Educa BrasilFundamentos de Gerenciamento de ProjetosCuritiba – ParanáMBA GPJ 01/2012

Educa Brasil

Equipe

Diego Rodrigues de Souza

Tiago Cadorin

Ricardo Bittencourt

Renato Da Cunha Louzada

Johann Gerhardt Barreto Trapp

Crenaldo José Pereira

Educa Brasil

Objetivo do Trabalho

• Auxiliar adolescentes carentes suprindo suas necessidades básicas de ensino, contribuindo assim, com a formação de cidadãos capacitados e aptos para se integrar a sociedade, auxiliando na melhoria dos níveis de educação do país.

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Origem do Projeto

• O projeto Educa Brasil veio da preocupação com a baixa qualidade do ensino e a falta de preparo dos jovens para o mercado de trabalho. Identificada essa necessidade (Business Case), foi elaborado o projeto que visa suprir as principais deficiências no ensino público.

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Histórico

• A eduCARE é uma Organização Não Governamental que acredita na educação como instrumento de inclusão social. Para que este objetivo seja alcançado, foi iniciado o projeto de auxilio a jovens de comunidades carentes, no município de Curitiba, que desejam concluir o ensino médio e ingressar em uma universidade.

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Produto do Projeto

• Nota de avaliação do ENEM

Educa Brasil

•Professores•ONG’s•Fornecedores•Universidades•Famílias

•Sociedade•Governo•Escolas•Empresas•Alunos

Stakeholders

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Requisitos e Restrições

Educa Brasil

Requisito “C”

Requisito “B”

Requisito “A”

Restrições

Educa Brasil

Requisitos• Atender o máximo de alunos no projeto;Sociedade• Obter índices de educação elevados;Governo• Diminuição dos índices de reprovação;Escolas• Divulgação na mídia;Empresas• Boas condições de estudo;Alunos• Alunos mais interessados em sala de

aula;Professores• Egressos mais qualificados;Universidades• Filhos com maior aproveitamento

escolar.Famílias

Educa Brasil

Restrições• Enquadramento dos alunos no perfil do

projeto;Sociedade• Deve fornecer infraestrutura básica nas

escolas;Governo• Aderência dos alunos ao projeto;Escolas• Divulgação proporcional ao investimento;Empresas• Frequência mínima nas aulas;Alunos• Colaboração com o projeto;Professores• Nota do ENEM acima da média nacional;Universidades• Incentivo à participação no projeto.Famílias

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Estrutura Organizacional Adotada

• Estrutura Matricial• A eduCARE possui vários projetos com caráter

social em andamento, os quais utilizam das práticas de gerenciamento de projetos. Apesar de possuir parcialmente uma estrutura projetizada, para atender tais projetos, algum departamentos funcionais foram mantidos pela sua importância e por darem suporte a outras atividades administrativas da organização.

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PMO na Estrutura OrganizacionalDiretoria

PMO

GP1

GP2

GP3

Financeiro

Logística

Suprimentos

Recursos Humanos

Marketing

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PMO

• Guardião de APO• A função do PMO adotada na organização é de

guardião de APO, pois se tratar de um projeto que pode ser implantado em outras localidades e o histórico dos dados do projeto e de grande valia para futuras execuções.

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FAE’s

• Organização sem fins lucrativos• Todos os projetos executados pela empresa não possuem

fins lucrativos, apenas funções sociais;• Sem ligações com órgãos governamentais• As ações da empresa não possuem nenhum tipo de vínculo

com órgãos e pessoas politicas;• Não distinguir participantes do projeto• Pelo código de ética da empresa não deve haver nenhum

tipo de diferenciação entre os participantes dos seus projetos;

• Voluntários da comunidade• A maior parte dos voluntários deve fazer parte da

própria comunidade atendida pelo projeto.Educa Brasil

WBS

Gerenciamento de

Projetos

Inicialização

Planejamento

Execução

Monitoramento e Controle

Encerramento

Levantamento

Pesquisa

Análise

Seleção

Plano de Trabalho

Prospecção

Parcerias

Classificação

Apresentação

Contratos

Recursos

Organização

Aquisição

Alocação

Implementação

Acompanhamento

Ajustes

Resultados

Avaliação

Educa Brasil

Resul

tado

do E

NEM

Relató

rio de

Desem

penh

o

Recur

sos

Distrib

uídos

Lista

de

Parc

eiros

Plan

o de

Negóc

ios

Banc

o de

Dados

PGP

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Dicionário WBS

• Levantamento

Pacote de Trabalho

Descrição

Pesquisa Pesquisa com os alunos, das escolas selecionadas, através do preenchimento de um questionário;

Análise Análise das respostas dos alunos e classificação das necessidades através dos critérios pré-estabelecidos.

Seleção Divulgação dos alunos selecionados para participar do programa Educa Brasil.

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Dicionário WBS

• Plano de Trabalho

Pacote de Trabalho

Descrição

Prospecção Definir o Plano de Trabalho do projeto, definindo a localidade de execução do projeto e as ações a serem tomadas nesta comunidade.

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Dicionário WBS

• Parcerias

Pacote de Trabalho

Descrição

Classificação Relacionar os possíveis parceiros identificando o tipo de ajuda que o mesmo pode fornecer.

Apresentação Apresentar a estrutura da empresa, os detalhes do projeto e os possíveis benefícios que os parceiros podem obter.

Contratos Elaboração e assinatura do contrato de parceria.

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Dicionário WBS

• Recursos

Pacote de Trabalho

Descrição

Organização Organizar e selecionar todos recursos disponíveis, através de trabalho voluntario, conforme necessidades da identificadas.

Aquisição Adquirir os recursos não disponíveis internamente utilizando recursos financeiros levantados com auxilio de parceiros.

Alocação Alocar tanto os recursos disponíveis internamento com os recursos adquiridos conforme necessidades dos projetos.

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Dicionário WBS

• Implementação

Pacote de Trabalho

Descrição

Acompanhamento

Prover informações gerenciais para assegurar que as metas serão atingidas.

Ajustes Prover melhorias/correções em tempo de execução, mediante informações recebidas da etapa acompanhamento.

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Dicionário WBS

• Resultados

Pacote de Trabalho

Descrição

Avaliação Verificar o progresso do programa e se as metas foram atingidas.

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Educa Brasil

Como: Iniciar1.1

• Desenvolver termo de abertura do projeto;

1.2• Identificar os stakeholders;

1.3• Classificar os stakeholders (Poder x Influência);

1.4• Coletar requisitos de forma superficial;

1.5• Selecionar os requisitos mais importantes;

1.6• Adequar o TAP aos novos requisitos ;

1.7• Obter a assinatura do TAP.

Educa Brasil

Como: Planejar2.1

• Coletar requisitos de forma detalhada;

2.2• Definir o escopo (premissas e restrições);

2.3• Criar WBS e o seu dicionário;

2.4• Definir as atividades;

2.5• Sequenciar as atividades;

2.6• Estimar os recursos das atividades;

2.7• Estimar a duração das atividades;

2.8• Desenvolver o cronograma;

2.9• Estimar os custos das atividades;

2.10• Determinar o orçamento;

Educa Brasil

Como: Planejar2.11

• Identificar padrões de qualidade;

2.12• Criar plano de gerenciamento de pessoas (Pacotes Make);

2.13• Definir abordagem de comunicação;

2.14• Identificar os riscos;

2.15• Realizar análise qualitativa de riscos;

2.16• Realizar análise quantitativa de riscos;

2.17• Planejar ações para reduzir ameaças;

2.18• Planejar as aquisições (Pacotes Buy);

2.19• Definir PGP.

Educa Brasil

Como: Executar3.1

• Garantir a qualidade das atividades;

3.2• Mobilizar a equipe de projetos;

3.3• Capacitar a equipe de projetos (Pacotes Make);

3.4• Acompanhar o desempenho da equipe;

3.5• Atualizar os principais stakeholders;

3.6• Comunicação e interação com os stakeholders;

3.7• Seleção e contratação de fornecedores (Pacotes Buy);

3.8• Orientar e gerenciar a execução (OGEP);

3.9• Entrega terminada.

Educa Brasil

Como: Monitorar e Controlar4.1

• Monitorar e controlar o trabalho do projeto;

4.2• Realizar o controle integrado de mudanças;

4.3• Verificar o escopo;

4.4• Controlar o escopo;

4.5• Controlar o cronograma;

4.6• Controlar os custos;

4.7• Realizar o controle da qualidade;

4.8• Reportar o desempenho;

4.9• Monitorar e controlar os riscos;

4.10• Administrar as aquisições;

4.11• Gerar entrega aceita e validada.

Educa Brasil

Como: Encerrar5.1 • Reunião para aceitação do cliente ou sponsor;

5.2 • Fazer uma revisão pós-projeto ou final de fase;

5.3 • Registrar os impactos da adequação de qualquer processo;

5.4 • Registrar a e documentar todas as lições aprendidas;

5.5• Aplicar as atualizações apropriadas aos ativos de processos

organizacionais;

5.6 • Arquivar os documentos relevantes, no SIP;

5.7 • Encerrar o projeto ou fase;

5.8 • Finalização de todas as atividades;

5.9 • Fazer entrega técnica.

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Lista de AtividadesLevantament

oPesquisa

Seleção das escolas que

serão pesquisadas;

Elaboração do questionário

que será aplicado;

Entrevista com os alunos;

Reunião dos dados obtidos.

Plano de Trabalho

Prospecção

Elaborar viabilidade de

execução do projeto nos bairros da

cidade;Definir os recursos

prioritários de educação;

Definir os locais de execução do projeto (público-

alvo);Elaborar

cronograma de implantação do projeto no local

escolhido;

Elaborar plano de ação do projeto;

Elaborar Plano de Trabalho.

ParceriasClassificação

Relacionar Possíveis Parceiros;

Levantar Informações do Parceiro;

Identificar o Tipo de Ajuda

Desejada.

RecursosOrganização

Catalogar Voluntariados

Definir Competências necessárias para cada

função

Entrevistar Candidatos a Voluntariado

Agendar Horários com Voluntários

Implementação

Acompanhamento

Cumprimento contratual com

Parceiros;

Conferência de Recursos Alocados;

Análise das Alterações de

Ambiente /Contrato

(Planejamento Inicial);

Análise de Performance

Individual (Alunos).

ResultadosAvaliação

Verificar se o programa esta atingindo as expectativas

Medições do progresso e previsões

Avaliação do orçamento usado

com previsto

Avaliar o percentual de alunos com

ingresso nos ensinos de graduação superior

Orçamento

• Pacote de Trabalho: Levantamento/PesquisaAtividades Recurso 1 Recurso 2 Recurso 3 Custo

Total (R$)Demanda

(horas)Custo

(R$/horas)Demanda (horas)

Custo (R$/horas)

Demanda (horas)

Custo (R$/horas)

Seleção das escolas que serão pesquisadas

8 40,00 8 40,00 8 40,00 960,00

Elaboração do questionário que será aplicado

8 40,00 8 40,00 8 40,00 960,00

Entrevista com os alunos 80 40,00 80 40,00 80 40,00 9600,00

Reunião dos dados obtidos 4 40,00 4 40,00 4 40,00 480,00

Total 12000,00

Educa Brasil

Orçamento

• Pacote de Trabalho: Plano de Trabalho/ProspecçãoAtividades Recurso 1 Recurso 2 Recurso 3 Custo

Total (R$)Demanda

(horas)Custo

(R$/horas)Demanda (horas)

Custo (R$/horas)

Demanda (horas)

Custo (R$/horas)

Elaborar viabilidade de execução do projeto nos bairros da cidade

8 48,00 8 36,00 6 36,00 696,00

Definir os recursos prioritários de educação

8 48,00 12 36,00 10 36,00 1176,00

Definir os locais de execução do projeto (público-alvo)

2 48,00 6 36,00 16 36,00 960,00

Elaborar cronograma de implantação do projeto no local escolhido

4 48,00 8 36,00 8 36,00 696,00

Elaborar plano de ação do projeto 8 48,00 16 36,00 12 36,00 1428,00

Elaborar Plano de Trabalho 8 48,00 8 36,00 16 36,00 1248,00

Total 6204,00

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Orçamento

• Pacote de Trabalho: Parcerias/ClassificaçãoAtividades Recurso 1 Recurso 2 Recurso 3 Custo

Total (R$)Demanda

(horas)Custo

(R$/horas)Demanda (horas)

Custo (R$/horas)

Demanda (horas)

Custo (R$/horas)

Relacionar Possíveis Parceiros 40 10,00 4 20,00 480,00

Levantar Informações do Parceiro 20 10,00 2 20,00 240,00

Identificar o Tipo de Ajuda Desejada 12 10,00 2 20,00 160,00

Total 880,00

Educa Brasil

Orçamento

• Pacote de Trabalho: Recursos/OrganizaçãoAtividades Recurso 1 Recurso 2 Recurso 3 Custo

Total (R$)Demanda

(horas)Custo

(R$/horas)Demanda (horas)

Custo (R$/horas)

Demanda (horas)

Custo (R$/horas)

Catalogar Voluntariados 40 8,9 356,00

Definir Competências necessárias para cada função

30 8,9 40 15,30 58 31 2.677,00

Entrevistar Candidatos a Voluntariado

60 15,30 20 31 1.538,00

Agendar Horários com Voluntários 10 8,9 89,00

Total 4.660,00

Educa Brasil

Orçamento

• Pacote de Trabalho: Implementação/AcompanhamentoAtividades Recurso 1 Recurso 2 Recurso 3 Custo

Total (R$)Demanda

(horas)Custo

(R$/horas)Demanda (horas)

Custo (R$/horas)

Demanda (horas)

Custo (R$/horas)

Cumprimento contratual com Parceiros

8 36,00 8 36,00 8 36,00 864,00

Conferência de Recursos Alocados 20 54,00 20 54,00 20 54,00 3.240,00

Análise das Alterações de Ambiente /Contrato (Planejamento Inicial)

10 20,00 10 20,00 10 20,00 600,00

Análise de Performance Individual (Alunos)

20 15,00 20 15,00 20 15,00 900,00

Total 5604,00

Educa Brasil

Orçamento

• Pacote de Trabalho: Resultados/AvaliaçãoAtividades Recurso 1 Recurso 2 Recurso 3 Custo

Total (R$)Demanda

(horas)Custo

(R$/horas)Demanda (horas)

Custo (R$/horas)

Demanda (horas)

Custo (R$/horas)

Verificar se o programa esta atingindo as expectativas

8 25 8 25 8 25 400

Medições do progresso e previsões 16 32 16 32 16 32 1024

Avaliação do orçamento usado com previsto

16 23 16 23 16 23 736

Avaliar o percentual de alunos com ingresso nos ensinos de graduação superior

4 30 4 30 4 30 240

Total 2400

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APO

A empresa utiliza-se de uma solução de gestão de conhecimento, gerenciando e armazenando todas as informações dos seus projetos. São armazenadas as linhas de base dos projetos, seus respectivos desvios, causas e soluções.

A solução fica disponível na intranet da empresa, com acesso à pessoas autorizadas.

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