Amostra rotinas financeiras

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ROTINAS FINANCEIRAS (Amostra)

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Apresentação O curso de Auxiliar Financeiro desenvolvido nessa apostila tem como principal objetivo qualificar o aluno para a realização da rotina operacional do Departamento Financeiro em Pequenas, Médias e Grandes empresas. Esse tipo de qualificação é carente no mercado, sendo poucas instituições de ensino e treinamento que ministram esse tipo de qualificação. Por isso extraia o máximo de conhecimento do Treinamento e ganhe qualificação no que diz respeito a rotina operacional, pois esse é o foco do curso. Entre a rotina operacional que iremos abordar destacamos:

⇒ Elaborar o quadro demonstrativo de previsão de pagamentos e recebimentos diários, emitindo os cheques para aprovação e assinaturas.

⇒ Controlar e emitir o fluxo de caixa, registrando e indicando as prováveis movimentações de ingressos e desembolsos de caixa.

⇒ Realizar a conciliação bancária diária. ⇒ Elaborar e emitir o relatório mensal de provisão de fornecedores,

encaminhando para a área de contabilidade. ⇒ Realizar, eventualmente, contatos com fornecedores com pagamento

em atraso, objetivando a negociação de prazo, isenção de juros e multas.

⇒ Fazer levantamento de pagamentos e recebimentos, constatando as irregularidades e emitindo relatórios para subsidiar decisões gerenciais e da diretoria.

⇒ Manter permanente contato com os bancos, visando o estreitamento do relacionamento com a emissora.

⇒ Elaborar, controlar e emitir dados e relatórios para otimizar desempenho e tomadas de decisão da gerência.

⇒ Programar, controlar e efetuar pagamentos diversos, elaborando, conferindo e emitindo cheques.

⇒ Acompanhar a execução financeira, efetuando as necessárias deduções das ações orçamentárias.

⇒ Realizar consulta de clientes nos órgãos de cadastro.

Bom curso a Todos.


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1. FUNÇÕES UNIVERSAIS DA ADMINISTRAÇÃO A administração de uma empresa compreende diversas funções, as quais estão citadas abaixo:

• Previsão ( Planejamento) : envolve a avaliação do futuro e das providências,

em termos de alocação de recursos, para que se alcance o previsto. Corresponde à fixação de metas, objetivos e prazos gerais;

• Organização: é a função que dota a empresa do que necessita, estrutura as

coisas quer seja no aspecto material, quer no social. Correspondem à criação e disposição dentro da empresa de diversos setores, departamentos, seções ou divisões internas, e atribuição das diversas funções que cada um desempenhará, de forma que se obtenha um todo harmônico;

• Comando: é a função que fará com que o sistema atue, procura sempre

maximizar o retorno para que se alcance o objetivo global da organização; • Coordenação: referem‐se à articulação das diversas atividades num conjunto

em que umas complementam as outras. Pode ser entendida também como sendo a função que adapta os meios para que os objetivos sejam alcançados;

• Controle: é a função que verifica se a execução está de acordo com o

planejado, asseguram que os planos sejam cumpridos identificando desvios, erros e falhas no sentido de se corrigir o curso dos processos enquanto é possível e ao mesmo tempo evitar a repetição dos erros.

É importante salientar que a função administrativa não é exclusiva

da alta administração da empresa e ocorre em todos os níveis hierárquicos da organização


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2. Função do Departamento Financeiro dentro das Organizações.

O Departamento Financeiro é estratégico em qualquer empresa, pois será responsável por administrar a entrada e saída de dinheiro oferecendo aos Gestores informações importantes na tomada de decisão.

O Departamento Financeiro é composto de três divisões:

2.1‐Contas a Pagar

A adequada administração das Contas a Pagar tem por finalidade informar ao empresário sobre o vencimento dos compromissos, prioridades de pagamento e montante dos valores a pagar. Um bom gerenciamento dos pagamentos depende da exatidão e precisão dessas informações.

Para que seja garantida a confiabilidade necessária, faz‐se importante a completa integração entre o departamento Financeiro e as demais áreas da empresa (geradoras de pagamentos). É preciso que sejam criadas regras e procedimentos claros para que não ocorram problemas como: pagamentos indevidos e/ou atrasados, pagamento de juros e multas, indisposição com fornecedores e fluxo de caixa negativo.

Mas como realizar e controlar as Contas a Pagar? O processo deve seguir os seguintes passos:

‐Conferência e aprovação do pagamento (atividades realizadas pela área que deu origem ao evento a ser pago ‐ as demais são executadas pelo próprio Financeiro);


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‐Cadastramento, agendamento e controle dos prazos e montantes de pagamento;

‐Autorização e efetivação do pagamento;

‐Conciliação e baixa do pagamento.

Os conceitos de provisionamento, previsão e realização devem estar bastante claros durante todo o processo. Além disso, para que seja garantido o cumprimento do orçamento, recomenda‐se estabelecer limites customizados por área para compra de produtos ou serviços. Outra possível medida para desburocratizar o processo é a determinação de um “caixinha” semanal para as áreas. No final do período previamente estabelecido, faz‐se a prestação de contas.

Como pode ser visto, Contas a Pagar é um daqueles setores que nenhuma empresa deseja ter, mas que todas elas precisam para a viabilização do negócio. Em se tratando de um mal necessário, nada melhor do que estruturar um processo eficiente e controlado para que os gestores não precisem se preocupar com ele. Desta forma evitam‐se todas as dores de cabeça geradas por um mau gerenciamento dos pagamentos e fica garantida a realização de todos os compromissos da empresa. 2.2‐Contas a Receber

O processo de Contas a Receber trata de todas as entradas de capital na companhia. Esse recebimento pode ser proveniente tanto da operação da empresa, quanto da venda de ativos ou do crédito originado por cancelamento de pagamentos já realizados. Sendo assim, qualquer negócio tem Contas a Receber para que sejam operacionalizados os modos de recebimento dos clientes, dos parceiros ou mesmo dos fornecedores.

O bom andamento das atividades relacionadas a esse processo depende do controle e da garantia de recebimento dos montantes devidos nos prazos acordados. A fim de gerenciar corretamente o Contas a Receber de uma empresa, a área Financeira deve cadastrar 3 níveis recebimentos: as contas provisionadas, as previstas e as realizadas.

Conceitualmente falando, a diferença básica entre elas é:


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‐Provisões são estimativas de prazos e valores a receber baseadas nos dados históricos da corporação e nas suas metas empresariais;

‐Previsões também são estimativas. Entretanto, nesse momento já se baseiam em documentos (títulos a receber);

‐Realizados são os recebimentos já efetivados, ou seja, já é possível confirmá‐los na conta bancária da empresa.

Com o objetivo de minimizar ainda mais a inadimplência, pode‐se fazer uma análise de crédito prévia do cliente. Entretanto, em qualquer processo a colocação de controles reduz a agilidade. Sendo assim, o ideal seria realizar a análise de crédito seletiva (para aqueles clientes com maior potencial de se tornarem inadimplentes).

Pode‐se notar que o efetivo gerenciamento de Contas a Receber reduz a inadimplência, dá subsídios à área de Cobrança e, principalmente, dá tranqüilidade ao empresário pois controla a entrada de dinheiro, vital para sobrevivência de qualquer negócio As empresas devem saber sempre todas as contas vencidas e que não foram pagas. O departamento financeiro deve fazer um relatório de vencimento para todas as contas a receber, mostrando o total do valor das contas pendentes a serem pagas em menos de 30 dias, 31 a 60 dias, 61 a 90 dias, e assim por diante, por exemplo.

Comparando este relatório com relatórios anteriores, o gerente financeiro pode comparar as contas a receber com padrões históricos. Além disso, todas as contas vencidas deveriam ser contatadas diretamente pelo correio, por telefone ou ainda, pessoalmente. Se os clientes com altas contas pendentes forem chamados regularmente, há maior probabilidade de recebimento.

Desempenho de contas a receber:

O desempenho de contas a receber pode ser avaliado por diversos fatores, entre eles:

∙Prazo concedido pela área comercial

Deve ser analisada a evolução histórica dos prazos de faturamento concedidos pela área comercial.


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∙Agilidade de entrega de produtos e mercadorias ou de conclusão de prestação de serviços

Deve ser analisada a evolução histórica dos prazos médios de atraso de entrega de produtos e mercadorias ou de conclusão de prestação de serviços em relação aos prazos médios contratados.

Qualidade de crédito e cobrança

Deve ser analisada a evolução histórica dos prazos médios de atraso em relação aos prazos médios de faturamento.

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