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As qualidades imprescindíveis para ser uma boaSecretária Executiva

Por Regi em 15/02/2011, 09:00

MOTIVAÇÃO  – A motivação é uma das técnicas gerenciais, muito presente no dia-a-

dia de uma SecretáriaExecutiva, pois, sendo essa, um elo entre a alta hierarquia e demais clientes internos, amotivação deve ser a base para uma atuação adequada e harmoniosa.A secretária pode atuar como agente motivador, transmitindo uma imagem positiva dasua área de atuação e promovendo o intercâmbio entre subordinados e chefias. Detalhes(aparentemente mínimos) como cumprimentar as pessoas; tratar a todos com igualdade,independente das diferenças culturais, sociais, econômicas, raciais e hierárquicas sãofatores essenciais para a motivação; além de, lembrar detalhes pessoais como data deaniversário; elogiar um bom trabalho realizado, contribui, sobremaneira, para amotivação das pessoas (elas se sentem lembradas, reconhecidas).

LIDERANÇA  – A liderança é mais uma das técnicas gerenciais. A secretária precisaconhecê-la para poder auxiliar seu gerente a praticá-la no dia-a-dia. Observamos queessa habilidade hoje faz parte do contexto pessoal e profissional de uma SecretáriaExecutiva. O líder é alguém que sabe o que precisa ser feito e como conseguir que seupessoal execute as tarefas, permanecendo motivados, em constante harmonia. O lídercompartilha, delega, mas não “manda”, por isso, sua postura diante dos funcionários já é

sempre positiva.

COMUNICAÇÃO  – A comunicação é um tributo essencial da atividade humana. Dela

depende o entendimento social, familiar e profissional. O êxito da empresa, da gerência,da Secretária, depende essencialmente da habilidade dos indivíduos se comunicarem. Acomunicação deve ser clara, objetiva e flexibilizada de acordo com a cultura de cadafuncionário, pois, para se concretizar uma comunicação é necessário que a mensagemenviada seja plenamente entendida e recebida pelo interessado.

ADMINISTRAÇÃO DO TEMPO  – A administração do tempo é nada mais, nadamenos, que se planejar e organizar sua rotina diária, a fim de que o trabalho sejadesenvolvido, sem afetar sua qualidade de vida, tanto pessoal, quanto profissional.Saber organizar-se utilizando o tempo de forma adequada e “eficaz” é um desafio que,

para muitos gerentes tem sido o objetivo prioritário nas organizações que inclusive,

dedicam por livre e espontânea vontade, várias horas em treinamento especializado noassunto, mesmo que as organizações não tenham ainda despertado totalmente para tal

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necessidade.É preciso administrar o próprio tempo e o do executivo também, tarefaárdua! A maioria dos treinamentos a respeito utilizam exercícios para serem feitos emparceria, pelo executivo e a Secretária.

RESPONSABILIDADE E DECISÕES  – As atividades de uma Secretária

ultimamente estão sendo enfatizadas pelo maior poder de decisão com que essasprofissionais vêm atuando nos mais diversos segmentos organizacionais. Aresponsabilidade está sendo exigida a cada trabalho executado e a participação nastomadas de decisões tem sido um verdadeiro desafio na carreira de uma Secretária, quevem respondendo satisfatoriamente às organizações.

INFORMÁTICA  – Além da sua contribuição estratégica, uma das ferramentasessenciais no trabalho de uma Secretária é a informática que, sem dúvida, proporcionainovação no trabalho Executivo/Secretária tornando-o mais ágil e eficiente, permitindo,assim, que encontrem mais tempo para outras atividades. A informática é um processoque possibilita novos desafios que motivam a profissional a acompanhar as novas

exigências da empresa por meio de cursos para dominar conhecimentos em diversasáreas. Assim, a evolução profissional é dinamizada, para atingir o novo status, e énecessário entender que Secretária é uma profissão e não apenas uma função. Éimprescindível estar sempre buscando o aperfeiçoamento e se atualizando em outrasáreas. As empresas buscam Secretárias empreendedoras e polivalentes, com perfil deassessora, e que não somente atendam aos executivos, mas também estejam interadasdas metas e resultados.

IMPORTÂNCIA DOS IDIOMAS  – Num mundo em que tudo gira em torno daglobalização é impossível esquecer a real importância de se dominar um segundoidioma. A língua mais imposta pelos países é o inglês, que deixou de ser apenasdesejável para ser imperativa, porém, hoje o idioma espanhol está dominando também,o mundo dos negócios. Aprender um novo idioma não é mais um diferencial de umuniverso restrito de pessoas, mas uma necessidade básica para profissionais que atuamnas mais diversas áreas e para quem está se preparando para ingressar no cada vez maiscompetitivo mercado de trabalho. Hoje, para se conseguir um bom emprego, énecessário ingressar numa faculdade, fazer um bom curso de idiomas ou mesmo umaviagem de intercâmbio ou estudos. Conhecer e aprofundar-se no inglês há temposdeixou de ser um privilégio de poucos para cair nas graças de muitos. Exigir fluência noidioma é uma prática comum em diversas empresas, devido à internacionalização dosmercados mundiais, que transformou o inglês numa língua universal. O mercado

atualmente considera requisito básico, no momento da contratação, que o candidatodomine o inglês e, se possível, conheça um outro idioma, como espanhol ou alemão, porexemplo.

E, para terminar, o bom humor! Essa profissional tem tarefas intermináveis, mas estásempre cumprindo suas responsabilidades com um sorriso nos lábios, e sempre dispostaa trabalhar mais e mais! Isso com certeza é mais uma qualidade muito relevante, poiscumprir suas funções e manter-se motivada é para poucas!

Boa semana de trabalho meninas! Continuem exercitando suas habilidades de supersecretárias executivas!

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