Das boas práticas ao Plano de Preservação...
Transcript of Das boas práticas ao Plano de Preservação...
Da adoção de boas práticas ao
Plano de Preservação Digital
Encontro Internacional de Arquivos Da Produção à Preservação Informacional:
desafios e oportunidades
Évora, 3 e 4 de outubro de 2014
Évora, 03-10-2014
Da adoção de boas práticas ao Plano de Preservação Digital
1. Preservação digital: principais fatores a considerar
2. Digitalização de documentos vs criação de objetos nado-digitais 3. Estratégias e medidas adotadas 4. Principais desafios até à concretização do Plano de Preservação Digital
Da adoção de boas práticas ao Plano de Preservação Digital
Produção de objetos digitais:
- Digitalização de documentos - Criação de objetos nado-digitais
Évora, 03-10-2014
Abril de 2014 Évora, 03-10-2014
Exemplos de aplicação: Digitalização de documentos à guarda
do Arquivo Digitalização de documentos em papel
que dão entrada em sistemas de informação do Município
Produção de objetos digitais: digitalização de documentos
Da adoção de boas práticas ao Plano de Preservação Digital
Abril de 2014 Évora, 03-10-2014
- Digitalização Suporte original analógico e
informação recuperável, na maior parte dos casos
Muita informação disponível
Requisitos identificados, testados e implementados
Produção de objetos digitais:
Da adoção de boas práticas ao Plano de Preservação Digital
Abril de 2014 Évora, 03-10-2014
Exemplos: Produção de registos em sistemas de
informação
Produção de documentos autenticados digitalmente (Gestão Documental; Plataformas eletrónicas…)
Fotografia digital
Convites eletrónicos
Produção de objetos nado-digitais
Da adoção de boas práticas ao Plano de Preservação Digital
Abril de 2014 Évora, 03-10-2014
Falta de estratégia associada a uma cultura organizacional
Tentação de replicar os procedimentos “do papel” “no digital”
Legislação e regulamentação insuficientes
Crescimento exponencial…
Riscos acrescidos…
Produção de objetos nado-digitais:
Da adoção de boas práticas ao Plano de Preservação Digital
Évora, 03-10-2014
Da adoção de boas práticas ao Plano de Preservação Digital O
r d
e n
a r
o
c
a o
s …
Abril de 2014 Évora, 03-10-2014
Produção de objetos NADO-digitais:
ACESSIBILIDADE INTEGRIDADE
AUTENTICIDADE LEGIBILIDADE
Da adoção de boas práticas ao Plano de Preservação Digital
Da adoção de boas práticas ao Plano de Preservação Digital
Independentemente da forma como são gerados, os objetos digitais têm que ser geridos, desde o momento da sua produção e mantidos (apenas) enquanto são necessários.
Preservação
Seleção
Produção/Captura
Évora, 03-10-2014
Évora, 03-10-2014
Da adoção de boas práticas ao Plano de Preservação Digital
Vários fatores e intervenientes decisivos para a preservação da informação digital
Metainformação
Repositório Formatos
Tecnologias
Sistemas de informação Aplicações
Legislação
Normas
Utilizadores/ Produtores
de informação
Objetos digitais
Arquivo
Abril de 2014 Évora, 03-10-2014
Objetos digitais: COMO PREVENIMOS A SUA PRESERVAÇÃO?
ACESSIBILIDADE INTEGRIDADE AUTENTICIDADE LEGIBILIDADE
Da adoção de boas práticas ao Plano de Preservação Digital
Abril de 2014 Évora, 03-10-2014 ACESSIBILIDADE? INTEGRIDADE? AUTENTICIDADE? LEGIBILIDADE?
Objetos digitais
Da adoção de boas práticas ao Plano de Preservação Digital
Abril de 2014 Évora, 03-10-2014
ESTRATÉGIAS DE PRESERVAÇÃO
MIGRAÇÃO ADOÇÃO DE FORMATOS DE PRESERVAÇÃO
NORMALIZAÇÃO DA METAINFORMAÇÃO
ARMAZENAMENTO EM REPOSITÓRIO DE
PRESERVAÇÃO
Da adoção de boas práticas ao Plano de Preservação Digital
Abril de 2014 Évora, 03-10-2014
MIGRAÇÃO DE INFORMAÇÃO estruturante para a atividade do Município Registo de correspondência (em curso)
Deliberações do Município (em curso)
Fotografia digital do Gabinete de
Comunicação do MO (em fase de testes)
Da adoção de boas práticas ao Plano de Preservação Digital
Abril de 2014 Évora, 03-10-2014
MIGRAÇÃO
- Registos de Correspondência (c. 1 486 000 registos, 2000-2012)
- Deliberações do Município (c. 9 000 registos e c. 28 000 anexos, 2007-2013)
Da adoção de boas práticas ao Plano de Preservação Digital
Abril de 2014 Évora, 03-10-2014
MIGRAÇÃO
- Registos de Correspondência - Deliberações do Município METODOLOGIA Mapeamento e migração de dados Migração dos objetos digitais associados a cada
registo
Da adoção de boas práticas ao Plano de Preservação Digital
Abril de 2014 Évora, 03-10-2014
MIGRAÇÃO
Fotografia digital METODOLOGIA
Mapeamento dos metadados embebidos nos objetos
digitais e respetiva migração para campos específicos da base de dados
Migração dos documentos associados a cada registo
Da adoção de boas práticas ao Plano de Preservação Digital
Abril de 2014 Évora, 03-10-2014
ESTRATÉGIAS DE PRESERVAÇÃO FORMATOS DE PRESERVAÇÃO 1. Desde o momento da produção dos objetos
digitais
2. Através da conversão para formatos de preservação que assegurem a permanência das características dos documentos originais
Da adoção de boas práticas ao Plano de Preservação Digital
Abril de 2014 Évora, 03-10-2014
FORMATOS DE PRESERVAÇÃO PDF/A
Documentos recebidos pelo Município - Submetidos pelos munícipes, autenticados por assinatura digital - Produzidos internamente, assinados digitalmente
Da adoção de boas práticas ao Plano de Preservação Digital
Abril de 2014 Évora, 03-10-2014
FORMATOS DE PRESERVAÇÃO PDF/A • Documentos produzidos pelo MO, assinados
digitalmente com cartão do cidadão
• Não há necessidade de conversão do documento assinado para um formato de preservação, evitando-se comprometer a integridade e autenticidade do documento
Da adoção de boas práticas ao Plano de Preservação Digital
Abril de 2014 Évora, 03-10-2014
ESTRATÉGIAS DE PRESERVAÇÃO CONVERSÃO PARA FORMATOS DE PRESERVAÇÃO NEF – formato proprietário - Nikon
NEF DNG
DNG – formato aberto - ADOBE
Da adoção de boas práticas ao Plano de Preservação Digital
Abril de 2014 Évora, 03-10-2014
ESTRATÉGIAS DE PRESERVAÇÃO CONVERSÃO PARA FORMATOS DE PRESERVAÇÃO Riscos do recurso a formatos proprietários - Pode de não ser possível manter o formato a longo
prazo, na ausência ou por decisão do proprietário
(falência, descontinuação, etc.)
- Encriptação de dados num formato específico,
levando à obrigatoriedade de utilização do software
proprietário para processamento dos dados
Da adoção de boas práticas ao Plano de Preservação Digital
Abril de 2014 Évora, 03-10-2014
ESTRATÉGIAS DE PRESERVAÇÃO CONVERSÃO PARA FORMATOS DE PRESERVAÇÃO Riscos do recurso a formatos proprietários DNG – “Digital Negative”
- Especificação que normaliza os dados RAW,
permitindo ultrapassar as dificuldades criadas pelos formatos exclusivos de cada proprietário.
Da adoção de boas práticas ao Plano de Preservação Digital
Abril de 2014 Évora, 03-10-2014
FORMATOS DE PRESERVAÇÃO DIGITALIZAÇÃO Documentos textuais PDF Documentos textuais à guarda do Arquivo Documentos expedidos, digitalizados pelos vários
serviços, depois de assinados PDF/A Documentos recebidos, registados e digitalizados pelo
Expediente
Da adoção de boas práticas ao Plano de Preservação Digital
Abril de 2014 Évora, 03-10-2014
FORMATOS DE PRESERVAÇÃO DIGITALIZAÇÃO Imagens fixas bidimensionais TIFF Documentos gráficos até A2 Documentos fotográficos
JPEG Não se tratando de um formato de preservação, foi a
solução encontrada para a digitalização de documentos de grande formato (exº: plantas, mapas, cartazes, etc.)
Da adoção de boas práticas ao Plano de Preservação Digital
Abril de 2014 Évora, 03-10-2014
ESTRATÉGIAS DE PRESERVAÇÃO NORMALIZAÇÃO DA METAINFORMAÇÃO DESCRITIVA Principais Referenciais:
MIP ISAD (G)/ ISAAR (CPF)…
Dublin Core [ISAD (G)>DC]
Da adoção de boas práticas ao Plano de Preservação Digital
Abril de 2014 Évora, 03-10-2014
METAINFORMAÇÃO DESCRITIVA / ADMINISTRATIVA
No momento da produção: Aplicação do Plano de Classificação (PCIAL)
Sensibilização e implementação de uma gestão por
processos Contextualização da produção dos documentos
GESTÃO DOCUMENTAL
Da adoção de boas práticas ao Plano de Preservação Digital
Abril de 2014 Évora, 03-10-2014
METAINFORMAÇÃO
No momento da produção:
Plano de Classificação (PCIAL) Tabela de seleção
Plano de Preservação Digital
Da adoção de boas práticas ao Plano de Preservação Digital
Abril de 2014 Évora, 03-10-2014
ESTRATÉGIAS DE PRESERVAÇÃO REPOSITÓRIO WORM – Write Once Read Many Proteção da informação a partir da preservação de
uma matriz digital
Acesso a informação sem prejuízo da matriz digital,
devido à criação de ficheiros de imagem de menor resolução para consulta (JPEG).
Da adoção de boas práticas ao Plano de Preservação Digital
Abril de 2014 Évora, 03-10-2014
Nancy MACGOVERN - Digital preservation: principles and practice
Da adoção de boas práticas ao Plano de Preservação Digital
Abril de 2014 Évora, 03-10-2014 ACESSIBILIDADE INTEGRIDADE AUTENTICIDADE LEGIBILIDADE
Implementação de ESTRATÉGIAS DE PRESERVAÇÃO HARMONIZADAS
Da adoção de boas práticas ao Plano de Preservação Digital
Abril de 2014 Évora, 03-10-2014 ACESSIBILIDADE INTEGRIDADE AUTENTICIDADE LEGIBILIDADE
Obrigada!
Da adoção de boas práticas ao Plano de Preservação Digital