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GERENCIAMENTO DE AQUISIÇÕES EM PROJETOS

MBA em Gerenciamento de ProjetosTurma 6/2011 (GP25) – Prof. Marco Coghi

Curitiba - PR

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A empresa

• Banguelas S.A. – É uma empresa de investidores– Composta atualmente por 4 acionistas. – Tem foco em investimento/aquisição de

empresas de pequeno porte do ramo da odontologia e áreas relacionadas.

– Sua equipe de trabalho é composta por analistas de mercado e gerentes de projeto para análise e desenvolvimento de possíveis negócios.

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A equipe

• O corpo técnico e os acionistas são apresentados abaixo

Helder Sacks Leonardo Freire

Pedro de Oliveira Gustavo Matte

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Objetivo

• O objetivo deste trabalho é apresentar o plano de gerenciamento de aquisições para o projeto de aquisição de uma empresa de pequeno porte do ramo de próteses dentárias.

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EAP (WBS)

Pacotes de Trabalho “Buy”

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Critérios Make or Buy1. Capacidade técnica da equipe– Para análises financeiras muito braçais e trabalhosas é preferível a

terceirização

2. Disponibilidade de recursos humanos– Como a empresa é composta apenas por quatro integrantes,

análises muito trabalhosas, que demandem mais pessoas devem ser terceirizadas

3. Confidencialidade – Em análises onde a aquisição de dados deva ser feita na empresa

a ser adquirida não é interessante que seja feita pelos integrantes da equipe, sendo assim terceirizadas

4. Restrição de prazo– A janela para análise, negociação e aquisição de pequenas

empresas são restritas, portanto atividades com durações mais longas devem ser terceirizadas

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Critérios Make or Buy5. Foco empresarial.– Principal foco da empresa é somente fazer a analise da

empresa e desenvolver o seu plano de ação. Trabalhos especializados serão terceirizados (buy).

6. Disponibilidade Financeira– Empresa contratada consegue realizar o trabalho com o

custo mais baixo que a propria empresa

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Mapa de aquisições

# Pacote de TrabalhoRef. EAP Fornecedores Orçamento (R$)

Prazo (dias) Critério*

1 Análise do DRE 1.2.1 Empresas de auditoria contábil R$ 10.000,00 15 12 Análise do Balanço 1.2.2 Empresas de auditoria contábil R$ 10.000,00 10 23 Market Share 1.3.1 Consultorias de mercado R$ 15.000,00 30 44 Projeção de Mercado Atuante 1.3.3 Consultorias de mercado R$ 15.000,00 15 25 Estrutura de RH 1.4.1 Consultorias de RH R$ 50.000,00 15 36 Estrutura deTI 1.4.2 Consultorias de TI R$ 20.000,00 20 3

Total R$ 120.000,00

* Critérios conforme slide 7

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EAP revisada

Pacotes adicionados

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Registro de Riscos (RR)

* Critérios conforme slide 7

# Evento de Risco Resposta ao Risco Momento da Resposta1 Análise ser precária não refletindo a realidade Contratar empresa qualificada para a atividade

Auditar periodicamente a atividadeContratar duas empresas

SELESPECCONTADM

2 Não identificação de mercados potênciais atuantes Definir claramente a abrangência da análise em contrato PLANESPECCONTADM

3 Atraso na entrega das analises de mercado. Definir no contrato clausulas de multas referentes ao atraso nas entregas dos estudos de mercado

CONT

4 Falecia da empresa contratada Ter mais de uma empresa consultada na concorrencia. Segunda melhor empresa sera acionada.

Exec

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Mapa de aquisições

# Pacote de TrabalhoRef. EAP Fornecedores Orçamento (R$)

Prazo (dias) Critério*

1 Análise do DRE 1.2.1 Empresas de auditoria contábil R$ 10.000,00 15 12 Análise do Balanço 1.2.2 Empresas de auditoria contábil R$ 10.000,00 10 23 Market Share 1.3.1 Consultorias de mercado R$ 15.000,00 30 44 Projeção de Mercado Atuante 1.3.3 Consultorias de mercado R$ 15.000,00 15 25 Estrutura de RH 1.4.1 Consultorias de RH R$ 50.000,00 15 36 Estrutura deTI 1.4.2 Consultorias de TI R$ 20.000,00 20 3

Total R$ 120.000,00

* Critérios conforme slide 7

Pacote de trabalho escolhido para detalhamento – Market Share

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Declaração de Trabalho (DT)1. Especificação Funcional– Trata-se de uma pesquisa e análise de mercado atuante, das

regiões e dos principais concorrentes com suas fatias de mercado

2. Qualidade– Relatório de acordo com os padrões da empresa contratante e

que contenha a distribuição dos concorrentes em cada nicho/região de mercado

3. Prazos– O prazo para entrega do relatório e a conclusão dos trabalhos

é de 30 dias

4. Suporte– A contratante poderá indicar as possíveis fontes de pesquisa

para o trabalho.

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Declaração de Trabalho (DT)5. Meio de entrega– A contratada deve entregar em meio eletrônico aos

cuidados do GP

6. Garantia– A contratada deve garantir a veracidade dos dados por meio

de fontes confiáveis de aquisição de dados.

7. Critérios de medição– Dependerá da etapa do pacote de trabalho, porém poderá

variar entre 0%/100%, 25%/75% ou 50%/50%.

8. Termo de confidencialidade – A contratada fica proibida de divulgar qualquer tipo de

informação da contratante, sem prévia autorização sob pena de multa no valor de 10 vezes o valor total do contrato.

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Critérios de Avaliação Eliminatórios

1. Participou de pelo menos 3 projetos equivalentes, nos últimos 6 meses?– Avalia qual o nível de atuação do candidato no mercado

2. Está apto para assinatura de um termo de confidencialidade?– O projeto é uma jogada de mercado, por isso o levantamento

precisa ser confidencial

3. Utiliza a metodologia XPTO para análises?– Como esta é uma metodologia amplamente utilizada na Banguelas

S.A, gostaríamos que o candidato a utilizasse para esta atividade

4. É capaz de entregar o pacote de trabalho no prazo estipulado?– Prazo é o item mais crítico do projeto, portanto ser um critério

fundamental para avaliação do candidato.

5. Tem fácil acesso a fontes de dados governamentais?– Ter este acesso garante informações mais precisas e confiáveis.

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Critérios de Avaliação Classificatórios

1. Capacidade técnica da equipe2. Qualidade da equipe3. Condições de pagamento4. Prazo de entrega5. Custo do serviço

• Os critérios de avaliação eliminatórios e classificatórios serão divulgados aos participantes da concorrência por entender-se que é de grande importância que as empresas candidatas tenham consciência do nível de exigência que estamos solicitando.

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Sistema de Pontuação# Critério Peso Faixa de valores = nota

1 Preço (R$) 4 abaixo de R$8.000 = 1R$8.000 até 12.000 = 3R$12.000 até R$15.000 = 5R$15.000 até R$18.000 = 2maior que R$18.000 = 1

2 Experiência da equipe (anos) 5 até 1 ano = 11 a 3 anos = 23 a 6 anos = 3mais de 6 anos = 5

3 Prazo (semanas) 4 até 3 semanas = 53 a 4 semanas = 44 a 5 semanas = 3mais de 5 semanas = 1

4 Dívidas na praça (s/n) 2 Tem dívidas = 1Dívidas em processo de quitação = 2Sem dívidas = 5

5 Metodologia (tipo) 3 Metodologia XPTO = 5Metodologia XYZ = 3Metodologia ABC = 2Sem metodologia = 1

6 Disponibilidade de visitas (s/n) 1 Tem disponibilidade = 5Não tem = 1

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Definições prévias

1. Documentos adotados– RFP (Request for Proposal): será utilizado este documento pois

a empresa convidada deverá apresentar uma proposta de prestação de serviço onde não somente o preço será levado em conta

2. Meio de envio do convite– O convite será enviado por meio de correio eletrônico (email),

pois torna a concorrência mais dinâmica com relação a agilidade de recebimento e respostas, e também por ser um meio amplamente utilizado atualmente

3. Contrato Formal– A formalidade do contrato é exigida por se tratar de uma

pesquisa que demanda confidencialidade e o não cumprimento desta clausula poderá ser passível de multas contratuais

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Definições prévias

4. Espécie do contrato– Contrato de prestação de serviço será

utilizado pois o produto entregue para o pacote de trabalho é um item intangível

5. Tipo do contrato– O contrato será do tipo Preço Global (PG),

pois o serviço prestado será por empreitada.

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Fluxograma para Conduzir as Aquisições

DE / DT

INÍCIO

RFP

ENVIO CARTA-

CONVITE

EMAIL

AGUARDAR POR 10 DIAS

RECEBE RFP

APLICA NO SIST. DE PONTUAÇÃO

ESCOLHE MELHOR CONCORRENTE

NEGOCIA MELHOR PREÇO

NEGÓCIO OK?

SIST. PONT.

EMITE ORDEM DE COMPRA

N (3x)

S

FIM

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Atitudes de Fiscalização

1. Kick Off do contrato2. Relatório de Progresso3. Relatório diário de ocorrências4. Aceite formal do produto entregue.5. Encerramento do contrato

Fluxograma para Administrar o Contrato

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INÍCIO

Kick-off

Receber Relatório de Desempenho

(RD)

SM

Registra Mudança

Informa Mudança

Renegocia contrato Paga

Medição

Itens entregues

?

RD

N (3x)

S

FIMAnalisa RD

Mudança?S Progresso

OK?

Gerar B.O.

B.O.

Negócio OK?

S

N

S

N

N

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Fluxograma para Encerrar o Contrato

INÍCIOEMAIL

Assina termo de encerramento

Envia carta de agradeçimento

Arquiva contrato.

FIM

Emite último

pagamento

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Documentos adotados

1. Relatório de desempenho do fornecedor (RD)– A fim de acompanhar o desempenho do fornecedor e

efetuar os pagamentos por medição, deve-se utilizar este tipo de documento no processo de monitoramento e controle

2. Solicitação de mudanças (SM)– A fim de formalizar as mudanças de escopo, tempo, custo ou

outra área de conhecimento, tanto por parte da contratante ou da contratada, deve-se utilizar este documento.

3. Boletim de Ocorrência (BO)– Um boletim de ocorrência é criado sempre que algo estiver

errado em relação ao progresso do pacote de trabalho contratado, para que seja registrado as ocorrências.

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Documentos adotados - Templates

Relatório de desempenhoFonte:http://escritoriodeprojetos.com.br/templates.aspx

Contém um sumário executivo para facilitar a visualização rápida do desempenho através de cores simulando um sinaleiro, e logo abaixo um plano de ação para solucionar as pendências.