As Piores Praticas Em Business Intelligence Razoes Para o Sucesso Das Aplicacoes de Bi Onde as...

As Piores Práticas em Business IntelligenceRazões para o sucesso das Aplicações de BI onde asFerramentas de BI falham

Um White Paper

de Kevin R. QuinnVice-presidente para o Marketing de Produtos

Kevin R. Quinn é o Vice-presidente para o marketing de produtos daInformation Builders. Kevin tem mais de 24 anos de experiência naconcepção e implementação de soluções de Business Intelligence eIntegração de Dados Empresariais. Escreveu e publicou muitos artigos eresultados de estudos sobre arquitectura de informação estratégica.

Nas várias funções que ocupou na Information Builders, Kevin temajudado empresas de todo o mundo a criar estratégias dedesenvolvimento de informação que as ajudam a acelerar a tomada dedecisões e a melhorar o seu desempenho como empresas. Trabalhou comempresas globais para implementar boas práticas que lhes permitiramdesenvolver-se com sucesso.

Kevin formou-se no Queens College em Informática.

Kevin R. Quinn

Transformar fracassos em sucessos

Pior Prática #1: Assumir que o utilizador médio tem conhecimentos e tempo para usarferramentas de BI

Não conhecer bem o verdadeiro utilizador final

Demasiado para muito poucos

É uma questão de tempo

Argumentos de facilidade de utilização

Indivíduos destacados para as tarefas de BI e as múltiplas versões da realidade

A solução

Pior Prática #2: Permitir que o Excel se torne a plataforma de BI usada por todos

Processo manual e sujeito a erros

O impacto dos dados errados

A criação de “spreadmarts”

A solução

Pior Prática #3: Assumir que o Data Warehouse resolve todos os requisitos de acesso a dados e fornecimento de informação

Não avaliar correctamente a necessidade de um Data Warehouse

A solução

Pior Prática #4: Seleccionar uma Ferramenta de BI sem ter identificado uma necessidade específica

A solução

O antídoto está nas suas mãos

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Índice

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O software de Business Intelligence (BI) surgiu como resposta à necessidade de obter informaçãorigorosa e de forma atempada para apoiar os decisores empresariais. O software de BI começou asurgir nas décadas de 70 e 80, na forma de aplicações em COBOL e relatórios só com texto, eevoluiu para o actual mercado complexo de ferramentas e plataformas. Existem várias ferramentaspara desenhar relatórios, fazer queries ad-hoc e para processamento analítico online (OLAP), masas plataformas de BI combinam estas ferramentas com bases de dados, portais e tecnologias deintegração para proporcionarem aplicações de BI sofisticadas. Enquanto o COBOL exigia oenvolvimento de profissionais das TI e meses para gerar um simples relatório, as soluções de hojejá são concebidas para os utilizadores comuns das empresas e são capazes de gerar relatórios emtempo real. Com tudo isto, porque será que muitas organizações ainda sentem que as suasnecessidades de acesso a informação e geração de relatórios não estão satisfeitas?

O software de BI – ferramentas, plataformas e aplicações – tem um grande potencial para ajudaras organizações a aceder com rapidez às informações de que necessitam para tomarem decisõesinformadas e, em última análise, alcançarem os seus objectivos empresariais. No entanto, tal comoacontece com qualquer outra tecnologia, o sucesso do BI depende muito da implementação, dadivulgação e das práticas de utilização.

Quando procuramos o que conduziu a resultados medíocres, ou mesmo fracassos completos¹,encontramos muitos factores comuns que apelidamos de “piores práticas”. Estas são as principaispiores práticas em BI:

■ Assumir que o utilizador médio tem conhecimentos e tempo para usar ferramentas de BI

■ Permitir que o Excel se torne a “plataforma” de BI usada por todos

■ Assumir que o Data Warehouse resolve todos os requisitos de acesso a dados e fornecimentode informação

■ Seleccionar uma ferramenta de BI sem ter identificado uma necessidade específica

Estas piores práticas colocam as empresas no caminho certo para o fracasso em BI. E encontramo-las aplicadas repetidamente nas, supostamente, melhores e mais brilhantes empresas do mundo.Estas piores práticas costumam ser o resultado de querer utilizar a tecnologia mais recente, semqualquer ponderação baseada em conhecimentos práticos e experiência.

Este artigo, escrito com o intuito de ajudar empresas a aprender com os erros de outras, dá umaboa visão destas quatro piores práticas em BI. Inclui também algumas orientações que podemajudar a evitar e/ou ultrapassar as piores práticas para permitir que as empresas possam usufruirdo verdadeiro poder do BI. Após ler este artigo, o leitor ficará a compreender bem como podeevitar o fracasso em BI e fazer com que as suas iniciativas no âmbito do BI tenham sucesso.

1 Information Builders

Transformar fracassos em sucessos

1 O fracasso pode ser definido como uma despesa considerável com pouco ou nenhum retorno do investimento.

2 As Piores Práticas em Business Intelligence

As ferramentas de BI – desenho de relatórios, queries ad-hoc e ferramentas de OLAP – fornecemum serviço valioso e podem desempenhar um papel vital na estratégia de BI de uma empresa. No entanto, não são o que os utilizadores comuns das empresas necessitam. Estes utilizadoresprecisam de informação dinâmica e prontamente disponível, que os apoie na tomada dedecisões. É certo que as ferramentas de BI oferecem a capacidade de tratar informação, mas sãodemasiado complexas para a maioria dos utilizadores comuns das empresas.

Infelizmente, o mercado de aplicações destinadas ao utilizador final encontra-se inundado compublicidade enganosa, tendo-se chegado ao ponto de afirmar que “as ferramentas de BI são paratodos”. As ferramentas actuais de BI são apresentadas como sendo destinadas ao utilizadorcomum porque já não requerem programação específica ou conhecimentos de bases de dados.Usam interfaces gráficas com facilidades drag-and-drop (arrastar e largar) e permitem quequalquer pessoa interrogue bases de dados e obtenha resultados bem formatados. Mas o facto éque, mesmo com todos estes avanços, estas ferramentas ainda são demasiado complexas paraque o utilizador final médio as consiga incorporar nas suas rotinas diárias.

Além disso, apenas alguns utilizadores comuns estão envolvidos em processos de tomada dedecisão no âmbito do BI. O resultado é a necessidade de simplicidade acabar por sernegligenciada e as ferramentas de BI serem impostas pelos responsáveis das TI e pelos utilizadoresmais avançados de cada departamento – uma receita infalível para o fracasso.

Não conhecer bem o verdadeiro utilizador finalO primeiro, e talvez o mais prejudicial, erro que as organizações cometem quando avaliam assoluções de BI disponíveis no mercado é não incluírem os utilizadores comuns no gruporesponsável pela selecção. Isto é pouco sensato porque os utilizadores comuns serão os principaisutilizadores da solução, mas acontece com muita frequência.

Na maior parte dos casos, a origem do fracasso da estratégia de BI está no próprio gruporesponsável pela selecção da ferramenta. Por um lado reconhece-se a necessidade de osutilizadores comuns terem uma ferramenta de BI. Por outro, o grupo de selecção é normalmentecomposto apenas por responsáveis das TI e utilizadores avançados que sabem utilizar asferramentas mais complexas. Os indivíduos com competências deste nível tendem a procurarferramentas dotadas de muitas características e funcionalidades avançadas e dão pouca atenção àfacilidade de uso em termos globais. Por outras palavras, o grupo responsável pela selecçãocostuma representar apenas as necessidades de uma pequena parte do conjunto total deutilizadores.

Quando os utilizadores comuns são excluídos do processo de selecção da solução, a suanecessidade de ter algo que seja simples é totalmente ignorada. O resultado é uma decisão válidaapenas para os utilizadores mais avançados. Depois, o que acontece é que 90% das ferramentasadquiridas para todos os utilizadores usarem acabam como “shelfware” (software na prateleira).

Pior ainda, até os próprios utilizadores avançados, que compreendem bem as ferramentas,acabam por perder horas e horas de trabalho para criar um simples relatório. Não deve havermuitas pessoas que possam perder muito tempo de cada vez que precisam de algumainformação, quanto mais ter de atender aos pedidos de informação feitos pelos colegas que têmmenos conhecimentos técnicos.

Pior Prática #1: Assumir que o utilizador médio temconhecimentos e tempo para usar ferramentas de BI

Information Builders3

Demasiado para muito poucosNo âmbito do BI, o desenho de relatórios, os queries ad-hoc e as ferramentas de análise OLAPpodem ter centenas ou milhares de particularidades. Embora a interface para o utilizador costumeser simples, é impossível escapar à complexidade dos próprios dados. Até o mais simples caso deData Warehouse pode ter centenas de colunas de dados e os sistemas mais complexos commilhares de colunas não são pouco frequentes. Quando um utilizador comum se vê frente a umespaço de trabalho em branco, milhares de colunas de dados e centenas de funções disponíveis,a complexidade é inerente. “Por onde começo?” costuma ser a primeira pergunta, logo seguida de“Não tenho tempo para isto!” ou “Desisto!”.

A pirâmide de utilizadores segundo as suas capacidades é algo já muito discutido e bem assentena maior parte das organizações. A versão mais simples da pirâmide, apresentada em baixo,demonstra que 90% dos utilizadores da maior parte das organizações se enquadra na classe deutilizadores comuns não técnicos, o que significa que apenas 10% são suficientemente avançadospara conseguirem utilizar uma ferramenta de BI.

Figura 1: É do domínio comum que 90% dos funcionários que lidam com informação na maior partedas empresas podem ser classificados como utilizadores comuns não técnicos.

O que a pirâmide não mostra é que a maior parte dos executivos e gestores de topo, que sãogeralmente os principais decisores estratégicos, se encontram na parte inferior, ou seja, sãoutilizadores não técnicos.

É uma questão de tempoEm algumas situações, os executivos e gestores de topo têm conhecimentos técnicos suficientespara usar a ferramenta de BI, mas, mesmo quando isto acontece, acabam por não ter tempo paratrabalhar com ela ou para explorar os repositórios de dados e produzir a informação de quenecessitam. Para obter a informação de que necessitam, a maior parte das pessoas precisa deformas mais fáceis e rápidas do que as proporcionadas por uma simples ferramenta de BI.

Utilizadores Avançados

10%

Utilizador Empresarial Não Técnico90%

Argumentos de facilidade de utilizaçãoO que será que leva tantas empresas a avaliar, adquirir e implementar ferramentas de BI parautilizadores além dos mais avançados, os do topo da pirâmide? Há várias explicações para isto.Como já se mencionou acima, o verdadeiro utilizador final costuma ser excluído do grupo deselecção. Por outro lado, os fornecedores de ferramentas de BI apregoam injustificadamente que“É tão fácil que qualquer um pode utilizar; e todos deveriam utilizar!”. Depois, temos os gestores deTI sobrecarregados com pedidos de informações e cada vez mais desejosos de se libertar dessastarefas, o que os torna vulneráveis a esta abordagem “ferramentas de BI para todos”.

Numa determinada situação, uma chefe de projecto disse que a sua organização tinha em curso aimplementação de uma ferramenta de BI e que todos os pedidos de informações seriam ad-hoc.Quando lhe perguntaram se acreditava mesmo que era isso que os seus utilizadores queriam, aresposta foi um categórico “Sim!”. Seguido de “Foi assim que interpretámos o que eles querem.”. O problema desta situação é o facto de a líder de projecto estar a tomar uma decisão com basenum resultado final desejado, mas praticamente sem ter em conta o processo necessário paraalcançar o resultado final, nem se preocupando com a forma como os utilizadores finais acolherãoo processo.

Obviamente, os projectos que nascem assim nunca se concretizam. A maior parte dos utilizadoresnunca utiliza as ferramentas porque elas são demasiado complexas. Em vez disso, continuam apedir informação ao departamento de TI ou aos colegas mais versados. E é claro que a informaçãode que necessitam lhes vai chegando a passo de caracol.

Ralph Kimball, um perito em Data Warehousing, explica isto de forma muito clara no seu livro The Data Warehouse Toolkit, 2.ª Edição. Ele afirma o seguinte: “As ferramentas de queries ad-hoc, por muito poderosas que sejam, apenas são compreendidas e utilizadas com eficácia por umapequena percentagem dos potenciais utilizadores dos repositórios de dados das empresas.”.

Indivíduos destacados para as tarefas de BI e as múltiplas versões da realidadePor vezes, encontramos ferramentas de BI implementadas com relativo sucesso em algunsdepartamentos. Isto costuma significar que o departamento identificou alguns utilizadoresavançados que se tornam os peritos locais em ferramentas de BI e dos quais o departamentopassa a depender. Estes utilizadores utilizam a ferramenta de BI pelos restantes colegas e passam aser responsáveis pela criação e distribuição da informação no seu departamento. Nestas situações,surge depois uma outra questão: a inconsistência entre as respostas geradas por cada um dosutilizadores avançados, ou seja, as múltiplas versões da realidade.

As múltiplas versões da realidade aparecem quando duas ou mais pessoas aplicam métodos efunções diferentes para obter informação e chegam a conclusões diferentes. Quando istoacontece, o problema esta na dificuldade de determinar qual das conclusões está correcta, se éque alguma está.

O trabalho que os utilizadores avançados fazem com ferramentas de BI não passa por umcontrolo de qualidade rigoroso como o de um departamento de TI. O trabalho deles com aferramenta é normalmente não auditável. Nestas circunstâncias, paira a dúvida sobre a validadedo sistema de informação, da ferramenta de BI e do próprio Data Warehouse.

As Piores Práticas em Business Intelligence4

Válidos ou não, o certo é que muitas empresas confiam mais nos relatórios operacionais gerados etestados por profissionais das TI. Muitas duvidam da informação ad-hoc pura criada com umaferramenta de BI devido à possibilidade de variações e inconsistências.

A soluçãoAs organizações necessitam de soluções de BI que sejam fáceis de utilizar por todos osutilizadores, sobretudo pelos que se encontram na parte inferior da pirâmide de capacidades deutilização. Precisam também de uma solução que reduza as possibilidades de existirem “múltiplasversões da realidade”, o que só se consegue com o acesso a uma fonte comum de informação daempresa e com métodos standard de geração de relatórios. Uma plataforma de BI é a resposta atodos estes requisitos.

Uma plataforma de BI pode tirar partido de ferramentas de BI e utilizá-las em conjunto com outrastecnologias, incluindo bases de dados, integração de dados e portais, no sentido de proporcionaruma solução integral para um problema específico ou para um conjunto de problemas daempresa. É a esta solução final que chamamos Aplicação de BI. As plataformas de BI sãoimplementadas por profissionais das TI, mas o seu resultado final (a aplicação de BI) destina-se atodos os utilizadores comuns.

De algum modo, as organizações foram levadas a acreditar que as plataformas de BI sãodemasiado complexas para as suas necessidades. Mas não poderiam estar mais longe da verdade.Se consideramos a integração de dados, o warehousing e os custos da formação dos utilizadoresfinais associados às ferramentas de BI, percebemos que uma aplicação de BI construída sobre umaplataforma de BI implica tempos de implementação semelhantes aos de uma ferramenta de BI. E temos a vantagem de os utilizadores acolherem bem as aplicações de BI fáceis de utilizar nassuas rotinas diárias, o que é talvez o factor de sucesso mais crítico em qualquer implementação. É por isso que as plataformas de BI têm muito mais sucesso do que as ferramentas de BI.

A verdade é que a maior parte dos utilizadores comuns não técnicos consegue aceder àinformação através de uma aplicação de BI, que é muito mais fácil de utilizar do que asferramentas de BI. As aplicações de BI tiram partido das tecnologias de geração de relatórios, dosbrowsers da web e até do correio electrónico para tornarem a informação acessível a estesutilizadores comuns num ambiente confortável e fácil de utilizar.

Por exemplo, as actuais aplicações de BI baseadas em parametrizações proporcionam umainterface web simples que permite que os utilizadores “naveguem” até ao relatório de quenecessitam, como se procurassem um artigo no eBay ou um livro na Amazon. As aplicações de BIpermitem que os utilizadores personalizem os relatórios facilmente através da selecção de opçõesem menus pendentes e outras acções em tudo semelhantes ao que fariam para preencher umformulário de qualquer encomenda online.

O WebFOCUS da Information Builders, uma plataforma de Business Intelligence, foi concebidoespecificamente para permitir que os programadores criem exactamente este tipo de aplicações,como ilustrado na Figura 2.

Ralph Kimball disse também o seguinte: “É muito provável que a maior parte dos utilizadoresaceda de facto aos dados se puder fazê-lo através de aplicações analíticas pré-construídas ebaseadas em parametrizações. Entre 90 e 95% dos potenciais utilizadores serão servidos por


estas aplicações pré-construídas, que são basicamente modelos concretizados que não pedem aoutilizador que construa queries relacionais directamente.”.

Figura 2: Uma aplicação de BI baseada em WebFOCUS.

A Information Builders usa uma abordagem de “ad-hoc guiado” como fundação das suasaplicações de Business Intelligence. Esta abordagem combina funcionalidades sofisticadas com afacilidade de uso para permitir que os utilizadores criem os seus próprios relatórios sem teremgrandes conhecimentos técnicos, nem necessidade de utilizar uma ferramenta complexa. Istotorna o Business Intelligence utilizável por utilizadores não técnicos, conduzindo-os até àsrespostas de que necessitam.

As aplicações WebFOCUS baseiam-se nesta navegação ad-hoc guiada. (Ver Figure 2) O WebFOCUSpermite que os programadores criem filtros, campos de introdução de dados e modelos derelatórios que os utilizadores comuns podem facilmente personalizar através dos campos deintrodução de dados. Resultado: um único relatório baseado em parametrizações, que oferecemilhares de possibilidades sem exigir que o utilizador final saiba utilizar uma ferramenta de BI.

O WebFOCUS também faculta a capacidade de cada formulário incluir uma opção desubscrição/agendamento. Aproveitando um browser da web e a opção de subscrição, osutilizadores podem pedir que lhes sejam enviadas por e-mail actualizações dos relatórios deinformação de criarem. Em termos globais, isto reduz a complexidade e o tempo despendido acriar relatórios e obter informação, assim como melhora os níveis de adopção da aplicação porparte dos utilizadores não técnicos.

Com combinações de parâmetros, o ambiente flexível de geração de relatórios do WebFOCUSgarante que os programadores nunca se verão sobrecarregados com pedidos de criação de novosmodelos de relatórios. Além disso, os programadores têm a possibilidade de organizar os váriosrelatórios e formulários de introdução de parâmetros num portal de navegação simples, de formaa proporcionarem simplicidade, flexibilidade e capacidades de personalização aos utilizadorescomuns, ou seja, tudo aquilo de que eles necessitam para incorporarem o BI nas suas rotinas de trabalho.


O Excel é talvez a “ferramenta de BI” mais usada no mundo. Ainda que muitos o considerem“apenas uma folha de cálculo”, o facto é que muitas organizações têm os seus relatóriosfinanceiros em Excel. Em boa verdade, o Excel prospera na ausência de verdadeiras aplicações deBI. Mas o Excel não passa de uma ferramenta de BI, na melhor das hipóteses. Além de todos osproblemas inerentes às ferramentas de BI, já mencionados na secção anterior, o Excel introduz osseus próprios problemas específicos.

A beleza do Excel está na interface extremamente simples que faculta funções muito utilizadas,como cálculos, apresentações e visualizações de dados numéricos. Como os utilizadores comunsnecessitam destas funcionalidades com tanta frequência, o Excel, parte integrante do MicrosoftOffice, encontra-se instalado em praticamente todos os computadores de secretária e portáteis domundo, bem como em muitos dispositivos móveis. Tornou-se um utilitário padrão que éfornecido a quase todos os funcionários que lidam com informação, logo no seu primeiro dia de trabalho.

Processo manual e sujeito a errosO Excel pode ser de grande utilidade para os utilizadores comuns nas empresas, mas a realidade éque potencia o caos em termos de qualidade e consistência da informação. E isto pode causargrandes danos, sobretudo em sectores sujeitos e regulamentos severos e obrigados a estarsempre em conformidade com a legislação. Considere o seguinte cenário, muito comum:

■ Os analistas de uma empresa desenvolvem um conjunto de folhas no Excel para apoiar asdecisões operacionais quotidianas inerentes às suas funções.

■ Satisfeitos com a autonomia e com a análise sofisticada que o Excel lhes permite ter, decidempartilhar essas inovações com colegas. Por sua vez, estes colegas resolvem modificar a lógicadas folhas de cálculo e ligam-nas aos seus próprios repositórios de informação.

■ Com o passar do tempo, propagam-se pela organização folhas de cálculo isoladas, com dadosprovenientes de múltiplas folhas de cálculo de qualidade duvidosa, e os executivos dão por elesa tomar decisões com base em dados questionáveis e dos quais ninguém conhece o rasto.

Neste cenário, a empresa enfrenta uma reprovação em qualquer auditoria que seja feita àinformação e aos números das folhas de cálculo (os seus “relatórios”), seja uma auditoria interna ouuma auditoria exigida por uma entidade reguladora. Paralelamente a tudo isto, o departamentode TI continua a manter os dados operacionais completos, auditáveis, salvaguardados e nãoadulterados pela comunidade de utilizadores do Excel.

O impacto dos dados erradosO Excel nunca foi pensado para ser uma ferramenta de BI. E o problema não está no Excel, massim no seu uso como ferramenta de BI. Muita da informação que se pode encontrar em folhas doExcel foi lá colocada por processos manuais, obviamente sujeitos a erros. Isto é algo que nuncadeve acontecer em BI. As aplicações de BI devem utilizar apenas dados provenientes de fontesfiáveis e de total confiança.

Num determinado relatório, foi dito que 7% de todos os dados existentes em folhas de cálculo doExcel estão errados. O impacto deste cenário tem sido bem visível recentemente em muito casosbem divulgados de erros no Excel que custaram milhões de dólares a muitas empresas.

Pior Prática #2: Permitir que o Excel se torne a plataformade BI usada por todos


No ano passado, o Grupo Europeu de Interesse no Risco das Folhas de Cálculo (EuropeanSpreadsheet Risk Interest Group), uma organização que analisa e quantifica o custos dos erros emfolhas de cálculo a nível mundial, divulgou várias situações. Estas são algumas delas:

■ A delegação de Minneapolis de um auditor público declarou uma variação percentual erradaem saldos de fundos não reservados; um analista definiu uma fórmula numa coluna de umafolha de cálculo em que dividiu a diferença entre os saldos de 2003 e 2004 pelo total de 2004,em vez de ser pelo total de 2003.

■ Uma auditoria de Housing and Urban Development (Habitação e Desenvolvimento Urbanístico,nos EUA) revelou que uma autoridade habitacional local tinha de pagar mais de 200.000 dólarespara cobrir as despesas em que incorreu por ter pago quantias excessivas a senhorios devido aum erro de introdução de dados.

■ No estado do Nevada, um orçamento municipal para 2006 foi desenvolvido com base numacópia do orçamento do município para 2005; no final de 2005, descobriu-se um erro de5 milhões de dólares no fundo para águas e saneamento; na correcção do problema relativo aáguas e saneamento, foram descobertos e corrigidos outros erros.

■ Uma conhecida empresa de equipamentos de imagem para o sector médico e para o consumogeral teve de corrigir os seus prejuízos de terceiro trimestre em 9 milhões de dólares; anunciouque o ajuste foi necessário porque tinham sido colocados demasiados zeros no provimento deuma indemnização a um funcionário, numa folha de cálculo; o director financeiro da empresacaracterizou a situação como sendo uma “deficiência no controlo interno”.

A criação de “spreadmarts”Outro fenómeno único criado pelo Excel são os chamados “spreadmarts” - mercados de folhas decálculo. Quando os utilizadores acumulam individualmente os seus próprios repositórios de dados“de confiança” nas suas folhas de cálculo pessoais, ao ponto de se tornarem uma fonte de dadoscrítica, isso torna-se um “spreadmart”. Um “spreadmart” é um repositório de dados, sem segurançaou regulação, nas mãos de um utilizador que raramente faz cópias de segurança dos seus dados eque pode abandonar as suas funções de um momento para o outro. Um único utilizador destetipo pode não ser um problema, mas quando imaginamos a acumulação de centenas deutilizadores com os seus próprios repositórios de dados não regulados, a coisa torna-se séria.

O Excel e ou os “spreadmarts” criados com o Excel são muitas vezes considerados o pior pesadelodos departamentos de TI. É assim sempre que um executivo de topo compreende os perigos dos“spreadmarts” e incumbe o departamento de TI de intervir e pôr ordem nos dados e no ambientepara, de alguma forma, regular, automatizar e resolver o caos. Por estas e por outras, já se debateuem muitos departamentos de TI se o Excel era uma ferramenta de produtividade ou deantiprodutividade.

A soluçãoTentar impedir que os analistas utilizem o Excel é como tentar impedir a água desça por umaencosta. Não vai acontecer. O que se pode fazer é minimizar o trabalho manual feito no Excel eevitar a acumulação de dados críticos em folhas de cálculo pessoais.

Uma forma de o conseguir é transformar o Excel num visualizador de BI, deixando de ser uma ferramenta de BI. Se as aplicações em Excel forem alimentadas com dados precisos,


pré-formatados e pré-calculados, o utilizador terá pouco ou nenhum trabalho para obter osresultados de que necessita. E se este processo for automatizado, então os dados podem existirapenas numa fonte segura e regulada, como um Data Warehouse ou outro sistema de informaçãooperacional, e apenas fornecidos a aplicações em Excel mediante pedido expresso.

O WebFOCUS da Information Builders oferece duas opções que ajudam bastante na resoluçãodeste problema:

■ Geração automática de relatórios em formato Excel

■ Actualização automática (ou refrescamento) de folhas de cálculo e aplicações do Excel comdados precisos e regulados provenientes de qualquer fonte de dados ligada ao sistema

Ambas as opções limitam a quantidade de trabalho manual executado no Excel, diminuem oserros nos dados e reduzem a acumulação de folhas de cálculo pessoais. E convém não esquecerque estas opções trazem ainda a vantagem de melhorar a produtividade dos analistas.

As figuras 3 e 4 mostram como o WebFOCUS dá a possibilidade de qualquer relatório ser gerado(a pedido do utilizador) na forma de uma folha de cálculo do Excel. A figura 3 mostra o formulárioem que o utilizador define os parâmetros do relatório e pede que o mesmo seja gerado emformato Excel. A figura 4 mostra o relatório resultante do pedido, em formato Excel.

Figura 3: Opção de exportação para o Excel numa aplicação de BI baseada no WebFOCUS.

Figura 4: Relatório exportado para o Excel a partir de uma aplicação de BI baseada no WebFOCUS.


Um dos argumentos-chave a favor do WebFOCUS, que não é visível nas figuras 2 e 3, é a traduçãoautomática dos cálculos e subtotais do relatório para cálculos e somatórios do Excel. Esta funçãoessencial não está presente na maioria das restantes ferramentas de BI. Quando esta função não éfornecida pela ferramenta, o utilizador é forçado a criar os cálculos e somatórios manualmente,voltando a haver possibilidade de ocorrência de erros. Com o WebFOCUS, o utilizador podesimplesmente utilizar a folha de cálculo como lhe foi fornecida, o que reduz o tempo de trabalho,o esforço e os erros.

Muitas pessoas argumentam que as aplicações do Excel são muito mais do que apenas relatórios.Há sítios onde os analistas planeiam orçamentos e experimentam cenários financeiros comaplicações do Excel. A Information Builders está consciente do valor que o Excel representa paramuitos sectores industriais e para muitos tipos de desafios empresariais. Foi com isso mesmo emmente que concebemos o WebFOCUS para trabalhar com o Excel, não para acabar com o usodele. O valor acrescentado que o WebFOCUS oferece é a eliminação dos processos de introduçãode dados propensos a erros e a eliminação dos repositórios de dados individuais, que são factoresque colocam as empresas em risco de violar os regulamentos relativos à exactidão edisponibilidade dos dados (Sarbanes-Oxley Act de 2002 nos EUA).

O WebFOCUS não pretende eliminar o Excel da vida profissional dos funcionários das empresas.Pelo contrário, permite que as folhas de cálculo do Excel sejam actualizadas ou refrescadas comdados actualizados, directamente a partir da aplicação ou base de dados central. Posto de formasimples, o WebFOCUS torna o Excel mais seguro e menos propenso a erros, ao mesmo tempo quepermite que os utilizadores continuem a trabalhar no seu ambiente preferido.


Esta pior prática é complexa. Os Data Warehouses são uma parte muito importante dastecnologias de informação e um componente crítico de muitos sistemas analíticos. Assim sendo, oproblema não está no Data Warehouse. A pior prática acontece quando um Data Warehouse évisto como a solução para todos os problemas relacionados com a informação ou quando seespera que a disponibilidade do Data Warehouse conduza os utilizadores comuns à informação.

Na realidade, nem todas as aplicações de BI requerem um Data Warehouse. Muitas aplicações de BItiram mais partido das tecnologias de integração e de portais, que permitem que os dados semantenham onde sempre existiram e se limitam a tratá-los conforme for necessário. Infelizmente,muitas organizações não conseguem determinar correctamente se um Data Warehouse é ou não amelhor solução para o seu problema e enveredam pela via do Data Warehouse de qualquer forma.

Não avaliar correctamente a necessidade de um Data WarehouseÉ frequente ver-se empresas a iniciar um projecto de Data Warehouse antes de terem umasolução de BI, ou até antes de identificarem as suas necessidades em termos de informação.Depois, acabam por ver que tiveram mais uma despesa e não resolveram qualquer problema.Quando ocorre uma situação destas, as empresas vêem os seus custos operacionaisimediatamente aumentados.

As organizações apressam-se muitas vezes na criação de Data Warehouses por razões que não sãointeiramente válidas, como as seguintes:

■ Porque a minha solução de Business Intelligence precisava dele e não por fazer sentido para oproblema da empresa.

■ Porque preciso de obter dados de mais do que uma aplicação, o que torna o Data Warehousenecessário.

■ Precisei de um Data Warehouse porque todos os sistemas de informação requerem um.

Construir um Data Warehouse por estas razões pode levar automaticamente à redução dadisponibilidade dos dados e ao aumento do custo global do sistema. Segundo alguns dosanalistas mais conceituados nesta área, a integração e a movimentação de dados (DataWarehousing) pode consumir até 80% do custo de uma implementação de BI. Dito de formasimples, os Data Warehouses não devem ser implementados sem que haja uma boa compreensãodo problema da empresa que é suposto eles ajudarem a resolver. Todas as decisões relativas aData Warehouses devem apoiar-se em investigação rigorosa.

A soluçãoHá muitas formas de integrar dados existentes em bases de dados e aplicações, que permitemcolocar a informação importante atempadamente nas mãos dos utilizadores comuns. Cadaproblema e/ou processo de uma empresa deve ser bem analisado até se determinar qual é o tipode ferramenta de acesso à informação, Data Warehouse ou outro, que constitui a melhor solução.

O importante é não esquecer que se deve começar pela identificação do método de integração eacesso à informação mais adequado para as necessidades em questão, sem assumir de imediatoque um Data Warehouse deve ser a solução antes de avaliar todas as opções.

Pior Prática #3: Assumir que o Data Warehouse resolve todosos requisitos de acesso a dados e fornecimento de informação


O WebFOCUS da Information Builders disponibiliza pelo menos sete formas de integração eacesso a dados para resolver qualquer problema específico de uma empresa. Esta lista mencionaquatro métodos muito utilizados, de baixo custo e capazes de proporcionar aos utilizadores dasempresas um acesso mais rápido à informação do que conseguiriam com um Data Warehouse.

■ Acesso a dados operacionais, que proporciona geração de relatórios directamente a partir dasaplicações operacionais ou de uma cópia dos dados operacionais.

■ Data Warehouses infiltrados (“Trickle-feed”) ou quase em tempo real, que capturam os dadosdas transacções e os colocam num Data Warehouse no momento da transacção.

■ Alertas transaccionais, que geram informação e a fornecem directamente ao utilizador combase em informação transaccional dependente do tempo.

■ Geração de relatórios associada a serviços web, que combina informação de fontes internas ouexternas disponibilizada através serviços web para criar relatórios que podem ser enviadosdirectamente para os utilizadores das empresas.

Identificar a melhor solução para as necessidadesAs organizações devem avaliar cuidadosamente o seu problema específico e todas as soluçõespossíveis. Só assim conseguirão resolver o problema da melhor forma. Considere os seguintesexemplos em que as soluções de Business Intelligence não necessitam de um Data Warehousetípico.

Exemplo A: Uma grande companhia aérea verificou a existência de problemas na manutençãodos assentos, mais precisamente longos períodos de tempo sem manutenção. Este problema estava a impedir que a transportadora vendesse esses lugares nos seus voos e,consequentemente, a reduzir as receitas e a rentabilidade. A informação de que a companhiaaérea necessitava para acelerar a reparação dos assentos encontrava-se distribuída por trêsaplicações diferentes e essa informação teria de ser disponibilizada em tempo real durante amanutenção de cada avião.

À primeira vista, poderia parecer que a integração dos dados das três aplicações diferentes num Data Warehouse poderia ser uma solução. No entanto, não foi necessário enveredar por uma iniciativa de desenvolvimento de um Data Warehouse complexo, dispendioso e muitoconsumidor de tempo. Neste caso particular, a Information Builders identificou que bastava umúnico relatório para resolver o problema. Utilizou-se o WebFOCUS para construir um relatório quecombinou os dados dos seguintes sistemas: sistema da manutenção dos aviões, onde seencontrava a informação sobre os problemas em assentos e outros; sistema de inventário depeças, que detinha a informação da localização das peças necessárias para as reparações (isto é,em que armazém de peças e em que aeroporto as peças se encontravam); e, por fim, o sistemadas rotas dos aviões, que detinha a informação relativa às próximas escalas dos aviões paramanutenção e que foi utilizada para permitir que as peças fossem disponibilizadas o maisrapidamente possível para o local onde seriam necessárias. Com este relatório, a companhia aérea tem agora a capacidade de tratar dos problemas de manutenção de uma forma célere,aumentando as vendas de lugares e melhorando a rentabilidade.


Exemplo B: Uma empresa de telecomunicações tinha informação relativa aos clientes dispersapor cinco sistemas diferentes. Sempre que um cliente interagia com esta empresa, essainformação poderia ser enviada e armazenada em qualquer um dos cinco sistemas. A empresa tinha um Data Warehouse que acumulava dados dos cinco sistemas durante a noite.No entanto, tornou-se claro que os dados existentes no Data Warehouse estavam muitas vezesdesactualizados, o que causava grandes problemas aos serviços de apoio ao cliente.Consequentemente, as chamadas telefónicas tinha de ser transferidas entre operadores do serviçode apoio ao cliente, dado que cada operador apenas sabia trabalhar e podia aceder a um doscinco sistemas diferentes de informação operacional. Este esquema provocada atrasos naresolução dos problemas, afectava negativamente a imagem da empresa perante os clientes eresultava em custos de assistência mais elevados.

Neste caso, já existia um Data Warehouse, mas por qualquer razão não estava a cumprir oobjectivo pretendido. Para resolver esta situação, utilizou-se a tecnologia de integração doWebFOCUS para criar um Data Warehouse “trickle-feed” ou infiltrado. A solução consistiu emcolocar a tecnologia de monitorização do WebFOCUS a interceptar todas as transacções comdestino a qualquer um dos cinco sistemas de informação operacional. Em seguida, a informaçãoenriquecida era adicionada a um novo Data Warehouse em tempo real.

Esta solução deu a cada operador do serviço de apoio ao cliente uma visão completa dos dadosrelativos a cada cliente. A informação passou a estar disponível no período de cinco minutos apósqualquer interacção com um cliente, numa aplicação de relatórios desenvolvida com oWebFOCUS.

Identificar quando os Data Warehouses fazem sentidoComo já se disse, o problema não é o Data Warehouse em si, mas sim determinar se hánecessidade de construir um. O desafio é ser-se capaz de identificar se um Data Warehouseajudará mesmo a resolver um problema numa empresa.

Existem muitas razões que justificam a construção de um Data Warehouse, incluindo as seguintes:

■ Quando há uma necessidade crítica de reduzir os encargos administrativos adicionais impostospor um sistema de transacções ou por uma aplicação de produção, no sentido de melhorar odesempenho desse mesmo sistema e da resultante aplicação de BI que acederá ao DataWarehouse.

■ Quando as ferramentas de BI precisam de aceder a dados e também há necessidade de reduzira complexidade dos mesmos para acelerar o processo de criação de queries.

■ Quando é necessário analisar dados antigos que já não se encontrem armazenados nasaplicações operacionais.

Quando se pretende empreender a construção de um sistema de BI para uma empresa, é muitoimportante não esquecer que uma das piores práticas em BI é assumir logo à partida que hánecessidade de ter um Data Warehouse. Deve-se começar sempre por avaliar as necessidades emtermos de informação e seleccionar a opção de integração de dados que satisfaça os requisitos damelhor forma. É possível que se chegue a conclusão de que um Data Warehouse é adequadopara as necessidades em questão, mas é ainda mais importante chegar-se à conclusão de que elenão é necessário.


As Piores Práticas em Business Intelligence

Pior Prática #4: Seleccionar uma Ferramenta de BI sem teridentificado uma necessidade específica

O leitor deve ter reparado que os dois exemplos de problemas em empresas dados na secçãoanterior – a companhia aérea e a empresa de telecomunicações – consistiam ambos emproblemas bem definidos, com objectivos empresariais muito claros. A boa compreensão dosrespectivos problemas ajudou as empresas e identificar e implementar uma solução de BI eficaz.Entre as quatro piores práticas tratadas neste artigo, uma das mais ilustres prende-se com aaquisição de software de BI para “análise generalista”. É um facto que as situações em queencontramos a maior despesa e o menor retorno do investimento (ROI) resultam da aquisição deuma solução de BI “generalista”. Por outras palavras, isto acontece quando uma empresareconhece a necessidade de fazer análise empresarial e planeia imediatamente um projecto deavaliação e aquisição de uma solução de BI para os seus utilizadores.

Sem a identificação de um objectivo específico, o BI raramente tem algum impacto numaempresa. O ponto de partida para a criação de uma solução de BI deve ser a identificação de umprojecto que resolva um problema específico recorrendo ao acesso à informação com rapidez eno contexto correcto. “Resolver um problema” significa que a informação irá acelerar um processolento, eliminar uma fonte de atrasos, reduzir os custos operacionais ou até criar uma nova fonte dereceitas.

Quando se identificam necessidades de informação deste tipo logo à partida e são essas mesmasnecessidades que conduzem a implementação da solução de BI, o sistema resultante tem muitomais probabilidades de vir a ter sucesso.

A soluçãoA lição que se deve tirar daqui é nunca procurar e adquirir software de BI, ou construir um DataWarehouse pare esse efeito, por motivos apenas generalistas. Se alguém quiser criar uma soluçãobem sucedida, deve começar por compreender o problema da empresa e determinar à priori oque se pode esperar se houver uma injecção de informação no processo problemático.

Esta lição envolve questões menos tecnológicas do que outras, mas também aqui as soluções daInformation Builders podem ajudar na medida em que permitem que se pense fora dos standardsquando se desenha um sistema. O WebFOCUS não é apenas uma ferramenta de acesso a DataWarehouses. É uma plataforma de software que permite obter dados de qualquer fonte, comqualquer tempo de atraso, e disponibilizá-la para um ponto específico da empresa no sentido deresolver um problema. É aqui que se obtêm benefícios fácil e claramente quantificáveis.

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O antídoto está nas suas mãos

Ainda que muito do que foi mencionado neste artigo possa parecer simples bom senso, o maiscerto é que alguém na sua organização comece a desenvolver trabalho que acabe por cair numadestas piores práticas. E quem os poderá culpar quando as publicações da especialidade, osfornecedores e os próprios consultores de tecnologia se limitam a promover as tecnologias maisrecentes e prometem todos os tipos de benefícios? É fácil alguém deixar-se levar pela publicidadeenganosa.

A boa notícia é que, após ler este artigo, o leitor estará apto a identificar e combater pelo menosestas quatro piores práticas antes que elas ganhem raízes e se propaguem pela sua empresa.Além das soluções apresentadas neste artigo, também se deve utilizar a intuição contra as piorespráticas, para tornar o caminho do sucesso mais claro. Considere o seguinte.

■ No seu próximo projecto, comece por identificar de que forma a informação fornecidaatempadamente no contexto correcto pode acelerar um processo, reduzir custos ou melhorar aprodutividade numa área específica. Não inicie o projecto a pensar em questões genéricas!

■ Identifique o método de integração de dados que lhe permitirá preparar os dados para a suaaplicação com a maior rapidez e com os menores custos. É possível que chegue à conclusão deque um Data Warehouse é adequado, ou talvez não. (Se já tiver escolhido uma ferramentaantecipadamente, as suas escolhas poderão ficar limitadas.)

■ Construa uma aplicação de BI que tire partido das tecnologias da web, como formulários deparametrização, agendamento de actualizações regulares por e-mail para o utilizador final eopções de exportação alternativas (por exemplo, HTML, Excel, PDF), para proporcionar maisflexibilidade aos utilizadores finais.

■ Inclua os utilizadores comuns no grupo de selecção para garantir que implementará umasolução que todos os utilizadores acolherão. Para a maior parte dos utilizadores, isto significauma aplicação de BI fácil de utilizar e que não lhes consuma muito tempo. Mas não negligencieas preferências dos utilizadores mais técnicos. As ferramentas de BI, embora complexas, podemser uma boa forma de dar aos analistas mais técnicos uma forma de contribuírem com novasideias para a aplicação de BI que esteja em desenvolvimento. Determine quanto analistas combons conhecimentos técnicos tem na realidade e incorpore estas ferramentas na solução final.Certifique-se de que o trabalho destes poderá ser facilmente partilhado com os utilizadoresmenos técnicos, para que todos possam beneficiar.

Estes passos conduzirão a um resultado final com um retorno do investimento bem definido. O problema da empresa estará identificado à partida. E terá lançado as bases para uma amplaadopção por parte dos utilizadores ao inclui-los no processo de selecção e ao implementar umasolução de BI fácil de utilizar e que integre as aplicações mais utilizadas nos postos de trabalho.

Estes quatro passos podem ser seguidos independentemente da plataforma de BI que escolher,mas é nossa forte convicção que o WebFOCUS da Information Builders lhe proporcionará umconjunto adequado de escolhas de integração (sete opções, pelo menos), capacidades dedesenvolvimento de aplicações (com capacidades de agendamento e de geração de relatórioscom base em parâmetros) e as opções de exportação mais flexíveis. Com tudo isto, certamenteconseguirá construir uma aplicação de BI simples e flexível, que tenha amplo acolhimento porparte dos utilizadores e que ajude a organização a alcançar os seus objectivos empresariais.


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