Gerenciamento (Gestão) Eletrônico de Documentos –GED ... · O que é GED Gerenciamento (ou...
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05/03/2012
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Gerenciamento (Gestão)Eletrônico de Documentos – GED
Introdução
Gerenciamento Eletrônico de Documentos - GED
Sociedade do Conhecimento
� Nunca se produziu tanto documento e se precisou de tanta velocidade no fluxo informacional. Essa velocidade pode implicar em diferencial competitivo para as empresas;
� Pesquisas sobre o trabalho em escritórios mostra os desperdícios de dinheiro e tempo por não localizar documentos na velocidade em que se precisa deles;
� O papel não vai acabar tão cedo. O conceito de “paperless office” possui restrições de uso até mesmo legais. Continuaremos convivendo com documentos físicos por um bom tempo, mesmo com o empenho do uso de assinatura digital;
� O que interessa para quem procura um documento não é a sua forma física. O que interessa é a informação nele contida;
� O papel é normalmente essencial como prova de operações e atos, mas o que se usa para tomar decisões no dia-a-dia são as informações que estão nele.
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O que é GED
� GED (Gerenciamento Eletrônico de Documentos) é a
tecnologia que provê um meio de facilmente armazenar,
localizar e recuperar informações existentes em
documentos e dados eletrônicos, durante todo o “Ciclo
de Vida” documental.
� EDMS e/ou ECM
O que é GED
� Gerenciamento (ou Gestão) eletrônico de documentos é uma tecnologia que provê um meio de facilmente gerar, controlar, armazenar, compartilhar e recuperar informações existentes em documentos.
� Os sistemas GED permitem aos usuários acessar os documentos de forma ágil e segura, normalmente via navegador Web por meio de uma intranet corporativa acessada interna ou externamente.
� Documentos formam a grande massa de conhecimentos de uma empresa. O GED permite preservar esse patrimônio e organizar eletronicamente a documentação para assegurar a informação necessária, na hora exata, para a pessoa certa.
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Porque usar GED:perguntas-chave
� Qual é a quantidade de documentos eletrônicos que eu manuseava há 5 anos e quantos eu manuseio hoje?
� Trabalhando no seu dia-a-dia, alguma vez você já perdeu um documento ou arquivo?
� Alguma vez já perdeu mais tempo procurando um documento do que levou para criá-lo?
� Já desistiu de procurar um documento e o encontrou após o tê-lo refeito?
Porque usar GED
� Imagine milhões de documentos de diversos tipos, que precisam ser gerenciados de forma padronizada, com segurança, restrições de acesso e com possibilidade de compartilhar essas informações com outros processos e sistemas;
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O problema documental
� Executivos gastam em média 150 horas/ano procurando, solicitando, esperando documentos;
� Em cada 20 documentos, 1 se perde;
� Executivos gastam 20 a 45% do tempo criando ou manipulando documentos;
� Um funcionário guarda em média 20.000 folhas de papel por ano;
� A pessoas perdem entre 20 e 30% de seu tempo localizando informações.
Ciclo de vida de documentos
� O GED deve gerenciar documentos a partir da sua criação, oferecendo padrões apropriados de documentos e formas fáceis de conduzir o cadastramento deles.
� Caso contrário:
◦ Cada funcionário usa o padrão de documento que achar mais conveniente;
◦ Durante o processamento do documento você não tem acesso a ele por meio de outro computador e também não tem controle sobre o que está acontecendo com ele;
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O mundo de papel
� Dependendo a fonte de pesquisa, apenas 5% da informação encontra-se em formato digital;
� Parte desse informação (em papel) precisa ser gerenciada para que venha a resultar em uma vantagem competitiva para a empresa;
� Deve-se selecionar para a digitalização documentos que supostamente serão de grande valor estratégico para a empresa e terão grande número de acessos;
� Não se pode abrir mão de uma organização coerente do seu arquivo simplesmente porque ele foi informatizado.
� “Quem informatiza uma bagunça terá como resultado uma bagunça informatizada”
Razões para o GED
� Usuários e Clientes
◦ Redução do tempo de processamento e manuseio de papel;
◦ Aumento de produtividade;
◦ Acesso imediato a qualquer informação;
◦ Melhoria na qualidade do trabalho;
◦ Velocidade e precisão na localização de documentos;
◦ Melhor atendimento ao cliente.
� Gestão Documental
◦ Melhor controle de documentos;
◦ Redução de espaço físico de armazenagem;
◦ Facilidade de implementar temporalidade documental;
◦ Minimização de perda e extravio de documentos.
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Razões para o GED
� Pessoal de TI
◦ Integração com outros sistemas;
◦ Disponibilidade instantânea de documentos sem limites físicos;
◦ Otimização do WorkFlow;
◦ Maior agilidade nas transações da empresa.
� Redução e proteção de investimentos
◦ Redução de custos com espaço físico;
◦ Proteção contra catástrofes que poderiam danificar o acervo documental.
Componentes de um sistema GED
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Documentos
� Qualquer elemento que contenha informação relevante;
� Qualquer arquivo digital que possa ser impresso de forma legível;
� Exemplos de documento:
◦ Desenho;
◦ Manuscrito;
◦ Arquivo de processador de texto, planilha, etc.;
◦ Formulários;
◦ Cheque ou outro documento financeiro;
◦ Nota fiscal;
◦ etc.
Ambiente GED
Documentos
Scanner
Armazenamento Impressora
Servidor
CapturaArmazenamento
Gerenciamento
Preservação
Distribuição
Rede
Estações de trabalho
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Ambiente GED
� Documentos
◦ Em papel ou nativamente digital
� Scanner
◦ Equipamento de digitalização, ou seja, obter uma imagem do documento;
� Rede
◦ Meio de comunicação entre os componentes do sistema
� Armazenamento
◦ Pode ser o próprio servidor de imagens ou outro ambiente computacional
� Impressora
◦ Usada quando necessário obter uma cópia físico de um documento
� Estação de Trabalho
◦ Computador para acesso ao servidor que permite consultar, criar novos documentos, cadastrar documentos, etc.
Sistema GED
� Um sistema GED é um conjunto de programas de computador que administram o ambiente GED;
� Pode ser necessário mais de um software para ter uma solução GED completa. Por exemplo:
◦ Software para controlar a captura (digitalização)
◦ Software para gerenciamento de impressão
◦ Software para gerenciamento de backup
◦ etc.
� Questão-chave:
◦ O que realmente é necessário para atender as minhas necessidades?
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Equipamentos de captura de imagens
Scanners
Filmadoras
Máquinas
Fotográficas
Dispositivos de Saída e Visualização
Impressoras
Plotters
Monitores
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Dispositivos de Armazenamento
Disk Array é um sistema
que liga múltiplos HDs em
um grande HD para controle
e segurança avançado de
dados
Principais tipos de GED
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Tipos de GED
� De forma geral o tipo solução GED é definido pelas características particulares dos documentos: tipo físico, apresentação, tipo de uso desejado, etc. Os mais comuns são:
◦ Document Imaging
◦ Document Management
◦ EDMS - Sistema Gerenciador de Documentos Técnicos
◦ Image Enabled
◦ ERM / COLD
◦ Forms Processing – Processamento de Formulários
◦ Workflow
Document Imaging
� Usado normalmente para documentos prontos, que não sofrerão mais alterações;
� Tendência no trabalho com imagens, ou seja, documentos em papel que foram digitalizados;
� Formação de índices de consulta em banco de dados;
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Document Management
� Permite controlar um documento desde o momento de sua criação até o seu descarte;
� O objetivo é controlar todo o documento que esteja em uso;
� Possui retorno rápido, pois os usuários passam a ter benefícios do uso a todo momento do seu trabalho, e não somente no momento em que precisar de um documento que está no arquivo;
� Forma de racionalizar trabalho e aumentar a produtividade;
EDMS - Engineering Document Management System
� Sistema de Gerenciamento de Documentos Técnicos
� Aplicável a documentos como:
◦ plantas, desenhos, especificações, relatórios, listas de materiais, normas de qualidade, etc.
� Características:
◦ Manipula desenhos de grandes dimensões;
◦ Visualização e impressão de arquivos CAD;
◦ Referências a diferentes documentos;
� Mais restrito ao trabalho com este tipo de documento;
� Antes de implantar este tipo de sistema é aconselhável saber se ele for nativamente concebido para ser um EDMS
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Image Enable
� O objetivo: disponibilizar a imagem de documentos em programas que precisam de documentos para completar a informação necessária.
◦ Disponibilizar a imagem de um documento junto ao processo do qual ele faça parte a fim de complementar a informação total para se tomar uma decisão;
� Exemplos:
◦ Notas fiscais em sistema de contabilidade;
◦ Pedido ou reclamação de cliente em sistemas de CRM (Customer Relationship Management) ;
� Nesse tipo de sistema assume-se que os documentos são parte de processos mais complexos e contém somente parte da informação total;
ERM
� ERM: Enterprise Report Management;
� Objetivo
◦ Gerenciar relatórios provenientes dos diversos sistemas da empresa;
◦ Esses relatórios podem possuir milhares de páginas que podem ser tratadas como um único documento;
� Aplicações:
◦ Faturas de telefone, energia elétrica, água;
◦ Extratos bancários;
◦ Relatórios financeiros.
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Processamento de formulários
� Tecnologias aplicáveis na captura de dados de formulários;
� A partir desses formulários são colhidos dados de maneira automática por meio de padrões de reconhecimento com OCR, ICR, código de barras, etc;
� Coleta de grande volume de dados, como formulários de pesquisa de grande monta, como o censo.
� Objetivo
◦ Minimizar a aplicação de recursos em indexação e obtenção de dados que tradicionalmente seria feita por digitadores;
� Aplicações
◦ Formulários de repartições públicas
◦ Pedidos de clientes
◦ Documentos padronizados de Recursos Humanos
◦ Documentos e formulários bancários
◦ Formulários de pesquisa e levantamento
Workflow
� Embora associado ao GED, na verdade workflow não é considerado uma aplicação GED;
� Objetivo
◦ Automatizar processos, racionalizando-os e, consequentemente, aumentando a produtividade
◦ Faz a informação necessária para cada atividade percorrer o processo previamente mapeado
� O documento não é o principal componente do workflow, o processo em andamento é o que realmente importa;
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Alguns vídeos sobre GED
Vídeos
� GED
� Reportagem (PEGN)
� Empresa de digitalização (Log.GED)
� Uma empresa sem GED