Biblioteca Digital de Monografias - DOCUMENTOS ......Eletrônico de Documentos (GED) quando aplicado...
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UNIVERSIDADE FEDERAL DO RIO GRANDE DO NORTE
CENTRO DE CIÊNCIAS SOCIAIS APLICADAS
DEPARTAMENTO DE CIÊNCIA DA INFORMAÇÃO
CURSO DE GRADUAÇÃO EM BILBIOTECONOMIA
MARTA RAQUEL SANTOS DE OLIVEIRA
DOCUMENTOS ARQUIVÍSTICOS GERENCIADOS À LUZ DA LEGISLAÇÃO
ARQUIVÍSTICA
NATAL/UFRN
2013
MARTA RAQUEL SANTOS DE OLIVEIRA
DOCUMENTOS ARQUIVÍSTICOS GERENCIADOS À LUZ DA LEGISLAÇÃO
ARQUIVÍSTICA
Monografia apresentada ao Curso de Graduação em Biblioteconomia da Universidade Federal do Rio Grande do Norte, como requisito parcial para obtenção de grau de Bacharel em Biblioteconomia.
Orientadora Profº. Drª. Margarida Maria Dias de Oliveira Co-orientadora Profª. Ms. Renata Passos de Figueira
Carvalho
.
NATAL/UFRN
2013
MARTA RAQUEL SANTOS DE OLIVEIRA
DOCUMENTOS ARQUIVÍSTICOS GERENCIADOS À LUZ DA LEGISLAÇÃO
ARQUIVÍSTICA
Monografia apresentada ao Curso de Graduação em Biblioteconomia da Universidade Federal do Rio Grande do Norte, como requisito parcial para obtenção de grau de Bacharel em Biblioteconomia
APROVADA EM:
BANCA EXAMINADORA:
_______________________________________________
Orientadora: Profº. Drª. Margarida Maria Dias de Oliveira
_______________________________________________
Coorietadora: Profª. Me. Renata Passos de Figueira Carvalho
_______________________________________________
Profº Me. Francisco de Assis Norberto Galdino de Araújo
Dedico aos meus filhos e ao meu marido,
pois, mesmo quando passei noites à
dentro dedicando-me à minha monografia,
foram compreensíveis.
AGRADECIMENTOS
Agradeço ao meu Senhor e Deus, Jesus Cristo, por ter me permitido chegar
até aqui. Toda honra e glórias lhe sejam dadas.
Sou grata também aos meus queridos pais que estão em minha terra natal,
Rio de Janeiro, por sempre me darem ânimo e forças para prosseguir com a vida
acadêmica.
Aos meus filhos: Amanda, Jéssica e Erick. Sempre alegram minha vida,
motivando-me a continuar.
Ao meu esposo, que se desdobrou ao realizar os afazeres domésticos
sozinho, para que assim eu dispusesse de mais tempo com a monografia.
Ao professor Francisco de Assis Norberto Galdino de Araújo, por ter aceitado
participar da Banca.
A todos os professores do departamento de Biblioteconomia, pelo
conhecimento transferido durante o curso.
Por fim, a todos os amigos e colegas. Um agradecimento especial à amiga
Jailma Santos, assim como à bibliotecária do Instituto Federal do Rio Grande do
Norte (IFRN), Sandra Nery da Silva Bigois, que me deram muita força e apoio, frente
aos diversos obstáculos que surgiram durante a realização desta pesquisa.
A revolução não acontece quando a sociedade adota novas ferramentas. Acontece quando a
sociedade adota novos comportamentos.
Clay Shirky [2005?]
LISTA DE SIGLAS
IID Instituto Internacional de Documentação
FID Federação Internacional de Documentação
CTDE Câmara Técnica de Documentos Eletrônicos
ENEBD Encontro Nacional de Estudantes de Biblioteconomia e Documentação
EREBD Encontro Regional de Estudantes de Biblioteconomia e Documentação
PCD Plano de Classificação de Documentos de Arquivo
TTD Tabela de Temporalidade de Documentos e
CDU Classificação Decimal de Dewey
CDD Classificação Decimal Universal
GI Gestão da Informação
TIC Tecnologia da Informação e comunicação
NOBRADE Norma Brasileira de descrição arquivística
CIA Conselho Internacional de Arquivos
ISAD(G) Norma Geral Internacional de Descrição Arquivística
ISAAR(CPF) Norma internacional de registro de autoridade arquivística para
entidades coletivas, pessoas e famílias
CONARQ Conselho Nacional de Arquivos
AACR2 Código de Catalogação Anglo-Americano
ISDF Descrição das funções dos Produtores deDocumentos
ISDIAH Norma internacional para descrição de Instituições com acervo
Arquivístico
CONARQ Conselho Nacional de Arquivos
SIGA Sistema de Gestão de Documentos de Arquivo
CPAD Comissão Permanente de Avaliação de Documento
PCD Plano de Classificação de Documentos
TTD Tabela de Temporalidade De Documento
GED Gerenciamento Eletrônico de Documentos
SIGAD Sistema Informatizado de Gestão Arquivística de Documentos
DI Document Imaging
DM Document Management
ICR Reconhecimento Inteligente de
OCR Reconhecimento Ótico de Caracteres.
ERP Enterprise Resource Planning
CRM Customer Relationship Management
TIFF Tagged Image File Format
JPEG Joint Photographic Experts Group
PDF Portable Document Format
BITMAP Binary Mapping Photographic
GIF Graphics Interchange Format
SINAR Sistema Nacional de Arquivos
SIGAD Sistema Informatizado de Gestão Arquivística de Documentos
RI Recuperação da Informação
SRI Sistema de Recuperação da Informação
RI Representação da informação
LN Linguagem natural
LD Linguagem documentária
ICP Infraestrutura de Chaves Pública
RESUMO
Relata que a gestão documental, quando aplicada aos documentos
arquivísticos, bem como aos digitais, têm procedimentos diferenciados conforme
propõe o Conselho Nacional de Arquivos (CONARQ). Apresenta uma abordagem
geral e reflexiva acerca dos procedimentos da Gestão documental, objetivando
especificamente averiguar os procedimentos da gestão documental à luz Arquivística
nas organizações, bem como observar os procedimentos do Gerenciamento
Eletrônico de Documentos (GED) quando aplicado em documentos arquivísticos.
Trata-se de uma pesquisa qualitativa que se apoia em uma revisão de literatura
extensa, composta por uma gama de autores clássicos e contemporâneos que
deram consistência a temática em questão. Explica que com a gestão dos
documentos a organização consegue melhor gerenciar a informação, o que facilita a
sua disponibilização para a sociedade, que tem direito de acesso. Espera que as
organizações observem a necessidade de um Manual de gestão Arquivistica de
documentos dentro de cada departamento e setor da organização, uma vez que
simplificaria a compreensão do usuário potencial acerca da tabela de temporalidade
de documentos, bem como a destinação destes. Entende que palestras e
treinamentos direcionados aos usuários e funcionários/servidores é uma medida que
clarifica o fazer arquivístico. Acredita que para o cumprimento eficaz da Lei
Arquivística 8.159/1991 é preciso que haja uma política de gestão Arquivística
interna que envolva tanto o capital humano, normas e procedimentos, quanto o
sistema de informatização.
Palavras-chave: Gestão documental arquivística. Gerenciamento eletrônico de
documentos arquivísticos. Manual de Gestão arquivística de documentos. Política de
gestão arquivística.
ABSTRACT
Reports that document management when applied to arquivistic and digital
documents have different procedures as proposed by the National Council of
Archives (CONARQ). Discourses that treat information appropriately and provide
information constitute a right to citizenship of society that has access rights
guaranteed to work as well as arquivistic document management is primordial in
decision making. Shows a general and reflective approach about the procedures in
Document Management in archives of the organizations, aiming specifically
investigate the procedures of document management in light of the archivistic in the
organizations as well as note the procedures of Electronic Document Management
(EDM) when applied to arquivistic documents. This is a qualitative research that is
based on a large literature review, consisting of a range of classic and contemporary
authors who gave consistency to topic in question. Explains that with document
management the organization can better manage information which facilitates its
availability to the society that has right of access. Expects organizations observe the
need of a manual of arquivistic documents management within each department and
sector organization, once this would simplify the understanding of the potential user
about the temporality table of documents as well as the destination of them.
Considers that lectures and training directed to employees/servers is a measure that
clarify the arquivistic activity. Explains that arquivistic documents as the digital must
comply with arquivistic legislation. Believes that to effective fulfillment of the
Arquivistic Law 8.159/1991 there must be a policy for internal arquivistic
management involving human capital, standards and procedures as well as the
computerized system.
Keywords: Arquivistic document management. Managing electronic of arquivistic
documents. Manual of arquivistic documents management. Arquivistic management
policy.
SUMÁRIO
1 INTRODUÇÃO............................................................................................11
2 INFORMAÇÃO ARQUIVÍSTICA.................................................................14
2.1 GESTÃO DA INFORMAÇÃO......................................................................17
2.2 SEGURANÇA DA INFORMAÇÃO..............................................................22
2.2.1 Políticas de segurança da informação....................................................24
3 DOCUMENTOS ARQUIVÍSTICOS.............................................................31
3.1 QUALIDADES DOS DOCUMENTOS ARQUIVÍSTICOS QUE FAZEM JUS
AOS PRINCÍPIOS ARQUIVÍSTICO............................................................35
3.2 EPISTEMOLOGIAS INTERDISCIPLINARES E CONCEITUAIS DO
DOCUMENTO.............................................................................................43
4 ARQUIVO....................................................................................................51
4.1 OS ARQUIVOS E O ACESSO À INFORMAÇÃO.......................................52
4.2 A NORMA DE DESCRIÇÃO ARQUIVÍSTICA E OS INSTRUMENTOS DE
PESQUISA..................................................................................................55
5 GESTÃO DOCUMENTAL EM CONFORMIDADE COM A GESTÃO
ARQUIVÍSTICA DE DOCUMENTOS..........................................................62
5.1 PLANO DE CLASSIFICAÇÃO DE DOCUMENTOS (PCD)........................68
5.2 A TABELA DE TEMPORALIDADE DE DOCUMENTO (TTD)....................70
6 O GERENCIAMENTO ELETRÔNICO DE DOCUMENTOS (GED) EM
CONFORMIDADE COM O SISTEMA INFORMATIZADO DE GESTÃO
ARQUIVÍSTICA DE DOCUMENTOS (SIGAD)...........................................72
6.1 A RECUPERAÇÃO DA INFORMAÇÃO (RI) NO SISTEMA DE
RECUPERAÇÃO DA INFORMAÇÃO (SRI)................................................80
6.1.1 Vocabulário controlado e o Tesauro.......................................................86
6.2 SEGURANÇA DOS DOCUMENTOS DIGITAIS NO AMBIENTE GED.......89
6.2.1 A criptografia.............................................................................................93
7 CONSIDERAÇÕES FINAIS........................................................................96
REFERÊNCIAS..........................................................................................98
ANEXOS...................................................................................................123
11
1 INTRODUÇÃO
Ao longo da administração organizacional, a massa de documentos
produzidos no exercício de suas funções e atividades chega a ser alarmante,
dependendo do tamanho da instituição. E o quê fazer com tamanha produção
documental? Como estruturar o acervo? Como encontrar um documento com
precisão? Como verificar sua confidencialidade, integridade e disponibilidade?
Como preservar os documentos que são considerados históricos? E aqueles
que são digitalizados? Qual sua integridade, autenticidade e confidencialidade?
Frente a estes questionamentos há de se considerar que é preciso que a
produção da informação até sua destinação final seja disponibilizada
adequadamente conforme determina à Lei Federal nº 8.159/91, que determina
como sendo de competência da administração pública a Gestão de Arquivos
públicos e privados, torna-se uma medida prioritária, que veio para melhorar a
qualidade dos serviços nos arquivos públicos e privados das organizações.
Com vista a responder aos questionamentos inicialmente levantados, o
presente trabalho apresenta uma abordagem geral e reflexiva acerca dos
procedimentos da Gestão documental, objetivando especificamente averiguar
os procedimentos da gestão documental à luz arquivística nas organizações,
bem como observar os procedimentos do Gerenciamento Eletrônico de
Documentos (GED) quando aplicado em Documentos Arquivísticos.
O interesse pela temática posta em questão no presente trabalho
surgiu durante observações feitas em estágio no arquivo da Polícia Federal do
Rio Grande do Norte entre o período de Junho de 2011 a Junho de 2013. Para
aprimoramento das compreensões acerca das atividades requeridas pelo
estágio a disciplina optativa denominada Arquivística-Histórica, pertencente ao
curso de História, foi cursada, tornando-se basilar tanto para um bom
desempenho de um trabalho arquivístico no referido estágio quanto para o
crescimento do interesse por pesquisas concernentes ao tema. Frente a este
contexto deu-se início a uma pesquisa qualitativa a fim de alcançar os objetivos
desejados. Na perspectiva de Minayo (1993, p.23) pesquisa é uma “atitude e
uma prática teórica de constante busca que define um processo
intrinsecamente inacabado e permanente [procurando] uma aproximação
12
sucessiva da realidade que nunca se esgota, fazendo uma combinação
particular entre teoria e dados”.
Ainda do ponto de vista do Conselho Nacional de Saúde (CNS), a
pesquisa é conceituada como “processo formal e sistemático que visa a
produção, o avanço do conhecimento e/ou a obtenção de respostas para
problemas mediante emprego de método científico”. (CNS, 466/2012).
Inicialmente, para a elaboração da pesquisa bibliográfica fez-se um
aprofundamento teórico utilizando fontes secundárias extraídas de canais
formais (publicações periódicas: livros, artigos, dissertações, teses, revistas,
bases de dados) tanto em suporte físico quanto digital.
Considerando que o procedimento bibliográfico segundo Gil (2002,
p.44), é “desenvolvida com base em material já elaborado, constituído
principalmente de livros e artigos científicos. [...] Boa parte dos estudos
exploratórios pode ser definida como pesquisas bibliográficas”. Sendo assim,
as leituras e releituras exaustivas contribuíram para a elaboração dos
fichamentos na delimitação do assunto.
Uma vez colhida todas as informações através da pesquisa feita, foi
possível estabelecer um total de 8 seções, sendo o referencial teórico
apresentado a partir da segunda.
A segunda seção apresenta o significado do termo informação e
informação Aquivística explicitando desde a sua gestão até a segurança da
informação.
A terceira seção trata dos documentos e documentos arquivísticos assim
como suas respectivas características.
A quarta seção faz uma abordagem do papel dos arquivos frente à Lei
Arquivística 8.159/1991, discorrendo ainda a respeito do direito de acesso à
informação garantido por Lei à sociedade. Explica também acerca dos
procedimentos das normas de descrição Arquivística: a Norma Internacional
Geral de Descrição Arquivística - ISAD (G); a Norma internacional de registro
de autoridade arquivística para entidades coletivas, pessoas e famílias - ISAAR
(CPF); a Descrição das funções dos Produtores de Documentos - ISDF; e a
Norma internacional para descrição de Instituições com acervo Arquivístico –
ISDIAH.
13
A quinta seção explica no que difere a gestão documental para a gestão
de documentos arquivísticos (SIGA) conforme a Lei de arquivos.
A sexta seção destaca a necessidade do Gerenciamento Eletrônico de
Documentos (GED) estar em conformidade com o Sistema Informatizado de
Gestão Arquivística de Documentos (SIGAD). Explicando que a recuperação
da informação depende dos descritores indexados no sistema de recuperação
da informação pelo indexador. Essa mesma seção mostra formas de garantia
da segurança dos documentos digitais.
Na sétima seção pôde-se concluir os objetivos alcançados de acordo
com as expectativas projetadas de acordo com o trabalho.
14
2 INFORMAÇÃO ARQUIVÍSTICA
A definição de informação é abarcada como um “conjunto de dados
utilizados para transferência de uma mensagem entre indivíduos e/ou
máquinas em processo comunicativos ou transacionais”. (SÊMOLA, 2003,
p.45). Podendo estar disposta, segundo Le Coadic (1996, p.5) em forma,
“escrita (impressa ou numérica), oral ou audiovisual [...] inscrita em um suporte
espacial-temporal: impresso, sinal elétrico, onda sonora etc. Essa inscrição é
feita graça a um sistema de signos (a linguagem) [...]”. Entretanto as autoras
Cristóvão e Braga têm uma perspectiva diferente, relatando que “[...]
informação é um processo exclusivamente humano. Embora alguns autores
falem, por exemplo, em transferência da informação entre homem e máquina,
[...]” (CHRISTOVÃO; BRAGA, 1997, p.35). Levando em consideração que a
informação é constituída de “Conjuntos significantes com a competência e a
intenção de gerar conhecimento no indivíduo, em seu grupo, ou a sociedade”.
(BARRETO, 1999, p. 3), se tem então um modelo básico de comunicação
(fig.1), “Para existir uma informação, essa deve ser traduzida para um código
especifico (os símbolos) que permita sua transmissão (os sinais) através de um
meio eletrônico determinado”. (ORTIZ, 1997, p.1).
Figura 1 - modelo de comunicação básico.
Fonte: Jenny (2011).
Foi então que a partir dessa necessidade que os engenheiros
eletrônicos Shannon-Weaver propuseram uma comunicação comparada a uma
transmissão de sinais (fig.2) baseada na maneira como emissores e receptores
codificam e decodificam a mensagem.
Figura 2 – Sistema de comun. de Shannon-Weaver aliado ao molde de Lasswell (azul)
Fonte: Fernades (2011).
15
Porém mesmo que os sinais transmitam ruídos, não serão estes a causa
de uma comunicação mal sucedia. Conforme explica Trigueiro:
O que acontece são resultados das diferenças culturais entre emissor e receptor quanto ao teor da mensagem [...] Neste aspecto os estudos estão voltados para as gerações de novos significados, na compreensão dos signos, das significações, ícones, das denotações e conotações, das diferentes formas de comunicação criadora de sentidos. (TRIGUERO, 2001).
Isso ocorre porque ao “captar as informações implícitas estabelecidas
pelos pressupostos e subentendidos, as relações intertextuais e situar o texto
nos contextos social e histórico”. (GUIMARÃES, [2008?], p. 59). Haja vista que
entra em ação o processo cognitivo do indivíduo:
Quanto à informação [...] Só é conhecimento a parcela dos elementos que se incorporam ao repertório cognitivo e conceitual do ser humano. [...] a informação é capaz de produzir conhecimento ou não, da mesma forma que ocorre com o dado em relação à informação. (TARGINO, 2007, p. 98).
Além disso, “a informação não é apenas a sua manifestação física, o
registro material do conhecimento – é preciso ver, também, o que está na
mente dos usuários”. (ARAUJO, 2010, p. 96). Na mente do indivíduo a
informação ao ser processada demanda um esforço mental e esse esforço
denominado de conjunto sistêmico e autorregulado (fig. 3) de competências
cognitivas que entra em ação conforme o esforço feito de cada um conforme o
relato de Fonseca:
[...] dispor da capacidade de processar, integrar e exprimir informação, isto é, de um ato ou processo de apropriação de conhecimento a que vulgarmente se chama cognição. Para [...] que se processe a informação, portanto, [o individuo] inexperiente ou experiente, tem necessariamente que exibir um conjunto dinâmico, sistêmico, coeso e autorregulado de competências cognitivas, como atenção, percepção, memória, processamento simultâneo e sequencializado, simbolização, compreensão, inferência, planificação e produção de estratégias, conceptualização, resolução de problemas, rechamada e expressão de informação. (FONSECA, 2009)1.
1 Documento online não paginado.
16
Figura 3 – Processamento das informações.
Fonte: Fonseca (2009).
Contudo [...] “Seja qual for o conceito de informação adotado,
reconhece-se que os processos de transferência e uso da informação em seus
diversos matizes constituem um dos cernes da contemporaneidade”. (JARDIM,
1999, p. 3).
Entretanto há de ser abordar que quando a informação está relacionada
a arquivologia de acordo com Rondinelli (2002) o grande dilema da
Arquivística, está justamente esta servir como prova e não na função
informativa propriamente dita, daí a grande importância das “inter-relações
existentes entre as funções, atividades e tarefas reflitam-se nos documentos,
essa acumulação faz com que o arquivo reflita, no seu todo, a missão
realizada”. (RODRIGUES, 2006). Logo na transferência destas informações é
necessário que o todo (fig.4) (cultura organizacional; informação orgânica; as
tecnologias e os recursos materiais, financeiros; e tecnológicos) esteja
envolvido para “satisfazer uma demanda de informação requisitada pelo
usuário” (Aguiar, 2008, p. 138).
Figura 4 - sistema de informação Arquivística.
Fonte: Aguiar (2008, p. 138).
17
Portanto considerando que segundo Mariz (2005, p.11) “A informação
arquivística seria, portanto, aquela contida nos documentos que integram os
arquivos [...]” esta se torna via de fatos na tomada de decisão, portanto, precisa
ser guardada, tratada e organizada e gerenciada, e o que é mais importante,
ser protegida (fig.5) conforme será exposto em seções posteriores.
Figura 5 - A informação Arquivística na tomada de decisão.
Fonte: Moreno (2007, p. 17).
2.1GESTÃO DA INFORMAÇÃO
O termo "gestão da informação" (GI) teve seu ponto de partida na
década de 80, nos Estados Unidos e na Inglaterra, tendo como gerenciar a
informação como recurso estratégico (CIANCONI, 1999). Smit (1987a, p. 19)
comenta que a informação “[...] não é um conceito novo, mas continua tão atual
como preocupante”.
Ainda a GI “corporativa o conjunto de estratégias, métodos e
ferramentas utilizadas para capturar, gerenciar, armazenar, preservar e
disponibilizar informação e documentos arquivísticos relacionados aos
principais processos organizacionais” (BRASIL, Portaria MPS Nº 412, de 05 de
setembro de 2012).
18
Tamanha a importância da informação, é que laureado (2005) retrata um
quadro comparativo bastante expressivo e significativo entre a informação e o
sangue humano (fig. 17). O autor mostra que o sangue ao circular pelo corpo
humano põe em atividade o cérebro os sistemas circulatório, respiratório e
digestivo mantendo assim a vida do indivíduo, da mesma forma a informação
comparada ao sangue exerce a função de mantenedora dos processos de
negócios “que, por sua vez, mantêm a operação da empresa”. (LAUREANO,
2005, p.9).
Figura 17 - Ciclo de Vida da Informação.
Fonte: Laureano (2005. p. 9).
Consequentemente tratando-se de informação Arquivística o
gerenciamento desta no âmbito das organizações é essencial na tomada de
decisão, e o seu ciclo (fig.18) dependerá da forma como cada organização faz
uso dela.
As informações arquivísticas dão origem ao arquivo das organizações, onde são agrupados todos os documentos, seja qual for o seu suporte e idade, produzidos e recebidos pelo organismo no exercício das suas funções. Precisam ser gerenciadas para a otimização de seu uso. Portanto, um dos componentes da gestão da informação, é a gestão documental que amplia a capacidade da gestão administrativa. (MORENO, 2007, p.18, grifo nosso).
19
Figura 18 – Ciclo de vida da informação documental.
Fonte: Rios (2005, p.8).
Além disso, Dias e Beluzzo (2003, p. 65) alegam que “Gestão da
informação é um conjunto de conceitos, princípios, métodos e técnicas
utilizados na prática administrativa colocados na execução para liderança de
um serviço de informação em C&T para atingir a missão e os objetivos fixados”.
Na fala de Pinto (2013) o termo informação não está “preso” a quaisquer
suportes seja ele tecnológico ou não, embora sendo que no plano físico a
informação faz um percurso sem volta, visto que está indissociável (TIC’s), e
nesse campo tecnológico gerenciar a informação torna-se um desafio, devido
às inúmeras informações que são geradas nesse ambiente. Igualmente
Gonçalves (2007) expõe que foi por volta da segunda metade do século XX
com a tecnologia da informação e comunicação (TIC) houve uma revitalização
da prática arquivística tradicional compreendendo-se que a havia a
necessidade da disponibilidade de informações em um suporte tecnológico:
a visibilidade de sua “essência” constitutiva – a informação -, porquanto se percebe cada vez melhor que não há documento sem informação, mas sim o inverso, ou seja, informação para além do documento (suporte material externo), sendo este, afinal, um mero epifenômeno daquela. (SILVA; RIBEIRO, 2000: 67).
E em meio a evolução da produção informacional por meio das TIC’s a
GI “[...] filtra e distribui a informação nutritiva através da organização, como o
sistema nervoso central, que sintetiza a informação que entra e transforma em
representação e interpretações para uma ação coletiva”. Dessa forma a GI
mapeia identifica todo fluxo da informação (fig.19) desde a coleta, avaliação,
20
armazenamento e distribuição de modo que os resultados possam ser
acompanhados pela organização.
Figura 19- Gestão Documental associada ao ECM.
Fonte: Gaspar (2011, p. 5).
Conforme Stark (2011) com a explosão da informação a partir da década
de 80 as organizações foram impactadas precisando se ajustar a nova
realidade. Realidade esta que custa muito caro (graf.1) e como um ativo valioso
nesta contemporaneidade “quanto maior certeza queremos da informação,
maiores serão os custos para sua obtenção”, (MENEZES, 2008, p. 41).
Gráfico 1 – A informação e seu custo de obtenção.
Fonte: Menezes (2008, apud Satk 2010, p.113 ).
Portanto, priorizar pelo gerenciamento do fluxo informacional (fig.10)
passou ser um foco estratégico para as organizações que conforme Marchiori
(2002) a sinergia envolvida nesse processo implica em estratégias estruturais e
organizacionais que detectem todas as informações necessárias quer sejam
estas ameaças ou oportunidades. Ainda conforme Laureano (2005, p.5), os
sistemas de informação “contêm informações sobre pessoas, locais [e] coisas
significativas”, por isso é vital que os gestores de TI estejam sempre atentos
desde a entrada, no processamento e na saída da informação. A fala de Bill
Gates é uma síntese que retrata o sucesso ou fracasso conforme a forma de
administrar a informação:
O modo como você reúne, administra e usa a informação determina se você vencerá ou perderá. Há mais concorrentes. Há mais informação disponível sobre eles e sobre o mercado,
21
que agora é global... O fluxo de informação é força vital de sua empresa, porque lhe permite obter o máximo de seu pessoal e aprender com seus clientes. (GATES, 1999, p. 21-22).
Consequentemente de acordo com Stark (2013) é imprescindível definir
o tipo de Gestão (fig.21) que leve ao direcionamento correto do uso da
informação.
Figura 21- evolução do controle da informação
Fonte: Stark 2011, baseado em Davenport (1998, p. 91).
Nesse sentido segundo Davenport e Prusak (1998) após uma
abordagem feita entre 25 instituições identificaram o estilo de Gestão da
informação que predomina dentro do ambiente corporativo:
a) Anarquia: Ausência completa de uma gerência da informação ficando a
cargo do indivíduo obter e gerenciar sua própria informação;
b) O feudalismo: Concentra-se quase exclusiva nos objetivos
informacionais das unidades, definem suas próprias necessidades de
informação e repassam apenas uma informação limitada à empresa;
c) Federalismo: pessoas com diferentes interesses buscam definições
coletivas de objetivos e meios para alcançá-los;
d) Monarquia: Quando um indivíduo ou uma função controla a maior parte
das informações de uma empresa;
e) Utopia tecnocrática: planeja uma infraestrutura tecnológica para fornecer
informação a cada terminal e em seguida, formar estabelecer bancos de
dados com a estrutura correta para armazenar essa informação sem
redundância. (DAVENPORT, 1998, p. 92-105).
Meio as controversas conceituais outrora relatadas nas seções
anteriores, o fato é que, a informação, tem sido fator chave na tomada de
decisão das organizações ela é “[...] pelo menos um dos recursos cuja gestão
e aproveitamento estão diretamente relacionados com o sucesso desejado”.
22
(MORESI, 2000, p. 14, grifo nosso). Sendo assim, a tomada de decisão está
relacionada ao sucesso da organização que consequentemente está
diretamente ligado ao aprimoramento no processo da GI (fig. 22) conforme
enfatizado por Stark (2011) a organização gradativamente atinge a excelência
na GI.
Figura 22 - Níveis da gestão da informação.
Fonte: Stark (2011, p.125).
2.2 SEGURANÇA DA INFORMAÇÃO
Conforme Resende e Abreu (2003) a informação é considerada um ativo
de um valor altamente significativo. Sendo assim as organizações perceberam
a necessidade de protegê-la adequadamente em prol dos objetivos e metas da
instituição. Também de acordo com Sêmola (2003, p. 43) “Podemos definir
Segurança da Informação como uma área do conhecimento dedicada à
proteção de ativos da informação contra acessos não autorizados, alterações
indevidas ou sua indisponibilidade”. Desse modo a NBR ISO/IEC (17799:2005,
p. 9) descreve que a” Segurança da informação é a proteção da informação de
vários tipos de ameaças para garantir a continuidade do negócio [...]”.
Logo é imprescindível que a organização estabeleça a (SI), pois está
apresenta segundo a NBR ISO/IEC (17799:2005, p. 9)“um conjunto de
controles adequados, incluindo políticas, processos, procedimentos, estruturas
organizacionais e funções de software e hardware. Estes controles precisam
ser estabelecidos, implementados, monitorados, analisados criticamente e
melhorados, onde necessário [...]”. De igual modo Barman (2002, p. 46, grifo
nosso) alega ser “Conjunto de regras e padrões sobre o que deve ser feito para
assegurar que as informações e serviços importantes para a empresa recebam
a proteção conveniente, de modo a garantir a sua confidencialidade,
integridade e disponibilidade”.
23
Estas são compreendidas como:
a) Confidencialidade. A informação somente pode ser acessada por
pessoas explicitamente autorizadas;
b) Disponibilidade. A informação deve estar disponível para o usuário no
momento que necessitar;
c) Integridade: A informação deve ser recuperada em sua forma original
[...] contra quaisquer modificações intencionais ou acidentais não
autorizadas.
A combinação destas três características básicas promove a SI do
organismo. Frente a este contexto pode-se avaliar que no ciclo de vida SI da
informação quatro elementos destacam-se: manuseio, armazenagem,
transporte e descarte (fig.23). Estes merecem destaque visto que se não bem
trabalhados colocam em jogo a SI da organização. Os quatro momentos do
ciclo de vida da informação:
Figura 23 - Características básicas SI.
Fonte: Laureano (2005, p.10).
Os quatro momentos do ciclo de vida da informação (fig. 24) são:
a) Manuseio – Momento em que a informação é criada [...] ao digitar
informações recém-geadas em uma aplicação Internet, ou, ainda, ao
utilizar sua senha de acesso para autenticação, por exemplo;
b) Armazenamento – Momento em que a informação é armazenada [...]
banco de dados compartilhado, em uma anotação de papel
posteriormente postada em um arquivo de ferro, [...] mídia de disquete
depositada na gaveta da mesa de trabalho, por exemplo;
24
c) Transporte – Momento em que a informação é transportada, (correio
eletrônico, via fax, telefone, etc.);
d) Descarte – Momento em que a informação é descartada, seja ao
depositar na lixeira da empresa um material impresso, seja ao eliminar
um arquivo eletrônico em seu computador de mesa [...]. (LAUREANO,
2005, p.10)
Figura 24 - Os momentos de vida da informação.
Fonte: Laureano (2005, p.52).
Então, o momento do descarte da informação é tão importante quanto o
da preservação. Para os espiões o lixo de uma empresa é tão valioso quanto
aquela informação que está protegida a sete chaves. O ideal a ser feito com
descarte/eliminação de quaisquer documentos arquivístico é a trituração, claro,
observando se foi cumprido o prazo de vida destes, conforme a tabela de
temporalidade, e que este procedimento seja de conhecimento da Comissão
permanente de avaliação de documentos (CPAD).
2.1.1 Políticas de segurança da informação
Para efetivar uma Política de Segurança da Informação (SI) faz-se
necessário estabelecer diretrizes e obrigações que lhe dê garantias. O
Decreto Lei n.º 3.505, de 13 de junho de 2000, Institui a Política de Segurança
da Informação nos órgãos e entidades da Administração Pública Federal do
Brasil e define a SI como:
[...] proteção dos sistemas de informação contra a negação de serviço a usuários autorizados, assim como contra a intrusão, e a modificação desautorizada de dados ou informações, armazenados, em processamento ou em trânsito, abrangendo, inclusive, a segurança dos recursos humanos, da
25
documentação e do material, das áreas e instalações das comunicações e computacional, assim como as destinadas a prevenir, detectar, deter e documentar eventuais ameaças a seu desenvolvimento. (BRASIL, Decreto n.º 3.505, de 13 de junho de 2000).
Em continuidade:
Art. 2. Para efeitos da Política de Segurança da Informação, ficam estabelecidas as seguintes conceituações: II – Segurança da Informação: proteção dos sistemas de informação contra a negação de serviço a usuários autorizados, assim como contra a intrusão, e a modificação desautorizada de dados ou informações, armazenados, em processamento ou em trânsito, abrangendo, inclusive, a segurança dos recursos humanos, da documentação e do material, das áreas e instalações das comunicações e computacional, assim como as destinadas a prevenir, detectar, deter e documentar eventuais ameaça a seu desenvolvimento. (BRASIL, Decreto n.º 3.505, de 13 de junho de 2000).
Laureano (2005, p. 56) descreve seis propósitos de uma Política de
Segurança:
a) descreve o que está sendo protegido e por quê;
b) define prioridades sobre o que precisa ser protegido em primeiro lugar e
com qual custo;
c) permite estabelecer um acordo explícito com várias partes da empresa
em relação ao valor da segurança;
d) fornece ao departamento de segurança um motivo válido para dizer
“não” quando necessário;
e) proporciona ao departamento de segurança a autoridade necessária
para sustentar o “não”;
f) impede que o departamento de segurança tenha um desempenho fútil.
Atualmente no ano de 2013 noticiários mostraram que a SI foi
comprometida na maior potencia do mundo. Segundo o Portal Terra foram
vazados mais 700 mil documentos secretos para o site Wikileaks. Este feito
realizado pelo soldado Bradley Manning foi considerado o maior vazamento de
informações secretas da história americana. (TERRA. com, 2013). Percebe-se
nesse caso que todo cuidado com a SI sempre é pouco. O estabelecimento de
Políticas de Segurança da Informação é uma medida preventiva que deve
ocorrer desde o principio do sistema de segurança. Haja vista que:
26
A segurança da informação não é algo que acontece por acaso, inicia-se com a conscientização da necessidade por parte do cliente ao início do projeto, o que acaba gerando surpresa aos gestores de TI quando questionados sobre a segurança dos ativos, mecanismos ou agentes que possam colocar em risco a segurança de uma organização, na maioria das vezes por não possuir uma maneira de gerir e arquiteturar informações. (SANTOS, 2012).
Acerca da fala anterior Beal (2008) comenta que a SI somente tem
eficácia se houver a divulgação da política de segurança (diretrizes normas e
procedimentos). A divulgação destes aspectos permite a obtenção do
comprometimento de todos com a SI. Contudo é preciso ajustes de tempos em
tempos na política para reforçar e estabelecer as responsabilidades. Tais
ajustes alinhados à organização fazem toda diferença na segurança daquela:
De acordo com Santos (2012) no Brasil a ISO/IEC15. 408 propõe um
modelo de SI que “ilustra que, a garantia que a implementação de técnicas de
segurança [...] deve ser sempre avaliada, medidas e os resultados submetidos
aos proprietários das informações sensíveis”. (SANTOS, 2012). De maneira
que:
A dependência nos sistemas de informação e serviços significa que as organizações estão cada vez mais vulneráveis às ameaças de segurança. A interconexão de redes públicas e privadas e o compartilhamento de recursos de informação aumentam a dificuldade de se controlar o acesso. A tendência da computação distribuída dificulta a implementação de um controle de acesso centralizado realmente eficiente (ISO/IEC 17799:2005).
Esquema 1 - Modelo de segurança da informação pela ISO 15408.
Fonte: Santos (2012), adaptado de Miranda (2004).
Segundo Laureano (2005) o principal objetivo da política de SI é
normatizar as práticas e os procedimentos de segurança da organização. As
27
normas de SI esclarecem a política de segurança através de Manuais que
definem como realizar as métricas e como os procedimentos como devem ser
utilizados, conforme descrito por Peixoto:
Procedimentos é o detalhamento da Norma, explica como as Normas devem ser seguidas, podendo detalhar os procedimentos relevantes do processo normatizado, visando facilitar o entendimento e aplicação das mesmas. Nos procedimentos devem ter informações do tipo: Como, quando, quem, onde e porque, os procedimentos também são mandatórios definem passo a passo com métricas para estar em conformidade com as normas. (PEIXOTO, 206, p 19).
Rodrigues e Fernandes (2011) ao desenvolverem um Programa de
Formação de Especialistas para a Elaboração da Metodologia Brasileira sobre
Gestão de Segurança da Informação e Comunicações – onde além de
mostrarem um modelo de Políticas de Segurança da Informação (Anexo D)
relatam que é imprescindível a realização de umaauditoria, (fig. 25) afim de
“atestar que os controles de segurança em prática são eficientes e eficazes”.
(RODRIGUES; FERNANDES, 2011 p. 11).
Figura 25- arcabouço de roteirizarão de auditoria no (SI).
Fonte: Rodrigues e Fernandes (2009-2011, p.18).
28
Portanto quando as três características do SI passam por uma
auditoria fica compreendido que a “Auditoria e disponibilidade são
dependentes da integridade e confidencialidade, pois estes mecanismos
garantem a auditoria do sistema (registros históricos) e a disponibilidade do
sistema (nenhum serviço ou informação vital é alterado)”. (STONEBURNER,
2001 apud LAUREANO, 2004, p.13). Vale destacar que a ABNT apresenta
normas que tratam da SI. Dentre estas estão:
a) ABNT NBR ISO/IEC 27002: 2013– Tecnologia da Informação –
Técnicas de Segurança – Código de prática para controles de
segurança da informação: fornece diretrizes para práticas de gestão
de segurança da informação e normas de segurança da informação para
as organizações, incluindo a seleção, a implementação e o
gerenciamento de controles, levando em consideração os ambientes de
risco da segurança da informação da organização;
b) ABNT NBR ISO/IEC 27001: 2013-Tecnologia da informação -
Técnicas de Segurança - Sistemas de gestão da segurança da
informação - Requisitos: Esta Norma específica os requisitos para
estabelecer, implementar, manter e melhorar continuamente um sistema
de gestão da segurança da informação dentro do contexto da
organização. Esta Norma também inclui requisitos para a avaliação e
tratamento de riscos de segurança da informação;
c) ABNT NBR ISO/IEC 27003:2011 – Tecnologia da informação –
Técnicas de segurança – Diretrizes para implantação de um sistema
de gestão da segurança da informação: Esta Norma foca os aspectos
críticos necessários para a implantação e projeto bem sucedidos de um
Sistema de Gestão da Segurança da Informação (SGSI), de acordo com
a ABNT NBR ISO IEC 27001:2005. A norma descreve o processo de
especificação e projeto do SGSI desde a concepção até a elaboração
dos planos de implantação;
d) ABNT NBR ISO/IEC 27005:2011 – Tecnologia daInformação –
Técnicas de Segurança – Gestão de Riscos de Segurança
daInformação: Esta Norma fornece diretrizes para o processo de
gestão de riscos de segurança da informação;
29
e) ABNT NBR ISO 19011:2012 - Diretrizes para auditoria de sistemas
de gestão: Esta Norma fornece orientação sobre auditoria de sistemas
de gestão, incluindo os princípios de auditoria, a gestão de um programa
de auditoria e a realização de auditorias de sistema de gestão, como
também orientação sobre a avaliação da competência de pessoas
envolvidas no processo de auditoria, incluindo a pessoa que gerencia o
programa de auditoria, os auditores e a equipe de auditoria.
Observando esta última norma ISO 19011:2012 percebe-se que ela
explicita que é preciso haver uma melhoria contínua no sistema de Gestão da
Segurança da Informação através de um programa de auditoria (fig. 26)
associado ao ciclo PDCA (fig.27) (Plan, Do, Check, Action) que ajudam na
verificação na SI:
Figura 26 – Aplicação da norma ISO 19011:2012 Ao ciclo PDCA.
Fonte: ISO 19011:2012, p.13 Nota: As numerações correspondem às seções e subseções da
Norma.
As quatro partes descritas no ciclo PDCA compreende-se como:
30
Figura 27- Ciclo PDCA.
Fonte: Santos (2012).
a) PLAN (Planejar) diz respeito ao planejamento do seu projeto de
melhoria, ou seja, o modo como fazer (quem, o que, quando, onde,
como).
b) DO (Executar) diz respeito o modo será implementado observando as
etapas planejadas anteriormente;
c) CHECK (Verificar) diz respeito à coleta, realização e análise dos dados
averiguando quais as conclusões que poderão ser tiradas.
d) ACT (Agir Corretivamente) diz respeito que tipo de mudanças poderá
ser feitas e quais outros ciclos podem ser disparados para a melhoria do
processo em questão.
31
3 DOCUMENTOS ARQUIVÍSTICOS
O termo documento depende de uma analise documental a qual deve
ser desmistificada de possíveis significados que lhe é atribuído pelo historiador.
Fato esse que se deu a partir do século XIX:
O termo latino documentum, derivado de docere‘ensinar’, evoluiu para o significado de ‘prova’[...]. É no século XVII que se difunde, [...] o sentido moderno de testemunho histórico data apenas do século XIX. [...] O documento que, para a escola histórica positivista do fim do século XIX e do início do século XX, será o fundamento de fato histórico, ainda que resulte da escolha, de uma decisão do historiador [...] (LE GOFF, 1992, p.536).
Segundo Vieira (2001, p. 1, grifo nosso) “documento é tudo que registra
uma informação independente do valor que a ela venha ser atribuído. O
mesmo documento ou informação muda de valor pela ótica de quem o
visualiza”. Da mesma forma, de acordo com Loureiro M. e Loureiro J. (2013),
foi no século XX que duas linhas de pensamento marcaram a discussão quanto
ao conceito de documento.
A primeira é a corrente pragmática, na qual os seus defensores
restringem o termo documento às representações textuais. A segunda é a linha
funcionalista, cuja fundamentação se apoia na função documental e informativa
dos documentos.
Segundo conceito do advogado belga Paul Otlet e a documentalista e a
francesa Suzanne Briet “a noção de documento aplica-se a tudo aquilo que for
passível de guarda e preservação, pois é representante de alguma ação
humana ou de algum detalhe da natureza”. (LOUREIRO, M.; LOUREIRO, J.,
2013, p.3). Após a Segunda Guerra Mundial Briet inclui também ao conceito de
documento, os seres vivos.
Paul Otlet juntamente com Briet “trabalharam a noção de documento a
partir de novas possibilidades, o que abriu precedentes para pensá-los como
informação fixada em diferentes tipos de suporte e a partir do seu papel social”
(MURGUIA, 2011, 44-45). Relato este confirmado por Bellotto (1991, p.14) “é
qualquer elemento gráfico, iconográfico, plástico ou fônico pelo qual o homem
se expressa”.
32
Sendo assim, o olhar de Otlet foi imensamente significativo para que o
conceito de documento independentemente do suporte inclusive os objetos
tridimensionais passasse a ser considerado como documentos pelo até então
na época, Instituto Internacional de Bibliografia (IIB) e passou a ter que se
chamar em Instituto Internacional de Documentação (IID) que futuramente mais
tarde se transformou em Federação Internacional de Documentação - FID:
[...] a elaboração, por Paul Otlet, do conceito de documento, que passou a ser "o livro, a revista, o jornal, a peça de arquivo, a estampa, a fotografia, a medalha, a música, o disco, o filme e toda a parte documentária que precede ou sucede a emissão radiofônica. São amostras, espécimes, modelos fac-símiles e, de maneira geral, o que tenha caráter representativo, com três dimensões e, eventualmente, em movimento". Essa nova visão de registros de conhecimento modificou a atuação do IIB, que foi transformado, em 1931, em Instituto Internacional de Documentação (IID), já com a preocupação de fornecer meios de controle para os novos tipos de suporte do conhecimento. Em 1938, esse instituto foi transformado em Federação Internacional de Documentação - FID, órgão máximo da área, que permanece atuante até hoje. (CENDÓN et al 2005, p. ).
Ainda a iniciativa dos autores LOUREIRO Maria e LOUREIRO José ao
traduzirem o trabalho do francês Jean Meyriat mostra que na ótica deste autor
o documento exerce uma função dupla, uma vez que um objeto pode ser um
documento, contudo não está atrelado ao objeto ser o suporte da informação.
Todo objeto pode ser carregado de certa função. Por essa razão, a noção de “documento” é muito mais larga que a de “escrito”. Os documentos escritos constituem um caso privilegiado, porque a escrita é o meio mais comumente utilizado para comunicar uma mensagem. Meyriat (1981, apud LOUREIRO, M.; LOUREIRO, J., 2013, p. 4).
Andreotti (2005) comenta que até o século XIX o documento textual era
o foco dos historiadores, mas com a extensão das fontes informacionais
notaram que as considerações acerca da conceituação do documento
precisavam ser revistas.
Na perspectiva de Camargo (2003 p.1, grifo nosso) “o documento de
arquivo tem como traço característico o fato de ser produzido de forma natural
e rotineira, por imperativos de ordem prática, sem qualquer intenção de se
transformar em fonte para a história”.
33
Como partícipe deste ponto de vista Bellotto (2006, p.37, grifo nosso)
explica que estes “[...] Surgem, [...] por motivos funcionais administrativos e
legais. Tratam, sobretudo de provar, de testemunhar alguma coisa. Sua
apresentação pode ser manuscrita, impressa ou audiovisual [...]”. Além disso,
vale ressaltar que o termo documento e documento arquivístico se distinguem
pela origem e coleta destes, ou seja, “1) Aquele que, produzido e/ou recebido
por uma instituição pública ou privada, no exercício de suas atividades,
constitua elemento de prova ou informação; 2) Aquele produzido e/ou recebido
por pessoa física no decurso de sua existência”. (PAES, 2006, p. 26). Aspecto
este compartilhado por Duranti:
Documento arquivístico é qualquer documento criado (produzido ou recebido e retido para ação ou referencia) por uma pessoa física ou jurídica ao longo de uma atividade prática como instrumento e subproduto dessa atividade. Então procede-se à definição de documento como informação afixada a um suporte numa determinada forma, de informação como uma mensagem que tem como objetivo a comunicação através do espaço ou do tempo, e de dado como a menor parte significativa da informação. (DURANTI, 2005, p.7, grifo nosso).
De igual modo a Câmara Técnica de Documentos Eletrônicos através do
CONARQ (2006, p. 6) alega que documentos arquivistico (fig.7) “É um
documento produzido e/ou recebido por uma pessoa física ou jurídica, no
decorrer das suas atividades, qualquer que seja o suporte, e dotado de
organicidade”.
Figura 6 – elementos básicos do documento arquivístico.
Fonte: Flores(2013) baseado em Duranti.
34
Ainda o CONARQ (2006, p. 21) descreve que o documento arquivístico
deve:
a) refletir corretamente o que foi comunicado, decidido ou a ação
implementada;
a) conter os metadados necessários para documentar a ação;
b) ser capaz de apoiar as atividades;
c) prestar contas das atividades realizadas.
Afinal o caráter orgânico dos documentos é o grande diferencial dos
documentos de arquivos. Visto que sem o vínculo uns com os outros (conjuntos
e subconjuntos) conforme a criação (fig. 7) estes perde seu significado ao
serem desmembrados, pois:
[...] estão ligados por um elo que é criado no momento em que são produzidos ou recebidos, que é determinado pela razão de sua criação e que é necessário à sua própria existência, à sua capacidade de cumprir seu objetivo, ao seu significado e sua autenticidade; os registros arquivísticos são um conjunto indivisível de relações. (JARDIM; FONSECA, 2005, p.126).
Figura 7 - ciclo de vida dos documentos de arquivos.
Fonte: Luz (2013).
Por isso que a “Arquivologia aderiu a visão positivista [...] jogando no
documento de arquivo três tipos de valores: administrativo, histórico e de
informação”.(MURGUIA, 2011, p. 51).Entretanto vale ressaltar que para “[...]
um documento isolado seja considerado um arquivo [deve-se ao] fato de não
terem sido eliminadas informações relacionadas a ele contidas em outros
documentos”. (RODRIGUES, 2006, grifo nosso). Caso aquele não esteja
enquadrado nesta situação então o documento é considerado uma informação
Arquivística.
35
Todavia, o documento e informação não deixam de estar ligados pela
materialidade, ou seja, “[...] Dito entre outros termos, a moeda (o arquivo) se
compõe da cara (os documentos) e a coroa (a informação). Nenhuma face da
moeda significa sem a outra, razão pela qual elas são solidárias entre si”.
(SMIT, 2005, p.37). Logo, o que se pode perceber é que o documento
independentemente do formato, o que está em foco é a organização da
informação contida em cada qual:
[...] se for alargada a compreensão do documento, constatar-se-á que não existem diferenças fundamentais entre o documento bibliográfico [...] e os documentos gerados nos fluxos informacionais das diferentes áreas de serviços. São todos suportes de informação (...) que precisam ser produzidos, ordenados, armazenados e recuperados (MOSTAFA; PACHECO, 1995, p.10).
3.1 QUALIDADES DOS DOCUMENTOS ARQUIVISTICOS QUE FAZEM JUS
AOS PRINCÍPIOS ARQUIVÍSTICOS
Para Duranti (1994, p.3, grifo nosso) “As características de
imparcialidade, autenticidade, naturalidade, inter-relacionamento e
unicidade tornam a análise dos registros documentais o método básico pelo
qual se pode alcançar a compreensão do passado tanto imediato quanto
histórico, seja com propósitos administrativos ou culturais”.
Para o CONARQ (2006, p. 21, grifo nosso) um programa de gestão
Arquivística deve “garantir as seguintes qualidades de um documento
arquivístico: organicidade, unicidade, confiabilidade, autenticidade e
acessibilidade”. Em conformidade com o CONARQ, o Brasil através da
Portaria MPs nº 412, de 05 de setembro de 2012 descreve também acerca das
qualidades dos documentos de arquivo. Descritas em seu capítulo I do Art. 2º
em:
a) XIII - organicidade: a relação natural entre documentos de um arquivo
em decorrência das atividades da entidade produtora;
b) XIV - unicidade: o documento arquivístico é único no conjunto
documental ao qual pertence. Podem existir cópias em um ou mais
grupos de documentos, mas cada cópia é única em seu lugar, porque o
36
conjunto de suas relações com os demais documentos do grupo é
sempre único;
c) XV - confiabilidade: um documento arquivístico confiável é aquele que
tem a capacidade de sustentar os fatos que atesta;
d) XVI - autenticidade: qualidade da informação que tenha sido produzida,
expedida, recebida ou modificada por determinado indivíduo,
equipamento ou sistema. Um documento arquivístico autêntico é aquele
que é o que diz ser, independentemente de se tratar de minuta, original
ou cópia, e que é livre de adulterações ou qualquer outro tipo de
corrupção;
e) XVII - acessibilidade: um documento arquivístico acessível é aquele
que pode ser localizado, recuperado, apresentado e interpretado.
(BRASIL, Portaria MPs nº 412, de 05 de setembro de 2012, grifo nosso).
Mas para Rodrigues (2006) “os princípios arquivísticos estabelecem três
características intrínsecas ao arquivo que são designadas em: a singularidade
do produtor do arquivo, a filiação dos documentos às ações que promovem a
missão definida e a dependência dos documentos dos seus pares”.
Ainda sob este ponto de vista, a literatura mostra que algumas
características dizem respeito aos princípios arquivisticos. Portanto partindo
destas considerações vale expor como as características ou qualidades dos
documentos arquivisticos fazem jus aos princípios arquivisticos:
a) Princípio da unicidade: a filiação dos documentos às ações da
missão: A unicidade ou especificidade Trata da relação que cada
documento possui com a ação que o gerou, "não obstante forma,
gênero, tipo ou suporte, os documentos de arquivo conservam seu
caráter único, em função do contexto em que foram produzidos".
(BELLOTTO, 2002, p. 21, grifo nosso). Ou seja, se existirem vários
documentos duplicados (cópias) necessariamente não quer dizer que
seja de fato o mesmo, podem ser peças que fazem parte de um conjunto
documental distinto, devido ter sidos produzidos por ações distintas,
desse modo “não seria adequado eliminar documentos idênticos [cópias]
que foram acumulados em conjuntos diversos. Isso porque o contexto
da produção/recebimento dotaria cada um deles de um significado
37
próprio” (RODRIGUES, 2004 p.56). E o que também comprova o
CONARQ (2006, p. 21, grifo nosso) “O documento arquivístico é único
no conjunto documental ao qual pertence; podem existir cópias em um
ou mais grupos de documentos, mas cada cópia é única em seu lugar,
porque o conjunto de suas relações com os demais documentos do
grupo é sempre único”. Levando em consideração que os documentos
nascem por uma “força da prática institucional ou administrativa ou
outro tipo de prática que determine uma missão e que exija a sua
criação, neste sentido o documento ou subconjunto gerado pela ação da
sua criação” (fig. 8) (RODRIGUES, 2009, p. 62) mostra que a “[...]
‘filiação’ do documento à ação realizada em prol da missão da entidade
indica que os subconjuntos do arquivo e seus itens documentais são
identificados por essas ações que compõem a missão do produtor”.
(RODRIGUES, 2004, p. 62).
Figura 8 - Filiação dos documentos às ações da missão.
Fonte: Rodrigues (2004, p. 63).
A abordagem em torno da “filiação” dos documentos dar-se-á pela
relação orgânica entre os documentos resultante das tarefas e
atividades em prol da missão. “Sendo assim, seria a origem da sua
criação que daria identidade ao documento e a sua única razão de ser”.
(RODRIGUES, 2006, p. 62);
b) Naturalidade ou principio da cumulatividade: a filiação dos
documentos às ações da missão: Para Bellotto (2002, p. 25) a
cumulatividade também chamada de naturalidade ocorre conforme a
acumulação dos documentos visto que "os documentos não são
colecionados e sim acumulados, naturalmente, no curso das ações, de
38
maneira contínua e progressiva". Pois diferentemente “dos museus e
bibliotecas, possuem essa característica de funcionalidade, são o
resultado da acumulação de documentos [...]”. (CHRISTO, 2007, p. 16,
grifo nosso), de forma que:
Essa naturalidade diz respeito à maneira como os documentos se acumulam no curso das transações de acordo com as necessidades da matéria em pauta: eles não são coletados artificialmente como os objetos de um museu (...) [sic] O fato de os documentos não serem concebidos fora dos requisitos da atividade prática, isto é, de se acumularem de maneira contínua e progressiva, como sedimentos de estratificações geológicas, os dota de um elemento de coesão espontânea, ainda que estruturada. (DURANTI, 1994, p.52).
c) Integridade ou princípio da Indivisibilidade: A dependência dos
documentos dos seus pares: O Dicionário de Terminologia
Arquivística da Associação dos Arquivístas Brasileiros (1996, p. 61 grifo
nosso), define a Integridade ou princípio da Indivisibilidade como
"Princípio segundo o qual os arquivos originários de uma instituição
ou de uma pessoa devem manter sua individualidade, não sendo
misturados aos de origem diversa" (p. 61). Sendo assim de acordo com
Belloto (1998) a indivisibilidade trata da integridade documental
cuidando para que a origem deste seja preservada, sem que sejam
eliminados e misturados inapropriadamente, isto é, existe a dependência
dos documentos dos seus pares (fig. 9). Além de que "os fundos de
arquivo devem ser preservados sem dispersão, mutilação, alienação,
destruição não autorizada ou adição indevida [...]”. (BELLOTO, 2002, p.
21).
Figura 9 - Dependência dos documentos dos seus pares.
Fonte: Rodrigues (2004, p. 67).
39
d) Autenticidade ou princípio da proveniência: a singularidade do
produtor do arquivo: O manual da Associação dos Arquivistas
Holandeses, (1960, p.13) relata que “Cada arquivo possui, por assim
dizer, personalidade própria, individualidade peculiar [...]”. Dessa forma,
conforme Bellotto (1991) comparado a um sítio arqueológico o arquivo
tem identidade única, ou seja, mesmo havendo arquivos semelhantes
cada qual sempre será único. Ainda conforme Bellotto (1991, p. 1, grifo
nosso) “Um fundo de arquivo é um universo arqueológico a identificar,
balizar, ordenar, descrever e analisar de modo a possibilitar a
preservação de sua organicidade, de sua integridade física e a
disseminação de informações extraídas de seus elementos, colocando-
as em condição de apreensão e uso plenos”. Há de verificar que a
autenticidade dos documentos é comprometida com o perigo da perda
das inter-relações entre os documentos de arquivo, levando ao
detrimento da identidade do próprio arquivo em relação a missão (fig.
10), conforme o relato:
Se os documentos de arquivo são desprovidos de autonomia, isto é, retiram sua autenticidade das relações que mantêm com as demais unidades que integram o conjunto, dentro do princípio de consignação que o rege, qualquer intervenção no sentido de romper seu equilíbrio originário acaba por 'implodir' o próprio arquivo (CAMARGO, 2003, p.14, grifo nosso).
Figura 10– Esquema da autenticidade.
Fonte: Rodrigues (2004, p. 71).
Logo na “relação entre o produtor - entidade, pessoa ou família - e o
arquivo fornece a identidade do conjunto de documentos e sua
40
singularidade é indispensável”. (RODRIGUES, 2006, p. 107, grifo
nosso). Nesse sentido o CONARQ declara:
Um documento arquivístico autêntico é aquele que é o que diz ser, independente de se tratar de minuta, original ou cópia, e que é livre de adulterações ou qualquer outro tipo de corrupção. Enquanto a confiabilidade está relacionada ao momento da produção, a autenticidade está ligada à transmissão do documento e à sua preservação e custódia. Um documento autêntico é aquele que se mantém da mesma forma como foi produzido e, portanto, apresenta o mesmo grau de confiabilidade que tinha no momento de sua produção. Assim, um documento não completamente confiável, mas transmitido e preservado sem adulteração ou qualquer outro tipo de corrupção, é autêntico. (CONARQ, 2006, p. 21, grifo nosso).
Assim sendo conforme Rodrigues (2004) enquanto a identidade do
conjunto implica em salvaguardar a identidade dos fundos
(singularidade) dos arquivos priorizando pela ordem original dos
documentos é um fato, já a singularidade atenta para que o princípio de
respeito aos fundos (proveniência) dos documentos não seja
misturada aos de origem diversas, mantendo assim organicidade e a
integridade do arquivo. Então dessa maneira ambos os princípios
caminhando juntos com a singularidade do produtor do arquivo. Enfim,
pode-se verificar que a caracterização da singularidade do produtor do
arquivo (fig.11) dar-se pela “[...] relação existente entre o sujeito do
processo de realização da missão e o resultado do processo de
criação do arquivo”. (RODRIGUES, 2004, 61, grifo do autor).
Figura 11 - Singularidade do produtor do arquivo.
Fonte: Rodrigues (2004, p. 61).
41
e) Princípio da organicidade: Muitos documentos ao serem
desmembrados perdem seu significado, considerando que a ordenação
dos documentos acontece na medida em que são acumulados. A quebra
todo elo prejudica toda organicidade dos documentos:
A Organicidade é perdida com a fragmentação das unidades documentais. Identifica-se neste relato o desrespeito ao princípio de integridade e também à qualidade de cumulatividade, pois a organização por espécie documental ou por ato de recebimento e expedição, fatalmente, tira os documentos da sua ordem natural. Perde-se a referência que explicita a inter-relação dos documentos, descontextualiza-se o documento ignorando-se a sua dependência dos demais para oferecer significado. (RODRIGUES, 2006, p.108, grifo nosso).
A autora prossegue elucidando que comprovada a inter-relação entre os
documentos, fica claro qual a missão de determinado organismo “[...] as
inter-relações existentes entre as funções atividades tarefas reflitam-se
nos documentos, essa acumulação faz com que o arquivo reflita no seu
todo a missão realizada”. (RODRIGUES, 2006 p.109). Além disso, o
manual da Associação dos Arquivistas Holandeses, (1960, p.13) diz que
o “[...] arquivo é [...] um organismo vivo, que cresce se forma e sofre
transformações segundo regras fixas. Se se modificam as funções da
entidade, modifica-se, concomitantemente, a natureza do arquivo”. O
CONARQ (2006, p. 21) reforça essa afirmativa ao relatar que “Os
procedimentos de gestão Arquivística devem registrar e manter as
relações os documentos e a sequencia das atividades realizadas por
meio da aplicação de um plano de classificação”. Daí a grande a
importância da inter-relação do documento a qual expressará a plenitude
do seu significado. Logo sendo a organicidade (fig. 12) a consequência
de ações administrativas desenvolvidas no âmbito de um organismo, é
preciso que os documentos reflitam a estrutura da empresa assim como
também suas atividades.
42
Figura 12 - Representação esquemática da organicidade.
Fonte: Rodrigues, (2004, p. 69).
Vale descrevera situação de “[...] uma fábrica de chocolate, que possui
no seu acervo os seguintes documentos; dossiê de empregado,
balancete anual de 2005, relatório técnico de operação. Através da
análise destes documentos e conhecendo um pouco da estrutura
organizacional da empresa, podemos estabelecer as seguintes
relações”. (CONTEXTO informacional, 2010). Tais relações comprovam
que a inter-relação entre os documentos (quad. 1) refletem a missão da
organização. Portanto, para o arquivamento correto dos documentos é
indispensável considerar a relação existente entre eles.
Quadro 1 - ações que comprovam a inter-relação entre os documentos.
Documentos Setor responsável Classificação
adotada
Dossiê de empregado Recursos humanos RH- 0001
Balancete anual de 2005 Financeiro FIN- 0002
Relatório técnico de operação
Gerência técnica GETEC – 0003
Fonte: CONTEXTO Informacional, 2010.
Entretanto nos setores de muitas instituições há certo despreparo quanto
ao arquivamento, e, “quando existe, [...] Os métodos oscilam entre a
fragmentação dos dossiês de assunto, o arquivamento por espécie
documental, por ato de recebimento e expedição, pela numeração etc.”
[...] (SOUZA 2009, p. 3). Para Paes (2002) quando se arquiva um
documento (fig.13) deve-se considerar a natureza e a estrutura deste.
43
Figura 13 - Método de arquivamento.
Fonte: Paes (1997).
3.2 EPISTEMOLOGIAS INTERDISCIPLINARES E CONCEITUAIS DO
DOCUMENTO
Dentre os intensos debates acerca do conceito de documento é
importante destacar algumas trajetórias epistemológicas nas áreas que tem
como objeto de estudo o documento. Para Dodebei até a década de 90 as
instituições que abrigavam o documento buscavam uma interação conceitual.
Entretanto meio a uma aproximação mútua (o documento) “havia uma
separação, entre o bem cultural, o bem informacional e o bem documental. [de
forma que ficou] a cultura para os museus, a informação para a biblioteca e os
documentos administrativos para os arquivos” (DOBEDEI, 2011), (fig.14).
Mas estas “discussões [...] ora se inclinava para o caráter de valor
documental de seus objetos ora para os processos de identificação, descrição
e comunicação de seus conteúdos informacionais”. (DODEBEI, 2011).
Figura 14 - Preservação documental conforme as instituições.
Fonte: Dodebei (2011).
Vale ressaltar que “[...] a dimensão do suporte em direção à informação
contida nos [mais] variados documentos localizados em diferentes instituições
44
[...] abrem caminho para a formação da memória da humanidade,
independente dos formatos e suportes em que são registrados pelo homem”.
(TANUS, RENAU, ARAÚJO, 2012, p. 160).
De acordo com Paes (2006) o documento na Biblioteconomia é tratado
separadamente e na Arquivística os documentos são tratados no conjunto, isto
é, as relações orgânicas entre os documentos são consideradas. Sendo assim,
“Na ótica arquivística a informação fala sobre as instituições, suas atribuições e
suas relações com os demais segmentos da sociedade ou pessoas, sendo que
na ótica biblioteconômica a informação é um objeto em si [...]”. (SMIT, 2000, p.
122).
Já na área da Museologia o objeto é tratado como documento, pois
“ocorre um progressivo desenvolvimento das pesquisas e estudos da cultura
material, acompanhado da valorização do estatuto documental conferido aos
objetos”. (JULIÃO, 2006, p. 97). Igualmente segundo Valente (1978, p.177) o
termo documento é tido como “testemunho, fonte, vestígio, marca, sinal”.
Partindo desse pressuposto, a de se observar que os vestígios deixados pelo
homem do paleolítico nas paredes das cavernas (fig.15, 16) servem de provas
documentais que depois de codificados e decodificados pelo homem
contemporâneo, pode-se compreender melhor costumes tradições, e crenças
daqueles. Nesse contexto Vergueiro diz "[...] O homem primitivo [...]
transformou a parede das cavernas em um grande mural, em que registrava
elementos da comunicação para museus contemporâneos: o relato de uma
caçada [...]”. (VERGUEIRO, 2004, p. 8-9).
Figura 15e 16 - Pinturas rupestres na caverna Chauvet no Sul da França; pinturas rupestres na gruta do Alentejo, Portugal.
Fonte: Veja (2012); Códigos da Cultural.
Em continuidade, Santos (2007, p. 95) afirma que “[...] só podemos falar
em arquivo quando o homem passou a produzir registros escritos de seus atos,
sentimentos e conhecimentos”. Igualmente Lodolini (1990, p. 157) relata “[...]
graças a um sistema codificado [...] assim registrada e conservada [...] [o que]
45
seria impossível sem o registro da memória, ou seja, sem os arquivos [...] [foi
que] [...] os museus passaram a selecionar e ordenar objetos de períodos
históricos e civilizações distintas de forma a indicar os estágios sucessivos por
que passavam os indivíduos em seu desenvolvimento [...]” (SANTOS, 2002,
p.103).
Voltando a analisar a situação das academias pode-se notar através de
uma esquematização (quad. 2) o que difere a biblioteconomia da arquivologia
quanto a origem e função documental:
Quadro 2 - especificidades documentais.
Fonte: Albuquerque e Murguia (2010).
Sousa (2009) reclama que o tipo de arquivamento fragmentado feito por
bibliotecários prejudica a unidade documental, pois:
Eles criam códigos de classificação baseados na lógica e na metodologia da sua profissão. Em geral, dispõem os documentos por assuntos ou pelo nome pelos quais são conhecidos e aplicam a codificação decimal extraída do método de Melvil Dewey. Uma das principais características desses instrumentos é a fragmentação das unidades documentais. Desta forma, tratam os documentos individualmente, como se fossem livros ou periódicos. (SOUSA, 2009, p. 3)
Entretanto, é preciso abrir um parêntese para o parecer acima. O saber
científico cresceu e evoluiu consequentemente com ele a sociedade
contemporânea. E muitas vezes a ocasião faz a vez, isto porque na falta de um
arquivista para um arquivo têm-se um bibliotecário. Este é um problema
recorrente em qualquer prática profissional. Porém a biblioteconomia percebeu
a necessidade de adequação as especificidades da classificação Arquivística e
disciplinas que tratam a gestão de documentos passaram a agregar o quadro
de disciplinas de biblioteconomia.
46
Além disso, vale ressaltar que código de catalogação da biblioteconomia
foi o “pano de fundo” para a descrição Arquivística. Isto é “[...] a principal
referência a fundamentar o desenvolvimento de uma norma de descrição
arquivística”. (LEÃO, 2006, p.45).
Retomando as discussões conceituais e apoiando-se em linhas gerais “o
objeto tratado como documento, portador da informação e da mensagem,
contribui para o entendimento do museu como uma instituição capaz de
exercer a comunicação por meio de seu sistema de documentação”. (TANUS;
ARAÚJO, 2012, p.32), a de se considerar que o objeto é um recorte
documental de observações passadas, que remetem a fatos ocorridos em
diversas fases da história.
Nesta perspectiva, “Documentos enquanto produtos da cultura,
enquanto artefatos ampliam as funções da linguagem e seu papel na cultura
humana é viabilizar praticamente, de forma mediada, a intersubjetividade,
permitindo a fixação e transmissão mensagens através do tempo e do espaço”.
(MARCONDES, 2012, p. 214). Contribuindo com a fala de Marcondes (2012),
Pinto (2013) expõe a trajetória conceitual em volta do documento (quad. 2)
expondo o novo paradigma conceitual: a visão sistêmica do documento.
Quadro 3 – O empirismo em torno dos documentos.
Fonte: Pinto (2013).
Mesmo cada qual com suas especificidades a arquivologia, a
biblioteconomia e a museologia não deixam de dialogar questões documentais.
Este diálogo é nítido e perceptível nos diversos eventos de Congressos
Brasileiro de Biblioteconomia Documentação e Ciência da Informação nas
Revistas Brasileira de Biblioteconomia e Documentação e nos ENEBD’s e
EREBD’s. A exposição de Tanus, Renau e Araújo (2006) (quad. 4) faz uma
síntese das ideias principais das áreas supracitadas quanto ao conceito do
termo documento.
47
Quadro 4 - A noção de documento na Arquivologia, Biblioteconomia e Museologia.
Fonte: Tanus, Renau, Araújo (2012, p.170).
Mas parece haver maior relação entre a biblioteconomia e a arquivologia
“devido ao fato de ambos trabalharem com documentos materializados em
duas dimensões, enquanto nos museus prevalecem os objetos/documentos em
três dimensões”. (TANUS; RENAU; ARAÚJO, 2012, p.163). Ou seja, a
informação é registrada conforme a escrita e os seus significados, como é o
caso das bibliotecas e dos arquivos, enquanto nos museu o registro ocorre pela
extração intrínseca e extrínseca das informações contidas no objeto.
Entretanto, nesse instante é importante analisar a perspectiva do
fotógrafo Boris Kossoy no início do século corrente. O autor expõe as
dificuldades do historiador pesquisador ou público em geral em fazer a leitura
das informações intrínsecas em documentos textuais que não estejam nos
padrões dos cânones tradicionais de classificação conforme ocorre na
Biblioteconomia (Classificação Decimal de Dewey e a Classificação Decimal
Universal (CDU e CDD)) que mostram o arranjo dos materiais nas estantes.
Kossoy discorre:
A informação registrada visualmente configura-se num sério obstáculo tanto para o pesquisador que trabalha no museu ou arquivo como ao pesquisador usuário que freqüenta essas instituições. O problema reside justamente na resistência em aceitar, analisar e interpretar a informação quando esta não é transmitida segundo um sistema codificado de signos em conformidade com os cânones tradicionais da comunicação escrita (KOSSOY, 2001, p.30, grifo nosso).
Na verdade quando o autor se refere acerca da dificuldade em se
registrar os documentos que tem como forma física “[...] fotografias, discos,
fitas, clichês, microformas, slides, disquetes, CD-ROM – [...] por essa razão
merecem tratamento especial não apenas no que se refere ao seu
48
armazenamento, como também ao registro, acondicionamento, controle,
conservação, etc.” (Paes, 2005, p. 22).
Nesse momento vale descrever os elementos que constituem os
documentos, sendo compreendidos como:
a) suporte - base física que reúne as ideias construídas em um
determinado formato;
b) formato - desenho ou arquitetura que determina a leitura de um texto e
sua sequencia;
c) conteúdo - ideia (original ou não) que precisa ser disseminada para
gerar novas ideias;
d) tipificação - formas de classificar as publicações que disseminam o
conhecimento. (MIRANDA; SIMEÃO, 2002, grifo do autor).
Portanto, meio aos múltiplos tipos conteúdos, formas e suportes
documentais, e das enunciações acerca do conceito de documento, o que
acontece na verdade “distinguir estes diferentes tipos de documentos e de
informações nele contidas, muito mais do que suportes, formas e formatos, vão
ser justamente [...] [a] natureza, objetivos, usos etc.” (BELLOTTO, 1998, p. 22).
Outro apontamento considera o documento como o “[...] registro de uma
informação independente da natureza do suporte que a contém” (PAES, 2006,
p. 26). Tais discussões deveriam estar não em torno dos tipos de documentos,
mas sim na utilização da informação, cuja informação é a peça central das
áreas anteriormente supracitadas e as trabalham para disponibilizá-la, cada
qual ao de acordo com o público alvo (quad. 5). Smit (2000) retrata de forma
bastante aberta e descontraída a problemática da diversificação nas áreas da
ciência da documentação. A autora descreve:
A diversificação entre as 3 Marias [Arquivologia, Biblioteconomia e Museologia] existe, mas não deve ser fundamentada nos tipos de documentos, e sim na função atribuída à informação pelos diferentes tipos de instituições. Na ótica arquivística a informação fala sobre as
instituições, suas atribuições e suas relações com os demais segmentos da sociedade ou pessoas, sendo que na ótica biblioteconômica a informação é um objeto em si [...]. (SMIT, 2000, p. 122, grifo nosso).
49
Quadro 5– Percepção do arquivo, biblioteca, museu e centro de documentação quanto ao seu objeto central.
ARQUIVO BIBLIOTECA MUSEU CENTRO DE
DOCUMENTAÇÃO
TIPO DE ORGÃO
Órgão receptor, ou seja, os documentos chegam a ele por passagem natural e obrigatória;
Define quais documentos deseja ter em seu acervo e os adquire por compra, doação ou permuta;
Órgão colecionador Órgão colecionador e/ou referenciador.
DOCUMENTOS QUE CUSTODIA
Documentos seriados, mas unidos pela origem e acumulados organicamente, no decorrer das funções realizadas por uma única fonte geradora (entidade/pessoa) informação.
Documentos múltiplos unidos pelo conteúdo originados das atividades culturais e da pesquisa científica, reunidos artificialmente em torno de seu conteúdo, sob a forma de coleções.
Objetos bi/tridimensionais originados das atividades humana ou naturais reunidos artificialmente sob a forma de coleção unido pelo conteúdo ou função.
Constituído por documentos únicos ou múltiplos, unidos pelo conteúdo.
FINALIDADE
Finalidades administrativas, jurídicas e sociais, podendo ser também científicas e culturais.
Finalidades educativas, científicas e culturais.
Finalidades recreativas, educativas, culturais e científicas; testemunha uma época ou atividade.
Tem como finalidade o oferecimento da informação cultural, científica ou social especializada .
TIPO DE ARRANJO
Baseia-se na relação entre os documentos bem como estrutura e funções.
Sistemas predeterminados e universais, exigindo conhecimento do sistema e do conteúdo dos documentos.
Efetuada segundo a natureza do material e a finalidade específica do Museu.
Conforme a procedência do material custodiado.
REFERÊNCIAL
Referencia conjuntos de documentos.
Referencia documentos isoladamente
Referencia peça a peça, objetos bi/tridimensionais
Vai conforme a natureza do material que custodia.
Fonte: Elaboração própria (2013), baseado em Tessitore (2003).
Há quem compare um centro de documentação a um arquivo, entretanto
a de ser perceber a diferenciação entre ambos:
A principal missão de um Centro de Documentação é o apoio à pesquisa institucional, acadêmica ou individual, e não a gestão de sistemas arquivísticos,os quais estabelecem uma complexa rede de relações entre arquivo permanente e arquivos correntes, com finalidades, sobretudo, administrativas e probatórias (TESSITORE, 2003, p.19, grifo nosso).
Portanto a diferenciação quanto ao método na Arquivística e na
Biblioteconomia respectivamente trata do princípio da proveniência observando
a criação original do documental produzida em diferentes organismos por meio
50
do instrumento de gestão arquivística: Plano de Classificação de Documentos
de Arquivo e a Tabela de Temporalidade de Documentos (PCD e TTD), este
último associado ao primeiro torna possível estabelecer prazos de guarda e a
destinação final dos documentos, enquanto no outro o documento é agrupado
de acordo com os cânones tradicionais (princípio normativo da classificação)
em distintas unidades estabelecendo um sistema lógico e predeterminado com
atribuições de símbolos: Classificação Decimal de Dewey como a Classificação
Decimal Universal (CDU e CDD), que mostram o arranjo dos livros nas
estantes.
Pode-se então perceber que não é possível a arquivologia se prevalecer
de “esquemas predeterminados de classificação de assunto” [mas sim]
“estabelecer uma classificação ditada pelas circunstâncias originais de criação
[dos documentos]”. (SCHELLENBERG, 2006, p.48).
51
4 ARQUIVO
Independentemente do suporte ou formato, a Lei de Arquivística n°
8159/1991 que dispõe sobre a Política Nacional de Arquivos públicos e
privados prevê que cabe aos arquivos pela Gestão dos documentos. A referida
Lei classifica arquivo como:
a) Art. 2º conjunto de documentos produzidos e recebidos por órgãos
públicos, instituições de caráter público e entidades privadas, em
decorrência do exercício de atividades específicas, bem como por
pessoa física, qualquer que seja o suporte da informação ou a natureza
dos documentos.
Sendo de igual forma para Sousa (2003, p.251) que o “Arquivo é, então,
um conjunto de documentos acumulados por um sujeito (pessoa física ou
jurídica) com atividades conhecidas. Portanto, a origem desse conjunto de
documentos é a marca indelével, inseparável e o que lhe dá inteligibilidade e
identidade”.
Na verdade os arquivos surgiram de acordo com Jardim (1987) das
necessidades geradas com as atividades da administração pública. Para
Tanus, Renau e Araújo (2012) o arquivo se desdobrada em duas dimensões.
Primeiro diz respeito ao modelo tradicional, no qual o arquivo, ambiente onde
apenas se arquivam os documentos, em segundo, o arquivo visto através do
seu caráter dinâmico (fig.28) gerador de um conjunto orgânico (fig. 29) de
documentos. Neste último é que se apoia a visão da Arquivologia.
Figura 28 e 29- Caráter dinâmico e o caráter orgânico do arquivo.
Fonte: Luz (2013ª).
Sendo o arquivo, portanto “[...] o resultado de dois processos integrados.
O processo de produção e recepção de documentos [que] resulta do
52
processo de realização da missão”. (esq. 2) (RODRIGUES, 2006 p.104-105,
grifo nosso).
Esquema 2 - Processo de realização da missão.
. Fonte: Rodrigues, 2004.
4.1OS ARQUIVOS E ACESSO À INFORMAÇÃO
Com um programa de Gestão documental a organização passa a ter um
arquivo com informações organizadas tanto para o usuário potencial como para
aquele cidadão que busca por esta como de direito.
[...] aos interesses do cidadão, ou seja, seus direitos e deveres para com as instituições civis ou para com o Estado. Para o cumprimento da primeira e da terceira funções há toda uma gestão dos documentos para que as informações sejam utilizadas tendo em vista razões funcionais, legais, jurídicas, administrativas etc.(BELLOTO, 1998, p.24, grifo nosso).
Assim sendo “O acesso à informação pública é garantida no Brasil tanto
na Constituição Federal como em textos legais complementares. Há,
entretanto, uma distância muito grande entre o preceito da lei e a prática dos
arquivos, tanto os de gestão quanto os históricos [...]” (Silva, 1999, p.10).
Conforme se pode observar:
A informação, que antes era tida como estoque a ser preservado e tinha seus estudos calcados unicamente nas formas de registro segundo os parâmetros do conhecimento científico, é tomada agora no seu sentido dinâmico. Nele os processos de circulação assumem importância social, determinando que a distribuição e o acesso à informação sejam tratados como questões sócio-político-econômicas, de natureza pública, portanto. A informação não se
53
apresenta mais como uma questão individual, é um problema social. (KOBASHI; TÁLAMO, 2003, p.11, grifo nosso).
Mas uma proposta de Lei de acesso às Informações Públicas fomentou
a discussão quanto ao direito de acesso a informação. Os deputados em 25 de
outubro de 2011 apresentaram a Lei de acesso que visa restringir o número de
prorrogações permitidas acerca do documento sigiloso. A lei foi sancionada
pela presidenta Dilma Rousseff e Regula o acesso a informações. Ficou então
conhecida de todos como a Lei nº 12.527, de 18 de novembro de 2011, a qual
foi regulamentada pelo decreto nº 7.724/2012, cujo cap. IV, Seção II, Art. 24, §
trata dos prazos máximos de restrição de acesso quanto ao grau e prazos de
sigilo os quais vigoram a partir da data de sua produção são:
a) I - ultrassecreta: 25 (vinte e cinco) anos;
b) II - secreta: 15 (quinze) anos;
c) III - reservada: 5 (cinco) anos. (BRASIL, Lei nº 12.527, de 18 de
novembro de 2011, grifo nosso).
De maneira que no § 4o aborda “Transcorrido o prazo de classificação
ou consumado o evento que defina o seu termo final, a informação tornar-se-á,
automaticamente, de acesso público”. (BRASIL, Lei nº 12.527, de 18 de
novembro de 2011). Batista já tinha argumentado acerca da restrição das
informações sigilosas, isto porque o tempo para cada qual - ultrasseta, secreta,
reservada eram de cinco (5) anos a mais no grau ultrassecreta e secreto. Essa
formar de retardar a sociedade quanto ao direito de acesso à informação
mostrou-se como mais como um incentivo pela luta aos direitos de acesso a
um bem público (fig. 29):
[...] informação pública é um bem público, tangível ou intangível, com forma de expressão gráfica, sonora e/ou iconográfica, que consiste num patrimônio cultural de uso comum da sociedade e de propriedade das entidades/instituições públicas da administração centralizada, das autarquias e das fundações públicas. A informação pública pode ser produzida pela administração pública ou, simplesmente, estar em poder dela, sem o status de sigilo para que esteja disponível ao interesse público/coletivo da sociedade. Quando acessível à sociedade, a informação pública tem o poder de afetar elementos do ambiente, reconfigurando a estrutura social. (BATISTA, 2012, p. 205).
54
Figura 30 – Gestão de documentos e a cidadania.
Fonte: Bernardes (2011).
Essa referida Lei foi sancionada pela presidenta Dilma ainda ressalta que
[...] “qualquer cidadão pode solicitar informações ao órgão público sem precisar
justificar o pedido [...] O grande objetivo desta lei é consolidar no País o
princípio da transparência dos atos públicos, mas ela pode ser vista também
como forma da sociedade monitorar o que é feito pelo Estado”. Ainda a mesma
Lei em seu capítulo IV da Transparência Passiva na Seção I e Art. 9º. Onde se
enfatiza que os órgãos e entidades devem criar Serviço de Informações ao
Cidadão - SIC, com objetivos de:
a) I - atender e orientar o público quanto ao acesso à informação;
b) II - informar sobre a tramitação de documentos nas unidades; e
c) III - receber e registrar pedidos de acesso à informação.
Nestas circunstâncias Bellotto relata:
O exercício do direito à informação requer a existência de mecanismos que permitam o acesso e facilitem a consulta aos documentos. Tais mecanismos incluem o marco legal, a acertada organização do material, uma descrição de qualidade etc. [...] A tecnologia da informação, compreendida como avanços da computação e da telecomunicação, é hoje utilizada no armazenamento, organização, manejo, recuperação e intercâmbio da informação. Há toda uma responsabilidade profissional do arquivista de dar acesso à informação por meio de adequados instrumentos de pesquisa, inclusive relativamente aos arquivos virtuais. (BELLOTTO, 1998 p. 4).
O governo ainda “[...] torna real um direito reconhecido pela Constituição
Brasileira: o acesso do cidadão ao que é feito pelos governos, seja ele federal
estadual ou municipal”. (CÂMARA DOS DEPUTADOS, 2012).
55
4.2 A NORMA DE DESCRIÇÃO ARQUIVÍSTICA E OS INSTRUMENTOS DE
PESQUISA.
De acordo com a Norma Brasileira de descrição Arquivística
(NOBRADE, 2007), na década de 80 discutiu-se mundialmente a necessidade
de se estabelecer uma normalização para a descrição de documentos
arquivísticos. Enquanto em países como os Estados Unidos e Inglaterra
buscavam por normas de descrição Arquivística, o Canadá deu o ponto de
partida para a elaboração desta referida descrição.
Entretanto somente em 1994 o Conselho Internacional de Arquivos (CIA)
elaborou a Norma Geral Internacional de Descrição Arquivística ISAD(G) a qual
abrange a descrição de documentos de todo e qualquer suporte, tanto manuais
quanto automatizados. Dois anos mais tarde foi lançada a norma ISAAR (CPF)
que regulamenta a descrição do produtor. Ambas as normas se completam na
descrição Arquivística de documentos (fig. 31) e tiveram suas 1ª edições
publicadas em Língua Portuguesa em 1998 pelo Arquivo Nacional Brasileiro.
Figura 31 – registros de autoridade Arquivística conforme ISAAR (CPF) 2ª ed. com descrições de documentos arquivísticos conforme ISAD(G) 2ª ed.
Fonte: CONARQ (2004, p. 36).
Ainda em 2001 foi criada a Câmara Técnica de Normalização da
Descrição Arquivística regulamentada pela portaria n. 56, de 30/9/2001, do
56
Conselho Nacional de Arquivos (CONARQ) com o propósito de sugerir normas
em conformidade com a ISAD(G) e a ISAAR (CPF). Entre 2000 e 2004 estas
foram revisadas pelo Conselho Internacional de Arquivos (CIA).
Segundo Bruebach (2007, p. 41) “Com a ISAD(G) e a ISAAR (CPF) a
comunidade Arquivística, representada [através] da CIA, desenvolveu normas
definindo a estrutura para uma representação multilinguística e sem fronteiras
de informação descritiva”. Segundo Brasil (2006) a NOBRADE por meio de
intercâmbio de informações fez adaptações necessárias à ISAD(G) e a ISAAR
(CPF) em conformidade a realidade da Arquivística Brasileira. Estas, as
adaptações deram-se afim de “estruturar a informação a partir de elementos de
descrição comuns, buscando interferir o mínimo possível na forma final em que
as descrições são apresentadas” (CONARQ, 2006, p. 10). Ficando a cargo de
cada “entidade custodiadora e a seus profissionais a decisão acerca dos
recursos utilizados para a descrição, bem como o formato final de seus
instrumentos de pesquisa, sendo apenas imprescindível a presença dos
elementos de descrição obrigatórios”.(CONARQ, 2006, p. 10).
Por isso, para a eficácia da normalização arquivista foram estabelecidas
a ISAD(G) General International Standard Archival Description, ou seja, Norma
Internacional Geral de Descrição Arquivística e a ISAAR (CPF), e a
International Standard Archival Authority Record For Corporate Bodies,
Persons And Families, ou seja Norma internacional de registro de autoridade
arquivística para entidades coletivas, pessoas e famílias. Em conjunto ambas
se complementam tornando a descrição arquivística muito mais completa,
conforme se descrevem:
Para Belloto (1998) conforme na biblioteconomia a catalogação por meio
do AACR2 (Anglo American Cataloging Rules – 2nd edition) descreve-se o item
para que posteriormente seja recuperado; igualmente acontece na arquivologia
a descrição é quem identifica o fundo documental sendo, portanto um
instrumento de pesquisa insubstituível para a recuperação de documentos de
arquivo.
Renato Tarciso Barbosa Sousa afirma entre o século XVIII e XVIII a
classificação biblioteconômica era aplicada á classificação de fundos
arquivísticos. O autor lembra que na década de 80 Theodore Roosevelt
Schellenberg incomodado “[...] percebeu também que a proximidade com a
57
Biblioteconomia poderia provocar a ‘importação’ de métodos estranhos às
características e às especificidades do objeto da Arquivística” (SOUSA, 2006,
p. 129).
Por isso para padronizar a norma arquivista foi elaborada a ISAD(G)
General International Standard Archival Description, isto é Norma Internacional
Geral de Descrição Arquivística que com seus descritores (palavras- chaves)
torna a busca pelo documento mais objetiva e muito eficiente.
No entanto de acordo com Brasil (2006, p.8) a “ISAD(G) tem um alto
grau de generalidade, definindo apenas a macroestrutura da descrição
arquivística e indexação de documentos, deixando a definição quanto a
procedimentos específicos para outras esferas decisão, nacionais ou
institucionais”.
Conforme Albuquerque (2006) se não houver uma descrição correta do
documento dificilmente este será recuperado, ou caso seja, vários documentos
podem ser recuperados ao mesmo tempo devido a ambiguidade de termos.
Com a uniformização da terminologia Arquivística esta problemática tende a
minimizar, haja vista que “[...] o objetivo da descrição não é o de elaborar
instrumentos de pesquisa, mas o de elaborar representações precisas de
unidades de descrição” (LEÃO, 2006, p.51, grifo nosso). Isto pode melhor
compreendido quando Bellotto, (2004, p.179) em outra obra afirma que a
“descrição é a única maneira de possibilitar que os dados contidos nas séries
e/ou unidades documentais cheguem até os pesquisadores”. Porém para
Bellotto (1991) cabe aos arquivos permanentes o dever pela descrição dos
documentos, considerando que aos primários o arquivo estabelece códigos de
assunto na classificação já que a utilização daqueles que estão na fase
intermediária ocorre esporadicamente. O que marca a ISAD(G) é justamente a
relação hierárquica (flux. 1) cuja descrição parte do geral para o específico,
conforme alega por Bellotto:
Do ponto de vista da teoria arquivística, o mais importante na Isad [ISAD (G)] é justamente o respeito que ela permite aos princípios da proveniência e da organicidade. A sucessão de campos e subcampos que vão se abrindo, tornando a descrição proporcionalmente detalhada, propicia racionalidade na elaboração e no uso, e facilidade de acesso e de entendimento mútuo entre os arquivos que optaram pela norma.
(BELLOTTO, 2004, p.162, grifo nosso).
58
Fluxograma 1 - Hierarquia das atividades no quadro de arranjo.
Fonte: Luz (2013ª).
Todos os fatores de descrição da ISAD(G) (fig. 32) têm a finalidade de:
Estabelecer diretrizes gerais para a preparação de descrições arquivisticas, podendo ser usada juntamente com as normativas nacionais de vários países do CIA. Essas diretrizes abarcam a identificação do nível dos documentos que se quer descrever (se do arquivo como um todo, se de grupos ou seções, séries ou itens/peças documentais), do contexto, dos caracteres extrínsecos e intrínsecos dos documentos e de seus conteúdos. (BELLOTTO, 2004, p.182).
Figura 32 – estrutura da norma ISAD(G).
Fonte: Albuquerque (2006, baseado em BELLOTTO; COTTA).
A ISAAR (CPF) International Standard Archival Authority Record For
Corporate Bodies, Persons And Families ou seja, Norma internacional de
59
registro de autoridade Arquivística para entidades coletivas, pessoas e famílias,
além de favorecer o estabelecimento os pontos de acesso na descrição
também serve ajuda o usuário a compreender o significado ou seja os termos
semânticos, tornando assim o entendimento dos documentos do arquivo mais
fácil e acessível.
Para tornar possíveis os pontos de acesso na descrição a ISAAR (CPF)
entendeu a necessidade de elaborar linguagens controladas. Porém no fim da
década 90 tal prática se mostrava “algo novo na Arquivologia, começou
exatamente pelos nomes das pessoas e instituições produtoras dos arquivos
[...]” (HAGEN, 1998, p.6). Paixão (2012) mostra que a 2ª edição da norma
“ISAAR (CPF) estrutura-se em quatro zonas de informação descritiva (fig. 33):
identificação; descrição; relações; controlo. Contém um total de vinte e sete
elementos, dos quais apenas quatro são considerados de preenchimento
obrigatório”. (PAIXÃO, 2012, p 67). Mas o autor destaca que alguns dos
elementos da ISAAR (CPF) têm preenchimento indispensável conforme
destacado por *:
Figura 33 – Estrutura da norma ISAAR (CPF), 2ª ed.
Fonte: Paixão, 2012 p. 67.
Mais para melhor atender a descrição Arquivística de documentos é
preciso distribuir a conexão das descrições. Embora segundo o CONARQ
60
(2009) tanto para o Conselho Internacional de Arquivos como para o Comitê de
Boas Práticas e Normas (CIA/CBPN) futuramente há de se elaborar uma única
norma que compreenda as quatro Normas de descrição Arquivística: (ISAD(G);
ISAAR (CPF); SDF e a ISDIAH). As quais são descritas como:
a) ISAD(G) fornece orientação para descrição do fundo e suas partes
componentes. ISAAR (CPF) dá orientação para a criação de registros de
autoridade sobre os produtores de materiais arquivísticos;
b) ISDF fornece orientação para a descrição das funções dos produtores
de Documentos;
c) Entretanto para criar um sistema de informação Arquivística mais útil a
ISDIAH apresenta regras gerais para a normalização de descrições de
instituições com acervos arquivísticos. (CONARQ, 2009, p. 9-11).
Na descrição Arquivistica os instrumentos de pesquisa auxiliam o
usuário e o próprio arquivista em relação aos materiais disponíveis. Ainda
segundo Bellotto (2004), os instrumentos de pesquisa vão do mais
abrangente como os guias, quadro de fundos, relações, etc., ao mais
específico como inventários, catálogos, índices, etc.
De acordo com Bellotto (2004, p. 180), “Os instrumentos de pesquisa
são em essência, obras de referência que identificam, resumem e localizam,
em diferentes graus e amplitudes, os fundos as séries documentais e/ou as
unidades documentais existentes em um arquivo permanente”. Portanto a
elaboração dos instrumentos ocorre notadamente conforme o nível de
descrição do fundo e as séries documentais, (fig.34):
Figura 34- Arranjo e os instrumentos de pesquisa.
Fonte: Luz (2013b).
Logo de acordo com Tognolli (2012) comprova-se que para se chegar ao
fundo e às series o quanto é importante manter as inter-relações documentais,
61
observando ainda a ligação da entidade documental deste às próprias
entidades contextuais. Corroborando Bellto explica:
Tanto o fundo quanto suas primeiras divisões – grupos ou seções e subgrupos ou subseções (se houver) – são, na verdade, nomes que correspondem ao órgão maior e suas subordinações, designando, no arquivo, aglutinações de documentos. Isso significa que as séries e subséries é que são a realidade fundamental e concreta com a qual o arquivista vai trabalhar formalmente. (BELLOTTO, 2004, p. 152).
62
5 GESTÃO DOCUMENTAL EM CONFORMIDADE COM A GESTÃO
ARQUIVÍSTICA DE DOCUMENTOS
Para iniciar esta seção é necessário expor que de acordo com o
CONARQ (2006) diferentemente dos estados Unidos, que na década de 50
estabeleceu o conceito de Gestão Arquivística de Documentos, no Brasil
somente 41 anos mais tarde é que foi estabelecida a Lei de Arquivística n°
8159/1991. Esta Lei dispõe sobre a Política Nacional de Arquivos públicos e
privados prevê que cabe aos arquivos pela gestão dos documentos. De
maneira que gestão de documentos é:
• Art. 3º conjunto de procedimentos e operações técnicas referentes à sua
produção, tramitação, uso, avaliação e arquivamento em fase corrente e
intermediária, visando a sua eliminação ou recolhimento para guarda
permanente.
No entanto para esclarecer os procedimentos de Gestão de documentos
quando feitos em documentos arquivísticos, a Câmara Técnica de Documentos
Eletrônicos (CTDE, 2006, p. 16) através do CONARQ entende a “gestão
arquivística de documentos como sinônimo de Gestão de documentos,
ressaltando [entretanto] a característica arquivística dessa gestão para
diferenciá-la de outros tipos de gerenciamento de documentos”. A
aproximação da Gestão documental com a Arquivística:
A gestão documental afirma-se como uma nova área com estreito vínculo à administração e distinta da Arquivística (considerada como respeitante apenas à documentação de interesse histórico) passando a referir-se não só à produção e uso, mas também à avaliação e seleção de documentos. Esta nova área é encarada pelo congresso americano como fundamental para a administração, a ponto de, em 1947, ter sido criado um grupo específico para se dedicar ao problema do records management, como objetivo de reduzir os custos da produção documental e melhorar a qualidade dos documentos. (SILVA et al, 1998, p.134)
Em continuidade é preciso expor que segundo Silva et al (1998, p.214) a
“Arquivística é uma ciência da informação social, que estuda os arquivos
(sistemas de informação (semi-fechados), quer na sua estruturação interna e
63
na sua dinâmica própria, quer na interação com os outros sistemas correlativos
que coexistem no contexto envolvente”.
Assim sendo as características da Gestão Arquivística de documentos
são descritas em: (CONARQ, 2006, p. 16, grifo nosso).
a) contemplar o ciclo de vida dos documentos;
a) garantir a acessibilidade dos documentos;
b) manter os documentos em ambiente seguro;
c) reter os documentos somente pelo período estabelecido na tabela de
temporalidade e destinação;
d) implementar estratégias de preservação dos documentos desde sua
produção pelo tempo que for necessário.
e) garantir as seguintes qualidades de um documento arquivístico:
organicidade, unicidade, confiabilidade, autenticidade e acessibilidade.
(CONARQ, 2006, p. 20-21).
Com estas características de acordo como o CONARQ, (2006, p. 20-21)
a gestão Arquivística de documentos abrange:
a) a definição da política Arquivística;
b) a designação de responsabilidades;
c) o planejamento do programa de gestão;
d) a implantação do programa de gestão.
A Câmara Técnica de Documentos Eletrônicos (CTDE) através do
CONARQ “define gestão arquivística de documentos como o conjunto de
procedimentos e operações técnicas referentes à produção, tramitação, uso,
avaliação e arquivamento de documentos arquivísticos em fase corrente e
intermediária, visando a sua eliminação ou recolhimento para guarda
permanente”. (CONARQ, 2006, p. 16).
Entretanto um programa de gestão Arquivística de documentos deve
ser organizado em forma de sistema como forma de instrumentalizar o
tratamento dos documentos nos arquivos. Nisso o CONARQ através do
Decreto Lei 4.915 de 12 de dezembro de 2003 estabelece o Sistema de
Gestão de Documentos de Arquivo. O SIGA é um sistema gerenciador das
atividades de gestão de documentos de arquivo no âmbito dos órgãos e
entidades da administração pública federal. Em seu Art. 2º da referida lei o
SIGA tem por finalidade:
64
a) I - garantir ao cidadão e aos órgãos e entidades da administração
pública Federal, de forma ágil e segura, o acesso aos documentos de
arquivo e às informações neles contidas, resguardado os aspectos de
sigilo e as restrições administrativas ou legais;
b) II - integrar e coordenar as atividades de gestão de documentos de
arquivo desenvolvidas pelos órgãos setoriais e seccionais que o
integram;
c) III - disseminar normas relativas à gestão de documentos de arquivo;
d) IV - racionalizar a produção da documentação arquivística pública;
e) V - racionalizar e reduzir os custos operacionais e de armazenagem da
documentação arquivística pública;
f) VI - preservar o patrimônio documental arquivístico da administração
pública federal;
g) VII - articular-se com os demais sistemas que atuam direta ou
indiretamente na gestão da informação pública federal. (CONARQ,
2003).
Assim sendo é importante que os princípios e processos técnicos
tenham uma linha ininterrupta, isto é, quando os procedimentos não são
aplicados desde o estágio inicial de vida dos documentos (quad. 6) estes
refletirão negativamente nas demais idades destes. Assim, aplicando estes
princípios além de cumprir a legislação Arquivística a organização evitará
também o colapso:
Toda a ‘confusão’ de documentos não estruturados produzidos nas operações diárias formam um trilho textual através do qual as decisões, ações e fundamentações lógicas da organização podem ser reconstituídas [...] [por isso] Uma organização aprendente deve ser capaz de estudar a história da organização para, ao planejar o futuro, poder ter o beneficio completo de ter estudado e aprendido com o seu passado. (CHOO, 2003, apud STARK, 2011, p. 77).
Quadro 6 - Ciclo de vida dos documentos arquivísticos.
Fonte: Luz (2013ª).
65
De modo que “Cada um desses estágios corresponde a procedimentos
técnicos diferenciados e, como uma reação em cadeia, o tratamento
dispensado aos documentos na idade corrente condiciona, de forma direta, o
desempenho das atividades arquivísticas nas idades intermediária e
permanente”. (ARQUIVO NACIONAL, 1995, grifo nosso).Vale destacar que “na
língua inglesa, apenas os documentos de guarda permanente são chamados
de archives, os de uso corrente recebem a denominação de records”.
(RODRIGUES, 2006). De forma que os procedimentos adotados serão de
acordo coma idade documental (fig. 35):
Figura 35 - procedimentos conforme a idade do documento.
Fonte: Luz (2013ª).
A queixa do Presidente até então do Conselho Nacional de
Arquivos (CONARQ) e Diretor-Geral do Arquivo Nacional retrata o caos nos
arquivos na década de 90:
Uma grande percentagem de fundos documentais não organizados ou sem um adequado tratamento técnico dentro dos arquivos públicos e arquivos correntes sem códigos de classificação e tabela de temporalidade são constantes na realidade da administração pública. Tal deficiência representa o principal fator de dificuldade para o pleno exercício do direito do cidadão de acesso à informação. (SILVA, 1999, p.10).
Entretanto ainda assim, em pleno século XXI o panorama não é muito
diferente, pois Sousa (2009) alega que a falta de normas que regulamentem as
66
atividades Arquivísticas nos arquivos correntes é uma problemática recorrente
nos arquivos. Esta problemática geralmente acontece por falta de politicas de
Gestão Arquivística no âmbito das organizações que acarreta sérios prejuízos
aos princípios arquivístico, visto que:
Os arquivos montados nos setores de trabalho são acervos arquivísticos constituídos de documentos ativos, semi-ativos e inativos, misturados a outros passíveis de eliminação e a documentos não orgânicos [não provenientes das atividades geradas pela instituição], que não são considerados de arquivo e que são produzidos ou recebidos fora do quadro das missões de uma organização (SOUSA 2009, p. 2).
Porém para a efetividade de um programa de Gestão documental é
imprescindível que a instituição nomeie uma Comissão Permanente de
Avaliação de Documento (CPAD) conforme estabelecido pelo Decreto nº 4.073,
de 3 de janeiro de 2002 cujo Art. 18. Alega:
Em cada órgão e entidade da Administração Pública Federal será constituída comissão permanente de avaliação de documentos, que terá a responsabilidade de orientar e realizar o processo de análise, avaliação e seleção da documentação produzida e acumulada no seu âmbito de atuação, tendo em vista a identificação dos documentos para guarda permanente e a eliminação dos destituídos de valor. (BRASIL, Decreto nº 4.073, de 3 de janeiro de 2002).
Tal comissão deve ser composta por são grupos permanentes e
multidisciplinares, ou seja, advogados, administração geral e financeira,
arquivistas, bibliotecários, historiadores e áreas correlatas a ser avaliada. Após
a designação a CPAD toma providencias para a avaliação documental:
A avaliação documental é acionada como o recurso técnico mais eficaz (na verdade, o único legitimado pela arquivologia) para a escolha de documentos “históricos” arquivísticos, passíveis de integrar o patrimônio documental de uma sociedade, em razão da sua capacidade de expressar a memória desse grupo. (JARDIM, 1995, p.6).
Outra abordagem expõe:
O importante no momento da avaliação é, sem dúvida, ter muito bem esclarecido que tipo de documento deve ser
67
preservado a partir dos interesses tanto da instituição como da comunidade a que se integra. A partir disto, pode-se compreender quais documentos apresentam potencial valor de memória institucional e social. (LOUSADA, 2012, p.73).
Conforme o poder outorgado a CPAD esta é que estabelece a lista de
relação de eliminação de documentos a serem eliminados (Anexo A), através
de um edital de ciência de eliminação (Anexo B) bem como um termo
eliminação de documentos (Anexo C) conforme exposto na Resolução nº 7 de
20 de maio de 1997 do CONARQ:
a) Art. 1º A eliminação de documentos nos órgãos e entidades do Poder
Público ocorrerá depois de concluído o processo de avaliação
conduzido pelas respectivas Comissões Permanentes de
Avaliação, responsáveis pela elaboração de tabelas de temporalidade;
b) Art. 2º O registro dos documentos a serem eliminados deverá ser
efetuado por meio de Listagem de Eliminação de Documentos e de
Termo de Eliminação de Documentos;
c) Art. 3º a listagem de Eliminação de documentos tem por objetivo
registrar informações pertinentes aos documentos a serem eliminados;
d) Art. 4º o termo de Eliminação de documentos tem por objetivo
registrar informações relativas ao ato de eliminação;
e) Além de elaborar a listagem de Eliminação de documentos e o termo de
Eliminação de documentos, o Edital de Ciência de Eliminação de
documentos que tem por objetivo dar publicidade em periódicos oficiais,
ao ato de eliminação de acervos arquivísticos sob sua guarda;
f) Art. 6º A eliminação de documentos públicos será efetuada por meio de
fragmentação manual ou mecânica, com a supervisão de servidor
autoriza.
Para realização da Gestão Arquivística de documentos. Segundo o
CONARQ, (2006, p. 40) os principais Instrumentos são:
a) o plano de classificação, codificado ou não, baseado nas funções e
atividades do órgão ou entidade;
b) a tabela de temporalidade e destinação;
c) o manual de gestão arquivística de documentos;
d) o esquema de classificação referente à segurança e ao acesso aos
documentos.
68
Porém para Bernardes (2008) os instrumentos fundamentais (fig. 36) são
especificados conforme especificados na figura abaixo:
Figura 36 - instrumentos de gestão documental.
Fonte: Bernardes (2008 p.11).
Ainda conforme o CONARQ (2006, p. 40) os Instrumentos de pesquisa
adicionais são:
a) glossário;
b) vocabulário controlado;
c) tesauro.
5.1 O PLANO DE CLASSIFICAÇÃO DE DOCUMENTOS (PCD)
O Plano de Classificação é regulamentado pela Resolução n° 14 de 24
de outubro de 2001 da CONARQ, 2001. “Um plano de classificação é um
esquema de distribuição de documentos em classes, de acordo com
métodos de arquivamento específicos, elaborado a partir do estudo das
estruturas e funções de uma instituição e da análise do arquivo por ela
produzido”. (CONARQ, 2006, p. 41, grifo nosso). Ainda “a classificação é um
instrumento de transparência das ações públicas no âmbito institucional,
permitindo aos gestores a visibilidade das suas atividades e funções, por meio
de agrupamentos dos documentos resultantes das ações” (MINISTERIO DA
SAÚDE, 2012). Perspectiva esta também compartilhada por outros autores:
classificar é criar representações que agrupam elementos de uma dada realidade de modo a reduzir esta realidade a elementos manipuláveis para a construção de conhecimentos a partir dela. No universo dos documentos arquivísticos, o que se pretende com a classificação é possibilitar o fácil acesso a informação arquivistica. Classificar documentos arquivísticos seria criar representações que agrupam as informações
69
arquivísticas de maneira ordenada, a fim de reduzir os itens documentais a serem examinados com vistas à localização de uma determinada informação desejada. (RODRIGUES; AMARA, 2005, p. 1).
O objetivo da classificação dos documentos é facilitar a recuperação da
informação do documento com economia de tempo e dinheiro, além de:
[...] dar visibilidade às funções e às atividades do produtor do arquivo, deixando claras as ligações entre os documentos. Podemos entender que a classificação é antes de tudo lógica: a partir da análise do produtor (organismo ou pessoa) de documentos de arquivo, são criadas categorias, classes genéricas, que dizem respeito às funções/ atividades detectadas. (SANTOS, 2005, p. 38).
Outra definição expõe:
Classificação é o ato ou efeito de analisar e identificar o conteúdo dos documentos arquivísticos e de selecionar a classe sob a qual serão recuperados. Essa classificação é feita a partir de um plano de classificação elaborado pelo órgão ou entidade que poderá incluir, ou não, a atribuição de um código aos documentos. (CONARQ, 2006, p. 30).
Sendo assim através da classificação deve-se:
a) estabelecer a relação orgânica dos documentos arquivísticos;
b) assegurar que os documentos sejam identificados de forma consistente
ao longo do tempo;
c) auxiliar a recuperação de todos os documentos arquivísticos
relacionados a determinada função ou atividade;
d) possibilitar a avaliação de um grupo de documentos de forma que os
documentos associados sejam transferidos, recolhidos ou eliminados
em conjunto. (CONARC, 2012. p. 28).
Para proceder com o Plano de classificação o CONARQ por meio da
resolução nº 14, de 24 de outubro de 2001 estabeleceu o Código de
Classificação de Documentos. Este código de classificação baseia-se no
Sistema de Classificação Decimal de Dewey, subdividindo-se em classes,
subclasses, grupos e subgrupos. O mesmo "[...] foi estruturado a partir das
funções e atividades desempenhadas pelos órgãos e entidades" (OLIVEIRA,
2006, p. 5).
70
De forma que o CONARQ (2001, p.10) “estabeleceu a classe 000
(comuns a todos os seus órgãos) referente aos assuntos de Administração
Geral e a classe 900, a Assuntos Diversos”. Assim as áreas 100 a 800
ficaram para “assuntos relativos às atividades fim do órgão. Estas classes não
são comuns, cabendo aos respectivos órgãos sua elaboração, seguindo
orientações da instituição arquivística na sua esfera específica de
competência”. CONARQ (2001, p.10).
5.2 A TABELA DE TEMPORALIDADE DE DOCUMENTO (TTD)
A Tabela de temporalidade de documentos (TTD) é um "Instrumento de
destinação, aprovado por autoridade competente, que determina prazos para
transferência, recolhimento, eliminação e reprodução de documentos".
(CAMARGO; BELLOTTO, 1996, p.72). Além disso, é conceituada como
“instrumento fundamental da avaliação, pois ela registra o ciclo de vida dos
documentos. Na TTD devem constar os prazos de arquivamento dos
documentos no arquivo corrente, de sua transferência ao arquivo central ou
intermediário, e de sua destinação final, quando se determina sua eliminação
ou recolhimento ao arquivo permanente”. (BERNARDES, 1998, p.21).
Mas do mesmo modo como foi com o Plano de classificação o CONARQ
também por meio da resolução nº 14, de 24 de outubro de 2001 instituiu a
Tabela de temporalidade de documentos. Esta é o resultado da atividade da
avaliação pela qual são definidos os prazos de guarda bem como a eliminação
ou a sua guarda permanente dos documentos (fig. 37):
Figura 37 - Tabela de Temporalidade de documento.
Fonte: Bernadete (2008).
71
Na elaboração da TTD a avaliação é uma atividade vital, pois permite
racionalizar o acúmulo de documentos nas fases corrente e intermediário,
facilitando a construção dos arquivos permanentes, garantindo assim o acesso
à informação.
Na TTD estão dispostos os códigos de classificação, os assuntos, os
prazos de guarda bem como o destino final dos documentos e um campo de
observações (fig. 38). Com a TTD além de a organização desafogar a massa
documental também “[...] conservar os documentos importantes para a
memória corporativa; e eliminar os documentos que não são mais
importantes”. (CONARQ, 2006, p. 43, grifo nosso).
Figura 38- Tabela de Temporalidade do Arquivo Público do Estado do Rio de Janeiro.
Fonte: Arquivo Público do Estado do Rio de Janeiro.
72
6 O GERENCIAMENTO ELETRÔNICO DE DOCUMENTOS (GED) EM CONFORMIDADE COM O SISTEMA INFORMATIZADO DE GESTÃO ARQUIVÍSTICA DE DOCUMENTOS (SIGAD)
Entendendo que documento é uma unidade constituída de informação,
dados nota-se que em meio a grande quantidade de ativos guardados em
suportes que dependem do espaço, tornou-se uma problemática para
minimizar o grande acúmulo de documentos. Rodrigues (2008, p. 141) comenta
que “foi a partir da introdução da gestão de documentos no campo profissional
do arquivista, especificamente para atender as demandas de avaliação
documental e planejamento da produção de documentos eletrônicos, que os
estudos de identificação da gênese documental se tornaram mais recorrentes
na área”.
De acordo com o CONARQ (2006) a TIC teve um considerável
progresso a partir dos anos 90. Neste ambiente tecnológico existem muitas
ferramentas que auxiliam no controle do gigantesco número de documentos
gerados pelas organizações, assim como também na preservação de perda
irreparáveis:
O uso de GED é muito importante quando da necessidade de recuperação de desastres, como por exemplo, o evento ocorrido em Nova Iorque, em 11 de setembro de 2001. Aliado às técnicas de backup, há a preservação da informação ainda que o documento original seja destruído. E nestes casos, o valor do GED tornasse mísero em vista do capital que os documentos salvos retornam à empresa. (PINTO, 2005) .
Dentre os instrumentos tecnológicos estão o computador pessoal (PC)
(do inglês Personal Computer) e o escâner um digitalizador de imagens, fotos e
textos impressos. Ambas as máquinas conectadas, transformam os
documentos do meio físico para o digital. Então a significação do computador
nos arquivo passou a ser um fator indispensável para a organização dos
documentos arquivisticos.
O computador, enquanto ferramenta cognitiva trouxe uma ampliação gigantesca do nosso potencial de manipular representações. Na verdade, é isto que se faz quando se desenvolvem representações computadorizadas para documentos num arquivo, formadas, por exemplo, por campos como número do documento, data de criação, tipo de
73
documento, setor que emitiu o documento e assunto. (MARCONDES, 1998, p. 20).
Contudo se o computador não for utilizado de forma adequada, ele pode
ser um potencializador da desordem e causador da perda da informação.
Assim sendo o documento digitalizado quando associado à uma ferramenta
que facilita e direciona as atividades da instituição eletronicamente, como por
exemplo, o Gerenciamento Eletrônico de Documentos (GED) as organizações,
instituições, arquivos, dentre outros que lidam com informação podem melhor
gerenciar a informação digitalizada (fig.39). A possibilidade de conversão dos
documentos em papel para o formato digital facilita a informação consultada
por meio eletrônico com muito mais rapidez permitindo ainda através de
instrumentos específicos a segurança e integridade das informações.
Figura 39 – Ambiente típico do GED.
Fonte: (ANGELONI, 2002).
Um GED quando bem planejado permite que a organização recupere a
informação de forma rápida, haja vista que “quanto mais sistematizados forem
os procedimentos de registro da informação, mais rica será a possibilidade de
sua recuperação”. (NEGREIRO, 2007, p. 84). O GED proporciona a “agilização
de processos [...]” no que “[...] traz a redução de custos, a melhoria
organizacional da empresa, e a melhoria financeira da organização”.
(DORDAL, 2004, p. 23). O sistema é conceituado pelo CONARQ como:
Conjunto de tecnologias para a organização da informação não estruturada de um órgão ou entidade, que pode ser dividida nas seguintes funcionalidades: captura gerenciamento, armazenamento e distribuição. Entende-se por informação não-estruturada aquela que não esta armazenada em bancos de dados, tal como mensagens de correio eletrônico, arquivos de
74
texto, imagens ou som, planilhas, etc. (CONARQe-ARQ,2006, p. 6).
O GED é um sistema que converte informações em voz, texto ou
imagem para a forma digital. Funciona com softwares e hardwares específicos
que permitem a captação, o armazenamento, a localização e o gerenciamento
das versões digitais das informações:
[...] a tecnologia digital permitiu o empacotamento de todos os tipos de mensagens, inclusive de som, imagens e dados, criou-se uma rede que era capaz de comunicar seus nós sem usar centros de controles. A universalidade da linguagem digital e a pura lógica das redes do sistema de comunicação geraram as condições tecnológicas para a comunicação global horizontal. (CASTELLS, 2003, p.82)
Tamanha as vantagens e benefícios com a aplicabilidade do GED com a
automatização dos processos é que os arquivos passaram a executar e
organizar o fluxo de trabalho (fig. 40) de uma estação de trabalho à outra entre
os diversos atores envolvidos no processo. Essa é uma técnica denominada
workflow. Os apontamentos de Lopes comprovam tais acontecimentos:
Com o surgimento e uso mais intenso dos microcomputadores a partir da década de 1980, utiliza-se este instrumento para as mais diversas funções, que vão desde os mais simples editores de texto até os mais sofisticados e complexos programas, que no caso dos arquivos vêm apresentando soluções para gerenciamento de documentos, das quais podemos citar o tratamento digital de imagens, as técnicas de fluxo de trabalho (workflow) a multimídia, que combina textos, voz, imagens e movimento, os quais oferecem recursos cada vez mais amplos na área da informação e documentação. (LOPES, 2004, p.119).
Figura 40 – O GED associado aofluxo de trabalho (workflow).
Fonte: Portopédia, 2012.
75
E neste contexto Pinto (2005, p. 2) descreve casos de organizações de
renome no Brasil que fazem uso do GED, mas “principalmente Document
Imaging. Na lista de cases [...] estão instituições financeiras como o Unibanco e
Caixa Econômica Federal, órgãos governamentais como Secretaria de
Segurança Pública do Estado de São Paulo (SSP/SP) e Imprensa Oficial e
grandes organizações como GOL Linha Aéreas e Embraer. [...]”. Também é
preciso expor que a ferramenta GED distribui-se em várias técnicas, mas,
todas partem de duas grandes técnicas principais - gerenciamento de
documentos (document management) que conforme Tadano (2002) surgiu por
volta de 1990, e o gerenciamento de imagens de documentos (document
imaging):
a) O Document Management converte os textos impressos através da
técnica ICR (Intelligent Character Recognition) - Reconhecimento
Inteligente de Caracteres;
b) o DocumentI maging transforma a imagem através do reconhecimento
de caracteres denominado OCR (Optical Character Recognition) -
Reconhecimento Ótico de Caracteres.
Diante disto os benéficos com o GED são:
a) Alta velocidade e precisão na localização de documentos, através de
ilimitadas Possibilidades para indexação;
b) Integração com a web, universalizando o acesso simultâneo e
concorrente;
c) Gerenciamento automatizado de processos, aumentando a
produtividade;
d) Auxilio no processo de tomada de decisões;
e) Melhor aproveitamento de espaço físico;
f) Integração com outros sistemas e tecnologias.
g) Redução dos custos de área utilizada, de cópias e custos com pessoal;
h) Aproveitamento da base de informática já instalada nas empresas;
i) Maior agilidade nas transações entre empresas;
j) Redução de custos com cópias, já que há disponibilidade de
documentos em rede. (ANDRADE, 2005, p. 86).
Ainda vale destacar as principais vantagens do GED, que são:
76
a) integração da solução GED com sistema corporativo (ERP- Enterprise
Resource Planning e o CRM- Customer Relationship Management) e a
base de dados da empresa;
b) com o documento digitalizado em meio óptico, o acesso é rápido
(informações on-line);
c) disponibilização dos documentos digitalizados na Rede Local, Internet,
Intranet, Extranet ou via linhas discadas;
d) Apenas as pessoas autorizadas têm acesso aos respectivos
documentos;
e) preservação e administração dos documentos originais, que são
mantidos em local seguro e com sistema de rastreabilidade;
f) conversão dos documentos em texto (através de OCR/ICR),
possibilitando a busca por palavras-chave. (TADANO, 2002, p. 26, grifo
nosso).
O processo de conversão (digitalização) do documento textual impresso
e da imagem para documentos digitais segue o seguinte percurso:
a) Preparação do documento;
b) Digitalização;
c) Inspeção;
d) Indexação da Imagem;
e) Gravação da mídia;
f) Certificação da qualidade (Controle de Qualidade) (MARTINS, REINEY,
PIRES, 2001. p.7, grifo nosso).
De forma que cada passo da transformação do documento físico para o
digital ocorre:
[...] os documentos são escaneados ou digitalizados em um processo de conversão de imagem digital, e posteriormente são submetidos a um processo de indexação, onde cada documento é nomeado e indexado através de informações obtidas dele mesmo, só então, serão armazenados no banco de dados do sistema. Os documentos poderão ser lidos [consulta] através da ferramenta de pesquisa e o administrador determinará através de senha quem terá acesso aos documentos. (AVAGLIANO. 2011, grifo nosso) .
Os formatos digitais mais adotados para documentos ou objetos em
GED são:
77
a) TIFF (TaggedImage File Format) – é o padrão de fato usado na indústria
de GED. Embora existam dezenas (para não dizer centenas) de tipos de
TIFF é o realmente adotado na grande maioria das aplicações. Permite
alto nível de compactação e arquivos multipaginados;
b) JPEG (Joint Photographic Experts Group) – é mais utilizada para
imagens em tons de cinza e colorida. Não permite arquivos
multipaginados;
c) PDF (Portable Document Format) – permite arquivos multipaginados,
possibilitando combinar diferentes tipos de compressão de dados,
diferentes fontes de imagens, possibilidade de adicionar índices ao
documento, etc.;
d) BITMAP (Binary Mapping Photographic) e GIF (Graphics Interchange
Format) – formatos nativamente digitais, muito utilizados na produção de
documentos em gerenciamento eletrônico de documentos. (SILVA
[2002?]).
Entretanto as implicações do GED quando feito em documentos
arquivistícos o CONAR entende que estes precisam estar de acordo com os
objetivos da Gestão Arquivística de documentos no Brasil. Logo conforme o
CONARQ (2011c, p. 1) pode-se observar algumas orientações acerca da
contratação de um SIGAD, as quais são:
a) Resolução n.º 20 do CONARQ, de 16 de julho de 2004, que dispõe
sobre a inserção de documentos arquivísticos digitais em programas de
gestão arquivística de documentos;
b) Resolução n.º 25 do CONARQ, de 27 de abril de 2007, que dispõe sobre
a adoção do “Modelo de requisitos para sistemas informatizados de
gestão arquivística de documentos - e-ARQ Brasil” pelos órgãos e
entidades integrantes do Sistema Nacional de Arquivos (SINAR);
c) Resolução n.º 32 do CONARQ, de 17 de maio de 2010, que dispõe
sobre a inserção dos metadados na Parte II do e-ARQ Brasil.
Assim sendo o CONARQ incumbiu o e-ARQ Brasil em “assegurar que
documentos arquivísticos digitais sejam confiáveis e autênticos e que possam
ser preservados com características, estabeleceu requisitos para Sistema
Informatizado de Gestão Arquivística de Documentos [SIGAD]”. (CONARQ,
2006, p. 6). (diag. 1).
78
Diagrama 1 – Modelo de requisitos para um SIGAD baseado no e-ARQ Brasil.
Fonte: CONARQ, 2011, p. 1 Nota: Segundo o CONARQ este modelo tem por objetivo orientar a estruturação do banco de dados na implementação de um Sistema Informatizado de Gestão Arquivística de Documentos (SIGAD).
Vale ainda ressaltar que “Um GED trata os documentos de maneira
compartimentada, enquanto o SIGAD o faz a partir de uma concepção
orgânica, ou seja, os documentos possuem uma inter-relação que reflete as
atividades da instituição que os criou. Além disso, diferentemente do SIGAD, o
GED nem sempre incorpora o conceito arquivístico de vida dos documentos”.
(CONARQ, 2006, p. 7). Logo há de se tecer as seguintes considerações:
Tradicionalmente, nos sistemas de gestão arquivística de documentos em papel, a captura é feita no momento em que o documento é registrado, classificado e/ou identificado. Em um SIGAD o documento tanto pode ser produzido diretamente dentro do sistema e então capturado automaticamente no momento do registro, como pode ser produzido fora do sistema e capturado e registrado posteriormente. (CONARQ, 2006, p. 27).
O diferencial do SIGAD está justamente na incorporação dos conceitos
arquivísticos aplicados aos documentos arquivisticos digitais. Estes são os
mesmos conceitos aplicados aos documentos dispostos em papel. O SIGAD
pautado em Requisitos arquivísticos tem como característica a:
79
a) captura, armazenamento, indexação e recuperação de todos os tipos
de documentos arquivísticos;
b) captura, armazenamento, indexação e recuperação de todos os
componentes digitais do documento arquivístico como uma unidade
complexa;
c) gestão dos documentos a partir do Plano de classificação para manter a
relação orgânica entre os documentos;
d) implementação de metadados associados aos documentos para
descrever os contextos desses mesmos documentos(jurídico-
administrativo, de proveniência, de procedimentos, documental e
tecnológico);
e) integração entre documentos digitais e convencionais;
f) foco na manutenção da autenticidade dos documentos;
g) avaliação e seleção dos documentos para recolhimento e preservação
daqueles considerados de valor permanente;
h) aplicação de tabela de temporalidade e destinação de documentos;
i) transferência e o recolhimento dos documentos por meio de uma função
de exportação.
j) gestão de preservação dos documentos.(CONARQ, 2006, p. 7).
Nesta conjectura de acordo com Rodrigues (2006) os documentos
arquivísticos digitais e eletrônicos estão respaldados em valores operacionais e
legais prezando assim tanto pela confiabilidade como pela autenticidade da
informação documentada assim como igualmente aos dispostos em meio
físico. Vale salientar que o documento digital é o resultado da transformação
quando este tem sua forma física transferida para o meio eletrônico.
A câmara técnica de documentos eletrônicos (CTDE) órgão
regulamentador de documento arquivístico digital criado pelo CONARQ em
1995 em suas diretrizes para a presunção de autenticidade de documentos
arquivísticos digitais o CTDE (2012, p. 3) assim define documento digital -
“informação registrada, codificada em dígitos binários, acessível e interpretável
por meio de sistema computacional”.
80
6.1 A RECUPERAÇÃO DA INFORMAÇÃO (RI) NO SISTEMA DE
RECUPERAÇÃO DA INFORMAÇÃO (SRI)
A recuperação de informação (RI) surge quando da necessidade de
busca da informação de forma rápida de determinado documento em grade
parte textuais armazenado em computador. Por meio de expressões de busca
no sistema (fig. 41) os itens preferidos podem satisfazer em parte ou na
totalidade aquele.
Figura 41- Representação do processo de recuperação de informação.
Fonte: Ferneda (2003, p.15).
Trabalhar a representação da informação eletronicamente de acordo
com Novellino (1996) inicialmente somente era utilizado para a ordenação
automática de termos e títulos. Entretanto a falta de padronização na
indexação mostrou-se uma problemática para a recuperação entre os
produtores e usuários da informação.
O uso do vocabulário pré-coordenado comprometia o nível de
especificidade necessária implicando na busca da recuperação da informação.
Assim demandava-se por um tesauro que conforme Novellino (1996, p.40) com
este pode-se “instrumentalizar não só a representação, mas também a busca
da informação”. Assim a instrumentalização da indexação foi agregada ao PC
facilitando a recuperação da informação com uso da linguagem documentária
pós-coordenada:
[...] com o desenvolvimento tecnológico, o computador tornou-se instrumento não só para a produção e a compilação de índices, mas também para a geração dos próprios índices: extração e atribuição de palavras ou conceitos. Houve como consequência uma implementação de sistemas de indexação pós coordenados. O computador permitia o uso da lógica booleana, lógica de combinação binária por soma, produto ou diferença que se ajustava à coordenação de termos no momento da
recuperação. (NOVELLINO, 1996, p. 39).
81
Portanto a RI acontece quando com os termos representativos do
documento, (descritores/palavras-chave) se encontram indexados na base
dados do SRI (fig.42):
Recuperação de Informação (RI) é a área da Computação que trabalha na tarefa de encontrar itens de informação relevantes para uma determinada necessidade de informação expressa pela requisição de um usuário (consulta) e disponibilizá-los de uma forma adequada ao propósito da busca de informação por ele submetida. Neste cenário, os Sistemas de Recuperação de Informação (SRI) visam dar acesso às informações potencialmente contidas em documentos registrados, organizados e processados, a fim de garantir a eficácia do processo de busca e maximizar o uso. (FAGUNDES; KROTH 2008, grifo nosso).
Figura 42 – Modelo de RI no SRI com os documentos indexados.
Fonte: Pinto (2005).
A indexação é descrita pela NBR 12676 (1996, p. 2) como “ato de
identificar e descrever o conteúdo do documento com termos representativos
dos seus assuntos e que constituem uma linguagem de indexação”. Ainda a
indexação é um processo complexo, que “[...] tem como foco o sujeito [o
indexador] que realiza uma determinada atividade e sua cognição em relação
ao seu contexto de produção”. (FUJITA; RUBI; BOCCATO, 2009). Nesta
mesma proporção de acordo com o CONARQ (2006, p. 30-31) “a indexação é
a atribuição de termos à descrição do documento, utilizando vocabulário
82
controlado e/ou lista de descritores, tesauro e o próprio plano de classificação”.
[com o objetivo de] “[...] ampliar as possibilidades de busca e facilitar a
recuperação dos documentos, podendo ser feita de forma manual ou
automática”. Vale salientar que as características e o contexto da indexação
dependem da temática (diag.1) a ser indexada, como é caso dos materiais de
bibliotecas e dos arquivos:
Diagrama 1 - Indexação temática.
Fonte: Elaboração própria a partir de Aguiar (2008, p.184).
Por isso para minimizar as dificuldades da descrição documental que
tornem a informação acessível ao usuário da organização sejam estes internos
ou externos alguns aspectos são necessários. Aspectos estes que segundo
Lima (2006) e a NBR 12676 (1996, p. 4) se constitui de três etapas “a) exame
do documento e estabelecimento do assunto de seu conteúdo; b) identificação
dos conceitos presentes no assunto; c) tradução desses conceitos para os
termos de uma linguagem documentária”. Embora entre alguns autores como
Lancaster (2004) e Kobashi (1994) e Novellino (1996) haja consenso que são
apenas duas as etapas para a indexação: a análise conceitual e tradução.
Logo para um bom entendimento, há de se destacar os três aspectos da
indexação:
a) Análise do documento e estabelecimento do assunto de seu
conteúdo: O processo cognitivo do indexador (fig.43) é um fator
relevante para que o SRI encontre a reposta precisa da informação
indexada. Visto que segundo Higuchi (2012) ao atribuir termos
semânticos equivocados do conteúdo de determinado documento o SRI
encontrará duplicidade de termos já que este não foi classificado entre
as categorias mais relevantes por aquele. Consequentemente:
INDEXAÇÃO
BIBLIOTECA
Unidade documental
LIVRO
ARQUIVO
Fundo; série e subséries.
DOCUMENTO
83
Recuperar informação implica operar seletivamente um estoque de informação, o que envolve processos cognitivos que dificilmente podem ser formalizados através de um algoritmo. Mesmo que um modelo computacional de recuperação da informação tenha como base algum tipo de vocabulário e organização lógica, a equiparação dos significados supostamente implícitos pelos significantes depende de uma análise intelectual. (FERNEDA, 2003, 125).
Figura 43 – Processamento cognitivo da informação.
Fonte: Lima, 2003 baseado em Reed 1992. Nota: STM (short-term memory) refere-se à memória de curta duração e LTM (long-term memory) memória de longa duração.
A interação indexador-computador é fator chave para que os conceitos
essenciais do documento sejam captados pelo SRI (fig.44). Acontecendo
assim o resgate preciso da informação da qual se deseja.
Figura 44 – Componentes de um SRI.
Fonte: ENEGEP(2008, p.3).
b) Identificação dos conceitos: Segundo a Associação Brasileira de
Normas Técnicas (ABNT 12676:1992, p. 2) o indexador precisa adotar
alguns questionamentos que o ajude a identificar os descritores
essenciais do assunto no documento:
- qual o assunto que trata o documento?
- como de define o assunto em termos de teorias e hipóteses, etc.?
- o assunto contém uma ação uma operação um processo?
84
- o documento trata do agente dessa ação, operação ou processo?
- o documento se refere a métodos, técnicas e instrumentos especiais?
- esses aspectos foram considerados no contexto de um local específico
ou ambientes especiais?
- foram identificadas variáveis dependentes ou independentes?
- o assunto foi considerado de um ponto de vista, interdisciplinar? (por
exemplo, um estudo sociológico da religião).
Porém quando se tratando de documentos arquivísticos a maioria destes
são indexados segundo Sousa, Bandeira e Silva (2012, p. 127)
observando “sua numeração ou código de identificação, o produtor, o
título, o suporte etc.”. De qualquer forma após o indexador realizar “uma
elaboração mental, o conceito pode ser modificado com base no
conhecimento prévio sobre o assunto, transformando-se, então, de
unidade de informação em uma unidade conceitual com objetivo de
comunicação”. (LIMA, 2003);
c) Tradução dos conceitos: Na representação da informação (RI) é
necessário transformar a linguagem natural (LN) (linguagem utilizada
pelo homem) para uma linguagem documentária (LD) (linguagem pela
qual a máquina tem capacidade de “entender” textos representativos da
linguagem humana) que destaquem as informações centrais nos
documentos (fig. 45). Silva e Fujita (2004, p. 138) conceitua LD como
"[...] área teórica e metodológica com o objetivo de tratamento temático
de, que abrange as atividades de Indexação, Classificação e elaboração
de resumos, considerando as diferentes finalidades de recuperação da
informação". Daí da importância da tradução isto é “substituição de uma
entidade linguística longa e complexa – o texto do documento – por sua
descrição abreviada. [...] Ela funciona então como um artifício para
enfatizar o que é essencial no documento considerando sua
recuperação, sendo a solução ideal para organização e uso da
informação” (NOVELLINO, 1996, p.38, grifo nosso).
85
Figura 45 - O documento no SRI.
Fonte: Dodebei (2002).
Os termos relevantes e pertinentes selecionados pelo indexador tendem
a aumenta o conjunto de respostas nas relações semânticas e
consequentemente a capacidade quantitativa de avaliação da
informação pesquisada no SRI. Por isso o processo cognitivo do
indexador faz toda a diferença na inserção dos descritores no SRI, visto
que alguns elementos influenciam na RI. A exaustividade feita pelo
indexador será de acordo com a profundidade de maior ou menor grau
de comparação ao número de documentos selecionados, que indicará o
grau da especificidade da indexação. (fig. 46).
Figura 46 - grau de relevância dos documentos.
Fonte: Luz (2013).
Para Leiva e Fujita (2012) podem ocorrer três (3) tipos de situações
quando na busca pelos descritores na base de dados no SRI:
a) opção 1:termos específicos + genéricos (ESPECIFICIDADE E
EXAUSTIVIDADE) = recuperação com alta precisão e também alta
revocação;
86
b) opção 2: somente termos específicos (ESPECIFICIDADE) =
recuperação com alta precisão e baixa revocação;
c) opção 3: somente termos genéricos (EXAUSTIVIDADE) = recuperação
com baixa precisão e alta revocação.(LEIVA; FUJITA, 2012, p. 27, grifo
nosso).
Para Lancaster (2004, apud BOCCATO; FUJITA, 2006, p. 270, grifo
nosso) a quantificação da avaliação considera dois índices:
a) Revocação: capacidade do sistema em fornecer todas as referências
relevantes existentes, conforme exposto na equação 1:
Nº de referências relevantes e recuperadas (1)
Co. Rev. = Nº de referências relevantes existentes no sistema
b) Precisão: capacidade de evitar que documentos inúteis sejam na
recuperados pelo sistema, conforme exposto na equação2:
Nº de referências relevantes recuperadas (2)
Co. Pre. = Nº de referências recuperadas pelo sistema
Na perspectiva de Fagundes e Kroth (2008) assim obtêm-se um
resultado com o qual se pode comparar com o conjunto ideal de respostas.
6.1.1 Vocabulário controlado e o Tesauro
Um bom plano de classificação preza pela construção de um vocabulário
que controle as variadas expressões adotadas nos documentos e que "[...]
trabalha com conceitos e suas respectivas relações hierárquicas,
associativas e de sinonímia”. (SILVA et. al 2002, p. 610, grifo nosso).
Considerado também pelo CONARQ o vocabulário controlado é:
[...] um conjunto normalizado de termos que serve à indexação e a recuperação da informação. Permite controlar a terminologia utilizada na indexação, estabelecendo os termos aceitos pelo órgão ou entidade e controlando o uso de sinônimos, homônimos, abreviaturas e acrônimos. O significado dos termos não é definido, mas apenas algumas relações entre eles, como, por exemplo, relação entre sinônimos. (CONARQ, 2006, p. 43).
87
Logo quando os documentos dispostos num SRI, precisam ser
identificados através de um vocabulário controlado, cujo conceito na fala Brasil
et al (2002, p. 82, grifo nosso) descreve ser “[...] um instrumento que
padroniza a linguagem de unidades de documentação, seja esta arquivo,
biblioteca ou museu. Funcionando como interface de representação de
assuntos contidos em documentos e a necessidade do usuário”. Porém o
importante quando se pensa em construir um vocabulário controlado é tentar
capturar a terminologia dos documentos, seus termos e conceitos.
Permitindo a captura das variadas relações semânticas dos documentos
através do uso de remissivas (fig.47). Com o vocabulário controlado pode-se:
a) organizar em ordem alfabética as funções, subfunções, atividades e
tipos documentais, bem como os “assuntos” usualmente utilizados por
tradição administrativa;
b) realizar remissivas por meio da expressão USE para encaminhar o
usuário às denominações padronizadas;
c) orientar o usuário a localizar documentos simples quando estes integram
documentos compostos, por meio da expressão INTEGRA.
(BERNARDES, 2008).
Figura 47 - Remissiva conforme a padronização dos termos.
Fonte: MINISTÉRIO PÚBLICO DE SÃO PAULO ( 2006).
Desse modo o termo preferido (fig. 48) é distribuído em remissivas no
tesauro isto é:
Um tesauro é uma lista controlada de termos ligados por meio de relações semânticas, hierárquicas, associativas ou de equivalência, que cobre uma área específica do conhecimento. Em um tesauro o significado do termo e as relações hierárquicas com outros termos são explicitados (CONARQ, 2006, p. 44).
88
Figura 48 - Campos do tesauro.
Fonte: Souza (2011).
As remissas dignam as relações entre os termos no vocabulário
controlado:
[...] para a identificação e subsequente busca de documentos e informações no arquivo, com precisão e confiabilidade, processa-se principalmente através dos seguintes procedimentos. a) Distinção entre termos adotados e termos não adotados pelo sistema; b) Remissivas dos termos não adotados para os termos adotados pelo sistema; c) Padronização formal dos termos adotados; d) conceituação de termos. (SMIT, KOBASHI, 2003, p. 33, grifo nosso).
Portanto considerando que “[...] é preciso uma linguagem comum a
ambos, isto é, entre o serviço [sistema de recuperação da informação] e os
usuários a quem ele se destina”, (BRASIL et. al, 2002 grifo nosso), o uso de
tesauros torna possível a entrada e acesso a informações necessárias frente
as relações semânticas (fig.49) em um sistema automatizado, padronizando a
linguagem usada no sistema evitando duplicidade de termos ou termos
incoerentes na busca.
Figura 49 – Tesauros e suas relações semânticas.
Fonte: Rebelo [2005?].
Por fim, para que o trabalho do indexador tenha êxito no SRI, faz-se
necessário o desenvolvimento de uma Política de Indexação que faça jus ao
89
compromisso do profissional para que este possa expandir todo o seu
potencial:
[...] A adoção de uma política de indexação torna-se imprescindível, pois ela será norteadora de princípios e critérios que servirão de guia na tomada de decisões para otimização do serviço e racionalização dos processos. Pode-se dizer então, que a política de indexação é uma decisão administrativa indispensável a um sistema de recuperação de informação, pois, somente depois de seu estabelecimento, é que o sistema em questão poderá definir suas características principais. (RUBI; FUJITA, 2003, p. 67).
6.2 SEGURANÇA DOS DOCUMENTOS DIGITAIS NO AMBIENTE GED
Para a comprovação da autenticidade de documentos arquivísticos digital
para o CONARQ envolve três aspectos importantes: legal, diplomático e
histórico. De forma que:
a) Documentos legalmente autênticos são aqueles que dão testemunhos
sobre si mesmos em virtude da intervenção, durante ou após sua
produção, de uma autoridade pública representativa, garantindo sua
genuinidade;
b) Documentos diplomaticamente autênticos são aqueles que foram
escritos de acordo com a prática do tempo e do lugar indicados no texto
e assinados pela pessoa (ou pessoas) competente para produzi-los;
c) Documentos historicamente autênticos são aqueles que atestam
eventos que de fato aconteceram ou informações verdadeiras.
(CONARQ, 2012, p.3, grifo nosso).
Então considerando que segundo o CONARQ (2012, p.1) “Os
documentos arquivísticos digitais apresentam dificuldades adicionais para
presunção de autenticidade em razão de serem facilmente duplicados,
distribuídos, renomeados, reformatados ou convertidos, além de poderem ser
alterados e falsificados com facilidade, sem deixar rastros aparentes”, foi que o
Brasil estabeleceu a Medida Provisória nº 2.200-2, de 24 de agosto de
2001que estabelece em seu Art. 1o:
a) fica instituída a Infraestrutura de Chaves Pública Brasileira - ICP-Brasil,
para garantir a autenticidade, a integridade e a validade jurídica de
documentos em forma eletrônica, das aplicações de suporte e das
90
aplicações habilitadas que utilizem certificados digitais, bem como a
realização de transações eletrônicas seguras.
De igual forma o CONARQ (2006, p. 91, grifo nosso) descreve a
diferença da assinatura digital para o certificado digital: afirma:
a) assinatura digital é uma sequência de bits que usa algoritmos
específicos, chaves criptográficas e certificados digitais para autenticar a
identidade do assinante e confirmar a integridade de um documento;
b) certificação digital é uma técnica, baseada em uma infra-estrutura [sic]
de chaves públicas, de garantia da validade de assinaturas digitais.
De forma que certificação digital:
[...] é o ato de autenticar e comprovar não só a autoria de um documento digital, mas também o seu teor. Esse ato se concretiza por meio de um programa informático que funciona como uma espécie de chave eletrônica codificada (criptografada), que é fornecida para os usuários por entidades credenciadas (Autoridades Certificadoras) que aqui no Brasil
compõem o denominado ICP-Brasil – Infra-estrutura [sic] Brasileira de Chaves Públicas. (FILGUEIRAS, 2009) .
De forma que ao mesmo tempo Mello (2009, p. 11) informa que “um
documento digital ou eletrônico, público ou particular, deve ser considerado
para todos os fins legais. Assim sendo, documentos assinados
eletronicamente através de Certificados Digitais [...] possuem a mesma
eficácia de uma assinatura de próprio punho”. (fig.50).
Figura 50 – verificação da assinatura digital via rede.
Fonte: Trinta; Macêdo (1998).
Assim um documento digital conforme aqueles gerados pelo GED são
considerados também íntegros e confiáveis por meio da assinatura digital, a
qual é conceituada como o:
91
[...] resultado de um cálculo matemático que envolve a cadeia de bits do documento e a chave da assinatura digital. Se a cadeia de bits for alterada, por motivo de corrompimento, adulteração ou conversão, a assinatura não corresponderá mais a essa nova cadeia de bits e não poderá mais garantir a autenticidade do documento. (CONARQ, 2012, p. 5).
Freitas (2009, p. 11) alega que “O Decreto Federal nº 4.553/2002 define
autenticidade como asseveração de que o dado ou informação são verdadeiros
e fidedignos tanto na origem quanto no destino”. Vale esclarecer que há uma
diferenciação entre autenticação e autenticidade conforme explica o CONARQ
(2012, p. 5, grifo nosso):
a) A autenticidade é a qualidade de o documento ser verdadeiro, isto é,
ser exatamente aquele que foi produzido, ao passo que autenticação é
a declaração da autenticidade feita em um dado momento por uma
pessoa autorizada para tal;
b) Enquanto declaração, a autenticação não garante necessariamente a
autenticidade do documento, na medida em que se pode declarar
como autêntico algo que não é. Da mesma forma, um documento pode
ser considerado autêntico sem que nele conste uma autenticação.
Um certificado digital contém três elementos conforme expõe Tadano
(2012, p. 44, grifo nosso):
a) informação de atributo: são as informações sobre o projeto que é
certificado. No caso de uma empresa, pode-se incluir a razão social,
CNPJ, responsável, etc;
b) chave de informação pública: é a chave pública da entidade
certificada.O certificado associa a chave pública à informação do
atributo;
c) assinatura da autoridade em certificação: a AC assina dois primeiros
elementos e, então adiciona credibilidade ao certificado. Quem receber o
certificado se verificará e se convencerá na informação do atributo e da
chave pública se acreditar na autoridade certificadora.
Tomando como forma de garantia da equivalência funcional legal entre
os documentos analógicos e aqueles gerados no ambiente GED é preciso
estabelecer medidas de segurança, ou seja, “ferramentas de segurança [que]
estão divididas em três grupos, com características e ações distintas, a saber:
92
acesso seguro, assinatura eletrônica e protocolação digital, formando o
que poderíamos chamar de ‘tripé da segurança’”. (fig.51) (NOBRE, 2007, grifo
nosso). Em continuidade Nobre alega:
No mundo digital, além das características de confidencialidade e sigilo obtidas pelo acesso seguro à internet, mediante transmissão encriptada de dados, existem algumas outras certezas que devem ser garantidas para que se possa assegurar que um determinado documento eletrônico seja confiável, que tenha origem em uma fonte segura, que não tenha sido alterado, e que tenha sido produzido num determinado momento específico no tempo. (NOBRE, 2007)2.
Figura 51- Documentos eletrônicos no “tripé da segurança”.
Fonte: Nobre (2007).
Estas outras certezas que dão garantias aos documentos eletrônicos a
que Nobre (2007) se refere são os requisitos de segurança (“tripé da
segurança”) (fig. 51). Assim sendo há de se compreender que com a assinatura
eletrônica a autenticidade é comprovada já o acesso seguro da informação
comprova a confiabilidade por meio de criptografias, e finalmente a
protocolização digital é a fase que certifica a:
a) autenticidade: Do Aurélio "autêntico, que é do autor a quem se atribui".
Em um documento tradicional, a autenticidade é dada por assinatura
reconhecida. Já um documento eletrônico é considerado autêntico se foi
assinado digitalmente, por meio do uso de um certificado digital válido;
b) integridade: "Íntegro, inteiro, completo". É a prova de que um
determinado documento não foi alterado, sob nenhum aspecto. Um
documento tradicional não pode estar rasurado ou adulterado;
2 Documento online não paginado.
93
c) irrefutabilidade (ou irretratabilidade): "Que não se pode refutar;
evidente, irrecusável, incontestável";
d) tempestividade (ou irretroatividade): Possibilidade de se comprovar que
um evento eletrônico ocorreu em um determinado instante específico no
tempo. (NOBRE, 2007).
Dessa forma o autor explica que ao final da verificação de todos os
requisitos de segurança o documento é aceito incontestavelmente.
6.2.1 A criptografia
É preciso enfatizar que os documentos digitais ao circular pelo ambiente
eletrônico é preciso estar alerta para a obsolescência do hardware e software,
pois partindo do princípio que não existe rede de telecomunicação
completamente segura. A vulnerabilidade (linha cruzada, grampos eletrônico,
intrusos, etc.) (fig.52) existente nesse ambiente é um incidente que ameaça a
SI dos documentos digitais.
Figura 52- Vulnerabilidades das redes de telecomunicação.
Fonte: LAUREANO, 2005.
Conforme o CONARQ (2006, p. 91) o termo “Criptografia é um método
de codificação de objetos digitais segundo um código secreto (chave), de modo
que estes não possam ser apresentados por uma aplicação de forma legível ou
inteligível e somente usuários autorizados podem restabelecer sua forma
original”. Também Laureano (2005, p. 25) explica que o termo criptografia
tem procedência grega “(kriptos = escondido, oculto e grifo = grafia, escrita)
[onde] utilizando um conjunto de técnicas [...] através de um processo chamado
94
cifragem, permitindo que apenas o destinatário desejado consiga decodificar e
ler a mensagem com clareza, no processo inverso, a decifragem”.
Por conseguinte, a criptografia é uma forma de “assegurar” que através
da codificação do documento principalmente o sigiloso chegue ao receptor de
forma confiável. O termo “assegurar” tem um sentido restrito visto que “Esses
requisitos não esgotam o tema segurança da informação, pois a segurança
integral é sistêmica e abrange não somente a tecnologia, mas também
pessoas, processos e legislação” (CONARQ, 2006, p. 82, grifo nosso). Isto
porque a quebra de um desses Requisitos de Segurança quando quebrado
corrompe toda a SI. Assim sendo a criptografia é um das formas de segurança
da informação:
a) Criptografia por chave simétrica como garantia da
confidencialidade da segurança da informação: Neste mecanismo de
criptografia o documento digital é compartilhado entre emissor e receptor
da mensagem original se ambos dispuserem de uma mesma criptografia
por chave simétrica ou Chave Secreta (fig. 53,54). Esta chave tanto cifra
a mensagem emitida quanto decifrada a mensagem recebida. Vale
salientar que a “criptografia de chave simétrica garante confidencialidade
da informação, mas não a sua autenticidade ou integridade, visto que a
chave utilizada na cifragem deve ser conhecida não só pelo autor da
mensagem, mas também por todos os seus leitores”. (SOBRAL, 2012,
grifo nosso).
Figura 53 e 54- criptografia por chave simétrica privada.
Fonte: Sobral (2012). Fonte: B. Piropo (2009).
b) Criptografia por Chave assimétrica como garantia da confiabilidade
e autenticidade da segurança da informação: Diante do exposto
acima citado, a criptografia por chave simétrica garante somente a
95
confiabilidade do documento, isto é, considerando que a informação
enviada não seja sigilosa, então apenas a confiabilidade é o suficiente.
Entretanto, se a informação for sigilosa (fig.55) a criptografia por chaves
assimétricas é o meio ideal, pois esta garante a confiabilidade e
autenticidade da informação fazendo com esta chegue somente ao
receptor desejado. Na decodificação por assimetria são utilizadas duas
chaves: uma pública e outra privada. Neste tipo de criptografia o titular
da chave pública as distribui para os amigos que desejar. O uso da
chave pública garante tanto a confiabilidade quanto a autenticidade das
informações (fig.56).
Figura 55 – o sigilo por chaves assimétricas. Figura 56 – garantia de confiabilidade e autenticidade da informação
Fonte: ASSINATURAS DIGITAIS, 2007. Fonte: B. Piropo (2009).
Este diferencial faz com que a criptografia por chaves assimétricas
permita somente ao criador da chave privada cifre a mensagem que foi
enviada. A participação dos amigos do dono da chave privada nesta
situação dar-se em usar a chave pública que lhes foi cedida para usá-la
na decifragem da informação.
96
7 CONSIDERAÇÕES FINAIS
Ao finalizar a pesquisa feita percebeu-se dentre a gestão de documentos
estão o de valor histórico os quais devem ser definitivamente preservados.
Ainda muitos documentos são vistos como estratégicos porque reúnem
informações que são vitais ao gerenciamento das organizações. Por isso
compreender ações quanto a gestão documental é primordial para tomada de
decisão desta, mas, sobretudo a proteção especial quando se tratar
documentos de arquivos. Nisso todos os procedimentos dados a estes tipo de
documentos são expostos pelo CONARQ, órgão este que responde somente
ao Arquivo Nacional.
O decreto mais enfático foi a viabilização da Lei 4.915 de 12 de
dezembro de 2003 quando o CONARQ através da casa civil estabeleceu que
as atividades de gestão de documentos deve existir em forma de Sistema,
sendo então denominado - Sistema de Gestão de Documentos de Arquivo –
SIGA. Esta especificidade de gerenciamento de documentos explica que
decorre quando esta Gestão se tratar de documento arquivísticos.
Entretanto a falta de Políticas Arquivísticas internas por parte das
instituições que envolva o todo (usuário interno, procedimentos e operações
técnicas e sistemas) deixa a desejar quanto a responsabilidade da prática da
Gestão Arquivísta de documentos cuja primazia é o registro fiel das atividades
das organizações. Esta política visa orientar funcionários/servidores quantos
aos procedimentos técnicos à serem aplicados em todo o estágio de vida do
documento (corrente/primário,intermediário/secundário e permanente/terciário),
observando os princípios arquivisticos.
Noutra perspectiva quando se tratar de documentos arquivísticos digitais
o CONARQ estabelece que os mesmos devam estar baseados em
conformidade com a Resolução n.º 20 do CONARQ, de 16 de julho de 2004,
cujo teor discorre acerca da implantação de um SIGAD, para os documentos
arquivísticos digitais. Decorridos nove (9) anos esta Resolução foi uma medida
necessária diante da tecnologia da informação de muitos arquivos.
Entretanto muitas ainda são as lacunas dos usuários potenciais acerca
dos documentos digitais. Qual a garantia, a confiabilidade a integridade e a
autenticidade destes documentos? Na verdade mesmo tendo em meio digital
97
estes usuários pecam pela ignorância. Ignorância esta que leva a diversas
impressões desnecessárias de documentos, maximizando mais ainda o volume
documental da instituição. Este círculo vicioso de cópias assim como também o
arquivamento incorreto de documentos seria minimizado com a existência de
uma Política de Gestão de arquivo a ser adotada no âmbito das instituições
com vistas a esclarecer procedimentos e normas acerca dos documentos bem
como uma Política de Segurança da Informação a qual explícita o fazer
arquivísticos com documentos digitais ou não.
Outro elemento que minimiza o arquivamento e os descartes
inapropriados é a disponibilidade do Manual de Gestão de Documentos dentro
de cada departamento, setor e assim sucessivamente no âmbito
organizacional. O Manual deve ser conhecimento de todos (funcionários
internos) para que assim não culmine com todo o sentido de ser do arquivo.
Visto que muitos dos que constituem o capital humano da organização não
compreendendo o valor dos documentos fazem juízo de valor e os descartam
inapropriadamente. Ou simplesmente guardam ou descartam os quais
“consideram” importantes.
Contudo, cabe a cada CPAD amenizar as dificuldades do
funcionários/servidores quanto ao fazer arquivísticos, treinando estes usuários
a como usar o Manual de gestão de documentos, haja vista que este possui
orientações necessárias acerca das atividades geradas pela organização,
representadas através do Código de Classificação de Documentos assim como
também possui a destinação dos mesmos através da Tabela de Temporalidade
de Documentos.
Por fim, desde criação da Política Nacional de Arquivos decorridos 22
anos atuais, esta jovem Política estabeleceu parâmetros que clarificaram e
beneficiaram muitas entidades para o bom desempenho das atividades em
conformidade com os princípios arquivístico de vida dos documentos
considerando o que há de mais importante: a organicidade, unicidade,
confiabilidade, autenticidade e acessibilidade destes. Mas principalmente
quando o usuário externo busca por informação como de direito e as encontra
devidamente organizada à luz Legislação Arquivística.
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123
ANEXO A - MODELO DE TERMO DE ELIMINAÇÃO DE DOCUMENTOS 3
3 Este modelo de termo de eliminação de documentos pertence ao Arquivo da Universidade Federal de Juiz de
Fora.
124
ANEXO B – MODELO DE EDITAL DE CIÊNCIA DE ELIMINAÇÃO DE
DOCUMENTOS 4
4 Modelo pertencente ao Arquivo da Universidade Federal de Juiz de Fora.
125
ANEXO C – MODELO DE LISTAGEMDE TRANSFERÊNCIA DE
DOCUMENTOS 5
5 Modelo pertencente Universidade Federal de Juiz de Fora.
126
ANEXO D – MODELO DE POLÍTICA DE SEGURANÇA DA INFORMAÇÃO