Arquivo Histórico (Biblioteca Geral) Serviços de...

CONTRIBUTOS PARA A GESTÃO DA INFORMAÇÃO NA UNIVERSIDADE DE ÉVORA

A ELABORAÇÃO DO PLANO DE CLASSIFICAÇÃO DOCUMENTAL

Encontro Internacional de Arquivos - Outubro 2014

Arquivo Histórico (Biblioteca Geral) Josefa Nunes Correia

Serviços de Informática

Madalena Osório de Barros Pedro Fragoso




O Sistema de Gestão Documental e Workflow da Universidade de Évora (GesDoc) foi desenvolvido no âmbito de um Contrato-Programa estabelecido entre a Universidade de Évora e o Ministério da Ciência e Ensino superior no período 2004 - 2007.

GesDoc - Sistema de Gestão Documental




A consolidação do Sistema de Gestão Documental e Workflow da Universidade de Évora (GesDoc) e desenvolvimentos seguintes tiveram também financiamento do SAMA (Sistema de Apoios à Modernização Administrativa) projetos a que a Universidade se candidatou junto da AMA e que foram aprovados:

- SAMA 2009 – período 2010 a 2012

- SAMA 2012 – período 2013 a 2015





GesDoc - Sistema de Gestão Documental – Fase 1

2004

Entrevistas

Levantamento

Análise

2005

Análise

Desenvolvimento

2006

GesDoc v1

Disponibilização de Documentos públicos

2007

Registos

Circulação de documentos

Serviços Académicos, Técnicos e de Informática

Escola de Enfermagem

2008

Diretório

Serviços da Reitoria

Formação

Contrato-Programa com MCTES





2009

Escola de Ciências e Tecnologia

Escola de Artes

Serviços Acão Social

Serviços de Ciência e Cooperação

2010

Escola de Ciências Sociais

Instituto Investigação e Formação Avançada

Serviços Administrativos

Início

2011

Departamentos

2012

Consolidação

Início do desenho da v2

Elaboração do Plano de Classificação

Fim Levantamento documental

SAMA 2009 - “Universidade de Évora - Reforço da infra-estrutura e consolidação/integração de sistemas de informação

Formação





2013

Desenvolvimento v2

2014

GesDoc v2

Uniformização de modelos e formulários

2015

Certificação digital

SAMA 2012 - “Ser +Q - Qualidade nos serviços disponibilizados”




Recentemente considerado pela RCC como um caso de sucesso

1ª Jornada da Rede Comum de Conhecimento (RCC), promovida em Maio de 2014 pela Agência para a Modernização Administrativa (AMA) e Comunidade Intermunicipal do Alentejo Central (CIMAC).


http://www.rcc.gov.pt/Noticias/2014abril/Paginas/1ª-Jornada-RCC-na-Universidade-de-Évora.aspx

http://www.rcc.gov.pt/Noticias/2014abril/Paginas/1ª-Jornada-RCC-na-Universidade-de-Évora.aspx




https://gesdoc.uevora.pt/

https://gesdoc.uevora.pt/





Para além de responder diretamente ao despacho nº 174/2006 (Arquivo Digital de Despachos Reitorais e Outros Documentos de Divulgação Pública), visa genericamente: - a representação em formato eletrónico de informação de carácter administrativo e institucional, nomeadamente, correspondência interna e externa, legislação interna e externa e publicações através da criação de um (ou vários) arquivo(s) digital(is); - a implementação de mecanismos seguros de circulação eletrónica de documentos (como sejam a delegação, para procedimento, encaminhamentos, etc.), com total garantia de confidencialidade dos dados suportando diferentes níveis de acesso à aplicação.





O desafio principal que se coloca a este projeto, baseado em ferramentas de workflow, tem por base a necessidade de, desenvolver uma plataforma tecnológica, de utilização simples e integrada, que permita a gradual substituição dos documentos em papel e processos administrativos associados, por um sistema eletrónico que faculte a digitalização, encaminhamento, despacho, notificação e preparação de indicadores de suporte à decisão, de toda a documentação entrada, saída e processada pelas diversas unidades orgânicas.




Formação sobre a utilização da aplicação vai sendo efetuada quando necessário






2007

Uma aplicação distinta de registo de documentos por unidade e bastante

resistência à mudança

Números distintos de registo do documento por unidade

Cópia do documento em cada unidade do seu circuito

Circulação demorada dos documentos

2014

Uma aplicação comum a toda a Universidade

Número único de registo para toda a Universidade

Digitalização do documento armazenada no servidor

Acesso imediato ao documento para consulta / tratamento




Levantamento - Sistema de Gestão Documental http://www.si.uevora.pt/Noticias/Relatorio-no-ambito-do-Sistema-de-Gestao-Documental

O trabalho de levantamento no âmbito do Sistema de

Gestão Documental foi o resultado de um trabalho amplamente participado, iniciado em Setembro de 2010 (Circular nº 4/2010, de 21 de Setembro do Reitor) e inseriu-se nos trabalhos preliminares que conduziram à elaboração do Plano de Classificação documental

http://www.qi.uevora.pt/Relatorio_Circ_4_Levantamento_Documental_2012.pdf


















Plano de Classificação Documental

Das 124 Unidades elencadas a partir dos Estatutos da Universidade de Évora percorremos 65, o que representa 52% do total do universo organizacional Universidade de Évora, que considerámos ser representativo da nossa realidade, para a análise em causa. Foram feitas entrevistas entre Fevereiro e Maio de 2011.




Plano de Classificação Documental - Objetivos

» A coerência nos procedimentos arquivísticos, independentemente dos seus executantes; » A uniformidade na classificação dos documentos de forma continuada no tempo; » A reunião física de todos os documentos relativos a um projeto, atividade ou caso, num mesmo processo; » A associação de todos os projectos, actividades ou casos similares a uma mesma função (classe); » A redução de extravios ou perdas de documentos; » A optimização das tarefas de recuperação dos documentos, nomeadamente através da multiplicação das formas de pesquisa e da redução dos tempos de localização; » A possibilidade de cruzar dados e obter informação estatística; » A viabilização das “ferramentas” necessárias à informatização e digitalização do arquivo no contexto da normalização da comunicação.




Plano de Classificação Documental - Classificador » O plano de classificação apresenta uma estrutura hierárquica, subdividindo-se do geral

para o particular, com um máximo de quatro níveis, sendo a sua codificação numérica e

aberta:

- O primeiro nível estrutura as grandes áreas funcionais da Universidade num total de 11 capítulos codificados de 10 em 10 (de 000 a 120);

- O segundo nível representa as subfunções em que as referidas funções podem ser decompostas;

- O terceiro nível – série – corresponde às atividades desenvolvidas pelas unidades orgânicas e pelos serviços e será o nível correntemente utilizado na classificação dos documentos, sendo a sua codificação sequencial;

- O quarto nível – subsérie – é uma ramificação do terceiro nível.




Plano de Classificação Documental – Exemplo




Plano de Classificação Documental – Principais Classes




Plano de Classificação Documental – Estrutura Classificativa




Plano de Classificação Documental – Conteúdos e unidades de arquivo




FONTE: Universidade de Aveiro

Arquivo Histórico (Biblioteca Geral) Serviços de...

Documents

Transcript of Arquivo Histórico (Biblioteca Geral) Serviços de...