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CÓMO APROVECHAR LAPARTICIPACIÓN EN UNA

FERIA Noela Pantoja Crespo

Ministra ConsejeraDirectora de Promoción Comercial

Ministerio de Relaciones Exteriores

Lima,11 de Febrero de 2004.CÓMO APROVECHAR LA PARTICIPACIÓN EN UNA FERIA: NOELA PANTOJA CRESPO

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FERIA

• Instrumento clásico de promoción.

• Único medio que permite alvisitante captar, de forma activa,

con todos sus sentidos lainformación que le interesa.• CÓMO APROVECHAR LA PARTICIPACIÓN EN UNA FERIA: NOELA PANTOJA CRESPO

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PARTICIPAR EN UNA FERIA ES UNA ACCIÓNESTRATÉGICA

• De cuyo resultado puede depender,

al menos en parte, el futuro de laempresa, por lo que hay que

maximizar su impacto.• CÓMO APROVECHAR LA PARTICIPACIÓN EN UNA FERIA: NOELA PANTOJA CRESPO

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CLASES DE FERIAS:

• Para el público en general.

• Para profesionales (especializada).• Física y Virtual.

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OBJETIVOS AL ASISTIR A UNA FERIA:

• Compra - venta.• Conocer directamente las novedades en productos,

equipos, envases, presentaciones, etc.

• Actualizar los conocimientos y tendencias delmercado.• Complementar la formación tecnológica.

• Obtener información adicional: formación profesional, cooperación empresarial, entre otras.

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Aspectos a tener en cuenta:• Principales novedades que conviene presentar, así como la selección

de productos o equipos habituales.• Número de clientes nacionales y extranjeros que se desea contactar para aumentar las probabilidades de nuevos contratos y mantener losya existentes.

• Número de nuevos clientes potenciales a localizar y contactar.• Áreas geográficas prioritarias para la apertura de nuevos mercados.• Número de entrevistas a concertar.• Personal adecuado y necesario para desarrollar las tareas previstas en

el stand durante la feria teniendo en cuenta los idiomas.• Departamentos o servicios que deben prestar apoyo logístico, preparar

documentación técnico - comercial, información para los medios decomunicación y otros.

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Criterios para incentivar la visita al stand:

• Definir el tipo de visitante que le interesa de entre

las diversas categorías de distribuidores, usuariosfinales, representantes, mayoristas, medios decomunicación, autoridades, técnicos, clientes(antiguos y nuevos), etc.

• Determinar las prioridades de su área geográfica.• Calcular el máximo de visitantes de cada categoría y

área geográfica que puede atender adecuadamentesobre la base del espacio disponible en el stand, el

 personal calificado con el que debe contar, laduración de la feria, etc.

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• Establecer una estrategia para atraerlos al standmediante planes y sistemas de comunicación y

 promoción.

• Estudiar los instrumentos y medios de promoción ycomunicación más adecuados para desarrollar laestrategia de atracción al stand.

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CÓMO PREPARAR LAPARTICIPACIÓN EN LA

FERIA

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Los resultados que se obtengan de la

participación en una feria dependerán:

• De la estructura organizativa empleada.

• De la antelación y meticulosidad con la que se prepare todo el proceso.

• De la clara definición de objetivos perseguidos y de

las acciones que se realicen en paralelo a lacelebración de la feria.

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Designación de un responsable de la feria:

• Se debe designar un solo responsable para evitar ladispersión de responsabilidades que puedan

 provocar retrasos y errores.

• El responsable debe contar con una secretaria que seencargue del perfecto seguimiento de todas las

etapas de avance del proyecto, y esté al corriente ygestione el conjunto de documentos e informacionesrelativas a la participación en la feria.

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Información y motivación del personal:

• Que todo el personal, cualquiera que sea su

 posición, esté “sensibilizado” y “movilizado”gracias a una información y una motivaciónadecuadas.

• En la medida de lo posible, y una vez se estécelebrando el certamen, se debe invitar a las

 personas que hayan colaborado en su preparación avisitar el stand, no sólo para que pueda apreciar sutrabajo, sino también como estímulo integrador.

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Información sobre las características del

certamen y del recinto ferial:

• Decoración del stand y alquiler de mobiliario.

• Azafatas y traducción.

• Teléfonos, fax y comunicaciones.• Suministro de bebidas y comidas.

• Organización de cócteles.

• Señalización exterior e interior.• Guardarropa, almacenes para embalaje y estacionamientos.

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• Horarios de entrada y salida de expositores y visitantes.

• Puertas de entrada más cercanas al stand y accesos paralos visitantes.

• Programa de jornadas y salas de conferencias y presentaciones.

• Posibilidades de alojamiento.• Medios de transporte, especialmente aquellos que enlacen

el recinto ferial con aeropuertos y estaciones.

• Servicios diversos (bancos, servicios médicos, prensa, etc.)

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Concreción del tipo de participación

• Stand de Prestigio: Con el que se pretende, sobre

todo, lograr notoriedad e imagen.• Stand de Exposición y Venta: Su objetivo principal

es presentar las innovaciones y el resto de los

 productos para su venta.• Stand de información: El objetivo en este caso es

simplemente hacerse ver, ofrecer productos paradegustación, distribuir información general, exponermaquetas de proyectos, etc.

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Selección de los productosLa correcta selección de los productos a exponer es esencial

• Debe basarse en la política y la

estrategia general de la empresa; y enlos objetivos que se pretenda alcanzarcon la participación.

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Suscitar el interés del visitante sin dispersar suatención

• Tipo de visitantes que acudirá al certamen.

• Captación de aquellos a los que se deseeatraer al stand.

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Destacar claramente las novedades y lasinnovaciones

• El visitante acude, sobre todo, adescubrir novedades.

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ELABORACIÓN DELPRESUPUESTO:

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A)Gastos de Promoción P blicidad:

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A)Gastos de Promoción y Publicidad:

Aquellos en los que se incurre para dar a conocer la participación dela empresa en la feria y atraer a los visitantes, tales como:

• Si se desea un stand de diseño distinto de los sistemasmodulares que ofrezca el organizador se debe contratar undecorador.

• Inserción de anuncios publicitarios en periódicos de mayor

circulación, revistas especializadas y otros medios decomunicación.

• Diseño, edición e impresión de diversa documentación

técnico – comercial en varios idiomas.• Inserción de publicidad en el catálogo de expositores.

• Envío de invitaciones a los visitantes que interesa acudan

al stand para que puedan acceder libremente al recinto.• CÓMO APROVECHAR LA PARTICIPACIÓN EN UNA FERIA: NOELA PANTOJA CRESPO

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A)Gastos de Promoción y Publicidad:

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• Gastos de acogida y alojamiento de eventuales invitados.

• Material publicitario (muestras, regalos, bolsas, etc.)• Incentivos para que se visite el stand (sorteos de viajes,

vales de estacionamiento o comida, etc.)

• Diseño y producción gráfica de carteles, folletos,adhesivos, etc..• Contratación de profesionales de la animación o de

celebridades.

• Gastos de recepción de periodistas.• Costos de recepción (cócteles, etc.).• Filmaciones.

• Fotos del stand.• CÓMO APROVECHAR LA PARTICIPACIÓN EN UNA FERIA: NOELA PANTOJA CRESPO

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B)Gastos de Estructura:Derivados de la utilización total o parcial del personal y los equipos de

la empresa, tales como:

• Desplazamientos (viajes y alojamientos).

• Manutención (comidas, etc.)• Transporte de mercancías con medios propios.• Seguros de viaje y asistencia sanitaria para el personal

desplazado.• Seguro de mercancías, máquinas y equipos a exponer outilizar en el stand.

• Alquiler de locales, salas u otro tipo de espacios para

reuniones de la empresa, convenciones de la red de ventas,etc.

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C)G t d l F i

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C)Gastos de la Feria:Se detalla los gastos que se producen a consecuencia de la contratación deservicios, personal auxiliar, materiales, etc., a la organización ferial o a los

proveedores oficiales del recinto. Entre ellos:

• Espacios seguros obligatorios y servicios mínimos.

• Alquiler del stand modular ( si no se ha optado por uno propio).

• Mobiliario ( mesas, sillas, sofás, estanterías, cafeteras, etc.)

•

Servicios de electricidad• Abastecimiento de agua, aire acondicionado, etc.

• Teléfonos y fax.

• Aparatos para la proyección, paneles luminosos deinformación, etc.

• Elementos de decoración.

• Personal auxiliar (azafatas, intérpretes, vigilantes).

• Servicios varios (limpieza, transporte, etc.).• CÓMO APROVECHAR LA PARTICIPACIÓN EN UNA FERIA: NOELA PANTOJA CRESPO

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CONCLUSIONES Y RECOMENDACIONES

•   Las ferias forman parte del marketing y la decisión de participar en ellas

debería tomarse en relación con las otras actividades de marketing y lacomercialización.•   El gran activo de las ferias son los contactos personales, por tanto, la

empresa debe hacer todo lo necesario para lograr el máximo número posible.•   Muchos de los visitantes de la feria no conocen la empresa, por lo que hay

que utilizar todos los recursos, propios y de la organización, para darla aconocer y atraerlos al stand.•   Es fundamental establecer los objetivos de la participación en la feria:• ¿A quién se quiere contactar?• ¿Qué características especiales de los productos hay que destacar?• ¿Qué mensaje se desea transmitir?•   Contactar con suficiente antelación a las instituciones de apoyo GREMIOS,

PROMPEX, RREE y a la propia feria.

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•   Todo el personal del stand debe conocer los objetivos, por lo que se le ha deinformar adecuadamente. Al final de cada jornada se debe comentar losaciertos y los errores.

•   Hay que destacar las innovaciones y procurar que la información que se prepare sea interesante y útil.

•   Los visitantes desean contactar con el mayor número de expositores en elmenor tiempo posible, por lo que hay qué averiguar qué es lo que quieren e “iral grano” lo antes posible.

•   Debe intentar llegarse a conclusiones positivas: un folleto no es unaconclusión.

•   La parte más importante es una feria es el seguimiento. El 80 % del trabajo

de seguimiento puede y debe planificarse antes para, llegado el momento,actuar de inmediato, ya que eso es lo que harán los competidores.•   Evitar las aglomeraciones de más de veinte minutos en el stand para evitar

que los clientes potenciales importantes pasen de largo.

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CONTROL DE ACCIONES A REALIZAR

Acciones a realizar una vez decidida la participación en laferia (10 -12 meses antes de la feria):

• Comunicar la decisión al equipo comercial y al equipo técnico.• Convocar una reunión con el personal involucrado y definir losobjetivos de la participación.

• Hacer una primera selección de los productos a exponer.

• Prever la presentación de novedades en la feria.• Estimar el espacio que se necesitará.• Establecer un primer presupuesto general.• Contactar con la organización de la feria para informar sobre el interés

de participar y solicitar la pre – inscripción del espacio, precios, etc.• Revisar la normatividad de la feria.• Rellenar y enviar la pre – inscripción y solicitar información sobre los

 planes de promoción, etc.• CÓMO APROVECHAR LA PARTICIPACIÓN EN UNA FERIA: NOELA PANTOJA CRESPO

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Acciones a realizar después de reservar el espacio (8 –

10 meses antes de la feria):

• Celebrar una reunión de seguimiento con el personal

involucrado.• Revisar el cumplimiento de las acciones de la lista anterior.• Hacer un plan y un presupuesto para las acciones

 promocionales a realizar durante la feria.• Presupuestar acciones promocionales post – feria.• Revisar el primer presupuesto general.• Decidir el material informativo y de ventas necesario.

• Estudiar si existen necesidades de otro material y, en sucaso, definirlo y desarrollarlo.

• Contactar con los proveedores y establecer calendario.• CÓMO APROVECHAR LA PARTICIPACIÓN EN UNA FERIA: NOELA PANTOJA CRESPO

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Acciones a realizar 6 -8 meses antes de la feria:

• Celebrar una reunión de seguimiento con el personal

involucrado.• Revisar el cumplimiento de las acciones de la lista anterior.• Revisar los planes y acciones previstas desde el principio.

• Coordinar las acciones previstas con los planes y lanormativa ferial:•   Construcción del stand.•   Material publicitario.

•   Material promocional.•   Acciones diversas.

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• Localizar nuevos potenciales clientes y enviarles

información.• Contratar servicios:•   Servicios de la organización ferial.

•   Servicios externos.•   Seguros.• Planificar los incentivos para atraer visitantes al stand.

• Revisar todo el presupuesto.• Conocer los niveles y gustos del mercado donde se realice

la feria.

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Acciones a realizar 2 – 4 meses antes de la feria:

• Celebrar una reunión de seguimiento con el personal involucrado.

• Revisar el cumplimiento de las acciones de la lista anterior.• Intensificar las acciones de marketing para captar visitantes.• Seleccionar y atribuir funciones al personal que estará en el stand y decidir si

es necesario:•   Formar el personal de atención – ventas.

•   Formar el personal de atención – imagen.•   Realizar prácticas con producto – argumentación.•   Preparar al personal externo•   Recurrir a personal que hable idiomas extranjeros.

• Nombrar a un responsable del stand.• Enviar datos e información para el catálogo de la feria.• Revisar el presupuesto.• Comprobar el cumplimiento del pago de los plazos a la organización ferial.• CÓMO APROVECHAR LA PARTICIPACIÓN EN UNA FERIA: NOELA PANTOJA CRESPO

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Acciones a realizar los dos últimos meses antes de la

feria:

• Celebrar una reunión de seguimiento con el personal

involucrado.• Revisar el cumplimiento de las acciones de la lista anterior.• Revisar los presupuestos y controlar las desviaciones.

• Determinar el material que deberá llevarse a la feria:•   Material de oficina•   Material de ventas

•   Obsequios• Estimar el número de teléfonos necesarios para el stand.

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• Redactar un manual de funciones y objetivos del personal del

stand.• Planificar las acciones con la prensa (ruedas de prensa,invitaciones).

• Enviar material informativo sobre novedades, etc., a revistas

técnicas y al departamento de prensa de la organización ferial.• Enviar pases e invitaciones a clientes, etc.• Obtener información sobre los seminarios y jornadas previstos.• Obtener información sobre misiones comerciales, visitantes

confirmados, autoridades que se prevé acudirán, etc.• Preparar ficha para recoger los datos de los visitantes que

acudan al stand.

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Acciones a realizar durante el montaje y la celebración

de la feria:

• Montar el stand lo antes posible (el primer día que lo

 permita la organización).• Comprobar, lista en mano, que no falta ninguno de loselementos, materiales o servicios encargados para el stand.

• El día antes de la inauguración, visitar el stand con todo el personal que estará en la feria y repasar los objetivos yresponsabilidades de cada uno.

• Localizar la ubicación de las oficinas y servicios de laorganización ferial.

• Ensayar, diariamente, demostraciones del producto.• Llevar a cabo, todos los días, una reunión con el personal

 para comentar incidencias, intercambiar información, etc.• CÓMO APROVECHAR LA PARTICIPACIÓN EN UNA FERIA: NOELA PANTOJA CRESPO

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• Supervisar diariamente (el responsable del stand):

•   Limpieza del stand.•   Estado de materiales y otros elementos.•   Administración y control de existencias.

•   Coordinación de demostraciones y actividades.•   Funcionamiento de servicios y suministros.• Obtener información de los competidores, tomar notas y

comparar con los aspectos correspondientes de la propia

empresa.• Prever el pago de servicios y consumos a la organización

ferial.• CÓMO APROVECHAR LA PARTICIPACIÓN EN UNA FERIA: NOELA PANTOJA CRESPO