Fapesb, 12 de julho de 2006. O Conceito Gestão das Informações de Projetos Apoiados Apoio à...
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Fapesb, 12 de julho de 2006
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O Conceito
• Gestão das Informações de Projetos Apoiados
• Apoio à tomada de decisão
• Maior agilidade e eliminação de gargalos
• Maior transparência
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Interface com o SIGA
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Os Ganhos
• Gestão dos Instrumentos Legais;• Acesso de toda a Fapesb às informações dos ILs:
– Informações básicas– Recursos financeiros, empenhos e pagamentos realizados– Plano de Aplicação e Cronograma de Desembolso– Informações de Aditivos– Status do Convênio e Prestação de Contas– Informações sobre visitas in loco– Indicação da equipe interna da Fapesb– Histórico do Remanejamento de Recursos– Acesso aos pareceres e ofício (via sistema)
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Os Ganhos
Gerenciamento financeiro:• Fluxos de Pagamentos previstos e realizados;• Validações realizadas pelo sistema;• Registro e geração de relatórios da execução
financeira dos recursos;• Gerenciamento das informações quanto aos
recursos previstos e liberados por fonte, projeto/atividades e outros filtros;
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Os Ganhos
Controle dos Instrumentos Legais:• Geração de Convênios, Termos de Outorga,
Termos Aditivos, Termos de Rescisão de Instrumentos, Termos de Cessão e Doação
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Os Ganhos
Gerenciamento técnico:• Avisos automáticos por e-mail (externos e
internos)• Controle automático das necessidades de
relatórios técnicos e das pendências existentes;• Gerenciamento das visitas técnicas realizadas;• Arquivamento, no sistema, de pareceres
técnicos e de visita técnicas realizadas.
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Os Ganhos
Controle de Equipamentos:• Acesso aos equipamentos adquiridos por projeto;• Auxílio às visitas técnicas (relatórios gerenciais
de controle de equipamentos;• Gestão das Cessões e Doações, geração dos
termos
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Os Ganhos
Transparência junto aos beneficiários e agilidade na comunicação:
• Acesso on-line das informações dos instrumento, parcelas liberadas, pendências na prestação de contas;
• Pedido on-line de termos aditivos• Recebimento de avisos automáticos por e-mail
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Algumas classificações
• Programa/Subprograma/Linhas de Ação• Status de Convênio: Vigente / Encerrado /
Cancelado/ Anulado• Partícipes do Convênio: Concedente/ Convenente/
Executor/ Interveniente• Partícipes do Termo de Outorga:
Outorgante/Outorgado/ Instituição Vinculada ao Projeto
• Status de PC: Criada/ Recebida/ Em análise/ Aprovada/ Ofício enviado/ Inadimplente
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O Sistema
• Questões Operacionais:– Links do sistema na tela de trabalho– http://form.fapesb.ba.gov.br:8080/instrumentolegal/
• Demonstração
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Os processos
Legenda
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Os Processos
Contratação – Pagamento
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Ponto Crítico
Após a publicação do instrumento, os gestores informarão ao sistema:• Data de início, • Data de publicação, • Previsões de empenho • Relatórios Técnicos de Acompanhamento
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Ponto Crítico
Após a publicação do instrumento, os gestores informarão ao sistema:• Data de início, • Data de publicação, • Previsões de empenho • Relatórios Técnicos de Acompanhamento
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Os Processos
Termo Aditivo
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SE APROVADO SE NÃO APROVADO
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Os Avisos Automáticos
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Os Avisos Automáticos
Por medida de segurança (temporariamente):• Os e-mails de aviso de vigência serão enviados apenas para Cássia (para encaminhamento aos
coordenadores);• Os e-mails de PC (informes sobre status) serão enviados a Robson, para encaminhamento;• Os e-mails de aviso de Relatório Técnico serão enviados aos respectivos gestores, para
encaminhamento;• Os e-mails de informação de pagamento será enviado a Luiz para encaminhamento.
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A Construção
• O sucesso depende da participação de todos
• A partir de 17 de julho (segunda): – Todas as informações serão registradas no sistema
– As informações serão inseridas em “tempo real”
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A Construção• Todos os projetos aprovados no SIGA utilizarão o módulo de Ajuste no Orçamento
• Todos os Instrumentos Legais serão gerados no Lázarus
• Todas as atualizações de orçamento, empenho e pagamentos serão registradas no momento em que forem realizadas, pela Execução Orçamentária;
• Todas as PCs e relatórios serão recebidos via sistema, pela CAP;
• Todas as PCs serão analisadas via sistema, pelo Controle Interno e Gestores;
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Em andamento
• Ajustes e Correções Finais
• Módulos on-line: PC e Acesso aos instrumentos
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Plano de AçãoAção Responsável
Treinamento de operação no sistema Nexen
Geração de Relatório de Instrumentos a Digitar (SIGA vs. Digitação) para inserção dos instrumentos recentes no sistema
Equipe digitadores
Geração de Relatório das Informações Digitadas por programa para validação das informações – Exceto informações de PC
Gestores
Geração de Relatório das Informações Digitadas para validação das informações de PC
Controle Interno
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Plano de AçãoAção Responsável
Validação dos modelos de formulários (pareceres, ofícios)
Gestores e Controle Interno
Inserção das descentralizações, empenhos de cartão corporativo e QCM
Execução/Marcelo
Atualização das informações recentes (novas pastas do arquivo de PC, remanejamento, aditivos)
Informação a ser fornecida pelo Arquivo
Atualização das informações recentes (novos relatórios de bolsas)
Informação a ser fornecida pelo Programa de Bolsas
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Plano de AçãoAção Responsável
Atualização das informações recentes (novas prestações recebidas e/ou analisadas após digitação)
Controle Interno
Validação dos cadastros realizados Setores relacionados
Inserção dos convênios “pai” Gestores responsáveis pelos convênios
Correção de não-conformidades identificadas
Gestores e setores relacionados
Atualização das informações de remanejamento de recursos
Gestores responsáveis
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Plano de AçãoAção Responsável
Desenho dos relatórios gerenciais Equipe Lazarus/ Diretoria
Aviso de falhas técnicas, erros nas informações cadastradas, sugestões enviado para [email protected]
Todos
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Cronograma de Treinamento
Grupos: Gestores, Setor de Convênio, CAP, Execução Orçamentária, Controle Interno, Consulta
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Dia/hora/Local Grupo Membros
Quinta (13/07)
14:00 às 16:30h /sala de reunião
Gestores 1/ Setor de Convênios
Cássia, Vargas, Cristina, Luiza, Edísio e Alzir
Cronograma de Treinamento
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Dia/hora/Local Grupo Membros
Sexta (14/07)
8:30 às 11:00h /Lazareto
Gestores 2 Fabio Assmann, Fábio Teixeira, Renata e Eliane
Sexta (14/07)11:00 às 12:00 e 14:00 às 15:30/ Lazareto
Gestores 3 Silvio, Nayane, Karine e Ana
Sexta (14/07)
15:30 às 18:00/ Lazareto
Execução Orçamentária
Luis, Simone, Grimaldo, Paulo e Valdelina
Cronograma de Treinamento
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Dia/hora Grupo Membros
Segunda (17/07)
8:30 às 12:00/ Lazareto
Bolsa Vera, Ângela, Fábio Vasco, Edísio e Lucas
Segunda (17/07)14:00 às 16:30/ Lazareto
CAP/ Atendimento Carmen, Antônia,Bruno, Francis, Silvia e Celeste
Cronograma de Treinamento
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Dia/hora Grupo Membros
Terça (18/07)
8:30 às 11:00/ Lazareto
Controle Interno Robson, Orlando, Simone, Luciana, Priscila, Cláudia e Fábio Leite
Terça (18/07)
14:00 às 16:30/Lazareto
Consulta Demais setores (Projur, Compras, RH, ASCOM, Arquivos, etc)
Cronograma de Treinamento
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Treinamentos específicos
Grupo Membros
Informática Capacitação Técnica e para Suporte
Diretoria Discussão sobre os relatórios gerenciais
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Apresentação disponível em fapesb geral/ Lazarus