2DCP: Reunies de Trabalho

Desenvolvimento de Competncias Profissionais

PLANEAMENTO, CONDUO E AVALIAO DE UMA REUNIO

Discentes:Ana Rita Agostinho, 62989Mariana Ribeiro, 63330Maria Daniela Silva, 63910Maria Cruz Nunes, 64058Mafalda Sobral, 64103Nicole Gouveia, 64250

Docente: Lgia Monteiro

18 de Abril de 2014NDICE

I. Planeamento da reunio ..............................................................................................3

II. Conduo da reunio .................................................................................................6

III. Avaliao da reunio ................................................................................................9

IV. Referncias ................................................................................................................10

I. PLANEAMENTO DA REUNIOA reunio uma importante ferramenta de comunicao e, durante a comunicao, as pessoas visam formar um entendimento comum ao compartilhar ideias, discutir, negociar e tomar decises.Fuks et al., 2002

ObjectivosA definio de objectivos claros e atingveis para a reunio de trabalho potencia o envolvimento e a participao dos elementos do grupo na mesma (Hindle, 2001, citado por Cibotto, 2010).Com a presente reunio de trabalho pretende-se iniciar o planeamento de um encontro cientfico, no mbito da Unidade Curricular de Desenvolvimento de Competncias Profissionais, sendo esta a primeira reunio a realizar pelo grupo. Neste sentido, os elementos que compem o grupo devem participar na reunio caso pretendam obter aprovao parcial na Unidade Curricular supra referida.Concretamente, relativamente aos objectivos a atingir, pretende-se determinar o tema subjacente ao encontro e, consequentemente, a sua relevncia; definir o objectivo do encontro e o pblico-alvo; a data e o local a realizar; delinear o planeamento cientfico, logstico e financeiro; e identificar os potenciais patrocinadores. Pelo exposto, durante a reunio pretende-se fomentar a interdependncia, o esprito de equipa, a discusso de ideias e a coeso, enquanto, por outro lado, aps a reunio prev-se que os objectivos previamente estabelecidos tenham sido alcanados e o esprito de equipa tenha sido fortalecido.Deste modo, revela-se necessrio i) partilhar toda a informao fornecida pela docente da Unidade Curricular relativa ao trabalho acadmico a desenvolver, ii) identificar potenciais problemas e estratgias de resoluo dos mesmos (e.g. no comparncia e/ou apatia de elementos do grupo nas reunies), iii) tomar decises relativas ao dia, local, horrio da reunio e elemento responsvel pela mesma, envolvendo todos os elementos do grupo na tomada de deciso, iv) planear os objectivos especficos a atingir durante a reunio, bem como a distribuio de tarefas, v) resolver conflitos intragrupais emergentes, encorajando a colaborao e o compromisso com os objectivos do grupo, vi) motivar os elementos, com vista a estimular a contribuio de ideias e a criar responsabilidade partilhada, e vii) formar um plano de aco, no sentido de agilizar reunies futuras e o sucesso do trabalho final.

AgendaA criao de uma agenda ir determinar se a reunio ser bem-sucedida e til ou ineficiente. Esta serve como um guia para a reunio, providenciando uma estrutura de desenvolvimento e informao sobre o papel de cada elemento do grupo (Chang & Kehoe, 1994).A reunio ocorrer tera-feira na biblioteca do ISCTE-IUL, concretamente na sala 503, destinada a reunies de grupo. Ter incio s 9 horas e 30 minutos e terminar s 12 horas, sendo realizado um intervalo de 15 minutos. A durao da reunio fora determinada considerando Silveira Neto (1994, citado por Cibotto, 2010), que refere que a mesma no deve ocorrer por mais de 2 horas sem pausas, com vista a manter o nvel de concentrao dos participantes elevado.A reunio ser moderada pelo elemento do grupo nomeado responsvel pela mesma a Maria. De seguida, sero discriminados os tpicos a abordar durante a reunio de trabalho por ordem decrescente de importncia, o tempo atribudo a cada assunto, o seu propsito e os respectivos elementos responsveis:1) Determinar o tema subjacente ao encontro cientfico e a sua relevncia (30 minutos para discusso): Nicole2) Definir o objectivo do encontro e o pblico-alvo (20 minutos para discusso): Mafalda3) Definir a data e o local a realizar (20 minutos para deciso): Daniela4) Delinear o planeamento cientfico, logstico e financeiro (45 minutos para reflexo): Rita e Maria5) Identificar os potenciais patrocinadores (20 minutos para consulta): MarianaPreviamente reunio, o elemento responsvel pela mesma dever distribuir documentos de apoio, tais como os slides fornecidos pela docente da Unidade Curricular relativos ao trabalho e um ficheiro com uma compilao de artigos referentes temtica a desenvolver no trabalho.

Seleccionar participantesA reunio contar com a presena de seis participantes, sendo que todos frequentam a Unidade Curricular na qual o trabalho a desenvolver na reunio se insere, pelo que detm conhecimentos relevantes para a concretizao do mesmo.A dimenso revela-se adequada para a partilha de informao e tomada de deciso. Ainda, o grupo relativamente homogneo, dado todos os participantes serem do sexo feminino, pertencerem mesma faixa etria e frequentarem o mesmo Mestrado. Pelo exposto, espera-se que a haja consenso na tomada de deciso, o que facilitar a prossecuo dos objectivos.Importa igualmente enfatizar que ao seleccionar os elementos que iro compor um grupo, revela-se crucial conhecer e compreender os interesses individuais de cada um, com vista a avaliar se possvel promover um alinhamento de interesses e, assim, evitar conflitos futuros.Os participantes sero convocados para a reunio via e-mail pela Maria (responsvel) com 5 dias de antecedncia, sendo anexada uma lista dos diversos assuntos a tratar, tempo previsto e respectivos responsveis, conforme o campo Agenda, bem como documentos de apoio.

Ecologia da reunioA reunio ocorrer numa tera-feira de manh, visto ser o nico perodo do dia em que todos os elementos do grupo apresentam disponibilidade, bem como permite que os mesmos trabalhem durante os restantes dias da semana.Ainda, os factores fsicos interferem com reunies de trabalho, pelo que estes devem ocorrer em locais confortveis, com vista a potenciar a concentrao e a eficincia (Hindle, 2001, citado por Cibotto, 2010). Assim, consideramos que a sala 503 confere iluminao, temperatura e ventilao adequadas, dispe de mesas com um nmero de lugares apropriado dimenso do grupo e geralmente apresenta-se como um local pouco barulhento, o que, de acordo com o autor citado, revela-se fundamental para a manuteno de um ambiente dinmico e eficaz.Dado o reduzido nmero de participantes e a ausncia de hierarquia, os elementos do grupo devero sentar-se em volta da mesa de trabalho, formando um crculo, com vista a promover um sentimento de igualdade e a facilitar a resoluo de problemas e a tomada de deciso (Barreiro, s. d.). Prev-se que cada elemento do grupo utilize o seu computador pessoal, consulte os documentos de apoio previamente distribudos, um bloco de notas e uma caneta.

II. CONDUO DA REUNIOAps desenhado o planeamento e convocados os elementos do grupo para a reunio, importa considerar algumas linhas orientadoras a serem adoptadas durante a conduo da mesma, com vista a utilizar eficazmente o tempo disponvel eatingir o sucesso.A reunio de trabalho dever comear hora prevista, mesmo que alguns elementos do grupo cheguem atrasados, caso contrrio o cumprimento da agenda ficar comprometido. Esta deciso permite que os elementos pontuais sintam que no esto a perder o seu tempo, pelo que ficaro mais predispostos a trabalhar e empenhados nas tarefas a desenvolver (Cibotto, 2010).Para que a reunio de trabalho seja bem-sucedida revela-se de extrema importncia o papel desempenhado pelo moderador. Neste caso ser a Maria, visto ter sido nomeada como responsvel pelos restantes elementos do grupo. Esta dever garantir que os objectivos definidos na agenda so atingidos, bem como demais objectivos, tais como a optimizao do tempo, concretizao do que realmente essencial trabalhar em grupo, orientao adequada das tarefas e facilitar a resoluo de possveis discrdias e/ou conflitos (Loureno, 2005). Pelo exposto,antes de comear a reunio, devero ser estabelecidas regras pelo e para o grupo, sendo definido quando ocorrer a pausa, proibido o uso de telemvel durante a reunio e limitado o uso de Internet, que ser apenas permitidona contribuiopara o desenrolar trabalho.Ao comear a reunio, a moderadora dever rever os objectivos previamente definidos na agenda e implementar uma dinmica de trabalho adequada ao ritmo do grupo, o que contribuir para que todos os participantes estejam esclarecidos acerca dos objectivos da reunio. Ainda, a moderadora dever relembrar a necessidade de sntese por parte dos intervenientes aquando da apresentao dos tpicos designados, tencionando que os mesmos se foquem apenas nos aspectos centrais (Cibotto, 2010), bem como ficar definido, por votao, quem faz a minuta e a acta da reunio.Revela-se essencial que a moderadora siga com exigncia o planeamento da reunio e monitorizeconvenientemente o tempo previsto, devendo conduzir o grupo. Conforme consta na agenda, os tpicos a trabalhar durante a reunio esto discriminados, bem como o elemento responsvel por apresentar o tpico ao grupo, o que promovera concentrao e o empenho desde o incio da reunio. Assim,verifica-se pertinente introduzir primeiramente os temas mais complexos e prioritrios.Aquando da reunio, cada interveniente dever desenvolver o tpico pelo qual ficara responsvel perante o grupo, sendo este processo fundamental para promover a exposio de perspectivas e opinies, o que acrescentar valor e, consequentemente, desenvolver o trabalho. Ainda, aps o debate de cada tpico devero ser sumariadas as principais concluses alcanadas pelo grupo.Enquanto moderadora,a Maria dever garantir que todos os elementos do grupo esto atentos s exposies em curso, bem como dever estar atenta ao facto da participao de todos os elementos ser crucial, sendo aconselhvel que esta observe o comportamento de cada uma das suas colegas de trabalho, no permitindo, por um lado, atitudes dominadoras e, por outro lado, atitudes passivas, pois todos os participantes devero contribuir igualmente para a concretizao do trabalho acadmico em apreo.Concretamente, as experincias de interao prvias reunio permitiram que Maria se preparasse para melhor lidar com cada tipo de participante. A Nicole uma participante faladora, pelo que a moderadora necessitar de fazer questes directas e focar a ateno da participante nos tpicos em debate diversas vezes, para garantir a sua ateno. Do mesmo modo, sendo a Mafalda uma participante distrada, ao manter uma postura alheia e desorientada, levar a moderadora a fazer resumos do que disse e repetir argumentos. Por outro lado, a Daniela uma participante desconfiada, ao colocar inmeras dvidas e objeces, o que levar a moderadora a ter de apoiar a sua argumentao em dados empricos e considerar pertinentes as intervenes da participante. A Rita revela-se uma participante importante, com ar de superioridade e voz arrogante, sendo necessrio acolher com interesse as suas observaes e fazer elogios subtis. Contrariamente, a Maria aparenta ser uma participante silenciosa, dando uma sensao de ausncia e de incompreenso, devendo a moderadora manter uma atitude amvel e interessada, bem como colocar questes abertas. Finalmente, a Mariana uma participante nervosa, mostrando-se impaciente e agitada, pelo que a moderadora dever manter uma postura calma e utilizar uma linguagem clara (Loureno, 2005).Simultaneamente, imprescindvel que a Maria observe o clima da reunio, dinamize a mesma quando necessrio e incentiveintervenes assertivas por parte de todos os participantes, sem pretender a prpria dominar a discusso (Cibotto, 2010).Caso se verifiquem morososimpasses durante uma tomada de decisoimportante,dever ser realizada uma votao, o que auxiliar o processo de deciso e evitar atrasos desnecessrios provocando, porm, uma situao win-lose. Assim, considerando que o debate no se poder arrastar indefinidamente, caso a votao no satisfaa 2/3 dos participantes, ser eficaz realizar um intervalo, de preferncia o intervalo previamente definido, visando a clarificao de ideias e a reflexo individual (Tropman, 2003) e procurando alcanar um consenso aps o trmino do mesmo, analisando as opinies de todos os elementos do grupo.Antes de finalizar a reunio cabe moderadora sintetizar cada um dos pontos da agenda tratados e assegurar que foram tomadas todas as decises necessrias com prazos definidos e responsabilidades atribudas. Torna-se tambm crucial, nesta fase final da reunio que qualquer dvida seja esclarecida, de modo a que as tarefas definidas para a prxima reunio sejam concretizadas com sucesso. ainda aconselhvel que todos os elementos do grupo tenham abertura para exprimir qualquer opinio acerca da metodologia de trabalho adoptado, e em caso de desacordo argumentar possveis alteraes que considere adequadas para um ambiente desprovido de conflitos e desacordos constantes (Cibotto, 2010).Finalmente, cabe moderadora garantir que a reunio termina no tempo previsto e encerrar a mesma com sucesso, elaborando uma sntese dos resultados alcanados (debriefing) (Chang & Kehoe,1994). Neste sentido, esta dever i) clarificar as tarefas e as responsabilidades de cada elemento do grupo, ii) sumariar a reunio, relembrado as principais concluses alcanadas, iii) definir metas e prazos temporais para acompanhar e avaliar o cumprimento dos objectivos, e iv) distribuir uma ficha de avaliao da reunio, de modo a verificar a eficcia da mesma e, se necessrio, introduzir mudanas no planeamento e conduo de uma futura reunio.Num momento posterior reunio, o responsvel pela redao da acta da reunio dever cumprir a seguinte estrutura para elaborao da mesma: i) tpicos abordados, ii) principais concluses alcanadas, iii) decises tomadas, iv) responsabilidades futuras atribudas, v) presenas e ausncias, vi) hora de incio e fim da reunio, vii) assuntos que surgiram e foram remetidas para a prxima reunio e viii) local, data e hora da prxima reunio. A acta da reunio dever ser distribuda a todos os membros do grupo, no mximo, dois dias aps a ocorrncia da mesma.

III. AVALIAO DA REUNIOA pertinncia da avaliao da reunio prende-se com a anlise e confronto dos resultados obtidos, face aos objectivos propostos, verificando-se que o xito da reunio aferido pelos seus resultados (DGAE, s.d., p.6), que constituem um indicador do grau com que a agenda da reunio foi cumprida, numa lgica de melhoria contnua e aumento da eficcia da comunicao e processos de trabalho.A avaliao tem como objectivo primordial a anlise do processo da reunio, o qual corresponde sucesso das actividades e respectiva estruturao bem como a forma como estas se realizam (por exemplo, se as decises so tomadas por maioria ou unanimidade) (Costa, 2001, p.18). Neste sentido, importa aferir a percepo dos participantes face aos estilos de comunicao adoptados no decurso das intervenes, e a sua contribuio para facilitar ou bloquear a tomada de deciso. Neste mbito, Casse (1994) diferencia quatro tipos de estilos de comunicao em funo do seu foco funcional: comunicao com orientao para a aco, que espelha uma tendncia para alterar/melhorar situaes existentes, traduzir ideias em aces, e colocar a nfase na eficcia e prossecuo de resultados favorveis; com orientao para processo, na qual se evidenciam factos, procedimentos, estratgias, planos e anlise; com orientao para as pessoas, procurando-se corresponder s necessidades e motivaes dos sujeitos; e, finalmente, comunicao com orientao para as ideias, a qual se focaliza em conceitos, inovao e criatividade e futuro (Costa, 2001, p.28). A avaliao do estilo de comunicao dever, igualmente, contemplar consideraes relativas adequao do discurso e comportamento dos participantes face aos papis desempenhados, com vista a aferir o nvel de preparao dos sujeitos, relativamente problemtica em anlise, podendo proceder-se dispensa e/ou solicitao de outros participantes numa reunio futura. Em suma: a avaliao da comunicao dever englobar uma retrospectiva, quer a nvel estrutural, no que respeita fluncia, conduo e estilo predominante, quer em termos de contedo, por forma a aferir se os assuntos abordados em reunio so congruentes com as temticas inicialmente propostas. Paralelamente ao pressuposto supracitado, salienta-se a relevncia de avaliar a adequao do espao, recursos e materiais fsicos necessrios reunio (ex: agendas, documentos de apoio ou suporte, relatrios, entre outros), enquanto factores indispensveis concretizao dos resultados estipulados. Em concluso, e com o intuito de demonstrar a relevncia incontornvel do processo de avaliao na procura de uma melhoria contnua do desempenho e resultados das sesses de reunio, evocamos o exemplo da prtica desenvolvida pela empresa Growbiz, a qual dispe de uma grelha de avaliao ps-reunio com os clientes, referindo que o objectivo deste procedimento analisar o que foi produtivo durante a reunio, o que poderia ter sido feito diferente ou o que dever ser melhorado na prxima visita, constituindo um meio de promover a melhoria contnua no desempenho do vendedor / consultor em relao ao processo de vendas e serve como apoio para a elaborao de estratgia ou correco no rumo para a prxima visita.

CONCORDO NO CONCORDO NEM DISCORDOCONCORDO TOTALMENTEPelo exposto, com vista a avaliar a qualidade da presente reunio de trabalho, fora elaborada uma ficha de avaliao, com um sistema de avaliao que varia entre 1 (discordo totalmente) e 5 (concordo totalmente).Ficha de Avaliao da Reunio12345

1.O objectivo da reunio foi clara e atempadamente definido.

2.Foram fornecidas, com a devida antecedncia, informaes relevantes sobre a reunio (data, local, hora, ordem de trabalhos, material necessrio, assunto e objectivos).

3.Todos os participantes compareceram e contriburam equitativamente para a reunio.

4.A gesto do tempo foi eficaz e estipulou-se, previamente, o perodo de intervalo.

5.Foi facultado um perodo para debate e discusso de ideias e argumentos.

6.Os participantes selecionados adequaram-se ao tema abordado.

7.A metodologia atravs da qual os contedos foram expostos permitiu a sua eficaz compreenso pelos participantes.

8.Os contedos analisados foram relevantes e cumpriram o planeamento temtico subordinado realizao da reunio.

9.Estiveram disposio os recursos necessrios para a prossecuo eficaz da reunio.

10.As opinies foram facilmente conciliveis.

11.O clima relacional foi propcio tomada de deciso.

12.Os participantes souberam respeitar e ouvir os seus colegas.

13.As tenses e desacordos que possam ter emergido foram facilmente ultrapassados.

14.A conduo das temticas abordadas foi gerida tendo em vista o alcance dos objectivos da reunio.

15.O objectivo da reunio foi cumprido com xito.

IV. REFERNCIASBarreiro, L. (s. d.). Eventos empresariais: Disposio das salas em eventos. Retirado de http://www.eventoclick.pt/eventos-pt/empresariais/disposicao-das-salas-em-eventos-r.html.Chang, R., &Kehoe, K. (1994). Meetings thatwork!: A practicalguide to shorterand more productive meetings. SanFrancisco: Jossey-Bass Pfeiffer.Cibotto, R. A. G. (2010) A importncia do planejamento de reunies virtuais para o desenvolvimento distribudo de software. V Encontro de Produo Cientfica e Tecnolgica.Costa, C. (2001). Integrao organizacional de resultados de reunies (Dissertao de Doutoramento). Instituto Superior de Cincias do Trabalho e da Empresa Instituto Universitrio de Lisboa, Portugal.DGAE. (s. d.). Passos-chave para uma reunio bem sucedida.Loureno, R. (2005).Conduo de reunies. Lisboa: CECOA. Retirado dehttp://portal.iefp.pt/xeobd/attachfileu.jsp?look_parentBoui=16851617&att_display=n&att_download=y.Tropman, J. (2003). Making meetings work: achieving high quality group decisions. Londres: Sage Publications Inc.