Capacity Planning na Prática | 1

SUMÁRIO

Introdução 4

O que é capacity Planning 6

Capacity Planning na gestão de projetos 9

Capacity planning na prática: como implementar um capacity planning efetivo 11

Disponibilidade de recursos

Complexidade de projetosEsforço necessárioNúmero de fornecedoresCusto de projetoNúmero de colaboradores da equipe internaImpacto em macroprocessosQuantidade de pessoas impactadas na organização

11

15

15

16

14

15

15

16

Capacity Planning na Prática | 3

Colocando em prática

Conclusão

Referências

Definindo o esforço necessário

Definindo critérios de priorização de projetos

Gerenciando a fila de demandas

20

21

23

26

29

31

4 | Capacity Planning na Prática

Fato é que no mundo dos negócios existem pouquíssimas verdades absolutas, certo? Pois uma dessas raridades é: sempre se tem mais demandas — coisas para fazer — do que capacidade efetiva de execução. Nesse cenário, em que a mudança é constante e as dinâmicas de projetos se tornam cada vez mais complexas e menos previsíveis, tentar prever qual será a real necessidade de recursos em seu próximo ciclo de projetos é uma tarefa bastante complexa.

Independentemente de softwares e ferramentas, gerenciar demandas, recursos e projetos é um grande desafio. No entanto, antes de mais nada, quero dar aqui duas notícias — uma boa e uma má — se você pretende começar a gerenciar seu capacity planning.

A má notícia é que, mesmo investindo elevadas quantias em softwares ditos milagrosos, você pode não conseguir obter a resposta para a mais simples das perguntas: quantos projetos temos realmente a capacidade de entregar? Já a boa notícia é que existe, sim, solução para o seu problema. E essa solução não está

Introdução

Capacity Planning na Prática | 5

associada à aquisição de uma ferramenta de planejamento ainda mais cara. Mesmo que ferramentas ajudem na gestão de projetos, a gestão efetiva do capacity planning está mais associada a uma mudança em relação aos processos e à cultura organizacional da empresa do que à utilização de um software X ou Y.

Neste material vamos ensinar a fazer um diagnóstico sobre a situação atual, definir objetivos gerais e específicos, determinar os projetos — com orçamento, prazo e atividades — que sua empresa precisa executar e estabelecer metas para poder medir o que foi — ou não — alcançado. Também listamos, em uma planilha, sugestões de atividades que o ajudarão a implantar um planejamento efetivo de sua capacidade de execução. O importante é fazer tudo de forma organizada e bem planejada.

Então mãos à obra e bons projetos!

Thiago ReisDiretor de Sucesso do Cliente

6 | Capacity Planning na Prática

Agora, enquanto escrevo este e-book, encontro-me em um aeroporto e uma forte chuva cai lá fora. Por ser um aeroporto menor, os aviões ficam no pátio e o acesso até a aeronave é pela pista, andando. Para que os passageiros cheguem à aeronave são distribuídos guarda-chuvas para cada passageiro. No entanto como a companhia só tem 20 guarda-chuvas disponíveis e a aeronave comporta 359 pessoas, o embarque levará, por motivos óbvios, muitas e muitas horas. O atraso do embarque acarreta, consequentemente, o atraso da decolagem e todos os demais processos da minha viagem.

No mundo corporativo existe um grande desafio: executar com sucesso um grande número de projetos enquanto utiliza um número limitado — ou até insuficiente — de recursos para atender às demandas da organização. Assim como no exemplo do aeroporto.

Quantos projetos vamos conseguir entregar este ano? Quantos projetos um gerente de projetos consegue gerenciar mantendo a qualidade do produto final e entregando

O que é Capacity Planning?

Capacity Planning na Prática | 7

valor para a organização? Temos recursos humanos suficientes para atender às demandas existentes? Quais são os projetos prioritários e quais têm maior potencial de geração de valor para o negócio? É possível dar visibilidade para os executivos da companhia de maneira a permitir que eles vejam a proximidade da entrega de suas demandas? São inúmeras as perguntas. E essas questões perturbam a vida de muitos gestores em diferentes organizações.

O capacity planning busca justamente responder a todas essas indagações, executando o processo e determinando a capacidade de produção necessária para uma organização responder às novas demandas por seus produtos e serviços. Quando se olha para os processos de planejamento de capacidade, o objetivo é determinar a competência de uma organização ou um departamento para executar projetos analisando a quantidade máxima de trabalho que tal unidade é capaz de concluir em um determinado período — normalmente associado a um ano. Capacidade efetiva é a quantidade máxima de trabalho que a organização é capaz de concluir em um determinado período devido a restrições, tais como problemas de qualidade, atrasos, manuseio de materiais e assim por diante.

A diferença entre a capacidade de uma organização e as demandas de seus clientes

8 | Capacity Planning na Prática

resulta em ineficiência, seja ela acarretada pela subutilização de recursos ou pela incapacidade em atender ao crescimento das demandas dos clientes. Assim, seu resultado final sempre será, além da perda de faturamento e de investimento, a geração de impactos negativos na imagem da empresa frente ao mercado. O objetivo do planejamento de capacidade é exatamente minimizar essa diferença. A demanda pela capacidade de organização varia de acordo com mudanças no volume de produção, aumentando ou diminuindo a quantidade de fabricação de um produto já existente ou mesmo a montagem de novos produtos. Uma melhor utilização da capacidade existente pode ser conseguida por meio de melhorias na eficiência global das empresas, da otimização de processos e do planejamento efetivo, baseado em históricos e estimativas reais sobre necessidade e produtividade.

A capacidade pode ser aumentada com a introdução de novas técnicas, processos, equipamentos e materiais, ampliando o número de trabalhadores ou máquinas e o número de turnos, ou por meio da aquisição de instalações de produção adicionais.

Aqui vai um resumo do cálculo: (número de máquinas ou de trabalhadores) x (número de deslocamentos) × (utilização) × (eficiência). Super simples, não concorda?

Capacity Planning na Prática | 9

Definir corretamente a necessidade de recursos humanos e de infraestrutura para entregar com sucesso o próximo ciclo de projetos aprovados: essa é a proposta do capacity planning na gestão de projetos. Se está dentro dos objetivos da sua organização implementar uma gestão efetiva do capacity planning, alguns pontos essenciais precisam ser levantados:

• Como os recursos serão gerenciados em diferentes projetos de forma a evidenciar sua taxa de alocação e disponibilidade, evitando possíveis super alocação ou subutilização;

• Frente a todas as demandas, como selecionar e priorizar os projetos mais relevantes para a estrategia da empresa;

• Como lidar com atrasos de projetos que possuem recursos dependentes;• Como dimensionar a capacidade de execução simultânea de projetos;• Como dimensionar a necessidade de gerenciamento desses projetos.

Capacity Planning na gestão de projetos

10 | Capacity Planning na Prática

Para a implantação efetiva de uma gestão de capacidade de execução de projetos é fundamental responder satisfatoriamente a essas perguntas, pois é com base nas respectivas respostas que serão planejados os próximos passos, assim como a definição dos processos e mecanismos de controle que a organização adotará para evoluir sua capacidade de entrega.

Capacity Planning na Prática | 11

Disponibilidade de recursos

O primeiro passo para implementar a gestão do capacity planning é identificar, dentro da organização, qual é sua real situação. Para isso, o primeiro passo é definir uma unidade de medida que normalmente é associada ao homem/hora — por exemplo: quantas horas de consultoria sua empresa pode vender por mês.

Uma vez definida a unidade de medida, é preciso segmentá-la por tipos de recursos. No processo de desenvolvimento de um software, por exemplo, tem-se diferentes tipos de recursos envolvidos, como programadores, arquitetos, testadores, gestores de projetos e implantadores. Nesse caso, para identificar a disponibilidade de recursos, será preciso classificar as horas disponíveis dentro de sua organização — ou unidade de negócio — por essas perspectivas.

Mas atenção a um ponto: é preciso deixar claro quantas horas trabalhar em cada recurso de projeto por dia — lembrando que existem outras atividades que não são

Capacity planning na prática: como implementar um capacity planning efetivo

12 | Capacity Planning na Prática

necessariamente projetos, além de que contar com 8 horas pode ser um obstaculo a médio prazo, já que ninguém produz realmente por 8 horas diárias.

Para concluir esse primeiro passo, crie uma planilha com o tipo de recurso e a disponibilidade existente dentro da empresa — você pode baixar essa planilha para ajudá-lo a calcular a capacidade de recursos atuais na empresa. O resultado final será mais ou menos assim:

Tipo de recurso Horas trabalhadas por dia

Recursos existentes na empresa

Total de horas mensais*

Analista de negócios 8 4 640

Programador 8 20 3200

Testador 8 4 640

Implantador 8 3 480

Gerente de projetos 8 2 320*20 dias úteis por mês

Para quem utiliza o Project Builder, essas informações são geradas com base na criação de pessoas e funções. Se você já é cliente ou está fazendo um teste, pode

Capacity Planning na Prática | 13

acessar ‘Menu pessoas’ > ‘Nova’ e criar um novo recursos, definido seu nome, sua função e o volume de horas que o recurso trabalha por dia.

14 | Capacity Planning na Prática

Complexidade de projetos

Agora que você já conhece sua disponibilidade de recursos, o próximo passo é classificar os tipos de projetos existentes dentro da organização de acordo com sua complexidade. Nessa etapa, o objetivo será medir os tamanhos dos projetos demandados e dividi-los em grupos de acordo com sua complexidade.

Para esse processo funcionar, será necessário criar alguns critérios de comparação, por meio dos quais tentaremos mensurar a complexidade por características existentes nos projetos. Lembrando que esse atributos serão diferentes de acordo com o tipo de projeto e a área de atuação da companhia. É importante, nesse ponto, refletir sobre quais são os fatores que aumentam ou diminuem a complexidade dos processos em sua empresa.

Separei alguns exemplos de atributos que podem ajudá-lo a classificar a complexidade de seus projetos:

Capacity Planning na Prática | 15

Esforço necessário• Baixo (80 a 100horas);• Mediano (101 a 200 horas);• Alto (acima de 201 horas).

Número de fornecedores • 1;• 2 a 3;• 4 ou +.

Custo de projeto • Até 30 mil;• De 30 a 100 mil;• Acima de 100 mil.

Número de colaboradores da equipe interna• 1;• 2 a 5;• 6 ou +.

16 | Capacity Planning na Prática

Impacto em macroprocessos• 1;• 2 a 4;• 5 ou +.

Quantidade de pessoas impactadas na organização• Até 10;• De 11 a 20;• Acima de 20.

Esses são alguns critérios que podem impactar no dimensionamento da complexidade do projeto. Para cada categorização de atributo é possível atribuir uma nota, criando, assim, um modelo de classificação que permita identificar quantos projetos se tem de baixa, média e grande complexidades.

Essa informação é útil para saber quanto de esforço será necessário para conduzir projetos de cada uma das naturezas. Para empresas que já estão maduras na gestão de projetos, pode ser possível gerenciar atá 5 projetos de grande complexidade. Porém, para empresas que ainda estão dando seu primeiros passos, é aconselhável

Capacity Planning na Prática | 17

não ter mais de um projeto dessa natureza sendo gerenciados simultaneamente.

Para quem é cliente Project Builder, é possível utilizar a funcionalidade ‘Critério, indicadores e comparativos’ para construir seu modelo de avaliação de complexidade. Aí você poderá:

1 - Criar critérios e regras de avaliação;

18 | Capacity Planning na Prática

2 - Agrupar diferentes critérios em comparativos;

3 - Pontuar a classificar suas demandas (propostas) de projeto;

Capacity Planning na Prática | 19

4 - Criar um comparativo que analise os diferentes critérios.

20 | Capacity Planning na Prática

Definindo o esforço necessário

Por categoria de projetos será necessário mensurar o esforço preciso e a necessidade de recursos. Nesse ponto você definirá, por especialidade, de quantos recursos necessita em cada uma das funções existentes em seus projetos. Em projetos de baixa complexidade, por exemplo, normalmente se gasta 20 horas de análise de negócio, 60 de programação e 20 de implementação.

De uma maneira mais simples, uma planilha com a classificação do projeto, a quantidade de horas por recurso e o número de projetos por categoria permitirá que se tenha uma primeira estimativa da sua necessidade de recursos. É importante entender que essa planilha é uma estimativa inicial. Conforme se avança na definição do projeto, seu planejamento será refinado, assim como a estimativa será melhor mensurada.

Para organizações mais maduras, pode ser possível criar modelos de projetos em que essas informações são melhor detalhadas, identificando-se, assim, um nível de exatidão maior que a necessidade de esforço.

Capacity Planning na Prática | 21

Preparamos a planilha (baixe aqui) para ajudar a identificar, de forma mais simples, o esforço necessário para seu próximo ciclo de projetos. Para quem é cliente Project Builder é possivel utilizar modelos de projetos por tipo de propostas para mensurar essa necessidade até o nível de exatidão que a organização necessita.

Definindo critérios de priorização de projetos

Se você seguiu os 3 passos anteriores, já conseguiu perceber que sua empresa possui muito mais demanda que capacidade de execução, certo? Agora vamos inverter a história: imagine que, por um momento, sua empresa possui disponibilidade de recursos ilimitados, além de acesso ao capital humano e financeiro de que seus projetos necessitam. Isso garantiria o sucesso? Se você disse que sim, está redondamente errado. Muitas organizações inclusive já deixaram de existir por não priorizarem o que mais importa para sua estratégia de negócio, mesmo tendo acesso a recursos quase que ilimitados.

Para fazer uma seleção de projetos eficiente é fundamental medir a importância dos projetos em relação ao planejamento estratégico definido pela empresa frente aos recursos alocados em cada projeto. Nessa etapa entramos no processo

22 | Capacity Planning na Prática

de gerenciamento de portfólio, que tem por objetivo priorizar os projetos mais relevantes para a companhia.

Esse passo é um dos mais importantes no que diz respeito à sustentabilidade estratégica do negócio, por isso a organização deve constantemente avaliar os projetos em andamento e o quanto de benefício cada projeto traz de fato. Uma priorização eficiente permitirá que a empresa identifique os projetos capazes de gerar maior retorno para o negócio, ajudando a empresa a conquistar seus objetivos estratégicos. Um forma muito simples de fazer essa seleção é por meio do Portfolio Model Canvas, sobre o qual já falamos no nosso blog.

Nessa planilha você consegue implementar um processo simples de priorização e seleção. Para quem utiliza o Project Builder é possível criar critérios, indicadores e comparativos estratégicos com objetivo de selecionar os projetos mais relevantes. Explicamos isso nesse artigo.

Capacity Planning na Prática | 23

Gerenciando a fila de demandas

Um dos maiores desafios das empresas que possuem clientes internos, ou seja, que gerenciam projetos corporativos, é atender à crescente demanda de soluções originadas pelas áreas de negócio. Se por um lado essas áreas possuem metas e resultados para entregar para o bord, as áreas de TI e de projetos têm o desafio de atender às demandas de criação de um novo produto ou de uma iniciativa de redução de custos. Independentemente, o desafio sempre será entregar mais valor para a companhia.

O último, mas não menos importante, passo a ser implementado em uma gestão efetiva de capacity planning é esquematizar as próximas demandas dentro de uma perspectiva de novos projetos para os períodos vindouros, que são variáveis de acordo com a organização — podendo ser, por exemplo, de 1 ano ou, em mercados mais dinâmicos, de 3 a 6 meses.

Conforme a área de negócio demande novos projetos, é fundamental que essa lista se mantenha atualizada, sendo passada uma estimativa a respeito de quando esse projetos serão priorizados. Essas listas precisam ser recicladas, fazendo com que sua

24 | Capacity Planning na Prática

prioridade seja novamente definida de acordo com a estratégia da companhia.

Falamos sobre a priorização de componentes em nosso blog — que ficam listadas de forma isolada, esperando a oportunidade de serem convertidas em projetos efetivos.

Essas filas de demanda podem ser classificadas como um backlog ou como lista de pendências. Um backlog muito grande pode significar que a empresa precisa ampliar sua capacidade de execução, o que pode ser feito com a ampliação da equipe, com a melhoria da produtividade do time, com a otimização dos processos e a capacitação dos recursos ou com a terceirização de parte dessa demanda.

Capacity Planning na Prática | 25

Seu funil da gestão de projetos deve sempre ser otimizado, de maneira a reduzir as listas de demanda e, ao mesmo tempo, tornar a organização cada vez mais ágil e pronta para atender às demandas mais importantes para o negócio no momento.

Outra reflexão que deve ser feita pela organização é em relação ao número de recursos dedicados aos projetos, comparando o quanto se gasta com eles versus o retorno que esses projetos e recursos estão trazendo, tudo com o objetivo de sempre buscar o melhor retorno sobre o investimento.

26 | Capacity Planning na Prática

Toda mudança exige planejamento. E com a implementação do capacity planning não seria diferente. Seu primeiro passo nessa jornada será identificar a situação do atual momento para, em seguida, criar um plano de evolução. Pode ser que partes desses processos sejam executadas atualmente dentro da companhia. É preciso apenas formalizar melhor sua execução.

Mas de nada adianta todo o planejamento se a execução não é realizada em conformidade com ele, não é mesmo? Durante a fase do planejamento a disponibilidade dos diferentes recursos é devidamente considerada. Assim, conforme as atividades de um projeto são concluídas, os recursos já começam a ser utilizados em outro projeto. E é aí que mora o problema, principalmente quando se trata de um recurso crítico, pois o atraso de uma atividade pode gerar um efeito dominó em todos os projetos que usam o mesmo recurso.

Durante a execução, o objetivo será controlar o volume de horas executadas e o percentual de realização de escopo entregue por atividade. A utilização do

Colocando na Prática

Capacity Planning na Prática | 27

timesheet é fundamental para garantir que as atividades e os recursos estejam sendo executados corretamente e no tempo planejado.

Quem utiliza o Project Builder pode acompanhar essa execução usando o portfólio de projetos de uma maneira mais macro ou o relatório de desempenho de uma forma bem mais detalhada, visualizando em uma única tela a produtividade dos recursos e a comparação de horas planejadas versus horas realizadas.

28 | Capacity Planning na Prática

Quem ainda não possui um software pode utilizar a planilha de controle de múltiplos projetos. Nela será possível acompanhar a execução de projetos e o volume de horas realizadas.

Independentemente de seu estagio, é recomendável criar um projeto para essa iniciativa. E uma ferramenta da qual somos fãs aqui na PB é o PM Canvas. Crie um canvas da sua iniciativa e tente identificar o que é preciso melhorar e como executar essa melhoria.

Para quem já possui uma ferramenta e hoje não consegue gerenciar o capacity planning, é hora de refletir. Pode ser necessário reimplantar a ferramenta ou até mesmo substituí-la. O importante é deixar claro seu processo e o que é preciso em matéria de informações para poder executá-lo.

Para quem ainda não conta com esse auxílio da ferramenta e está começando a gerenciar sua capacidade de execução, essa é uma excelente oportunidade para adotar um recurso a fim de facilitar sua implementação. Fizemos isso algumas vezes na Project Builder e vimos como é muito mais simples trabalhar com um ambiente integrado.

Capacity Planning na Prática | 29

Uma gestão efetiva da capacidade de execução gera muitos benefícios para a organização, permitindo que ela antecipe demandas, responda rapidamente a oportunidades do mercado e concentre esforços e atenção naquilo que pode efetivamente gerar valor para seu negócio.

Para a área de TI ou para a área de projetos, controlar efetivamente a capacidade da companhia permite atestar, de maneira embasada, qual é sua efetiva necessidade em relação aos recursos, apresentando seus argumentos em reuniões formais, por meio de apresentações por escrito, e não na hora do café, informalmente.

Para a alta gestão, gerenciar de forma racional os recursos da empresa permite fazer mais com menos e gerar resultados efetivos para o negócio, colocando o time focado no que é realmente importante.

Independentemente da atual maturidade da empresa, é importante ressaltar que sempre é possível evoluir seus resultados. Pode ser que nesse momento uma parte

CONCLUSÃO

30 | Capacity Planning na Prática

do que foi falado nesse material já esteja sendo executado, mas lembre-se de que é possível sempre melhorar seus modelos de priorização de projetos, a estrutura de recursos humanos, a infraestrutura geral e as ferramentas de gestão e controle, permitindo, assim, uma melhor alocação dos recursos.

Capacity Planning na Prática | 31

1. KEZNER, Harold. Project Management – Ninth Edition.2. COX, Jeff / GOLDRATT, Eliyahu M. A Meta.3. PM CANVAS4. COOPER, Robert G. Portfolio Management for New Products.5. FITZ-ENZ, Jac. Retorno do Investimento em Capital Humano: medindo o valor

econômico do desempenho dos funcionários.

Referências