Gestão de Cerimonial na Administração Pública Segundo o Decreto Estadual nº 11.074 de 05 de...

Gestão de Cerimonial na Gestão de Cerimonial na Administração PúblicaAdministração Pública

Segundo o Decreto Segundo o Decreto Estadual nº 11.074 Estadual nº 11.074 de 05 de janeiro de de 05 de janeiro de 1978 de São Paulo1978 de São Paulo

Ramon Paulino Ramon Paulino Especialista em Cerimonial em Especialista em Cerimonial em

Administração Pública pelo Governo do Administração Pública pelo Governo do Estado de São Paulo - 2008Estado de São Paulo - 2008

GESTÃO DE CERIMONIAL NA GESTÃO DE CERIMONIAL NA ADMINISTRAÇÃO PÚBLICAADMINISTRAÇÃO PÚBLICA

Dos faraós, passando pelos chineses, Dos faraós, passando pelos chineses, todos praticavam regras de Cerimonial;todos praticavam regras de Cerimonial;

Antes, mais pomposo e com rituais Antes, mais pomposo e com rituais extremamente elaborados e demorados;extremamente elaborados e demorados;

Hoje em dia, preenche funções Hoje em dia, preenche funções comunitárias importantes; comunitárias importantes;

Base do Cerimonial no Brasil: Decreto Base do Cerimonial no Brasil: Decreto 70.274 de 09 de março de 1972;70.274 de 09 de março de 1972;


Planejamento na Organização de Eventos:Planejamento na Organização de Eventos:1)1) Reunião para agendamento do evento, escolha dos Reunião para agendamento do evento, escolha dos

grupos responsáveis com as respectivas funções dos grupos responsáveis com as respectivas funções dos integrantes e PRAZOS; Cuidado com a data do evento integrantes e PRAZOS; Cuidado com a data do evento para não coincidir com datas festivas;para não coincidir com datas festivas;

2)2) Reuniões Preparatórias: Essas reuniões devem Reuniões Preparatórias: Essas reuniões devem envolver todas as pessoas que terão papel de decisão envolver todas as pessoas que terão papel de decisão nos atos que se realizarão. É perda de tempo realizar nos atos que se realizarão. É perda de tempo realizar reunião com pessoa que não pode decidir detalhes, reunião com pessoa que não pode decidir detalhes, pois essa é a finalidade da reunião; pois essa é a finalidade da reunião;

3)3) Reuniões Administrativas: colocar na mesa os detalhes Reuniões Administrativas: colocar na mesa os detalhes que já foram providenciados do evento. Cobrar prazos;que já foram providenciados do evento. Cobrar prazos;

4)4) Anotação e avaliação do evento após sua realização, o Anotação e avaliação do evento após sua realização, o que facilitará a correção de falhas ou dificuldades que facilitará a correção de falhas ou dificuldades enfrentadas;enfrentadas;

M o de lo d a s C om issõ es

D ivu lg ação A dm in istração F in an ças L o g istica P e sso a l

C o ord en açã o G era l

C o m issão O rg an iza do ra

D ire to r ia d a E m p re sa

Planejamento do eventoPlanejamento do evento1- Tipo de evento1- Tipo de evento2- Objetivo do evento2- Objetivo do evento3- Escolha da data 3- Escolha da data (feriados/ aniversário da cidade/ jogo)(feriados/ aniversário da cidade/ jogo)4- Definição de local4- Definição de local5- Divisão de tarefas5- Divisão de tarefas6- Formação de comissões6- Formação de comissões

Planejamento do EventoPlanejamento do Evento 7- Dinâmica das reuniões7- Dinâmica das reuniões 8- Coordenadores, palestrantes, convidados8- Coordenadores, palestrantes, convidados 9- Programa do Evento (atraso?/ausência?)9- Programa do Evento (atraso?/ausência?) 10- Estratégia de Comunicação10- Estratégia de Comunicação 11- Logo do evento11- Logo do evento 12- Logística do evento 12- Logística do evento

(palanque/faixas/flores/recursos (palanque/faixas/flores/recursos audiovisuais)audiovisuais)

13- Recursos financeiros13- Recursos financeiros


Detalhes a serem observados sempre pela Detalhes a serem observados sempre pela gestão de eventos:gestão de eventos:1- Decoração1- DecoraçãoComunicação visual/ layoutComunicação visual/ layoutFlores/ faixasFlores/ faixasBandeirasBandeiras2- 2- Listas de participantes/ convidados/ apoioListas de participantes/ convidados/ apoioSala VIP, Ponto de Encontro, Local de EntradaSala VIP, Ponto de Encontro, Local de Entrada3- 3- Fotografia/ filmagem / som/ data-showFotografia/ filmagem / som/ data-show4- 4- Telecomunicações: telefones/ ramais/ faxTelecomunicações: telefones/ ramais/ faxComputadores/ internet/ xerox

5- Secretaria5- SecretariaMaterial de escritório/ cracháMaterial de escritório/ crachá6- Recepção6- RecepçãoCredenciamento/ lista de convidados/ Credenciamento/ lista de convidados/ Cartão de cerimonial/ distribuição de materialCartão de cerimonial/ distribuição de material7- Brindes/ mimos / presentes7- Brindes/ mimos / presentes8- Recepcionistas8- RecepcionistasAptas a prestarem quaisquer informações/Aptas a prestarem quaisquer informações/educação/ aparência/ posturaeducação/ aparência/ postura9- Sinalização do local9- Sinalização do local

10- Materiais promocionais10- Materiais promocionais11- Segurança interna/ externa11- Segurança interna/ externa12- Serviço de café e água/ coffee- break12- Serviço de café e água/ coffee- break13- Transporte palestrante13- Transporte palestrante14- Limpeza e manutenção do local14- Limpeza e manutenção do local15- Instrução a todos que irão trabalhar...15- Instrução a todos que irão trabalhar...16- Ambulatório16- Ambulatório17- Pontos sensíveis do local (caixa de luz)17- Pontos sensíveis do local (caixa de luz)18- Apoio ao participante (serviço de recados)18- Apoio ao participante (serviço de recados)19- Peculiaridades do evento19- Peculiaridades do evento

Mesas DiretorasMesas DiretorasComo princípio, deve-se adotar uma mesa com Como princípio, deve-se adotar uma mesa com

o número ímpar de participantes. Isto visa o número ímpar de participantes. Isto visa destacar a principal autoridade, aquela que destacar a principal autoridade, aquela que preside a cerimônia, que pelo número ímpar preside a cerimônia, que pelo número ímpar de participantes ocupa o centro exato da de participantes ocupa o centro exato da mesa. Em havendo número par, a autoridade mesa. Em havendo número par, a autoridade dividiria aquele espaço com uma outra e dividiria aquele espaço com uma outra e diminuiria a sua importância e destaque.diminuiria a sua importância e destaque.

Mesas DiretorasMesas DiretorasObs.: Há, no entanto, ocasiões em que Obs.: Há, no entanto, ocasiões em que

a colocação em número par é a colocação em número par é interessante, especialmente no caso interessante, especialmente no caso de haver autoridade de nível superior de haver autoridade de nível superior ao do presidente do evento. Neste ao do presidente do evento. Neste caso, a autoridade que preside caso, a autoridade que preside estaria sendo colocado à mesa ao estaria sendo colocado à mesa ao mesmo nível do visitante.mesmo nível do visitante.

Obs. 2: Outro critério importante é o Obs. 2: Outro critério importante é o número de autoridades à mesa. número de autoridades à mesa. Quanto maior a mesa, mais diluída Quanto maior a mesa, mais diluída fica a relevância de estar nela, e fica a relevância de estar nela, e maior a probabilidade de se cometer maior a probabilidade de se cometer erros na sua montagem;erros na sua montagem;

““O diabo mora nos detalhes” O diabo mora nos detalhes” Paulo Coelho Paulo Coelho

Legenda: 1 – Presidente do ato ou maior autoridade2 – Segunda maior autoridade3 – Anfitrião (quando não for o presidente)4 – Terceira autoridade na precedência5 – Quarta autoridade6 – n, n’ – ordem em que continua a montagem, para mesas de 7 lugares, 9 lugares, etc

Mesa com número ímpar de lugares

n 4 2 1 3 5 n'

Mesa com número par de lugares

n 3 1 2 4 n'

Legenda: 1 – Presidente do ato ou maior autoridade2 – Anfitrião (quando não for o presidente do

ato)3 – Segunda maior autoridade4 – Terceira maior autoridade5 – n, n’ – continuação da montagem para 8,

10 pessoas,

Autoridades em VeículosAutoridades em VeículosEm um veículo de quatro lugares, os Em um veículo de quatro lugares, os

melhores lugares são, em ordem de melhores lugares são, em ordem de importância: o banco traseiro do lado importância: o banco traseiro do lado direito; o banco traseiro do lado direito; o banco traseiro do lado esquerdo; o banco dianteiro direito e, esquerdo; o banco dianteiro direito e, obviamente por último, o do motorista. obviamente por último, o do motorista. Embora o banco traseiro tenha Embora o banco traseiro tenha capacidade para um terceiro passageiro, capacidade para um terceiro passageiro, este assento não deve ser ocupado por este assento não deve ser ocupado por questões de conforto.questões de conforto.

Autoridades em VeículosAutoridades em VeículosEm ônibus, o melhor lugar é o da primeira Em ônibus, o melhor lugar é o da primeira

fila de passageiros, à direita, de modo que fila de passageiros, à direita, de modo que a autoridade tenha facilitado o seu a autoridade tenha facilitado o seu embarque e desembarque, assim como embarque e desembarque, assim como tenha melhor visão da paisagem.tenha melhor visão da paisagem.

Em um veículo coletivo, tipo Em um veículo coletivo, tipo vanvan, os , os melhores lugares são aqueles da primeira melhores lugares são aqueles da primeira fileira de passageiros, por sua facilidade fileira de passageiros, por sua facilidade de acesso, devendo a autoridade ficar no de acesso, devendo a autoridade ficar no lugar mais próximo da porta, de modo lugar mais próximo da porta, de modo que seja o primeiro a desembarcar. que seja o primeiro a desembarcar.

Formas de TratamentoFormas de Tratamento Ficam abolidos na Gestão Pública o uso:Ficam abolidos na Gestão Pública o uso:

DDDD -- DigníssimoDigníssimo MDMD - - Mui DignoMui Digno Pois a função pública já dignifica a pessoa não Pois a função pública já dignifica a pessoa não

havendo necessidade de redundância; havendo necessidade de redundância; Ex: Excelentíssima Senhora Ana Júlia CarepaEx: Excelentíssima Senhora Ana Júlia CarepaGovernadora do Estado do ParáGovernadora do Estado do ParáEx2: Ilustríssimo Senhor Carlos SardinhaEx2: Ilustríssimo Senhor Carlos SardinhaSecretário de Estado de JustiçaSecretário de Estado de Justiça

Formas de TratamentoFormas de Tratamento Masculino e FemininoMasculino e Feminino

Embaixador: Embaixatriz (esposa)Embaixador: Embaixatriz (esposa) Embaixadora: exerce as funções de EmbaixadorEmbaixadora: exerce as funções de Embaixador Cônsul: Cônsul: Consulesa (esposa)Consulesa (esposa) A Cônsul:A Cônsul: exerce as funções de Cônsulexerce as funções de Cônsul Presidente:Presidente: masculino e femininomasculino e feminino Exemplo: Exemplo: O presidente da EmbratelO presidente da Embratel

A presidente da EmbratelA presidente da EmbratelObs.: Não existe CHEFA; existe A CHEFE; Obs.: Não existe CHEFA; existe A CHEFE;

Formas de TratamentoFormas de Tratamento Doutor Doutor

título obtido por defesa de tesetítulo obtido por defesa de teseHonoris CausaHonoris Causa por notório saber por notório saber

Vossa x SuaVossa x SuaVossa: Vossa: comcom quem se fala quem se falaSua:Sua: de de quem se falaquem se fala

Formas de TratamentoFormas de Tratamento Ex -Ex - não é forma de tratamento não é forma de tratamento

Utilizar Governador do Estado no período Utilizar Governador do Estado no período de .......de .......

ViúvaViúva não é forma de tratamento não é forma de tratamento Nunca utilizar -Nunca utilizar - Chamar pelo nome e dizer que é “esposa”; Chamar pelo nome e dizer que é “esposa”;

Companheira atualCompanheira atual – é “esposa”. – é “esposa”.

Hino Nacional BrasileiroHino Nacional Brasileiro Do Hino Nacional:Do Hino Nacional:- Quando for executado em cerimônias, verificar com a Quando for executado em cerimônias, verificar com a

organização do evento se o será na íntegra, acompanhado organização do evento se o será na íntegra, acompanhado do canto (obrigatório) ou se será apenas execução do canto (obrigatório) ou se será apenas execução instrumental, sem repetição e sem canto.instrumental, sem repetição e sem canto.

- - Execução instrumental:

música integral, sem repetição; solenidades curtas, pouca platéia; ambientes fechados.

- Execução vocal: cantadas as duas partes; solenidades com grande platéia; ambientes fechados ou abertos;

Dispositivo de Bandeiras Dispositivo de Bandeiras HasteadasHasteadas

Duas BandeirasDuas BandeirasA Bandeira do Brasil deve ficar do lado direitoA Bandeira do Brasil deve ficar do lado direito


Três BandeirasTrês BandeirasA Bandeira do Brasil deve ficar na parte centralA Bandeira do Brasil deve ficar na parte central

com a segunda bandeira em importância do lado direito da bandeira do Brasilcom a segunda bandeira em importância do lado direito da bandeira do Brasil


Quatro Bandeiras Quatro BandeirasA Bandeira do Brasil deve ficar no centro direitoA Bandeira do Brasil deve ficar no centro direito

Dispositivo de BandeirasDispositivo de BandeirasEm uma solenidade em ambiente Em uma solenidade em ambiente

fechado, as bandeiras serão fechado, as bandeiras serão destacadas à direita de tribunas, destacadas à direita de tribunas, púlpitos, mesas de honra ou de púlpitos, mesas de honra ou de trabalho, colocadas em pequenos trabalho, colocadas em pequenos mastros na posição vertical ou mastros na posição vertical ou diagonal, sustentados em suporte;diagonal, sustentados em suporte;

RepresentaçõesRepresentações- Em almoços e jantares, nenhum Em almoços e jantares, nenhum

convidado poderá fazer-se convidado poderá fazer-se representar;representar;

- Nenhum convidado poderá fazer-se Nenhum convidado poderá fazer-se representar nas cerimônias oficiais a representar nas cerimônias oficiais a que comparecer o (a) Governador (a) que comparecer o (a) Governador (a) do Estado; do Estado;

DiscursosDiscursos Do Discurso: da menor para a maior autoridade;Do Discurso: da menor para a maior autoridade; Caso ExcepcionalCaso Excepcional: Em cerimônias oficiais, em que o : Em cerimônias oficiais, em que o

(a) Governador (a) do Estado venha prestar (a) Governador (a) do Estado venha prestar homenagem a alguém ou instituição, este (a) homenagem a alguém ou instituição, este (a) deverá ser o (a) primeiro (a) a fazer uso da palavra.deverá ser o (a) primeiro (a) a fazer uso da palavra.

Obs.: O (A) Governador (a) Obs.: O (A) Governador (a) nãonão está protocolarmente está protocolarmente obrigado (a) a nomear individualmente, no vocativo obrigado (a) a nomear individualmente, no vocativo dos discursos que proferir, as demais autoridades dos discursos que proferir, as demais autoridades participantes das cerimônias oficiais a que presidir; participantes das cerimônias oficiais a que presidir;

Classificação de EventosClassificação de Eventos• CATEGORIACATEGORIA

– InstitucionalInstitucional– PromocionalPromocional

• ÁREA DE INTERESSEÁREA DE INTERESSE– ArtísticaArtística Informativa Informativa LazerLazer– CientíficaCientífica CívicaCívica SocialSocial– CulturalCultural PolíticaPolítica DesportivaDesportiva- Folclórica- Folclórica GovernamentalGovernamental ReligiosaReligiosa- Educativa- Educativa EmpresarialEmpresarial TurísticaTurística

Conferência X PalestraConferência X PalestraAutoridade no temaAutoridade no tema Conhecedor do Conhecedor do

tematemaPlatéia: numerosaPlatéia: numerosa Platéia: pequenaPlatéia: pequenaFormalFormal Informal InformalPresidente de mesaPresidente de mesa Coordenador de mesaCoordenador de mesaPerguntas escritasPerguntas escritas Escritas ou diretasEscritas ou diretasTribunaTribuna Palestrante circula Palestrante circulaOperador audiovisuaisOperador audiovisuais Sem operador Sem operadorSem filmagem ou gravação PermitidoSem filmagem ou gravação PermitidoDuração Ideal: 1h30 Duração Ideal: 1h30 1h301h30

SeminárioSeminário• Discussão de tema, sob todos os aspectosDiscussão de tema, sob todos os aspectos• As idéias são semeadasAs idéias são semeadas• Não há tomada de decisãoNão há tomada de decisão• Coordenador de mesaCoordenador de mesa• Forma de apresentaçãoForma de apresentação

– Palestra, conferência, debate, painel, mesa-Palestra, conferência, debate, painel, mesa-redonda, etc.redonda, etc.

• Duração: 1 diaDuração: 1 dia• Mais de um dia: jornada.Mais de um dia: jornada.

SimpósioSimpósio• Apresentação de tema, dividido em subtemas Apresentação de tema, dividido em subtemas • Há tomada de decisãoHá tomada de decisão• Apresentadores de renome e especialistasApresentadores de renome e especialistas• Coordenador de mesaCoordenador de mesa• Audiência selecionadaAudiência selecionada• Palestra, conferência, debate, painel, mesa-Palestra, conferência, debate, painel, mesa-

redonda, feira, exposição, mostra, etc.redonda, feira, exposição, mostra, etc.• AnaisAnais• Duração: 1 a 3 dias.Duração: 1 a 3 dias.

CongressoCongresso• Reunião periódica - associaçõesReunião periódica - associações• Objetivo: Objetivo:

– debater e concluir sobre tema, exposto em subtemasdebater e concluir sobre tema, exposto em subtemas– semeia a informação e há tomada de decisãosemeia a informação e há tomada de decisão

• Público: Público: interessados no tema interessados no tema atuam no segmentoatuam no segmento

• Apresentações: conferência, painel, palestra ...Apresentações: conferência, painel, palestra ...• Eventos menores paralelos: simpósios e semináriosEventos menores paralelos: simpósios e seminários• Regimento, regulamentoRegimento, regulamento• AnaisAnais• Duração: até 5 dias.Duração: até 5 dias.

EncontroEncontro• Reunião de pessoas de mesma categoria Reunião de pessoas de mesma categoria

profissionalprofissional• Utilizado em classes específicasUtilizado em classes específicas• Organização igual ao congressoOrganização igual ao congresso• Coordenador de mesaCoordenador de mesa• Palestra, conferência, debate, painel, mesa-Palestra, conferência, debate, painel, mesa-

redonda, feira, exposição, mostra, etc.redonda, feira, exposição, mostra, etc.• AnaisAnais• Duração: 1 a 2 dias.Duração: 1 a 2 dias.

ConvençãoConvenção• Evento internoEvento interno• Realizado fora do ambiente da empresaRealizado fora do ambiente da empresa• Objetivos:Objetivos:

– conhecer novas diretrizesconhecer novas diretrizes– treinamento / reciclagem / entrosamentotreinamento / reciclagem / entrosamento– troca de experiências e informaçõestroca de experiências e informações

• Número de participantes: indeterminadoNúmero de participantes: indeterminado• Duração: 3 a 5 diasDuração: 3 a 5 dias• Realização: anualRealização: anual

FórumFórum• Livre debate de idéias e argumentosLivre debate de idéias e argumentos• Grande audiênciaGrande audiência• Objetivo: conscientização ou busca de Objetivo: conscientização ou busca de

adesão a determinado temaadesão a determinado tema• Ideal para debate sobre problemas sociaisIdeal para debate sobre problemas sociais• Apresentador: líder de grupos participantesApresentador: líder de grupos participantes• Inscrição préviaInscrição prévia• ModeradorModerador• Participação da platéia: não ativa - aplausosParticipação da platéia: não ativa - aplausos

VideoconferênciaVideoconferência• Conferência eletrônicaConferência eletrônica• Vantagens:Vantagens:

– limita gastos com viagenslimita gastos com viagens– racionaliza as reuniõesracionaliza as reuniões– informações recebidas por todos ao informações recebidas por todos ao

mesmo tempo, independente do local mesmo tempo, independente do local onde estão.onde estão.

• Desvantagens:Desvantagens:– participação do grupo não é ativaparticipação do grupo não é ativa– pouca interação entre os participantes.pouca interação entre os participantes.

Eventos com Comidas e Eventos com Comidas e BebidasBebidas

Café da manhã;Café da manhã; Coffee Break (parada para o café);Coffee Break (parada para o café); Brunch: café da manhã ou almoço estilo buffet; Brunch: café da manhã ou almoço estilo buffet;

sem pratos quentes; objetiva “venda” de idéias sem pratos quentes; objetiva “venda” de idéias ou produtos; horário das 10 às 14 horas;ou produtos; horário das 10 às 14 horas;

Chá da Tarde: reunião descontraída; chá, Chá da Tarde: reunião descontraída; chá, chocolate, sucos, salgadinhos, doces; objetivo chocolate, sucos, salgadinhos, doces; objetivo mais usado é angariar fundos para campanhas mais usado é angariar fundos para campanhas empresariais; horário ideal: a partir das 15 empresariais; horário ideal: a partir das 15 horashoras

Eventos com Comidas e Eventos com Comidas e BebidasBebidas

• Happy Hour: Drink de final de tarde; Happy Hour: Drink de final de tarde; objetivos são o entrosamento e a objetivos são o entrosamento e a confraternização; cada um paga sua confraternização; cada um paga sua conta; ambiente é fora da empresa; conta; ambiente é fora da empresa; horário ideal a partir das 17h30.horário ideal a partir das 17h30.

• Coquetel: oCoquetel: objetivo é a confraternização; bjetivo é a confraternização; canapés e salgadinhos; bebidas canapés e salgadinhos; bebidas diversas;servido com convidados em pé; diversas;servido com convidados em pé; pode ter mesas de apoio; qualquer horário pode ter mesas de apoio; qualquer horário é ideal, mas evitar às 12h ou 19h.é ideal, mas evitar às 12h ou 19h.

““Um homem que pensa mas não Um homem que pensa mas não aprende com os outros estará aprende com os outros estará

sempre em PERIGO”sempre em PERIGO” - Confúcio - - Confúcio -

OBRIGADO!OBRIGADO!

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