgaste pelo uso, por causas naturais, obsolescência normal, inclusive edifícios e construções, bem como projetos florestais destinados à exploração dos respectivos frutos (para projetos flores-tais vide PN CST nº 18, de 1979). A partir de 1º/01/1996, somente será admitida, para fins de apuração do lucro real, a despesa de depreciação de bens móveis ou imóveis que estejam intrinsecamente relacionados com a produção ou comercialização de bens e serviços objeto da atividade empresarial (RIR/1999, arts. 305 e 307).

Bens que não podem ser objetivo de depreciação

De acordo com o RIR/1999, art. 307, pará-grafo único e seus incisos, não será admitida quota de depreciação relativamente a:

a) terrenos, salvo em relação aos melho-ramentos ou construções;

b) prédios ou construções não alugados nem utilizados pela pessoa jurídica na produ-ção dos seus rendimentos, bem como aqueles destinados à revenda;

c) bens que normalmente aumentam de valor com o tempo, como obras de arte e antiguidades;

d) bens para os quais seja registrada quota de exaustão.

TOMBAMENTO

A palavra tombamento, tem origem por-tuguesa e significa fazer um registro do patrimônio de alguém em livros específicos num órgão de Estado que cumpre tal função.

Ou seja, utilizamos a palavra no sentido de registrar algo que é de valor para uma comunidade protegendo-o por meio de legis-lação específica.

Atualmente, o tombamento é um ato ad-ministrativo realizado pelo poder público (SEEC/CPC) com o objetivo de preservar, através da aplicação da lei, bens de valor histórico, cultural, arquitetônico e ambiental para a população, impedindo que venham a ser destruídos ou descaracterizados.

São os seguintes os livros do tombo da SEEC/CPC: Livro nº 1 do tombo arqueo-lógico, etnográfico e paisagístico. Livro nº 2 do tombo histórico; Livro nº 3 do tombo das belas artes; Livro do tombo das artes aplicadas.

Portanto, o tombamento visa preservar re-ferenciais, marcas e marcos da vida de uma sociedade e de cada uma de suas dimensões interativas.

O que pode ser tombado O tombamento pode ser aplicado a bens

móveis e imóveis de interesse cultural/am-biental em várias escalas interativas como a de um município, de um estado, de uma nação ou de interesse mundial, quais sejam: fotografias, livros, acervos, mobiliários, uten-sílios, obras de arte, edifícios, ruas, praças, bairros, cidades, regiões, florestas, cascatas, entre outros. Somente é aplicado a bens de interesse para a preservação da memória e referenciais coletivos, não sendo possível utilizá-lo como instrumento de preservação de bens que sejam apenas de interesse indi-vidual. O ideal num processo de tombamento é que não se tombem objetos isolados, mas conjuntos significantes.

Partindo da ideia de conjunto significativo, atualmente, excetuando-se seres humanos e exemplares animais isolados, tudo pode ser tombado; até mesmo um ecossistema para a preservação de uma ou mais espécies.

Quem pode executar um tombamento O Tombamento pode ser feito pela União,

através do Instituto do Patrimônio His-tórico e Artístico Nacional, pelo Governo Estadual, através da Secretaria de Estado da Cultura - CPC, ou pelas administrações municipais que dispuserem de leis especí-ficas. O tombamento também pode ocorrer em escala mundial, reconhecendo algo como Patrimônio da Humanidade, o que é feito pelo ICOMOS/UNESCO.

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O ato do tombamento e a desapropriação

São atos totalmente diferentes. O Tomba-mento não altera a propriedade de um bem; apenas proíbe que ele venha a ser destruído ou descaracterizado. Logo, um bem tombado não necessita ser desapropriado, mas deve manter as características que possuía na data do tombamento.

Muitos pedidos de tombamento são feitos por indivíduos ou prefeituras pressupondo que se o objeto for tombado o Estado res-taurará e manterá tal bem. Porém, se o bem continua a pertencer ao proprietário, o Estado, não pode investir recursos públicos em sua conservação por não lhe pertencer. Mas, o art. 16 da Lei n° 1.211 de 16/9/1953 afirma que se houver necessidade de obras para a preservação do bem e, se o proprie-tário protocolar no Protocolo Geral da SEEC um comunicado à CPC de que tais obras são urgentes e o proprietário comprovar não ter recursos para executá-las, o Estado é obriga-do a custear tais obras, mesmo sendo o bem privado e sem a anuência do proprietário. O mesmo artigo afirma que o Estado tem seis meses de prazo para dar início às obras e, caso não as execute, é direito do proprietário entrar com um processo no Protocolo Geral da SEEC e outro processo civil solicitando a anulação do tombamento.

O tombamento e a preservação O tombamento é uma das iniciativas pos-

síveis de serem tomadas para a preservação dos bens culturais/ambientais, na medida que impede legalmente a sua destruição e descaracterização.

É necessário deixar claro que aquele que ameaçar ou destruir um bem tombado está sujeito a processo legal que poderá definir multas, medidas compensatórias ou até mesmo a reconstrução do bem como estava na data do tombamento dependendo do ve-redicto final do processo.

A Constituição Federal no Artigo 216, es-tabelece que é função da União, do Estado e dos Municípios, com o apoio da comunidade, preservar os bens culturais e naturais bra-sileiros, dando especial atenção aos sítios arqueológicos. A notificação do achado de um sítio arqueológico ou qualquer projeto de intervenção em áreas de sítios arqueológicos devem ser comunicadas ao IPHAN.

Além do tombamento, existem outras for-mas de preservação?

O inventário é a primeira forma para o reconhecimento da importância dos bens culturais e ambientais, através do registro de suas características principais.

Os Planos Diretores das cidades também estabelecem formas de preservação do pa-trimônio em nível municipal, através do planejamento urbano. Os municípios devem promover o desenvolvimento das cidades sem a destruição do patrimônio. As Leis Orgâni-cas municipais podem prover o município de instrumentos de preservação do Patrimônio Cultural/ambiental. Podem, ainda, criar leis específicas que estabeleçam incentivos à preservação como a redução de impostos municipais aos proprietários de bens decla-rados de interesse cultural ou tombados.

Na escala municipal, é possível que feito o levantamento dos bens de interesse de conservação, mesmo que não tombados, o departamento municipal responsável pela emissão de alvarás de construção, demolição e alteração das edificações tenha um aviso na documentação de cada bem alertando que ele é de interesse ao patrimônio cultural/ambiental, de modo que se possa negociar com o proprietário a conservação do bem ou medidas mitigatórias em suas intervenções. Nesse sentido as câmaras, prefeituras, de-partamentos ou casas de cultura municipais podem firmar acordos de cooperação técnica com a SEEC – CPC.

A CPC também orienta as câmaras e se-cretarias municipais de cultura na criação da legislação e gestão do Patrimônio Cultu-ral que mesmo não sendo significativo para o estado, é significativo para o município ou região.

No caso do Patrimônio Ambiental e pro-teção de ecossistemas, existe uma ampla Coletânea da legislação ambiental estadual e federal que está à disposição do público na Secretaria Estadual de Meio Ambiente/IAP, sendo a Ação civil pública via Ministério Público um dos principais instrumentos de exercício da cidadania. O tombamento tam-bém pode ser um instrumento de reforço à proteção do em torno de áreas protegidas pela legislação ambiental estadual e federal.

BAIXA PATRIMONIAL

Consiste a baixa patrimonial na perda do poder exercido sobre determinado bem cujo uso intensivo ou prolongado tenha-o

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tornado obsoleto ou lhe causado desgastes ou avarias que não justifiquem a inversão de recursos para sua recuperação.

Antes de considerar o bem como inserví-vel, o Juiz de Direito Diretor do Fórum da Comarca, ou o Juiz Substituto no exercício da Direção, deverá, quando necessário, solicitar-lhe o conserto.

Constatado que não é proveitosa a inver-são de recursos para a recuperação do bem, deverá ser solicitado um parecer técnico à Diretoria do Departamento de Patrimônio do TRIBUNAL DE JUSTIÇA DO ESTADO.

Esse parecer técnico será emitido pela Di-visão de Controle Patrimonial, e este, depois de concluído, será visado pelo Juiz Diretor do Fórum, ou pelo Juiz Substituto no exercício da Direção, facultando-se também o visto a um membro do Ministério Público, ao efeito de se justificar a baixa patrimonial.

Para que se realize uma baixa patrimo-nial, é necessário proceder à identificação do bem a ser baixado no Inventário do Depar-tamento do Patrimônio do TRIBUNAL DE JUSTIÇA DO ESTADO, isto é, a indicação do número de patrimônio.

Para efeito desta Instrução, são adotadas as seguintes definições:

I – Bem reversível: é o bem móvel ou imóvel que integra o acervo patrimonial do TRIBUNAL DE JUSTIÇA DO ESTADO DO PARANÁ, o qual é indispensável à prestação do serviço público.

II – Bem alienável: é o bem móvel ou imóvel inservível ao TRIBUNAL DE JUS-TIÇA.

III – Bem inservível: é o bem considerado ocioso, cuja recuperação é antieconômica ou impossível, não sendo, portanto, mais viável sua utilização em qualquer atividade rela-cionada ao serviço prestado.

IV – Bem alienável ocioso: é o bem que se encontra em perfeitas condições de uso, mas não está sendo utilizado.

V – Bem alienável de recuperação antieconômica: é o bem que apresenta des-gaste prematuro ou obsolescência e possui rendimento precário, cuja recuperação seria onerosa, salvo aquele de valor histórico que poderá ser aproveitado pelo TRIBUNAL DE JUSTIÇA DO ESTADO.

VI – Bem irrecuperável: é o bem que

não pode mais ser utilizado para o fim a que se destina devido à perda de suas ca-racterísticas.

O procedimento de alienação dos bens que se enquadrarem nas condições supracitadas deverá ocorrer por meio de leilão, em obser-vância ao disposto no art. 17,

§ 6°, combinado com o art. 40, § 1º, da Lei n° 8.666, de 21 de junho de 1993, e suas alterações.

Observações:

a) Sendo o bem considerado obsoleto ou não havendo interesse em utilizá-lo na Co-marca onde se encontra, mas estando, ainda, em condições de uso (em estado regular de conservação), o Juiz de Direito Diretor do Fórum, ou o Juiz Substituto no exercício da Direção, deverá, primeiramente, colocá-lo em disponibilidade.

FORMALIZAÇÃO DO PROCESSO DE BAIXA PATRIMONIAL

O Juiz de Direito Diretor do Fórum, ou o Juiz Substituto no exercício da Direção, poderá promover doações a entidades filantrópicas reconhecidas como de in-teresse público, delegacias, escolas ou bibliotecas municipais e estaduais, bem como incinerações (no caso de objetos de madeira) ou alienações de bens inser-víveis alocados no âmbito de sua jurisdição, da seguinte forma:

Para doação a entidades filantrópicas reconhecidas como de interesse público, de-legacias, escolas ou bibliotecas municipais ou estaduais.

Incineração (quando se tratar de bens de madeira)

Para alienação de bens móveis

ADMINISTRAÇÃO E MANUTENÇÃO DE IMÓVEIS, PRESTAÇÃO DE SERVIÇOS

GERAIS E SISTEMAS PREDIAIS

SISTEMAS PREDIAIS, ADMINISTRAÇÃO E MANUTENÇÃO DE IMÓVEIS

Conjunto de Insumos e serviços necessários para o desenvolvimento das atividades de um edificio.

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MANUTENÇÃO PREVENTIVA

Controle sistemático da manutenção de máquinas e equipamentos, é considerado um alto ponto de redução de custos, a pre-ocupação com as rotinas de manutenção normalmente está relacionada a quebra de maquinário (manutenção corretiva), porém nesse momento normalmente se utilizou o equipamento com uma carga muito aci-ma do que ele suporta, existindo assim o comprometimento de várias peças, e como consequência aumenta o risco de parada de produção. O uso da manutenção preventiva está relacionado a programação da manu-tenção, com foco nas periodicidades de cada manutenção, (exemplo trocar o óleo a cada 3 meses) visando assim o melhor aproveita-mento do valor imobilizado em maquinários, ou seja aproveitar ao máximo a vida útil de cada equipamento e deixar sempre o mesmo em perfeito estado produtivo. As certifica-ções ISO, que hoje estão mais comuns no mercado exigem uma rotina de manutenção bem assertiva, com controles de processos que fiquem registrados para futura auditó-ria, as empresas que começam a controlar sua rotina de manutenção acabam em curto prazo reduzindo o numero de paradas não programadas. Sistemas informatizados uti-lizam ferramentas para esse controle, que além de refletir em benefícios para a ma-nutenção, integram informações de gasto de hora/homem e equipamento parado, assim alimentando o custo da empresa que por consequência alimenta todo o financeiro a pagar, através de gastos com peças na manutenção, estoques mínimo necessários, mão-de-obra e previsões de perda com a hora parada. O ganho real do uso da manutenção preventiva é o aumento da produtividade, a diminuição dos custos e o monitoramento do que está acontecendo com a vida útil dos maquinários. As industrias da atualidade devem se preocupar com todo e qualquer indicativo de economia que possibilite seu produto ter mais competitividade.

MANUTENÇÃO CORRETIVA

Assim como na maioria das coisas, a ma-nutenção corretiva é a forma mais óbvia e a mais primária forma de manutenção, é o tipo de manutenção que pode ser descrito pelo ciclo do quebra-conserta, ou seja, o conserto dos equipamentos só é feito depois que acontece o estrago.

Do ponto de vista global de qualquer siste-ma, a manutenção corretiva é a forma mais cara de manutenção, de maneira geral, gera a baixa utilização anual dos equipamentos e das máquinas.

Também gera a diminuição da vida útil das máquinas e das instalações, além de serem necessárias paradas para manutenção em momentos aleatórios, e muitas vezes ino-portunos por serem em épocas de ponta de produção, correndo o risco de ter que fazer paradas em períodos de cronograma aperta-do, ou até em épocas de crise geral.

É claro que se torna impossível eliminar completamente este tipo de manutenção, pois na maioria dos casos não se pode prever o momento exato em que um defeito irá obri-gar a uma parada para uma manutenção corretiva de emergência.

Apesar de simples, a organização corretiva necessita de pessoas previamente treinadas para atuar com rapidez e eficiência em todos os casos de defeitos previsíveis e com quadro e horários bem estabelecidos.

No almoxarifado, depósito ou oficina devem existir todos os materiais e meios necessários para a ação corretiva, são in-dispensáveis instrumentos de medição e de testes, de preferência adaptados aos equipa-mentos existentes.

Além dos instrumentos para medições e testes, devem existir no local as ferramentas necessárias para todos os tipos de interven-ções, também são indispensáveis manuais com detalhes referentes aos equipamentos e da manutenção corretiva, além de anotações relacionadas a cadeia produtiva, tornando fácil a acessibilidade.

Também devem existir esquemas ou de-senhos detalhados dos equipamentos e dos circuitos que correspondam às instalações atualizadas, além disso, o almoxarifado deve estar racionalmente organizado e em contato com a manutenção, e disponível um bom número dos itens, de preferência, bem acima do ponto crítico de encomenda

Os contratos estabelecidos com entidades nacionais ou internacionais, devem ser bem estudados, principalmente no caso de equipa-mentos de alta tecnologia cuja manutenção no local seja impossível.

Devem ser feitas reciclagens e atualiza-

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ções periódicas dos chefes e dos técnicos de manutenção, também deve ser mantido um registro dos defeitos e do tempo que levou para fazer o reparo, a classificação dos equi-pamentos por cadeias produtivas também deve fazer parte das anotações.

Algo que nenhum chefe gosta, mas de suma importância, é manter o registro das perdas de produção devido as paradas devidas a defeitos e a parada para manutenção.

Com todas as anotações, é fácil perceber que a manutenção preventiva, além de mais barata, pode ser feita em tempos progra-mados.

MANUTENÇÃO PREDITIVA

Manutenção preditiva é a atuação reali-zada com base na modificação de parâmetro de condição ou desempenho do equipamen-to, cujo acompanhamento obedece a uma sistemática. A manutenção preditiva pode ser comparada a uma inspeção sistemática para o acompanhamento das condições dos equipamentos.

Quando é necessária a intervenção da ma-nutenção no equipamento, estamos realizan-do uma Manutenção corretiva planejada.

É conhecida também como manutenção sob condição ou Manutenção com base no estado do equipamento (Condition Based Maintenance).

O termo associado á Manutenção predi-tiva é o de PREDIZER. Esse é o grande objetivo da Manutenção preditiva: Predizer (ou prevenir) as falhas nos equipamentos ou sistemas através de acompanhamento dos diversos parâmetros, permitindo a ope-ração contínua pelo maior tempo possível. Ou seja, a Manutenção preditiva privilegia a DISPONIBILIDADE á medida que não promove intervenções nos equipamentos em operação.

Além disso, a intervenção só é decidida quando os parâmetros acompanhados indi-cam sua real necessidade, ao contrário da Manutenção Preventiva que pressupõe a re-tirada do equipamento de operação baseada no tempo de operação.

Quando o grau de degradação se aproxima ou atinge o limite previamente estabelecido, é tomada a decisão de intervenção. Isto per-mite uma preparação prévia do serviço, além de outras decisões alternativas relacionadas com a produção.

Acompanhamento preditivo

A avaliação do estado do equipamento se dá através de medição, acompanhamento ou monitoração de parâmetros. Esse acompa-nhamento pode se feito de três formas:

- Acompanhamento ou monitoração sub-jetiva;

- Acompanhamento ou monitoração obje-tiva;

- Monitoração contínua

Monitoração subjetiva

A monitoração subjetiva é aquela exerci-da pelo pessoal de Manutenção utilizando os sentidos, ou seja, tato, olfato, audição e visão. Quando um mecânico coloca a palma da mão sobre uma caixa de mancal, pode perceber a temperatura e a vibração. Evi-dentemente quanto mais deve ser adotada como base para decisão por ser extrema-mente subjetiva.

MANUTENÇÃO MANUTENÇÃO

PREDITIVA CORRETIVA PLANEJADA

Acompanhamento Intervenção para Sistemático da condição correção dos dos equipamentos. problemas detecta- dos pela Manuten-

ção preditva.

FUNÇÃO DOCUMENTAÇÃO

CONCEITO DE DOCUMENTAÇÃO

Documento é toda informação registrada em suporte material, suscetível de ser utili-zada para consulta, estudo, prova e pesquisa, pois comprovam fatos, fenômenos, formas de vida e pensamento do homem numa deter-minada época ou lugar.

Documentos de arquivo são todos os que, produzidos e/ou recebidos por uma pessoa física ou jurídica, pública ou privada, no exercício de suas atividades, constituem ele-mentos de prova ou de informação. Formam um conjunto orgânico, refletindo as ativida-des e se vinculam expressando os atos de

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seus produtores pelos quais são produzidos, determinando a sua condição de documento de arquivo e não a natureza do suporte ou formato.

Os documentos de um arquivo apresentam características, conteúdo e formas diferentes; são classificados em dois grupos:

Quanto ao gêneroOs documentos podem ser definidos se-

gundo o aspecto de sua representação nos diferentes suportes:

- textuais: são os documentos manuscri-tos, datilografados/digitados ou impressos;

- cartográficos: são os documentos em formatos e dimensões variáveis, contendo representações geográficas, arquitetônicas ou de engenharia.

- Iconográficos: são os documentos em suportes sintéticos, em papel emulsionado ou não, contendo imagens estáticas.

- Filmográficos: são os documentos em películas cinematográficas e fitas magnéti-cas de imagem (types), conjugadas ou não a trilhas sonoras, com bitolas e dimensões va-riáveis, contendo imagens em movimento.

- Sonoros: são os documentos com dimen-sões e rotações variáveis, contendo registros fotográficos.

- Micrográficos: são os documentos em su-porte fílmico resultante da micro-reprodução de imagens, mediante utilização de técnicas específicas.

- Informáticos: são os documentos produzi-dos, tratados e armazenados em computador.

Quanto à natureza do assunto Quando se considera a natureza do assunto

tratado em um documento, pode ser:a) Ostensivo b) Sigiloso (ultra-secreto, Secreto, Confi-

dencial e Reservado)A classificação de ostensivo é dada cujo

os documentos cuja divulgação não preju-dica a instituição, podendo ser de domínio público.

Consideram-se sigilosos os documentos que, pela natureza do seu conteúdo, devem ser de conhecimento restrito e, que, requei-ram medidas especiais de salvaguarda para a sua custódia e divulgação.

Os assuntos sigilosos serão classificados de acordo com os seguintes graus: ultra-secreto, secreto, convidencial e reservado.

SERVIÇOS DE PROTOCOLO, DISTRIBUIÇÃO, CLASSIFICAÇÃO E ARQUIVAMENTO DE DOCUMENTOS

SERVIÇOS DE PROTOCOLO

Protocolo é a denominação geralmente atribuída a setores encarregados do recebi-mento, registro, distribuição e movimentação dos documentos em curso; denominação atri-buída ao próprio número de registro dado ao documento; Livro de registro de documentos recebidos e/ou expedidos. (PAES, Marilena Leite. Arquivo: teoria e prática. 3.ed. Rio de Janeiro: FGV, 2004. p. 27).

Dentre os cinco setores distintos das ati-vidades dos arquivos correntes (Protocolo, Expedição, Arquivamento, Empréstimo e Consulta, Destinação) vamos dar atenção especial ao Protocolo. É sabido que durante a sua tramitação, os arquivos correntes podem exercer funções de protocolo (recebimento, registro, distribuição, movimentação e ex-pedição de documentos), daí a denominação comum de alguns órgãos como Protocolo e Arquivo.

Algumas rotinas devem ser adotadas no registro documental, afim de que não se perca o controle, bem como surjam proble-mas que facilmente poderiam ser evitados (como o preenchimento do campo Assunto, de muita importância, mas que na maioria das vezes é feito de forma errônea). Dentre as recomendações de recebimento e registro (SENAC. D. N. Técnicas de arquivo e proto-colo. Rio de Janeiro: Senac, 1999. p. 37-44. / PAES, Marilena Leite. Arquivo: teoria e prática. 3ª ed. Rio de Janeiro: FGV, 2004. p. 53-60.), destaca-se:

- Receber as correspondências, separando as de caráter oficial da de caráter particular, distribuindo as de caráter particular a seus destinatários.

Após essa etapa, os documentos devem seguir seu curso, a fim de cumprirem suas funções. Para que isto ocorra, devem ser distribuídos e classificados da forma correta, ou seja, chegar ao seu destinatário Para isto, recomenda-se (SE-NAC. D. N. Técnicas de arquivo e protocolo. Rio de Janeiro: Senac, 1999. p. 37-44. / PAES, Marilena Leite. Ar-quivo: teoria e prática. 3ª ed. Rio de Janeiro: FGV, 2004. p. 53-60.):

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- Separar as correspondências de caráter ostensivo das de caráter sigiloso, encaminha-do as de caráter sigiloso aos seus respectivos destinatários;

- Tomar conhecimento das correspon-dências de caráter ostensivos por meio da leitura, requisitando a existência de ante-cedentes, se existirem;

- Classificar o documento de acordo com o método da instituição, carimbando-o em seguida;

- Elaborar um resumo e encaminhar os documentos ao protocolo.

- Preparar a ficha de protocolo, em duas vias, anexando a segunda via da ficha ao documento;

- Rearquivar as fichas de procedência e assunto, agora com os dados das fichas de protocolo;

- Arquivar as fichas de protocolo.

A tramitação de um documento dentro de uma instituição depende diretamente se as etapas anteriores foram feitas da forma cor-reta. Se feitas, fica mais fácil, com o auxílio do protocolo, saber sua exata localização, seus dados principais, como data de entrada, setores por que já passou, enfim, acompa-nhar o desenrrolar de suas funções dentro da instituição. Isso agiliza as ações dentro da instituição, acelerando assim, processos que anteriormente encontravam dificulda-des, como a não localização de documentos, não se podendo assim, usá-los no sentido de valor probatório, por exemplo.

Após cumprirem suas respectivas funções, os documentos devem ter seu destino deci-dido, seja este a sua eliminação ou recolhi-mento. É nesta etapa que a expedição de do-cumentos torna-se importante, pois por meio dela, fica mais fácil fazer uma avaliação do documento, podendo-se assim decidir de uma forma mais confiável, o destino do documen-to. Dentre as recomendações com relação a expedição de documentos, destacam-se:

- Receber a correspondência, verificando a falta de anexos e completando dados;

- Separar as cópias, expedindo o original;

- Encaminhar as cópias ao Arquivo.

É válido ressaltar que as rotinas acima descritas não valem como regras, visto que cada instituição possui suas tipologias do-cumentais, seus métodos de classificação,

enfim, surgem situações diversas. Servem apenas como exemplos para a elaboração de rotinas em cada instituição.

DISTRIBUIÇÃO DE DOCUMENTO

Anexar: união definitiva a um processo.

Apensar: união temporária a um processo, mediante determinação de uma autoridade competente.

Assunto: descrição sumária do assunto a ser objeto de decisões e providências por meio da tramitação do processo ou expediente.

Atividade: ação, encargo ou serviço de-corrente do exercício de uma função, que pode ser identificada como atividade-meio ou atividade-fim.

Atividade-fim: ação, encargo ou serviço de um órgão para atribuições específicas que resulta na produção e acumulação de docu-mentos de caráter substantivo e essencial para o seu funcionamento. Atividade-meio: ação, encargo ou serviço de um órgão para atribuições específicas que resulta na produ-ção e acumulação de documentos de caráter instrumental e acessório.

Autuar/formação de processo: ato de reunir em uma só pasta, para trâmite generalizado, a coleção inicial de documentos e registros de atos e fatos de natureza administrativo-jurídica relacionados ao mesmo assunto. Deverão ser observados os documentos cujo conteúdo esteja relacionado a ações e operações contábil-financeiras, ou requeira análises, informações, despachos e decisões de diversas unidades organizacionais de uma instituição.

Avaliação de documentos: identifica valo-res dos documentos para definição de seus prazos de guarda e de sua destinação.

Capa: emitida pelo SIGA quando da abertura de um novo número, é um invólu-cro utilizado para proteger o conjunto de folhas que compõem um processo e, tam-bém, utilizada para formalizar juntada de documentos.

Cartão de protocolo: papel encorpado (tipo papel cartão) para registro dos seguintes dados: nome do solicitante, data do proto-colo, local para fixar a etiqueta, resumo do assunto, e rubrica do protocolista.

Correspondência: a CDA é responsável pelo encaminhamento das correspondências

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aos Correios, bem como pelo recebimento, guarda, triagem e distribuição interna.

Desapensação - é a separação física de processos apensados por já terem se encerra-do as ações pelas quais foram apensados.

Despacho: ordem de autoridade admi-nistrativa em caso que lhe é submetida à apreciação. O despacho pode ser favorável ou desfavorável à pretensão solicitada pelo administrador, servidor público. Aprovado pela Portaria nº 592/GAB, de 30 de maio de 2008.

Distribuição: remessa do processo às Dire-torias, Gerências e/ou Coordenadorias para decisão sobre o assunto.

Documento: toda informação registrada em um suporte material suscetível de ser utilizado para consulta, estudo, prova e pes-quisa. São fontes: livros, revistas, jornais, manuscrito, fotografia, selo, medalha, filme, disco e fita magnética etc.

Documento de arquivo: produzido e/ou recebido por uma pessoa física, jurídica ou privada, no exercício de suas atividades, constitui elemento de prova ou de informa-ção. Forma um conjunto orgânico, refletindo as atividades a que se vincula, expressando os atos de seus produtores no exercício de suas funções. Assim, a razão de sua origem ou a função pela qual é produzido determi-na a sua condição de arquivo, natureza do suporte ou formato.

Documentos públicos: documentos de qualquer suporte ou formato, produzidos e/ou recebidos por um órgão governamental na condução de suas atividades. Também são aqueles produzidos e/ou recebidos por instituições de caráter público e por enti-dades privadas responsáveis pela execução de serviços públicos. De acordo com seus diversos elementos, formas e conteúdos, os documentos podem ser caracterizados segun-do o gênero e a espécie.

Gênero: define a representação nos dife-rentes suportes, como textuais, cartográficos, iconográficos, filmográficos, sonoros, micro gráficos, informáticos.

Espécie: define a razão da natureza dos atos que lhes deram origem quanto à forma de registro de fatos. Tomando por base os atos administrativos mais comuns em nossas estruturas de governo, temos:

a) Atos Normativos: são as regras e nor-

mas expedidas por autoridades adminis-trativas.

b) Atos Enunciativos: são os opinativos que esclarecem os assuntos, visando a fun-damentar uma solução.

c) Atos de Assentamento: são os configu-rados por registros, consubstanciado assen-tamento sobre fatos ou ocorrências.

d) Atos Comprobatórios: são os que com-provam assentamentos, decisões etc.

e) Atos de Ajuste: são representados por acordos em que a administração pública é parte.

f) Atos de Correspondência: objetivam a execução dos atos normativos em sentido amplo, como aviso, ofício, carta, memoran-do, mensagem, edital, intimação, exposição de motivos, notificação, telegrama, telex, telefax, alvará, circular.

Folha de despacho/informação: onde se fazem despachos, informações, pareceres, que é incorporada ao processo para dar prosseguimento. São as duas faces de uma página do processo, que deverá ser em papel sulfite branco, tamanho A4 com impressos (padrão utilizado pela CDA da Unidade São Paulo).

Interessado/solicitante/procedência: pessoa física ou instituição, unidade administrativa ou acadêmica expectante da decisão acerca do assunto que originou o processo.

Juntada: união de um processo a outro, ou de um documento a um processo. Realiza-se por anexação ou apensação.

Juntada por anexação: união definitiva e irreversível de um ou mais processo(s)/documento(s) a outro processo (considerado principal) de mesmo interessado e assunto.

Aprovado pela Portaria nº 592/GAB, de 30 de maio de 2008

Juntada por apensação: união provisória de um ou mais processos a um mais anti-go, destinada ao estudo e à uniformidade de tratamento em matérias semelhantes. Exemplo: um processo de solicitação de aposentadoria de servidor público federal, apensado ao outro referente à solicitação de revisão de percepção para subsidiá-lo, carac-terizando a apensação do processo acessório ao processo principal.

Livro de encaminhamento: registra para onde se enviará ou remeterá o processo. Os

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campos em branco deverão ser preenchidos pelo protocolista, devendo constar do recebi-mento a data, assunto, interessado, número do processo e sigla do setor de destino.

Livro de entrega de postagens: onde se registra todo material a ser enviado aos Correios.

Livro de envio de documentação para ma-lote: livro onde se registra todo material a ser enviado às Unidades.

Livro de distribuição de número dos atos de correspondência da Unidade: onde se gera e controla os atos de correspondência (ofícios, editais, contratos, convênios) cuja responsa-bilidade é da CDA de cada Unidade.

Numeração de peças: é a numeração atri-buída às partes integrantes do processo.

Numeração única de processo: identifica ou caracteriza um processo, conforme Por-taria nº 3, de 16/05/2003, da Secretaria de Logística e Tecnologia da Informação do Ministério do Planejamento, e atribui valor perante a Administração Pública Federal. É formada por 15 dígitos, devendo ser acrescido de mais dois dígitos de verificação (DV), resultando em 17 dígitos, conforme a seguinte descrição:

I - o primeiro grupo é constituído de cinco dígitos, referentes ao código numérico atri-buído a cada unidade protocolizadora que identifica o órgão de origem do processo, mantendo-se inalterado, de acordo com as faixas numéricas determinadas no art. 3º;

23000 a 23999 - MINISTÉRIO DA EDU-CAÇÃO

23059.000000 - CEFET-SP

II - o segundo grupo é constituído de seis dígitos, separados do primeiro por um ponto e determina o registro sequencial dos proces-sos autuados, devendo número ser reiniciado a cada ano;

III - o terceiro grupo, constituído de qua-tro dígitos, separado do segundo grupo por uma barra, indica o ano de formação do processo;

IV - o quarto grupo, constituído de dois dígitos, separado do terceiro grupo por hífen, indica os Dígitos Verificadores (DV), utili-zados pelos órgãos que façam uso de rotinas automatizadas.

Página do processo: é cada uma das faces de uma folha de papel do processo.

Peça do processo: o documento que, sob di-versas formas, integra o processo. Exemplo: folha, folha de talão de cheque, passagem aérea, brochura, termo de convênio, contrato, fita de vídeo, nota fiscal, entre outros.

Procedência - instituição que originou o documento.

Processo: é um conjunto de documentos que implica responsabilidade técnica, financeira ou administrativa, necessário ao esclare-cimento de um mesmo assunto, originado por um documento que, durante a sua tra-mitação, vai sendo instruído por despachos ou por anexações de outros documentos, com a finalidade de análise, informações e decisões.

Protocolo central: unidade junto ao órgão ou entidade encarregada dos procedimentos com relação às rotinas de recebimento e expedição de documentos e de correspon-dências.

Protocolo setorial ou registro: reprodução dos dados do documento feita em sistema próprio, destinada a controlar a movimen-tação da correspondência e do processo e fornecer dados de suas características fun-damentais aos interessados.

Termo de abertura de volume de processo: nota utilizada para informar a abertura de um volume de processo.

Termo de apensamento: nota utilizada para indicar o que se apensou ao processo/expediente principal.

Termo de desapensação: registra a sepa-ração física de dois ou mais processos apen-sados. Pode ser por intermédio de carimbo específico.

Termo de encerramento: registra o encer-ramento do processo. Pode ser por intermédio de carimbo específico.

Termo de encerramento de volume de processo: registra o encerramento de um volume de processo.

Termo de juntada de folha ou peça: registra a juntada de folha(s) ou peça(s) ao processo pode ser por meio de carimbo específico.

Termo de reabertura de processo: informa a reabertura de um processo.

Termo de ressalva: informa que uma peça foi retirada do processo quando do ato da anexação, isto é, ao proceder a anexação foi constatada a ausência de uma peça. Pode ser por meio de carimbo específico.

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Termo de retirada de folha ou peça: re-gistra a retirada de folha(s) ou peça(s) do processo. Pode ser por meio de carimbo específico.

Tramitação: movimentação do processo de uma unidade a outra, interna ou externa, por meio de documentos no âmbito da Uni-dade a qual se pertence.

Romaneio: máscara de identificação que vai anexada aos envelopes contendo a do-cumentação a ser enviados às Unidades. Possui a mesma característica do AR (Aviso de Recebimento) dos Correios.

Suporte: material sobre o qual as informa-ções são registradas (disco, disco magnético, disco ótico, filme, fita magnética, papel, pa-piro, pergaminho, vídeo disco e outros).

Aprovado pela Portaria nº 592/GAB, de 30 de maio de 2008.

Trâmite: sequência de diligência e ações prescritas para o andamento de documentos de natureza administrativa até seu julga-mento ou solução.

Unidade de procedência: local de origem do documento.

Volume: abertura de nova pasta para pro-cesso/expediente quando a anterior atingir em média 300 folhas.

CLASSIFICAÇÃO DOS DOCUMENTOS

Os documentos de um arquivo apresentam características, conteúdo e formas diferen-tes. Daí eles serem classificados em dois grupos:

- Quanto ao gênero

- Quanto à natureza do assunto

Quanto ao gêneroConsiderado o aspecto externo, se em tex-

to, audiovisual, sonoro, isto é, o gênero dos documentos de um arquivo, eles põem ser bem variados.

Exemplos: contratos, folhas de pagamento, livros contábeis, requisições diversas, atas, relatórios, regimentos e regulamentos.

Cartográficos – são documentos em forma-tos e dimensões variáveis, contendo repre-sentações geográficas, arquitetônicas ou de engenharia: Exemplo: mapas, plantas.

Icnográficos – são documentos em suporte sintéticos, em papel emulsionado ou não, contendo imagem estática. Exemplo: foto-grafias.

Informáticos – documentos produzidos, tratados e armazenados em computador: disco rígido ou flexível.

Filmográficos – são documentos em pelí-culas cinematográficas e fitas magnéticas de imagens (tapes), conjugadas (ou não), em trilhas sonoras, com bitolas e dimensões variáveis. Exemplo: filme

Micrográficos – documentos em suporte fílmico resultante da microprodução de imagens, mediante a utilização de técnicas específicas. Exemplo: microfilme em rolo, microficha, cartão e jaqueta.

Textuais – documentos manuscritos, da-tilografados/digitados ou impressos: exem-plo: contratos, folha de pagamento, livro de contas.

Sonoros – documentos com dimensões e rotações variáveis, contendo registros fono-gráficos. Exemplo: discos e fitas

Quanto a natureza do assunto

Podem ser:

a) Ostensivo ou Ordinário

b) Sigiloso

a) Ostensivo ou ordinário

Cuja divulgação não prejudica a adminis-tração – Exemplo: notas fiscais, escala de plantão.

b) Sigiloso

De conhecimento restrito e que, por isso, requer medidas especiais de salvaguarda para sua divulgação e custódia.

Subdividem em 4 categorias – tendo em vista o grau necessário de sigilo e até onde eles podem circular:

b.1) Ultra-secreto – seu assunto requer excepcional grau de segurança que deve ser apenas do conhecimento de pessoas intima-mente ligadas ao seu estudo ou manuseio.

Exemplo: planos de guerra, descobertas e experiências de grande valor científico.

b.2) Secreto – seu assunto exige alto grau de segurança, mas pode ser de conhecimento das pessoas funcionalmente autorizadas para tal, ainda que não estejam intimamente li-gadas ao seu estudo ou manuseio (questão 41 – aneel 2004).

Exemplo: planos, programas e medidas governamentais, materiais criptográficos (escritos em cifras ou códigos).

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b.3) Confidencial – seu assunto, embora não requeira alto grau de segurança, só deve ser do conhecimento de pessoas autorizadas, para não prejudicar um indivíduo ou criar embaraços administrativos.

Exemplo: documentos relativos à pessoal.

b.4) Reservado – seu assunto não deve ser do conhecimento do público, em geral.

Exemplo: partes de planos, programas, projetos

Espécie da natureza do assunto (conforme seu aspecto formal):

Definidas – tanto em razão da natureza dos atos que lhes deram origem;

Tanto pela forma dos registros dos fatos.

Atos mais comuns:

a) Atos Normativos – são regras e normas expedidas por autoridades administrativas – Exemplo: decreto, estatuto, regimento.

b) Atos enunciativos – opinativos que es-clarecem os assuntos, visando fundamentar uma solução – Exemplo: parecer, relatório.

c) Atos de assentamento – configurados por registros de fatos ou ocorrências – Exem-plo: apostila, ata, auto de infração.

d) Atos omprobatórios – comprovam deci-sões etc – Exemplo: tratado, convênio,

e) Atos de ajuste – representados por acordos em que a administração pública faz parte – tratado, convênio.

f) Atos de correspondência – objetivam execução dos tos normativos. Em sentido am-plo. Exemplo: aviso, memorando, carta.

Luciana Duranti (1994) define cinco quali-dade do arquivo ou dos seus documentos:

1 - UNICIDADE – não obstante forma, gênero, tipo ou suporte, os documentos de arquivos conservam seu caráter único.

2 - CUMULATIVIDADE – Bellotto (2002) – chama a qualidade de Naturalidade na acumulação.

3 - ORGANICIDADE – se um arquivo é formado por um conjunto de documentos que se organizam de ações articuladas em prol da missão de uma entidade, sentido ou conjunto. A organicidade realiza-se através da acumu-lação dos documentos. Está relacionada com a imparcialidade/organicidade

4 - IMPARCIALIDADE – Jenkinson foi quem definiu. Refere-se à capacidade dos documentos de refletirem fielmente as ações de seus produtores.

5 – AUTENTICIDADE – antes de tudo trata-se de uma questão arquivística, pois nela está implícita a manutenção da inte-gridade do fundo de arquivo. Verdade admi-nistrativa dos documentos.

ARQUVAMENTO DE DOCUMENTO

A finalidade do arquivo é servir à adminis-tração. Neste sentido, deve propiciar o acesso imediato a informação desejada, de modo eficiente e eficaz, facilitando a tomada de decisão; a escolha do método de arquivamen-to tem que ser determinada pela natureza dos documentos a serem arquivados e pela estrutura da Organização.

ILUSTRAÇÃO

Os métodos pertencem a dois grandes sistemas:

Pode-se dividir os métodos de arquivamento em básicos e

padronizados:

SISTEMAS

DIRETO

INDIRETO

BÁSICOS

Método alfabéticoÉ o mais simples. O elemento principal

a ser considerado é o nome das pessoas fí-sicas ou jurídicas. Neste método, as fichas ou pastas são colocadas rigorosamente na ordem alfabética, respeitando-se as regras de alfabetação.

Regras de alfabetaçãoO arquivamento de nomes obedece a 13

regras, chamadas regras de alfabetação, e que são as seguintes:

1. Nos nomes de pessoas físicas, considera-se o último sobrenome e depois o prenome.

Exemplo: João Barbosa Pedro Álvares Cabral Paulo Santos Maria Luísa VasconcelosArquivam-se: Barbosa, JoãoCabral, Pedro ÁlvaresSantos, PauloVasconcelos, Maria Luísa

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Observação:

Quando houver sobrenomes iguais, preva-lece a ordem alfabética do prenome.

Exemplo: Aníbal Teixeira Marilda Teixeira Paulo Teixeira Vitor TeixeiraArquivam-se: Teixeira, Aníbal Teixeira, Marilda Teixeira, Paulo Teixeira, Vitor2. Sobrenomes compostos de um substan-

tivo e um adjetivo ou ligados por hífen não se separam.

Exemplo: Camilo Castelo Branco Paulo Monte Verde Heitor Villa-LobosArquivam-se: Castelo Branco, CamiloMonte Verde, Paulo Villa-Lobos, Heitor3. Os sobrenomes formados com as pala-

vras Santa, Santo ou São seguem a regra dos sobrenomes compostos por um adjetivo e um substantivo.

Exemplo: Waldemar Santa Rita Luciano Santo Cristo Carlos São PauloArquivam-se: Santa Rita, WaldemarSanto Cristo, LucianoSão Paulo, Carlos4. As iniciais abreviativas de prenomes

têm precedência na classificação de sobre-nomes iguais.

Exemplo: J. Vieira Jonas Vieira José VieiraArquivam-se: Vieira, J.Vieira, JonasVieira José

5. Os artigos e preposições, tais com a, o, de, d’, da, do, e, um, uma, não são conside-rados (ver também regra nº 9).

Exemplo:

Pedro de Almeida

Ricardo d’Andrade

Lúcia da Câmara

Arnaldo do Couto

Arquivam-se:

Almeida, Pedro de

Andrade, Ricardo d’

Câmara, Lúcia da

Couto, Arnaldo do

6. Os sobrenomes que exprimem grau de parentesco como Filho, Junior, Neto, Sobri-nho são consideradas parte integrante do último sobrenome, mas não são considerados na ordenação alfabética.

Exemplo:

Antônio Almeida Filha

Paulo Ribeiro Júnior

Joaquim Vasconcelos Sobrinho

Henrique Viana Neto

Arquivam-se:

Almeida Filho, Antônio

Ribeiro Júnior, Paulo

Vasconcelos Sobrinho, Joaquim

Viana Neto, Henrique

Observação:

Os graus de parentesco só serão conside-rados na alfabetação quando servirem de elemento de distinção.

Exemplo:

Jorge de Abreu Sobrinho

Jorge de Abreu Neto

Jorge de Abreu Filho

Arquivam-se:

Abreu Filho, Jorge

Abreu Sobrinho, Jorge

Abreu Neto, Jorge

7. Os títulos não são considerados na alfa-betação. São colocados após o nome completo, entre parênteses.

Exemplo:

Ministro Milton Campos

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Professor André Ferreira General Paulo Pereira Dr. Pedro TeixeiraArquivam-se: Campos, Milton (Ministro)Ferreira, André (Professor)Pereira, Paulo (General)Teixeira, Pedro (Dr.)8. Os nomes estrangeiros são considerados

pelo último sobrenome, salvo nos casos de nomes espanhóis e orientais (ver também regras nº 10 e 11).

Exemplo: Georges Aubert Winston Churchill Paul Müller Jorge SchmidtArquivam-se: Aubert, GeorgesChurchill, WinstonMüller, PaulSchmidt, Jorge9. As partículas dos nomes estrangeiros

podem ou não ser consideradas. O mais co-mum é considerá-las como parte integrante do nome quando escritas com letras maiús-cula.

Exemplo: Giulio di Capri Esteban De Penedo Charles Du Pont John Mac Adam Gordon O’BrienArquivam-se: Capri, Giulio diDe Penedo, ChalesDu Pont, ChalesMac Adam, JohnO’Brien, Gordon

10. Os nomes espanhóis são registrados pelo penúltimo sobrenome, que corresponde ao sobrenome de família do pai.

Exemplo: José de Oviedo y Baños Francisco de Pina de Mello Angel del Arco y Molinero

Antonio de los Ríos

Arquivam-se:

Arco y Molinero, Andel del

Oviedo y Baños, José de

Pina de Mello, Francisco

Rios, Antonio de los

11. Os nomes orientais – japoneses, chi-neses e árabes – são registrados como se apresentam.

Exemplo:

Al Bem-Hur

Li Yutang

Arquivam-se:

Al Bem-Hur

Li Yutang

12. Os nomes de firmas, empresas, ins-tituições e órgãos governamentais devem ser transcritos como se apresentam, não se considerando, porém, para fins de ordenação, os artigos e preposições que os constituem. Admite-se, para facilitar a ordenação, que os artigos iniciais sejam colocados entre parênteses após o nome.

Exemplo:

Embratel

Álvaro Ramos & Cia.

Fundação Getulio Vargas

A Colegial

The Library of Congress

Companhia Progresso Guanabara

Barbosa Santos Ltda.

Arquivam-se:

Álvaro Ramos & Cia.

Barbosa Santos Ltda.

Colegial (A)

Companhia Progresso Guanabara

Embratel

Fundação Getulio Vargas

Library of Congress (The)

13. Nos títulos de congressos, conferên-cias, reuniões, assembleias e assemelhados os números arábicos, romanos ou escritos por extenso deverão aparecer no fim, entre parênteses.

Exemplo:

II Conferência de Pintura Moderna

Quino Congresso de Geografia

3º Congresso de Geologia

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Aquivam-se:

Conferência de Pintura Moderna (II)

Congresso de Geografia (Quinto)

Congresso de Geologia (3º)

Estas regras podem ser alteradas para melhor servir à organização, desde que o arquivista observe sempre o mesmo critério e faça as remissivas necessárias para evitar dúvidas futuras.

Exemplo:

José Peregrino da Rocha Fagundes Júnior

José Félix Alves Pacheco

Podem ser arquivados pelos nomes mais conhecidos:

Peregrino Júnior, José

Felix Pacheco, José

Colocam-se remissivas em:Fagundes Júnior, José Peregrino da RochaPacheco, José Felix Alves

MÉTODO GEOGRÁFICO

O método geográfico é do sistema direto. a busca é feita diretamente ao documento. Este método é preferido quando o principal elemento a ser considerado em um documen-to é a PROCEDÊNCIA ou LOCAL.

As melhores ordenações geográficas são:a) Nome do estado, cidade e correspon-

dente: quando se organiza um arquivo por estados, as capitais devem ser alfabetadas em primeiro lugar, por estado, independen-temente da ordem alfabética em relação às demais cidades, que deverão estar dispostas após as capitais.

Exemplo:

ESTADO CIDADE CORRESPONDENTE

Amazonas

Amazonas

Rio de Janeiro

Rio de Janeiro

São Paulo

São Paulo

Manaus (capital)

Itacoatiara

Rio de Janeiro (capital)

Campos

São Paulo (capital)

Lorena

Sobreira, Luísa

Santos, Antônio J.

Rodrigues, Isa

Almeida, José de

Corrêa, Gilson

Silva, Alberto

Exemplo:

CIDADE ESTADO CORRESPONDENTE

Campos

Itacoatiara

Lorena

Manaus

Rio de Janeiro

São Paulo

Rio de Janeiro

Amazonas

São Paulo

Amazonas

Rio de Janeiro

São Paulo

Almeida, José de

Santos, Antônio J.

Silva, Alberto

Sobreira, Luísa

Rodrigues, Isa

Corrêa, Gilson

Não é necessário o emprego de guias divisórias correspondentes aos estados, pois as pas-tas são guardadas em ordem alfabética pela cidade. É imprescindível, porém, que as pastas tragam os nomes dos estados, em segundo lugar, porque há cidades com o mesmo em dife-rentes estados.

Exemplo: Brasília (Distrito Federal) Brasília (Minas Gerais) Itabaiana (Paraíba) Itabaiana (Sergipe)

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Correspondências de outros países – alfabeta-se em primeiro lugar o país, seguindo da capital e do correspondente. As demais cidades serão alfabetadas em ordem alfabética, após as respectivas capitais dos países a que se referem.

PAÍS CIDADE CORRESPONDENTE

França

França

Portugal

Portugal

Portugal

Paris (capital)

Lorena

Lisboa (capital)

Coimbra

Porto

Unesco

Vadim, Roger

Pereira, José

Albuquerque, Maria

Ferreira, Antônio

O alfabético pode ser dividido em ordem dicionária e ordem enciclopédica.

Alfabético

a) Dicionário

Como no dicionário, os assuntos isolados são colocados em rigorosa ordem alfabética.

b) Enciclopédico

Os assuntos correlatos são agrupados sob títulos gerais e ordenados alfabeticamente.

Numérico

O numérico pode ser subdividido em: de-cimal e duplex.

a) Decimal

A divisão dos assuntos parte do geral para o particular.

As 10 primeiras divisões são denominadas classes; as 10 seguintes, subclasses, e a se-guir, divisão, grupos, subgrupos, subseções etc.

A tabela com a classificação adotada, tem o nome de classificador ou código.

É necessário a organização de um índice alfabético.

b) Duplex

Neste método, a documentação é dividida em clases, conforme os assuntos, partindo-se do gênero para a espécie e desta para a minúscula. A quantidade de classes a ser aberta é ilimitada, por isso, exige-se mui-to cuidado para não serem abertas pastas para assuntos, como primárias, de assuntos já incluidos em subclasses. É preferido ao decimal por possibilitar a abertura ilimitada de classes.

MÉTODO NUMÉRICO

Quando o principal elemento a ser consi-derado em um documento é o número, deve-mos adotar os seguintes métodos: numérico simples ou numérico cronológico.

Numérico Simples Atribui-se um número para cada corres-

pondente (pessoa) a quem enviamos ou de quem recebemos correspondências, sejam de pessoa física ou jurídica.

Numérico CronológicoNeste método os documentos são nume-

rados em ordem cronológica de emissão. Assim, além da ordem numérica, observa-se também a data. É adotado em quase todas as repartições públicas.

Numera-se o documento e não a pasta. O documento depois de autuado – colocado numa capa cartolina, onde além do número de protocolo são transcritas outras informa-ções, em geral, passa a ser denominado de processo.

Além da ficha numérica, também chamada ficha de protocolo, devem ser preparados índices auxiliares (em fichas) alfabético-onomástico, de precedência e de assunto para facilitar a recuperação da documentação.

Método ideográfico (assunto)Não é um método de fácil execução por ser

necessário que o arquivista, para elaborar a tabela de classificação de assunto, conheça bem a organização da instituição, além de ter que possuir a capacidade de interpre-tação dos documentos a serem analisados. É aconselhado nos casos de grandes massa de documentais. Podem ser adotados dois métodos no arquivamento por assunto: o alfabético e o numérico.

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Atenção:

O método duplex apresenta abertura ili-mitada de classes.

PADRONIZADOS

Variadex

O método Variadex nada mais é do que o método alfabético, convencionando cores para os diversos grupos de letras.

Automático/Soundex

Não têm aplicação no Brasil

Mnemônicos/Rôneo

Obsoletos

Semi-indireto

Aalfanumérico

Exemplo:

Nome: Identificação do Registro

Descrição: Informa que o tipo do registro

Conteúdo:

Para assinantes nacionais:

- “1” = Internacional

- “2” = DDD

- “3” = ACB

- “4” = Local

- “5” = Deslocamento

- “6” = DLC

- “H” = Deslocamento internacional

A identificação “H” corresponde a chama-das destinadas a assinantes nacionais em roaming no exterior.

Para assinantes estrangeiros no Brasil:

- “A” = Internacional

- “B” = DDD

- “C” = ACB

- “D” = Local

- “E” = Deslocamento

- “F” = DLC

“H” = Deslocamento internacio

Alfabético

Geográfico

Simples

Numérico Cronológico

Digito Terminal

Básicos

Enciclopédia

Ideográficos Alfabéticos

(assunto) Dicinonário

Duplex

Decimal

Numérico Unitermo ou

Indexação coordenada

Variadex

Automático

Padronizadas Soundex

Mnemônico

Rôneo

Semi-indireto Alfanumérico

SIGILO E PROTEÇÃO DA DOCUMENTAÇÃO

Os acervos de bibliotecas e arquivos são em geral constituídos de livros, mapas, fotografias, manuscritos etc. que utilizam, em grande parte, o papel como suporte da informação, além de tintas das mais diversas composições.

O papel, por mais variada que possa ser sua composição, é formado basicamente por fibras de celulose proveniente de diferen-tes origens. A acidez e a oxidação são os maiores processos de deterioração química da celulose, também há outros agentes de deterioração que são os insetos, roedores e o próprio homem.

Embora, com muita frequência, não pos-samos eliminar totalmente as causa do processo de deteriorização dos documentos, com certeza podemos diminuir consideravel-mente seu ritmo, através de cuidados com o ambiente, o manuseio, as intervenções e a higiene, entre outros.

Estabilizar um documento é, portanto, interromper um processo que esteja deterio-rando o suporte e/ou seus agregados, através de procedimentos mínimos de intervenção. Por exemplo: estabilizar por higienização

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significa que uma limpeza mecânica corrige o processo de deteriorização.

Preservação - É um conjunto de medi-das e estratégias de ordem administrativa, política e operacional que contribuem direta ou indiretamente para a preservação da integridade dos materiais.

Conservação - É um conjunto de ações estabilizadoras que visam desacelerar o processo de degradação de documentos ou objetos, por meio de controle ambiental e de tratamento específicos (higienização, reparos e acondicionamento).

Neste sentido pode-se verificar que o pro-jeto arquitetônico de um edifício de arquivo, a manutenção das instalações, um plano de emergência, o controle das condições físicas e ambientais, a educação de empregados e a conscientização do usuário em relação ao uso dos acervos são aspectos que devem ser acompanhados e administrados por um arquivista como parte de um programa de conservação

Restauração - É um conjunto de medidas que objetivam a estabilização ou a reversão de danos físicos ou químicos adquiridos

pelo documento ao longo do tempo e do uso, intervindo de modo a não comprometer sua integridade e seu caráter histórico.

Escolhas das instalações e equipa-mento

Na estrutura de um setor de arquivo de-vemos considerar, além dos seus objetivos, dois aspectos fundamentais: o material per-manente e o material de consumo; ou seja, o material arquivístico.

O bom desempenho das atividades de arquivo é a escolha do local adequado, quer pelas condições físicas que apresente iluminação, limpeza, índices de umidade, temperatura, quer pela extensão de sua aérea, capaz de conter o acervo e permitir ampliações futuras.

Considera-se equipamento, o conjunto de materiais de consumo e permanente indispensáveis à realização do trabalho arquivístico.

Material de Cosnumo – é aquele que sofre desgaste a curto ou médio prazos.

São as fichas, as guias, as pastas, as tiras de inserção e outro.

Ficha – retângulo de cartolina (registra uma informação)

Guia Divisória (serve para separar as partes ou seções dos arquivos ou ficharios).

Projeção – é a saliência na parte supe-rior

Pé – saliência, na parte inferior da guia, onde há um orifício chamado ilha. Por este orifício passa uma vareta que prende as guias à gaveta.

Notação – é a inscrição feita na proje-ção, podendo ser alfabética, numérica ou alfanumérica.

Posição – é o local que a projeção ocupa ao longo da guia.

Quanto à sua função, a guia pode ser:

- primária – indica a primeira divisão de uma gaveta ou seção de um arquivo;

- secundária – indica uma subdivisão da primária;

- subsidiária – indica uma subdivisão da secundária;

- especial – indica a localização de um nome ou assunto de grande frequência.

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Atenção:

O que indica se uma guia é primária, se-cundária, subsidiária ou especial é a notação e não a projeção (atenção).

Entendimento da expressão – Guia fora – é a que tem como notação a palavra FORA e indica a ausência de uma pasta do arquivo

Material de Consumo – Pasta – é uma folha de papelão resistente, ou cartolina, que serve para guardar e proteger os documen-tos. Pode ser suspensa, de corte reto, isto é, lisa, ou ter projeção. Ela se divide em:

Pessoal ou individual – documento de uma pessoa em ordem cronológica

Miscelânia – documentos de diversos as-suntos.

Material permanente – é aquele que tem grande duração e podem ser utilizado várias vezes para o mesmo fim. Na sua escolha, além do tipo e do tamanho dos documentos, deve-se levar em conta os seguintes requi-sitos:

- economia de espaço

- conveniência do serviço (arrumação racional)

- capacidade de expansão

- invulnerabilidade (segurança)

- distinção (condições estáticas)

- resistência (conservação).

Exemplos: Armário de Aço, Arquivo, box (pequeno fichário que se coloca na mesa), Caixa de Transferência (caixa de papelão – utilizada especialmente para os arquivos permanentes), estantes, fichário.

TABELA DE TEMPORALIDADE

A preocupação em elaborar a Tabela de Temporalidade de Documentos e o Código de Classificação de Documentos de Arquivo para o Tribunal não é recente. A recomen-dação para elaborar estes instrumentos remonta à edição da Resolução nº 48, de 20 de setembro de 1991. O assunto vinha sendo tratado no Processo nº 1448/90, como não foi concluído, por motivos que não serão relacionados neste trabalho, achou-se por bem encerrar o processo acima.

Diante da relevância do assunto, nova Comissão foi designada com a finalidade

de elaborar tanto o Código como a Tabela, instrumentos imprescindíveis para as ativi-dades desempenhada pela Seção de Protocolo e Arquivo e unidades administrativas deste TCDF.

Atenção:

Tabela de Temporalidade Documental (TTD) – é instrumento de destinação que determina os prazos que os documentos devem ser mantidos nos arquivos correntes e intermediários, ou recolhidos ao arquivo permanente, estabelecendo critérios para microfilmagem ou eliminação.

Vantagens:

- diminuição do espaço físico;

- agilidade na recuperação da informação;

- definições de responsabilidade para com a gestão dos processos de arquivamento.

- diminuição com custos operacionais;

- controle geral da massa documental; eficácia sobre a gestão documental.

A tabela de temporalidade é um instru-mento arquivístico resultante da avaliação, que tem por objetivos definir prazos de guar-da e destinação de documentos, com vistas a garantir o acesso á informação a quantos dela necessitem. Sua estrutura básica deve necessariamente contemplar os conjuntos documentais produzidos e recebidos por uma instituição no exercício de suas atividades, os prazos de guarda nas fases corrente e intermediária, a destinação final - elimina-ção ou guarda permanente -, além de um campo para observações necessárias à sua compreensão e aplicação.

Apresentam-se a seguir diretrizes para a correta utilização do instrumento:

1. Assunto

Neste campo são apresentados os con-juntos documentais produzidos e recebidos, hierarquicamente distribuídos de acordo com as funções e atividades desempenha-das pelo Tribunal. Para possibilitar melhor identificação do conteúdo da informação, utilizou-se funções, atividades, espécies e tipos documentais, genericamente denomina-dos assuntos, agrupados segundo um plano de classificação, cujos conjuntos constituem o referencial para o arquivamento dos do-cumentos.

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2. Prazos de guarda

Referem-se ao tempo necessário para arqui-vamento dos documentos nas fases corrente e intermediária, para atender exclusivamente às necessidades da administração que os gerou, contado a partir da data de produção do documento. O prazo estabelecido para a fase corrente relaciona-se ao período em que o documento é frequentemente consultado, exigindo sua permanência junto às uni-dades organizacionais. A fase intermediária relaciona-se ao período em que o documento ainda c necessário à administração, porém com menor frequência de uso, podendo ser transferido para depósito em outro local, embora à disposição desta.

3. Destinação final

Neste campo é registrada a destinação estabelecida que pode ser a eliminação, quando o documento não apresenta valor secundário (probatório ou informativo), ou a guarda permanente, quando as informações contidas no documento são ‘consideradas importantes para fins de prova, informação e pesquisa.

A guarda permanente será sempre nas instituições arquivísticas públicas (Arquivo Nacional e Arquivos Públicos estaduais, mu-nicipais e do Distrito Federal), responsáveis pela preservação dos documentos e pelo aces-so às informações neles contidas. O Tribunal mantém seu arquivo permanente, seguindo orientação técnica dos arquivos públicos, garantindo o intercâmbio de informações sobre os respectivos acervos.

4. Mudança de suporteNeste campo são registradas informações

complementares, necessárias à correta apli-cação da tabela. Incluem-se, ainda, orien-tações quanto à alteração do suporte da informação (microfilme ou disco ótico).

5. ObservaçõesNeste campo são registradas informações

complementares, necessárias à correta aplicação da tabela e aspectos elucidativos quanto à destinação dos documentos segundo a particularidade dos conjuntos documentais avaliados.

METODOLOGIA PARA ELABORAÇÃO

Para a elaboração da tabela de tempora-lidade há que se observar os princípios da Teoria das Três Idades, que define parâme-

tros gerais para arquivamento e destinação dos documentos de arquivo.

O processo de avaliação deve considerar a função pela qual foi criado o documento, identificando os valores a ele atribuídos (primário ou secundário), segundo o seu potencial de uso.

O valor primário refere-se ao uso admi-nistrativo para o órgão, razão primeira da criação do documento, o que pressupõe o estabelecimento de prazos de guarda ou retenção anteriores à eliminação ou ao recolhimento para guarda permanente. Re-laciona-se, portanto, ao período de utilidade do documento para o cumprimento dos fins administrativos, legais ou fiscais.

O valor secundário refere-se ao uso para outros fins que não aqueles para os quais os documentos foram criados, podendo ser:

a) probatório - quando comprova a exis-tência, o funcionamento e as ações da insti-tuição.

b) informativo - quando contém infor-mações essenciais sobre matérias com que a organização lida, para fins de estudo ou pesquisa. (Schellenberg, 1994, pp. 152/154)

Vazquez (1987) observa que, para a ava-liação do valor primário deve-se observar o prazo de vigência do documento, necessário á sua tramitação, a qual conduz a uma decisão administrativa. A vigência se inicia na pro-dução do documento ‘ e termina quando sua informação cumpriu o objetivo que originou o registro documental.

Alguns prazos de vigência se apresentam concretos, dependendo de certas característi-cas da informação (contratos, certidões e outros), bem assim os prazos de prescrição que se acham previstos em instrumentos legais (documentos financeiros, judiciais e outros). No entanto, existem documentos cujo conteúdo não permite uma percepção clara da vigência ou prescrição, o que sugere o estabelecimento de prazos de precaução, conceituados como o tempo necessário para guarda do documento entre o término da vigência ou prescrição e o momento do re-colhimento ao arquivo permanente ou de eliminá-lo, dependendo de seu valor (Vaz-quez, ibid, pág. 17).

Os prazos de precaução justificam-se para:

a) “responder a possíveis reclamações

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administrativas ou jurídicas sobre aspectos referentes ao texto ou á sua tramitação e cumprimento”;

b) “servir de antecedente direto ou suporte jurídico a um documento agora vigente”. Seu início é concretamente definido pelo término da vigência ou prescrição, mas seu próprio fim está condicionado a critérios externos ao documento, derivando-se de normas jurídi-cas que respaldam direitos e obrigações ou quando sua guarda se justifica para atender a possíveis demandas administrativas poste-riores (Vazquez, ibid, pág. 17/18). O impor-tante é que o prazo de precaução tenha uma data definida para seu término, devendo-se estabelecer critérios objetivos para isso.

À luz desses princípios, a metodologia de elaboração desta tabela de temporalidade fundamentou-se nas funções e atividades desempenhadas pelo Tribunal, tomando-se por base o conteúdo da informação contida nos documentos, pois somente desta maneira é possível realizar a análise e seleção docu-mental com nacionalidade e segurança.

O Tribunal designou a Comissão de Ava-liação de Documentos que terá a responsabi-lidade de, dirimir possíveis dúvidas, orientar o processo de seleção dos documentos e pro-ceder à revisão periódica no que se refere aos documentos relativos às atividades.

A Comissão de Avaliação de Documentos é composta por:

- responsável pela Seção de Protocolo e Arquivo;

- representante da área jurídica;

- representante da área contábil;

- representante das Inspetorias; e

- historiador ligado à área de pesquisa de que trata o acervo;

Para que a tabela seja aplicada com êxi-to, será necessário promover o treinamento dos servidores e funcionários responsáveis pela execução das atividades arquivísticas do Tribunal.

Além da aplicação da tabela, estes servido-res serão encarregados de analisar e propor as atualizações necessárias ao aprimoramen-to das atividades de avaliação.

Atenção:

O Código de Classificação de Documentos de Arquivo e a respectiva Tabela de Tempo-

ralidade de Documentos que o acompanha, com a finalidade precípua de estabelecer critérios de controle do (luxo de documentos e a racionalização de papéis.

TERMINOLOGIAS UTILIZADAS NA ADMINISTRAÇÃO DE MATERIAIS

Artigo ou Item - designa qualquer mate-rial, matéria-prima ou produto acabado que faça parte do estoque;

Unidade - identifica a medida, tipo de acondicionamento, características de apre-sentação física (caixa, bloco, rolo, folha, litro, galão, resma, vidro, peça, quilograma, metro ....);

Pontos de Estocagem - locais aonde os itens em estoque são armazenados e sujeitos ao controle da administração;

Estoque - conjunto de mercadorias, ma-teriais ou artigos existentes fisicamente no almoxarifado à espera de utilização futura e que permite suprir regularmente os usu-ários, sem causar interrupções às unidades funcionais da organização;

Estoque Ativo ou Normal - é o estoque que sofre flutuações quanto a quantidade, volume, peso e custo em consequência de entradas e saídas;

Estoque Morto ou Inativo - não sofre flutuações, é estático;

Estoque Empenhado ou Reservado - quantidade de determinado item, com utilização certa, comprometida previamente e que por alguma razão permanece tempora-riamente em almoxarifado. Está disponível somente para uma aplicação ou unidade funcional específica;

Estoque de Recuperação - quantidades de itens constituídas por sobras de retira-das de estoque, salvados (retirados de uso através de desmontagens) etc, sem condições de uso, mas passíveis de aproveitamento após recuperação, podendo vir a integrar o Estoque Normal ou Estoque de Materiais Recuperados, após a obtenção de sua condi-ções normais;

Estoque de Excedentes, Obsoletos ou Inservíveis - constitui as quantidades de itens em estoque, novos ou recuperados, ob-soletos ou inúteis que devem ser eliminados. Constitui um Estoque Morto;

Estoque Disponível - é a quantidade de

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um determinado item existente em estoque, livre para uso;

Estoque Teórico - é o resultado da soma do disponível com a quantidade pedida, aguardando o fornecimento;

Estoque Mínimo: é a menor quantidade de um artigo ou item que deverá existir em estoque para prevenir qualquer eventuali-dade ou emergência (falta) provocada por consumo anormal ou atraso de entrega;

Estoque Médio, Operacional: é consi-derado como sendo a metade da quantidade necessária para um determinado período mais o Estoque de Segurança;

Estoque Máximo: é a quantidade neces-sária de um item para suprir a organização em um período estabelecido mais o Estoque de Segurança;

Ponto de Pedido, Limite de Chamada ou Ponto de Ressuprimento: é a quan-tidade de item de estoque que ao ser atin-gida requer a análise para ressuprimento do item;

Ponto de Chamada de Emergência: é a quantidade que quando atingida requer me-didas especiais para que não ocorra ruptura no estoque. Normalmente é igual a metade do Estoque Mínimo;

Ruptura de Estoque: ocorre quando o estoque de determinado item zera (E = 0). A continuação das solicitações e o não aten-dimento a caracteriza;

Frequência - é o número de vezes que um item é solicitado ou comprado em um determinado período;

Quantidade a Pedir - é a quantidade de um item que deverá ser fornecida ou comprada;

Tempo de Tramitação Interna: é o tem-po que um documento leva, desde o momento em que é emitido até o momento em que a compra é formalizada;

Prazo de Entrega: tempo decorrido da data de formalização do contrato bilateral de compra até a data de recebimento da mercadoria;

Tempo de Reposição, Ressuprimento: tempo decorrido desde a emissão do docu-mento de compra (requisição) até o recebi-mento da mercadoria;

Requisição ou Pedido de Compra - do-cumento interno que desencadeia o processo de compra;

Coleta ou Cotação de Preços: docu-mento emitido pela unidade de Compras, solicitando ao fornecedor Proposta de For-necimento. Esta Coleta deverá conter todas as especificações que identifiquem individu-almente cada item;

Proposta de Fornecimento - documento no qual o fornecedor explicita as condições nas quais se propõe a atender (preço, prazo de entrega, condições de pagamento etc);

Mapa Comparativo de Preços - docu-mento que serve para confrontar condições de fornecimento e decidir sobre a mais viável;

Contato, Ordem ou Autorização de Fornecimento: documento formal, firmado entre comprador e fornecedor, que juridica-mente deve garantir a ambos (fornecimento x pagamento);

Custo Fixo: é o custo que independe das quantidades estocadas ou compradas (mão-de-obra, despesas administrativas, de manutenção etc);

Custo Variável - existe em função das variações de quantidade e de despesas ope-racionais;

Custo de Manutenção de Estoque, Posse ou Armazenagem: são os custos decorrentes da existência do item ou artigo no estoque. Varia em função do número de vezes ou da quantidade comprada;

Custo de Obtenção de Estoque, do Pedido ou Aquisição: é constituído pela somatória de todas as despesas efetivamente realizadas no processamento de uma compra. Varia em função do número de pedidos emi-tidos ou das quantidades compradas.

Custo Total: é o resultado da soma do Custo Fixo com o Custo de Posse e o Custo de Aquisição;

Custo Ideal: é aquele obtido no ponto de encontro ou interseção das curvas dos Custos de Posse e de Aquisição. Representa o menor valor do Custo.

Segunda e há uma troca entre as duas, a ponto de ser claramente possível identificar-se a Cultura Organizacional:

Cultura organizacional é um padrão de pressupostos básicos compartilhados que um grupo aprendeu ao resolver seus problemas de adaptação externa e integração interna e que funcionaram bem o suficiente para

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serem considerados válidos e ensinados a novos membros como a forma correta de perceber, pensar e sentir com relação a esses problemas. (Schein, 1992)

Esta definição foi explicada em detalhes por Schein (1984) e seus principais pontos são:

a) O “padrão de pressupostos básicos” diz respeito a valores que regem o compor-tamento. Alguns valores são resultantes de soluções encontradas para problemas coleti-vos, mas com o tempo o grupo pode parar de questioná-los e esquecer sua gênese. Estes valores vão sendo internalizados, vão se tornando inconscientes a ponto de passarem a ser considerados “naturais”.

b) O conceito mostra também que a cultu-ra é coletiva, pois é compartilhada por “um grupo”, surgindo da vida prática, na respos-ta aos problemas específicos encontrados.

c) Um dos problemas típicos com que o grupo lida é o de “adaptação externa”.

d) A outra ordem de problemas é a “inte-gração interna”, que diz respeito à capa-cidade de funcionar como grupo, de manter a identidade grupal. Inclui a linguagem, os critérios para inclusão e exclusão de pesso-as, como se atribui poder, quais as normas para intimidade, amizade e amor, como são distribuídas as recompensas e punições e como é o consenso sobre as crenças, como ideologia e religião.

e) À medida que os conceitos e soluções funcionam bem para o grupo, passam a ser considerados “válidos”, valorizados, até chegarem ao ponto de se tornarem inques-tionáveis. São então “ensinados” para os novos membros no processo de socialização, servindo como um fator de estabilidade do grupo e, inclusive, como um mecanismo de de-fesa contra a ansiedade frente às incertezas.

f) Estabelecendo uma “forma correta” de ser, a cultura revela seu caráter normativo, funcionando como um filtro para aquilo que os novos membros deverão sentir, pensar e perceber.

Um elemento crucial está na habilidade da liderança das empresas para adaptar a cultura da organização de modo a tirar pro-veito das novas tecnologias, com o intuito de transformar informação em conhecimento, de maneira a implantar a fórmula “geração/disseminação/apropriação” do conhecimento

como meio de atingir a excelência organi-zacional, ou seja, capaz de gerir o conheci-mento.

As novas tecnologias aplicadas à adminis-tração serão impactadas na tríade:

- Liderança;

- Cultura; e

- Conhecimento.

Com a articulação dessa tríade, as organi-zações terão condições de adaptar as novas tecnologias, utilizando-se dela como um fator de crecismento de forma eficiente e eficaz.

TERMINOLOGIAS ARQUIVÍSTICOS

Armazenamento: guarda de documentos em mobiliário ou equipamentos próprios.

Arquivo: conjunto de documentos produ-zidos e/ou recebidos por órgãos públicos, instituições de caráter público, entidades privadas e pessoas físicas em decorrência do exercício de suas atividades, qualquer que seja o suporte da informação.

Arquivo central: unidade responsável pelo controle dos documentos acumulados pelos diversos setores e pelos procedimentos téc-nicos a que devem ser submetidos.

Arquivo corrente: conjunto de documentos estreitamente vinculados aos objetivos ime-diatos para os quais foram produzidos ou recebidos no cumprimento de atividade-fim e atividade-meio e que se conservam junto aos órgãos produtores em razão de sua vi-gência e da frequência com que são por eles consultados.

Arquivo intermediário: conjunto de docu-mentos originários de arquivos correntes com uso pouco frequente que aguardam destinação final.

Arquivo permanente: conjunto de docu-mentos custodiados em caráter definitivo em função de seu valor, recolhidos dos arquivos correntes ou setoriais.

Avaliação de documentos: processo de aná-lise que permite a identificação dos valores dos documentos, para fins de definição de seus prazos de guarda e de sua destinação.

Ciclo vital dos documentos: sucessivas fa-ses por que passam os documentos da produ-ção à guarda permanente ou eliminação.

Classe: Cada divisão que compõe o sistema de classificação.

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Classificação: analisa, identifica e codifica o conteúdo dos documentos em fase corren-te, de acordo com as diferentes funções e atividades da instituição, com o objetivo de facilitar a sua captura, arquivamento, recuperação e destinação.

Código: conjunto de símbolos, normalmen-te letras e/ou números, que, mediante uma convenção, representam dados.

Código de classificação: Sistema de código derivado de um plano de classificação.

Comissão Central de Avaliação de Do-cumentos (CCAD): comissão de caráter permanente cuja competência é orientar e normalizar a produção e o fluxo de documen-tos, a elaboração do plano de Aprovado pela Portaria nº 592/GAB, de 30 de maio de 2008 destinação de documentos, a incorporação de acervos ao Arquivo Central e a preservação do patrimônio documental do CEFET-SP.

Comissões Setoriais de Arquivos das Uni-dades de Ensino (CSArqs): propõe à CCAD prazos de guarda dos documentos em fun-ção dos valores que apresen-tem para fins administrativos, legais, fiscais, operacionais ou técnicos, elaborando as tabelas de tem-poralidade; assessorar a CCAD no processo de avaliação de documentos, sempre que convocada; assistir às atividades de seleção e destinação de documentos dos Arquivos Setoriais; e propor e acompanhar a organi-zação de Arquivos Setoriais nas Unidades.

Conservação de documentos: procedimen-tos e medidas destinadas a assegurar a proteção física dos arquivos contra agentes de deterioração.

Data-limite: identificação cronológica em que são mencionados os anos de início e término do período abrangido pelos docu-mentos de um processo, dossiê, série, fundo ou coleção.

Desapensamento: retirada de processo apensado a outro por ter encerrado a ação pela qual foi apensado.

Destinação do documento: determina o seu encaminhamento para eliminação ou guarda permanente.

Destinação final: ações baseadas na ta-bela de temporalidade de documentos que permite a identificação, seleção, eliminação e/ou reprodução e guarda permanente dos documentos.

Digitalização: conversão de um documen-to em qualquer suporte ou formato para o formato digital, por meio de dispositivo apropriado, como scanner.

Documento Arquivístico: ação registrada independentemente da forma ou do suporte, produzida ou recebida no decorrer das ativi-dades de uma instituição ou pessoa, dotada de organicidade, e que possui elementos constitutivos suficientes para servir de pro-vas dessas atividades.

Documento ativo: cuja ação não foi en-cerrada.

Documento-base: referência formal para abertura de um processo ou de um expe-diente.

Documento semi-ativo ou intermediário: cuja ação foi encerrada.

Documento sigiloso: documento que requer medidas especiais de acesso, podendo ser classificado como “ultra-secreto”, “secreto”, “confidencial” e “reservado”, de acordo com o grau de proteção que exige.

Eliminação: ato de destruir ou descartar os documentos de um arquivo.

Empréstimo: procedimento de ceder, tempo-rariamente, a órgãos e entidades autorizadas os documentos correntes e intermediários de um arquivo que assume a responsabilidade pelo controle de devoluções.

Encerramento: determina a finalização da ação que desencadeou o documento ou documentos, não sendo permitidos juntadas e despachos complementares.

Aprovado pela Portaria nº 592/GAB, de 30 de maio de 2008 encerramento no sistema, aciona a contagem da temporalidade permi-tindo a destinação final, isto é, eliminação ou guarda permanente.

Espécie documental: configuração que assume um documento de acordo com a disposição e a natureza das informações nele contidas.

Estrutura de arquivamento: exibe a forma de organização dos documentos/processos em níveis que representam a estrutura física e conceitual do arquivo.

Gestão de documentos: conjunto de proce-dimentos e operações técnicas referentes à sua produção, tramitação, uso, avaliação e arquivamento em fase corrente e interme-diária, visando a sua eliminação ou recolhi-

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mento para a guarda permanente (art. 3°, Lei n° 8.159/91).

Guarda permanente: recolhe à guarda per-manente documentos de valor informativo/histórico.

Juntada de documento: anexa formalmente um documento ou folha contendo informa-ções e despachos a um expediente ou proces-so, podendo ser rovidenciado por qualquer órgão envolvido nas decisões.

Localizar: rastreia documentos registrados que estejam em trâmite ou em arquivo.

Plano de classificação: esquema de distri-buição de documentos em classes, de acordo com métodos de arquivamento específicos, geralmente adotada em arquivos correntes.

Plano de classificação de documentos: classifica todo e qualquer documento de arquivo.

Pedido de vista: solicitação de acesso ao processo/expediente pelo interessado.

Preservação de documentos: assegura as atividades de acondicionamento, armazena-mento, condicionamento e restauração de documentos.

Reativação: determina a continuidade da ação já dada como encerrada. Permite jun-tada e despacho.

Recolhimento: passagem para a guarda permanente de documentos produzidos e acu-mulados, sendo o Arquivo Central responsá-vel pelo acesso, divulgação e publicação de quaisquer documentos do acervo recolhido, vedado, no entanto, o empréstimo de origi-nais, exceto em casos previstos em lei.

Série documental: conjunto de documentos de tipo semelhante produzido pelo mesmo órgão, em decorrência do exercício de igual função, subfunção e atividade e que resultam de produção e tramitação de maneira análo-ga e obedecem à equivalente temporalidade e destinação.

Sistema de arquivos: conjunto de arqui-vos da esfera governamental ou de uma mesma entidade, pública ou privada que, independentemente da posição que ocupam nas respectivas estruturas administrativas, funcionam de modo integrado e articulado na consecução de objetivos técnicos comuns, visando à gestão documental, bem como a preservação e o acesso ao patrimônio docu-mental público.

Tabela de temporalidade de documentos: determina prazo para a transferência, re-colhimento, eliminação e reprodução de documentos. Aprovado pela Portaria nº 592/GAB, de 30 de maio de 2008.

Termo de abertura de volume de processo: utilizada para informar a abertura de um volume de processo.

Termo de eliminação: reúne informações sucintas sobre os documentos que, após terem cumprido o prazo de guarda estabe-lecido na tabela de temporalidade, serão eliminados.

Termo de empréstimo de documentos: registra as informações relativas à cessão temporária de documentos para fins de con-sulta, reprodução ou exposição.

Termo de recolhimento de documentos: registra a passagem de documentos consi-derados de guarda permanente, do Arquivo Corrente ou Intermediário para o Arquivo Permanente.

Termo de transferência de documentos: re-gistra a passagem de documentos do Arquivo Corrente para o Arquivo Intermediário.

Tipo de documento: espécie documental de acordo com a atividade que a gerou.

Unidade de arquivamento: menor unidade de acondicionamento de documentos dentro de um arquivo.

LEI N° 10.520. DE 17 DE JULHO DE 2002

Presidência da República

Casa Civil

Subchefia para Assuntos Jurídicos

Conversão da MPU nº 2.182-18, de 2001

Institui, no âmbito da União, Estados, Distrito Federal e Municípios, nos termos do art. 37, inciso XXI, da Constituição Fe-deral, modalidade de licitação denominada pregão, para aquisição de bens e serviços comuns, e dá outras providências.

O PRESIDENTE DA REPÚBLICA

Faço saber que o Congresso Nacional de-creta e eu sanciono a seguinte Lei:

Art. 1º Para aquisição de bens e serviços comuns, poderá ser adotada a licitação na modalidade de pregão, que será regida por esta Lei.

Parágrafo único. Consideram-se bens e

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serviços comuns, para os fins e efeitos deste artigo, aqueles cujos padrões de de-sempenho e qualidade possam ser objeti-vamente definidos pelo edital, por meio de especificações usuais no mercado.

Art. 2º (VETADO)

§ 1º Poderá ser realizado o pregão por meio da utilização de recursos de tecnolo-gia da informação, nos termos de regula-mentação específica.

§ 2º Será facultado, nos termos de re-gulamentos próprios da União, Estados, Distrito Federal e Municípios, a partici-pação de bolsas de mercadorias no apoio técnico e operacional aos órgãos e entida-des promotores da modalidade de pregão, utilizando-se de recursos de tecnologia da informação.

§ 3º As bolsas a que se referem o § 2° deverão estar organizadas sob a forma de sociedades civis sem fins lucrativos e com a participação plural de corretoras que operem sistemas eletrônicos unificados de pregões.

Art. 3º A fase preparatória do pregão ob-servará o seguinte:

I - a autoridade competente justificará a necessidade de contratação e definirá o objeto do certame, as exigências de habi-litação, os critérios de aceitação das pro-postas, as sanções por inadimplemento e as cláusulas do contrato, inclusive com fixação dos prazos para fornecimento;

II - a definição do objeto deverá ser pre-cisa, suficiente e clara, vedadas especifi-cações que, por excessivas, irrelevantes ou desnecessárias, limitem a competição;

III - dos autos do procedimento constarão a justificativa das definições referidas no inciso I deste artigo e os indispensáveis elementos técnicos sobre os quais estive-rem apoiados, bem como o orçamento, ela-borado pelo órgão ou entidade promotora da licitação, dos bens ou serviços a serem licitados; e

IV - a autoridade competente designará, dentre os servidores do órgão ou entidade promotora da licitação, o pregoeiro e res-pectiva equipe de apoio, cuja atribuição inclui, dentre outras, o recebimento das propostas e lances, a análise de sua acei-tabilidade e sua classificação, bem como a habilitação e a adjudicação do objeto do certame ao licitante vencedor.

§ 1º A equipe de apoio deverá ser integrada em sua maioria por servidores ocupantes de cargo efetivo ou emprego da adminis-tração, preferencialmente pertencentes ao quadro permanente do órgão ou entidade promotora do evento.

§ 2º No âmbito do Ministério da Defesa, as funções de pregoeiro e de membro da equipe de apoio poderão ser desempenha-das por militares

Art. 4º A fase externa do pregão será ini-ciada com a convocação dos interessados e observará as seguintes regras:

I - a convocação dos interessados será efe-tuada por meio de publicação de aviso em diário oficial do respectivo ente federado ou, não existindo, em jornal de circulação local, e facultativamente, por meios eletrô-nicos e conforme o vulto da licitação, em jornal de grande circulação, nos termos do regulamento de que trata o art. 2º;

II - do aviso constarão a definição do objeto da licitação, a indicação do local, dias e horários em que poderá ser lida ou obtida a íntegra do edital;

III - do edital constarão todos os elemen-tos definidos na forma do inciso I do art. 3º, as normas que disciplinarem o proce-dimento e a minuta do contrato, quando for o caso;

IV - cópias do edital e do respectivo aviso serão colocadas à disposição de qualquer pessoa para consulta e divulgadas na for-ma da Lei no 9.755, de 16 de dezembro de 1998;

V - o prazo fixado para a apresentação das propostas, contado a partir da publi-cação do aviso, não será inferior a 8 (oito) dias úteis;

VI - no dia, hora e local designados, será realizada sessão pública para recebimento das propostas, devendo o interessado, ou seu representante, identificar-se e, se for o caso, comprovar a existência dos necessá-rios poderes para formulação de propos-tas e para a prática de todos os demais atos inerentes ao certame;

VII - aberta a sessão, os interessados ou seus representantes, apresentarão de-claração dando ciência de que cumprem plenamente os requisitos de habilitação e entregarão os envelopes contendo a in-dicação do objeto e do preço oferecidos,

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procedendo-se à sua imediata abertura e à verificação da conformidade das pro-postas com os requisitos estabelecidos no instrumento convocatório;

VIII - no curso da sessão, o autor da ofer-ta de valor mais baixo e os das ofertas com preços até 10% (dez por cento) supe-riores àquela poderão fazer novos lances verbais e sucessivos, até a proclamação do vencedor;

IX - não havendo pelo menos 3 (três) ofertas nas condições definidas no inciso anterior, poderão os autores das melho-res propostas, até o máximo de 3 (três), oferecer novos lances verbais e sucessivos, quaisquer que sejam os preços oferecidos;

X - para julgamento e classificação das propostas, será adotado o critério de me-nor preço, observados os prazos máximos para fornecimento, as especificações técni-cas e parâmetros mínimos de desempenho e qualidade definidos no edital;

XI - examinada a proposta classificada em primeiro lugar, quanto ao objeto e va-lor, caberá ao pregoeiro decidir motivada-mente a respeito da sua aceitabilidade;

XII - encerrada a etapa competitiva e or-denadas as ofertas, o pregoeiro procederá à abertura do invólucro contendo os do-cumentos de habilitação do licitante que apresentou a melhor proposta, para veri-ficação do atendimento das condições fi-xadas no edital;

XIII - a habilitação far-se-á com a verifi-cação de que o licitante está em situação regular perante a Fazenda Nacional, a Seguridade Social e o Fundo de Garantia do Tempo de Serviço - FGTS, e as Fazen-das Estaduais e Municipais, quando for o caso, com a comprovação de que atende às exigências do edital quanto à habilitação jurídica e qualificações técnica e econômi-co-financeira;

XIV - os licitantes poderão deixar de apre-sentar os documentos de habilitação que já constem do Sistema de Cadastramento Unificado de Fornecedores – Sicaf e sis-temas semelhantes mantidos por Estados, Distrito Federal ou Municípios, assegura-do aos demais licitantes o direito de aces-so aos dados nele constantes;

XV - verificado o atendimento das exi-gências fixadas no edital, o licitante será declarado vencedor;

XVI - se a oferta não for aceitável ou se o licitante desatender às exigências habili-tatórias, o pregoeiro examinará as ofertas subsequentes e a qualificação dos licitan-tes, na ordem de classificação, e assim sucessivamente, até a apuração de uma que atenda ao edital, sendo o respectivo licitante declarado vencedor;

XVII - nas situações previstas nos incisos XI e XVI, o pregoeiro poderá negociar di-retamente com o proponente para que seja obtido preço melhor;

XVIII - declarado o vencedor, qualquer li-citante poderá manifestar imediata e moti-vadamente a intenção de recorrer, quando lhe será concedido o prazo de 3 (três) dias para apresentação das razões do recurso, ficando os demais licitantes desde logo intimados para apresentar contra-razões em igual número de dias, que começarão a correr do término do prazo do recorren-te, sendo-lhes assegurada vista imediata dos autos;

XIX - o acolhimento de recurso importará a invalidação apenas dos atos insuscetí-veis de aproveitamento;

XX - a falta de manifestação imediata e motivada do licitante importará a deca-dência do direito de recurso e a adjudi-cação do objeto da licitação pelo pregoeiro ao vencedor;

XXI - decididos os recursos, a autoridade competente fará a adjudicação do objeto da licitação ao licitante vencedor;

XXII - homologada a licitação pela au-toridade competente, o adjudicatário será convocado para assinar o contrato no pra-zo definido em edital; e

XXIII - se o licitante vencedor, convoca-do dentro do prazo de validade da sua proposta, não celebrar o contrato, aplicar-se-á o disposto no inciso XVI.

Art. 5º É vedada a exigência de:

I - garantia de proposta;

II - aquisição do edital pelos licitantes, como condição para participação no cer-tame; e

III - pagamento de taxas e emolumentos, salvo os referentes a fornecimento do edi-tal, que não serão superiores ao custo de sua reprodução gráfica, e aos custos de utilização de recursos de tecnologia da in-formação, quando for o caso.

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Art. 6º O prazo de validade das propostas será de 60 (sessenta) dias, se outro não estiver fixado no edital.

Art. 7º Quem, convocado dentro do prazo de validade da sua proposta, não celebrar o contrato, deixar de entregar ou apre-sentar documentação falsa exigida para o certame, ensejar o retardamento da exe-cução de seu objeto, não mantiver a pro-posta, falhar ou fraudar na execução do contrato, comportar-se de modo inidôneo ou cometer fraude fiscal, ficará impedido de licitar e contratar com a União, Es-tados, Distrito Federal ou Municípios e, será descredenciado no Sicaf, ou nos sis-temas de cadastramento de fornecedores a que se refere o inciso XIV do art. 4o desta Lei, pelo prazo de até 5 (cinco) anos, sem prejuízo das multas previstas em edital e no contrato e das demais cominações legais.

Art. 8º Os atos essenciais do pregão, in-clusive os decorrentes de meios eletrônicos, serão documentados no processo respecti-vo, com vistas à aferição de sua regulari-dade pelos agentes de controle, nos termos do regulamento previsto no art. 2º.

Art. 9º Aplicam-se subsidiariamente, para a modalidade de pregão, as normas da Lei nº 8.666, de 21 de junho de 1993.

Art. 10. Ficam convalidados os atos pra-ticados com base na Medida Provisória nº 2.182-18, de 23 de agosto de 2001.

Art. 11. As compras e contratações de bens e serviços comuns, no âmbito da União, dos Estados, do Distrito Federal e dos Municípios, quando efetuadas pelo sistema de registro de preços previsto no art. 15 da Lei nº 8.666, de 21 de junho de 1993, poderão adotar a modalidade de pregão, conforme regulamento específico.

Art. 12. A Lei nº 10.191, de 14 de feverei-ro de 2001, passa a vigorar acrescida do seguinte artigo:

“Art. 2-A. A União, os Estados, o Distri-to Federal e os Municípios poderão ado-tar, nas licitações de registro de preços destinadas à aquisição de bens e serviços comuns da área da saúde, a modalidade do pregão, inclusive por meio eletrônico, observando-se o seguinte:

I - são considerados bens e serviços comuns da área da saúde, aqueles necessários ao

atendimento dos órgãos que integram o Sistema Único de Saúde, cujos padrões de desempenho e qualidade possam ser obje-tivamente definidos no edital, por meio de especificações usuais do mercado.

II - quando o quantitativo total estimado para a contratação ou fornecimento não puder ser atendido pelo licitante vencedor, admitir-se-á a convocação de tantos lici-tantes quantos forem necessários para o atingimento da totalidade do quantitativo, respeitada a ordem de classificação, desde que os referidos licitantes aceitem praticar o mesmo preço da proposta vencedora.

III - na impossibilidade do atendimento ao disposto no inciso II, excepcionalmente, poderão ser registrados outros preços di-ferentes da proposta vencedora, desde que se trate de objetos de qualidade ou desem-penho superior, devidamente justificada e comprovada a vantagem, e que as ofertas sejam em valor inferior ao limite máximo admitido.”

Art. 13. Esta Lei entra em vigor na data de sua publicação.

Brasília, 17 de julho de 2002; 181º da Independência e 114º da República.

FERNANDO HENRIQUE CARDOSO

Pedro Malan

Guilherme Gomes Dias

Este texto não substitui o publicado no D.O.U. de 18.7.2002

LEI N° 11.638, DE 28 DE DEZEMBRO DE 2007

Presidência da República

Casa Civil

Subchefia para Assuntos Jurídicos

Altera e revoga dispositivos da Lei no 6.404, de 15 de dezembro de 1976, e da Lei no 6.385, de 7 de dezembro de 1976, e estende às sociedades de grande porte disposições relativas à elaboração e divul-gação de demonstrações financeiras.

O PRESIDENTE DA REPÚBLICA

Faço saber que o Congresso Nacional de-creta e eu sanciono a seguinte Lei:

Art. 1o Os arts. 176 a 179, 181 a 184, 187, 188, 197, 199, 226 e 248 da Lei no 6.404, de 15 de dezembro de 1976, passam a vi-gorar com a seguinte redação:

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“Art. 176..............................................

IV – demonstração dos fluxos de caixa; e

V – se companhia aberta, demonstração do valor adicionado.

..................................................

§ 6º A companhia fechada com patrimô-nio líquido, na data do balanço, inferior a R$ 2.000.000,00 (dois milhões de reais) não será obrigada à elaboração e publica-ção da demonstração dos fluxos de caixa.” (NR)

“Art. 177...................................................

§ 2º As disposições da lei tributária ou de legislação especial sobre atividade que constitui o objeto da companhia que con-duzam à utilização de métodos ou crité-rios contábeis diferentes ou à elaboração de outras demonstrações não elidem a obrigação de elaborar, para todos os fins desta Lei, demonstrações financeiras em consonância com o disposto no caput deste artigo e deverão ser alternativamente ob-servadas mediante registro:

I – em livros auxiliares, sem modificação da escrituração mercantil; ou

II – no caso da elaboração das demons-trações para fins tributários, na escritu-ração mercantil, desde que sejam efetu-ados em seguida lançamentos contábeis adicionais que assegurem a preparação e a divulgação de demonstrações financei-ras com observância do disposto no caput deste artigo, devendo ser essas demonstra-ções auditadas por auditor independente registrado na Comissão de Valores Mo-biliários.

..........................................................

§ 5º As normas expedidas pela Comissão de Valores Mobiliários a que se refere o § 3o deste artigo deverão ser elaboradas em consonância com os padrões internacio-nais de contabilidade adotados nos prin-cipais mercados de valores mobiliários.

§ 6o As companhias fechadas poderão optar por observar as normas sobre de-monstrações financeiras expedidas pela Comissão de Valores Mobiliários para as companhias abertas.

§ 7o Os lançamentos de ajuste efetuados exclusivamente para harmonização de normas contábeis, nos termos do § 2o des-te artigo, e as demonstrações e apurações

com eles elaboradas não poderão ser base de incidência de impostos e contribuições nem ter quaisquer outros efeitos tributá-rios.” (NR)

“Art. 178...............................................

§ 1o ..........................................................

c) ativo permanente, dividido em inves-timentos, imobilizado, intangível e dife-rido.

§ 2o ..........................................................

d) patrimônio líquido, dividido em capital social, reservas de capital, ajustes de ava-liação patrimonial, reservas de lucros, ações em tesouraria e prejuízos acumulados.

......................................................................

.” (NR)

“Art. 179................................................

IV – no ativo imobilizado: os direitos que tenham por objeto bens corpóreos destina-dos à manutenção das atividades da com-panhia ou da empresa ou exercidos com essa finalidade, inclusive os decorrentes de operações que transfiram à compa-nhia os benefícios, riscos e controle desses bens;

V – no diferido: as despesas pré-opera-cionais e os gastos de reestruturação que contribuirão, efetivamente, para o aumen-to do resultado de mais de um exercício social e que não configurem tão-somente uma redução de custos ou acréscimo na eficiência operacional;

VI – no intangível: os direitos que tenham por objeto bens incorpóreos destinados à manutenção da companhia ou exercidos com essa finalidade, inclusive o fundo de comércio adquirido.

..........................................................” (NR)

“(VETADO)

Art. 181. (VETADO)”

“Patrimônio Líquido

Art. 182.................................................

§ 1o ........................................................

c) (revogada);

d) (revogada).

..........................................................

§ 3º Serão classificadas como ajustes de avaliação patrimonial, enquanto não com-putadas no resultado do exercício em obe-diência ao regime de competência, as con-trapartidas de aumentos ou diminuições

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de valor atribuído a elementos do ativo (§ 5o do art. 177, inciso I do caput do art. 183 e § 3o do art. 226 desta Lei) e do passivo, em decorrência da sua avaliação a preço de mercado.

.......................................................” (NR)

“Critérios de Avaliação do Ativo

Art. 183.................................................

I - as aplicações em instrumentos finan-ceiros, inclusive derivativos, e em direitos e títulos de créditos, classificados no ativo circulante ou no realizável a longo prazo:

a) pelo seu valor de mercado ou valor equivalente, quando se tratar de aplica-ções destinadas à negociação ou disponí-veis para venda; e

b) pelo valor de custo de aquisição ou va-lor de emissão, atualizado conforme dis-posições legais ou contratuais, ajustado ao valor provável de realização, quando este for inferior, no caso das demais aplica-ções e os direitos e títulos de crédito;

VII – os direitos classificados no intan-gível, pelo custo incorrido na aquisição deduzido do saldo da respectiva conta de amortização;

VIII – os elementos do ativo decorrentes de operações de longo prazo serão ajus-tados a valor presente, sendo os demais ajustados quando houver efeito relevante.

§ 1o...............................................................

d) dos instrumentos financeiros, o valor que pode se obter em um mercado ativo, decorrente de transação não compulsória realizada entre partes independentes; e, na ausência de um mercado ativo para um determinado instrumento financeiro:

1) o valor que se pode obter em um mer-cado ativo com a negociação de outro ins-trumento financeiro de natureza, prazo e risco similares;

2) o valor presente líquido dos fluxos de caixa futuros para instrumentos financei-ros de natureza, prazo e risco similares; ou

3) o valor obtido por meio de modelos matemático-estatísticos de precificação de instrumentos financeiros.

§ 2o A diminuição do valor dos elementos dos ativos imobilizado, intangível e dife-rido será registrada periodicamente nas contas de:

...............................................................

§ 3º A companhia deverá efetuar, pe-riodicamente, análise sobre a recuperação dos valores registrados no imobilizado, no intangível e no diferido, a fim de que sejam:

I – registradas as perdas de valor do ca-pital aplicado quando houver decisão de interromper os empreendimentos ou ati-vidades a que se destinavam ou quando comprovado que não poderão produzir re-sultados suficientes para recuperação des-se valor; ou

II – revisados e ajustados os critérios uti-lizados para determinação da vida útil econômica estimada e para cálculo da de-preciação, exaustão e amortização.

...................................................” (NR)

“Critérios de Avaliação do Passivo

Art. 184....................................................

III – as obrigações, encargos e riscos clas-sificados no passivo exigível a longo pra-zo serão ajustados ao seu valor presente, sendo os demais ajustados quando houver efeito relevante.” (NR)

“Demonstração do Resultado do Exercício

Art. 187......................................................

VI – as participações de debêntures, de empregados e administradores, mesmo na forma de instrumentos financeiros, e de instituições ou fundos de assistência ou previdência de empregados, que não se caracterizem como despesa;

..........................................................

§ 2º (Revogado).” (NR)

“Demonstrações dos Fluxos de Caixa e do Valor Adicionado

Art. 188. As demonstrações referidas nos incisos IV e V do caput do art. 176 desta Lei indicarão, no mínimo:

I – demonstração dos fluxos de caixa – as alterações ocorridas, durante o exercício, no saldo de caixa e equivalentes de caixa, segregando-se essas alterações em, no mí-nimo, 3 (três) fluxos:

a) das operações;

b) dos financiamentos; e

c) dos investimentos;

II – demonstração do valor adicionado – o valor da riqueza gerada pela companhia, a sua distribuição entre os elementos que contribuíram para a geração dessa rique-

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za, tais como empregados, financiadores, acionistas, governo e outros, bem como a parcela da riqueza não distribuída.

.............................................. ” (NR)

“Reserva de Lucros a Realizar

Art. 197.................................................

§ 1o .....................................................

......................................................................

II – o lucro, rendimento ou ganho líqui-dos em operações ou contabilização de ati-vo e passivo pelo valor de mercado, cujo prazo de realização financeira ocorra após o término do exercício social seguinte.

......................................................” (NR)

“Limite do Saldo das Reservas de Lucro

Art. 199. O saldo das reservas de lucros, exceto as para contingências, de incentivos fiscais e de lucros a realizar, não pode-rá ultrapassar o capital social. Atingindo esse limite, a assembleia deliberará sobre aplicação do excesso na integralização ou no aumento do capital social ou na dis-tribuição de dividendos.” (NR)

“Transformação, Incorporação, Fusão e Cisão

Art. 226..................................................

§ 3º Nas operações referidas no caput des-te artigo, realizadas entre partes indepen-dentes e vinculadas à efetiva transferên-cia de controle, os ativos e passivos da sociedade a ser incorporada ou decorren-te de fusão ou cisão serão contabilizados pelo seu valor de mercado.” (NR)

“Avaliação do Investimento em Coligadas e Controladas

Art. 248. No balanço patrimonial da com-panhia, os investimentos em coligadas so-bre cuja administração tenha influência significativa, ou de que participe com 20% (vinte por cento) ou mais do capital votan-te, em controladas e em outras sociedades que façam parte de um mesmo grupo ou estejam sob controle comum serão avalia-dos pelo método da equivalência patrimo-nial, de acordo com as seguintes normas:

...........................................................” (NR)

Art. 2o A Lei no 6.404, de 15 de dezembro de 1976, passa a vigorar acrescida do se-guinte art. 195-A:

“Reserva de Incentivos Fiscais

Art. 195-A. A assembleia geral poderá,

por proposta dos órgãos de administração, destinar para a reserva de incentivos fis-cais a parcela do lucro líquido decorrente de doações ou subvenções governamen-tais para investimentos, que poderá ser excluída da base de cálculo do dividendo obrigatório (inciso I do caput do art. 202 desta Lei).”

Demonstrações Financeiras de Socieda-des de Grande Porte

Art. 3o Aplicam-se às sociedades de gran-de porte, ainda que não constituídas sob a forma de sociedades por ações, as dispo-sições da Lei nº 6.404, de 15 de dezembro de 1976, sobre escrituração e elaboração de demonstrações financeiras e a obriga-toriedade de auditoria independente por auditor registrado na Comissão de Valo-res Mobiliários.

Parágrafo único. Considera-se de grande porte, para os fins exclusivos desta Lei, a sociedade ou conjunto de sociedades sob controle comum que tiver, no exercí-cio social anterior, ativo total superior a R$ 240.000.000,00 (duzentos e quarenta milhões de reais) ou receita bruta anual superior a R$ 300.000.000,00 (trezentos milhões de reais).

Art. 4o As normas de que tratam os in-cisos I, II e IV do § 1º do art. 22 da Lei nº 6.385, de 7 de dezembro de 1976, po-derão ser especificadas por categorias de companhias abertas e demais emissores de valores mobiliários em função do seu porte e das espécies e classes dos valores mobiliários por eles emitidos e negociados no mercado.

Art. 5o A Lei no 6.385, de 7 de dezembro de 1976, passa a vigorar acrescida do se-guinte art. 10-A:

“Art. 10-A. A Comissão de Valores Mo-biliários, o Banco Central do Brasil e de-mais órgãos e agências reguladoras pode-rão celebrar convênio com entidade que tenha por objeto o estudo e a divulgação de princípios, normas e padrões de conta-bilidade e de auditoria, podendo, no exer-cício de suas atribuições regulamentares, adotar, no todo ou em parte, os pronun-ciamentos e demais orientações técnicas emitidas.

Parágrafo único. A entidade referida no caput deste artigo deverá ser majoritaria-

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mente composta por contadores, dela fa-zendo parte, paritariamente, representantes de entidades representativas de sociedades submetidas ao regime de elaboração de demonstrações financeiras previstas nesta Lei, de sociedades que auditam e anali-sam as demonstrações financeiras, do ór-gão federal de fiscalização do exercício da profissão contábil e de universidade ou instituto de pesquisa com reconhecida atuação na área contábil e de mercado de capitais.”

Art. 6o Os saldos existentes nas reservas de reavaliação deverão ser mantidos até a sua efetiva realização ou estornados até o final do exercício social em que esta Lei entrar em vigor.

Art. 7o As demonstrações referidas nos incisos IV e V do caput do art. 176 da Lei no 6.404, de 15 de dezembro de 1976, poderão ser divulgadas, no primeiro ano de vigência desta Lei, sem a indicação dos va-lores correspondentes ao exercício anterior.

Art. 8o Os textos consolidados das Leis nºs 6.404, de 15 de dezembro de 1976, e 6.385, de 7 de dezembro de 1976, com todas as alterações nelas introduzidas pela legisla-ção posterior, inclusive esta Lei, serão pu-blicados no Diário Oficial da União pelo Poder Executivo.

Art. 9o Esta Lei entra em vigor no pri-meiro dia do exercício seguinte ao de sua publicação.

Art. 10. Ficam revogadas as alíneas c e d do § 1o do art. 182 e o § 2º do art. 187 da Lei nº 6.404, de 15 de dezembro de 1976.

Brasília, 28 de dezembro de 2007; 186o da Independência e 119o da República.

LUIZ INÁCIO LULA DA SILVA

Arno Hugo Augustin Filho

Este texto não substitui o publicado no DOU de 28.12.2007 - Edição extra.

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