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GERENCIAMENTO DE INFORMAÇÃO
PARA GESTÃO DE CUSTOS EM UMA
EMPRESA
Raissa Targino Dantas Barbosa (UFRN )
marcus eduardo freitas dantas (UFRN )
Monick Alexandre da Silva (UFRN )
HELIO ROBERTO HEKIS (UFRN )
Atualmente é percebido que a informação vem adquirindo destaque nos
processos gerenciais, isto se deve ao fato destas serem utilizadas
durante as tomadas de decisão das empresas, a fim de diminuir a
incertezas, e consequentemente os riscos.. Neste contexto, o estudo
busca apresentar a importância de estruturar as informações
relacionadas aos custos de uma empresa. Para isto foi necessário
conhecer os processos envolvidos, coletar os dados necessários para o
desenvolvimento da ferramenta de custeio, desenvolver uma
metodologia de custeio apropriada e elaborar um Fluxo Informacional
para formalizar as informações obtidas. Os resultados obtidos
apontam melhorias na gestão da empresa, pois poderá ser utilizada
como ferramentas de apoio a tomada de decisão.
Palavras-chaves: Gestão de Custo, Fluxo Informacional, Gestão da
Informação
XXXIII ENCONTRO NACIONAL DE ENGENHARIA DE PRODUCAO A Gestão dos Processos de Produção e as Parcerias Globais para o Desenvolvimento Sustentável dos Sistemas Produtivos
Salvador, BA, Brasil, 08 a 11 de outubro de 2013.
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1. INTRODUÇÃO
Diante do acirramento da concorrência entre empresas, é notável a necessidade de obter
diversos tipos de recursos para atingir seus objetivos e se manter no mercado, dentre os quais
são destacados os recursos humanos, materiais, financeiros e de informação.
A informação vem se firmando como uma ferramenta muito importante na competitividade e
na diferenciação das organizações empresariais, presente em todos os campos de atuação da
atividade humana, nos campos científico, técnico, comercial e organizacional (CALAZANS,
2008). Sobre o papel da informação nas organizações Calazans (2008) afirma que “No
contexto organizacional, a informação se configura como um dos recursos econômicos
primordiais [...]”.
Neste cenário, as empresas estão sendo estimuladas a implantarem modelos e sistemas para o
gerenciamento da informação, como forma de alcançar um requisito básico competitivo. É
importante salientar que há algumas décadas esses modelos eram tidos como diferenciais para
as empresas, mas o que se percebe hoje é que tais modelos são essenciais para qualquer
empresa.
Uma das informações presentes nas empresas é referente aos custos dos produtos e serviços.
Leone (2000), afirma que as informações relacionadas aos custos deixaram de serem apenas
informações auxiliares para controle de estoques e lucros gerais e se tornaram ferramentas
auxiliadoras durante as tomadas de decisões gerenciais.
O presente trabalho busca realizar um estudo do fluxo de informações relacionadas aos custos
do setor de serviço, verificando a importância da estruturação do fluxo informacional como
apoio a Gestão de Custos, para isso será descrito o fluxo de informações durante as etapas de
desenvolvimento da metodologia de custeio aplicada.
A importância deste trabalho está relacionada à necessidade cada vez maior que as
organizações possuam informações bem estruturadas a fim de que estas sejam, de fato, uma
ferramenta eficaz durante a tomada de decisões e consequentemente criem vantagem
competitiva. As informações referentes aos custos dos produtos e serviços são primordiais,
visto que estas deixaram de serem apenas informações auxiliares para controle de estoques e
lucros gerais e são, atualmente, importantes ferramentas auxiliadoras durante as tomadas de
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decisões gerenciais (MARTINS, 2009). Desta forma, é necessário que as empresas tenham
estas informações de maneira estruturada para que possam utilizar durante a tomada de decisão.
2. USO DA GESTÃO DA INFORMAÇÃO NO MÉTODO DE CUSTEIO
Nesta seção serão apresentados argumentos teóricos acerca dos assuntos relacionados à
Gestão da informação. Os assuntos apresentados são: o uso da informação, gestão da
informação como vantagem competitiva, gestão da informação como suporte a tomada de
decisão e sistemas de informações como auxílio à gestão da informação.
2.1. O uso da Informação
Ao abordar o tema informação, faz-se necessário inicialmente definir três conceitos básicos:
dados, informações e conhecimento. De acordo com Oliveira (2005), dado é qualquer
elemento identificado em sua forma bruta, desta forma, pode ser percebido que um dado
isolado não auxilia a compreensão de uma situação.
Por outro lado, Mcgcee e Prusac (2003) afirmam que as informações consistem em dados
organizados, coletados e ordenados, que geram conhecimento, contrariamente aos dados, que
não possuem este atributo, pode ser dito ainda que as informações são caracterizadas como
dados dotados de relevância (MULBERT, 2001). O conhecimento é o conjunto de
informações que incluem reflexão, síntese e contexto (DAVENPORT, 2003), desta forma, o
conhecimento contribuirá no processo de tomada de decisões. A figura abaixo representa a
estrutura dos elementos de sistema de informação.
Figura 1 – Elementos do sistema de informação.
Fonte: Adaptado de Magalhães (2002)
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É notável o grande volume de dados recebidos pelas organizações empresariais, sendo
necessário que estes dados sejam tratados e tornem informações valiosas durante os processos
decisórios, porém nas empresas muitas vezes, os dados não recebem tratamentos necessários e
informações valiosas deixam de ser usadas, seja por falta de disponibilidade dos componentes
da organização em fazer uso desta ou por não estarem estruturadas de forma adequada
(STAIR e REYNOLDS, 2010).
Gibson (2002) alerta que o compartilhamento do conhecimento ocorre quando os
componentes das organizações estão interessados em desenvolver novas capacitações e em
criar e aperfeiçoar processos de aprendizagem.
Outra consideração a respeito da informação é que esta deve ter qualidade. Para Stair e
Reynolds (2010), uma informação de qualidade deve ser precisa, completa, econômica,
flexível, confiável, relevante, simples, verificável e no tempo certo. Neste sentido, faz-se
necessário atentar para a qualidade da informação usada na gestão da organização, visto que a
mesma contribuirá para o alcance dos objetivos almejados pela empresa.
2.2. A gestão da informação como suporte a tomada de decisão
Em um sistema organizacional as decisões tomadas pela gerencia devem ser baseadas em
informações sistematizadas. De acordo com Nakagawa (1993) “os gerentes se defrontam com
a responsabilidade pela solução dos grandes problemas de uma empresa e tomam decisões,
fazendo escolha entre soluções alternativas”, que se supõe baseada em um adequado sistema
de informações.
Beal (2004) fornece quatro formas de atuação em um ambiente empresarial: Informação como
apoio à decisão; Informação como apoio à produção; Informação como fator de sinergia;
Informação como fator determinante de comportamento.
As informações que apoiam as decisões possuem a finalidade de fornecer conhecimento aos
tomadores de decisão para, desta forma, reduzir as incertezas durante os processos decisórios.
Assim, as informações referentes às tendências do ambiente externo são definidas como
informações de apoio a produção, nestas são encontradas informações relacionadas às práticas
de produção e gerenciamento. Sendo assim, um instrumento de benchmark para a empresa,
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gerando condições para aumentar o valor agregado ao produto e, consequentemente,
favorecendo a vantagem competitiva empresarial.
As informações que atuam como fatores de sinergia fortalecem o relacionamento entre os
diversos setores da empresa, gerando contribuição entre os setores e ganhos para o
gerenciamento da empresa. As informações que geram influência no comportamento dos
envolvidos da empresa atuam como fator determinante de comportamento.
Brien (2002) afirma que o tipo de informações requeridas pelos tomadores de decisão está
diretamente relacionado com o nível da tomada de decisão gerencial e o grau de estrutura nas
decisões que eles enfrentam, logo é necessário que as informações produzidas e encaminhadas
para os tomadores de decisões estejam em sintonia com a demanda de informações que
auxiliem o processo decisório. Logo, a capacidade em realizar as tomadas de decisões sofrerá
forte influência pela qualidade das informações, cabendo ao gestor fazer o uso eficiente destas
informações.
As tomadas de decisões das empresas são classificadas de acordo com área de atuação na
empresa: nível estratégico, nível tático e nível operacional. As decisões do nível estratégico
estão relacionadas às tomadas de decisões sobre alternativas de longo prazo (Bateman, 1998).
As decisões relacionadas ao nível tático aos objetivos de curto prazo abrangendo partes
específicas da organização. Ao nível operacional estão relacionadas as decisões voltadas a
planos de ação de horizontes menores, com menores riscos e relacionados a atividades
rotineiras (Oliveira, 2003). Pode ser observado na figura abaixo, a relação dos da tomada de
decisão e os níveis estratégicos da empresa.
Figura 2 - Níveis da tomada de decisão
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Fonte: Adaptado de Oliveira (2001, p. 45)
Segundo Drucker (1999) existem quatro conjuntos de instrumentos que utilizam a informação
como ferramentas necessárias para os componentes da gerência realizarem as tomadas de
decisão: Informação de base; Informação de produtividade; Informações de alocações de
recursos; Informações de competências.
As informações de base são fornecidas pelos setores de contabilidade e/ou financeiro da
empresa. As informações relacionadas a produtividade geralmente são fornecidas pelo setor
de planejamento e controle de produção. As informações utilizadas durante o gerenciamento
de recursos (pessoas, capital e matéria-prima) são de alocação de recursos.
As informações relacionadas com a capacidade da empresa em realizar serviços, são
denominadas informações de competências, estas ainda informam a capacidade de realização
de serviços e/ou produtos que os concorrentes não oferecem ou oferecem de maneira
insatisfatória para os clientes.
Desta forma, nota-se a importância de organizar as informações das empresas antes de
encaminhar para os tomadores de decisão. Uma das formas de estruturar e organizar as
informações é pela elaboração de relatórios. Brien (2002) classifica os relatórios em quatro
categorias: Relatórios periódicos ou programados; Relatório de exceção; Informes e respostas
por solicitação; Relatórios de pilha.
Os relatórios periódicos possuem formato pré-estabelecido e são elaborados com a finalidade
de gerar informações em uma base regular, com conteúdo pré-especificados. Os relatórios
elaborados excepcionalmente ou em maiores intervalos, gerando informações a respeito de
condições especificas são considerados relatórios de exceção.
Os denominados por “informes de respostas por solicitação” são os relatórios que
disponibilizam informações em resposta a demandas especificas da gerência. São gerados
quando a demanda por informações tem caráter de urgência.
Os relatórios de pilha são as informações empilhadas na estação de trabalho, utilizando-se de
software de transmissão em rede para transmitirem seletivamente relatórios e outras
informações para a estação dos gerentes (BRIEN, 2002).
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É notável a importância do sistema de informação no auxilio e suporte ao alcance das metas e
objetivos da organização. Frezatti (1997) ressalta que com o fortalecimento dos relatórios
gerenciais, pretende-se aliar potencialidades para melhor gerenciar decisões.
2.3. Sistemas de informações com auxílio à gestão da informação
Outra forma de tratar as informações de maneira eficiente é constituindo sistemas de
informações na empresa, estes sistemas consistem em uma combinação estruturada de
informação, recursos humanos, tecnologias de informação e práticas de trabalho, organizada
de forma a permitir melhor atendimento dos objetivos da organização (CASSARRO, 1999).
Antes de abordar os conceitos relacionados aos sistemas de informação é importante
conceituar sistemas, de acordo com Slack (2007) os sistemas constituem processos de
transformação onde os recursos de entrada (inputs) são transformados em recursos de saída
(output).
Figura 3 – Modelo de um sistema de transformação
Fonte: Adaptado de Slack (2007)
Neste contexto, em um sistema de informação, os recursos a serem transformados são os
dados e os recursos de transformação são constituídos pelos equipamentos e o pessoal
envolvido nas atividades de processamento dos dados; as atividades de transformação dos
dados em informações constituem o processamento e as informações organizadas e tratadas
são os output (saídas) do sistema.
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Gomes e Salas (2001, p. 79) definem que “um sistema de informação é aquele que elabora de
forma explícita, estruturada, sistemática e periódica determinada informação mediante um
processo formal de recolhimento, processamento e transmissão da informação”.
Os sistemas de informação foram classificados por Nakagawa (1993), Mosimann e Fisch
(1999) em dois grupos, de acordo com o suporte que proporcionam: Sistema de Apoio às
Operações; Sistema de Apoio à Gestão.
De acordo com Mulbert (2011), os Sistemas de Apoio Operacional são responsáveis por
processar e tratar os dados referentes às atividades rotineiras, geralmente esses dados são
bastante volumosos, atuando nas atividades cotidianas da empresa. Sistema de Apoio à
Gestão busca auxiliar as decisões relacionadas à gestão da empresa e muitas vezes pode fazer
uso das informações do sistema de apoio às operações.
Diante das necessidades dos gestores de uma organização por informações que auxiliem o
processo de tomada de decisões, os chamados Sistemas de Apoio Gerencial buscam atender
estas necessidades. Moscove, Simkin e Bargranoff (2002, p. 22) informam que “os sistemas
de informações desempenham um papel vital em nossa vida cotidiana”. A figura abaixo
resume a classificação dos sistemas de informação:
Figura 4 – Classificação dos sistemas de informações
Fonte: Adaptado de O’brien (2010).
Como pode ser observado na figura os sistemas de apoio operacional e gerencial podem ter
subclassificações, mas de uma maneira geral os sistemas de informações atuam nas empresas
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como ferramentas de auxilio durante as atividades administrativas, sejam elas previstas ou
não, tornando-se peças fundamentais para uma gestão eficaz.
2.4. Gestão de Custos
Em muitas empresas define-se gestão de custos como a mensuração dos custos de produtos e
serviços. De acordo com Eldenburg (2007), a gestão de custos possui escopo bem mais
amplo, abrangendo informações financeiras e não financeiras, incluindo ainda itens que não
se relacionam exclusivamente com a formulação dos custos.
Neste sentido, a gestão de custos, ou gestão estratégica de custos, busca utilizar as técnicas
relacionadas à contabilidade de custos, para gerar informações relacionadas aos custos dos
produtos e serviços, durante as tomadas de decisões empresariais. Conforme pode ser
observado na próxima figura, a contabilidade de custos transforma os dados relacionados aos
serviços e produtos em informações a respeito dos custos dos serviços.
Figura 5 – Relação dos dados e da informação na Contabilidade de Custos
Fonte: Adaptado de Leone (2001, p. 17)
Assim, a contabilidade de custos gera as informações necessárias para a gestão dos recursos
nas organizações. Para poder abordar o tema gestão de custos, faz-se necessário apresentar
conceitos importantes como: gasto, despesa, custo e receita.
2.4.1. GASTO
Feedback
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De acordo com Martins (2003, p. 24) “gasto é a compra de um produto ou serviço qualquer,
que gera sacrifício financeiro para a entidade (desembolso), sacrifício esse representado por
entrega ou promessa de entrega de ativos (normalmente dinheiro)”.
Franco (2009) ressalta que só podem ser considerados gastos apenas o desembolso
relacionado ao consumo de bens e serviços, desta forma, é necessário analisar a destinação da
compra antes de classifica-la como gasto. É importante atentar que, gasto é diferente de
pagamento de despesa, uma despesa pode ser paga sem que haja consumo de bens, desta
forma não sendo considerado um gasto. Bruni (2011) afirma que os gastos serão classificados
como custo ou despesa, a depender da sua importância na elaboração do produto ou serviço.
2.4.2. CUSTO
Martins (2009) conceitua custos como o “gasto relativo à um bem ou serviço utilizado na
produção de outros bens ou serviços”, desta forma, os custos estão associados aos produtos ou
serviços produzidos pela empresa. Para Bruni (2009) “as classificações mais utilizadas estão
relacionadas à forma de atuação dos custos e em relação a sua variação diante da variação de
demanda”.
Em relação à forma de atuação os custos podem ser diretos ou indiretos. Os custos diretos são
alocados diretamente aos objetos de custeio, sem necessidade de utilizar critérios de rateio,
visto que existe uma definida relação de causa e efeito entre o custo e o objeto de custeio,
afirma Leslie (2007). Já os custos indiretos precisam sofrer algum critério de rateio antes de
serem alocados aos produtos. Alguns autores ainda alocam nesta classificação os custos de
transformação que, de acordo com Bruni (2009), representam o esforço da empresa para obter
o produto.
Outra classificação utilizada faz referência ao comportamento dos custos em relação à
variação do volume de produção do objeto de custeio. Esta classificação divide os custos em:
fixos e variáveis. De acordo com Bruni (2009), os custos variáveis são aqueles que sofrem
variação proporcionalmente ao volume de produção e os custos fixos não variam diante das
variações de volume de produção.
2.4.3. RECEITA
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As receitas relacionadas a uma empresa são divididas entre Receita Bruta e Receita Líquida.
Receita Bruta “é o total dos rendimentos realizados como base em todas as fontes geradoras
de receita da empresa” (BLANK, 2008).
De acordo com a Receita Federal (1999), Receita Líquida é receita bruta diminuída das
vendas canceladas, dos descontos concedidos, dos abatimentos e dos tributos incidentes sobre
as vendas. Entre outras palavras a Receita Bruta é o somatório do valor recebido pela empresa
antes dos descontos necessários, como impostos e abatimentos.
2.4.4. DESPESA
De acordo com Bruni (2001) as despesas “correspondem ao consumo, direto ou indireto, de
produtos ou serviços para obtenção de receitas. As despesas não estão associadas à produção
de um produto ou serviço”. Martins (2009) afirma que todo produto ou serviço vendido
provoca despesas, estas constituem todos os gastos relacionados ao processo de produção,
excluindo os custos, visto que já foram contabilizados separadamente.
As despesas podem ser classificadas de acordo com o comportamento da variação do seu
valor em relação ao volume de produção, desta forma, são classificadas como despesas fixas
ou despesas variáveis. As despesas fixas não sofrem variação em função do volume de
produtos ou serviços comercializados, contrariamente as despesas variáveis, que sofrem
variação de valor, Martins (2009).
É importante ressaltar que o presente estudo não abordará os critérios utilizados durante a
distribuição dos custos dos serviços, o objetivo deste trabalho, conforme mencionado no
início, é descrever o fluxo de informações durante a gestão de custos. As etapas citadas serão
detalhadas posteriormente.
3. FLUXO INFORMACIONAL COMO FACILITADOR PARA TOMADA DE
DECISÃO NA GESTÃO DE CUSTOS
Para iniciar o levantamento de dados cabe ao gestor realizar uma caracterização do setor, com
auxílio da gestão de processo possibilitará identificar as informações necessárias para o
desenvolvimento de custeio dos serviços da empresa. Para o desenvolvimento da metodologia
de custeio os principais dados coletados nesta fase foram: Custo mensal com colaboradores;
Patrimônio do setor, Custos dos centros de apoio; Custos indiretos.
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O custo mensal com os colaboradores é composto pela remuneração mensal e encargos
(férias, 13º salário, plano de saúde, INSS, FGTS, PIS e previdência social). Já o patrimônio
poderá ser obtido da lista oficial dos bens patrimoniais da empresa, caso haja necessidade de
custear só um setor, simplesmente, separará apenas os equipamentos e móveis alocados na
área física e envolvidos neste setor, na sequência será avaliado o tempo de vida útil dos
equipamentos, a fim de auxiliar no cálculo da depreciação.
Os custos incidentes dos centros de apoio compreendem os custos dos departamentos (centros
de custos) que servem de apoio na prestação de serviços do setor, os principais departamentos
são: Segurança do trabalho - custos relacionados com prevenção de acidentes na empresa;
Almoxarifado - distribuição de materiais de expediente (papel, caneta, cartucho, etc.);
Limpeza e segurança - custos com colaboradores envolvidos na limpeza e segurança da
empresa; Núcleo de informática - custos relacionados ao setor de informática, este setor presta
serviços de manutenção de computadores, atualização e instalação de softwares; Manutenção
predial - custos relacionados com a manutenção das instalações da empresa (pequenas
reformas e manutenção de equipamentos de uso comum). Os custos dos centros de apoio
serão rateados entre os setores da empresa, estes valores devem ser incorporados ao custo
total e representam o peso da estrutura institucional necessária para a prestação de serviços.
Outros dados obtidos nesta etapa serão os custos indiretos, que poderão ser obtidos de
consultas ao Livro Razão da empresa, os principais custos indiretos fazem referência a:
locação de equipamentos e aquisição de material de expediente. A fim de criar uma base de
dados consistente foram tabulados os custos indiretos incidentes nos últimos meses.
Ainda nesta fase serão coletados os valores da demanda histórica dos serviços dos últimos
meses. Estes dados serão armazenados de acordo com o tempo destinado a cada serviço,
incluindo as horas usadas durante a elaboração dos relatórios.
Todos dos dados obtidos nesta etapa serão organizados, armazenados e transformados a fim
de gerar informações que serão os recursos de “entrada” para outros processos. Os principais
“outputs” deste processo de transformação são: Custo Unitário; Despesas; Resultados
Operacionais, Preços dos serviços; Indicadores financeiros, de produção, metas, Ponto de
equilíbrio e Mark-up.
Os “outputs” gerados da transformação dos dados são “inputs” para processo de
transformação das Informações em Conhecimento, logo esse tratamento das informações
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poderá criar ferramentas que venha auxiliar no custeio e precificação, como também
apresentar decisões que poderão ser tomadas, além de possibilitar a geração de documentos
formais que venham padronizar e gerar novos indicadores. O “output” desta transformação de
Informação em Conhecimento, será o “input” para processamento de Conhecimento em
Inteligência competitiva.
Por fim o fluxo informacional têm como resultado informações de qualidade para
fundamentar as tomadas de decisões, criação do Planejamento Estratégico, Plano de Produção
e do Plano de Negócio da empresa. Para facilitar o entendimento desse Fluxo Informacional
no Gerenciamento de Custeio, a figura 6 apresenta o esboço de Fluxo Informacional, com o
Fluxo Completo e Parcial de cada etapa de transformação.
Figura 6 – Fluxo de Transformação Informacional do Custeio
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Fonte: Elaboração Própria
4. CONSIDERAÇÕES FINAIS
Os mercados estão cada vez mais competitivos, influenciando diretamente no preço de oferta,
logo a formulação dos preços deve levar em consideração informações referente aos custos de
produção dos produtos/serviços e informações sobre o ambiente externo (preço dos
concorrentes, demanda, fornecedores, etc.), assim observa-se a necessidade das empresas em
desenvolver metodologias para atender a demanda de informações
Este artigo conseguiu atingir o seu objetivo ao descrever o fluxo informacional durante as
etapas da metodologia de custeio, podendo ser observado que este fluxo teve início com uso
de ferramentas de gestão de processo para levantamento dos dados e descreveu por etapas o
processo de transformação de dados em inteligência para Tomada de Decisões. Neste
processo os dados passaram por um processo de organização e manipulação, no qual se
transformaram em informações, que por sua vez, foi tratado e gerado em Conhecimento, por
fim esse Conhecimento foi transformado em ações que geraram a Inteligência competitiva
como apresentado figura 7.
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Figura 7 – Fluxo informacional
Fonte: Elaboração Própria
É perceptível a importância de estruturar e manter o fluxo de informações nas organizações,
visto que desta forma são fornecidas a gerência informações relacionadas à gestão de custos
que atuarão como ferramentas auxiliadoras durante os processos de decisão, diminuindo desta
forma, as incertezas inerentes do processo.
Como oportunidades futuras esta visão geral do Fluxo Informacional na gestão de custos
poderá ser utilizado para demais áreas como estoque, manutenção, processo, etc.,
possibilitando às empresas estruturar de forma sucinta a hierarquia e padronização dos fluxos
informacionais.
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