Manual do Utilizador v7.50PRIMAVERA Business Software Solutions (ltima atualizao em 02.03.2012) (ltima actualizao em 27.02.2012)

ndicendice................................................................................................................................. 1 Introduo ......................................................................................................................... 7 A sua empresa fatura mais de 30 mil / ano? ................................................................... 7 Posso continuar a utilizar a verso 6? ............................................................................... 7 Ajuda Online ....................................................................................................................8 Instalao do Software ....................................................................................................... 9 Requisitos Mnimos ..........................................................................................................9 Instalao do Software PRIMAVERA ................................................................................9 Procurar atualizaes ....................................................................................................12 Desinstalao do Software PRIMAVERA .........................................................................13 Migrao .......................................................................................................................... 14 Atualizao da verso 6.40 para a v7.50 ........................................................................14 Administrador .................................................................................................................. 18 Introduo ....................................................................................................................18 Inicializao da Plataforma ............................................................................................20 Manuteno de Empresas...............................................................................................23 Criao de Novas Empresas ............................................................................................. 23 Outros Dados Relativos Empresa ................................................................................... 29 Cpias de Segurana ...................................................................................................... 32 Reorganizao da Base de Dados ..................................................................................... 34 Compactao da Base de Dados ....................................................................................... 35 Propriedades da Base de Dados ....................................................................................... 36 Parmetros e Servios ...................................................................................................39 Segurana .....................................................................................................................40 Definio de Perfis ......................................................................................................... 41 Definio de Utilizadores ................................................................................................. 43 Navegador ........................................................................................................................ 46 Introduo ....................................................................................................................46 Atalhos ..........................................................................................................................47 Categorias de Informao ..............................................................................................49 Listas.............................................................................................................................49 Criao de Novas Listas .................................................................................................. 49

Pg 1

Campos ..................................................................................................................... 55 Expresses Condicionais (Condies) ............................................................................. 56 Totais ........................................................................................................................ 60 Agrupamentos ............................................................................................................ 60 Formataes Condicionais............................................................................................. 60 Consulta de Listas .......................................................................................................... 61 Propriedades de uma Lista .............................................................................................. 61 Operaes sobre uma Lista.............................................................................................. 62 Listas da Categoria ...................................................................................................... 62 Edio de Registos ...................................................................................................... 63 Filtros Rpidos ............................................................................................................ 63 Pesquisas Rpidas ....................................................................................................... 63 Pesquisas ................................................................................................................... 64 Ordenao de Registos ................................................................................................. 64 Impresso da Lista ...................................................................................................... 64 Impresso de Mapas .................................................................................................... 65 Exportao de Registos ................................................................................................ 65 Exportao Rpida para Word/Excel ............................................................................... 65 Envio de Mensagens por E-mail ..................................................................................... 66 Pesquisas e Listas ..........................................................................................................66 Permisses ....................................................................................................................67 Permisses Genricas ..................................................................................................... 67 Funcionalidades Comuns .................................................................................................. 69 Manuteno de Tabelas e dos seus Registos...................................................................69 Configurao de Mapas ..................................................................................................69 Manuseamento de Grelhas .............................................................................................71 Mail Merge .....................................................................................................................74 Preferncias de Sistema.................................................................................................76 Sistema ........................................................................................................................ 76 Listas ........................................................................................................................... 77 Listas por Defeito ........................................................................................................... 78 Cores ........................................................................................................................... 78 Email ........................................................................................................................... 79 Mapas .......................................................................................................................... 80 Navegador .................................................................................................................... 80 Vendas ............................................................................................................................. 83

Pg 2

Documentos de Venda ...................................................................................................83 Editor de Vendas............................................................................................................ 84 Cabealho do Documento ............................................................................................. 84 Totalizadores .............................................................................................................. 84 Outros Campos do Cabealho ........................................................................................ 85 Grelha de Introduo ................................................................................................... 85 Opes da Grelha de Introduo .................................................................................... 86 Tratamento de Dimenses ............................................................................................ 87 Outros Campos da Linha .............................................................................................. 87 Barra de Opes ............................................................................................................ 88 Certificao de Software ................................................................................................92 O que muda? .............................................................................................................. 92 Exploraes ...................................................................................................................93 Consultas ................................................................................................................... 94 Mapas de Explorao ................................................................................................... 95 Stocks .............................................................................................................................. 97 A janela de Stocks ......................................................................................................... 97 Frmula de clculo do PCM ........................................................................................... 98 Tratamento de Dimenses ............................................................................................... 98 Documentos de Stock Inicial ............................................................................................ 99 Explorao sobre Stocks ................................................................................................99 Entradas/Sadas .......................................................................................................... 100 Extratos ..................................................................................................................... 100 Inventrios ................................................................................................................. 101 Contas Correntes ............................................................................................................ 103 Novos Documentos ...................................................................................................... 103 Novos pendentes com descritivos/linhas pendentes ........................................................... 103 Pendente com retenes ............................................................................................... 104 Liquidaes ................................................................................................................. 104 Para alterar um pendente .............................................................................................. 107 Como estornar uma operao j efetuada ........................................................................ 107 Liquidar um pendente que efetue reteno ...................................................................... 108 Pendentes ................................................................................................................... 109 Extratos de Conta ........................................................................................................ 111 Avisos de Vencimento .................................................................................................. 113 Antiguidade de Saldos ................................................................................................. 115

Pg 3

Pontos de Venda............................................................................................................. 117 Configurao ............................................................................................................... 117 Impressoras ................................................................................................................ 118 Visores ....................................................................................................................... 118 Postos de Venda .......................................................................................................... 118 Teclas de funo (PLUs) ............................................................................................ 119 Teclas de acesso rpido s opes do Ponto de Venda .................................................... 119 Fundo de maneio ...................................................................................................... 120 Documentos ................................................................................................................ 120 Modelos de Impresso .................................................................................................. 121 Movimentos do Ponto de Venda ................................................................................... 124 Abertura de Caixa ........................................................................................................ 124 Entradas de Caixa ........................................................................................................ 124 Sadas de Caixa ........................................................................................................... 125 Fecho de Caixa ............................................................................................................ 126 Vendas ao Balco ......................................................................................................... 126 Teclas Configurveis .................................................................................................. 127 Configurao do Front Office ....................................................................................... 128 Gravao de um Documento ....................................................................................... 128 Balanas .................................................................................................................. 130 Explorao ................................................................................................................... 130 Estado dos Postos ........................................................................................................ 131 Resumos de Caixa ........................................................................................................ 132 Listagem de Vendas ..................................................................................................... 133 Duplicao de Fita ........................................................................................................ 133 Outros Processamentos .................................................................................................. 134 Converso de Documentos ........................................................................................... 134 Configuraes e Parmetros ........................................................................................... 136 Parmetros da Empresa ............................................................................................... 137 Parmetros Gerais ....................................................................................................... 137 Gerais ..................................................................................................................... 137 Internet ................................................................................................................... 138 Taxas de Iva ............................................................................................................ 139 Outros ..................................................................................................................... 139 Parmetros de Vendas .................................................................................................. 140 Preos de Venda ....................................................................................................... 140

Pg 4

Editor ...................................................................................................................... 141 Parmetros de Contas Correntes .................................................................................... 142 Crdito .................................................................................................................... 142 Avisos Vencimento .................................................................................................... 143 Reteno na Fonte .................................................................................................... 143 Parmetros de Stocks ................................................................................................... 144 Artigo ...................................................................................................................... 144 Servios e Utilitrios ....................................................................................................... 146 Servios ....................................................................................................................... 146 Diagnsticos ............................................................................................................... 146 Diagnsticos sobre Documentos e Contas Correntes ....................................................... 147 Verificar a existncia de cdigos .................................................................................. 147 Reconstrues ............................................................................................................. 148 Criao de Sries ......................................................................................................... 149 Outros Utilitrios .......................................................................................................... 154 Alterao de cdigos .................................................................................................. 154 Exportao SAF-T ........................................................................................................ 155 Alterao de Preos ..................................................................................................... 160 Preos em Moeda ......................................................................................................... 161 Reclculo de Stocks ..................................................................................................... 163 Etiquetas ..................................................................................................................... 164 Mapas Fiscais............................................................................................................... 165 Mapas Peridicos do IVA ............................................................................................... 165 Reimpresso de Documentos ....................................................................................... 166 Anexo Tabelas Mestre .................................................................................................. 167 Artigos ........................................................................................................................ 168 Famlias ....................................................................................................................... 174 Clientes ....................................................................................................................... 175 Anexo Tabelas de Documentos..................................................................................... 178 Documentos de Venda ................................................................................................. 178 Documentos de Stocks ................................................................................................. 179 Documentos de Contas Correntes................................................................................. 180 Anexo Tabelas Auxiliares ............................................................................................. 182 Condies de pagamento ............................................................................................. 182 Vendedores ................................................................................................................. 183 Bancos......................................................................................................................... 184

Pg 5

Contas Bancrias ......................................................................................................... 185 Moedas ........................................................................................................................ 189 Tipos de Dimenses ..................................................................................................... 190 Dimenses ................................................................................................................... 190 Etiquetas ..................................................................................................................... 191 Taxas de IVA ............................................................................................................... 192 Seces de Venda ........................................................................................................ 192 Outras Tabelas............................................................................................................. 193

Pg 6

IntroduoO PRIMAVERA EXPRESS foi o primeiro software de gesto de marca reconhecida a ser disponibilizado para download de forma totalmente gratuita. Desde 2006 que milhares de microempresas portuguesas gerem os seus negcios com esta soluo sem custos, lanada com o objetivo de impulsionar as pequenas estruturas empresariais. Face publicao da legislao que alarga o mbito da obrigatoriedade de utilizao de programas informticos de faturao certificados (Portaria n. 22-A/2012, de 24 de Janeiro), com entrada em vigor a partir de 1 de Abril de 2012, a PRIMAVERA disponibiliza o PRIMAVERA EXPRESS 7.50, uma soluo assente em tecnologia mais recente, certificada pela Autoridade Tributria e Aduaneira. Com esta nova verso, a PRIMAVERA prossegue a sua poltica de apoio s microempresas e Empresrios em Nome Individual, disponibilizando-lhes uma soluo de software certificado que permite efetuar a faturao e gesto de empresas com um volume de faturao at 30 mil euros (para a constituio deste valor exclui-se o valor do IVA bem como valores em notas de crdito), recorrendo a tecnologia de topo, sem qualquer tipo de custo. O PRIMAVERA EXPRESS 7.50 um produto de rpida e fcil configurao e utilizao que no depende da emisso de qualquer tipo de licena ou senha por parte da PRIMAVERA ou qualquer outra entidade e que, aps instalao, pode ser utilizado de imediato, funcionando exclusivamente em ambiente monoposto ou mono-utilizador. Juntamente com o download gratuito do produto, a PRIMAVERA disponibiliza este manual de apoio instalao e utilizao que lhe permitir facilmente usufruir das potencialidades da soluo. Caso a sua empresa sinta necessidade de um apoio adicional poder, ainda, recorrer aos servios de um dos 400 Parceiros da rede PRIMAVERA ou efetuar o seu registo nos Servios de Suporte PRIMAVERA EXPRESS.

A sua empresa fatura mais de 30 mil / ano? Para as organizaes que ultrapassem este volume de faturao anual a PRIMAVERA disponibiliza a gama Starter (mais informaes disponveis aqui) composta por trs configuraes distintas de software que garantem a utilizao de toda a informao atualmente existente e sua evoluo para produtos mais ajustados dimenso da sua empresa.

Posso continuar a utilizar a verso 6? Sim. A nova legislao no o impede de continuar a utilizar o PRIMAVERA EXPRESS V6, verso no certificada. No entanto, esta verso deixar de estar disponvel para download, a partir de 1 de Abril de 2012, altura em que tambm deixar de beneficiar de apoio tcnico da PRIMAVERA, uma vez que a legislao no permite ao fornecedor de software a manuteno de solues no certificadas. Nesse sentido, a PRIMAVERA aconselha migrao para a nova verso EXPRESS 7, que se encontra certificada.

Pg 7

Ajuda OnlineCom esta verso disponibilizada a possibilidade do utilizador aceder ajuda online dos produtos PRIMAVERA, garantindo-lhe o acesso a todas as ajudas do produto (constantemente atualizadas). Assim, para alm deste manual, sempre que o utilizador selecionar o boto Ajuda ou, em alternativa, clicar em F1, este ser direcionado para a PRIMAVERA KnowledgeBase (PKB). Para consultar os artigos relativos ao Express 7.50 na PKB dever ser garantida a sequncia de atributos indicada na imagem:

Esta informao pode ser ainda consultada na seco de Atributos do artigo:

Ao longo deste documento sero disponibilizados links para artigos publicados na PKB, que poder consultar. Caso no saiba a password de acesso, sugere-se que realize F1 no produto (a autenticao ser automtica) e depois volte a clicar no link do artigo do PKB disponvel neste manual.

PKB

Manual do Produto Manual Express 7.50

Pg 8

Instalao do SoftwareA instalao do software PRIMAVERA segue as normas utilizadas pela maioria dos produtores internacionais de software. O programa de instalao guia o utilizador na instalao das aplicaes.

Requisitos Mnimos Sistema Operativo: Microsoft Windows XP SP3 ou superior; Processador: Processador 1.4 GHz x86 / x64 (recomendado 2.0 GHz ou superior) Memria: 512 MB RAM (recomendado 1 GB); Espao livre em Disco: 2 GB; Resoluo de ecr mnima 1024x768; Placa de rede para acesso Internet.

Instalao do Software PRIMAVERAPara instalar o PRIMAVERA Express, siga os seguintes passos: 1. Comece por fechar os programas que eventualmente estejam abertos no sistema; 2. Descompacte o ficheiro de distribuio do produto PRIMAVERA Express; 3. Execute o programa de instalao Setup.exe se este no arrancar automaticamente, 4. Selecione o idioma em que o produto deve ser instalado;

Pg 9

5. O ecr seguinte est relacionado com questes legais de licenciamento. Aceitar as condies descritas para prosseguir;

6. Os passos seguintes permitem-lhe selecionar a diretoria de instalao e a pasta de programas at terminar a instalao;

Pg 10

Pg 11

7. Para comear a trabalhar aceda ao programa atravs do menu Iniciar (Start). A instalao do PRIMAVERA EXPRESS v7.50 dever ser efetuada para a mesma unidade de disco onde se encontra instalado o sistema operativo que tipicamente C:. O cenrio de instalao para unidades, locais ou remotas, no suportado.PKB

Requisitos Mnimos dos Produtos PRIMAVERA

Pg 12

Procurar atualizaesCom esta verso existe a possibilidade de se obter, sempre que se desejar e de forma rpida, a ltima verso disponvel do produto (Express v.7.50). Esta operao til sobretudo porque pode beneficiar de forma fcil de atualizaes realizadas ao produto e que pode desconhecer. Para realizar o procedimento de verificao de existncia de atualizaes, realizar os seguintes passos: 1. No Administrador aceder a Ajuda | Procurar atualizaes; 2. O sistema ir ento realizar um processo de verificao da ltima verso disponvel, comparando com a verso que tem instalada. Uma vez que a operao pode ser morosa, existe a possibilidade de aparecer um dilogo de progresso a indicar que o sistema se encontra a efetuar essa operao; 3. Caso no exista uma atualizao da verso o utilizador informado que Tem a ltima verso instalada. Caso exista uma atualizao aparece uma mensagem a informar que Foi encontrada uma verso mais recente. Deseja fazer o download agora?. Escolhendo a opo NO a janela encerrada sem que qualquer operao seja realizada. Escolhendo a opo SIM aberto o navegador de internet (browser) predefinido pelo utilizador/posto e efetuado o download do ficheiro que contm a atualizao (dependendo do browser, o utilizador poder guardar ou executar o ficheiro da verso atualizada). Em ambos os casos ser necessrio identificar a pasta para onde deve ser extrado o ficheiro da verso, descompactar o ficheiro (unzip) e, por fim, abrir a pasta especificada e executar o setup (.exe) manualmente.

Antes de proceder atualizao, dever fechar a aplicao.

PKB

Como procurar novas atualizaes?

Desinstalao do Software PRIMAVERAA desinstalao dos programas pertencentes ao Sistema de Gesto PRIMAVERA pode ser efetuada atravs do Painel de Controlo (Control Panel), no cone Adicionar/Remover Programas (Add/Remove Programs). Siga as instrues apresentadas pelo Windows e remova, de forma correta o(s) programa(s) que entender.S atravs desta opo do Painel de Controlo possvel remover na totalidade e de forma correta os programas da PRIMAVERA - Business Software Solutions, S.A.

Pg 13

MigraoAtualizao da verso 6.40 para a v7.50Nos casos em que se encontra previamente instalada a verso 6.40 do PRIMAVERA Express, a migrao/atualizao para a verso 7.50 do PRIMAVERA Express obedece aos seguintes passos: 1) Proceder instalao da v7.50 (ver captulo anterior); 2) No final da instalao verificar que ambas as verses ficam instaladas (v6.40 e v7.50) e que despoletado o Setup and Go;

3) Aps referncia Linha e Verso do produto anterior comea o processo de migrao onde so realizados vrios passos: so realizadas cpias de segurana, disponveis na pasta default da instncia SQL Server (backup) podem ser escolhidas as empresas a migrar dependendo da instncia SQL usada na verso 6.40 podem existir os seguintes cenrios: - Instncia MSDE

Pg 14

- Instncia SQL2005 - Instncia SQL2008 De acordo com estes cenrios, podem existir dois comportamentos: 1) Instncia MSDE ou SQL2005 criada uma nova instncia SQL2005 com o nome PRIEXPRESS750. O Priempre e as Bases de Dados PRIDEMO e PRIEXPRESS so copiados para esta nova instncia e as bases de dados atualizadas nesta instncia; 2) Instncia SQL2008 so atualizadas as bases de dados no SQL2008. A instncia PRIEXPRESS750 igualmente criada, mas como a verso superior 2005, apenas atualizada a instncia superior.

4. No passo seguinte, selecionar as empresas que se pretende atualizar para a ltima verso disponvel;

Pg 15

5. De seguida o utilizador ser informado que o processo de migrao pode avanar, caso exista a informao necessria; 6. Selecionar "Prximo" de modo a dar incio ao processo de migrao; 7. Durante o processo de verificao, caso se registe a ocorrncia de erros, dever proceder-se sua correo. Na ausncia de erros dever selecionar "Prximo" de modo a iniciar o processo de migrao;

Pg 16

8. Concluso da migrao. Toda a informao referente ao relatrio de migrao (ver artigo relacionado direita do ecr), nomeadamente, a interpretao a dar aos dados reportados, ser disponibilizada no final deste processo.

PKB

Como atualizar as verses das empresas?

Se ocorrer algum erro na migrao a verso 6.40 pode continuar a ser usada (instncia PRIEXPRESS). Para poder usar a v7.50 devem ser corrigidos os erros (para resolver os problemas poder ser contactado um Parceiro da rede PRIMAVERA ou efetuado o registo nos Servios de Suporte PRIMAVERA Express).

Pg 17

AdministradorIntroduoNa soluo de gesto da PRIMAVERA Business Software Solutions, S.A., o Administrador (ADM) ocupa um lugar de destaque pela sua importncia relativa a todos os outros programas instalados no sistema. atravs do ADM que o responsvel far a gesto do sistema instalado, nomeadamente: Criao e abertura da empresa de trabalho Parametrizaes relativas ao funcionamento das aplicaes Definio de utilizadores e respetivos acessos

O ADM deve ser manuseado pelos tcnicos responsveis pelo suporte ao sistema e pelo utilizador responsvel pelo conjunto de importantes definies que so feitas neste programa e que iro interferir com o funcionamento de todos os programas instalados. Refira-se em especial que cabe ao administrador do sistema definir os tipos de acessos relativamente aos outros utilizadores. Apesar da responsabilidade inerente ao seu funcionamento, o ADM fcil de manusear. O nmero de opes disponveis reduzido pelo que rapidamente o utilizador dever identificar-se com as vrias opes do programa. Enquanto no forem definidos utilizadores, qualquer pessoa pode aceder ao ADM. Ao aceder ao ADM o utilizador depara-se com o seguinte ecr que identifica as vrias reas de interveno disponveis. Pode fazer duplo clique em cima de cada um dos cones direita ou desdobrar a rvore Administrador esquerda. Na imagem seguinte apresenta-se a organizao mais detalhada do Administrador.

Pg 18

Na opo Aplicaes, o utilizador pode visualizar as vrias aplicaes instaladas no sistema. Depois de instalar uma aplicao, a mesma passa a ser reconhecida automaticamente pelo ADM nesta opo.

Pg 19

Inicializao da PlataformaDepois de efetuada a instalao a inicializao da plataforma PRIMAVERA efetuada automaticamente.Por omisso, aps instalao do PRIMAVERA Express, a Plataforma j est inicializada para o servidor de dados (local)\PRIExpress750. Esta instncia de SQL Server 2005 Express instalada durante a instalao do produto.

Porm, esta operao pode ser realizada no Administrador e ser iniciada automaticamente por este sempre que detetar que ainda no foi realizada. Se for esse o caso, ao abrir o ADM ser iniciado o assistente de inicializao da plataforma (em alternativa, aceder a Utilitrios | Inicializao da Plataforma):

Pg 20

Este assistente apenas deve ser executado nos casos em que a instncia SQL for diferente da instalada por omisso com o produto. O assistente pedir ao utilizador a informao necessria para configurar a ligao das aplicaes PRIMAVERA ao servidor de dados SQL Server e instalar nesse servidor a base de dados de empresas. Os passos so os seguintes: 1. Depois de iniciado o assistente (imagem anterior) selecionar Prximo; 2. No passo seguinte ser pedida a identificao do servidor SQL:

Se o servidor estiver no mesmo domnio da mquina atual, poder-se- utilizar o nome do servidor. Caso contrrio dever-se- utilizar o endereo IP.

Pg 21

3. No passo seguinte pedida a conta de acesso interna base de dados:

4. De seguida solicitado o idioma que ser usado por omisso para todos os utilizadores (que no tenham um definido);

5. Por fim, o assistente proceder inicializao da base de dados PRIEMPRE (das empresas). Quando terminar, o ADM ser reinicializado novamente com a inicializao da plataforma j feita.

Pg 22

PKB

Inicializao da Plataforma

Manuteno de EmpresasCriao de Novas EmpresasA criao de empresas pode ser considerada como o segundo passo no processo de instalao do sistema. O ADM auxilia o utilizador nesse processo, atravs de uma sequncia de ecrs. Importa referir que, de sistema, o EXPRESS tem j criadas duas empresas origem: uma standard e uma de demonstrao. Apenas possvel conter uma empresa standard, porm podem ser criadas todas as empresas de demonstrao desejadas.Para criar uma nova empresa standard, por exemplo, com o nome da prpria empresa, necessrio eliminar a empresa standard existente (EXPRESS) e criar uma nova. Em alternativa, poder utilizar-se a existente preenchendo os dados, mas no poder ser alterado o nome da mesma, ficando como nome EXPRESS.

Pg 23

Para aceder criao de uma empresa, realizar os seguintes passos: 1. Escolher no menu Empresas a opo Nova. No primeiro passo da sequncia de ecrs, comear por dizer que se pretende partir, por exemplo, de uma Empresa de Demonstrao. Pode ainda criar uma empresa preenchida com dados standard (se for o seu primeiro ano de trabalho);

2. No passo seguinte selecionar o tipo de exerccio e a localizao da sede mais adequada organizao/empresa. Embora esteja disponvel uma lista com vrias sedes e de se poder criar uma empresa com uma sede diferente de Portugal, a partir do passo seguinte s ser possvel continuar a operao com uma configurao base de empresas direccionada a empresas com sede em Portugal.

Pg 24

3. Em seguida, deve ser selecionada a script de inicializao da base de dados;

4. Neste passo, depois de detetar as aplicaes que esto instaladas no sistema, necessrio identificar as aplicaes que trabalharo com a empresa que se est a abrir;

Pg 25

5. O quinto passo do assistente indica a localizao fsica dos ficheiros da base de dados;

6. Depois de criar a base de dados, introduzir os dados principais da nova empresa;

Pg 26

7. No passo seguinte so solicitados alguns dados importantes para o tratamento da Contabilidade;

8. Neste passo devem ser identificados os utilizadores que tero acesso empresa.O passo de definio de permisses por utilizador apenas ser apresentado se existir pelo menos um utilizador definido no sistema.

Pg 27

A definio dos perfis de utilizadores pode ser feita em qualquer altura, pelo que possvel avanar sem preocupao. Ser, alis, numa fase posterior de trabalho, depois de conhecer com alguma profundidade a informao de maior ou menor relevncia, que poder definir os diversos perfis e atribu-los aos diversos utilizadores do sistema (ver seco relativa aos perfis). 9. O ltimo passo consiste no registo da base de dados que suporta a empresa. Escolher Finalizar, para proceder a esse passo.

A informao que foi solicitada neste assistente pode voltar a ser alterada acedendo opo Propriedades, do menu Empresas, quando posicionado sob o cone da empresa.

Pg 28

PKB

Manuteno de Empresas

Outros Dados Relativos EmpresaPode aceder-se introduo da totalidade dos dados relativos a uma empresa em qualquer momento atravs do menu Empresa, opo Propriedades, quando posicionado sob o cone da empresa.

Pg 29

Na janela seguinte escolha simultaneamente o utilizador e o perfil com que pretende que o mesmo tenha acesso empresa, cujas propriedades est a definir. No exemplo abaixo, definido que para a empresa em causa o utilizador Administrador vai ter acesso com o perfil de Armazm.

Pg 30

Podem combinar-se vrios perfis para cada utilizador. Se, por exemplo, se atribuir o perfil Armazm e o perfil Compras a um utilizador para uma determinada empresa, esse utilizador ter todas as permisses definidas para os dois perfis.

O programa oferece total flexibilidade na definio de acessos s diversas empresas. Na seco dedicada Segurana explicado com detalhe o funcionamento das configuraes de acesso s aplicaes.

Pg 31

PKB

Como configurar as propriedades de uma empresa? Como remover uma categoria?

Cpias de SeguranaAs cpias de segurana da empresa devem ser realizadas regularmente. Para fazer cpias de segurana de uma empresa, realizar os seguintes passos: 1. Aceder a Empresas | Manuteno | Cpia de Segurana; 2. Definir o nome, descrio e localizao da cpia;

Repor uma cpia de segurana Poder repor-se uma cpia de segurana para uma empresa existente, ou em alternativa, criar uma nova empresa com a informao na cpia de segurana.

Permitir a realizao de backups /restauro de bases de dados em SQL Express 2005 Nestas operaes, quando se possui o SQL Express 2005 instalado poder surgir o seguinte erro: SQL Server blocked access to procedure 'sys.xp_cmdshell' of component 'xp_cmdshell' because this component is turned off as part of the security configuration for this server. A system administrator

Pg 32

can enable the use of 'xp_cmdshell' by using sp_configure. For more information about enabling 'xp_cmdshell', see "Surface Area Configuration" in SQL Server Books Online. Isto ocorre porque quando o SQL Server Express instalado so aplicadas as configuraes padres para que este seja o mais seguro possvel. A Microsoft chama essa configurao segura por padro. Para ultrapassar o problema executar os seguintes passos: 1. Aceder ferramenta SQL Server Surface Area Configuration localizada em (Start | Programs | SQL Server 2005 menus | SQL Server 2005 Configuration Tools); 2. Selecionar Surface Configuration Area for Features; 3. Selecionar xp_cmdshell; 4. Ativar a opo "Enable xp_cmdshell"; 5. Confirmar. possvel obter mais informaes sobre esta questo acedendo a http://www.microsoft.com/brasil/servidores/sql/techinfo/whitepapers/managing-sql-serverexpress.mspx

Existe um assistente que permite repor uma cpia de segurana, de acordo com os seguintes passos: 1. Selecionar Manuteno | Reposio de Cpia de Segurana e escolha Prximo; 2. Selecionar a empresa que se pretende sobrepor, ou introduzir o cdigo da nova empresa a ser criada;

3.

Escolher o ficheiro que contm a cpia de segurana;

Pg 33

4. Selecionar a cpia de segurana pretendida e em seguida Prximo. Caso se tenha optado por criar uma nova empresa preencher a restante informao necessria.

Reorganizao da Base de Dados possvel reorganizar toda a base de dados, isto , reorganizar os ndices e os dados, remover espao livre na base de dados e verificar a sua integridade. Para reorganizar uma base de dados realizar os seguintes passos: 1. Aceder a Empresas | Manuteno | Reorganizao da Base de Dados, definir as opes pretendidas de reorganizao e, em seguida, selecionar Confirmar.

Pg 34

Compactao da Base de DadosO espao ocupado em disco pela base de dados associada a cada empresa registada no sistema pode ser diminudo. Para compactar uma base de dados, realizar os seguintes passos: 1. Aceder a Empresas | Manuteno | Compactao da Base de Dados, definir os parmetros da compactao e selecionar Confirmar.

Pg 35

Comprimir ficheiros individualmente - Poder comprimir toda a base de dados ou cada um dos ficheiros que a constituem (dados ou log). Comprimir pginas e depois truncar espao livre do ficheiro - Comprimir a base de dados e eliminar todo o espao livre. Comprimir ficheiro at: - Definir o tamanho do ficheiro aps compresso.

Propriedades da Base de DadosExiste um conjunto de propriedades da base de dados associadas a cada empresa registada no sistema que podero ser definidas. Para consultar as propriedades de uma base de dados, realizar os seguintes passos: 1. Aceder a Empresas | Manuteno | Propriedades da Base de Dados; 2. A primeira pgina apresenta os dados gerais da base de dados;

Pg 36

3. medida que vai sendo necessrio aumentar o ficheiro que contm os dados, este poder aumentar um determinado tamanho em megabytes, ou em percentagem.

4. As opes que se aplicam ao ficheiro de dados so vlidas para o ficheiro de log.

Pg 37

5. Finalmente podem alterar-se todas as outras propriedades da base de dados.

Opes disponveis: Acesso a um nico utilizador - Esta opo permite bloquer o acesso base de dados permitindo apenas o acesso ao administrador de sistema (opo no disponvel sobre MSDE). Acesso s de leitura - Permite bloquear qualquer alterao nos dados da base de dados (opo no disponvel sobre MSDE).

Pg 38

Modelo de recuperao - Define o modelo de recuperao e cpias de segurana em caso de falha do sistema. Auto close - Esta opo deve estar desativada para maximizar o desempenho do servidor. Auto shrink - Despoleta a compactao automtica dos ficheiros de dados da base de dados em disco. Para reduzir a ocupao de espao em disco, deve estar ativada. Auto create statistics - Gerao automtica de estatsticas internas de utilizao de tabelas, campos e ndices na base de dados. Deve estar ativada.

PKB

Manuteno de Bases de Dados

Parmetros e ServiosA descrio dos processamentos existentes sob as opes Parmetros e Servios faz parte dos manuais de cada uma das aplicaes. Por Parmetros deve entender-se o conjunto de opes de parametrizao da aplicao para cada empresa. Por Servios entende-se um conjunto de opes de diagnstico e correo da informao, prprias de cada aplicao. a seguinte a imagem da janela de parmetros e servios.

Pg 39

SeguranaO sistema de segurana PRIMAVERA permite ao administrador do mesmo definir: Quem so os utilizadores que podem aceder ao sistema de aplicaes; Para cada utilizador atribuir um ou mais perfis de utilizao; Para cada utilizador definir as aplicaes/empresas a que tem acesso e com que perfil o tem; Desativar/ativar a totalidade do acesso ao sistema por parte de um utilizador.

O sistema pode funcionar em dois modos distintos: Sem sistema de segurana. Nesse modo, no existem utilizadores definidos. Todos os utilizadores so administradores, isto , acedem de forma ilimitada informao presente no sistema. Com sistema de segurana ativado. Neste modo cada utilizador deve estar registado como tal no ADM. Cabe ao administrador do sistema, a definio dos utilizadores e respetivos perfis. Como lgico, apenas o administrador do sistema pode definir Perfis de Utilizao e respetivos utilizadores. Apenas ele tem acesso aos cdigos de acesso de cada um dos utilizadores definidos no sistema.

Antes de prosseguirmos importante que entenda os seguintes conceitos utilizados pelo sistema. Utilizador - Operador/Pessoa que pode trabalhar com as aplicaes instaladas. O seu nmero no tem limites, devendo estar cada um deles devidamente registado no sistema.

Pg 40

Aplicao diferentes mdulo disponibilizados pela aplicao (por exemplo: mdulo de Logstica e Tesouraria). Empresa de Trabalho - Porque o sistema permite a criao de uma ou mais empresas, cada empresa identificada com um cdigo (entre 3 e 10 carateres). Uma Holding constituda por quatro empresas pode fazer a faturao, a contabilidade, etc., de cada uma das quatro empresas com o sistema de gesto da PRIMAVERA. Perfil do Utilizador - Conjunto de tarefas atribudas a um ou mais utilizadores. O perfil a atribuir a um utilizador ser funo da sua responsabilidade, isto , do conjunto de tarefas e do tipo de informao a que dever ter acesso. Vejamos um exemplo que pode perfeitamente aplicar-se a uma organizao de mdia dimenso. No menu principal do ADM tem acesso s opes de configurao de acessos ao sistema.

Definio de PerfisEscolhendo a opo Perfis, o programa sugere um conjunto de perfis. A imagem seguinte ilustra uma grelha possvel de perfis.

Pg 41

Exemplos do que podem ser os acessos oferecidos a alguns desses perfis. Responsvel Servios Administrativos Responsvel rea Administrativa Responsvel rea Comercial Operador de Faturao Operador de Contabilidade Utilizador Comercial de Consultas Tem acesso a todo o sistema, isto , todas as aplicaes, todas as empresas. Tem acesso total s aplicaes de Contabilidade, Recursos Humanos, Equipamentos e Ativos. Tem acesso total aplicao de Logstica e Tesouraria. Tem acesso janela de faturao. Tem acesso janela de introduo de documentos de contabilidade. Para alm disso -lhe dado acesso criao de novas contas nos Planos de Contas. Tem acesso apenas Logstica e Tesouraria e exclusivamente s opes de Explorao de Dados.

Para criar um perfil, realizar os seguintes passos: 1. Escolher no menu Segurana a opo Novo; 2. Na janela seguinte identificar o perfil com um cdigo e uma descrio;

Pg 42

3. Depois de identificar o perfil, passar ao separador Operaes. Aqui, consoante as aplicaes instaladas no sistema, definir o conjunto de opes a que cada um dos perfis tem acesso. Para que um utilizador tenha acesso opo de Rascunhos, opo disponvel no editor de Vendas, necessrio ativar ao nvel dos Perfis a opo "Documentos de rascunho" que est disponvel nas operaes do mdulo de Vendas.

Como se pode observar no coube na definio de cada perfil identificar a que empresas esse perfil tem acesso. Veja-se ento onde feita a definio de quem tem ou no tem acesso a cada uma das empresas. Na opo Utilizadores, no menu Segurana, pode ver-se de seguida os passos a dar na criao de um novo utilizador.

PKB

Gesto de Perfis Como dar acesso opo de Rascunhos nos documentos de venda?

Definio de UtilizadoresPara definir novos utilizadores, realizar os seguintes passos: 1. Aceder a Segurana | Utilizadores ou clicar no cone Novo; 2. Na janela seguinte identificar o utilizador;

Pg 43

3. Depois de identificado o operador e os seus cdigos de acesso passar ao separador Permisses. Inicialmente a janela aparece em branco, visto este utilizador ainda no ter permisses de acesso definidas. Escolher a opo Permisses.

Nesta pgina pode ainda definir-se de uma forma muito simples se um determinado utilizador pode aceder de todo a um determinada aplicao. Ou seja, se na janela anterior indicar que o novo utilizador no pode aceder Contabilidade, ele no ter acesso a essa aplicao mesmo que o perfil associado o permita.

Pg 44

4. Escolher a(s) empresa(s) a que o utilizador ter acesso. Em simultneo escolher para cada uma delas o perfil com que o utilizador dever aceder s empresas. Em resultado das escolhas feitas, a janela de Permisses, anteriormente em branco, passa a apresentar o conjunto de permisses dadas ao novo utilizador.PKB

Gesto de Utilizadores

Pg 45

NavegadorIntroduoO Navegador oferece ao utilizador a possibilidade de configurar o ambiente de trabalho em cada uma das aplicaes PRIMAVERA, adaptando-o s suas necessidades. Usando esta funcionalidade, o utilizador pode: Configurar as suas prprias vistas sobre os dados mais importantes da aplicao; Consultar e editar registos (de tabelas base e/ou documentos); Adicionar atalhos para aplicaes ou documentos externos.

Na perspetiva do administrador de sistema, responsvel pela configurao da soluo PRIMAVERA, o Navegador fornece as ferramentas necessrias para adapt-la a cada perfil de utilizadores: Garantindo que cada utilizador tem acesso a toda a informao relevante para o seu trabalho, no formato correto; Permitindo a implementao de regras de segurana adicionais; Disponibilizando todas as ferramentas de extensibilidade de uma forma totalmente integrada com a aplicao.

Como ferramenta de produtividade, o Navegador , genericamente, um configurador de atalhos e de listas. Est integrado em cada uma das aplicaes como a imagem seguinte demonstra:

Pg 46

AtalhosO utilizador poder criar os seguintes tipos de atalhos: Listas; Aplicaes externas; Documentos; Pginas Web; Empresas; Pastas.

Todos os atalhos podem ser organizados e agrupados em pastas, numa estrutura semelhante disponvel no Windows para organizar os ficheiros. Para criar um atalho para uma aplicao externa, realizar os seguintes passos: 1. Aceder ao Navegador, aos Favoritos; 2. No menu de contexto dos Favoritos (clicar com o boto direito do rato) selecionar Novo Atalho | Aplicao Externa; 3. Na janela seguinte, selecionar a aplicao externa e definir as restantes propriedades do atalho:

Para criar um atalho para um documento, realizar os seguintes passos: 1. No menu de contexto do Navegador, selecionar Novo Atalho | Documento; 2. Na janela seguinte, selecionar o documento a associar ao atalho:

Pg 47

Para criar um atalho para uma pgina Web, realizar os seguintes passos: 1. No menu de contexto do Navegador, selecionar Novo Atalho | Pgina Web; 2. Na janela seguinte, introduza o endereo da pgina ou selecionar uma das pginas disponveis nos favoritos:

Para criar um atalho para uma empresa, realizar os seguintes passos: 1. No menu de contexto do Navegador, selecionar Novo Atalho | Empresa; 2. Na janela seguinte selecionar a empresa a associar ao atalho.

A criao de atalhos para empresas fornece um mecanismo para abrir rapidamente uma empresa em particular. Esta ferramenta ser particularmente til em instalaes com muitas empresas como, por exemplo, gabinetes de contabilidade. Nesta verso em particular, a EXPRESS, apenas possvel criar atalhos para as empresas de demonstrao ou, dentro de uma empresa de demonstrao, para a empresa standard.

PKB

Navegador

Pg 48

Categorias de InformaoA funcionalidade mais importante do Navegador , no entanto, a definio de listas sobre os dados da aplicao. A criao de listas permite: O acesso a todos os dados de uma determinada entidade, para alm do conceito de tabelas; A configurao de filtros, condies e ordenaes sobre os dados de cada entidade; Outras funcionalidades de manipulao dos dados como, por exemplo, exportaes.

Assim, todos os dados de cada aplicao PRIMAVERA esto organizados em Categorias que agrupam todas as tabelas relevantes para obter a informao relevante sobre determinada entidade. Na prtica, isto quer dizer que a categoria de Clientes disponibiliza todos os dados relacionados com clientes, para alm da tabela associada, inclui dados de vendedores, vendas, contactos, moedas, etc. Ao ampliar este conceito de categorias de informao a todas as entidades de todas as aplicaes, o Navegador torna-se na principal fonte de dados para o utilizador e numa ferramenta imprescindvel para configurar a soluo e adapt-la a cada situao em particular. As categorias disponveis dependero de cada uma das aplicaes. A ttulo de exemplo, as categorias da Logstica e Tesouraria incluem algumas das seguintes: Inventrio Extrato de artigo Inventrio Movimentos Movimentos de Contas Correntes Linhas Tabelas Artigos Tabelas Clientes Tabelas Contactos Tabelas Outros Terceiros Tesouraria Documentos Pendentes Tesouraria Extrato de Conta Corrente Tesouraria Movimentos sobre Contas Correntes Vendas Movimentos.

ListasCriao de Novas ListasPara criar uma nova lista, realizar os seguintes passos: 1. Ativar o Navegador; 2. No menu de contexto, selecionar Novo Atalho | Lista;

Pg 49

3. Na janela seguinte, selecionar a categoria para a qual se pretende criar uma nova lista. Verificar que so mostradas todas as listas j disponveis para a Categoria selecionada. Selecionar Nova...:

4. No primeiro passo do assistente de criao de listas, selecionar Prximo:

5. O passo seguinte permite selecionar as colunas da lista a partir de cada tabela que compe a categoria de informao. Todas as tabelas e campos disponveis na categoria selecionada so mostrados. Usando as setas disponveis podem escolher-se os campos desejados. direita esto disponveis opes adicionais que permitem definir ordenaes, aliases e expresses.

Pg 50

6. No passo seguinte definir totalizadores sobre as colunas numricas selecionadas previamente:

7. De seguida pode definir-se agrupamentos lgicos sobre os registos:

Pg 51

8. H ainda a possibilidade de selecionar os campos numricos sobre os quais se pretende calcular os totais;

9. No passo seguinte pode definir-se formataes condicionais a aplicar aos registos da lista;

Pg 52

10. Por fim, indicar se se pretende, ou no, pr-visualizar o resultado. Selecionando a opo de prvisualizao, ser-lhe- apresentado o resultado no passo seguinte. Neste passo pode ainda definirse opes avanadas da lista;

Pg 53

Nmero mximo de registos - Permite limitar o nmero mximo de registos apresentados no resultado da lista. Esta opo pode ser til em listas com muitos registos e em que, partida, seja possvel prever que o registo procurado est entre os primeiros. Eliminar registos duplicados - Permitir eliminar todos os registos repetidos na lista apresentando apenas um. Modo de abertura da lista - Define se a paginao dos registos efetuada em memria no cliente ou no servidor. A primeira opo oferece o mximo rendimento para listas com poucos registos ou em listas que seja usual percorrer todos os registos. A segunda opo recomendada para listas com muitos registos e sempre que seja possvel prever a uitlizao imediata de registos existentes nas primeiras pginas (reduzindo a comunicao e os dados transferidos do servidor).

11. Finalmente, indicar o nome da nova lista e a respetiva disponibilidade para os restantes utilizadores de acordo com os perfis existentes (esta ltima s aparece num passo seguinte, depois de selecionar que pretende criar a lista); 12. Depois de concludo o assistente, a nova lista ficar disponvel para ser adicionada no Navegador;

Pg 54

13. Para adicionar a nova lista ao Navegador, escolh-la na lista e selecionar Confirmar;

14. J na lista, clicando com o boto direito do rato possvel aceder s Propriedades da Lista e editlas.

Campos

Pg 55

Mudar posio dos campos (para cima ou para baixo) - A ordem das colunas na lista pode ser definida no formulrio de criao da lista. Ordenao dos Registos - Pode definir-se at cinco critrios de ordenao dos registos da lista. Para definir os critrios de ordenao deve indicar cada um dos campos de ordenao e a respetiva ordem. Mudar o nome do Campo (Alias) - Em determinadas situaes, nomeadamente, em listas resultantes da agregao de vrias tabelas, pode ser necessrio renomear algumas das colunas. Para tal, selecionar a coluna a renomear, escolher o boto respetivo e indicar o novo nome da coluna. Expresses (Valores Calculados) - Pode tambm definir-se colunas na lista como resultado de expresses calculadas (a partir de outras colunas na lista). Para adicionar uma nova expresso selecionar o boto Nova Expresso no assistente. Ser-lhe- ento apresentado um formulrio que permite a definio da expresso calculada.

Expresses Condicionais (Condies) Uma expresso condicional permite a definio de uma condio que filtrar os resultados da lista mediante um determinado critrio. Esta a funcionalidade mais importante das listas porque permite ao utilizador definir listas configuradas exata medida das suas necessidades de informao, facilitando: A focalizao nos dados mais relevantes; A obteno de toda a informao pertinente sobre cada a entidade;

Pg 56

A formatao de vistas diferentes sobre os mesmos dados; O desempenho geral da aplicao dado que, filtrando os dados, reduzida a quantidade informao acedida em cada momento, acelerando o seu processamento.

A configurao de listas permite definir tantas condies, quantas necessrias, suportando a combinao de expresses usando os operadores lgicos E e OU. Para criar uma nova expresso condicional, realizar os seguintes passos: 1. Na lista de expresses condicionais, selecionar Nova...;

Selecionar a coluna sobre a qual se pretende aplicar a condio. Definir a condio e escolher Confirmar.

Pg 57

As vrias condies definidas podem ser combinadas em subexpresses s quais sero aplicados os operadores lgicos E ou OU. Para criar uma subexpresso, realizar os seguintes passos: 1. Escolher a opo Sub-Expresso na janela de configurao de condies. A subexpresso base j se encontra definida com o operador lgico de que aplica todas as condies. 2. Selecionar o tipo de subexpresso a criar;

Esto disponveis os seguintes operadores: Aplicam-se todas as condies - Expr1 AND Expr2 AND Expr3 Aplica-se pelo menos uma das condies - Expr1 OR Expr2 OR Expr3 Nenhuma das condies se aplica - NOT (Expr1 AND Expr2 AND Expr3) Nem todas as condies se aplicam - NOT (Expr1 OR Expr2 OR Expr3)

3. Definir todas as condies a combinar na subexpresso:

Pg 58

Algo que torna este mdulo particularmente funcional a possibilidade de parametrizar cada uma das condies definindo uma lista de valores possveis para a condio. Para criar uma expresso parametrizvel, realizar os seguintes passos: 1. Nas Condies selecionar Nova; 2. Indicar que se pretende uma Lista de Valores.

Existem duas opes distintas para o preenchimento da lista de valores: Criar uma lista de valores fixos:

Criar uma lista de valores resultante da execuo de uma query SQL na base de dados:

Pg 59

Esta configurao resultar numa lista parametrizada. Sempre que o utilizador iniciar a sua edio, todos os valores parametrizados ser-lhe-o solicitados. O que permite, por exemplo, definir listas genricas que se adaptam s necessidades do utilizador em cada momento.

Totais Pode definir-se totalizadores sobre qualquer um dos campos numricos definidos na lista. Esto disponveis as seguintes operaes: Contador; Soma; Mdia; Mnimo; Mximo; Desvio Padro; Contador dos Valores.

Agrupamentos Pode definir-se agrupamentos automticos sobre os registos resultantes da lista. Esta funcionalidade est limitada a um nmero mximo de quatro agrupamentos.

Formataes Condicionais As formataes condicionais permitem salientar na lista aqueles registos que obedeam a determinada condio. Para criar uma nova formatao condicional, realizar os seguintes passos: 1. Na lista de formataes condicionais, selecionar Nova...;Pg 60

2. Selecionar a coluna sobre a qual se pretende aplicar a formatao; 3. Selecionar Novo e definir a condio; 4. Selecionar as cores das letras e do fundo a aplicar aos registos que obedeam ao critrio.

Podem combinar-se vrias formataes condicionais na mesma lista. Cada uma das formataes condicionais ser aplicada sequencialmente a cada um dos registos da lista pela ordem definida no assistente de configurao.

Consulta de ListasTodas as listas configuradas pelo utilizador podem ser acedidas/consultadas a partir: do Navegador atravs de atalhos; das manutenes associadas (na barra de ferramentas); de pesquisas (F4) efetuadas a partir de vrios formulrios da aplicao, onde basta colocar o cursor no campo desejado e clicar na tecla F4 (ver imagem abaixo).

Propriedades de uma ListaA definio de uma lista pode ser alterada: Usando a opo Propriedades da barra de ferramentas da lista; Usando a opo Propriedades... no menu de contexto do Navegador sobre um atalho existente para lista;Pg 61

No assistente de criao de atalhos do Navegador, usando a opo Editar.

Operaes sobre uma ListaMais do que uma ferramenta de consulta de dados, as listas disponibilizam ao utilizador um conjunto de funcionalidades que permitem manipular os dados de modo a obter informao adicional, efetuar a sua publicao e utiliz-la como suporte s mais variadas funes de gesto. As operaes sobre as listas e os seus dados esto disponveis na barra de ferramentas e no menu de contexto:

Listas da Categoria Esta opo, disponvel apenas na barra de ferramentas, permite consultar todas as listas existentes para a categoria correspondente lista atual:

Pg 62

Edio de Registos A partir de cada lista pode: Criar novos registos selecionando Novo na barra de ferramentas ou no menu de contexto, ou ainda pressionando Ctrl+N; Editar o(s) registo(s) selecionado(s): selecionando Editar no menu de contexto ou pressionando Ctrl+E.

Esta verso da Plataforma PRIMAVERA permite a edio/consulta de registo mesmo em listas configuradas sobre categorias de documentos ou de movimentos (por exemplo: Documentos de Venda na Logstica e Tesouraria).

Filtros Rpidos A opo Filtrar na barra de ferramentas permite aplicar condies simples sobre qualquer um dos campos visveis na lista:

Pesquisas Rpidas Pode efetuar pesquisas rpidas sobre qualquer uma das colunas da lista. Para o efeito basta escrever o texto a procurar diretamente na grelha e pressionar Enter para efetuar a pesquisa:

Pg 63

Pesquisas Caso pretenda efetuar pesquisas complexas com outros operadores sobre qualquer uma das colunas da lista: 1. Selecione a opo Procurar (cone com uma lupa) na barra de ferramentas (ou pressione Ctrl+F); 2. Na janela seguinte introduza o critrio de pesquisa:

Ordenao de Registos A ordenao dos registos na grelha pode ser alterada em qualquer momento: Usando os opes de ordenao na barra de ferramentas ou no menu de contexto; Clicando duas vezes sobre a coluna a ordenar.

Impresso da Lista Pode pr-visualizar ou imprimir o contedo da lista, conforme esteja configurado no momento, usando as opes na barra de ferramentas ou no menu de contexto.

Pg 64

A pr-visualizao da lista apresenta uma nova janela com o que seria o resultado da impresso.

Impresso de Mapas Para a maioria das categorias da aplicao so disponibilizados um conjunto de mapas que permitem imprimir os registos apresentados na lista, num formato standard baseado no Crystal Reports. Estes so os mapas pr-definidos:

Exportao de Registos Toda a informao da lista pode ser exportada para os seguintes formatos: HTML (.htm); Microsoft Word (.doc); Microsoft Excel (.xls); XML (.xml).

Para exportar todos os registos de uma lista para HTML basta selecionar a opo Exportar | HTML no menu de contexto.1.

Para exportar apenas alguns registos para Microsoft Excel basta selecionar os registos a exportar na lista e escolher a opo Exportar | MS Excel no menu de contexto.

Exportao Rpida para Word/Excel As listas PRIMAVERA suportam tambm um mecanismo de exportao rpida por Drag&Drop dos dados de uma lista para Microsoft Word ou Microsoft Excel. Para tal, realizar os seguintes passos:

Pg 65

1. 2. 3. 4.

Abrir o Microsoft Excel; Ativar a aplicao PRIMAVERA; Selecionar os registos a exportar na lista; Arrastar os registos da lista para o Microsoft Excel.

Envio de Mensagens por E-mail Tambm pode enviar mensagens de e-mail para os endereos definidos pelos registos selecionados na lista. 1. Selecionar os registos pretendidos na lista; 2. Escolha a opo Enviar Mensagem no menu de contexto.

Algumas das categorias das aplicaes incluem colunas que identificam endereos de email. Nessas categorias, sero essas as colunas usadas para identificar o endereo. Caso esta operao seja executada sobre as restantes categorias, a aplicao solicitar ao utilizador que indique qual a coluna que contm os endereos.

Pesquisas e ListasTodas as pesquisas de registos, em qualquer um dos formulrios da aplicao, sero efetuadas sobre as listas definidas para a categoria respetiva. Por exemplo, no editor de vendas da Logstica e Tesouraria a pesquisa do cliente (usando o F4) ser efetuada sobre uma das listas definidas na categoria de clientes. Se no existir nenhuma lista definida pelo utilizador, ser usada a lista de sistema. Caso contrrio, ser usada aquela que tiver sido definida como lista por defeito para o utilizador ativo. A lista por defeito para cada categoria pode ser definida de duas formas: No Administrador PRIMAVERA, pelo administrador de sistema, para cada empresa e para os vrios utilizadores registados no sistema; Nas preferncias de sistema (disponveis na aplicao) por cada utilizador, desde que tenha permisses para isso.

A primeira opo ser especialmente til na perspetiva do utilizador responsvel pela configurao inicial do sistema. A segunda opo dever ser usada pelos utilizadores com permisses mais avanadas e/ou com necessidades adicionais de flexibilidade na utilizao da aplicao. Para definir as listas por defeito nas Preferncias da Aplicao, na prpria aplicao, realizar os seguintes passos: 1. Aceder ao menu Utilizador | Preferncias | Sistema;

Pg 66

2. Ativar o separador Listas por Defeito; 3. Selecionar a categoria pretendida e, para essa categoria, selecionar a lista por defeito a utilizar em pesquisas:

PKB

Como definir a lista por defeito para uma categoria de informao?

Permisses possvel definir um conjunto de permisses sobre os elementos do Navegador e das listas.

Permisses GenricasPode definir permisses genricas sobre as operaes que cada um dos utilizadores pode realizar sobre o Navegador e as listas existentes no sistema. Para tal, no Administrador aceder a Segurana | Perfis e realizar duplo clique sobre o perfil ou com o boto direito do rato selecionar a opo Propriedades.

Pg 67

As opes apresentadas definem permisses genricas para realizar determinadas operaes (por exemplo, criar listas). Estas permisses so de granularidade inferior em relao s apresentadas de seguida. Por exemplo, se um utilizador no tiver acesso categoria de Artigos, no poder criar listas sobre essa categoria mesmo que possua a permisso genrica de criao de listas.PKB

Gesto de Listas Como definir as permisses de acesso sobre uma lista? Como enviar a informao da lista por email?

Pg 68

Funcionalidades ComunsManuteno de Tabelas e dos seus RegistosA informao gerida pelas aplicaes armazenada em bases de dados, que por seu turno esto organizadas em tabelas. Estas, existentes em todas as aplicaes num menu do mesmo nome, so essenciais para o bom funcionamento dos programas. So elas que do consistncia informao gerida na sua totalidade e permitem uma otimizao dos recursos gastos no armazenamento da mesma. O nmero de tabelas dependente de cada aplicao. A forma como uma aplicao informtica manuseia as suas tabelas uma caracterstica fundamental da qualidade da sua interface. Poder aceder-se edio de registos de cada tabela atravs de uma de duas formas com comportamentos distintos: Atravs do menu Tabelas: neste caso a manuteno da tabela selecionada ser aberta diretamente em modo de insero; Atravs das listas associadas ao Navegador: permitindo a insero de novos registos ou a edio de registos existentes a partir da grelha.

A configurao e funcionamento das listas associadas s categorias de informao das aplicaes so descritos no captulo referente ao Navegador.

Configurao de MapasO sistema PRIMAVERA disponibiliza inmeros mapas e permite que os utilizadores os configurem qualquer mapa ou listagem a seu gosto. possvel duplic-los e edit-los adicionando informao especfica da empresa. As possibilidades oferecidas pela ferramenta de gerao de reports, Crystal Reports, do conhecido produtor mundial Crystal Decisions so imensas. Todos os mapas ou listagens gerados a partir do software PRIMAVERA utilizam o Crystal Reports. Os programas oferecem em cada opo uma configurao, a qual se tipificou como sendo , isto , a configurao do sistema, a configurao segundo a PRIMAVERA BSS. Esse report no deve ser alterado pelo utilizador que, para o efeito, dever duplic-lo dando-lhe um outro nome e sobre essa duplicao proceder s alteraes que entender. Assim garante-se que por acidente, ou por utilizao incorreta, o utilizador no danificar os mapas de base que lhe foram entregues com o produto.

Pg 69

Para duplicar um mapa, realizar os seguintes passos: 1. Aceder Manuteno de Mapas do ERP. Por exemplo, para aceder aos mapas de Vendas, navegar para Tabelas | Vendas | Documentos; 2. Selecionar um Documento (por ex. Fatura) e aceder ao separador Sries, de seguida ao separador Impresso, opo Configurar. 3. Selecionar o mapa a duplicar; 4. Selecionar o boto "Duplicar" e responder "Sim" mensagem de aviso; 5. Indicar o nome para o novo mapa (at o mximo de 8 carateres); 6. OK; 7. O novo mapa aparece ento na janela de Manuteno de Mapas; Para alterar o desenho de um Mapa, realizar os seguintes passos: 1. Selecionar o Mapa cuja configurao se pretende alterar; 2. Escolher a opo Propriedades. 3. Aceder seguinte janela:

Pg 70

1. Aceder ao Crystal Reports atravs da opo Editar. Caso o produto no esteja instalado no sistema a aplicao avisa desse facto; 2. Depois de se proceder s alteraes do mapa, gravar as mesmas no Crystal Reports e sair do programa. A partir desse momento, pode passar a utilizar-se o mapa sempre que se quiser. A vantagem deste processo aproveitar a estrutura dos mapas j existentes e a partir destes, atravs de alteraes simples, adapt-los ao negcio de cada empresa Tal como qualquer outro mapa de utilizador, este estar disponvel na pasta "NOVOS" da diretoria dos mapas PRIMAVERA.

O manuseamento do Crystal Reports explicado no manual que acompanha o produto, em formato digital ou atravs da ajuda desse programa. O Crystal Reports um produto desenvolvido em ingls e o nvel de dificuldade da sua utilizao varia do muito simples ao mais complicado, dependendo das pretenses dos utilizadores.PKB

Mapas do Utilizador

Manuseamento de GrelhasUm dos suportes principais de consulta de informao so as grelhas. A flexibilidade e a facilidade de manuseamento oferecida pelas grelhas transformam-nas na interface prioritria de consulta de informao dos produtos PRIMAVERA. As grelhas utilizadas nas aplicaes da PRIMAVERA BSS apresentam as seguintes funcionalidades: Ordenao da grelha por qualquer coluna e em ambos os sentidos (ascendente e descendente); Editar o documento selecionado na grelha; Clculo dos valores totais de qualquer coluna numrica; Envio da informao presente na grelha por e-mail; Procurar valores na grelha segundo vrios critrios;

Pg 71

Exportao da informao presente na grelha para formatos: HTML, Excel, Word e XML; Impresso da informao presente na grelha.

Para ordenar a grelha por determinada coluna (s possvel se fizer sentido), realizar os seguintes passos: 1. Marcar a coluna que se pretende ordenar, fazendo clique sobre o seu ttulo; 2. Aceder ao menu com o boto direito do rato; 3. Escolher a opo de ordenao que interessar. A grelha fica ordenada pela coluna selecionada. Para repor a situao original processar novamente a grelha. Para obter um grfico a partir dos valores da grelha, realizar os seguintes passos: 1. Selecionar as clulas da grelha, cuja informao se pretende visualizar em grfico; 2. Aceder ao menu da grelha com o boto direito do rato. Escolher a opo Grfico; 3. Explorar a panplia de formatos e configuraes possveis com o mdulo de visualizao de grficos; 4. Depois de ter no ecr o grfico que melhor leitura oferece, pode imprimir, exportar para um dos vrios formatos possveis ou envi-lo para quem quiser por e-mail.

Para exportar a informao presente na grelha para outros formatos, realizar os seguintes passos:

Pg 72

1. Selecionar as clulas da grelha, cuja informao pretende se visualizar em grfico; 2. Aceder ao menu da grelha com o boto direito do rato. Escolher a opo Exportar e depois HTML, MS Word, MS Excel ou XML; 3. Se estiver instalado este processador ou folha de clculo no sistema, os dados aparecem de imediato nesses programas. Fica o trabalho de os formatar a seu gosto.

Para aceder calculadora da grelha, realizar os seguintes passos: 1. Marcar os valores que se pretende calcular na grelha. Pode marcar-se valores no consecutivos, pressionando em simultneo no rato e na tecla Ctrl; 2. Aceder ao menu da grelha com o boto direito do rato. Escolher a opo Calculadora. Para imprimir a informao presente na grelha, realizar os seguintes passos: 1. Escolher a opo Imprimir presente na janela principal da opo. ento despoletado o acesso a uma janela onde com facilidade se poder escolher o tipo de impresso (ecr, impressora) e o layout do mapa, caso estejam disponveis mais que um.

Para enviar por e-mail a informao contida numa grelha, realizar os seguintes passos: 1. Marcar os valores que se pretende enviar por e-mail e em formato HTML; 2. Aceder ao menu da grelha com o boto direito do rato. Escolher a opo Enviar; 3. O programa apresenta de seguida a janela em que por defeito dever j estar presente o endereo da entidade a quem se pretende enviar o e-mail; 4. Validar o endereo, incluir um assunto mensagem e alguma informao adicional, caso seja necessria; 5. Escolher Send (Enviar).

Pg 73

Sugere-se explorar e de utilizar as facilidades oferecidas pela exportao da informao. A possibilidade de partilhar a informao do sistema, com as entidades que rodeiam a empresa Clientes, Fornecedores, Funcionrios e Fisco e com quem no fundo o sistema trabalha, a possibilidade de o fazer com rapidez e comodidade atravs de e-mail evitando a impresso da informao e o envio via fax, ir melhorar o relacionamento com essas entidades, diminuir custos de comunicao e, em simultneo, aumentar a competitividade da organizao.

Mail MergeA operao de Mail Merge permite a criao de vrios documentos de uma nica vez, com formatos idnticos, onde cada documento difere no seu contedo. As aplicaes PRIMAVERA permitem a gerao e edio de documentos utilizando esta funcionalidade, a partir de uma determinada lista. A funcionalidade de Mail Merge realizada atravs de duas operaes. A primeira consiste na edio de um documento Word para Mail Merge. O Word ser configurado para ajudar na edio, e uma lista de campos disponveis da tabela selecionada ser disponibilizada. A segunda consiste na realizao do Mail Merge a partir do documento Word criado. Existe um assistente que permite a criao e edio de documentos atravs da operao de Mail Merge. Para utilizar o assistente, realizar os seguintes passos: 1. Abrir a lista pretendida; 2. No menu de contexto selecionar "Mail Merge". Esta opo tambm se encontra disponvel na barra de ferramentas (Outras | Mail Merge); 3. Selecionar "Prximo" para inicializar o assistente; 4. Selecionar a opo "Editar um documento de Mail Merge no Word"; 5. No passo seguinte, poder optar-se por criar ou editar um documento. Para o efeito, selecionar a operao pretendida; 6. Finalizar.

Pg 74

O Word ser devidamente configurado e ser includa uma lista com os campos disponveis da tabela selecionada.

A edio de um documento Word para Mail Merge passa, entre outros, pela utilizao dos campos disponveis de uma tabela que sero posteriormente preenchidos com os dados, gerando tantos documentos quantos os registos existentes. No exemplo seguinte so utilizados alguns dados do cliente:

Pg 75

1. Para realizar a operao de Mail Merge deve iniciar-se novamente o assistente e, no primeiro passo, selecionar a operao Mail Merge; 2. possvel editar o documento no Word, envi-lo por correio eletrnico, por fax ou o imprimir; 3. Como exemplo, ser selecionado Editar documento. Em seguida, selecionado Prximo.

PKB

Como utilizar a funo Mail Merge?

Preferncias de SistemaTodas as aplicaes incluem um conjunto de preferncias que podem ser configuradas de uma forma sistematizada entre todas essas aplicaes. Para aceder s Preferncias de Sistema deve ser selecionada a opo Preferncias | Sistema a partir do menu Utilizador. A janela de preferncias constituda pelas seguintes pginas.

SistemaEste separador inclui preferncias genricas de sistema.

Pg 76

Utilizar sempre a mesma janela de edio (fichas) - Indica se a abertura de manutenes das tabelas base deve ser feita sempre na mesma janela. Confirmar anulaes - Quando ativada esta opo, antes de remover algum registo da base de dados ser apresentada uma mensagem de confirmao ao utilizador. Timeout de edio de registos - Tempo mximo que um determinado registo pode permanecer bloqueado pelo mesmo utilizador numa manuteno. Abrir ltima empresa automaticamente - Quando ativada esta opo, ao abrir a aplicao, ser automaticamente aberta a ltima empresa utilizada. Preservar posio das janelas - Indica se a posio e tamanho de todas as janelas das aplicaes devem ser preservadas entre aberturas.

ListasEste separador inclui preferncias genricas de sistema.

Pg 77

Manter listas visveis aps pesquisa - Indica se a ltima lista deve permanecer aberta depois de selecionado um registo. Filtrar Listas usando o caracter Especial "?" (F4) - Ativando esta opo, possvel usar o caracter '?' num campo que abra uma lista com F4. Usando este caracter, que interpretado como um '*' pela plataforma, possvel indicar que se pretende elementos do tipo "Comeado por", "Acaba em" ou "Contm". Ex: Ao colocar no campo "Cliente123?", e depois carregando em F4, sero mostrados os clientes que comeam por "Cliente123". No reordenar colunas antes de uma pesquisa rpida - Quando efetuada uma pesquisa rpida numa lista, a coluna onde se pretende efetuar a pesquisa reordenada. Utilize esta opo se pretender que a ordenao da coluna no seja alterada. Preservar layout das listas entre execues - Indica se a posio e tamanho das listas deve ser preservada sempre que a mesma lista for consultada (largura das colunas, etc.).

Listas por DefeitoComo referido anteriormente, este separador permite que o utilizador ativo selecione as suas listas por defeito para cada categoria de informao.

CoresEste separador permite configurar a definio de cores utilizadas em todas as grelhas da aplicao.

Pg 78

EmailO separador email permite configurar o sistema de correio eletrnico utilizado em cada posto de trabalho.

Sistema Microsoft - Esta opo deve ser ativada quando o sistema de correio ativo for baseado num servidor Microsoft (ex.: Exchange). Profile - Nome do profile no MS Exchange correspondente ao utilizador ativo. Outros sistemas - Esta opo deve ser ativada quando se pretender enviar o correio eletrnico via SMTP. Servidor SMTP - Nome ou endereo IP do servidor de correio SMTP. Com autenticao - Se o servidor usar autenticao SMTP deve indic-lo com esta opo Utilizador - Nome do utilizador SMTP, caso seja selecionada autenticao SMTP

Pg 79

Password - Senha de acesso ao servidor SMTP, caso seja selecionada autenticao SMTP. Email - Endereo de email a utilizar para efetuar o login no servidor SMTP. Compactar todos os anexos antes de enviar - Quando esta opo for ativada, todos os anexoes de mensagens sero automaticamente compactados (formato ZIP) antes do envio da mensagem.

MapasEste separador inclui vrias configuraes para a impresso de mapas.

Utilizar sempre a impressora definida nos mapas (se existir) - Esta opo s deve ser desativada quando se pretender que todos os mapas sejam impressos de acordo com a definio da impressora por defeito do Windows. Definio de cores - Permite definir a definio de cores e qualidade de impresso de todos os mapas (independentemente do definido no mapa e/ou impressora ativa). Suspender remoo das tabelas temporrias - Quando ativada, depois de imprimir um mapa que utilize tabelas temporrias, desde que a aplicao no seja terminada, essas tabelas permanecero no servidor de dados. Esta opo particularmente til para configurar mapas que utilizem tabelas temporrias.

NavegadorEste separador inclui vrias configuraes do Navegador.

Pg 80

Mostrar Navegador ao iniciar a aplicao - Esta opo permite visualizar o Navegador na abertura da aplicao. Por defeito, esta opo encontra-se ativa. Configuraes do Navegador - Neste menu so definidas as pginas que devem constar no Navegador, bem como a sua disposio. Para tal, clicar em Detalhes (ver imagens seguintes).

Pg 81

PKB

Lista de Preferncias

Pg 82

VendasO registo de documentos uma das principais operaes e ser certamente aquela em que o utilizador estar posicionado mais tempo, particularmente os documentos de Vendas. Por este facto, foi dada particular ateno a este captulo. Como se poder verificar ao utilizar a aplicao, os diferentes mdulos interligam-se entre si de uma forma natural, do que resulta um nvel de integrao bastante grande entre as diferentes reas. Por exemplo, no que se refere s entidades, o utilizador, de uma forma automtica, poder no momento da faturao ver lanado na conta corrente da entidade, o respetivo pendente. Tambm as quantidades em stock so atualizadas no momento. O mdulo de Logstica e Tesouraria distribudo com uma biblioteca de documentos, onde constam todos os documentos, tratados pelo programa, em formatos diversos. A alterao de qualquer desenho de documento pode ser efetuada atravs da utilizao do software Crystal Reports. Por configurao, os documentos a ser impressos podem ser listados previamente no ecr, num visualizador WYSIWYG What You See Is What You Get, permitindo a sua prvia validao.

Documentos de VendaPara obter a mxima produtividade importante conhecer todos os pormenores subjacentes utilizao do editor de vendas, pelo que sero descritos com especial cuidado, todas zonas que o compem. Os documentos de vendas dividem-se em vrios tipos segundo uma ordem de caracterizao: Pedidos de Cotao Cotao (Oramento) Stock/Transporte Financeiros

S a entidade Clientes permitida na realizao dos documentos.PKB

Como criar um documento de venda?

Pg 83

Editor de Vendas

Antes se verificar a forma de introduo de documentos, suas potencialidades e particularidades, vai descrever-se as vrias zonas do ecr de introduo de documentos. Cabealho do Documento Nesta seco introduzida informao global ao documento. Parte da informao aqui presente sugerida com base na ficha da entidade. Cabealho do Documento Doc. - Tipo de Documento que pretende criar ou visualizar. O campo sua direita identifica o nmero do documento. Num documento novo, o nmero sugerido para o novo documento sempre o prximo nmero da seco selecionada. Se desejar, o utilizador pode aceder aos documentos anteriores para visualizao e/ou edio desde que refira o nmero do documento desejado. Data Doc. - Data de emisso do documento. Conforme configurao na tabela de documentos de venda, a data sugerida pode ser a data de hoje (do sistema) ou a data do ltimo documento emitido. Data Venc. - Data de Vencimento do documento. calculada a partir da condio de pagamento associada aa entidade, podendo no entanto, ser alterada. Desc. Entidade - Desconto de Entidade definido na respetiva ficha. O campo preenchido automaticamente e pode ser alterado pelo utilizador para o documento em tratamento. Desconto Financeiro - Desconto Financeiro definido atravs da condio de pagamento definida para a entidade. Pode ser alterado para o documento em tratamento.

TotalizadoresPg 84

Para maior produtividade e clareza, o ecr de introduo disponibiliza uma rea onde se podem visualizar de uma forma condensada os diversos totais do documento selecionado.

Total Merc. - Valor total bruto relativo a mercadorias e servios. Descontos - Valor total dos descontos presentes no documento. Incluindo os descontos em valor sobre a mercadoria ou sobre os servios. I.V.A. - Valor total do IVA relativo ao documento. Outros - Soma dos valores das linhas especiais, Portes e Outros Servios. Total Doc. Acerto - Merc./Serv. - Descontos + IVA + Outros. Valor relativo soma das linhas especiais de Acerto. A Pagar - Valor a pagar (Total Doc. - Acertos).

Outros Campos do Cabealho Os restantes campos do cabealho esto distribudos por vrios separadores: Condies (refere-se s condies e modo de pagamento), Transao (dados do tipo de transao referente ao documento), Impresso (refere-se impresso do documento, incluindo o n. de vias a imprimir), Carga/Descarga (referente aos dados de carga e descarga da mercadoria), Observaes (notas do documentos) e Estado (estado do documento).O nmero de vias a imprimir do documento (separador Impresso) depende da configurao efetuada na tabela de Documentos de Venda ou na ficha da entidade, sendo dada prioridade a esta ltima.

Grelha de Introduo nesta grelha que o utilizador pode efetuar o lanamento das diversas linhas que compem um documento. Serve tambm para visualizar ou editar as linhas de um documento existente. As colunas da grelha que se segue podem ser alteradas na configurao de editores.

Pg 85

Artigo - Esta coluna pode ser preenchida com trs tipos de informao: Cdigo do artigo, quando o campo seleo (rodap da janela), contm indicao de Cd. Artigo. Cdigo do Barras, quando o campo seleo (rodap da janela), contm indicao de Cd. Barras. Linha Especial (Portes, Outros Servios, ) acessvel atravs de teclas de funo ou fazendo clique com o boto direito do rato. Na 2 opo acede a um menu de operaes de linhas especiais, para posterior seleo. A composio deste menu encontra-se descrita mais adiante.

Pr. Unit. - Preo unitrio de venda do artigo. Preenchido automaticamente pela aplicao, pode ser sugerido utilizando vrios mecanismos descritos mais adiante. Para aceder a um dos 6 preos definidos na ficha do artigo utilize o menu disponvel atravs do clique com o boto direito do rato. Os preos apresentados diferem em funo da moeda. Desc. - Desconto de Linha. Tal como o preo unitrio, pode ser sugerido segundo vrias configuraes, descritas mais adiante. Total Liq. - Apenas de consulta. O valor apresentado resultante da seguinte frmula: (Quantidade * Preo Unitrio) Descontos.

Qualquer um dos valores apresentados na grelha pode ser alterado.

Opes da Grelha de Introduo Posicionado na grelha de linhas do documento, pressionando o boto direito do rato apresentado o menu de contexto. As opes so efetuadas no contexto da linha em que o cursor est posicionado.

Pg 86

Segue-se uma breve explicao das opes mais relevantes.

Tratamento de Dimenses No editor dos documentos de vendas, para cada linha que tenha artigos que tratem dimenses, possvel aceder ao formulrio para tratar essas dimenses. Para tal, estando posicionado na linha pretendida, basta pressionar o boto direito do rato e escolher Dimenses, podendo atribuir-se diversas quantidades s dimenses de um artigo. A diferena entre um artigo que trate dimenses e um outro que no trate d