FÓRUM PERMANENTE DE ARTE & CULTURA

Gestão de Documentos e a Preservação da Memória: Relatos de Experiências

A Gestão de Documentos da Administração Geral da UNICAMP: Estrutura e Gerenciamento

11. SERVIÇOSCOMPLEMENTARES

Dir. Div.

11.1. Controle de Documentação

Dir. Serv.

11.1.1Expedição

Sup. Seção

11.2. ProduçãoDir. Serv.

11.2.3. Marcenaria

Sup. Seção

11.2.2EditoraçãoEletrônica

(39 A)

11.2.4Projetos

11.2.1 Gráfica

Sup. Seção

11.3.Administração

Sup. Seção

Sub-Área de Controle e Documentação

 Objetivos:

 Responsabilizar-se por protocolo e arquivo setoriais da DGA e pela gestão da Tabela de Temporalidade de Documentos da DGA.

 Responsabilizar-se pela custódia dos documentos produzidos, especialmente na fase em que esses documentos já não são utilizados nas decisões correntes de cada Área, atuando ainda na identificação formal, histórico de trâmite e localização desses documentos.

Garantir o cumprimento de políticas e diretrizes do SIARQ.

 Responsabilizar-se pela Recepção do prédio, pela Copa Central da DGA, e pela disponibilização do Auditório DGA para fins institucionais.

 Responsabilizar-se pela manutenção contínua das áreas dos edifícios e ambientes ocupados pelos órgãos da DGA e pela adoção de medidas voltadas à gestão de resíduos da DGA.

Responsabilizar-se pela recepção e atendimento a auditorias do Tribunal de Contas do Estado de São Paulo, pelo atendimento a requisições periódicas de documentos e pelo acompanhamento da publicação da aprovação das contas da Universidade.

Responsabilizar-se pelo gerenciamento das contratações de diversas modalidades de Seguros da Universidade e orientação aos usuários.

Célula Gestora de Seguros

Célula de Zeladoria e Manutenção Predial

Célula de Acompanhamento de Tribunal de Contas

Seção de ExpediçãoObjetivos:

Gerenciar o recebimento e distribuição de correspondências e documentos , envolvendo as Unidades/Órgãos da Universidade e setores externos.

Responsabilizar-se pela prestação de serviços de duplicação de documentos impressos às Áreas da DGA e Órgãos da Reitoria.

Responsabilizar-se pelo treinamento e orientação em atividades da seção, de patrulheiros disponibilizados pelo Convênio Unicamp x Círculo de Amigos do Menor Patrulheiro de Campina-CAMPC e pelo Projeto “Menor Aprendiz”.

Responsabilizar-se pelo gerenciamento dos serviços prestados através do Contrato com os Correios do Brasil para a UD/RE

Indicadores Seção de Expedição:

Correspondências recebidas/entregues: 6.700 (média mensal)

Quantidade de escaninhos – 120 – manuseados 480 vezes/dia

Quantidade de malotes diários – 4 diários

Malote FAPESP + São Paulo – 1 para recebimento e 1 para envio - diários

Quantidade de correspondências recebidas malote FAPESP – 1.100 (média diária)

Pool de cópias reprográficas atende 27 Órgãos da UD/RE

Quantidade de cópias reprográficas realizadas – 49.000 (média mensal)

Recebimento/entrega de objetos provenientes das assinaturas de jornais e revistas da Universidade

Tabela de Temporalidade DGA

Vigente - aprovada pela Portaria GR 24/96 de 29/02/96

Nomeada nova Comissão Setorial de Arquivos da DGA – Portaria DGA – Interna 001/2007 de 13/04/07

Protocolo e Arquivo Setoriais DGA

Transferência do serviço de protocolo central da Universidade da DGA para o SIARQ a partir de 2006

Mudança de rotina Área de Suprimentos para processos de aquisição UD/RE Regulamentações à respeito das licitações na Universidade: Decreto 51.469

(02/01/07), Of. Circ. DGA 01/07 (08/01/07) e Resolução GR 15 (04/03/08) Atualmente as Unidades (exceto RE), enviam os processos autuados a UNIBEC Processos autuados pelas Unidades enviados à UNIBEC geram processos

descendentes, autuados pelo Protocolo DGA Previsão para a partir de outubro/08 com a inserção do Sistema de Apoio à

UNIBEC – 250 processos de dispensa de licitação e 90 processos para aquisição via pregão (média mensal) – exceção para a Área de Saúde

Processos de interesse do Hospital Estadual de Sumaré e Hospital Mário Covas de Hortolândia – autuados pelo Protocolo DGA desde meados de 2005.

650

236

49 43 6535

287

503

2

261

0

100

200

300

400

500

600

700

CV TP CP PP PE

Licitações 2006/2007Acumulado jan a dez

2006

2007

Processos autuados na DGAPeríodo 2006 e 2007

91

1748

171

9

20082100

352

2125

157

0

300

78

405

0

500

1000

1500

2000

2500

ASC ARCC Suprimentos Transportes Importação Coordenadoria Finanças

2006 2007

Comparativo 2006 e 2007

2914

2630

1 2

11%

Conseqüências Arquivo Setorial DGA

Adequação física do espaço destinado ao Arquivo DGA

Aquisição de um novo arquivo deslizante para compor o conjunto

CRÉDITOS

Arquivo Central da Unicamp

Coordenadoria da Diretoria Geral da Administração

Diretoria da Área de Serviços Complementares

Equipe de Protocolo, Arquivo e Expedição da ASC/DGA

“Fale, e eu esquecerei; Ensine-me, e eu poderei lembrar; Envolva-me, e eu aprenderei.”

Benjamin Franklin