DOCUMENTO PROTEGIDO PELA LEI DE DIREITO AUTORAL · O presente trabalho estuda a implementação de...
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UNIVERSIDADE CANDIDO MENDES
PÓS-GRADUAÇÃO LATO SENSU
AVM FACULDADE INTEGRADA
SISTEMA FACTORING FC LTDA DE SERVIÇOS FINANCEIROS
DE INFORMAÇÃO
Cledisson Valério Terra Filho
Orientador
Prof. Nelson Magalhães
Rio de Janeiro
2013
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UNIVERSIDADE CANDIDO MENDES
PÓS-GRADUAÇÃO LATO SENSU
AVM FACULDADE INTEGRADA
SISTEMA FACTORING FC LTDA DE SERVIÇOS FINANCEIROS
DE INFORMAÇÃO
Apresentação de monografia à AVM Faculdade
Integrada como requisito parcial para obtenção do
grau de especialista em Gestão de Projetos.
Por Cledisson Valério Terra Filho
3
AGRADECIMENTOS
Dedico este trabalho a Deus, por ter
me ensinado a superar os desafios
encontrados no caminho.
4
DEDICATÓRIA
Á minha família, em especial a meu pai,
Cledisson Valerio Terra, e minha mãe,
Teresinha Tenório Terra, pelo apoio em
todas as horas e por terem me ensinado o
significado das palavras persistência e
dedicação.
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RESUMO
O presente trabalho estuda a implementação de um modelo de critérios
que sejam adequados ás operações de uma empresa, de forma a minimizar os
riscos, perdas e falhas da mesma. E assim capacitar o produto e o serviço
oferecidos, além de oferecer aos seus clientes serviços melhores, a custos
inferiores.
A contabilidade, entre suas diversas funções, aborda recursos para
melhorar o funcionamento, em sua totalidade, de uma organização. Visto isso,
buscamos diversos modelos que visam por meio de apoio às decisões de seus
usuários, sistematização de evidências de dados, e integração de informações
econômicas, financeiras e operacionais sobre as entidades, atingir este
objetivo único.
Contudo, por se enquadrar em todos requisitos e objetivos descritos
acima, escolhemos o modelo Fleureit como objeto de estudo.
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METODOLOGIA
Foi realizada uma metodologia de levantamento de dados por
pesquisas através de formulários e questionários. Com bases nas pesquisas
realizadas e as informações fundamentais obtidas, como coleta de dados
mapeando todos os processos, utilização do processo caso de uso UML. Por
meio destes dados detalhados elaboramos um PDCA (Plan, do, Check,
Action), que é um instrumento de gestão aplicável a qualquer processo
organizacional, do mais simples ao mais complexo.
Finalmente, através de simulações, observamos e registramos
hipoteticamente os números obtidos na melhoria dos processos, que se
tornaram positivos em seus resultados mantendo um índice mais satisfatório e
bem melhor do que os atuais, atualizando todas as bases e fontes dos
processos existentes. Contribuindo assim, para que a organização alcançasse
as metas com mais sucesso.
Um trabalho de estudos e pesquisas sobre a área de conhecimento de
Gerenciamento Financeiro foi realizado, tendo como base a fonte de
pesquisas, documentos e relatórios mensais e a utilização das principais fontes
de consulta, uma vez que os lideres de projetos os utilizaram como guia para
melhores praticas no desenvolvimento e acompanhamento de seus projetos.
Contudo, nesse estudo foram desenvolvidos métodos de pesquisa que
levam à resolução do problema proposto, como foi explicado detalhadamente
explicado nos recursos listados acima. Ressalto ainda, os créditos às
instituições que cederam o material de objeto de observação e estudo, sem
eles este trabalho seria inviabilizado.
7
SUMÁRIO
INTRODUÇÃO.................................................................................................08
CAPÍTULO I - Análise do Modelo Dinâmico Econômico - Modelo Financeiro
Fleureit.............................................................................................................09
CAPÍTULO II - Funcionamento Atual da Empresa - Suas Falhas................15
CAPÍTULO III – Planejamento e Alimento Estratégico- 1Factoring FC.......18
CAPÍTULO IV - Análise Ambiental Organizacional.....................................26
CONCLUSÃO..................................................................................................31
BIBLIOGRAFIA...............................................................................................32
ÍNDICE DE SIGLAS........................................................................................34
ÍNDICE DE VERBETES..................................................................................35
ÍNDICE GERAL...............................................................................................36
FOLHA DE AVALIAÇÃO.................................................................................40
8
INTRODUÇÃO
Nos últimos anos a apresentação de um novo cenário competitivo nas
Organizações tornou-se a cada dia que passa um aliado às demandas do
mercado globalizado. Hoje, as empresas estão em um quadro de evolução
crescente e mais exigente, em termos de qualidade dos serviços oferecidos.
As Organizações, atualmente, passaram a se preocupar mais com a
produtividade e a qualidade dos fluxos de bens dentro dos processos
produtivos, com isso houve uma evolução dos modelos de administração
gerencial, que agora se pauta em modelos e paradigmas de gestão mais
adequados para fazer frente às características estruturais da economia, os
fatores financeiros e os mercados em cada época.
O uso da informação sempre esteve presente em todos os modelos,
porém o enfoque sistêmico foi aquele que ressaltou a importância da
informação como resposta das ações executadas, realimentando o ciclo de
planejamento, organização, direção e controle dos seus fluxos de caixa.
Nos dias de hoje, para conseguir os diferencias necessários e atender
às exigências da nova economia globalizada, observa-se como o bem mais
necessário a informação em diversos e diferentes níveis. A informação tem
sido abordada como nova base para as transformações operacionais
financeiras e gerenciais exigidas pelo mercado.
9
CAPÍTULO I
Analise do Modelo Dinâmico Econômico Financeiro
Modelo Fleureit
Neste modelo é apresentado um formato dinâmico de análise
econômico financeiro, que surge como enfoque de mudança na análise das
empresas, fazendo com que elas passem da estática analise dos indicadores
de liquidez e capital de giro, para uma base dinâmica, utilizando dados
contábeis atualizados, visando assim enxergar a capacitação de recursos e
sua utilização para a obtenção de relatórios maximizados.
Esta definição é oriunda da obra de Fleuriet, Kehdy e Blanc (2003), que
se trata de uma rendição e atualização da obra original que lançou o método
em 1978. O modelo dinâmico de análise econômico financeiro, modelo
Fleuriet, foi desenvolvido por Michel Fleuriet, juntamente com colaboradores
brasileiros, no qual seu principal objetivo era elaborar técnicas de
gerenciamento financeiro e um modelo de análise que considerasse a
realidade econômica brasileira e permitisse uma tomada rápida de decisão,
permitindo dessa forma, elaborar um planejamento financeiro a curto e longo
prazo.
1.1 Análise dos Produtos
Após os ajustes atualizados e as padronizações inicias, os balanços
Patrimoniais de cada empresa foram organizados cronologicamente e o
calculo dos indicadores fornecerão o conjunto e indicarão a necessidade de
capital de giro.
1.2 Factoring FC Sistema de Serviços Financeiros Ltda.
Origem e Evolução das Atividades Metodológicas
10
Podemos classificar como conceitos básicos as causas de resistências
às mudanças e o comportamento reativo e negativo frente às ideias de
mudanças. As mudanças são os motivos que acarretam transformações na
cultura da organização. O inter-relacionamento entre administração e
motivação foi descrito como uma maneira de mostrar a melhor forma de
coordenar o pessoal, buscando inputs que resultem em motivação e que
venham trazer bons resultados para as organizações. O relacionamento
existente entre liderança e motivação, deve ter com finalidade mostrar como
transformar positivamente uma organização.
1.3 Análises de Desempenho Processo de Pesquisa Científica
Em virtude da motivação torna-se necessário verificar como as
modernas metodologias, de desenvolvimento na abordagem dos processos da
tabela, reconhecem que a tecnologia da informação é uma atividade em
explosão de crescimento e com as taxas expressivas de lucratividade. Os
processos obtêm abordagens sistemáticas para atingir as metas dentro dos
seus objetivos específicos, cada setor, Recursos Humanos, Recursos de
Hardware, Recursos de Softwares, Recursos Físico, desenvolve as ações
devidas em seu contexto e sua totalização.
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Figura 1. Levantamento dos Processos
RECURSOS HUMANOS
ATIVIDADE RH Nº
PROF H/H H/T SUBTOTAL
Levantamento do sistema Analistas de sistemas 2 R$ 20,00 40 R$ 2.000,00
Análise e Modelagem do Sistema Analistas de sistemas 2 R$ 40,00 60 R$ 4.400,00
Análise e Modelagem do Banco de Dados DBA 1 R$ 50,00 36 R$ 2.800,00
Programação Programador VB 1 R$ 25,00 130 R$ 6.250,00
Análise do Designer das Telas Designer de Sistemas 1 R$ 50,00 30 R$ 4.500,00
Implantação do Sistema Tecnólogo 1 R$ 50,00 15 R$ 2.000,00 Testes do Sistema Tecnólogo 1 R$ 50,00 10 R$1. 500,00 Treinamento Tecnólogo 1 R$ 50,00 20 R$ 1.000,00
RECURSOS DE HARDWARE PREÇO SUBTOTAL Pentium Core I3 1.0 GHz, 128MB, HD 500 GB. R$ 2.400,00 R$ 2.400,00 Impressora Lexmark Z31 R$ 250,00 R$ 250,00 RECURSOS DE SOFTWARE SUBTOTAL Windows Seven R$ 730,00 R$ 730,00 Office 2010 R$ 550,00 R$ 550,00 MS Visual Basic 6.0 R$ 5.000,00 R$ 5.000,00
RECURSOS FÍSICOS SUBTOTAL Cartucho de Tinta p/impressora Lexmark Z31 R$ 70,00 R$ 70,00 500 Fls. de Papel A4 R$ 15,00 R$ 15,00
RECURSOS TOTAIS SUBTOTAL HUMANOS R$ 12.000,00 R$ 12.000,00 HARDWARE R$ 2.650,00 R$ 2.650,00 SOFTWARE R$ 6.280,00 R$ 6.280,00 FÍSICOS R$ 170,00 R$ 170,00
TOTAL R$ 21.100,00
Elaborado pelo educando.
12
1.4 JUSTIFICATIVA
Com o aumento da demanda das atividades financeiras na empresa e o
planejamento dos controles, os processos diários ficaram lentos,
proporcionando vários erros, como a perda de controle nos lançamentos de
cheques e a demora em obter informações (exemplo: quantos cheques
vencem num determinado dia, qual a movimentação do dia, os cheques a
vencer, cheques devolvidos.) vem causando um enorme desperdício de tempo
gerando inúmeros prejuízos.
A principal exigência para o atendimento do cliente é o preenchimento
de uma ficha cadastral dos dados da empresa e dos sócios. A aprovação será
estabelecida logo após, com um limite de crédito de até 20% do faturamento
bruto da empresa para a troca do cheque. Ex: no caso de R$10.000,00 é
estabelecido um limite de R$1.000,00 para CNPJ. Para realizar a operação
são relacionados numa planilha todos os cheques negociados, são listados o
número do cheque, emitente do cheque, valor, vencimento, CPF e CNPJ. Caso
não haja erros, o que foi acordado na forma de liquidação, geralmente será
feita em depósito na conta-corrente do cliente (empresa). Para que a Factoring
FC Ltda. tenha um maior capital de giro ela deve repassar todos os cheques
para uma financeira com taxas menores, serão realizadas somente operações
com determinadas financeiras que a Factoring FC Ltda. Negociar e que
estejam cadastradas no sistema.
13
Fórmulas de cálculos:
Na operação será cobrado:
Taxa de desconto 4% ao mês, Ad valor em 1% do borderô (OBS: Ad valor em
é uma taxa cobrada para pagamento de imposto da Factoring).
Exemplo: Valor R$ 10.000,00 taxa 4% de valor e 1% operação para 30 dias
R$10.000,00 R$ 10.000,00
x 4% x 1%
________ _______
R$ 400,00 R$100,00
Total de taxas, R$ 500,00 valor a repassar para o cliente (empresa).
R$ 9.500,00. Valor R$ 10.000,00 taxa 4% de valor e 1%, operação para 60
dias.
R$10.000,00 R$10.000,00 R$10.000,00
x 4% x 4% x 1%
________ ________ _________
R$ 400,00 R$ 400,00 R$100,00
Total de taxas R$ 900,00 valor a repassar para o cliente (empresa).
R$ 9.100,00
Taxas que são cobradas por cada transação:
Juros am. % Ad valor em % CPMF de 0,38% (valor líquido)
IOF 0,0041 ao dia (valor liquido) ISS % (valor líquido)
Juros am. % Ad valorem % Tarifa por cheque R$. CPMF de (valor líquido)
IOF 0,0041 ao dia (valor líquido), ISS % (valor líquido).
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A Factoring FC Ldta. realiza empréstimos de capital junto à
Fornecedores. esse capital é negociado por meio de nota promissória, que fica
sob a responsabilidade da Factoring FC Ldta. Nesse caso é paga uma taxa fixa
ao mês, atualmente de 1,5 % do valor bruto, podendo ser alterado o valor de
taxa. Como acordado entre as partes, são registradas as informações do
fornecedor e do contrato da operação financeira, e ambas são cadastradas em
planilhas e arquivadas em pastas dentro da empresa, para que todos esses
controles (como vencimento, por exemplo.) sejam através do sistema proposto.
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CAPÍTULO II
O Funcionamento Atual da Empresa
Nas últimas décadas o mundo dos negócios tem sofrido muitas
mudanças o que vem acarretando alterações em seus modelos de gestão.
Acontecimentos como a crise econômica, a abertura aos mercados mundiais e
o desenvolvimento tecnológico acelerado, impulsionaram as organizações a
assumirem uma nova forma de fazer negócios e por consequência mudarem a
maneira de se administrar uma Organização.
Identificando uma necessidade cada vez maior de atualização, criou-se
como forma de auxiliar os gestores financeiros em seus processos de tomada
de decisão, ferramentas e métodos de análise (como exemplificado no capítulo
anterior).
Como todo processo de atualização necessita de um objeto anterior que
estimule mudanças, neste momento listaremos todos os processos que
desencadearam o estudo da necessidade de se implentar um sistema eficiente
de controle financeiro e administrativo.
2.1 Perdas de dados: falhas nos processos
O funcionário realiza todos os cadastramentos: clientes, fornecedores,
bancos, financeira, conta-corrente, custódias, taxa de juros e lançamentos de
cheques em planilhas de papel que são guardados em pastas suspensas.
Estas são frequentemente manipuladas, e por isso, muitas vezes ocorrem
perdas de informações importantes para a empresa.
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2.2 Perdas de arquivos com históricos de clientes já cadastrados
Quando o funcionário da empresa, por exemplo, necessita de uma
consulta de todos os dados cadastrados de um determinado cliente, (limite de
crédito, cheques trocados, cheques devolvidos) para realizar uma operação
financeira. Ele passa por um procedimento arcaico, precisa procurar folha a
folha entre os arquivos e pastas, o que inviabiliza a agilidade da atividade, uma
vez que quando as informações não são encontradas, exige-se um novo
cadastro do cliente com todos os seus dados.
2.3 Deficiências no gerenciamento de relatórios sobre os lançamentos
Quando há necessidade de gerar um relatório é preciso analisar pasta
por pasta e coletar os dados dos lançamentos de cheques. Não se tem um
controle completo sobre os movimentos do dia, seus respectivos vencimentos,
e sobre cheques devolvidos, afetando assim o gerenciamento da empresa.
2.4 Falta de controle de recursos
Por não haver uma informatização nas atividades dentro da empresa os
funcionários sofrem por falta de recursos para desenvolver um bom e ágil
trabalho. Hoje, o sistema não possui um banco de dados com informações de
cliente, fornecedor, bancos, financeira, taxas de juros, tabelas e assim não se
tem o controle dos dados, que consequentemente dificulta pesquisas e
consultas (como dito anteriormente).
Atualmente, essas informações residem em grande quantidade em
pastas e arquivos manuais de acesso restrito. Com isso, os extravios de pastas
são frequentes, dificultando o controle de recursos.
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2.5 Deficiências no controle de lançamentos de cheques
Por não haver uma automatização eficiente, a empresa perde em
controle, confiabilidade e exatidão em seus procedimentos (tais como:
lançamento de cheques, taxas cobradas, código da empresa, data de
lançamento, taxa de desconto, primeira operação do cliente). Além disso, não
se tem um controle de operações por CPF/CNPJ, tampouco se existem
lançamentos em contas distintas pertencentes ao mesmo cliente.
Enfim, o planejamento atual da empresa não informa de forma rápida e
clara todos os valores importantes para um bom desempenho profissional.
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CAPÍTULO III
Planejamento e Alimento Estratégico Factoring FC
Já não existem mais fronteiras espaciais entre os países, pois a
globalização tem permitido a todas as empresas levar aos mais longínquos
recantos, toda tecnologia ou produtos desta, facilitando dessa forma, a vida
das pessoas e das organizações. Com a globalização, houve uma queda de
barreiras nacionais, e consequentemente a movimentação de produtos,
serviços, capital, recursos humanos, ideias gerenciais criaram valores
econômicos.
3.1 O projeto do sistema Factoring FC Ltda.
O sistema propõe o controle dos vencimentos de cheques e notas
promissórias, efetuando e automatizando todos os processos de registro de
dados, clientes e cadastros de bancos. O sistema terá controle completo sobre
tais procedimentos, devendo assim efetuar consultas e emitir relatórios com
rapidez.
O Factoring FC Ltda. conta com um banco de dados que permitirá a
realização de qualquer consulta sobre um determinado cliente verificando seu
limite de crédito, cheques trocados, cheques devolvidos agilizando assim, a
troca de seus recebíveis (cheques pré-datados). Haverá ainda um relatório de
lançamentos de cheques contendo um controle com a movimentação do dia,
seus respectivos vencimentos e devolução de cheque, qualificando assim o
gerenciamento da empresa.
Essas novas funções desempenhadas pelo sistema facilitarão o controle
de emissão de contratos automaticamente dos clientes, o processamento e a
impressão de notas promissórias, o calculo de taxas sobre o lançamento, além
da taxa padrão. Por meio desse sistema as atividades de lançamentos de
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cheque serão mais ágeis, assim com a busca de todos os dados da empresa,
uma vez que estarão cadastrados em um banco de dados específico.
3.2 Fundamentos e seus Objetivos
O principal objetivo do sistema em questão é a implementação da
satisfação total dos clientes, por isso ele foi fundamentado para compreender
as necessidades dos mesmos e as demandas do mercado. É preciso conhecer
bem o cliente para qual trabalha, para que se possa definir adequadamente
suas necessidades e atendê-los da melhor forma possível.
O processo administrativo entre cliente e financeira deve ser projetado
de modo que produza resultados satisfatórios às exigências do cliente. Os
principais aspectos a serem considerados nas ações de melhorias deste
processo são:
Diretor: comanda toda a empresa controlando as operações, as ações e as
atitudes a serem tomadas.
Gerente Administrativo: é o comando de uma organização, deve conhecer e
validar todas as opiniões de seus subordinados envolvidos. Esse último
aspecto é fundamental para o alinhamento das ideias dentro das discussões
de desempenho dos processos e melhorias do mesmo.
Gerente Financeiro: responsável pela parte financeira da empresa realiza
investimentos, transações, controle bancário, pagamentos, recebimentos, e
balanços. Estabelece um programa de controle financeiro segundo a
orientação do Diretor.
Desenvolvimento Humano: focado na prosperidade das organizações é a
evolução contínua da felicidade dos seres humanos que convivem no mesmo
espaço físico. É a forma mais prática e simples de entender o conhecimento
lógico, as habilidades mentais (como criatividade), o estado de motivação e a
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competência das pessoas, ou seja, para se chagar a uma eficiência exata e
eficaz em conjunto é necessário trabalhar essa função. O chamado sucesso só
se desenvolve em um ambiente favorável ao crescimento de novas
potencialidades existentes em uma organização.
Programadores e Técnicos em Geral: responsáveis pelas tarefas
operacionais.
Administrador do Sistema: responsável pelas operações de cadastramento
na empresa, emissão de relatórios, consultas de clientes, fornecedores e
bancos, além de toda operação financeira que necessite do sistema.
Figura 2: Organograma
SISTEMA FACTORING FC LTDA DE SERVIÇOS FINANCEIROS
DE INFORMAÇÃO
C Conselho
Diretor Conselho Diretor
Elaborada pelo educando
Diretor
Gerente Administrativo
Gerente Financeiro
Desenvolvimento Humano
Programadores e Técnicos em
Geral
Administrador do Sistema
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3.3. Ator Principal da Factoring - Cadastrar Usuários e Senhas
O sistema requer um quadro de poucos atores para dar andamento a
seu funcionamento, segue abaixo o detalhamento de perfil e função do
principal atuante:
Ator Primário: é o administrador do Sistema.
Sumário: o administrador do sistema utiliza este para realizar o cadastro de
usuário e senhas de acesso ao sistema e ao seu banco de dados.
Pré-condição: o administrador precisa estar identificado no sistema.
Fluxo Principal: funciona em cinco etapas, como listado abaixo.
1. O Administrador solicita o cadastro de usuário e senhas em Utilitários no
Menu Cadastro da janela principal.
2. O sistema apresenta um formulário para cadastro de usuários e senhas.
3. O administrador escolhe a operação de ‘inserir’, ‘alterar’ e ‘excluir.
4. O administrador indica a operação que deseja realizar e logo após opta por
‘Sair’.
5. O sistema informa que a operação foi concluída.
Figura 3. Projeto Lógico
Elaborada pelo Educando
ATOR DESCRIÇÃO
Administrador do
Sistema
Responsável pela operação de cadastramento da
empresa, consultas (clientes, fornecedor, banco, e
entre outros), e efetuação de lançamentos de
cheques quando o cliente efetua uma troca.
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Figura 4. Diagrama de Caso de Uso
<<Extend>>
Elaborada pelo educando
Cadastrar Fornecedor
Cadastrar Conta-corrente
Cadastrar Banco
Cadastrar taxa de Juros Factoring
Cadastrar Custódia
Calcular taxa de juros
Cadastrar Lançamento de
cheque
Verificar situação do cliente
Devolução de cheque
Cadastrar Cliente
Cadastrar Financeira
Cadastrar Taxa de Financeira
Cadastrar nota promissória
Cadastrar Usuário e senhas
Operação repasse de cheque
<<Uses>> << Uses>>
Administrador do Sistema
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Figura 5. Diagrama de Classes
1 responsável * possui1 * possui 1 * possui 1 * Possui 1 1 possui c 1 * * * repassado 1 1 * refere-se 1 *
* * Elaborada pelo Educando
CHEQUE
CLIENTE
BANCO
AGÊNCIA
CUSTÓDIA
Razão social Endereço Bairro Cidade E-mail Telefone Data cadastro Insc. Est. UF CNPJ Limite crédito Observações
Cód. Descrição
Emitente Nº do cheque Valor cheque Data vencimento Data movimento Dias prazo Devolvido Recebido Valor_pago Total desconto Total líquido Liquido
Prazo Padrão do banco Valor
Cód. Tel. End. Descrição
Data vigência Valor bruto Valor diário adicional Valor líquido
TAXA DE JUROS
NOTA PROMISSÒRIA
FORNECEDOR CPF Nome Telefone Endereço Bairro Cidade Celular E-mail RG Data cadastro Limite de credito Contato Observações
Nº da Nota Emitente Valor de troca Data do movimento Data de vencimento Taxa
FINANCEIRA
Razão social CNPJ Código Endereço Bairro Cidade Telefone Celular Insc.Est. E-mail Contato UF Fax Observações
CC
Nº da conta-corrente
Refere- se
FORNECEDOR
Emit
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Figura 6. Diagrama de Atividades 3.6.1 Cadastrar Usuários e Senhas 3.6.2 Inserir Usuários e Senhas
Elaborada pelo educando
Tela de cadastro de Usuário e senhas
Sistema da Empresa Administrador do
Sistema
Clicar no botão Sair
Preencher nome
Clicar no botão Inserir
Cadastro cancelado
Estes campos são obrigatórios
Verificar dados
Exibe tela de inserção de Usuário e senhas
Dados válidos
Dados já cadastrados
Exibe mensagem de “Usuário e senhas cadastrado com sucesso”
Exibe mensagem de ”Usuário já cadastrado”
Preencher senha
Clicar em Inserir
25
Na administração de empresas modernas, o conceito de planejamento
estratégico é um dos instrumentos mais importantes. Planejamento Estratégico
consiste em um processo de gerencia contínuo e persistente onde o gestor,
responsável pela empresa determina os parâmetros que a companhia deve
seguir em curto, médio e longo prazo.
Uma vez estabelecidos os objetivos e o planejamento estratégico passa
também a definir as diretrizes diárias da empresa, fornecendo aos
administradores informações para tomada das melhores decisões.
“É preciso se adiantar ao mercado, prever as tendências, uma empresa
que não tem planejamento é como uma folha seca solta ao vento: ela se move
ao sabor do acaso, não se sabe onde ela pode parar”. (Apostila AVM,
Planejamento estratégico, 2013)
26
CAPÍTULO IV
Análise Ambiental Organizacional
A evolução da análise ambiental e das técnicas de avaliação das suas
variáveis contribuiu não só para a compreensão da temática administrativa,
mas, também, para à disseminação do uso destas técnicas nas organizações.
A análise do ambiente organizacional procura explicar os efeitos, o
entendimento das transformações ambientais, tudo funciona como uma peça
chave para a realização de um bom plano estratégico.
4.1 Histórico
O mercado para a área de atividades financeiras não apresenta no
momento grandes investimentos, devido a pouca confiabilidade em relação
aos possíveis clientes do mercado atual. A empresa Factoring FC Ltda. é
relativamente nova no mercado, mas vem realizando investimentos para outras
empresas com eficiência.
Fundada há 10 anos, localizada no Rio de Janeiro com cerca de 50
funcionários admitidos no estado, a Factoring FC Ltda. tem como propósito
fornecer toda infraestrutura de operações financeiras, proporcionando
confiança, rapidez e transparência no momento de uma operação realizada ao
cliente. Busca ainda, uma estabilidade no mercado por meio de suas
atividades e seus procedimentos financeiros, procurando atingir um alto
patamar de empresas do ramo.
27
4.2 Situações Atuais
A Factoring FC Ltda. busca conquistar seu lugar no mercado, mais
especificamente na área de atividades financeiras, com bastante confiança,
entusiasmo e competência.
Pretende demonstrar que mesmo sem investimentos de grande porte é
possível mostrar um trabalho de eficiência, uma vez que o mercado exige
competência, dinamismo e principalmente confiabilidade. Apresentando este
perfil, a empresa vem tentando mostrar que através de baixos investimentos se
é possível mostrar competência e atingir reconhecimento pela qualidade do
serviço prestado. Conforme ela idealiza, o objetivo é sempre buscar seus
fluxos de definições realizando todos os processos dentro de um cenário de
análise demonstrativa em suas execuções.
28
Figura 7. Figura Definições Contidas Fluxo de Atividades
PLANEJAMENTO SISTEMA FACTORING FC LTDA DE SERVIÇOS
FINANCEIROS DE INFORMAÇÃO
Elaborada pelo educando
Análise feitas atingindo desafios futuros, obtendo as estratégias.
Desafios estratégicos futuros desejados, sem a necessidade de qualificação e prazos alcançando os objetivos.
Qualificação dos desafios estabelecidos anteriormente, com prazos e quantidades atingindo assim as metas.
Programas, Projetos e Planos de Ação, capazes de materializar o Plano Estratégico da Organização. Execução do PE
Fatores externos Ameaças
Analise da Concorrência.
Fatores Internos Forças
Conjunto de Diretrizes políticas
Macro mudanças - análise de Cenário
Aspectos externos Oportunidades
Realização existente de Missão
Fatores críticos Desafios Futuros
Fraquezas fatores Internos
Volta ao estágio inicial do PE
Sistemática gerencial, da Gestão da qualidade total, usada para verificação do Plano Estratégico PDCA.
Situação onde a organização deseja um dado futuro à frente, classificando uma visão.
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4.3. Gestão dos Processos
O planejamento da gestão de processos é um conjunto de ações utilizadas
para a verificação de atividades diárias de uma organização, possuindo como
objetivo assegurar a obtenção dos resultados esperados por cada serviço
realizado.
4.3.1 Objetivos:
Ø Apresentar conceitos Gerais de Gestão por Processos;
Ø Abordar aspectos práticos de sua aplicação;
Ø Comentar experiência positivas e dificuldades de implementação;
Ø Propor modelos de Aplicação;
4.3.2 Tópicos:
Ø Visão Sistêmica;
Ø Gestão por Processos – Conceitos Gerais;
Ø Processos Chaves do Negócio;
Ø Planejamento do Trabalho;
Ø Representação do Processo;
Ø Indicadores de Desempenho;
Ø Avaliação do Processo;
30
4.4 Visão Sistemática
As Organizações são constituídas por uma complexa combinação de
recursos (capital humano, capital intelectual, instalações, equipamentos, sistemas
informatizados) interdependentes e inter-relacionados, que devem perseguir os
mesmo objetivos, cujos desempenhos podem afetar positiva ou negativamente a
organização em seu conjunto.
4.5 Ciclo PDCA
É o instrumento de gestão aplicável a qualquer processo organizacional,
do mais simples ao mais complexo, o que muda são as técnicas e ferramentas
utilizadas em cada tipo de processo. Constitui-se no fundamento que a qualidade
deve ser o impulsionador do gerenciamento do sistema. Todas as ações da
organização deverão ter como orientação básica o cumprimento deste ciclo, o qual
é dinâmico, devendo haver continuidade entre suas fases, numa espécie de giro
do ciclo do PDCA.
Este modelo de PDCA para os líderes de mudanças requer um perfil de
líder para Planejar o que será dito, antes que seja dito; Executar a entrega de uma
mensagem consistente em todos os momentos para a organização sobre o
processo de mudança; Verificar se o que foi dito é capaz de inspirar a ação
necessária para promover a mudança, e depois Agir para oferecer orientação e
cuidado às áreas da organização que não avançarem tão rapidamente quanto
desejado, além de assegurar que os ganhos obtidos sejam mantidos.
31
Figura 8. O Ciclo PDCA para um líder de mudanças
Elaborada pelo educando
Pensar
Liderar a mudança exige que a lidere
Ter Cuidado
Falar
Agir
Verificar
Agir Planejar
Executar
32
CONCLUSÃO A Factoring FC Ltda., empresa que trabalha a negociação de cheques
de seus clientes, antecipando seus recebíveis, chega ao conhecimento dos
clientes através de propagandas e indicações empresariais do ramo, as quais
permitem que os mesmos entrem em contato e solicitem o serviço desejado.
Com o crescimento das aplicações financeiras e das gestões aplicadas pelos
processos tecnológicos de da área de TI, as operações financeiras dentro das
organizações mudaram radicalmente todos os seus processos, mais
especificadamente suas operações financeiras.
Partindo desse cenário concluímos que a utilização de novos softwares
e novas tecnologias em seu gerenciamento financeiro é um elemento crucial
para uma melhor capacitação e implementação de modelo para competir com
o mercado. Os conceitos que apresentamos até aqui, por intermédio de uma
metodologia cientifica, têm por objetivo básico garantir o desenvolvimento da
modelagem de um sistema de informação para o gerenciamento integrado de
cadeias no seu fluxo financeiro, aderente aos objetivos estratégicos,
oportunidades tecnológicas e fatores culturais de uma organização.
Entendemos a amplitude desta pesquisa, por isso não foi possível
abordar com profundidade todos os aspectos que giram em torno da
problemática escolhida. No entanto, com o fim do trabalho podemos identificar
que a arquitetura do sistema Factoring FC Ltda., disponibiliza todos os
recursos tecnológicos, humanos e principalmente os financeiros para a
realização de uma boa administração.
Ressalta-se ainda, outras ramificações que o sistema incube, tais como:
objetivo estratégico; cultura da organização; modelo de gestão; oportunidades
e ameaças; melhorias em seus processos e soluções tecnológicas disponíveis,
algumas ficam em aberto para futuras pesquisas e contribuições.
Acrescentamos também, que a motivação constitui fatores decisivos no
êxito de qualquer individuo e empreendimento, é preciso ter dedicação para
alcançar o sucesso desejado, é importante ter consciência que sorte nem
sempre caminhará ao lado.
33
BIBLIOGRAFIA
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programa Seis SIGMA, 1° volume. São Paulo: INDG, 2012.
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2005.
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Janeiro: Qualitymaky,1985.
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34
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Linguagem de Modelação UML, metodologias em case na Concepção e
Desenvolvimento de Software, 1° edição. Portugal: Centro Atlântico, Abril de
2001.
35
ÍNDICE DE SIGLAS AD – Adicionar- ADD CC- Conta Corrente- Checking Account CNPJ - Cadastro Nacional de Pessoa Jurídica- National Register of CÓD.- Código – Code CPMF - Contribuição Provisória Sobre Movimentação Financeira- Provisional Contribution on Financial Transactions END- Endereço- Address EXTEND- Estender FC – Abreviação de Factoring- Short for Factoring H/H – Hora Homem - Minute Man INSC. EST- Inscrição Estadual- State Registration IOF – Imposto Sobre Operação Financeira- Tax on Financial Operations ISS – Imposto Sobre Serviços- Service Tax LTDA – Limitada- Limited OBS- Observação- Observation PDCA - Planejar, Fazer, Verificar, Agir- Plan, Do, Check, Act. RH – Recursos Humanos- Human Resources TEL- Telefone- Phone USES- Uso
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ÍNDICE DE VERBETES Factoring FC: É a prestação continua e cumulativa de assessoria
mercadológica e creditícia, de seleção de riscos, gestão de crédito,
acompanhamento de contas a receber e outros serviços, conjugada com a
aquisição de créditos de empresas resultantes de suas vendas mercantis e
prestação de serviços, realizadas a prazo.
Inputs: é o termo que denota entrada e mudanças inseridas em um sistema
para ativar e modificar um determinado processo.
Modelo Fleureit: Formato específico de análise econômico-financeira, criado
por Michel Fleuriet.
37
ÍNDICE GERAL
FOLHA DE ROSTO........................................................................................02
AGRADECIMENTO........................................................................................03
DEDICATÓRIA................................................................................................04
RESUMO.........................................................................................................05
METODOLOGIA..............................................................................................06
SUMÁRIO........................................................................................................07
INTRODUÇÃO................................................................................................08
1. CAPÍTULO I - Análise do Modelo Dinâmico Econômico - Modelo Financeiro
Fleureit............................................................................................................09
1.1 Análise dos Produtos..................................................................09
1.2-- Factoring FC Sistema de Serviços Financeiros Ltda.................09
1.3 Análises de Desempenho Processo de Pesquisa Científica.......10
1.4 Justificativa..................................................................................12
2. CAPÍTULO II - Funcionamento Atual da Empresa - Suas Falhas.............15
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2.1 Perdas de dados: falhas nos processos.......................................15
2.2 Perdas de arquivos com históricos de clientes já cadastrados...15
2.3 Deficiências no gerenciamento de relatórios................................16
2.4 Falta de controle de recursos.......................................................16
2.5 Deficiências no controle de lançamentos de cheques...................17
3. CAPÍTULO III – Planejamento e Alimento Estratégico- 1Factoring FC....18
3.1 O projeto do sistema Factoring FC Ltda........................................18
3.2 Fundamentos e seus Objetivos......................................................19
3.3 Ator Principal da Factoring - Cadastrar Usuários e Senhas...........21
4. CAPÍTULO IV - Análise Ambiental Organizacional.................................26
4.1 Histórico.......................................................................................27
4.2 Situações Atuais..........................................................................28
4.3. Gestão dos Processos.................................................................29
4.4 Visão Sistemática.........................................................................30
4.5 Ciclo PDCA...................................................................................30
CONCLUSÃO..............................................................................................31
BIBLIOGRAFIA............................................................................................32
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ÍNDICE DE SIGLAS.....................................................................................34
ÍNDICE DE VERBETES.................................................................................35
ÍNDICE GERAL..............................................................................................36
FOLHA DE AVALIAÇÃO................................................................................40
40
FOLHA DE AVALIAÇÃO