ATA, OFÍCIO E MEMORANDO

REDAÇÃO OFICIAL

ATA, OFÍCIO E MEMORANDO

PROF. WILSON ROCHENBACH

Ata é o documento no qual se registram de modo

objetivo, claro e com fidelidade as ocorrências de uma

reunião. O conteúdo de uma ata pode ser levado à

publicidade em jornais para conhecimento dos

interessados ou para atender à legislação. Assim a ata

pode ter valor administrativo e/ou legal, por isso várias

precauções devem ser tomadas para sua lavratura.

CONCEITO DE ATA

Primeira: a ata dever ser escrita (manuscrita) em livro

destinado especificamente para essa finalidade. Esse

livro deve ter termo de abertura, assinado por pessoa

autorizada, a qual também deve numerar e rubricar

todas as folhas do livro. Se a ata for digitada, deve-se

arquivá-la convenientemente em pasta específica para

esse fim.

PRECAUÇÕES

Segundo: para evitar fraude, é aconselhável - respeitados

os ditames legais - ser o texto em linhas contínuas, sem

parágrafos ou espaços em que possa haver acréscimo ou

alteração de palavras.

PRECAUÇÕES

Terceiro: Se houver engano no momento da redação,

deve-se escrever "digo" e fazer a retificação necessária.

(ata manuscrita) Exemplo:

Aos dez dias do mês de junho, digo, julho de mil

novecentos e noventa e nove...

PRECAUÇÕES

Quarta: Se os erros forem verificados após a redação, deve-se

empregar " em tempo: onde se lê ... leia-se ...". Exemplos:

Em tempo: onde se lê "junho", leia-se "julho".

Em tempo: onde se lê "O senhor Alberto propôs a realização de

um churrasco, com os sócios comprometendo-se a vender pelo

menos dez convites cada um." leia-se " O senhor Alberto propôs

a realização de um churrasco, seguido de um baile pré-

carnavalesco, com os sócios mantenedores, comprometendo-se a

vender pelo menos dez convites cada um."

PRECAUÇÕES

Quinta: Na ata não deve haver abreviaturas.Sexta: Os números - datas, valores etc. - devem ser escritos, preferencialmente, por extenso. Exemplo:"Aos quinze dias do mês de fevereiro de mil novecentos e noventa e nove, realizou-se..."Observação: É recomendável repetir grandes números através de algarismos, entre parênteses, para clareza e facilidade de leitura.Exemplo:... dois milhões oitocentos e cinquenta e sete mil reais (R$ 2.857.000,00) ...

PRECAUÇÕES

*Embora a estrutura textual da ata seja simples, exige-se

que o(a) redator(a) domine a norma-padrão da língua

portuguesa, por se tratar de texto técnico, e que também

saiba articular de forma eficiente sequências narrativas e

descritivas, a fim de ser fiel ao que foi exposto durante o

evento.

PARTES DE UMA ATA

*A convocação e pauta geral da reunião de diretoria

devem ser divulgadas com antecedência de 7 dias

(depende do estatuto).

*Se não houver quórum, a ata deve ser lavrada (o fato

deve ser registrado);

*Os verbos devem estar conjugados no pretérito

perfeito.

PARTES DE UMA ATA

a)Título, Exemplo: Ata da 10a. reunião da Diretoria do Colégio

"CCC";

b)Data, horário, local e objetivos (edital). Usar numeral

ordinário no primeiro dia de cada mês;

c)Nome do presidente da reunião e de quem a secretariou. *Se

for um grupo pequeno, registrar o nome dos presentes, que

assinarão o documento;

d)Relato da reunião propriamente dita, parte principal do

documento;

PARTES DE UMA ATA

e) Fechamento, quase sempre igual. Exemplos:

Nada mais havendo a tratar, o senhor Presidente

declarou encerrada a reunião, da qual eu, Felisbino dos

Reis Magos, nomeado secretário ad-hoc, lavrei a

presente ata que, após aprovada, vai assinada por todos

os participantes.

PARTES DE UMA ATA

f) Local, data e assinaturas: Assinam a ata todos os

presentes ou apenas o presidente e o secretário.

PARTES DE UMA ATA

Ata de 11ª reunião da Diretoria do Colégio CCC

Aos seis dias do mês de janeiro de dois mil e dezenove , às vinte e uma

horas, na sala dos professores do Colégio CCC, reuniu-se a diretoria do

Colégio CCC para sua décima primeira reunião, sob a presidência do

professor Hélio Miqueloca. Aberta a sessão, foi lida e aprovada, sem

discussões, a ata da reunião anterior. Na ordem do dia, o senhor presidente

cedeu a palavra ao professor Joaquim Nabuco, coordenador geral do Colégio

CCC, que explicou aos presentes o novo organograma hierárquico do Colégio

CCC. O senhor presidente, voltando a fazer uso da palavra, sugeriu que os

funcionários que ocupam altos cargos no Colégio deverão observar e fazer

observar o organograma apresentado, assim como seguir e fazer as

MODELO 1 DE ATA

manualizações de funções. Decidiu-se, também, nesta reunião, que

qualquer cargo vago no organograma será automaticamente acumulado

pelo titular do cargo imediatamente superior. O senhor Diretor do Curso

Supletivo de Primeiro Grau, prof. Pardal da Silva Sauro, ficou encarregado de

elaborar o projeto de implantação do Ensino Pré-Escolar do colégio CCC.

Nada mais havendo a tratar, encerrou-se a reunião da qual eu, prof.

Frederico de Barela, Secretário Geral do Colégio CCC, lavrei a presente ata,

que após aprovada vai assinada por todos os presentes. São José, quinze de

setembro de dois mil e dezenove.

MODELO 1 DE ATA

MODELO 2 DE ATA

OFÍCIO E

MEMORANDO

1) Clareza e PrecisãoA clareza deve ser a qualidade básica de todo textooficial. Pode-se definir como claro aquele texto quepossibilita imediata compreensão pelo leitor.Para a obtenção de clareza, sugerem-se:a) utilizar palavras e expressões simples;

ATRIBUTOS DA REDAÇÃO OFICIAL

b) usar frases curtas, bem estruturadas; apresentar as orações na ordem direta e evitar intercalações excessivas. Em certas ocasiões, para evitar ambiguidade, sugere-se a adoção da ordem inversa da oração;c) buscar a uniformidade do tempo verbal em todo o texto;d) não utilizar regionalismos e neologismos;


e) pontuar adequadamente o texto;f) explicitar o significado da sigla na primeira referência aela; eg) utilizar palavras e expressões em outro idioma apenasquando indispensáveis, em razão de serem designaçõesou expressões de uso já consagrado ou de não teremexata tradução. Nesse caso, grafe-as em itálico.


O atributo da precisão complementa a clareza.

a) articulação da linguagem comum ou técnica para aperfeita compreensão da ideia veiculada no texto;b) manifestação do pensamento ou da ideia com asmesmas palavras, evitando o emprego de sinonímia compropósito meramente estilístico; ec) escolha de expressão ou palavra que não confiraduplo sentido ao texto.


2. Objetividade

Ser objetivo é ir diretamente ao assunto que se desejaabordar, sem voltas e sem redundâncias. Deve-se saberqual é a ideia principal e quais são as secundárias.

REDAÇÃO OFICIAL

3. Concisão

Conciso é o texto que consegue transmitir um máximo deinformações com um mínimo de palavras - “Economialinguística”.

REDAÇÃO OFICIAL

4. Coesão e coerência

É indispensável que o texto tenha coesão e coerência. Taisatributos favorecem a conexão, a ligação, a harmonia entre oselementos de um texto. Percebe-se que o texto tem coesão ecoerência quando se lê e se verifica que as palavras, as frases eos parágrafos estão entrelaçados, dando continuidade uns aosoutros.Alguns mecanismos que estabelecem a coesão e a coerência deum texto são: referência, substituição, elipse e uso deconjunção.

REDAÇÃO OFICIAL

5. Impessoalidade

a) de quem comunica: ausência de impressõesindividuais, sem juízo de valor (opinião).b) de quem recebe a comunicação: tratamento formal,respeito à hierarquia sem juízo de valor a respeito doreceptor.

REDAÇÃO OFICIAL

c) do próprio assunto tratado: restringe-se a questõesque dizem respeito ao interesse público.

Obs.: O receptor pode ser o Serviço Público, os cidadãosou instituições tratados de forma homogênea.

REDAÇÃO OFICIAL

6. Formalidade e padronização

As comunicações administrativas devem ser sempre formais.Isso é válido tanto para as comunicações feitas em meioeletrônico, quanto para os eventuais documentos impressos. Éimperativa, ainda, certa formalidade de tratamento. Não setrata somente do correto emprego deste ou daquele pronomede tratamento para uma autoridade de certo nível, mais do queisso: a formalidade diz respeito à civilidade no próprioenfoque dado ao assunto do qual cuida a comunicação.


7. Uso do padrão culto da língua:

a) se observam as regras da gramática normativa;b) se emprega um vocabulário comum ao conjunto dos usuários do idioma;*gírias, regionalismos vocabulares ou jargão técnico (se usado, deve ser explicitado.)


Vossa Excelência ___________ _______ relatório. (enviou, enviastes, teu, seu, vosso)Sua Excelência ___________ à reunião. (comparecerá, comparecereis)Vossa Excelência _____ _____ ( estava, estáveis, atento, atenta)Vossa Excelência _____ _____ ( estava, estáveis, atento, atenta)

PRONOMES DE TRATAMENTO

Abreviatura: V.Exª ou V.Exa. – gramaticalmente correto exceto para PR.


* Digníssimo (DD) e Ilustríssimo - abolidos* Doutor – título acadêmico


Cargos interino e substituto

Na identificação do signatário, depois do nome do cargo,é possível utilizar os termos interino e substituto. Essestermos devem ser utilizados depois do nome do cargo,sem hífen, sem vírgula e em minúsculo. (Atenção aogênero)

Diretor-Geral interinoSecretária-Executiva interinaSecretário-Executivo substituto

IDENTIFICAÇÃO DO SIGNATÁRIO

Excluídas as comunicações assinadas pelo Presidente daRepública, todas as demais comunicações oficiais deveminformar o signatário segundo o padrão:a) nome: nome da autoridade que as expede, grafado emletras maiúsculas, sem negrito.*Não se usa linha acima do nome do signatário;


b) cargo: cargo da autoridade que expede o documento,redigido apenas com as iniciais maiúsculas. Aspreposições que liguem as palavras do cargo devem sergrafadas em minúsculas; ec) alinhamento: a identificação do signatário deve sercentralizada na página.


Atenciosamente,

Espaço para assinatura

NOMECargo (interino/a)

Obs.: Para evitar equívocos, recomenda-se não deixar a assinatura empágina isolada do expediente. Transfira para essa página ao menos aúltima frase anterior ao fecho.


Escrevem-se com hífen:a) cargos formados pelo adjetivo “geral”: diretor-geral,relator-geral, ouvidor-geral;b) postos e gradações da diplomacia: primeiro-secretário,segundo-secretário;c) postos da hierarquia militar: tenente-coronel, capitão-tenente;

GRAFIA DE CARGOS COMPOSTOS

Atenção: nomes compostos com elemento de ligaçãopreposicionado ficam sem hífen: general de exército,general de brigada, tenente-brigadeiro do ar, capitão demar e guerra;


d) cargos que denotam hierarquia dentro de umaempresa: diretor-presidente, diretor-adjunto, editor-chefe, editor-assistente, sócio-gerente, diretor-executivo;e) cargos formados por numerais: primeiro-ministro,primeira-dama;f) cargos formados com os prefixos “ex” ou “vice”: ex-diretor, vice-coordenador.


O novo Acordo Ortográfico tornou opcional o uso deiniciais maiúsculas em palavras usadas reverencialmente:

o Presidente francês ou o presidente francêsDeve-se manter a escolha para a grafia de todos oselementos hifenizados:

“Vice-Presidente” ou “vice-presidente”


Partes do documento no padrão ofício

No cabeçalho deverão constar o seguinte elemento:

brasão do município: no topo da página (2 cm do topo).

Não há necessidade de ser aplicado em cores.

PADRÃO OFÍCIO

Obs.: Os dados do órgão, tais como endereço, telefone,endereço de correspondência eletrônica, sítio eletrônicooficial da instituição, podem ser informados no rodapédo documento.

PADRÃO OFÍCIO

PADRÃO OFÍCIO

Os documentos oficiais devem ser identificados da seguinte maneira:a) nome do documento: tipo de expediente por extenso, com todas as letras maiúsculas;b) indicação de numeração: abreviatura da palavra “número”, padronizada como Nº;c) informações do documento: número, ano (com quatro dígitos) e siglas usuais do setor que expede o documento, da menor para a maior hierarquia, separados por barra (/); ed) alinhamento: à margem esquerda da página.

IDENTIFICAÇÃO DO EXPEDIENTE

Na grafia de datas em um documento, o conteúdo deve constar da seguinte forma:a) informação de local: nome da cidade onde foiexpedido o documento, seguido de vírgula.

Obs.: Não se deve utilizar a sigla da unidade da federaçãodepois do nome da cidade;

LOCAL E DATA

b) dia do mês: em numeração ordinal se for o primeirodia do mês e em numeração cardinal para os demais diasdo mês. Não se deve utilizar zero à esquerda do númeroque indica o dia do mês;c) nome do mês: deve ser escrito com inicial minúscula;d) pontuação: coloca-se ponto-final depois da data; ee) alinhamento: o texto da data deve seralinhado à margem direita da página.

LOCAL E DATA

O endereçamento é a parte do documento que informa quem receberá o expediente. Nele deverão constar os seguintes elementos:a) vocativo: na forma de tratamento adequada para quem receberá o expediente;b) nome: nome do destinatário do expediente;c) cargo: cargo do destinatário do expediente;

ENDEREÇAMENTO

d) endereço: endereço postal de quem receberá oexpediente, dividido em duas linhas:

primeira linha: informação delocalidade/logradouro do destinatário ou, no caso deofício ao mesmo órgão, informação do setor;

ENDEREÇAMENTO

segunda linha: CEP e cidade/unidade da federação,separados por espaço simples. Na separação entrecidade e unidade da federação pode ser substituída abarra pelo ponto ou pelo travessão. No caso de ofício aomesmo órgão, não é obrigatória a informação do CEP,podendo ficar apenas a informação da cidade/unidadeda federação; ee) alinhamento: à margem esquerda da página.

ENDEREÇAMENTO

Vossa Excelência - terá a seguinte forma: “A SuaExcelência o Senhor” ou “A Sua Excelência a Senhora”.

Vossa Senhoria - o endereçamento a ser empregado é“Ao Senhor” ou “À Senhora”. Ressalte-se que NÃO seutiliza a expressão “A Sua Senhoria o Senhor” ou “A SuaSenhoria a Senhora”.

ENDEREÇAMENTO

ENDEREÇAMENTO

a) título: a palavra Assunto deve anteceder a frase quedefine o conteúdo do documento, seguida de dois-pontos;b) descrição do assunto: a frase que descreve oconteúdo do documento deve ser escrita com inicialmaiúscula, não se deve utilizar verbos e sugere-se utilizarde quatro a cinco palavras;

ASSUNTO

c) destaque: todo o texto referente ao assunto, inclusiveo título, deve ser destacado em negrito;d) pontuação: coloca-se ponto-final depois do assunto; ee) alinhamento: à margem esquerda da página.

ASSUNTO

ENDEREÇAMENTO E ASSUNTO

I – nos casos em que não seja usado paraencaminhamento de documentos, o expediente deveconter a seguinte estrutura:a) introdução: em que é apresentado o objetivo dacomunicação. EVITE o uso das formas: Tenho a honra de,Tenho o prazer de, Cumpre-me informar que.PREFIRA empregar a forma direta: Informo, Solicito,Comunico;

TEXTO DO DOCUMENTO

b) desenvolvimento: em que o assunto é detalhado; se otexto contiver mais de uma ideia sobre o assunto, elasdevem ser tratadas em parágrafos distintos, o queconfere maior clareza à exposição; ec) conclusão: em que é afirmada a posição sobre oassunto.

TEXTO DO DOCUMENTO

II – quando forem usados para encaminhamento de documentos,a estrutura é modificada:a) introdução: deve iniciar com referência ao expediente quesolicitou o encaminhamento. Se a remessa do documento nãotiver sido solicitada, deve iniciar com a informação do motivo dacomunicação, que é encaminhar, indicando a seguir os dadoscompletos do documento encaminhado (tipo, data, origem ousignatário e assunto de que se trata) e a razão pela qual estásendo encaminhado; e

TEXTO DO DOCUMENTO

TEXTO DO DOCUMENTO

b) desenvolvimento: se o autor da comunicação desejarfazer algum comentário a respeito do documento queencaminha, poderá acrescentar parágrafos dedesenvolvimento.III – tanto na estrutura I quanto na estrutura II, o texto dodocumento deve ser formatado da seguinte maneira:a) alinhamento: justificado;b) espaçamento entre linhas: simples;

TEXTO DO DOCUMENTO

c) parágrafos:I- espaçamento entre parágrafos: de 6 pontos após cada

parágrafo;II- recuo de parágrafo: 2,5 cm de distância da margem

esquerda;III- numeração dos parágrafos: apenas quando o

documento tiver três ou mais parágrafos, desde o primeiroparágrafo. Não se numeram o vocativo e o fecho;

REDAÇÃO OFICIAL

d) fonte: Calibri ou Carlito;I- corpo do texto: tamanho 12 pontos;II- citações recuadas: tamanho 11 pontos; eIII- notas de Rodapé: tamanho 10 pontos;

e) símbolos: para símbolos não existentes nas fontesindicadas, pode-se utilizar as fontes Symbol e Wingdings;.

REDAÇÃO OFICIAL

a) Para autoridades cargo inferior para superior:Respeitosamente,

b) Para autoridades cargo superior para inferior ou de mesma hierarquia:

Atenciosamente, Obs.: Ficam excluídas dessa fórmula as comunicaçõesdirigidas a autoridades estrangeiras, que atendem a rito etradição próprios.

FECHO

É obrigatória apenas a partir da segunda página dacomunicação. Ela deve ser centralizada na página eobedecer à seguinte formatação:a) posição: no rodapé do documento, dentro da área de 2 cm da margem inferior; eb) fonte: Calibri ou Carlito.

NUMERAÇÃO DAS PÁGINAS

a) tamanho do papel: A4 (29,7 cm x 21,0 cm);b) margem lateral esquerda: no mínimo, 3 cm de largura;c) margem lateral direita: 1,5 cm;d) margens superior e inferior: 2 cm;e) área de cabeçalho: na primeira página, 5 cm a partirda borda superior do papel;f) área de rodapé: nos 2 cm da margem inferior dodocumento;

FORMATAÇÃO E APRESENTAÇÃO

g) impressão: a impressão pode ocorrer em ambas asfaces do papel. Nesse caso, as margens esquerda edireita terão as distâncias invertidas nas páginas pares(margem espelho);h) cores: os textos devem ser impressos na cor preta empapel branco, reservando-se, se necessário, a impressãocolorida para gráficos e ilustrações;


i) destaques: para destaques deve-se utilizar, sem abuso,o negrito. Deve-se evitar destaques com uso de itálico,sublinhado, letras maiúsculas, sombreado, sombra,relevo, bordas ou qualquer outra forma de formataçãoque afete a sobriedade e a padronização do documento;j) palavras estrangeiras: palavras estrangeiras devem sergrafadas em itálico;


k) arquivamento: dentro do possível, todos osdocumentos elaborados devem ter o arquivo de textopreservado para consulta posterior ou aproveitamentode trechos para casos análogos. Deve ser utilizado,preferencialmente, formato de arquivo que possa ser lidoe editado pela maioria dos editores de texto utilizados noserviço público, tais como DOCX, ODT ou RTF.


l) nome do arquivo: para facilitar a localização, os nomesdos arquivos devem ser formados da seguinte maneira:tipo do documento + número do documento + ano dodocumento (com 4 dígitos) + palavras-chaves doconteúdoOfício 123_2018_relatório produtividade anual


O memorando é a modalidade de comunicação entre

unidades administrativas de um mesmo órgão, que

podem estar hierarquicamente em mesmo nível ou em

nível diferente. Trata-se, portanto, de uma forma de

comunicação eminentemente interna.

MEMORANDO - DEFINIÇÃO

Pode ter caráter meramente administrativo, ou ser

empregado para a exposição de projetos, ideias,

diretrizes, etc. a serem adotados por determinado setor

do serviço público.

Sua característica principal é a agilidade. A

tramitação do memorando em qualquer órgão deve

pautar-se pela rapidez e pela simplicidade de

procedimentos burocráticos.

MEMORANDO - FINALIDADE

Para evitar desnecessário aumento do número de

comunicações, os despachos ao memorando devem ser

dados no próprio documento e, no caso de falta de

espaço, em folha de continuação. Esse procedimento

permite formar uma espécie de processo simplificado,

assegurando maior transparência à tomada de decisões,

e permitindo que se historie o andamento da matéria

tratada no memorando.


Quanto a sua forma, o memorando segue o modelo do

padrão ofício, com a diferença de que o seu destinatário

deve ser mencionado pelo cargo que ocupa. Exemplos:

Ao Sr. Chefe do Departamento de Administração

Ao Sr. Subchefe para Assuntos Jurídicos

MEMORANDO – FORMA E ESTRUTURA

* valor documental: certificação digital* forma (diagramação): flexível* campo assunto: preenchimento obrigatório* Local e data: desnecessários

CORREIO ELETRÔNICO (E-MAIL)

* Saudação inicial/vocativo:O texto dos correios eletrônicos deve ser iniciado por umasaudação. Quando endereçado para outras instituições, parareceptores desconhecidos ou para particulares, deve-se utilizaro vocativo conforme os demais documentos oficiais, ou seja,“Senhor” ou “Senhora”, seguido do cargo respectivo, ou“Prezado Senhor”, “Prezada Senhora”.

Senhor Coordenador,Prezada Senhora,


* Fecho: AtenciosamenteNão usar “Att.”, e de outros fechos, como “Abraços”,“Saudações”* A linguagem do texto dos correios eletrônicos deve serformal, como a que se usaria em qualquer outrodocumento oficial.


* Bloco de texto da assinaturaSugere-se que todas as instituições da administração públicaadotem um padrão de texto de assinatura. A assinatura do e-mail deve conter o nome completo, o cargo, a unidade, o órgãoe o telefone do remetente.

Maria da SilvaAssessoraSubchefia para Assuntos Jurídicos da Casa Civil(61)XXXX-XXXX


* Anexos: simObs.: a) A mensagem que encaminha algum arquivo deve trazerinformações mínimas sobre o conteúdo do anexo.

b) Antes de enviar um anexo, é preciso avaliar se ele érealmente indispensável e se seria possível colocá-lo no corpodo correio eletrônico.Deve-se evitar o tamanho excessivo e o reencaminhamento deanexos nas mensagens de resposta.


c) Os arquivos anexados devem estar em formatos usuais e queapresentem poucos riscos de segurança. Quando se tratar dedocumento ainda em discussão, os arquivos devem,necessariamente, ser enviados, em formato que possa sereditado.


* Sempre que necessário, deve-se utilizar recurso deconfirmação de leitura. Caso não esteja disponível, deveconstar da mensagem pedido de confirmação derecebimento;* Apesar da imensa lista de fontes disponíveis noscomputadores, mantêm-se a recomendação de tipo de fonte,tamanho e cor dos documentos oficiais: Calibri ou Carlito,tamanho 12, cor preta;


* Fundo ou papéis de parede eletrônicos não devem serutilizados, pois não são apropriados para mensagensprofissionais, além de sobrecarregar o tamanho da mensagemeletrônica;* A mensagem do correio eletrônico deve ser revisada com omesmo cuidado com que se revisam outros documentos oficiais;* O texto profissional dispensa manifestações emocionais. Porisso, ícones e emoticons não devem ser utilizados;


* Os textos das mensagens eletrônicas não podem ser redigidoscom abreviações como “vc”, “pq”, usuais das conversas nainternet, ou neologismos, como “naum”, “eh”, “aki”;* Não se deve utilizar texto em caixa alta para destaques depalavras ou trechos da mensagem pois denota agressividade departe do emissor da comunicação.


* Evite-se o uso de imagens no corpo do e-mail, inclusive dasArmas da República Federativa do Brasil e de logotipos do entepúblico junto ao texto da assinatura.* Não devem ser remetidas mensagem com tamanho total quepossa exceder a capacidade do servidor do destinatário.


ATA, OFÍCIO E MEMORANDO

Documents

Transcript of ATA, OFÍCIO E MEMORANDO