As atribuições e funções do Gestor de Projetos

Atribuição pode ser definida como encargo, obrigação, dever, responsabilidade e função como exercício

de atribuições.

Nesta perspectiva pode-se pensar na elaboração das atribuições e funções da área de Gestão de

Projetos, tendo como referência o Project Management Body of Knowledge (PMBOK), livro que

apresenta um conjunto de práticas em gestão de projetos, ou gerenciamento de projetos publicado

pelo Project Management Institute e que constitui a base do conhecimento em gerenciamento de projetos

do PMI, uma instituição internacional sem fins lucrativos que associa profissionais desta aera do

conhecimento.

Segundo o Guia de Conhecimento em Gerenciamento de Projetos – Guia PMBOK (2008), o

gerenciamento de projetos é a aplicação de conhecimento, habilidades, ferramentas e técnicas as

atividades do projeto a fim de atender aos seus requisitos, agrupados sobretudo em 5 grupos de

processos:

Iniciação, planejamento, execução, monitoramento e controle e encerramento.

Um processo é um conjunto de ações e atividades inter-relacionadas, que são executadas para alcançar

um produto, resultado ou serviço pré-definido. Cada processo é caracterizado por suas entradas, as

ferramentas e as técnicas que podem ser aplicadas e as saídas resultantes. Assim, o gerente de projetos

e suas equipes devem abordar com cuidado cada processo as entradas e saídas que o constituem, além

de levar em conta os ativos de processos organizacionais, que fornecem diretrizes e critérios para

adaptação dos processos da organização às necessidades especificas do projeto, assim como, os fatores

ambientais da organização.

Estes processos serão executados pela equipe do projeto e de forma geral podem ser classificados:

Os processos de gerenciamento de projetos, garantem o fluxo eficaz do projeto ao longo de sua

existência. Esses processos abrangem as ferramentas e técnicas envolvidas na aplicação de habilidades e

capacidades descritas nas Áreas do conhecimento.

Os processos orientados a produtos, especificam e criam o produto do projeto. Em geral são definidos

pelo ciclo de vida do projeto e/ou do produto, e variam de acordo com a área de aplicação. O escopo não

pode ser definido sem algum entendimento básico de como criar o produto especificado.

Ambos os processos, se sobrepõe e interagem ao longo da vida do projeto. Os processos de

gerenciamento de projetos são aplicados globalmente e nos mais variados setores, são considerados uma

“boa prática”, ou seja, existe um acordo geral de que a aplicação dos processos de gerenciamento de

projetos pode aumentar as chances de sucesso em uma ampla série projetos.

Assim, o gerenciamento de projetos é um empreendimento integrado e requer que cada processo de

projeto ou produto seja alinhado e conectado de forma apropriada com os outros processos para facilitar a

coordenação. Para o PMBOK, o gerenciamento de projetos bem-sucedido inclui gerenciar ativamente

essas interações para cumprir os requisitos do patrocinador, do cliente e de outras partes interessadas.

Os processos de projeto podem gerar informações para aprimorar o gerenciamento de projetos futuros e

este padrão descreve a natureza dos processos de gerenciamento de projetos em termos da integração

entre os processos, suas interações e seus objetivos.

Os processos de gerenciamento de projetos, são agrupados em cinco categorias, ou grupos de processos,

como citado anteriormente, formarão um rede de atividades, que estarão matricialmente conectadas as 9

áreas de conhecimento de gerenciamento:

Integração, escopo, tempo, custos, qualidade, recursos humanos, comunicação, riscos, aquisições.

Os grupos de processos não são lineares e se retroalimentam ao longo do ciclo de vida e são definidos

pelo PMBOK, da seguinte forma:

Grupo de processos de iniciação:

São realizados para definir um novo projeto ou uma nova fase de um projeto existente através da

obtenção de autorização para iniciar o projeto ou fase;

Grupo de processos de planejamento:

Os processos realizados para definir o escopo do projeto, refinar os objetivos e desenvolver o curso de

ação necessário para alcançar os objetivos para os quais o projeto foi criado;

Grupo de processos de execução:

Os processos realizados para executar o trabalho definido no plano de gerenciamento do projeto para

satisfazer as especificações do mesmo;

Grupo de processos de monitoramento e controle:

Os processos necessários para acompanhar, revisar, regular o progresso e o desempenho do projeto ,

identificar todas as áreas nas quais serão necessárias mudanças no plano e inic iar as mudanças

correspondentes;

Grupo de processos de encerramento:

Os processos executados para finalizar todas as atividades de todos os grupos de processos, visando

encerrar formalmente o projeto ou a fase.

Assim, o Gestor de Projetos em linhas gerais tem as seguintes atribuições:

– Planeja, Monitora, Analisa e Documenta todas as etapas do projeto em termos processo, resultado,

custo e tempo;

– Organiza condições para que “as coisas aconteçam”;

– Antecipa riscos e se planeja para minimizá-los e monitorá-los;

– Comunica-se de forma eficaz com os stakeholders;

– Tem a capacidade de negociação e gerenciamento de conflitos (de interesses);

– Toma decisões e/ou as direciona para os Sponsors do projeto.

Este profissional raramente participa das atividades diretas do projeto que produzem os resultados. Sua

função é gerenciar o progresso do empreendimento e através das variáveis (qualidade, custo, prazo e

âmbito) verificar seus desvios.

Desta forma, seu objetivo geral é proporcionar que as falhas inerentes aos processos sejam minimizadas.

Assim a rede de atividades de gestão de projetos, terão as nove áreas de conhecimento em

gerenciamento de projetos, nas quais as atribuições e funções serão matriciais aos cinco grupos de

processos de gerenciamento (iniciação, planejamento, execução, monitoramento e controle,

encerramento).

Cada uma das funções descritas em cada um dos cinco grupos de processo (iniciação, planejamento,

execução, monitoramento e controle, encerramento), se desdobram em micro processos com entradas,

ferramentas e técnicas e saídas, como se verifica na tabela abaixo:

Área do conhecimento

Atribuições Funções: Processos de Iniciação

Funções: Processos de Planejamento

Funções: Processos Execução

Funções: Processos de Monitoramento e controle

Funções: Processos Encerramento

Gerenciamento da Integração

Elaborar os processos e as atividades que integram os diversos elementos dentro do gerenciamento de projetos.

Desenvolver o termo de abertura do projeto.

Plano de gerenciamento do projeto.

Orientar e gerenciar a execução do projeto.

Monitorar e controlar o trabalho da equipe do projeto; Realizar o controle integrado de mudanças.

Encerrar o projeto ou fase.

Gerenciamento do escopo

Elaborar o processo para que o projeto inclua todo o trabalho necessário, e apenas o trabalho necessário, para que seja concluído com sucesso.

Planejamento do escopo;

Coletar os requisitos; Definição do escopo; Criar EAP – Estrutura Analítica do Projeto (sequência das atividades) – Estruturação do AV.

Verificar o escopo; Controlar o escopo;

Gerenciamento de tempo

Elaborar os processos necessários para gerenciar o término pontual do projeto no prazo correto.

Definir as atividades; Sequenciar as atividades; Estimar recursos das atividades; Estimar as durações das atividades; Desenvolver cronograma.

Controlar o cronograma.

Gerenciamento de custos

Acompanhar os processos envolvidos em planejamento, estimativa, orçamentação e controle de custos, de modo que o projeto termine dentro do orçamento aprovado.

Construção da proposta orçamentária

Acompanhamento da estimativa dos custos; Construção do orçamento;

Acompanhamento do controle dos custos;

Gerenciamento da qualidade (resultados)

Elaborar os processos envolvidos na garantia de que o projeto irá satisfazer os objetivos para os quais foi realizado.

Plano de monitoramento de atividades, processos e resultados.

Definição dos resultados esperados de transformação e de processos;

Aplicação de procedimentos sistemáticos para garantir que o projeto emprega todas as atividades necessárias para atender aos requisitos de qualidade.

Realizar o controle da qualidade;

Gerenciamento de recursos humanos

Acompanhar os processos que organizam e gerenciam a equipe do projeto

Planejamento de recursos humanos;

Contratação ou mobilização da equipe do projeto; Desenvolvimento da equipe do projeto (melhoria de competências e interação de membros da equipe para aprimorar o desempenho do projeto); Gerenciamento da equipe do projeto.

Gerenciamento das comunicações

Elaborar os processos relativos à geração, coleta, disseminação, armazenamento e destinação final das informações do projeto de forma oportuna e adequada.

Identificar as partes interessadas;

Planejamento das comunicações;

Distribuir as informações; Gerenciar as expectativas das partes interessadas.

Elaborar de relatório de desempenho e comunicação específica voltada para os stakeholders;

Gerenciamento de riscos

Elaborar os processos de planejamento, identificação, analise planejamento de respostas, monitoramento e controle de riscos de um projeto.

Planejar o gerenciamento dos riscos; Identificar os riscos; Realizar análise qualitativa e quantitativa dos riscos; Planejar respostas aos riscos;

Monitorar e controlar riscos.

Gerenciamento de aquisições

Acompanhar os processos que compram ou adquirem produtos ou serviços, processos de gerenciamento de contratos.

Planejar aquisições;

Conduzir aquisições;

Administrar aquisições;

Encerrar as aquisições;

Referência Bibliográfica:

Um guia do conhecimento em gerenciamento de projetos (guia PMBOK). Tradução: Project Management Institute. São Paulo: Saraiva, 2012. MENEZES, Luis César de Moura. Gestão de Projetos. São Paulo: Atlas, 2003.

Artigo elaborado por Mauricio Nascimento dos Santos, Cientista Social e Gestor de Projetos na Comunidade Educativa CEDAC desde 2012.