OFICINA DE GED -...

OFICINA DE GEDGerenciamento Eletrônico de Documentos

Especialização PMP em GED

Melhor Prática - Fundamentação

OFICINA GED ECM PAPERLESS BUSINESS

31/08/2017

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Project Management for Paperless Business © PMP for GED

Estrutura do PMBOK ® do PMI

➢ Seção I – Conceitos sobre: PMBOK e Gestão de Projetos

➢ Seção II – Ciclo de Vida do Projeto e Tipos de Estruturas

Organizacionais

➢ Seção III – Áreas de Conhecimento em Gestão de Projetos

1. Áreas do Conhecimento = 9

1.1. Integração

1.2. Escopo

1.3. Prazo

1.4. Custo

1.5. Qualidade

1.6. Recursos Humanos

1.7. Comunicação

1.8. Riscos

1.9. Aquisições

2. Grupos de Processos = 5

2.1. Iniciação

2.2. Planejamento

2.3. Execução

2.4. Monitoramento e Controle

2.5. Encerramento

3. Processos = 42

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Histórico da Metodologia


Especialização PMP em GEDOFICINA GED ECM PAPERLESS BUSINESS

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PMI

Melhores Práticas

Gestão de Projetos

Instituto

UniLogos

Metodologia

Projeto de GED

+ -

Especialista em Gestão de Projetos

Para Tratamento dos documentos

Digitais

Digitalizados

Virtuais.

Project Management for Paperless Business © Conceito – Para GED – CONARQ - eArq

PMP for GED

ETAPA:

PRÉ GED

METODOLOGIA

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10 - Áreas do Conhecimento de Projetos em GED

Gerenciamento

de Custos

Gerenciamento

de Escopo

Gerenciamento

de Comunicações

Gerenciamento

de Qualidade

Gerenciamento de Integração do Projeto

Gerenciamento

de AquisiçõesGerenciamento

de Riscos

Gerenciamento

de Tempo

Gerenciamento

de Recursos

Humanos

Gerenciamento de Eletrônico de Documentos – Paperless Business

Nunca termina

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Projeto de GED - Significado – Legenda

➢PMBOA – Project Management Body of Archive

➢ IU – Instituto UniLogos

➢PMP for GED – Project Management Professional para o

Gerenciamento Eletrônico de Documentos

➢PMO / CDI – Project Management Office / Centro de Documentação e

Informação

➢ ISAD(G) - Norma geral internacional de descrição arquivística

➢ ISO - International Organization for Standardization

➢ ICA - International Council on Archives

➢CONARQ – Conselho Nacional de Arquivos – Arquivo Nacional

➢Documento – Documento Digital

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Estrutura do PMBOA © do Instituto UniLogos ®

➢ Seção I – Conceitos sobre: Arquivo, Documento Informação e Conhecimento

➢ Seção II – Ciclo de Vida do Documento e Tipos Documentais: Funcionais e Atividades

➢ Seção III – Áreas de Conhecimento em Gestão de Projetos de Arquivísticos

1. Plano de Classificação = Áreas do

Conhecimento = 10

Objeto documental por assunto:

1.1. Integração

1.2. Escopo

1.3. Prazo

1.4. Custo

1.5. Qualidade

1.6. Recursos Humanos

1.7. Comunicação

1.8. Riscos

1.9. Aquisições

1.10. Documentação e Informação

2. Plano de Classificação = Atividades / Assuntos = 5

Classe documental por atividade / Grupos de

Assuntos

2.1. Iniciação

2.2. Planejamento

2.3. Execução

2.4. Monitoramento e Controle

2.5. Encerramento

3. Plano de Classificação e Tabela de Temporalidade / Processos / Ação / Tipo

Funcionalidade = Tipo documental ao metadados

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Gestão de Projetos –10 Passos para implantação do Projeto de GED

Segundo Passo: Aplique a Política e Diretrizes de Gestão dos

Documentos, Informações e Conhecimento

Terceiro Passo: Siga o Plano de Classificação e Tabela de

Temporalidade

Quarto passo: Forme equipes diversificadas: Disciplinar, Cultural, Departamental e

Organizacionalmente. Contrate profissionais habilitados e testados pelo mercado

Sexto passo: Aplique a tecnologia com sabedoria, ou seja, a tecnologia é ferramenta exige estudo e prova

de conceito. Muitas coisas precedem a tecnologia, começando pelo método, técnica, legislação, acesso,

organização e ética

Sétimo Passo: Mantenha seu arquivo vivo. Não existe “Arquivo de Morto”. Pode ser o maior e

o seu melhor banco de dados

Oitavo passo: Não confunda conceitos: ERP – GED – ECM – BPM – SIGAD

Nono passo: Conheça profundamente o perfil do seu usuário e cliente quanto as:

Necessidades, acesso, sigilo, nível hierárquico, atividades, ~tipos documentais etc.

Décimo passo: Invista em pessoas. Planeje, analise, meça, defina, documente e implemente o Projeto.

Busque a ética e as melhores práticas.

Quinto passo: Respeite, observe e siga a legislação local, nacional e ou internacional

Primeiro Passo: Planejamento – Levantamento ,Diagnostico e o Plano de Ação

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Primeiro passo:

Planejamento – Levantamento, Diagnostico e o Plano de Ação



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Componentes do Projeto

Matriz de Projeto Informacional – Plano de Ação

to t1

Estratégia = Meio Objetivo = Fim

t = tempo

Problema/Oportunidade

Recursos:

• Humanos• Financeiros• Materiais • Normativos• Políticos

“Investimento”

( 1 vez )

“Custeio”

( repetitivo )

➢Definição do

Público-alvo

➢Análise da

Situação

➢Valor Agregado


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Segundo passo:

Política e Diretrizes de Gestão dos Documentos, Informações e Conhecimento



“Não seremos limitados pela

informação que temos. Seremos

limitados por nossa habilidade de

processar esta informação.”

(Peter Drucker)

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Mídia :

Digital, Analógico

Temporalidade :

TTD, TVD, TRD

Funcionalidade :

Comunicação, registro,

Decisão (parecer e versão ).

Escalabilidade :

Operacional, Corporativo, Estratégico

Armazenamento :

Operacional,

Setorial e Inativo

Workflow :

Estruturado, Não Estruturado

Acessibilidade :

Administrativo, Técnico e Normativo

Indexação :

Gênero, Espécie


Segundo passo:

Política e Diretrizes de Gestão dos Documentos, Informações e Conhecimento

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Terceiro passo:

Plano de Classificação e Tabela de Temporalidade



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TLD

TVD TRD

TAD

Tecnologia + Metodologia = GED

Legal

Atualização

ValidaçãoResponsabilidadeTMS

Mídia &

Suporte


MTDI – Matriz de Temporalidade de Documentos e Informações

Terceiro passo:


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Fontes – Jurisprudência, sumulas etc.

Project Management for Paperless Business © PMP for GEDTerceiro passo:


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Fontes – Jurisprudência, sumulas etc.

Project Management for Paperless Business © PMP for GEDTerceiro passo:


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Quinto passo

legislação local, nacional e ou internacional



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Project Management for Paperless Business © PMP for GEDQuinto passo


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RESOLUÇÃO CFM 1.821, DE 11 DE JULHO DE 2007

[...] aprova as normas técnicas concernentes à digitalização e usodos sistemas informatizados para a guarda e manuseio dosdocumentos dos prontuários dos pacientes.

Artigo 3º. O processo de digitalização deverá ser realizado de forma a manter a integridade, a autenticidade e, se necessário, a confidencialidade do documento digital, com oemprego de certificado digital emitido no âmbito da Infraestrutura de Chaves Públicas Brasileira - ICP - Brasil.Parágrafo único. Os meios de armazenamento dos documentos digitais deverão protegê-los de acesso, uso, alteração, reprodução e destruição não autorizados.

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A digitalização é a conversão da fiel imagem de um documento

para código digital. O processo de digitalização deverá ser realizado de

forma a manter a integridade, a autenticidade e, se necessário, a

confidencialidade do documento digital, com o emprego de certificado digital

emitido no âmbito da ICP - Brasil

LEI 12.612 / 2012 – NASCEU MORTA

Ao regular a produção de efeitos jurídicos dos documentos resultantes do

processo de digitalização de forma distinta, os dispositivos ensejariam

insegurança jurídica.

Por fim, não estão estabelecidos os procedimentos para a reprodução dos

documentos resultantes do processo de digitalização, de forma que a

extensão de efeitos jurídicos para todos os fins de direito não teria

contrapartida de garantia tecnológica ou procedimental que a justificasse

VETO PRESIDENCIAL

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Sexto passo:

Tecnologia com sabedoria



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Sexto passo:

Tecnologia com sabedoria

Sétimo Passo:

Mantenha seu arquivo vivo. Não existe “Arquivo de

Morto”.



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Sétimo Passo:

Mantenha seu arquivo vivo. Não existe “Arquivo de Morto”.

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Oitavo passo:

Não confunda conceitos



Nono passo:

Perfil do usuário e cliente



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Décimo passo:

Invista em pessoas.



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Modelo de Negócio – Paperless Business

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PMI

Melhores Práticas

Gestão de Projetos

Instituto

UniLogos

Metodologia

Projeto de GED

+ -

Especialista em Gestão de Projetos

Para Tratamento dos documentos

Digitais

Digitalizados

Virtuais.

Project Management for Paperless Business © Conceito – Para GED – CONARQ - eArq

PMP for GED

ETAPA:

EXECUÇÃO DO

GED

TECNOLOGIA

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METADADOx

DIRETÓRIO

O que é?

x

▪ Termo de Adesão + Declaração de Saúde

▪ Proposta

▪ Nota Fiscal

▪ Comprovante

▪ CPF, RG, CNH

▪ Manual

▪ Certificado

Onde esta?

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▪ N° Proposta

▪ Data de Emissão

▪ Data Validade

▪ Tipo da Proposta

▪ Nome do Cliente

▪ CNPJ

METADADOS: PROPOSTA COMERCIAL

TERMO DE ADESÃO

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Matriz de Classificação Documental:

▪ Gênero (Textual, Cartografico, Sonoro, ...)

▪ Espécie (Ata, Decreto, Contrato,

Certidão,...)

▪ Tipologia (Contrato Social, Contrato

Serviços, ...)

▪ Assunto (Sigiloso, Ostensivo, ...)

▪ Forma (Rascunho, Oficial, Copia-

Controlada,...)

▪ Formato (Dossie, Livro, Ficha, Doc, PDF, ...)

FAD – Ficha de Análise Documental:

▪ Indexadores por Processo

▪ Indexadores por Atividade

▪ Indexadores Universais

▪ Indexadores Específicos

▪ Indexadores Guarda-Física

▪ Indexadores de Temporalidade

▪ Descritores

▪ Vocabulário Controlado

▪ Matriz de Segurança/Acesso

POLITICA DE GESTÃO DOCUMENTAL 31/08/2017

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METADADOS: PROPOSTA COMERCIAL

▪ N° Proposta

▪ Data Emissão

▪ Dt. Validade

▪ Tipo Proposta

▪ Status

▪ Localizador (Prateleira, Caixa,…)

▪ Temporalidade Corrente

▪ Temporalidade Intermediaria

▪ Temporalidade Final

▪ Fundamentação Legal

▪ Fundamentação

Organizacional

▪ Nome do Grupo/Matriz

▪ CNPJ Matriz

▪ Nome da Empresa/Cliente

▪ CNPJ▪ Atividade Economica Principal

▪ Região

▪ Representante Legal/Contato

▪ CPF

▪ Nome do Projeto

▪ Departamento

▪ Gerente do Projeto

▪ Equipe

▪ Documentos Correlatos

▪ Gênero

▪ Especie

▪ Tipologia

▪ Assunto

▪ Forma

▪ Formato

INDEXADORES ESPECIFICOS INDEXADORES VINCULANTES INDEXADORES ARQUIVISTICOS

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PROPOSTA COMERCIAL - TERMO DE ADESÃO

▪ N° Proposta

▪ Data Emissão

▪ Dt. Validade

▪ Tipo Proposta

▪ Status

▪ Localizador (Prateleira, Caixa,…)

▪ Vincular Temporalidade

▪ Selecionar Projeto

▪ Vincular Classificação Doc.

INDEXADORES ESPECIFICOS INDEXADORES VINCULANTES INDEXADORES ARQUIVISTICOS

redução de 30 indexadores

para apenas 9 metadados

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Contatos

“O VALOR DO CONHECIMENTO

É PODER COMPARTILHA-LO”

Romoaldo Zacarias

Gestor de Projetos Documentais e Informacionais - G / PDI

Instituto Brasileiro de Gestão do Documento, Informação e do Conhecimento - INBRADIC

Fundação UniLogos - GED / ECM / BPM / CDIA / CDIA +

Telefone: 11 987928660 ou Whatsapp: 18 991741156

Skype: Romoaldo.Zacarias

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